Elke Schönemann. Sales & Marketing Poland e.schoenemann@elo-digital.pl

Transkrypt

1 ECM z ELO Informacje ogólne i Nowości Elke Schönemann Sales & Marketing Poland e.schoenemann@elo-digital.pl

2 Firma (prawie) bez papierów? 11

3 Firma (prawie) bez papierów? 12

4 ELO co to oznacza? Electric Light Orchestra

5 ELO co to oznacza Elektronischer Leitz Ordner Elektroniczny Leitz Segregator ELO Elektroniczny Segregator Leitz 16

6 O nas - Innowacja z tradycją Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę Pierwszy Elektroniczny Segregator Leitz (ELOoffice) Powstanie ELO Digital Office GmbH Wprowadzenie ELOprofessional Wprowadzenie ELOenterprise Nowa strona web, ELOoffice 8 ELOprofessional i ELOenterprise 7 ELOoffice 9 ELOprofessional/enterprise

7 O nas (Liczby, dane fakty) 280 pracowników, 130 w Niemczech, 400 Partnerów na świecie ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia (Singapur), Australia Ca produktywne licencje w użyciu Ca zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise ciągły wzrost coroczny powyższej 20% 2012 wzrost obrotów też o 19,8% Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników) 18

8 O nas Partnerzy technologiczne 19

9 Jak (tradycyjnie) wygląda praca? Wydział, Oddział Supervisor Poczta wejście Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Specjalista Specjalista Poczta wyjście Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!! Szef wydziału Drugi podpis

10 Jak może wyglądać praca pod ELO? Szef działu Skanowanie Indeksowanie Do archiwizacji Specjalista Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 21

11 Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości? Skanowanie Indeksowanie Szef działu Specjalista Do archiwizacji, a w przyszłości bezpośrednio do niszczarki Poczta wyjście Wszystkie dokumenty pod ręką, szybkie tempo załatwiania spraw. 22

12 Zarządzanie dokumentami z ELO Archiwizowanie plików, Fileserver Papier faks Aplikacje ERP, CRM, CAD Pracownik Pracownik Pracownik 23

13 ELOprofessional Firmy średnie o Architektura serwisowa o Obieg integrowany o Baza SQL (MS SQL, Oracle, IBM DB2) o Modularność o Windows jako baza o Do 2 miliardów dokumentów o Do użytkowników lub grup 29

14 ELOenterprise Przedsiębiorstwa duże o Niezależnie od platformy (Windows, Linux, Unix) o Możl. dział. pod cluster o Wysokoskalowalny o Mandantywność (RZ) o Integracja portalowa o nielimitowana ilość dokumentów o Ilość użytk. bez ograniczeń 30

15 56

16 ECM / DMS ERP CRM ERP CRM ECM DMS 83

17 O nas Partnerzy technologiczne 93

18 Zasady archiwizacji elektronicznej revisionsecurity (Zabezpieczone przed modyfikacją) Verband der Organisations-und Informationssysteme e. V. 1. Każdy dokument musi być prawidłowo przechowywany zgodnie z wymaganiami prawnymi i obowiązującymi wewnątrz organizacji 2. Archiwizacja musi być kompletna żaden dokument nie może zostać utracony w drodze do archiwum lub w samym archiwum 3. Każdy dokument należy archiwizować w najwcześniejszym terminie pod względem organizacyjnym 4. Każdy dokument musi być zgodny z oryginałem i archiwizowany w niezmienionej formie 5. Każdy dokument może być przeglądany tylko przez odpowiednio upoważnionych użytkowników 6. Musi istnieć możliwość odnalezienia i odtworzenia każdego dokumentu w odpowiednim czasie 7. Każdy dokument może być zniszczony, tj. usunięty z archiwum najwcześniej po upływie okresu przechowywania 8. Każda zmiana w elektronicznym systemie archiwum musi być zaprotokołowana w sposób zrozumiały dla uprawnionych 9. Cała organizacyjna i techniczna procedura archiwizacji może być w każdej chwili sprawdzona przez niezależnego eksperta 10. W przypadku jakichkolwiek migracji i zmian w systemie archiwum należy zapewnić zgodność z wszystkich wymienionymi zasadami 105

19 Moduły Przegląd Importowanie & Procesy ELO Business Logic Provider (BLP) ELO XML ELO Barcode ELO COLD Kompatybilność Modułów: ELOoffice ELOprofessional ELOenterprise 144

20 Moduły Przegląd Zapisanie & Bezpieczeństwo ELO Backup ELO Mobil ELO Replication 145

21 Moduły Przegląd Rozpoznanie & Klasyfikacja ELO OCR ELO DocXtractor Utworzenie & Zarządzanie ELO Web Content Management (WCM) ELO Signature 146

22 Moduły Przegląd Pokazanie & Wyszukiwanie ELO Web access ELO for Phone, iphone, ipad, Tablet ELO Windows Client.. ELO strategia Multiklient 147

23 Dostęp do ELO poprzez Windows Klient Nowy interfejs ELO oferuje: Szybszy dostęp do Archiwum Wsparcie intuicyjne przy procesach w firmie Podwyższenie produktywności Szybsze opanowanie interfejsu przez użytkownika 154

24 Dostęp do ELO poprzez JavaClient (Windows, Linux, Mac, Webstart) 155

25 Dostęp do ELO poprzez ELO Web Access 156

26 Obiegi w ELO 159

27 ELO iphone / ipad / Tablet Integracja 160

28 Dostęp do ELO poprzez Outlook 172

29 ELO Add-In for Microsoft Office Word 175

30 ELO Client for Windows Explorer 179

31 ELO Digital Office sp. z o.o. Faktury kosztowe

32 Faktury kosztowe Rozwiązanie Dokumenty-Papier Ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych elektr. XML EDI COLD BLP Skrzynka wejściowa ELO Archiwum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom, ERP 191

33 ELO Digital Office sp. z o.o. Obiegi oparte na formularzach

34 Obieg oparte na formularzach Wniosek urlopowy 202

35 ELO Digital Office sp. z o.o. Kancelaria

36 Kancelaria Rozwiązanie Dokumenty papierowe ręcznie Barcode półautomat OCR DocXtractor Dokumenty elektroniczne DocXtractor ELO XC ELO Notes PDF Wymiana danych XML EDI COLD BLP Skrzynka wejściowa ELO Archiwum SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforcom, ERP/CRM 215

37 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie aktami

38 Zarządzanie Teczkami /Segregatorami Rozwiązanie Archiwum (Papier) Archiwum (ELO) 221

39 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie umowami

40 Zarządzanie umowami Rozwiązanie (Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia) Archiv Dane indeksowe #Ponowne przeł. = #Termin zakończ. = #Przedmiot umowy =. 229

41 ELO Digital Office Sp. z o.o. Zarządzanie ami

42 Management Rozwiązanie Możliwe szenariusze: Po stronie klienta (Mailbox) Po stronie serwera (Mailbox) Dziennik Mailboks Gateway Mailboksy Archiwum Mailserwer 235

43 Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów) Pan Kowalski Pan Schmidt Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość Podanie o prace Potw. dostawy Zamówienia Zarobki Faktury Potw. dostawy Zamówienia Faktury 240

44 Argumentacja pożyteczności: Rachunek 6-minutowy Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem,.. To jest : 10% czasu pracy!!! Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy PLN/rok 10% z tego są PLN!!! 241

45 Porównanie objętości archiwów Archiwum papierowe 1 segregator = 500 arkuszy 1 metr półki = 12 segregatorów = arkuszy 6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału 1 metr regału = 70 segregatorów = arkuszy Archiwum elektroniczne ELO 1 dokument = ca. 60 KB 1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów 1 CD-ROM = 650 MB = dokumentów = 26 segregatorów 1 Hard Disk = 20 GB = dokumentów = 800 segregatorów = 66,67 metry półek = 11,1 m Regału 242

46 Miejsca Pracy z ELO > Licencje produktywnie w użyciu 243

47 Wybrane nowe Referencje

48 Zarządzanie Dokumentami z ELO Live Demo 261

49 Co należy robić? Bezpośredni kontakt do ELO Strona webowa Tel. +48 (95) Kontakt z jednym z naszych Partnerów Biznesowych Odwiedzić ELO na różnych targach w Europie Test ELO poprzez wersję Demo Możliwość ustalenia terminu prezentacji u Państwa e.schoenemann@elo-digital.pl 283

50 Pytania & Odpowiedzi Dziękujemy za uwagę 284

51 ELOECMKONGRES 2013 ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL Gorzów Wlkp. ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone. 342