Fundusze Europejskie dla Rozwoju Polski Wschodniej. ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia r.

Transkrypt

1 Rzeszów, data r. ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia r. dotyczące wyboru Wykonawcy zamówienia (usługi): organizacja konferencji naukowej w ramach Projektu,,Wschodni Klaster Odlewniczy KOM-CAST współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej , Oś priorytetowa: I Nowoczesna Gospodarka, Działanie: I.4 Promocja i współpraca, Komponent: Współpraca, Obszar: Tworzenie i rozwój klastrów. Postępowanie prowadzone w trybie art i ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) i Uchwały nr 2/2012 Zarządu Stowarzyszenia Producentów Komponentów Odlewniczych KOM-CAST z siedzibą w Rzeszowie z dnia 22 czerwca 2012 roku Do postępowania nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 223 z 2007 roku poz z późniejszymi zmianami). I. Zamawiający: Stowarzyszenie Producentów Komponentów Odlewniczych KOM-CAST z siedzibą w Rzeszowie ul. Hetmańska 120, Rzeszów , NIP , REGON , zwany w dalszej części Zamawiającym, zaprasza Wykonawców do złożenia oferty cenowej. II. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na organizacji minimum 3 dniowej konferencji naukowej o charakterze międzynarodowym z elementami promocji Klastra dla grupy około 100 osób w dniach pomiędzy 8 a 12 listopada 2014r. w ramach realizacji projektu,,wschodni Klaster Odlewniczy KOM-CAST współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej , Oś priorytetowa: I Nowoczesna Gospodarka, Działanie: I.4 Promocja i współpraca, Komponent: Współpraca, Obszar: Tworzenie i rozwój klastrów, według poniższej specyfikacji: 1. Zapewnienie noclegów dla uczestników konferencji: Wykonawca zapewni uczestnikom w całym okresie pobytu (minimum 2 noclegi) zakwaterowanie w jednym obiekcie zapewniającym uczestnikom dobre warunki pobytu (hotel o standardzie przynajmniej 3 gwiazdkowym, w pokojach jednoosobowych oraz dwuosobowych. Każdy z pokojów musi być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym). 1

2 2. Zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników konferencji: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić pełne wyżywienie w ciągu wszystkich dni konferencji składające się ze śniadania, przerwy kawowej, obiadu (ciepły posiłek) i kolacji. Wszelkie posiłki będą wydawane w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdek. 3. Zapewnienie infrastruktury niezbędnej do przeprowadzenia konferencji, a w szczególności do przeprowadzenia: Wystąpień konferencyjnych (salę na minimum 100 osób, miejsca siedzące, zaopatrzoną w system nagłośnienia, projektor oraz ekran) paneli dyskusyjnych, forum wymiany poglądów, spotkań networkingowych. 4. Wydawnictwo pokonferencyjne: Ilość 200 szt., okładka kolor foliowana, objętość około 200 stron, format A4. 5. Organizację promocji Wschodniego Klastra Odlewniczego KOM-CAST, w tym: Dystrybucję podczas poszczególnych sesji konferencji materiałów promocyjnych Klastra, zaproszenie przedstawicieli mediów, organizację briefingów prasowych oraz publikację materiałów pokonferencyjnych w prasie branżowej. 6. Ubezpieczenie uczestników konferencji branżowej od następstw nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia. Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia każdego z uczestników konferencji od następstw nieszczęśliwych wypadków, jak również od kosztów leczenia. 7. Przygotowanie dokładnego programu przeprowadzenia konferencji z rozkładem czasu organizowanych działań. W ramach konferencji naukowej zaproszeni goście z świata nauki oraz przemysłu odlewniczego z Polski i zagranicy oraz przedstawiciele porozumień kooperacyjnych/klastrowych powinni mieć możliwość zapoznania się z najnowszymi osiągnięciami technologicznymi, naukowymi i aparaturowymi w branży. Ponadto celem konferencji jest umożliwienie spotkań oraz integracji środowiska odlewniczego wokół idei klasteringu, prezentacja dobrych praktyk, wymiana doświadczeń, zapoznanie się z zakresem i sposobem działalności krajowych oraz zagranicznych przedsiębiorstw, zasad wewnętrznej kooperacji oraz współpracy z partnerami zewnętrznymi. III. Termin realizacji: Termin wykonania przedmiotu zamówienia pomiędzy dniami r. IV. Wymagania związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia: 1. Warunki udziału 2

3 1) O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności: a) pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika; b) pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa, lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) Posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia. Warunek ten będzie spełniony przez Wykonawcę jeżeli: w okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał minimum 3 usługi dla klastrów, w tym minimum 1 współfinansowaną w ramach projektu finansowanego z funduszy strukturalnych Potwierdzeniem spełniania niniejszego warunku jest podpisanie przez Oferenta Oświadczenia zawartego w załączonym Formularzu Oferty oraz wypełnienie Formularza Wykaz Wykonanych Usług - będącego załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferenta do przedłożenia w ciągu 2 dni dokumentów poświadczających zrealizowanie ww. usług (kserokopie umów, faktur, referencje lub dokumenty równoważne). Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta, który poświadczy informacje nieprawdziwe. c) dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 2. Zawartość oferty: Oferta powinna zawierać: a) Wypełniony Formularz Oferty stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, b) Wypełniony Wykaz Wykonanych Usług dla Klastrów Załącznik nr 2, c) Przygotowany program przeprowadzenia konferencji naukowej dla grupy około 100 osób wraz z rozkładem czasu przygotowany przez Wykonawcę, uwzględniający wszelkie zaplanowane wystąpienia konferencyjne, panele dyskusyjne, fora wymiany poglądów, spotkania networkingowe oraz organizację briefingów prasowych. V. Kryteria i zasady oceny oferty: 1. a) 70 % - cena brutto (maksymalna ilość punktów do uzyskania 70); b) 30 % - ocena doświadczenia w realizacji zamówień dla klastrów poprzez przedstawienie wykazu zrealizowanych usług (maksymalna ilość punktów do uzyskania 30); 3

4 2. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryteria oceny. 3. Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów: a) kryterium ceny: Oferta będzie rozpatrywana na podstawie ceny brutto podanej przez oferenta. Punkty przyznane poszczególnym ofertom będą obliczane w następujący sposób: - pozyskana oferta o najniższej cenie otrzymuje 70 pkt. Cena ta staje się ceną bazową dla oceny pozostałych ofert. - punkty przyznane każdej ofercie o cenie wyższej będą wyliczane według poniższego wzoru: P = x C : C N gdzie: P ilość przyznanych punktów za cenę zaokrągloną do pełnych jedności C cena oferowana (wyższa od ceny bazowej) C N cena bazowa (najniższa) W przypadku wyniku ujemnego oferta otrzyma 0 punktów. b) kryterium doświadczenia w realizacji zamówień dla klastrów: W tym kryterium oferta może otrzymać od 0 do 30 pkt. Analizie zostanie poddana ilość zrealizowanych zamówień na wykonanie podobnych zleceń w ciągu ostatnich 2 lat. Oferent który zrealizował najwięcej tego typu zleceń otrzyma 30 pkt. Pozostali oferenci otrzymają proporcjonalnie mniejszą ilość punktów. Na przykład - oferta o ilości zleceń 10 (największa liczba zleceń) - otrzymuje 30 pkt. a oferta która zrealizowała 5 tego typu zleceń otrzyma 15 pkt. VI. Realizacja i rozliczenie: 1) Oferta wykonawcy musi zawierać następujące dokumenty: - wypełniony Formularz Oferty (Załącznik nr 1), - wypełniony Wykaz Wykonanych Usług dla Klastrów (Załącznik nr 2), - Przygotowany program przeprowadzenia zagranicznej misji branżowej dla grupy zorganizowanej wraz z rozkładem czasu i miejsc spotkań przygotowany przez Wykonawcę, uwzględniający spotkania z min. pięcioma firmami odlewniczymi. - odpis aktualny z KRS oferenta lub zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej (dotyczy podmiotów na których ciąży ustawowy obowiązek wpisu do KRS lub Ewidencji Działalności Gospodarczej). 2) Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. 3) Cena winna uwzględniać również opłaty celne, podatki, wraz z podatkiem od towarów i usług - VAT. 4) Cena musi być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4

5 5) Płatności realizowane będą przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze w ciągu 21 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. 6) Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN. 7) Wykonawca związany będzie ofertą do 30 dni od daty terminu składania ofert. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VII. Sposób, miejsce oraz termin złożenia ofert: 1) Kompletne oferty należy składać w zaklejonej kopercie zawierającej dane adresowe/ pieczęć oferenta, adres Zamawiającego oraz dopisek: organizacja konferencji naukowej. 2) Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego i na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 3) Ofertę w odpowiedzi na otrzymane zapytanie należy przesłać pocztą na adres Biura Wschodniego Klastra Odlewniczego KOM-CAST: ul. Żwirki i Wigury 2, Rzeszów, z dopiskiem: bud. E, pok. 55 lub złożyć osobiście w siedzibie Biura Klastra KOM-CAST w terminie do dnia r. 4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6) Wybór i ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia r. 7) Wyniki postępowania ofertowego zostaną umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego i na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego, a także zostaną przesłane pisemnie do wszystkich uczestników postępowania. VIII. Pozostałe informacje: 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą, w zakresie szczegółów realizacyjnych. 2) W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania informacji za pomocą poczty elektronicznej na adres: info.komcast@gmail.com. 3) Szczegółowe informacje na temat zapytania można uzyskać pod numerem telefonu: ) Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone. 5) Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. 6) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 7) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do: zmiany lub odwołania niniejszego ogłoszenia, zmiany warunków lub terminów prowadzonego postępowania ofertowego, 5

6 unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do zakończenia postępowania bez wyboru oferty. IX. Załączniki: 1. Formularz Oferty Załącznik nr 1, 2. Wykaz Wykonanych Usług - Załącznik nr 2. 6