Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji

Transkrypt

1 Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji DSO-WSC-094-1/2016 Warszawa, dnia 19 marca 2017 r. Egz. Nr 1 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE z kontroli przeprowadzonej w trybie zwykłym, ujętej w Planie Kontroli Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji na 2016 rok, w temacie: Prawidłowość działao podejmowanych przez Wojewodę Mazowieckiego w ramach prowadzonych postępowao administracyjnych w zakresie zmiany imienia i nazwiska, w terminie od dnia 15 do 16 grudnia 2016 r. w Wydziale Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, z siedzibą przy ul. Kruczej 5/11, Warszawa. Czynności kontrolne zostały przeprowadzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092), przez zespół kontrolny Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w składzie: 1. kierownik zespołu kontrolnego - Iwona Perz, główny specjalista w Departamencie Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, działający na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli z dnia 7 grudnia 2016 r., oraz 2. członek zespołu kontrolnego - Janusz Mandziak, specjalista w Departamencie Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, działający na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli z dnia 7 grudnia 2016 r. Zakresem kontroli objęte zostały następujące zagadnienia: 1. Prawidłowośd prowadzenia przez Wojewodę Mazowieckiego jako organu pierwszej i drugiej instancji postępowao administracyjnych w sprawach z zakresu zmiany imienia i nazwiska. 2. Ocena zgodności z prawem wydawanych w tym obszarze decyzji administracyjnych i postanowieo. Strona 1 z 6

2 Kontrolą został objęty okres od dnia 1 marca 2015 r. do dnia 31 października 2016 r. Celem kontroli było ustalenie prawidłowości działao podejmowanych przez Wojewodę Mazowieckiego w zakresie postępowao administracyjnych (odwoławczych oraz prowadzonych w trybach nadzwyczajnych) w zakresie zmiany imienia i nazwiska. W trakcie kontroli ustalono, że Wojewoda Mazowiecki w okresie objętym kontrolą wydał łącznie 19 rozstrzygnięd w sprawach związanych ze zmianą imienia i nazwiska. Kontrola w Wydziale Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie polegała na: sprawdzeniu prawidłowości obliczania przez Wojewodę Mazowieckiego czy zachowane zostały terminy do wniesienia środków odwoławczych (odwołao i zażaleo); ustaleniu prawidłowości zastosowania procedury administracyjnej, w tym oceny, czy Wojewoda Mazowiecki w sposób właściwy dokonywał kontroli przeprowadzenia postępowao administracyjnych przez organy pierwszej instancji, a także prawidłowości zastosowania procedury administracyjnej w postępowaniu odwoławczym. Nadto, kontrola obejmowała zagadnienia związane z ustaleniem: terminowości rozpatrywania przez Wojewodę Mazowieckiego środków odwoławczych od rozstrzygnięd wydanych przez kierowników urzędów stanu cywilnego w pierwszej instancji; prawidłowości procedury administracyjnej zastosowanej w postępowaniach administracyjnych prowadzonych w trybach szczególnych. Wskazane zagadnienia zostały poddane kontroli w oparciu o wybraną próbę badawczą: kontroli poddano wszystkie wydane przez Wojewodę Mazowieckiego w okresie 1 marzec 2015 r październik 2016 r. rozstrzygnięcia w zakresie zmiany imienia i nazwiska. Ogółem kontroli poddano 14 postępowao administracyjnych. Odstąpiono bowiem od oceny 5 spraw, w których Wojewoda Mazowiecki wydał rozstrzygnięcia w przedmiocie zmiany imienia i nazwiska, tj. spraw o numerze: WSO-I , WSO-I , WSO , WSO , WSO , zważając, że podlegały one albo dopiero będą podlegały ocenie sądowej, na skutek złożenia przez strony wskazanych postępowao skarg na rozstrzygnięcia Wojewody Mazowieckiego do sądów administracyjnych (WSA, NSA). Ocena działalności Wydziału Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie w zakresie objętym kontrolą przeprowadzona została pod względem legalności, celowości oraz rzetelności. Realizację zadao w zakresie: 1. prawidłowośd ustalenia przez Wojewodę zachowania terminu do wniesienia środka odwoławczego (odwołania, zażalenia); 2. prawidłowośd procedury administracyjnej, w tym: a) prawidłowośd dokonanej przez Wojewodę oceny sposobu przeprowadzenia postępowania przez organ pierwszej instancji; Strona 2 z 6

3 b) prawidłowośd procedury administracyjnej w postępowaniu odwoławczym; 3. terminowośd rozpatrywania przez Wojewodę środków odwoławczych od rozstrzygnięd wydanych przez kierownika urzędu stanu cywilnego w pierwszej instancji; 4. prawidłowośd procedury administracyjnej w postępowaniach administracyjnych prowadzonych przez Wojewodę w trybach szczególnych; oceniono - na podstawie analizy wybranych akt postępowao administracyjnych; zebranych materiałów; a także uzyskanych wyjaśnieo - pozytywnie. Powyższa ocena wynikała z dokonanych w toku kontroli następujących ustaleo: I. Organizacja pracy Wydziału Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie W okresie objętym kontrolą, podstawowym aktem określającym organizację pracy Wydziału Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie był Regulamin Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie 1. Zgodnie z 30 Regulaminu, w zakresie spraw związanych ze zmianą imienia i nazwiska, do zadao Wydziału Spraw Obywatelskich należy w szczególności nadzorowanie spraw z zakresu zmiany imienia i nazwiska, w tym rozpatrywanie odwołao od decyzji wydanych przez organy I instancji. Uszczegółowienie zasad regulujących organizację pracy Wydziału ujęto w Regulaminie Wewnętrznym Wydziału Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, który został ustalony na podstawie 10 Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie. Dokument ten określa w szczególności zadania i strukturę organizacyjną, zadania kierownictwa oraz zakres działania wewnętrznych komórek organizacyjnych Wydziału Spraw Obywatelskich. W oparciu o wskazany Regulamin ustalono, że Wydział Spraw Obywatelskich podzielony jest na komórki organizacyjne: Oddział Ewidencji Obywateli, Oddział Paszportów z wyodrębnionymi Referatami i TTP, Oddział Ogólny oraz Oddziały Spraw Obywatelskich w delegaturach - Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu, Siedlcach. Ogólne kierownictwo Wydziału oraz nadzór nad pracą Wydziału sprawuje Dyrektor Wydziału. Bezpośredni nadzór nad wykonywaniem zadao przez Oddział Ewidencji Obywateli należy do Dyrektora. W toku kontroli ustalono, że w Oddziale Ewidencji Obywateli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie w okresie od dnia 1 marca 2015 r. do 31 października 2016 r. zatrudnionych było jedenaście osób podlegających bezpośrednio kierownikowi Oddziału. Prowadzenie postępowao 1 Załącznik do Zarządzenia Nr 377 Wojewody Mazowieckiego z dnia 31 lipca 2014 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie. Strona 3 z 6

4 administracyjnych w I i II instancji w sprawach dotyczących zmiany imienia i nazwiska, w tym przygotowywanie decyzji, w zakresie czynności miało dziewięd osób. Z uzyskanych w czasie kontroli ustnych wyjaśnieo wynika, że sprawami z zakresu zmiany imienia i nazwiska zajmują się pracownicy posiadający najdłuższy staż pracy i odpowiednią wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu postępowao administracyjnych o szczególnie skomplikowanym charakterze i niepowtarzalnym stanie faktycznym. II. Ocena realizacji zadao przez Wydział Spraw Obywatelskich Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie 1. Prawidłowośd ustalenia przez Wojewodę Mazowieckiego zachowania terminu do wniesienia środka odwoławczego (odwołania, zażalenia). Zgodnie z treścią przepisu art Kodeksu postępowania administracyjnego odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Stosownie do 2 tego przepisu, odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie. Niniejszy przepis obliguje zatem organ administracji publicznej, by po otrzymaniu odwołania, przed dokonaniem merytorycznego rozpoznania sprawy, zbadał w postępowaniu wstępnym, czy odwołanie jest dopuszczalne oraz czy zostało wniesione z zachowaniem zakreślonego terminu. Przeprowadzona analiza akt czternastu postępowao administracyjnych w przedmiocie zmiany imienia i nazwiska wykazała, że Wojewoda Mazowiecki dokonywał weryfikacji powyższego i tym samym nie spowodował naruszenia przepisów procedury administracyjnej obowiązujących w tym zakresie. Prawidłowo badał, czy odwołania w poszczególnych sprawach spełniają określone warunki formalne, w tym ustalając nie tylko datę doręczenia decyzji stronie, ale również czy doręczenie to spełniało warunki pozwalające uznad je za doręczone ze skutkiem prawnym. Należy bowiem wskazad, że w sytuacji nieuznania doręczenia ze skutkiem prawnym, nie rozpoczyna się dla strony bieg terminu do złożenia odwołania. 2. Ustalenie prawidłowości zastosowania procedury administracyjnej. a) Prawidłowośd dokonanej przez Wojewodę Mazowieckiego oceny sposobu przeprowadzenia postępowania przez organ pierwszej instancji. W ramach kontrolowanych postępowao Zespół kontrolny szczególną uwagę zwrócił na dochowywanie terminów do załatwienia spraw. Przepisy art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego, stanowią, że niezwłocznie powinny byd załatwiane sprawy, które mogą byd Strona 4 z 6

5 rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpid nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż wciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Analiza kontrolowanych spraw wykazała, że organy pierwszej instancji albo kooczyły prowadzone postępowania administracyjne z zakresu zmiany imienia i nazwiska w przypisanym terminie, albo zgodnie z przepisami zawiadamiały strony o konieczności przedłużenia postępowania. Ów dłuższy termin załatwienia sprawy wynikał ze szczególnego skomplikowania sprawy lub potrzeby prowadzenia w niej dalszych czynności wyjaśniających. W każdym przypadku wydłużenia postępowania chodziło o przyczyny pozostające w bezpośrednim związku z rozpoznaniem i rozstrzygnięciem danej sprawy, tj. mające znaczenie dla wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności istotnych w sprawie lub dla możliwości bądź sposobu jej koocowego załatwienia. Wobec braku uchybieo powstających po stronie kierowników urzędów stanu cywilnego w omawianym zakresie, nie zachodziła po stronie Wojewody Mazowieckiego potrzeba podejmowania szczególnych działao nadzorczych zmierzających do ich wyeliminowania. b) Prawidłowośd zastosowania procedury administracyjnej w postępowaniach odwoławczych. Wśród wszystkich skontrolowanych w ramach przyjętej próby akt postępowao dotyczących zmiany imienia i nazwiska w zakresie prawidłowości zastosowania procedury odwoławczej przez Wojewodę Mazowieckiego nie stwierdzono uchybieo w tym zakresie. Wojewoda Mazowiecki badał w sposób szczegółowy zasadnośd i prawidłowośd podjętych przez organy pierwszej instancji decyzji i postanowieo oraz wydawał rozstrzygnięcia w przewidzianej przez przepisy procedury administracyjnej formie (decyzji, postanowienia), zależnie od charakteru sprawy. Jego rozstrzygnięcia zawierały wszystkie elementy określone w przepisie art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego, jak również były doręczane w sposób zgodny z przepisami zamieszczonymi w Rozdziale 8 Doręczenia Działu I Kodeksu postępowania administracyjnego. 3) Ustalenie terminowości rozpatrywania przez Wojewodę Mazowieckiego środków odwoławczych od rozstrzygnięd wydanych przez organy gmin w pierwszej instancji. Na czternaście poddanych kontroli spraw, nie stwierdzono żadnych uchybieo po stronie Wojewody Mazowieckiego w zakresie terminowości rozpoznawania środków odwoławczych; wszystkie Strona 5 z 6

6 odwołania złożone do rozpoznania Wojewodzie Mazowieckiemu w zakresie zmiany imienia i nazwiska, Wojewoda rozpatrywał przed upływem miesiąca, licząc od daty wpływu odwołania do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, załatwiając sprawę wydaniem decyzji bądź postanowienia, uwzględniając zasadę szybkości i wnikliwości postępowania wynikającą z art. 12 Kodeksu postępowania administracyjnego. Organ prowadził postępowania w sposób efektywny, poprzez wykonywanie czynności w krótkim okresie czasu tak organizując postępowanie, by zakooczyło się w ustawowym terminie. 4) Prawidłowośd procedury administracyjnej zastosowanej w postępowaniach administracyjnych prowadzonych w trybach szczególnych. W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki nie prowadził postępowao w trybach szczególnych. Niniejsze wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Wystąpienie pokontrolne zostało podpisane w siedzibie zarządzającego kontrolę w dniu 29 marca 2017 r. przez kierownika jednostki kontrolującej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, a następnie zostało przekazane kierownikowi jednostki kontrolowanej. Kierownik jednostki kontrolującej MSWiA Z upoważnienia Ministra SWiA Zastępca Dyrektora Departamentu Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji Urszula Rudynek-Ciechomska Wykonano w 2 egzemplarzach: Egz. nr 1 otrzymuje Wojewoda Mazowiecki; Egz. nr 2 - akta kontroli. Strona 6 z 6