1':\.N - Otltl t.inll{ntnwirc I'L ISSN 02111!-'JJ!I(,

Transkrypt

1 26/4 Soitił11t:ion u' ~ktnh ~nd,\njs, No 26. t<j% 1\:t".cpni~cic Mcni i Stopów. Nr 2(,, 1?% 1':\.N - Ott t.in{ntnwirc I'L ISSN 02111!-'JJ!I(, DOŚWIADCZENIA WYNIKA.JĄCE Z OPRACOWANI_A, WDROŻENIA I CERTYFIKACJI SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOSCI WG NORMY ISO 9002 W ODLEWNI ŻELIW A "ŚREM" S.A. DEKERT Jan Odewnia Zetiwa "Śrem SA, u. Staszica, Śrcm Odewnia Ze! iwa ) rem" S. A. uzyskała w sierpniu 1995 roku certyfikat zatwierdzający System Zapewnienia Jakości, wydany przez Loyd's Register Quaity Assurance Ltd. Opracowanie dokumentacji i wdrożenie systemu trwało ponad 3 ata. W poszczegónych etapach tworzenia systemu zaobserwowane zostały specyficzne zjawiska i mechanizmy mające istotny wpływ na przyjęcie konkretnych rozwiązań. Zebrane doświadczenia dotyczą głównie uwarunkowań przy podejmowaniu decyzji o adaptacji systemu w firmie oraz metod wdrażania przyjętych rozwiązań i kierunkach rozwojowych systemu. Seria norm ISO 9000 została opracowana w 1987 roku w oparciu o standardy brytyjskie (BS 5750) Znajduje ona także wiee odbić w amerykańskich normach związanych z przemysłem zbrojeniowym. Najbardziej aktuane wydanie, poważnie zmienione, omawianych norm pochodzi z 1994 roku, w Posce istniejące niestety jedynie w niepełnych projektach. Dokumenty te nie mają charakteru technicznego ecz odno sz ą się w całości do zagadniei1 związanych z organizacją i zarządzaniem w przedsiębiorstwie W skład serii norm wchodzi 5 standardów: - ISO norma instruktażowa pozwaająca na wybór jednego z modei; - ISO 9001, ISO 9002 i ISO normy właściwe, stanowiąc e poszczegóne modee odniesione do konkretnej organizacji; - ISO norma wskazująca metody niektórych rozwiązań w poszczegónych modeach.

2 43 Oznacza to, że przedsiębiorstwo, które przystępuje do opracowania i wdrożenia Systemu Zapewnienia Jakości jest zmuszone do samodzienego dokonania wyboru modeu normy właściwego da swojej działaności. Doświadczenia wynikające z opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemu Zapewnienia Jakości wg normy ISO 9002, tzn. wg modeu obejmującego produkcję, rozwój, instaowanie i serwis, są tematem niniejszego referatu. W Odewni Żeiwa "ŚREM" SA prace związane z adaptacją normy ISO 9002 podzieone zostały na kika etapów: ) wykonanie anaizy zbieżności funkcjonującego w firmie systemu jakości z wymaganiami normy; 2) podjęcie decyzji o opracowaniu dokumentacji systemu i podporządkowanie organizacji wymaganiom normy; 3) opracowanie pełnej dokumentacji systemu, wykonanie aktuaizacji, modernizacji i adaptacji dokumentacji dotychczas obowiązującej oraz ureguowanie wszystkich wewnętrznych aktów prawnych; 4) sukcesywne wdrażanie systemu zgodnie z systematycznie opracowywaną dokumentacją; 5) przeprowadzenie certyfikacji systemu; 6) utrzymanie i rozwój systemu. Anaiza przedstawionych etapów obrazuje całą złożoność probemów a poniższe wyjaśnienia stanowią ich omówienie. ad ) W każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym istnieje jakiś system jakości, kojarzący się najczęściej z wykonywaniem kontroi wyrobów na różnych etapach procesu produkcyjnego. System taki może być mniej ub bardziej skompikowany w zaeżności od rodzaju produkcji. Istniał on także oczywiście w Odewni Żeiwa "ŚREM" SA, a jego złożoność była znaczna, gdyż kontroą były objęte wszystkie ważniejsze etapy procesu. Czynności kontrone dotyczyły : sprawdzania jakości dostaw, jakości modei, żeiwa w stanie płynnym i stałym, mas formierskich i rdzeniowych, form, rdzennic i rdzeni oraz gotowych wyrobów. Ten sposób kontroi pozwaa jedynie dość skutecznie eiminować z procesu wyroby wadiwe. Jest on jednocześnie jednym z eementów systemu jakości wg normy ISO Powyższe wyjaśnienia wskazują, że niezbędne jest dokonanie szczegółowej anaizy istniejącego w firmie systemu, stwierdzenie zakresu jego zgodności z wymaganiami normy tak,

3 44 aby wykorzystanie dotychczasowej praktyki było jak najpełniejsze. W Odewni anaizę taką wykonano bardzo starannie poświęcając na to zadanie pół roku intensywnej pracy. Ocena zgodności istniejącej praktyki z normą pozwaa na wstępne okreśenie zakresu prac, jakie trzeba będzie włożyć w przygotowanie dokumentacji systemu. ad 2) Decyzja o przystąpieniu do opracowania dokumentacji systemu jakości Wg normy serii ISO 9000 ma da przedsiębiorstwa znaczenie strategiczne. Stąd wymaga ona głębokiej anaizy, rozpoznania stron pozytywnych i negatywnych. Decyzja ta jest tym trudniejsza, że pociąga za sobą konieczność dokonania zmian organizacyjnych. Naeży zdać sobie sprawę z tego, że większość naszych przedsiębiorstw posiada przestarzałe struktury organizacyjne, nie przystosowane do wprowadzenia kompeksowego zarządzania jakością a tym bardziej do zarządzania poprzez jakość. Koejnym probemem przy podejmowaniu omawianej decyzji jest często niski poziom przedmiotowej wiedzy we wszystkich grupach zawodowych znajdujących się w strukturze organizacji powodujący często niechęć do zmian. Naeży także zdać sobie sprawę z tego, że skuteczne wdrożenie norm serii ISO 9000 wymaga dużego zaangażowania najwyższego kierownictwa firmy jako głównego kreatora i animatora poityki jakości. W sytuacji transformacji ekonomicznej i obaw akwizycyjnych, zainteresowanie systemami jakości często nie jest zagadnieniem pierwszopanowym. Dodatkowy probem stanowią trudności finansowe firm, a warto zaznaczyć, że wdrożenie systemu jest zadaniem dość kosztownym. W strukturze kosztów mieszczą się przede wszystkim wszechstronne szkoenia pracownicze a także opłaty poigraficzne, edytorskie, autorskie i inne wynikające ze zmian organizacyjnych oraz opłaty certyfikacyjne. Wdrożenie systemu jakości wg omawianych norm musi nieść ze sobą także zmiany w mentaności wszystkich pracowników firmy i jest to, jak można stwierdzić z autopsji, probem największy. W warunkach śremskiej odewni ostateczna decyzja dotycząca przystąpienia do opracowania systemu jakości wg normy ISO 9002 była poprzedzona wieoma konsutacjami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Głęboka anaiza argumentów ".za" i "przeciw" doprowadziła jednak dyrekcję zakładu do stanowiska aprobującego. Decyzja taka pociągnęła za sobą natychmiastowe zmiany organizacyjne, które m. in. doprowadziły do powstania komórki organizacyjnej odpowiedzianej za wszekie działania związane z opracowaniem i wdrożeniem systemu. Z kikuetniej perspektywy decyzję tę i następujące po niej rozwiązania naeży uznać za posunięcia trafue.

4 45 ad 3) Typowa dokumentacja systemu jakości opartego o wymagania nonny ISO 9002 składa się z trzech poziomów. Dokumentem wiodącym jest Księga Jakości, która jest swoistym przewodnikiem po systemie, a poszczegóne jej rozdziały są odpowiednikami punktów nonny. Zawiera ona także sformułowaną przez Dyrektora Naczenego poitykę jakości reaizowaną przez przedsiębiorstwo oraz okreśenie jakościowych ceów operacyjnych i strategicznych firmy. Drugi poziom dokumentacji systemu J akości obejmuje, iczący obecnie 48 sztuk, zbiór procedur. Procedury systemu jakości są dokumentami okreśającymi odpowiedzianość oraz zakres i koejność działań w poszczegónych obszarach działaności przedsiębiorstwa odniesionymi do wymagań nonny. Trzeci, ostatni poziom dokumentacji stanowi zbiór ok. 150 instrukcji szczegółowo reguujących wszystkie zagadnienia techniczne, technoogiczne i organizacyjne związane z systemem. Wszystkie poziomy dokumentacyjne, łącznie ze stosowanymi drukami i formuarzami są połączone ściśe zdefiniowanym kodem numeracyjnym. Pozwaa to na zapewnienie pełnego nadzoru nad dokumentacją Dokumentacja systemu jakości w Odewni uega ciągłym przeobrażeniom. Niektóre z dokumentów posiadają już czwarte i piąte wydania. Ciągła modyfikacja dokumentacji świadczy z jednej strony o jej niepełnej trafności a z drugiej o tym, że jest ona czytana i anaizowana, co z koei oznacza, że system jest organizmem żywym, zm1emającym i rozwijającym się. Zdaniem autorów dokumentacji systemu jakości w Odewni nie naeży w pierwszym okresie jej tworzenia dążyć do absoutnej perfekcji, gdyż nadmiernie wydłuża się czas opracowania i następuje swoiste spaenie inteektuane twórców. Korzystniejsze jest dopinowanie kompetności, nie zostawianie białych pam, które "kiedyś" się wypełni. Opracowaną dokumentację powinny weryfikować zdobywane sukcesywnie w1adomości i doświadczenie. ad 4) Doświadczenia śremskiej odewni pozwaają na sformułowanie tezy, że opracowane systematycznie procedury i instrukcje naeży sukcesywnie wdratać. Niekorzystne natomiast jest opracowanie całej dokumentacji i jej jednorazowe wprowadzenie za pomocą zarządzenia. Duże skompikowanie dokumentacyjne, pojawienie się wieu nieznanych dotąd rozwiązań może spowodować zupełny paraiż organizacyjny. Warto dodać w tym miejscu, że seria norm ISO 9000 niesie cały szereg nieznanych dotąd w naszych organizacjach pojęć i działań. Naeżą do nich, w wiekim skrócie: kompeten~je pełnomocników d/s jakości, przegądy wykonywane przez kierownictwo, przegądy umów, kwaifikacje dostawców, nadzorowanie wyposażenia produkcyjnego i kontronego, nadzorowanie zapisów dot. jakości,

5 46 pojęcia serwisu, auditów wewnętrznych i wiee innych. Wdrożenie wszystkich wymagań normy, pełna reaizacja jej postanowień i zarządzanie jakością zgodnie z fiozofią wyznawaną przez współczesnych teoretyków (Juran, Deming, Kindarski) zajmujących się tą tematykąjest w naszych warunkach bardzo trudne, chociaż konieczne. Uwarunkowań i usprawiediwień w tej materii jest wiee, część z nich posiada uzasadnienie historyczne, jednakże uporczywe i sukcesywne wdrażanie systemów jakości i ich rozwój naeży traktować jako nieustający i konieczny proces. ad 5) Wdrożony i funkcjonujący system jakości naeży poddać certyfikacji w niezaeżnej, upoważnionej instytucji. Odewnia Żeiwa "ŚREM'' SA przeprowadziła certyfikację swojego systemu poprzez Loyd's Register Quaity Assurance Ltd. Proces certyfikacji składający się z auditu wstępnego, auditu dok'umentacji i auditu certyfikującego rozpoczął się w maju a zakończył w sierpniu 1995 roku uzyskaniem zatwierdzenia. Potraktowany został jako znaczący sukces całej załogi. Był ukoronowaniem ponad 3 etniej uporczywej pracy i osobistym sukcesem jego autorów. Warto tutaj zwrócić uwagę na konieczność przeprowadzenia rozpoznania i najkorzystniejszego, zgodnie z przyjętymi kryteriami, doboru firmy certyfikującej. Naeży przy tym wykorzystać wszystkie możiwe aspekty rozpoznania marketingowego, gdyż wybór firmy certyfikującej oznacza związanie się z nią (poprzez serię auritów kontronych) na okres co najmniej trzyetni. ad 6} Uzyskany certyfikat nie jest wydany raz na zawsze. W okreśonych odstępach czasu przeprowadzone są audity kontrone, które mają potwierdzić, że system jest utrzymany oraz że następuje jego systematyczny, ciągły rozwój. W marcu b.r. odbył się w Odewni pierwszy audit kontrony, który, wg naszej oceny, doprowadził do zwiększenia wymagań, a to z koei wymogło na naszej firmie wprowadzenie wieu zmian zmierzających do udoskonaenia systemu. Takie postępowanie wymusza rozwój i jest nośnikiem postępu w kierunku fiozofii okreśanej mianem TQM (Tota Quaity Management). Skrócony opis drogi Odewni Żeiwa "ŚREM" SA do opracowania, wdrożenia i certyfikacji systemu przedstawia rys.

6 47 Anaiza systemu. funkcjonującego t ocena zbieżności w wymag. nonny IS DyrekcJa Odewni Dział Kontroi Jakości Podjęcie decyzji o opracowaniu systemujak ości Dyrekcja Odewni Powołanie Służby Zapewnienia Jakości Dyrekcja Odewni Powołanie zespołów autorskich Dyrekcja Odewni Służba Zapewnienia Jakości Sukcesywne opracowanie dokumentacji Zespoły autorskie Służba Zapewnienia Jukości Sukcesywne wdrażanie dokumentacji Jednostki organizacyjne Odewni Przeprowadzeni e auritów wewnętrznych Zespół auditorów zakładowych 2

7 48 N Pełnomocnik Ostateczna ocena wdrożenia Zarząd S p ółki + Pełnomocnik Jednostki org. +zespoły autorskie Wykonanie poprawek i uzupełnień Zarząd Spółki + Penomocnik Auditowane Jednostki Organizacyj n e Pełnomocnik d/s Jakośc i Podpisanie umowy zlrqa Wykonanie audi tu wstępnego N Zarząd Spółki ---! LRQA_] LRQA Pełnomocnik N Wykonanie auditu - - LRQA dokumentów _.

8 49 Pełnomocnik N Rekomendacja L-----~do zatwierdzenia - - c -~-_J --1 LRQA LRQA Załoga Odewni --1 LRQA Trwający proces Rys.. Skrócony schemat bokowy dotyczący opracowania, wdrożenia i certyfikacji Systemu Zapewnienia Jakości w Odewni Żeiwa " ŚREM" SA