Zamówienia internetowe Bayleg w systemie Klinika XP

Transkrypt

1 Biuro Rozwiązań Informatycznych Bogdan Andrzej Miechowicz ul. Rajcowska 7, Drzonków Racula tel WWW: klinikaxp.pl Zamówienia internetowe Bayleg w systemie Klinika XP Instrukcja obsługi

2 Dokument ten oraz zawarte w nim informacje są w pełni własnością firmy Biuro Rozwiązań Informatycznych. Zawarte tu pomysły, procedury postępowania, opisy procesów, systemów, metody rozwiązywania problemów, koncepcje, zasady, własne rozwiązania bez względu na formę w jakiej są przedstawione stanowią handlową tajemnicę firmy Biuro Rozwiązań Informatycznych. Wobec tego wszystkie te elementy wymienione powyżej są prawnie chronione przed nielegalnym posiadaniem, używaniem, powielaniem lub rozpowszechnianiem zgodnie z umową podpisywaną z poszczególnymi osobami lub firmami, która zobowiązuje do zachowania pełnej tajemnicy w zakresie tematów współpracy. Wszystkie nazwy firm i produktów wymienione w tym dokumencie są znakami i/lub nazwami zastrzeżonymi odpowiednich firm i podlegają ochronie prawnej. Copyright by Biuro Rozwiązań Informatycznych Bogdan Andrzej Miechowicz, Polska Wszelkie prawa zastrzeżone. All rights reserved. This material and the information contained herein, are the propery of Biuro Rozwiązań Informatycznych. The ideas, procedures, processes, systems, methods of operation, concepts, principles, or discoveries, regardless of form, which are described, explained, illustrated or embodied in the material are trade secrets of Biuro Rozwiązań Informatycznych, and are protected from unauthorised possesion, use, reproduction or disclosure by means of a confidentiality agreement and the confidential relationship between Biuro Rozwiązań Informatycznych and the person or company to whom lawful possesion of this material has been given. This is unpublished material and contain trade secrets and is subject to confidentiality agreement. The unauthorised possesion, use, reproduction, distribution, display or diclosure of this material or the information contained herein is prohibited. 2

3 Spis treści I. WPROWADZENIE... 4 II. AKTYWACJA MODUŁU... 5 III. OKNO BAYLEG... 6 IV. OKNO STANÓW MAGAZYNOWYCH... 8 V. OBSŁUGA I PRZESYŁANIE ZAMÓWIEŃ... 9 SKŁADANIE ZAMÓWIEŃ... 9 ZARZĄDZANIE ZAMÓWIENIAMI... 9 STANY MINIMALNE PRZELICZNIK NA JEDNOSTKI DOSTAWCY ZAMAWIANIE POZYCJI Z PROMOCJI PRZEKAZANIE ZAMÓWIENIA DO HURTOWNI VI. POBIERANIE FAKTUR

4 I. Wprowadzenie Moduł zamówień elektronicznych Bayleg służy do łatwiejszej komunikacji pomiędzy użytkownikiem programu Klinika XP a hurtownią Bayleg. Moduł pozwala na: pobieranie oferty i listy aktualnych promocji, sprawdzanie dostępności danego towaru w hurtowni, składanie zamówień elektronicznych, pobieranie faktur do zaimportowania. Moduł jest darmowym rozszerzeniem programu Klinika XP, dostępnym od wersji 4.06 z marca 2014 r. Ta instrukcja opisuje jak włączyć moduł, jak pobierać, przeglądać i wykorzystywać ofertę i aktualne promocje hurtowni w oknie Bayleg. Pokazuje także wykorzystanie możliwości modułu w odpowiednich miejscach całego systemu. 4

5 II. Aktywacja modułu W celu włączenia modułu proszę wejść w Klinice XP do menu Administrator -> Opcje -> zakładka Moduły dodatkowe. Tutaj proszę zaznaczyć pole Włączony dla modułu Bayleg, a następnie kliknąć na przycisk Parametry modułu : Pojawi się teraz okno, w którym wybieramy dostawcę Bayleg z listy dostawców, a następnie wpisujemy podstawowe parametry otrzymane z hurtowni numer użytkownika oraz kod i hasło dostępu do usług WWW. Numer i hasło są takie same jak w systemie STI BAYLEG: Klikamy na przycisk Ok wracamy do Opcji programu. Tu również klikamy na Ok. Moduł jest gotowy do pracy! 5

6 III. Okno Bayleg Okno to dostępne jest z nawigatora: Pozwala ono na przeglądanie oferty hurtowni. Można tu pobrać aktualną i przeglądać ofertę i listę promocji, sprawdzać dostępność towarów i zamawiać je: 6

7 Aktualną ofertę lub listę promocji można pobrać klikając na odpowiednie przyciski w prawym górnym rogu okna. Z kolei klikając na przycisk Sprawdź dostępność możemy szybko dowiedzieć się, czy dana pozycja dostępna jest w tym momencie w hurtowni. Na zakładce Promocje można przeglądać aktualne promocje i łatwo złożyć zamówienie, wykorzystując jedną z nich: W momencie wybrania promocji przechodzimy do wskazania zamówienia, do którego dopiszemy towary. Następnie pojawi się okno, w którym określamy zamawianą ilość: 7

8 IV. Okno stanów magazynowych Dostęp do oferty Bayleg mamy również z okna Stanów magazynowych. Możemy tu sprawdzać dostępność danego towaru lub zamówić go, klikając na przycisk Operacje: Przy sprawdzaniu zamówienia podajemy potrzebną nam ilość. Przy zamawianiu danej pozycji wskazujemy zamówienie, do którego chcemy wpisać / dopisać ten towar. Nie powoduje to automatycznego wysłania zamówienia do hurtowni być może zamówienie wymaga jeszcze uzupełnienia o inne pozycje. Aby przekazać gotowe zamówienie do dostawcy, przechodzimy do okna Zamówienia. 8

9 V. Obsługa i przesyłanie zamówień SKŁADANIE ZAMÓWIEŃ Zamówienia tworzone są w różnych miejscach systemu. W trakcie pracy można uzupełniać zamówienia o kolejne pozycje. Gdy chcemy przesłać zamówienie do dostawcy, przechodzimy do okna zamówienia i tu finalizujemy zamówienie podobnie jak w sklepach intrnetowych. Zamówienie na towary można składać z różnych miejsc w programie: a) Możemy przejść do okna zamówienia z nawigatora lub menu Apteka -> Zamówienia. b) W oknie stanów magazynowych możemy zamówić pozycję: klikamy prawym przyciskiem myszy na wybranym towarze i wybieramy opcję Zamów pozycję lub Zamów pozycję Bayleg: c) W oknie wybierania leków w trakcie rejestracji wizyty d) W oknie wybierania towarów podczas wystawiania dokumentów finansowych/magazynowych e) W Kartotece leków i zabiegów przycisk Operacje We wszystkich tych oknach można kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybranym towarze i dodać go do zamówienia. Dodanie pozycji do zamówienia nie powoduje przesłania informacji do hurtowni, a jedynie powiększenie aktualnego zamówienia w bazie lecznicy. ZARZĄDZANIE ZAMÓWIENIAMI Do zarządzania zamówieniami wchodzimy z okna Nawigatora -> przycisk Zamówienia po prawej stronie okna. Możemy tu przejść także z menu Apteka -> Zamówienia do dostawców. W oknie tym wybieramy konkretne zamówienie i przechodzimy do jego edycji. Możemy uzupełnić o dodatkowe towary lub skorygować. Klikając na przycisk Dodaj pozycję możemy powiększyć zamówienie. Klikając na strzałkę na przycisku Dodaj pozycję możemy określić, czy pozycje mają być wybierane z naszej listy pozycji, czy z listy ofertowej dostawcy. 9

10 STANY MINIMALNE Klikając na przycisk Użyj raportu stanów minimalnych możemy łatwo uzupełnić zamówienie o pozycje, których ilość osiągnęła minimum. Zestawienie można filtrować według różnych kryteriów. Jeśli klikniemy dwukrotnie na pozycji zestawienia, zostanie ona dołączona do aktualnego zamówienia. Aby powrócić do edycji zamówienia, klikamy na przycisk Zakończ wybieranie. Stan minimalny dla każdej pozycji możemy określić w Kartotece leków i zabiegów, na zakładce Powiązania i odnawianie. Stan maksymalny to ilość, do jakiej powinien być podwyższony stan towaru po zamówieniu. Na przykład: - stan minimalny Leku A wynosi 10 ml, - stan maksymalny: 100 ml. Aktualnie na stanie jest 3 ml leku. Zaproponowana przez system ilość zamówienia wyniesie 100 ml 3 ml = 97 ml. 10

11 PRZELICZNIK NA JEDNOSTKI DOSTAWCY System proponuje przeliczenie ilości na pełne opakowania, używane przez dostawcę. Jeśli np. zamawiamy 120 ml leku, który sprzedawany jest w butelkach 100 ml, to system zaproponuje 2 butelki po 100 ml. ZAMAWIANIE POZYCJI Z PROMOCJI Z okna zamówień można bezpośrednio wybierać pojedyncze pozycje z oferty hurtowni. Można także wykorzystać jedną z promocji. W tym celu klikamy na strzałkę w dół na przycisku Dodaj i wybieramy Wybierz z promocji : Jeśli dana pozycja jest aktualnie w promocji, nie musimy tego specjalnie sprawdzać. Po wybraniu towaru z listy ofertowej, pojawi się dodatkowa informacja: Możemy teraz zastosować jedną z promocji dostępnych dla tej pozycji, klikając na przycisk zastosuj promocję. 11

12 PRZEKAZANIE ZAMÓWIENIA DO HURTOWNI W trakcie przesyłania pojawi się poniższe okno: Program nie tylko dostarcza zamówienie do dostawcy, ale sprawdza, czy zostało ono odczytane, a dodatkowo oczekuje na odpowiedź na temat możliwości realizacji. Cały ten proces składa się z kilku operacji i trwa zwykle kilkanaście sekund. Jeśli z jakiegoś powodu oczekiwanie na przekazanie zamówienia lub odpowiedź zwrotną trwa zbyt długo, możemy w dowolnym momencie przerwać bieżącą akcję. Po przesłaniu zamówienia pojawi się komunikat o pomyślnym dostarczeniu dokumentu. Jeśli jakiegoś towaru zabraknie na stanie w hurtowni, program wyświetli listę brakujących pozycji. 12

13 VI. Pobieranie faktur Aby zaimportować fakturę z Bayleg do swojego systemu, wchodzimy do opcji Import faktury od dostawcy. Tutaj wybieramy dostawcę Bayleg, a następnie klikamy na przycisk Pobierz fakturę z serwera. Pojawi się teraz lista dostępnych dokumentów: Po wskazaniu dokumentu klikamy na Pobierz i po chwili możemy już wczytać fakturę na stan magazynowy. 13