RAPORT Z AUDITU WEWNĘTRZNEGO Nr 3/2015

Transkrypt

1 RAPORT Z AUDITU WEWNĘTRZNEGO Nr 3/2015 Nazwa audytowanej jednostki/komórki: Sekcja Higieny Żywności, Żywienia i Przedmiotów Użytku w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Koninie. Zakres audytu: zapisy, harmonogramy i procedury realizowane wg rocznego planu kontroli obiektów, dokumentacja dotycząca przeprowadzanych czynności kontrolnych w ramach urzędowej kontroli żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością. Cel audytu: ocena stopnia funkcjonowania i zgodności postępowania z procedurą Głównego Inspektoratu Sanitarnego - P KlBŻ/01 z dnia r. dotyczącą urzędowej kontroli żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością. Wpływ przeprowadzanych kontroli urzędowych na bezpieczeństwo produkowanej i wprowadzanej do obrotu żywności. Dokumentacja z przeprowadzonych kontroli w nadzorowanych obiektach. Audyt realizowany w myśl art. 4 ust. 6 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 882/2004. Skład zespołu audytorów/ekspertów technicznych: Marcin Nowak - audytor wiodący. Przedstawiciele audytowanej komórki: kierownik sekcji HŻŻiPU w Oddziale Nadzoru: mgr inż. Halina Spertusiak. Data rozpoczęcia audytu: r. Data zakończenia audytu: r. Dokumenty odniesienia stosowane przez zespół audytorów: Procedura urzędowej kontroli żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością - PKlBŻ/01 z dnia r.; Rozporządzenie (WE) nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie kontroli urzędowych przeprowadzanych w celu sprawdzenia zgodności z prawem paszowym i żywnościowym oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt; Ustawa o Państwowej Inspekcji Sanitarnej z dnia 14 marca 1985 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz z późno zm.); Ustawa o bezpieczeństwie żywności i żywienia z dnia 25 sierpnia 2006 r. (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914 z późno zm.). Przebieg audytu: Podczas audytu szczególny nacisk położono na postępowanie prowadzone w trakcie kontroli sanitarnych przez pracowników sekcji HŻŻiPU w odniesieniu do zasad, jakie określa Procedura urzędowej kontroli żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością - PKlBŻ/O 1 z dnia r. Zwrócono też uwagę na planowanie i przygotowanie do kontroli oraz posiadane środki i zasoby, którymi dysponuje Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Koninie w celu realizacji planu kontroli nad obiektami. Strona l z 6

2 Audyt zapoczątkowało spotkanie otwierające w obecności Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Koninie, Pani Agnieszki Dybały-Kamińskiej, podczas którego przedstawiono jego zakres i cel. Następnie przystąpiono do realizacji audytu, zgodnie z art. 4 rozporządzenia 882/2004 w komórce Higieny Żywności, Żywienia i Przedmiotów Użytku. Dokonano oceny zapewnienia wszelkich środków oraz posiadanego sprzętu, niezbędnych do prawidłowego przebiegu procesu prowadzenia kontroli obiektów żywnościowych. W sekcji HŻŻiPU w PSSE w Koninie zatrudnionych jest łącznie z kierownikiem 11 osób. Wyposażenie komórki obejmuje sprzęt komputerowy (6 laptopów i 2 komputery stacjonarne, 2 drukarki oraz aparat fotograficzny), a także niezbędne dokumenty i formularze (protokoły i arkusze). Stacja dysponuje własnym środkiem transportu, który sekcja HŻŻiPU ma do dyspozycji 2 razy w tygodniu, co pozwala na zapewnienie prawidłowości prowadzonego procesu poboru próbek oraz kontroli obiektów. Ponadto komórka w celu realizacji planu poboru próbek posiada również odpowiednie wyposażenie tj. termometry i termotorby, lodówki samochodowe oraz zestawy do pobierania próbek. PSSE w Koninie ma opracowaną procedurę PSJ-05 dotyczącą postępowania z wyposażeniem, w ramach procedury opracowana została instrukcja sprawdzania termometru PSJ-05/IR-01, wzorcowanie termometrów odbywa się co 3 lata. Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Koninie posiada wewnętrzną sieć komputerową, do której dostęp mają wszyscy pracownicy stacji. Sieć wewnętrzna zawiera foldery, w których zamieszczono Procedury Systemu Jakości PSSE w Koninie oraz Procedury Głównego Inspektoratu Sanitarnego wraz z instrukcjami. Ponadto każdy pracownik ma dostęp folderu z przepisami prawnymi, za ich aktualizację odpowiedzialna jest wyznaczona osoba w PSSE. Poza tym dostępny jest również serwis prawny z nowymi przepisami LEX, a kierownicy dodatkowo mają zainstalowany w komputerach "Alert prawny" informujący na bieżąco o najnowszych przepisach i zmianach w prawie. Wszyscy pracownicy sekcji zgodnie z załącznikiem nr 2 i 3 do Procedury PSJ-OI "Zachowanie Poufności i Ochrona Praw Własności Klienta" podpisali zobowiązanie zachowania poufności, w celu zapewnienia zasady bezstronności organów przeprowadzających kontrole wynikającą z rozporządzenia 882/2004. Planowanie kontroli nadzorowanych obiektów odbywa się na podstawie rocznego harmonogramu kontroli, z którego przygotowywane są plany miesięczne z nazwą obiektu, wyznaczoną datą kontroli i nr protokołu. Pod nadzorem PPIS w Koninie znajduje się ok obiektów żywnościowych, na rok 2015 zaplanowano 933 kontrole, natomiast w roku 2014 przeprowadzono 1297 kontroli planowych i pozaplanowych. Na koniec każdego miesiąca w komórce HŻŻiPU sporządzane jest sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli, które zapisywane są w dokumencie nr ON.HŻ /15 Realizacja Harmonogramu nad Obiektami w 2015 r. Do końca maja 2015 r. zaplanowano do kontroli 360 obiektów, spośród których skontrolowano 338. Łącznie przeprowadzono 367 kontroli planowanych wg. harmonogramu oraz 187 kontroli dodatkowych. W ramach prowadzonych szkoleń wewnętrznych pracowników w sekcji HŻŻiPU w dniu r. przeprowadzono szkolenie na temat "Procedura urzędowej kontroli żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością - PKlBŻ/OI z dnia r." Ponadto w dniu r. w komórce odbyło się szkolenie dotyczące Strona 2 z 6

3 "Procedury pobierania próbek żywności, materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością oraz próbek sanitarnych PPIBŻ/Ol z dnia r." W dokumentacji szkoleń znajdują się listy osób biorących w nich udział wraz z podpisami. W celu sprawdzenia zgodności postepowania z procedurą urzędowej kontroli żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością - PK IBŻ/O l, dokonano przeglądu protokołów z kontroli sanitarnych: l. Protokół kontroli sanitarnej Nr ON.HŻ /15 z dnia r. - magazyn hurtowy "UL TRAFOOD" Jarosław Pawliński, ul. Spółdzielców 9B, Konin Zakres kontroli - urzędowa kontrola żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością. W protokole zamieszczono niezbędne informacje dotyczące działalności kontrolowanego zakładu, asortymentu wprowadzanych do obrotu środków spożywczych, liczbie zatrudnionych osób oraz wymieniono dostawców z podziałem na dostarczany asortyment. Dokument zawiera również załącznik w postaci schematu pomieszczeń zakładu. Przeprowadzono również kontrolę kilku środków transportu, którymi dysponuje hurtownia. Ponadto zgodnie z zasadą Traceability sprawdzono czy przedsiębiorca zapewnia możliwość identyfikacji produkowanych wyrobów oraz zawarto informację dotyczącą postepowania ze zwrotami - ma to miejsce tylko w przypadku dostarczenia do odbiorców towaru o niewłaściwej jakości. Pracownicy sekcji HŻŻiPU przeprowadzili także szczegółową analizę i ocenę dokumentacji z zakresu dobrej praktyki higienicznej i produkcyjnej oraz funkcjonowania systemu jakości opartego o zasady HACCP. Dokonano przeglądu i weryfikacji obowiązujących w zakładzie procedur, prowadzonych szkoleń, a także stosowanych środków dezynfekcyjnych i postepowania z odpadami. Podczas kontroli sprawdzono również własnym termometrem temperatury przechowywania środków spożywczych mrożonych i wymagających warunków chłodniczych. Dodatkowo kontrolujący przeprowadzili ocenę zakładu na podstawie analizy ryzyka. Z uwagi na szczegółowe procedury, właściwie prowadzoną kontrolę wewnętrzną i systematyczne szkolenia personelu wynik oceny mieści się w niskim zakresie ryzyka. Protokół pod względem formalnym został wypełniony właściwie, zamieszczono wszystkie konieczne pozycje w arkuszu dotyczące osób kontrolujących, informacji o zakładzie i zakresie kontroli, a dokument podpisano i zatwierdzono. Zapisane informacje odzwierciedlają zakres kontroli, są zrozumiałe i dostarczają niezbędnych wiadomości osobie nie znającej zakładu, co stanowi istotę protokołu stanowiącego dowód Strona 3 z 6

4 z przeprowadzonej kontroli i jego ewentualnego wykorzystania w dalszym postępowani u. 2. Protokół kontroli sanitarnej Nr ON.HŻ z dnia r. - Zakład Żywienia Zbiorowego" Bar Pod Sosnami" Mirosław Zawadka, Potażniki 31, Krzymów Zakres kontroli - urzędowa kontrola żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością oraz ocena stanu sanitarnotechnicznego wg arkusza oceny ZF/PKBŻ/O W opisie stanu faktycznego zakładu dokładnie przedstawiono dokładnie zakres działalności dotyczący produkowanych posiłków i oferowanych środków spożywczych. Szczegółowo opisano pomieszczenia zakładu wraz z wyposażeniem, co pozwala na łatwe zapoznanie się z zakładem dla osób, które nigdy nie wizytowały tego obiektu, ale również daje to możliwość dostrzeżenia zmian dokonywanych zakładzie przy kolejnych kontrolach. Pracownicy sekcji HŻŻiPU sprawdzili również warunki magazynowania surowców, a także weryfikacji temperatury urządzenia chłodniczego. Protokół zawiera także wszelkie niezbędne informacje dotyczące pracowników zakładu oraz posiadanych orzeczeń lekarskich do celów sanitarnoepidemiologicznych. Zakład prowadzi również działalność w zakresie cateringu, wobec czego przeprowadzono również kontrolę środka transportu wykorzystywanego do przewozu żywności. Przedstawiciele PSSE w Koninie dokonali też przeglądu dokumentacji oraz prowadzonych rejestrów z zakresu dobrych praktyk higienicznej i produkcyjnej. W zakładzie nie zostały wdrożone zasady HACCP - zgodnie z oświadczeniem przedsiębiorca dokumentacja jest w opracowaniu i zostanie wdrożona do r. Ponadto w trakcie kontroli sprawdzono stosowane naczynia przeznaczone do kontaktu z żywnością, na które została przedsiębiorca przedłożył stosowne deklaracje zgodności. Kontrolujący przeprowadzili również ocenę zakładu produkcyjnego na podstawie analizy ryzyka, które z uwagi na wysoką dbałość właściciela zakładu o zapewnienie bezpieczeństwa produkowanej żywności oceniono jako niskie. Protokół pod względem formalnym został wypełniony właściwie, zamieszczono wszystkie konieczne pozycje w arkuszu dotyczące osób kontrolujących, informacji o obiekcie i zakresie kontroli, a dokument podpisano zatwierdzono. Zapisane informacje bardzo szczegółowo odzwierciedlają zakres kontroli i dociekliwość osób kontrolujących, czego efektem jest pełna informacja o nadzorowanym zakładzie. Strona 4 z 6

5 3. Protokół kontroli sanitarnej Nr ON.HŻ /15 z dnia r. - Piekarnia PSS Społem, ul. Tuliszkowska 21, Rychwał Zakres kontroli - urzędowa kontrola żywności oraz materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością. W protokole zamieszczono niezbędne informacje dotyczące działalności kontrolowanego zakładu - prowadzona jest produkcja pieczywa, wyrobów półcukiemiczych i ciastkarskich z wyjątkiem ciast z kremem. Dokument zawiera również szczegółowy opis pomieszczeń zakładu z podziałem na ciastkarnię i piekarnię oraz ich wyposażenia. Zamieszczono także informację na temat zatrudnionych pracowników i posiadanych przez nich orzeczeń lekarskich do celów sanitarnoepidemiologicznych. W protokole podano wielkość produkcji zakładu z podziałem na poszczególne asortymenty. Ponadto zgodnie z zasadą Traceability sprawdzono czy przedsiębiorca zapewnia możliwość identyfikacji produkowanych wyrobów. Pracownicy sekcji HŻŻiPU przeprowadzili także szczegółową analizę i ocenę dokumentacji z zakresu dobrej praktyki higienicznej i produkcyjnej oraz funkcjonowania systemu jakości opartego o zasady HACCP. W zakładzie na podstawie analizy zagrożeń nie zidentyfikowano krytycznych punktów kontroli, ale wyznaczono punkty kontrolne. Dokonano przeglądu i weryfikacji obowiązujących w zakładzie procedur oraz ochrony przed szkodnikami. Podczas kontroli zostały stwierdzone nieprawidłowości, dotyczące stanu technicznego pomieszczeń, braku orzeczeń lekarskich oraz pewnych braków w dokumentacji Dobrej Praktyki Produkcyjnej. Zauważone uchybienia zostały dokładnie opisane w protokole z podaniem przepisów prawnych, które naruszają. Protokół pod względem formalnym został wypełniony właściwie, zamieszczono wszystkie konieczne pozycje w arkuszu dotyczące osób kontrolujących, informacji o zakładzie i zakresie kontroli, a dokument podpisano i zatwierdzono. Niezgodności i spostrzeżenia: nie stwierdzono Podsumowanie i wnioski z audytu wewnętrznego: W wyniku przeprowadzonego audytu, stwierdzono bardzo dobrze zorganizowaną pracę sekcji Higieny Żywności, Żywienia i Przedmiotów Użytku PSSE w Koninie w zakresie planowania, przygotowania do kontroli oraz prowadzonych rejestrów. Należy również podkreślić w pełni właściwe postępowanie przedstawicieli komórki HŻŻiPU w ramach realizacji procedury Głównego Inspektoratu Sanitarnego - PKlBŻ/OI z dnia r. w zakresie opracowywanej dokumentacji z prowadzonych kontroli. Wszelkie działanie odbywają się zgodnie z obowiązującą procedurą, a dokumentacja pokontrolna daje pełne i bardzo szczegółowe informacji na temat zakładów oraz ich wyposażenia, które powinny znaleźć się w jego opisie i są zgodne z przewidzianym zakresem kontroli. Ponadto protokoły zawierają Strona 5 z 6

6 pełną informację na temat wdrożenia i funkcjonowania dobrych praktyk i systemu HACCP, pozwalające stwierdzić jakie są metody i parametry ich kontroli, jakie wyznaczono punkty krytyczne czy kontrolne, a więc w jaki sposób panuje się nad procesami i gdzie w zakładzie istnieje największe ryzyko wystąpienia zagrożeń. Pracownicy pionu HŻŻiPU we właściwy sposób opisują istotny zakres działalności kontrolowanych obiektów, który w połączeniu z arkuszem kategoryzacji zakładu na podstawie analizy ryzyka, daje pełny obraz zakładu w zakresie wdrożonych systemów bezpieczeństwa żywności. Przedstawiona podczas audytu dokumentacja sporządzona w trakcie kontroli nadzorowanych zakładów poprzez dbałość o szczegóły pracowników sekcji oraz ich czytelność protokołów, pozwoliła bardzo łatwo i szybko zapoznać się z przedsiębiorstwami i ich specyfiką osobie audytującej. STt,FSZ-' '.5 "STEN T ODDZIAlU ~ G :NY lywności. lywien~~ku mgr inż. Marcin Nowak r. Data i podpis audytora wiodącego PPIS w Koninie ma prawo zgłosić zastrzeżenia i złożyć wyjaśnienia dotyczące ustaleń zawartych w raporcie z audytu wewnętrznego nr 3/2015 w ciągu 7 dni od daty otrzymania raportu. Raport z audytu sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla PPIS Koninie, drugi dla \VPWIS. KIEROWII I ODDZ:AlU HIGiErf ",OSC lywienia I PRZEO'" -I '1', UZ'IT:<I mgr I~(;r)~.W~ r. owiatowy ny w Koninie Data, podpis i pieczęć kierownika komórki organizacyjnej Agniesz (X Ao. 20(!.~(. Data, podpis i pieczęć PPIS Strona 6 z 6