ZAŁĄCZNIK NR 1 DO OGŁOSZENIA OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK NR 1 DO OGŁOSZENIA OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Informacje podstawowe 1.1 Projekt Sieć otwartych innowacji to projekt dedykowany budowaniu kultury otwartych innowacji. Polega na kreowaniu i wspieraniu transakcji transferu technologii do przedsiębiorstw, a także na tworzeniu bazy wiedzy o otwartych innowacjach. Agencja Rozwoju Przemysłu realizuje cele projektu m.in. poprzez organizowanie naborów wniosków i udzielenia grantów przedsiębiorcom z sektora MŚP na zakup technologii (transferu) w formie wartości niematerialnych i prawnych (WNiP). Przedsiębiorcy (grantobiorcy) składają wnioski w ramach otwartych konkursów. W ramach projektu przedsiębiorcy mogą również ubiegać się o dofinansowanie usług doradczych związanych z przygotowaniem się do transferu technologii. Celem projektu jest budowanie kultury otwartych innowacji czyli zachęcanie przedsiębiorców do rozwoju w oparciu o zewnętrzne, gotowe do wdrożenia innowacyjne rozwiązania technologiczne (idea otwartych innowacji). Przyczynić ma to się do zyskania przewagi konkurencyjnej oraz wzrostu innowacyjności polskiej gospodarki. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest realizacja w okresie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy, 30 imprez (eventów), według poniższej specyfikacji. 1.2 Grupa docelowa a) Przedsiębiorcy z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, którzy są zarejestrowani i prowadzą działalność gospodarczą na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, w szczególności: przedsiębiorcy zainteresowani rozwojem w oparciu o innowacyjne technologie; przedsiębiorcy działający w branżach o wysokim potencjale rozwojowym; przedsiębiorcy działający w innowacyjnych branżach. S t r o n a 1

2 b) Podmioty zainteresowane sprzedażą praw własności do technologii lub licencji, w szczególności: Jednostki naukowe (instytuty naukowo-badawcze, centra transferu technologii, uczelnie wyższe); Parki naukowo technologiczne; Parki technologiczne; Inkubatory technologiczne; Inkubatory przedsiębiorczości; Klastry przemysłowe; Duże korporacje licencjonujące swoje innowacyjne rozwiązania. 1.3 Cele realizacji zamówienia i spodziewane rezultaty Organizacja wydarzeń mających na celu promowanie kultury otwartych innowacji oraz przekazanie informacji o projekcie Sieć otwartych innowacji określonej grupie docelowej, w szczególności przedsiębiorcom sektora MSP. Cele szczegółowe zamówienia, to: a) Rozpowszechnienie wiedzy o otwartych innowacjach, b) Podniesienie kwalifikacji przedsiębiorców dot. transferu technologii innowacyjnych, c) Upowszechnienie wiedzy o projekcie Sieć otwartych innowacji wśród grupy docelowej; d) Promocja korzyści będących wynikiem skorzystania z form wsparcia w projekcie. 1.4 Czas trwania i sposób płatności Przewidywany czas realizacji działań: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Wynagrodzenie za realizację zlecenia płacone będzie w ratach miesięcznych. Wysokość faktury będzie zależała od liczby i wartości zrealizowanych w danym miesiącu eventów. Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek. S t r o n a 2

3 1.5 Finansowanie Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach działania 2.2 Otwarte innowacje - wspieranie transferu technologii Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. 2. Przedmiot zamówienia 2.1 Ramowy harmonogram wydarzeń Liczba wydarzeń przewidziana na okres trwania Umowy: Szkolenie Małe spotkanie networkingowe Duże spotkanie networkingowe Mała konferencja Duża konferencja Wydarzenie zewnętrzne Łącznie w ramach Umowy zrealizowanych zostanie 30 wydarzeń. Zamawiający będzie zlecał realizację każdego eventu drogą mailową najpóźniej z 30 dniowym wyprzedzeniem. W wyjątkowych przypadkach możliwe będzie zlecenie organizacji eventu w terminie krótszym niż 30 dni. W takim przypadku Wykonawca będzie musiał wyrazić zgodę na organizację takiego eventu. Zamawiający będzie mógł wprowadzać zmiany w ilości poszczególnych typów eventów (np. zlecić jedno szkolenie mniej na rzecz zwiększenia liczby spotkań networkingowych). W wyniku takich zmian łączna wartość zamówienia nie będzie mogła się zmienić (na plus lub minus) o więcej niż 10%. 2.2 Wymagania ogólne dot. organizacji wydarzeń (z wyjątkiem wydarzeń zewnętrznych) a) Wydarzenia organizowane będą głównie w dużych miastach w Polsce (np. Warszawa, Kraków, Gdańsk, Katowice, Poznań, Wrocław, Łódź). Jeżeli Zamawiający wskaże inne miasto, wówczas będzie konsultował się z Wykonawcą S t r o n a 3

4 w celu weryfikacji czy wybrane miejsce umożliwia organizację eventu zgodnie z powyższą specyfikacją. b) Informowanie o wydarzeniu wszystkich wskazanych przez ARP S.A. podmiotów, między innymi: specjalnych stref ekonomicznych, Centrów Transferu Technologii, Uczelni Wyższych, Inkubatorów Przedsiębiorczości, Agencji Rozwoju Regionalnego, Izb Handlowych oraz Ambasad na terenie Polski drogą pocztową i elektroniczną. Forma komunikacji zostanie dobrana przez Zamawiającego przy okazji organizacji każdego z wydarzeń osobno. Listę kontaktów zapewni Zamawiający. c) W ramach zlecenia Wykonawca zapewni również usługę oprawy graficznej organizowanych eventów. Polegać będzie ona na przygotowywaniu graficznym materiałów związanych z poszczególnymi eventami. Co do zasady każde z 30 zaplanowanych eventów będzie musiało mieć indywidualną szatę graficzną, natomiast wszystkie materiały muszą być spójne ze sobą graficznie i koncepcyjnie. Wykonawca najpóźniej 7 dni roboczych od zlecenia organizacji wydarzenia przez Zamawiającego będzie przesyłał Zamawiającemu propozycję linii graficznej materiałów (zaproszeń, oprawy graficznej formularza rejestracyjnego, identyfikatory, agendy wydarzenia, grafiki z podziękowaniem za udział dla uczestników oraz dla prelegentów). W ciągu 2 dni roboczych Zamawiający będzie miał prawo przekazać do materiału uwagi. Następnie w ciągu 2 dni roboczych od przekazania uwag, Wykonawca będzie miał obowiązek uwagi uwzględnić oraz uzyskać akceptację Zamawiającego przed publikacją materiałów. Dodatkowo, na prośbę Zamawiającego, w ciągu 1 dnia roboczego Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania grafik promocyjnych, tj. postów na profile projektu Sieć Otwartych Innowacji na portalach Facebook i LinkedIn, których publikacją i promocją zajmie się Zamawiający lub inna wyznaczona przez Zamawiającego firma. d) Kompleksowa obsługa organizacyjna każdego wydarzenia (z wyłączeniem Wydarzeń zewnętrznych) i. Przygotowanie i obsługa techniczna e-formularza rejestracyjnego, który może zostać podpięty pod domenę udostępnioną przez Zamawiającego. Formularz powinien posiadać opcję pobrania agendy wydarzenia oraz wygenerowania tabeli z listą zapisanych osób. Powinien mieć nowoczesną, atrakcyjną wizualnie S t r o n a 4

5 formę. Grafiki przygotowane przez Wykonawcę umieszczone w formularzu, powinny być spójne z linią graficzną wydarzenia. Zamawiający powinien mieć dostęp do podglądu listy zarejestrowanych osób w formularzu. Wykonawca powinien zapewnić możliwość prowadzenia formularzy rejestracyjnych kilku wydarzeń jednocześnie na różnych domenach udostępnionych przez Zamawiającego. ii. Wykonawca zobowiązany jest również do przygotowania i rozesłania zaproszeń mailowych oraz dodatkowo przypomnień i/lub potwierdzeń telefonicznych na specjalną prośbę Zamawiającego. iii. W przypadku kiedy na 7 dni roboczych przed wydarzeniem liczba zarejestrowanych uczestników wydarzenia nie spełnia 110% oczekiwanej liczby, Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia rekrutacji osób należących do grupy docelowej wydarzenia, tak aby liczba osób zarejestrowanych stanowiła 150% oczekiwanej liczby uczestników. Rekrutacja uczestników zostanie zrealizowana przez Wykonawcę poprzez samodzielne wyszukanie potencjalnych uczestników lub skorzystanie z bazy danych, w której posiadaniu będzie Wykonawca. Oczekiwana liczba uczestników dla każdego rodzaju wydarzenia jest podana w pkt iv. Przygotowanie i wydruk dwustronnych identyfikatorów w rozmiarze min. 11x15cm, spójnych z szatą graficzną materiałów promocyjnych danego wydarzenia. Dodatkowo Wykonawca zapewni jednokolorowe smycze oraz etui na identyfikatory w rozmiarze min. 12x17cm. Projekt identyfikatorów wraz ze smyczami i etui powinien zostać przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 5 dni roboczych przed datą wydarzenia. v. Przygotowanie i wydruk oznaczeń na miejscu wydarzenia, tj. potykaczy wyznaczającymi kierunek dojścia do sali w budynku, w którym odbywa się wydarzenie oraz oznaczenie pomieszczeń. Projekt oznaczeń powinien zostać przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 5 dni roboczych przed datą wydarzenia. vi. Przygotowanie i wydruk programu wydarzenia, które Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość S t r o n a 5

6 wprowadzania zmian w agendzie i zobowiązuje się do zaakceptowania ostatecznej wersji 1 dzień roboczy przed datą wydarzenia. vii. Zapewnienie transportu (z i do siedziby ARP S.A. do wskazanego pomieszczenia), montaż i demontaż materiałów promocyjnych przygotowanych przez Zamawiającego (ścianka, rollupy itp.). viii. Zapewnienie co najmniej dwóch osób do obsługi stanowiska z rejestracją podczas wydarzenia, w tym jedna będzie miała za zadanie koordynowanie całości wydarzenia (odpowiedzialną za dystrybucję materiałów promocyjnych oraz przygotowanie sali, nadzór nad agendą, doraźną pomoc na miejscu wydarzenia, nadzór nad cateringiem itp.). Jeśli Zamawiający wyrazi zgodę, to w przypadku małych spotkań networkingowych, Wykonawca może zapewnić jedną osobę, która zajmie się wszystkimi ww. czynnościami, ix. Zapewnienie sprzętu multimedialnego, oświetlenia sali oraz osoby do obsługi technicznej wydarzenia (laptop, prezentacje, pilot do przełączania slajdów, rzutnik, ekran, mikrofony, głośniki, LED BARy itd.), chyba że Zamawiający poinformuje Wykonawcę o braku konieczności technicznego wsparcia podczas wydarzenia. Dokładną listę sprzętu multimedialnego potrzebnego podczas wydarzenia Wykonawca powinien uzgodnić każdorazowo z Zamawiającym najpóźniej 7 dni roboczych przed wydarzeniem. x. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kompleksowej obsługi cateringowej, która powinna zostać dostosowana do poszczególnych wydarzeń, zgodnie z charakterystyką wydarzenia oraz przewidywaną ilością osób. Szczegółowy opis usługi cateringowej został opisany dla każdego z wydarzeń osobno w pkt xi. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia profesjonalnej obsługi fotograficznej wydarzenia. Materiał zdjęciowy obejmuje pełną relację z wydarzenia, tzn.: główne punkty wydarzenia, prowadzących, gości i materiały promocyjne Zamawiającego (np. stoiska, plakaty, ulotki itd.). Fotograf musi być również wyposażony w sprzęt, który umożliwi mu na bieżąco, w czasie wydarzenia, zgranie, przygotowanie oraz przesłanie zdjęć do publikacji na portalach społecznościowych oraz stronie internetowej projektu Zamawiającemu. S t r o n a 6

7 Publikacją zdjęć na stronie oraz profilach na Facebooku i LinkedInie zajmie się Zamawiający lub firma zewnętrzna wyznaczona przez Zamawiającego. Wykonawca jest również zobowiązany do przesłania drogą mailową pełnego materiału zdjęciowego wraz z podziękowaniem do uczestników wydarzenia po spotkaniu. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest dołączyć pełny materiał zdjęciowy na nośniku typu pendrive wraz ze sprawozdaniem z wydarzenia, który ma obowiązek przekazać Zamawiającemu. xii. Wykonawca będzie miał obowiązek filmować wydarzenie. W całości powinny być sfilmowane wystąpienia prelegentów. Ponadto powinien zarejestrować dane wydarzenie tak, aby powstało z zebranego materiału 10 filmów (każdy o długości 3 min.). Filmy mają w skrótowej wersji pokazywać dane wydarzenie i być formą promocji takiego typu eventu. Przy produkcji filmów należy uwzględnić materiał nagrany w trakcie Wydarzeń zewnętrznych (pkt lit. e). Zamawiający w trybie roboczym będzie uzgadniał z Wykonawcą zakres każdego z 10 filmów (czy ma dotyczyć jednego wydarzenia czy kilku łącznie). Materiał musi być nagrany w standardzie umożliwiającym wielokrotną emisję w Internecie, w jakości HD 1080p. Wykonawca odpowiada za kompleksowy montaż i udźwiękowienie filmów oraz przygotowanie elementów wizualnych: (np. plansze z podpisami). xiii. Powyższe zalecenia mogą ulec zmianie bądź dostosowaniu do odpowiedniej formy każdego wydarzenia realizowanego w ramach Umowy. 2.3 Specyfikacja wydarzeń i wymagań dot. organizacji przez Wykonawcę 1) Szkolenie wydarzenie mające na celu przeszkolenie grupy docelowej w wybranym przez ARP S.A. temacie. Maksymalna liczba uczestników: 30 Maksymalny czas trwania: 8h a) Wykonawca w terminie 7 dni roboczych od dnia zlecenia drogą mailową przez Zamawiającego organizacji wydarzenia, przedstawi Zamawiającemu min. 3 propozycje lokalizacji dla szkolenia, zgodnego z poniższą specyfikacją. Zamawiający spośród przedstawionych propozycji wskaże tą, w której zrealizowane zostanie S t r o n a 7

8 szkolenie. W przypadku kiedy żadna z 3 zaproponowanych lokalizacji nie zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić kolejną propozycję. b) Wynajem klimatyzowanej sali szkoleniowej wraz ze sprzętem multimedialnym potrzebnym do prezentacji (komputer, mikrofon, rzutnik, pilot do prezentacji itd.). Wielkość sali i liczba miejsc siedzących dostosowana do liczby uczestników, pomieszczenie klimatyzowane z możliwością zaciemnienia i sztucznym oświetleniem. Dodatkowo, Wykonawca zapewni oddzielne pomieszczenie przeznaczone na catering. c) Zapewnienie wykwalifikowanego w tematyce zaplanowanego szkolenia, trenera/szkoleniowca. Wykonawca w terminie 5 dni roboczych od dnia zlecenia przez Zamawiającego szkolenia, przedstawi Zamawiającemu min. 3 sylwetki potencjalnych szkoleniowców. Zamawiający spośród przedstawionych kandydatów wskaże tego trenera, który przeprowadzi szkolenie. Zamawiający będzie miał możliwość wskazania preferowanego przez siebie trenera, wówczas Zamawiający nie ma obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzednim. d) Catering podczas wydarzenia obejmuje serwis kawowy ciągły oraz lunch. Menu lunchowe powinno zawierać co najmniej jedną pozycję wegetariańską, jedną mięsną i jedną rybną oraz co najmniej jedną sałatkę ze świeżych warzyw, co najmniej jeden deser oraz zimne napoje. Serwis kawowy ciągły powinien obejmować wybór przekąsek słodkich oraz słonych (tartinki, kanapeczki), a także stały dostęp do świeżo mielonej kawy z ekspresu, herbaty, soków oraz wody. Menu powinno zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej 5 dni roboczych przed wydarzeniem. Wykonawca zapewni pełną obsługę cateringu. 2) Małe spotkanie networkingowe wydarzenie mające na celu budowanie relacji inwestorskich, propagowania kultury otwartych innowacji oraz rozpowszechnienie informacji dot. projektu Sieci Otwartych Innowacji. Maksymalna liczba uczestników: 20 Maksymalny czas trwania: 3h S t r o n a 8

9 a) Wykonawca w terminie 7 dni roboczych od dnia zlecenia drogą mailową przez Zamawiającego organizacji wydarzenia, przedstawi Zamawiającemu min. 3 propozycje lokalizacji dla spotkania, zgodnego z poniższą specyfikacją. Zamawiający spośród przedstawionych propozycji wskaże tą, w której zrealizowane zostanie spotkanie. W przypadku kiedy żadna z 3 zaproponowanych lokalizacji nie zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić kolejną propozycję. b) Wynajem sali odpowiedniej do charakteru spotkania networkingowego. Pomieszczenie klimatyzowane, wyposażone w stoliki i krzesła w liczbie dostosowanej do liczby uczestników wydarzenia. c) Catering podczas wydarzenia obejmuje posiłek serwowany w sali. Menu powinno składać się z przystawki, dania głównego i deseru. Każde z dań powinno zawierać co najmniej jedną pozycję wegetariańską, jedną mięsną i jedną rybną. Dodatkowo powinny zostać zapewnione napoje: woda gazowana i niegazowana, wybór soków, świeżo zmielona kawa oraz herbata. Menu powinno zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej 5 dni roboczych przed wydarzeniem. Wykonawca zapewni pełną obsługę cateringu. 3) Duże spotkanie networkingowe wydarzenie mające na celu budowanie relacji inwestorskich, propagowania kultury otwartych innowacji oraz rozpowszechnienie informacji dot. projektu Sieci Otwartych Innowacji. Maksymalna liczba uczestników: 60 Maksymalny czas trwania: 4h a) Wykonawca w terminie 7 dni roboczych od dnia zlecenia drogą mailową przez Zamawiającego organizacji wydarzenia, przedstawi Zamawiającemu min. 3 propozycje lokalizacji dla spotkania, zgodnego z poniższą specyfikacją. Zamawiający spośród przedstawionych propozycji wskaże tą, w której zrealizowane zostanie spotkanie. W przypadku kiedy żadna z 3 zaproponowanych lokalizacji nie zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić kolejną propozycję. S t r o n a 9

10 b) Wynajem sali odpowiedniej do charakteru spotkania networkingowego. Pomieszczenie klimatyzowane, wyposażone w stoliki i krzesła w liczbie dostosowanej do liczby uczestników wydarzenia. c) Catering podczas wydarzenia obejmuje posiłek serwowany w sali. Menu powinno składać z przystawki, dania głównego i deseru. Każde z dań powinno zawierać co najmniej jedną pozycję wegetariańską, jedną mięsną i jedną rybną. Dodatkowo powinny zostać zapewnione napoje: woda gazowana i niegazowana, wybór soków, świeżo zmielona kawa oraz herbata. Menu powinno zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej 5 dni roboczych przed wydarzeniem. Wykonawca zapewni pełną obsługę cateringu. 4) Mała konferencja konferencja mająca charakter ogólnopolski poświęcona tematyce związanej z transferem technologii i otwartym innowacjom. Maksymalna liczba uczestników: 100 Maksymalny czas trwania: 7h a) Przygotowanie (zgodnie z pkt. 2.2 lit. d), wydrukowanie, zapewnienie ozdobnych kopert i wysłanie drogą pocztową zaproszeń. Wykonawca będzie musiał wydrukować i wysłać przed każdą konferencją do 100 zaproszeń. Listę adresatów przekaże Wykonawcy Zamawiający. b) Wykonawca w terminie 7 dni roboczych od dnia zlecenia drogą mailową przez Zamawiającego organizacji wydarzenia, przedstawi Zamawiającemu min. 3 propozycje lokalizacji dla konferencji, zgodnego z poniższą specyfikacją. Zamawiający spośród przedstawionych propozycji wskaże tą, w której zrealizowana zostanie konferencja. W przypadku kiedy żadna z 3 zaproponowanych lokalizacji nie zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić kolejną propozycję. c) Wynajem sali odpowiedniej do charakteru konferencji wraz ze sprzętem multimedialnym potrzebnym do przeprowadzenia prezentacji oraz paneli eksperckich w trakcie wydarzenia (komputer, mikrofon, rzutnik, pilot do prezentacji itd.). Wielkość sali i liczba miejsc siedzących dostosowana do liczby uczestników, pomieszczenie S t r o n a 10

11 klimatyzowane z możliwością zaciemnienia i sztucznym oświetleniem. Dodatkowo, Wykonawca zapewni oddzielne pomieszczenie przeznaczone na catering. d) Catering podczas wydarzenia obejmuje serwis kawowy ciągły oraz lunch. Menu lunchowe powinno zawierać co najmniej jedną pozycję wegetariańską, jedną mięsną i jedną rybną oraz co najmniej jedną sałatkę ze świeżych warzyw, co najmniej jeden deser oraz zimne napoje. Serwis kawowy ciągły powinien obejmować wybór przekąsek słodkich oraz słonych (tartinki, kanapeczki), a także stały dostęp do świeżo mielonej kawy z ekspresu, herbaty, soków oraz wody. Menu powinno zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej 5 dni roboczych przed wydarzeniem. Wykonawca zapewni pełną obsługę cateringu. e) Wykonawca zapewni konferansjera, który na prośbę Zamawiającego zajmie się również moderacją paneli eksperckich. Prowadzący powinien mieć przynajmniej 3- letnie doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń biznesowych. f) Wykonawca zapewni upominki dla prelegentów oraz uczestników konferencji, które będą elementem promocyjnym samego projektu oraz profili projektu na portalach społecznościowych z nim związanych. Projekt i wybór upominków powinien być zaakceptowany przez Zamawiającego. W przypadku kiedy Zamawiający nie zaakceptuje pomysłu na upominki, Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania innego projektu/produktu. g) Wykonawca zapewni oświetlenie sali oraz dekoracje podkreślające nowoczesny charakter konferencji oraz związek z tematyką innowacji. 5) Duża konferencja konferencja mająca charakter międzynarodowy poświęcony tematyce związanej z transferem technologii i otwartym innowacjom. Maksymalna liczba uczestników: 150 Maksymalny czas trwania: 7h a) Przygotowanie (zgodnie z pkt. 2.2 lit. d), wydrukowanie i wysłanie drogą pocztową zaproszeń. Wykonawca będzie musiał wydrukować i wysłać przed każdą konferencją do 200 zaproszeń. Listę adresatów przekaże Wykonawcy Zamawiający. b) Wykonawca w terminie 7 dni roboczych od dnia zlecenia drogą mailową przez Zamawiającego organizacji wydarzenia, przedstawi Zamawiającemu min. 3 S t r o n a 11

12 propozycje lokalizacji dla konferencji, zgodnego z poniższą specyfikacją. Zamawiający spośród przedstawionych propozycji wskaże tą, w której zrealizowana zostanie konferencja. W przypadku kiedy żadna z 3 zaproponowanych lokalizacji nie zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić kolejną propozycję. c) Wynajem sali odpowiedniej do charakteru konferencji wraz ze sprzętem multimedialnym potrzebnym do przeprowadzenia prezentacji oraz paneli eksperckich w trakcie wydarzenia (komputer, mikrofon, rzutnik, pilot do prezentacji itd.). Wielkość sali i liczba miejsc siedzących dostosowana do liczby uczestników, pomieszczenie klimatyzowane z możliwością zaciemnienia i sztucznym oświetleniem. Dodatkowo, Wykonawca zapewni oddzielne pomieszczenie przeznaczone na catering. d) Catering podczas wydarzenia obejmuje serwis kawowy ciągły oraz lunch. Menu lunchowe powinno zawierać co najmniej jedną pozycję wegetariańską, jedną mięsną i jedną rybną oraz co najmniej jedną sałatkę ze świeżych warzyw, co najmniej jeden deser oraz zimne napoje. Serwis kawowy ciągły powinien obejmować wybór przekąsek słodkich oraz słonych (tartinki, kanapeczki), a także stały dostęp do świeżo mielonej kawy z ekspresu, herbaty, soków oraz wody. Menu powinno zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej 5 dni roboczych przed wydarzeniem. Wykonawca zapewni pełną obsługę cateringu. e) Wykonawca zapewni konferansjera, który na prośbę Zamawiającego zajmie się również moderacją paneli eksperckich. Prowadzący powinien posiadać przynajmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń biznesowych. f) Wykonawca zapewni upominki dla prelegentów oraz uczestników konferencji, które będą elementem promocyjnym samego projektu oraz portali społecznościowych z nim związanych. Projekt i wybór upominków powinien być zaakceptowany przez Zamawiającego. W przypadku kiedy Zamawiający nie zaakceptuje pomysłu na upominki, Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania innego projektu/produktu. g) Wykonawca zapewni oświetlenie sali oraz dekoracje podkreślające nowoczesny charakter konferencji oraz związek z tematyką innowacji. h) Wykonawca zapewni podczas wydarzenia tłumaczenie symultaniczne z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski. Wykonawca jest S t r o n a 12

13 zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego sprzętu (kabiny dla tłumaczy, słuchawki, mikrofony bezprzewodowe dla tłumaczy) do tłumaczeń symultanicznych oraz co najmniej dwóch tłumaczy symultanicznych do realizacji usługi. Zakłada się, że przynajmniej 50 uczestników wydarzenia będzie korzystać z tłumaczenia symultanicznego. 6) Wydarzenie zewnętrzne udział Zamawiającego w wydarzeniu organizowanym przez inną firmę w roli partnera. a) Zapewnienie pakietu partnerskiego dla Zamawiającego, który będzie obejmował: co najmniej 5 zaproszeń dla pracowników ARP S.A., wystąpienie w panelu lub prezentację przedstawiciela ARP S.A. (min. 20 minut), przestrzeń wystawienniczą pod stoisko promocyjne co najmniej 12m 2. b) Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania, montażu i demontażu stoiska, które będzie miało spójny charakter z profilem projektu oraz będzie atrakcyjne wizualnie. Stoiska promocyjne powinny mieć powierzchnię co najmniej 12m 2 oraz powinny zostać wyposażone co najmniej w: podświetlaną obrandowaną ladę z wysokim krzesłem, stolik, 4 krzesła, plazmę (55 ze statywem). Stoisko powinno mieć także dostęp do prądu. Wykonawca umieści na stoisku również ściankę i/lub rollupy projektu Sieć Otwartych Innowacji, a także materiały promocyjne (ulotki, notesy, długopisy itd.) zapewnione przez Zamawiającego. Dodatkowo, Wykonawca zapewni catering na stoisku (ekspres z kawą ziarnistą, herbata, soki w trzech smakach, woda, słodki poczęstunek). Wykonawca zobowiązany jest przedstawić pomysł na wygląd stoiska oraz ofertę cateringu Zamawiającemu w celu uzyskania akceptacji najpóźniej 10 dni roboczych przed wydarzeniem. c) Zapewnienie transportu (z i do siedziby ARP S.A. do wskazanego pomieszczenia), montaż i demontaż materiałów promocyjnych przygotowanych przez Zamawiającego (ścianka, rollupy itp.). d) Wykonawca zapewni profesjonalną obsługę fotograficzną. Materiał zdjęciowy będzie obejmował relację z wydarzenia skupiającą się na wystąpieniu prelegenta ARP S.A., zdjęciach stoiska promocyjnego oraz wszelkich innych aspektach, gdzie będzie występować wizualna obecność ARP S.A. jako partnera wydarzenia (np. ulotki, S t r o n a 13

14 plakaty itp.). Fotograf musi być również wyposażony w sprzęt, który umożliwi mu na bieżąco, w czasie wydarzenia, zgranie oraz przygotowanie zdjęć do publikacji na portalach społecznościowych oraz stronie internetowej projektu. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego dostęp redakcyjny do portali. Publikacją zdjęć na stronie oraz profilach na Facebooku i LinkedInie zajmie się Wykonawca, uprzednio uzyskując akceptację materiałów przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć pełny materiał zdjęciowy na nośniku typu pendrive wraz ze sprawozdaniem z wydarzenia, które ma obowiązek przekazać Zamawiającemu. e) Wykonawca będzie miał obowiązek filmować wydarzenie. W całości powinny być sfilmowane wystąpienia przedstawicieli Zamawiającego na wydarzeniu. Ponadto powinien zarejestrować dane wydarzenie tak, aby powstał z zebranego materiału film do wykorzystania zgodnie z pkt. 2.2.d.xii. f) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osób do obsługi stoiska promocyjnego. Ilość osób jest zależna od wielkości wydarzenia i powinna zostać uzgodniona z Zamawiającym najpóźniej 10 dni roboczych przed wydarzeniem. Dodatkowo, osoby te muszą znać język angielski, przynajmniej w stopniu komunikatywnym. Powinny posiadać podstawową wiedzę na temat projektu Sieć otwartych innowacji w celu udzielenia ogólnych informacji osobom odwiedzającym stoisko. Powinny też potrafić wskazać źródło uzyskania pogłębionej wiedzy o Projekcie (np. adres strony internetowej ze wskazaniem konkretnej zakładki z informacjami na dany temat) lub wskazać kontakt do osoby, zajmującej się daną sprawą. Zakres tej wiedzy i informacji będzie ustalany między Zamawiającym a Wykonawcą przed organizacją danego wydarzenia. Podczas części wydarzeń, wskazanych przez Zamawiającego, wymaga się aby osoba do obsługi stoiska została wyposażona przez Wykonawcę w sprzęt typu tablet, który będzie służył do umawiania zainteresowanych na spotkania z brokerami technologii. g) Przykłady wydarzeń zewnętrznych, podczas których projekt SOI uzyskał status partnera: InfoShare, European Startup Days, Impact, Kongres Innowacyjnej Gospodarki, Wolves Hardware R&D. S t r o n a 14