BROSZURA INFORMACYJNA E-CARGO

Transkrypt

1 BROSZURA INFORMACYJNA E-CARGO

2 SPIS TREŚCI I. Terminologia II. e-cargo i jego zalety III. e-awb IV. Multilateralne umowy e-awb V. Procedury ogólne VI. Procedura nadawania przesyłek LO na zasadach e-cargo VII. Booking na stronie WWW 2

3 I. TERMINOLOGIA ARR AWB AWD DEP DLV DO DS EAW EAP EDI FF FHL FSU FTP FWB MAN NFD RCF RCS SHC Przesyłka dostarczona konkretnym lotem List przewozowy Przesyłka z dostarczoną przychodzącą dokumentacją Przesyłka wysłana konkretnym lotem Przesyłka dostarczona do odbiorcy bądź agenta Polecenie dostawy Arkusz dostawy Elektroniczny list przewozowy bez załączonych dokumentów Elektroniczny list przewozowy z załączonymi dokumentami Elektroniczna wymiana danych Spedytor Elektroniczny list przewozowy w konsolidacji Aktualizacja statusu przesyłki dla wszystkich przemieszczeń ładunku Protokół transferu plików Elektroniczny list przewozowy Lista załadunkowa na konkretny lot Przesyłka, o której odbiorca lub agent został poinformowany Przesyłka fizycznie dostarczona z lotu Przesyłka fizycznie odebrana Specjalny kod handlingowy (EAW/EAP) 3

4 II. e-cargo I JEGO ZALETY Głównym założeniem programu e-cargo jest stworzenie łańcucha dostaw cargo wykorzystującego transport lotniczy, w którym nie będzie potrzeby używania papierowych dokumentów. Mają one zostać całkowicie zastąpione przez elektroniczną wymianę danych. Zasadniczym celem wprowadzenia zasad e-cargo jest poprawienie wydajności i redukcja kosztów w łańcuchu dostaw. Korzyści: zmniejszenie kosztów transportu zwiększenie bezpieczeństwa oraz prędkości przesyłania danych skrócenie czasu dostawy możliwość przesyłu danych dotyczących przesyłki przed jej fizycznym dostarczeniem zmniejszenie opóźnień w dostawie spowodowanych zagubieniem dokumentacji działanie proekologiczne oraz redukcja kosztów związanych z wydrukiem, przewozem i archiwizacją papierowych dokumentów Dowiedz się więcej na: III. e-awb List przewozowy jest umową przewozową pomiędzy linią lotniczą a nadawcą. Zadaniem e-awb jest zastąpienie papierowej wersji listu elektroniczną. Wymiana informacji pomiędzy linią lotniczą a nadawcą następuje za pomocą wiadomości EDI (Electronic Data Interchange Elektroniczna Wymiana Danych). Awers papierowego listu przewozowego jest zastąpiony elektronicznym przesyłaniem danych. Rewers papierowego listu przewozowego jest zastąpiony przez multilateralną umowę e-awb. Dzięki elektronicznej wersji listu przewozowego nie ma już obowiązku drukowania, przewożenia i archiwizowania papierowych wersji AWB. Dowiedz się więcej na: 4

5 IV. MULTILATERALNE UMOWY e-awb Umowa multilateralna jest podstawą prawną do świadczenia usług e-cargo. Reguluje prawnie takie kwestie, jak: prawa i obowiązki stron podpisujących umowę, bezpieczeństwo i poufność informacji, operacyjne aspekty korzystania z e-awb, a przede wszystkim jest wyrażeniem woli stron do świadczenia usług na podstawie e-dokumentów. Strony podpisują umowę z IATA tylko RAZ. Umożliwia ona wprowadzenie zasad e-cargo z innymi stronami, które już taką umowę podpisały liniom lotniczym ze wszystkimi spedytorami, a spedytorom ze wszystkimi liniami lotniczymi (lista spedytorów oraz linii lotniczych, które podpisały umowy multilateralne e-awb, jest dostępna na stronie Jak wprowadzić zasady e-cargo? Po pierwsze linia lotnicza i spedytor podpisują umowę multilateralną z IATA. Po drugie obie strony prowadzą rozmowy na temat portów, w których będzie dostępna usługa e-cargo oraz ustalają datę rozpoczęcia. Po ich zakończeniu linia lotnicza wysyła do spedytora Activation Notice potwierdzające ustalenia dot. wyżej wymienionych kwestii. Po trzecie można rozpocząć korzystanie z e-awb. Strony podpisujące umowę z IATA nie są zobowiązane do zapewniania e-cargo z innymi liniami lub spedytorami. Rozwiązanie zaczyna funkcjonować dopiero po podpisaniu Activation Notice. Strony mogą w każdym momencie wykreślić bądź dodać port lotniczy, w którym chcą aktywować lub deaktywować zasady e-cargo. 5

6 V. PROCEDURY OGÓLNE 1. Przesyłka, która będzie leciała na zasadach e-cargo, musi posiadać specjalny kod handlingowy. Status EAW oznacza e-awb bez dokumentów w formie papierowej. Status EAP oznacza e-awb z dołączonymi dokumentami w formie papierowej (np. Certificate of Origin, DGR Certificate). 2. Agenci wysyłający towary na zasadach e-cargo muszą mieć możliwość wysyłania depesz FWB/FHL za pośrednictwem własnego oprogramowania lub udostępnionej opcji na stronie Muszą również mieć możliwość odbierania zwrotnych informacji potwierdzających przyjęcie towaru do transportu, bądź odrzucających np. ze względu na nieprawidłowe/brakujące dane w przesłanych depeszach. 3. Agenci nadający towar muszą zadbać o jakość i poprawność przesyłanych danych poprzez FWB/FHL. Wszystkie wymagane pola muszą być odpowiednio wypełnione. Wszelkie korekty danych możliwe są do momentu potwierdzenia przyjęcia towaru poprzez depeszę od przewoźnika. 4. Warunkiem prawidłowego rozliczenia wszystkich e-awb w danym miesiącu jest wpisanie w systemie Accout Date i podanie pełnego routingu. 5. Przesyłka nie powinna być załadowana do samolotu, jeśli nie są wysyłane poprawne depesze FWB i RCS. 6. Po wdrożeniu e-cargo poniższe dokumenty powinny być tylko w formie elektronicznej (12 dokumentów): Faktura Packing List Export Goods Declaration Customs Release Export (Customs Delivery Note) House Manifest (Freight Manifest) (Master) Air Waybill House Waybill Export Cargo Declaration (Departure) Freight Declaration Freight (Cargo) Manifest Import Cargo Declaration (arrival) Import Goods Declaration Customs Release Import 6

7 VI. PROCEDURA NADAWANIA PRZESYŁEK LOT-u NA ZASADACH E-CARGO 1. Nadawca wysyła do spedytora i do odbiorcy Fakturę i Packing List w formie elektronicznej. Te dokumenty mogą być wysyłane przez interfejs lub w formie skanu. Równocześnie spedytor odbiera towar od nadawcy. 2. Spedytor w porcie nadania przygotowuje dane listu przewozowego w formie FWB oraz (jeśli jest wymagany) House w formie FHL. Dane przesyłane są do linii lotniczej. Następnie spedytor przywozi cargo do portu lotniczego. Gdy rzeczywista waga i wymiary przesyłki zgadzają się z tymi z FWB, spedytor otrzymuje potwierdzenie nadania (jeśli o to poprosi to jest jedyny dokument dopuszczalny w wersji papierowej). Gdy wymiary/waga w rzeczywistości nie są zgodne z tymi w systemie, linia lotnicza wysyła status FOH (Freight On Hand) i ma trzy warianty rozwiązania problemu: linia lotnicza nie przyjmuje frachtu, nadawca jest proszony o ponowne przesłanie FWB, linia lotnicza przyjmuje fracht, status FSU/RCS jest wysyłany z zaktualizowanymi danymi, linia lotnicza przyjmuje fracht, status FSU/RCS jest wysyłany, korekta danych następuje w CCA. Wszelkie korekty danych dokonywane przez agenta dopuszczalne są do momentu wejścia przesyłki do magazynu (RCS). 3. Gdy jest to wymagane (rynek USA), spedytor w porcie nadania wysyła do Urzędu Celnego kraju odbioru Security Declaration. 4. Linia lotnicza lub agent handlingowy w porcie nadania przesyła do Urzędu Celnego w porcie nadania Export Cargo Declaration (WCOCAR) w formie elektronicznej. Urząd Celny wysyła w formie elektronicznej Customs Release Export (WCORES), zwalnia towar do exportu. 5. Spedytor w porcie nadania wysyła w formie elektronicznej pre-alerty do spedytora w porcie docelowym, aby go poinformować o przesyłce i przyspieszyć obsługę celną w porcie docelowym. Informacja powinna zawierać Fakturę, Packing List, House Waybill (FZB), House Manifest (FHL), Master Air Waybill (FWB). 6. Agent handlingowy w porcie nadania przesyła w formie elektronicznej do agenta handlingowego w porcie docelowym Cargo Manifest (FFM), House Manifest (FHL) i Master Air Waybill (FWB). 7. Przed przylotem cargo do portu docelowego Urzędy Celne niektórych krajów wymagają przesłania raportu dotyczącego przewozu z informacją o rejsie i szacowanej godzinie lądowania (ETA). 8. Po przylocie przesyłki do portu docelowego agent handlingowy przesyła do Urzędu Celnego Import Cargo Declaration (WCOCAR) w formie elektronicznej i otrzymuje informacje o zwolnieniu przesyłki w formie depeszy WCORES Customs Release Import. 9. Przesyłka jest gotowa do odbioru przez spedytora w porcie docelowym. 10. W porcie docelowym agent handlingowy informuje spedytora o przesyłce. 11. Spedytor w porcie docelowym przesyła Import Goods Declaration (WCODEC) (już wcześniej przygotowany) do Urzędu Celnego, aby zwolnić towar. Po otrzymaniu depeszy WCORES Customs Release Import przesyłka jest fizycznie i fiskalnie zwolniona. Spedytor może być poproszony przez Urząd Celny o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących przesyłki (np. Faktury, Packing List). Te dokumenty zostaną przesłane w formie elektronicznej lub papierowej jako wydruki z systemu lub elektronicznego archiwum. 12. Gdy towary są zwolnione przez Urząd Celny, spedytor ładuje towar i dostarcza do finalnego odbiorcy. 13. Po zrealizowaniu usługi transportu przez linię lotniczą zostaje wystawiona faktura w wersji elektronicznej i w takiej formie przesłana do spedytora. 7

8 VII. BOOKING NA STRONIE WWW Aby dokonać bookingu poprzez stronę WWW, należy wejść na stronę i w menu NARZĘDZIA po prawej stronie ekranu wybrać opcję REZERWACJA. Po lewej stronie ekranu w zakładce LOG IN należy wypełnić pola User oraz Password i zalogować się do systemu. Po zalogowaniu się do systemu automatycznie pojawia się strona bookingu. Pola oznaczone czerwoną gwiazdką to pola obowiązkowe. Pierwszą zakładką, jaką należy wypełnić, jest Air Waybill Number. Obowiązkowo trzeba wpisać numer listu przewozowego. Pozostałe pola dotyczą produktu oraz specjalnego kodu handlingowego (EAW/EAP). 8

9 Kolejna zakładka dotyczy przesyłki. Po lewej stronie należy wpisać miejsce, z którego towar ma być transportowany oraz miejsce dostarczenia. Po prawej stronie należy wpisać liczbę sztuk i wagę (oraz wybrać jednostkę z listy). Następnie należy kliknąć w ikonę kalkulatora, która znajduje się poniżej. W przeglądarce otworzy się nowe okno Calculate Volume. Należy w nim uzupełnić detale dotyczące przesyłek długość, szerokość, wysokość, liczbę sztuk oraz wagę. Po zakończeniu należy kliknąć Done. 9

10 W zakładce Shipper/Consignee istnieje możliwość po zaznaczeniu opcji Expand uzupełnienia danych dotyczących nadawcy i odbiorcy przesyłki. W dalszej kolejności należy uzupełnić informacje dotyczące lotu kiedy przesyłka ma wylecieć i którego dnia ma dotrzeć na miejsce (czas nie jest wymagany), a następnie kliknąć w pole Find Flights. W nowym oknie przeglądarki otworzy się tabela z dostępnymi w danym terminie i na danej trasie destynacjami (na obrazku pokazane zostało przykładowe okno z lotami z Warszawy do Londynu). W kolumnie Select należy zaznaczyć, który lot chcemy zarezerwować i kliknąć Done. W zakładce Flight Information pojawia się wybrany lot. 10

11 Po wprowadzeniu wszystkich danych należy kliknąć Submit. Pojawi się okno podsumowujące całą rezerwację. By zakończyć rezerwację, należy kliknąć Confirm. Po poprawnym wprowadzeniu danych pojawi się okno potwierdzające rezerwację. Występują dwie opcje można wydrukować potwierdzenie rezerwacji oraz przejść do wypełnienia elektronicznego listu przewozowego. 11

12 e-awb Otwiera się okno Air Waybill. Możliwy jest również dostęp poprzez menu wyświetlające się po lewej stronie ekranu. W takim wypadku należy w nim wybrać opcję AIR WAYBILL. Czerwone kwadraty przy zakładkach pokazują, które zakładki muszą a jeszcze nie są poprawnie wypełnione. Po ich uzupełnieniu kwadrat zmienia kolor na zielony. W pierwszej zakładce Air Waybill należy wypełnić pola Prefix oraz AWB, wpisując numer listu przewozowego. Następną zakładką, jaką należy rozwinąć, jest Shipper Consignee. Należy uzupełnić pola dotyczące danych nadawcy i odbiorcy. 12

13 Kolejna zakładka dotyczy danych agenta. Po zalogowaniu się do systemu dane w tej zakładce powinny wyświetlić się automatycznie. W dalszej kolejności należy wypełnić szczegóły dotyczące lotu. Po lewej stronie, u góry należy wpisać miejsce wylotu oraz przeznaczenie, na dole uzupełnić dane dotyczące routingu port lotniczy oraz kod przewoźnika (jeśli transport wykonywany jest z międzylądowaniem uzupełniamy wszystkie cztery pola). Po prawej stronie, u góry należy wpisać kod przewoźnika (bądź przewoźników), nr oraz datę lotu. Dalej należy wybrać z listy kod waluty, w której będzie następowało rozliczenie, stawkę za przewóz oraz wybrać opcję: Prepaid bądź Collect, a także wpisać dodatkowe opłaty (za przewóz, cła bądź ubezpieczenie). 13

14 Następnie należy uzupełnić dane dotyczące wagi i rozmiaru przesyłek. Obowiązkowe pola to ilość i waga. Jeśli jest to wymagane, w zakładce Customs należy wprowadzić Movement Reference Number, wybrać typ przesyłki (Import, Export bądź Tranzyt), kraj oraz wpisać numer MRN. 14

15 Ostatnią zakładką jest zakładka Completion. Należy w niej wpisać specjalny kod handlingowy EAW/EAP. Reszta informacji powinna załadować się po zalogowaniu do systemu. By zakończyć pracę nad e-awb, należy zapoznać się z warunkami umowy i zaznaczyć pole przy zdaniu, że wyraża się na nie zgodę oraz kliknąć w pole Submit. Wyświetli się ekran podsumowujący list przewozowy, który po wciśnięciu opcji Edit można jeszcze edytować. By zakończyć wpisywanie danych do listu przewozowego, należy wcisnąć Confirm. Po tym pojawi się ekran zawierający informacje o przesyłce. 15

16 Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z najbliższym biurem LOT CARGO lub odwiedź