RAPORT NR 1/3313 Z AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO

Transkrypt

1 Raport z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego RAPORT NR 1/3313 Z AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO działań zrealizowanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego 1. Data sporządzenia raportu: r. 2. Numer Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL POKL /11-00 wraz z aneksami (w przypadku IP) oraz POKL /11-00 wraz z aneksami (w przypadku IPII) 3. Nazwa i adres podmiotów, w których przeprowadzono audyt Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego ul. Spokojna 4, Lublin (Instytucja Pośrednicząca IP), Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (WUP) ul. Obywatelska Lublin, (Instytucja Pośrednicząca II stopnia IP II), Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny Inkubator Przedsiębiorczości ul. Droga Męczenników Majdanka 181, Lublin, (audyt w zakresie wybranych losowo dokumentów źródłowych dokumentujących poniesione wydatki RO EFS Zamość, RO EFS Biała Podlaska wykazanych we wnioskach o płatność IP w poz. wniosek o rozliczenie wydatków). 4. Nazwa i adres podmiotu przeprowadzającego audyt Grupa Gumułka - Audyt Sp. z o.o. Sp. k. ul. Jana Matejki Katowice - Str. 1/18 -

2 Podmiot przeprowadzający audyt spełnia wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do audytowanych podmiotów oraz pozostałych instytucji zaangażowanych w realizację RPD PT PO KL w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego (IP) oraz podległej IP II stopnia. 5. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu 1. Krystyna Lewandowska upoważnienie nr 1/ Joanna Matuła upoważnienie nr 2/ Grzegorz Krzeszowiak upoważnienie nr 3/3313 Osoby przeprowadzające audyt spełniają wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do audytowanych podmiotów oraz pozostałych instytucji zaangażowanych w realizację RPD PT PO KL Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego (IP) oraz podległej IP II stopnia. 6. Termin przeprowadzenia audytu Audyt przeprowadzono w dniach r. 7. Cel audytu Uzyskanie dowodów pozwalających na ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt i przedstawienie opinii w zakresie prawidłowości realizacji Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na lata , według zasad zawartych w umowie o dofinansowanie RPD PT PO KL oraz potwierdzenie, czy wydatki poniesione w ramach RPD PT PO KL na lata są kwalifikowalne. 8. Zakres przedmiotowy audytu Zakres przedmiotowy audytu obejmował weryfikację, ocenę efektywności i skuteczności procedur przeprowadzania działań finansowanych w ramach RPD PT PO KL na lata Strona 2 z 18

3 oraz systemu kontroli wewnętrznej jednostki w zakresie: prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz wewnętrznymi procedurami; sposobu archiwizacji dokumentów pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku; kwalifikowalności poniesionych wydatków i sposobu ich udokumentowania; wiarygodności sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikacje i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług; poprawności realizacji zasad dotyczących informacji i promocji; poprawności udzielania zamówień publicznych; efektywności wydatkowania środków publicznych; zgodności prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.), w części dotyczącej realizowanych działań; sprawdzenia czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL; zgodności realizowanych działań w ramach RPD PT PO KL na lata z zapisami Zasad realizacji Pomocy Technicznej w ramach Pomocy Technicznej PO KL ; realizacji wydatków zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na lata ; zgodność informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy Technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji księgowo-finansowej. 9. Podjęte działania i zastosowane techniki audytu Po przeprowadzeniu analizy ryzyka dokonaliśmy szczegółowego zaplanowania audytu, a jego proces podzieliliśmy na cztery fazy: 1. planowanie, 2. realizacja audytu, Strona 3 z 18

4 3. zatwierdzanie wyników, 4. raportowanie. Audyt obejmował dokumenty: finansowo księgowe, merytoryczne, sprawozdawcze. Zastosowane techniki audytu: 1. Testy przeglądowe, 2. Testy zgodności, 3. Testy wiarygodności (rzeczywiste), 4. Uzyskanie pisemnych oświadczeń/wyjaśnień, 5. Analityczne powtórzenie czynności, 6. Przegląd i analiza dokumentacji, 7. Listy sprawdzające, 8. Kwestionariusze kontroli wewnętrznej, 9. Oględziny pomieszczeń / sprzętu, 10. Wywiady z audytowanymi. 10. Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru Podczas realizacji audytu zweryfikowana została próba ogółu poniesionych wydatków, a także pozostałej dokumentacji powstałej w ramach realizacji zadań. Dobór próby dokumentów do weryfikacji dokonano stosując metodę statystyczną, przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych nie mniej niż 15% populacji do badania. Metoda ta opierała się na założeniu, że przy przyjętym przez audytora poziomie ufności i z ustaloną precyzją, elementy reprezentują całą populację. Wynik próbkowania pozwolił uzyskać obiektywne wnioski. Audyt realizowano przyjmując poziom ufności zastosowany do badania 96%. 11. Lista zweryfikowanych dokumentów 1. Umowa o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr POKL /11-00 z dnia r. zawarta pomiędzy Ministrem Rozwoju Regionalnego (IZ) a Województwem Lubelskim, Strona 4 z 18

5 w imieniu, którego działa Zarząd Województwa Lubelskiego (IP) (ze zm.: aneks nr 1 z dnia r., aneks nr 2 z dnia r., aneks nr 3 z dnia r., aneks nr 4 z dnia r., aneks nr 5 z dnia r.); 2. Porozumienie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr POKL /11-00 zawarte w dniu r. pomiędzy Województwem Lubelskim a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Lublinie wraz z aneksem nr 1 z dnia r. oraz aneksem nr 2 z dnia r.; 3. Porozumienie w sprawie dofinansowania działań w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 14 sierpnia 2007 r. pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Lublinie wraz z aneksami zmieniającymi; 4. Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, którego jednolity tekst stanowi załącznik do następujących uchwał Zarządu Województwa Lubelskiego w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie: Uchwała Nr CCXIII/4347/2013 z dnia r., Uchwała Nr CCXXXIV/4763/2014 z r., Uchwała Nr CCXLIV/5063/2014 z r., Uchwała Nr CCLXXV/5628/2014 z r., Uchwała Nr I/24/2014 z r., Uchwała Nr IX/119/2014 z r., Uchwała Nr XV/261/2015 z r., Uchwała Nr XIX/336/2015 z r. 5. Zarządzenie Nr 53/2012 z dnia 26 marca 2012 r. w sprawie Zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie; 6. Zarządzenie Nr 140/2013 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 13 września 2013 r. w sprawie zmian w Zasadach (polityce) rachunkowości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie; 7. Zarządzenie Nr 206/2014 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie zmian w Zasadach (polityce) rachunkowości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie; 8. Uchwała Nr CCVI/2406/09 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 17 lutego 2009 r. w sprawie ustanowienia procedury obiegu i przechowywania dokumentów oraz przedmiotów w depozycie bankowym; 9. Zarządzenie 30/08 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 17 kwietnia 2008 r. w sprawie ustalenia Procedur kontroli finansowej obowiązujących w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie. 10. Zarządzenie Nr 142/07 z dnia 10 października 2007 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie wraz ze zmianami (Zarządzenie Marszałka Województwa Lubelskiego Nr 153/09 z dnia r., Nr 205/10 z dnia r., Nr 82/2011 z Strona 5 z 18

6 dnia r.); 11. Zarządzenie Nr 75/09 Marszałka Województwa Lubelskiego z 8 maja 2009 r. w sprawie Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wraz ze zmianami (Zarzadzenie Marszałka Województwa Lubelskiego Nr 29/2012, Nr 38/2012, Nr 125/2014); 12. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych wraz z Załacznikiem do Rozporządzenia Instrukacja archiwalna (IPI); 13. Zarządzenie Nr 207/2011 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 7 listopada 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji określającej zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie wraz ze zmianami (Zarządzenie Marszałka Województwa Lubelskiego Nr 198/2013, Nr 81/2014, 136/2014, 233/2014); 14. Instrukcja wykonawcza Instytucji Pośredniczącej Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach ; 15. Umowa Ramowa na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego w Lublinie nr 2230/FS/CP/08 zawarta w dniu 1 grudnia 2008 r. pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie a Związkiem Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych z siedzibą w Lublinie wraz z aneksami zmieniającymi; 16. Umowa Ramowa na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego w Zamościu nr 2231/FS/CP/08 zawarta w dniu 2 grudnia 2008 r. pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie a Fundacją Rozwoju Lubelszczyzny z siedzibą w Lublinie wraz z aneksami zmieniającymi; 17. Umowa Ramowa na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego w Białej Podlaskiej nr 2232/FS/CP/08 zawarta w dniu 2 grudnia 2008 r. pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie a Fundacją Rozwoju Lubelszczyzny z siedzibą w Lublinie wraz z aneksami zmieniającymi; 18. Umowa Ramowa na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego w Chełmie nr 223/EFS/CP/09 zawarta w dniu 30 stycznia 2009 r. pomiędzy Samorządem Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie a Stowarzyszeniem Rozwoju Aktywności Społecznej Triada wraz z aneksami zmieniającymi; 19. Uchwała nr CCLXXXVIII/3872/2013 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 16 lipca 2013 r. wprowadzająca Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Strona 6 z 18

7 Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro (netto); 20. Uchwała Nr CCXL/4943/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 15 kwietnia 2014 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro (netto); 21. Zarządzenie Nr 112/08 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 6 października 2008 r. wprowadzające Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro (netto); 22. Uchwała Nr CCXL/4944/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 15 kwietnia 2014 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro (netto); 23. Zarządzenie Nr 9 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych oraz instrukcji kasowej; 24. Zarządzenie nr 19 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro; 25. Zarządzenie nr 22 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 8 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro; 26. Instrukcje wykonawcze Instytucji Wdrażającej (instytucji Pośredniczącej II stopnia) - Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie dla działań w ramach: Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich oraz Priorytetu VII Promocja integracji społecznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; 27. Zarządzenie nr 47 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 28 września 2001 r. w sprawie Instrukcji Kancelaryjnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie; 28. Zarządzenie nr 17 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej do euro, w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie; 29. Zarządzenie nr 18 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Strona 7 z 18

8 Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro; 30. Zarządzenie nr 41 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 11 września 2014 r. w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie; 31. Opis systemu zarządzania i kontroli w ramach POKL (IP II); 32. Zarządzenie nr 9 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 12 lutego 2015 r. w sprawie zakładowego planu kont dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie oraz przyjętych zasad rachunkowości; 33. Zarządzenie nr 10 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 12 lutego 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych oraz instrukcji kasowej; 34. Zarządzenie nr 13 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 13 marca 2014 r. w sprawie zakładowego planu kont dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie oraz przyjętych zasad rachunkowości; 35. Zarządzenie nr 57 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 15 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia zmiany w instrukcji obiegu dokumentów finansowo księgowych wzorów podpisów osób uprawnionych do podpisywania dowodów księgowych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie 36. Zarządzenie nr 46 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 20 września 2011 r. w sprawie wprowadzenia zmiany w instrukcji obiegu dokumentów finansowo księgowych wzorów podpisów osób uprawnionych do podpisywania dowodów księgowych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie wraz z aneksami. 37. Roczne Plany Działania PT POKL na lata ; 38. Księgi rachunkowe w części dotyczącej audytowanego RPD PT POKL (IP); 39. Księgi rachunkowe w części dotyczącej audytowanego RPD PT POKL (IP II); 40. Wyciągi bankowe (IP); 41. Wyciągi bankowe (IP II); 42. Dokumenty źródłowe wydatku- dowody księgowe (IP); 43. Dokumenty źródłowe wydatku- dowody księgowe (IP II); 44. Wniosek o płatność za miesiące I - III 2014 r. (IP); 45. Wniosek o płatność za miesiące IV-VI 2014 r. (IP); 46. Wniosek o płatność za miesiące VII - IX 2014 r. (IP); 47. Wniosek o płatność za X-XII 2014 r. (IP); Strona 8 z 18

9 48. Wniosek o płatność za miesiące I -III 2015 r. (IP); 49. Wniosek o płatność za miesiące I -III 2014 r. (IP II); 50. Wniosek o płatność za miesiące IV-VI 2014 r. (IP II); 51. Wniosek o płatność za miesiące VII - IX 2014 r. (IP II); 52. Wniosek o płatność za X-XII 2014 r. (IP II); 53. Wniosek o płatność za miesiące I - III 2015 r.(ipii); 54. Sprawozdanie za I półrocze 2014 roku IP; 55. Sprawozdanie za 2014 rok - IP; 56. Sprawozdanie za I półrocze 2014 roku IP II; 57. Sprawozdanie za 2014 rok - IP II; 58. Dokumentacja przykładowych działań informacyjnych i promocyjnych; 59. Dokumentacja zamówień publicznych IP; 60. Dokumentacja zamówień publicznych IP II. 12. Lista osób, z którymi przeprowadzono rozmowy w trakcie audytu Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego: Agnieszka Banaszek - kierownik Oddziału Funduszy Unijnych ds. EFS (Departament Finansów), Edyta Wiśniewska - kierownik Oddziału Zamówień Publicznych (Departament Organizacyjno-Prawny), Magdalena Mazur - pracownik na stanowisku ds. płac w Oddziale ds. płac (Departament Organizacyjno-Prawny), Magdalena Szymuś - pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych w Oddziale Koordynacji Wdrażania EFS (Departament Wdrażania EFS), Małgorzata Kowaleczko - pracownik na stanowisku ds. kadr w Oddziale kadr (Departament Organizacyjno-Prawny), Ryszard Szymański - kierownik Oddziału Koordynacji Wdrażania EFS (Departament Wrażania EFS). Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie: Dariusz Jaremek - Kierownik Oddziału Oceny i Pomocy Technicznej Strona 9 z 18

10 Elżbieta Wojtysiak - Koordynator obsługi finansowo-księgowej Grzegorz Sieńczyk - Naczelnik Wydziału Programowania i Kontroli PO KL i RPO WL Katarzyna Szypiło - Specjalista ds.programówna stanowisku ds. pomocy technicznej i rozwoju kadr Monika Pazura-Staniszewska - Starszy Inspektor ds. zamówień publicznych Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny: Katarzyna Szulakowska 13. Uwagi zgłoszone przez podmiot objęty audytem do treści raportu Brak uwag. 14. Ustalenia stanu faktycznego Prawidłowość realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL Działania podjęte w ramach RPD PT PO KL są zgodne z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, jak również z procedurami wewnętrznymi Archiwizacja dokumentów Zgodnie z 12 ust. 1 Umowy o dofinansowane RPD PT w ramach PO KL dokumentacja związana z realizacją RPD PT powinna być przechowywana do dnia 31 grudnia 2020 r. Dokumentacja przechowywana jest w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz właściwą ścieżkę audytu. Zespół audytujący ustalił, iż dokumentacja związana z realizacją RPD PT w wystarczającym stopniu zabezpieczona jest przed dostępem osób nieuprawnionych. Zarówno Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP) jak i Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (IP II) zapewniły pełny dostęp do dokumentacji związanej z realizacją RPD PT w swojej siedzibie Wiarygodność sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania Strona 10 z 18

11 zamówionych usług Dokonano weryfikacji zatwierdzonego sprawozdania rocznego za 2014 r. Informacje zawarte w sprawozdaniu były zgodne z zapisami ewidencji finansowo-księgowej oraz z dokumentami źródłowymi, które zostały poddane weryfikacji w badanych wnioskach o płatność. Zespół audytujący zweryfikował zatwierdzone sprawozdanie informacje na temat finansowej i rzeczowej realizacji zadań, które obejmują działania zrealizowane w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poprawność realizacji zasad dotyczących promocji i informacji Zgodnie z par. 16 umowy nr POKL /11-00 (par. 15 Porozumienia POKL /11-00) o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP) i Wojewódzki Urząd Pracy (IPII) zobowiązani są do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej informujących o fakcie finansowania działań realizowanych w ramach RPD PT PO KL przez Unię Europejską. Stwierdzono, że obowiązujące logotypy zostały umieszczone na zakupionym sprzęcie i wyposażeniu oraz dokumentach opracowanych w trakcie realizacji RPD PT PO KL, w tym na materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych. Ponadto pomieszczenia, w których zatrudnione są osoby finansowane w ramach RPD PT PO KL, są oznaczone informacją o współfinansowaniu stanowisk i wynajmu pomieszczeń biurowych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Poprawność udzielania zamówień publicznych Zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi zarówno Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie (IP), jak i Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (IP II) są na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jednolity z 2013 r. poz. 907 ze zmianami) w zw. z art. 9 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2013 r. poz. 885 ze zmianami), zobowiązani do stosowania ustawy PZP. Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP) stosuje wewnętrzne przepisy wprowadzone Uchwałą Nr CCLXXXVIII/3872/2013 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 16 lipca 2013 roku w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro (netto), Uchwałą Nr CCXL/4943/2014 Zarządu Strona 11 z 18

12 Województwa Lubelskiego z dnia 15 kwietnia 2014 roku w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro (netto) oraz Uchwałą Nr CCXL/4944/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 15 kwietnia 2014 roku w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro (netto). Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie w zakresie udzielania zamówień publicznych stosuje wewnętrzne przepisy wprowadzone Zarządzeniem nr 19 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, Zarządzeniem nr 17 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej do euro w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, Zarządzeniem nr 22 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 8 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro oraz Zarządzeniem nr 18 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Lublinie, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro. Do sposobu udzielania zamówień publicznych zespół audytujący nie wnosi uwag Efektywność wydatkowania środków publicznych Zespół audytujący nie stwierdził przypadków nieefektywnego wydatkowania środków publicznych Rachunkowość Rachunkowość w części dotyczącej realizowanych działań była prowadzona w sposób zgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.). Strona 12 z 18

13 14.8 Ewidencja księgowa Zarówno Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP), jak i Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie prowadzą wyodrębnioną ewidencję księgową. Instytucja Pośrednicząca oraz Instytucja Pośrednicząca II stopnia posiadają oryginalne dowody księgowe, dowody zapłaty i inne dowody zakupu towarów i usług. Na podstawie zweryfikowanych zapisów na kontach księgowych audytorzy ustalili, iż ewidencja księgowa dla Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej w ramach Programu Operacyjnego została wyodrębniona w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych oraz wydatków poniesionych w ramach poszczególnych planów działań, stanowiących części składowe Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej na lata w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zgodność z Zasadami realizacji Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działania realizowane w ramach RPD PT PO KL na lata były zgodne z zapisami Zasad realizacji Pomocy Technicznej w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zasadność ponoszonych wydatków Realizacja wydatków następuje zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w Umowie (Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego - IP) i Porozumieniu (Wojewódzki Urząd Pracy - IPII) o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności z Rocznym Planem działania Pomocy Technicznej na audytowany okres. Realizacja planów zawartych w RPD PT na lata oraz kwalifikowalność wydatków W trakcie czynności audytowych ustalono, iż Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie (IP) oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (IP II) w ramach Rocznego Planu Działań na lata rok planowali poniesienie następujących kosztów (w zł zgodnie z kategorią wydatku): Strona 13 z 18

14 Rok 2014 IP I IP II RAZEM IPI i IPII Roczny Plan Kontroli Roczny Plan Szkoleń 9 494, , , , , ,17 Roczny Plan Kosztów Instytucji , , ,95 Roczny Plan Działań Ewaluacyjnych ,25 0, ,25 Roczny Plan Działań informacyjno Promocyjnych , , ,55 Roczny Plan Kosztów Wdrażania RAZEM , , , , , ,12 Roczny Plan Kontroli Roczny Plan Szkoleń Roczny Plan Kosztów Instytucji Roczny Plan Działań Rok 2015 IP I IP II RAZEM IPI i IPII , , , , , , , , ,27 Ewaluacyjnych ,00 0, ,00 Roczny Plan Działań informacyjno Promocyjnych , , ,00 Roczny Plan Kosztów Wdrażania RAZEM , , , , , ,13 Na podstawie złożonych wniosków o płatność oraz zapisów w księgach rachunkowych ustalono, iż IP I dokonała w 2014 r. oraz w pierwszym kwartale 2015 r. następujących wydatków (w zł): Strona 14 z 18

15 WoP: RAZEM kontroli 1 419, , , , , ,40 szkolenia , , , , , ,00 instytucji , , , , , ,69 ewaluacji 0,00 0, , , ,25 0,00 informacji i promocji * , , , , , ,74 wdrażania 5 286, , , , , , , , , , , ,54 * We wniosku o płatność za I kwartał 2014 r. ujęte są wnioski o rozliczenie wydatków RO EFS poniesionych w IV kwartale 2013 r. (zgodnie z RPD PT POKL na 2013 r. w kwocie ,41 zł. W ramach RPD PT POKL na 2014 r. wydano kwotę niższą o ,41 zł (wartość wniosków o rozliczenie wydatków RO EFS w IV kwartale 2013 r.) tj ,54 zł (kolumna Razem 2014 informacji i promocji). Na podstawie złożonych wniosków o płatność oraz zapisów w księgach rachunkowych ustalono, iż IP II dokonała w 2014 r. w ramach Rocznego Planu Działania następujących wydatków (w zł): Strona 15 z 18

16 WoP: RAZEM kontroli 670,40 819, ,00 0, ,40 280,00 szkolenia 0, , , , ,13 880,00 instytucji , , , , , ,21 ewaluacji 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 promocji i informacji 403,05 830,59 56, , ,62 0,00 wdrażania 575, , , , ,48 76, , , , , , ,21 Łączne wydatki poniesione na realizację RPD PT PO KL w okresie sprawozdawczym 2014 r. oraz w I kwartale 2015 r. wynikające ze złożonych wniosków o płatność oraz danych z ewidencji księgowej wyniosły odpowiednio ,44 zł (IP) i ,45 zł (IPII). Wydatki wykazane we wnioskach o płatność (próba dokumentów) są zgodne z ich przeznaczeniem określonych w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach POKL, a w szczególności Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na lata Ustalono, iż wydatki wykazane w zweryfikowanych wnioskach o płatność są kwalifikowalne. Dokumenty księgowe zostały prawidłowo wystawione i opisane, poddane kontroli formalno - rachunkowej i merytorycznej oraz akceptacji do wypłaty środków. Opisy faktur zawierają niezbędne informacje Zgodność dokumentacji z zapisami ewidencji finansowo-księgowej Zgodnie z umową o dofinansowanie RPD PT (IP) oraz Porozumieniem o dofinansowanie RPD PT (IPII) zobowiązane są do składania wniosków o płatność po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W okresie objętym audytem zarówno Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego (IP) jak i Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie (IP II) złożyli po 5 wniosków o płatność. Kwoty wydatków kwalifikowalnych rozliczonych w ramach wniosków o płatność na dzień Strona 16 z 18

17 r. oraz na dzień r. są zgodne z wydatkami ujętymi w ewidencji księgowej odpowiednio na oraz na dzień r. Wnioski o płatność były zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie i porozumieniu o dofinansowanie projektu i poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi (oryginałami dokumentów księgowych, protokołami odbioru oraz innymi dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki, dokonanie zapłaty oraz wykonanie dostaw lub usług). Stwierdzono (próba dokumentów) również, że poniesione wydatki są bezpośrednio związane z realizowanymi zadaniami w ramach rocznych planów składających się na Roczny Plan Działania Pomocy Technicznej PO KL. Po dokonanej weryfikacji wniosków o płatność z księgami rachunkowymi IP i IP II oraz z dostępną w siedzibie dokumentacją źródłową, zespół audytorski nie wniósł uwag w zakresie zgodności wniosków o płatność z prowadzonymi przez niego księgami rachunkowymi. Operacje gospodarcze ujęte w zweryfikowanych wnioskach zostały jasno i rzetelnie ujęte w księgach rachunkowych oraz są zgodne z kwotami wynikającymi z dokumentacji źródłowej, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji RPD PT PO KL wraz ze wskazaniem ich wagi, w tym określenie wielkości wydatków niekwalifikowalnych W trakcie audytu realizacji Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego z siedzibą w Lublinie stwierdzono: we wnioskach o płatność za okres od r. oraz w styczniu i marcu 2015 r. w pozycjach dotyczących wynagrodzeń - w kolumnie brutto i netto wykazywano wartość dokumentu łącznie z wypłaconymi ze środków ZUS zasiłkami (chorobowe, wychowawcze). Błąd ten nie wpływa jednak na koszty kwalifikowane, które we wnioskach są prawidłowe. Dotyczy to następujących dokumentów list płac: Nr 33 za styczeń 2015 r., Nr 158 za luty 2015 r., 254 za marzec 2015 r., Nr 36 za styczeń 2014 r., Nr 134 za luty 2014 r. i 209 za marzec 2014 r. W Wojewódzkim Urzędzie Pracy z siedzibą w Lublinie, a także w siedzibie Fundacji Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie nie stwierdzono problemów wymagających ujęcia w niniejszym Raporcie, w tym nie stwierdzono wydatków niekwalifikowalnych za okres objęty RPD PT PO KL to jest ( w przypadku RO EFS Zamość i RO EFS Biała Podlaska r.) Analiza przyczyn i skutków uchybień, nieprawidłowości Na podstawie przeprowadzonego badania, nie stwierdzono uchybień bądź nieprawidłowości poza opisanymi powyżej. Strona 17 z 18

18 16. Rekomendacje dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości Zaleca się jednostce by przy sporządzaniu wniosków o płatność wykazała większą staranność przy wprowadzaniu kwot wynikających z dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Niniejszy Raport stanowi integralną część Opinii nr 1/3313 z audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego. Wymienione dokumenty winny być odczytywane łącznie. Lublin/Katowice, dnia 28 lipca 2015 r. Grupa Gumułka - Audyt Sp. z o.o. Sp. k Katowice, ul. Matejki Jana 4 (podmiot uprawiony do badania sprawozdań finansowych wpisany na listę podmiotów uprawnionych przez KIBR pod numerem 3975) Grzegorz Krzeszowiak Upoważnienie nr 3 Joanna Matuła Biegły rewident nr Krystyna Lewandowska Biegły rewident nr 9306 Strona 18 z 18