ZAPYTANIE OFERTOWE Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego Usługa dotycząca kompleksowej realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej dotyczącej wybranych naborów/konkursów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa (RPO WM) I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Zamówienie obejmuje: 1) opracowanie harmonogramu prac dla wszystkich działań prowadzonych w trakcie realizacji kampanii od dnia podpisania umowy do jej zakończenia, 2) opracowanie i wdrożenie strategii mediowej oraz media planu uwzględniającego planowane terminy przeprowadzenia kampanii, zgodnie z założeniami przedstawionymi w ofercie, 3) realizację kampanii zgodnie z założeniami, w tym zwłaszcza: a) opracowanie kreacji, opracowanie graficzne i merytoryczne oraz produkcja materiałów reklamowych (na podstawie Key Visualu przekazanego przez Zamawiającego oraz na podstawie koncepcji narzuconej przez Zamawiającego), w tym m.in.: a. banerów i spotów internetowych, b. artykułów sponsorowanych publikowanych na stronach internetowych tygodników posiadających także wydania drukowane oraz insertu wszywanego/wszywki w drukowanej wersji regionalnej wybranego tygodnika, c. reklamy outdoorowej: billboardów, ramek w metrze, b) zakup mediów oraz emisja/publikacja/ekspozycja materiałów reklamowych w poszczególnych mediach, c) bieżące monitorowanie realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych, 4) zakończenie i podsumowanie realizacji zamówienia, w tym: przekazanie raportu końcowego oraz przekazanie wersji archiwalnych wszystkich materiałów reklamowych wyprodukowanych w ramach kampanii. UWAGA 1: Media plan musi zakładać elastyczność i możliwości bieżącego dostosowywania do terminów ogłaszania poszczególnych naborów, ponieważ ogłoszenie każdego z naborów jest uzależnione od decyzji Zarządu Województwa Mazowieckiego. Dodatkowo na terminy oraz okoliczności dotyczące ogłaszania poszczególnych naborów mają wpływ m.in. wyniki poprzednich konkursów w ramach danego Działania (obszaru tematycznego, w którym udzielane jest wsparcie dla projektów podobnego rodzaju), wyniki procesu renegocjacji RPO WM z Komisją Europejską lub inne okoliczności, na których wystąpienie i przebieg Zamawiający nie ma wpływu. II. RAMY CZASOWE ZAMÓWIENIA Strona 1 z 9

2 1. Realizacja zamówienia (wraz z przekazaniem materiałów archiwalnych i raportu końcowego) musi być zakończona do 14 grudnia 2018 r. 2. Zamówienie będzie realizowane w ramach 4 fal 7-dniowych (z wyjątkiem billboardów fala 14-dniowa). 3. Planowane terminy poszczególnych fal: 1) I fala kwiecień lub czerwiec lub wrzesień (w zależności od terminu rozstrzygnięcia przetargu lub od decyzji Zamawiającego). Grupa docelowa: przedsiębiorcy lub przedsiębiorcy i środowiska naukowobadawcze, 2) II fala październik lub listopad (w zależności od decyzji Zamawiającego). Grupa docelowa: przedsiębiorcy, środowiska naukowo-badawcze, 3) III fala październik lub listopad (w zależności od decyzji Zamawiającego). Grupa docelowa: podmioty świadczące usługi edukacyjne, 3) IV fala listopad. Grupa docelowa: podmioty realizujące projekty społeczne. III. CELE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Cele realizacji zamówienia: 1) aktywizacja mieszkańców województwa mazowieckiego do ubiegania się o wsparcie z Funduszy Europejskich w ramach RPO WM, 2) informowanie potencjalnych beneficjentów o wybranych naborach do konkursów ogłaszanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU). 2. Planowane, długoterminowe rezultaty działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych przez MJWPU: 1) zwiększenie statystyk dotyczących wejść na stronę internetową 2) zwiększenie wskaźnika wykorzystania alokacji dostępnej w konkursach ogłaszanych w 2018 i 2019 roku. IV. GRUPA DOCELOWA 1. Profil demograficzny: K + M, lat. 2. Profil społeczny: 1) wykształcenie: minimum średnie, wyższe. 2) aktywni zawodowo, zwłaszcza z obszarów: samorząd terytorialny, przedsiębiorcy z terenu województwa mazowieckiego (mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa), przedsiębiorcy typu spin off i spin out oraz start up, jednostki naukowo-badawcze oraz centra transferu technologii, fundacje, stowarzyszenia, instytucje kultury itp., partnerzy społeczno-gospodarczy, instytucje otoczenia biznesu oraz organizacje pozarządowe. 3) decydenci osoby, które obecnie inwestują lub prowadzą swoją działalność w województwie mazowieckim, w tym zwłaszcza prezesi i właściciele prywatnych firm z sektora MŚP. 4) top management kadra zarządzająca na szczeblu zarządów, dyrektorzy, prezesi; urzędnicy Strona 2 z 9

3 samorządowi wysokiego szczebla; kadra zarządzająca wyższych uczelni i instytutów badawczorozwojowych; kadra zarządzająca w służbie zdrowia i edukacji; specjaliści, pracownicy umysłowi i wolne zawody. 3. Profil psychologiczny: osoby z inicjatywą aktywne, przedsiębiorcze, kreatywne, pomysłowe, otwarte, odważne, optymistyczne, nastawione na sukces, budujące swoją pozycję, zaangażowane w pracę zawodową i życie społeczne; liderzy zmian, wizjonerzy; osoby pragmatyczne, konsekwentne i wymagające (oczekują konkretnych informacji), osoby, które: zbierają i analizują informacje, podejmują świadome i racjonalne decyzje; są elastyczni i gotowi na zmiany, nie boją się ryzyka; interesują się światem, ekonomią, inwestowaniem; są świadomymi obywatelami, lokalnymi patriotami; są otwarci na dialog i współpracę; wykorzystują różne kanały zdobywania informacji, korzystają z nowych technologii (w tym technologii mobilnych); spędzają aktywnie wolny czas (kultura, sport, turystyka). V. ZASIĘG TERYTORIALNY Zasięg kampanii musi być budowany z wykorzystaniem narzędzi pozwalających na geotargetowanie na województwo mazowieckie oraz w oparciu o media regionalne/lokalne lub ogólnopolskie, posiadające wydania/mutacje regionalne. VI. OPIS KAMPANII 1. Główny komunikat Dotacje na w Twoim zasięgu! 2. Główne założenia 1) kampania informująca o aktualnie prowadzonych naborach w ramach RPO WM (harmonogram naborów), 2) przekaz kampanii ma być sprofilowany dla poszczególnych segmentów odbiorców (podział na obszary zawodowe, zainteresowania) w kontekście przewidzianych dla nich konkursów w 2018 r., 3) komunikacja kampanii ma zawierać jednoznaczny call to action kierowanie do strony internetowej 4) kampania ma być przeprowadzona w oparciu o 3 media: internet, prasa i outdoor, z wykorzystaniem takich narzędzi jak: a) banery i spoty internetowe, b) artykuły sponsorowane na stronach internetowych tygodników posiadających także wydania drukowane oraz insertu wszywany/wszywka w drukowanej wersji regionalnej wybranego tygodnika, c) outdoor: billboardy, ramki w metrze, 5) kampania będzie realizowana w ramach minimalnie 4 fal 7-dniowych (w z wyjątkiem billboardów fala 14- Strona 3 z 9

4 dniowa). W ramach każdej fali będzie promowany inny nabór (lub kilka naborów, jeśli będą skierowane do tej samej grupy odbiorców). Poszczególne fale mogą się na siebie nakładać, ponieważ ich terminy będą uzależnione od terminów ogłaszania poszczególnych naborów. UWAGA 2: Kampania będzie wzmocniona i połączona z prowadzoną bezkosztowo (działania MJWPU) kampanią kontent marketingową, polegającą na: publikowaniu artykułów na stronie publikowaniu treści w newsletterze i w mediach społecznościowych MJWPU oraz na mailingu bezpośrednim. VII. SZCZEGÓŁOWY WYKAZ PRAC WYKONAWCY 1. INTERNET 1a. Banery internetowe 1. Zadaniem Wykonawcy będzie: 1) opracowanie kreacji i produkcja 4 pakietów banerów do 4 fal kampanii, w tym: minimum 30% w formacie Double Billboard 750x200 pixeli, pozostałe banery w formatach dostosowanych do wskazanych w ofercie mediów w tym portali i mediów społecznościowych. UWAGA 3: Pakiet oznacza maksymalnie 10 mutacji tego samego wzoru banneru, przeformatowywanego pod kątem wymagań reklamodawców poszczególnych portali, na których będzie emitowana kampania. Wszystkie banery mają być animowane, minimum 3-odsłonowe. W przypadku banerów poziomych niedopuszczalne są formaty w rozmiarach poniżej 250 pikseli którejkolwiek ze ścian, w przypadku banerów pionowych poniżej 150 pikseli dla podstawy. 2) zaplanowanie i dobór mediów pod kątem grup docelowych dla danego naboru, przy czym podczas planowania kampanii należy uwzględnić następujące wymagania Zamawiającego: a) dobór mediów: ogólne, biznesowe, specjalistyczne, społecznościowe, w których Wykonawca emitować będzie banery, b) kampanie typu: display, remarketing, retargeting, c) kampanie przy użyciu narzędzi/systemów reklamowych oferujących możliwości wielopoziomowego i różnorodnego profilowania kampanii, w tym zwłaszcza stosowania reklam kontekstowych, 3) emisja banerów internetowych, przy czym: a) w całej kampanii zakładana jest emisja 4 pakietów banerów w ramach 4 fal 7-dniowych, po jednym pakiecie dla każdej fali, b) minimum 10% banerów musi być wyświetlana w mediach społecznościowych, z uwzględnieniem targetowania geograficznego oraz targetowania dotyczącego zainteresowań odbiorców, c) emisja banerów według planu mediowego i harmonogramu realizacji zamówienia 4 fale po 7 dni, d) obligatoryjnie jest podlinkowane banerów do dokumentacji dotyczącej promowanego naboru, umieszczonej na stronie internetowej Zamawiającego (inny link dla każdej fali), e) minimalne wskaźniki do osiągnięcia dla wszystkich formatów banerów łącznie w ramach jednej fali: minimum kliknięć przy minimum odsłon (w tym 50% podanych wartości musi osiągnąć emisja banerów w formacie Double Billboard, a 10% w mediach społecznościowych), Strona 4 z 9

5 f) capping 3x, geotargetowanie na województwo mazowieckie, g) targetowanie tematyczne/kontekstowe wybór słów kluczy dla danej fali każdorazowo do akceptacji Zamawiającego. UWAGA 4: Jeżeli zakładane w media planie wskaźniki nie zostaną osiągnięte, Wykonawca musi przedłużyć czas emisji reklam i/lub zwiększyć liczbę portali/ serwisów/ pakietów internetowych, na których będą emitowane reklamy. W przypadku wydłużenia czasu emisji reklam nie może on być dłuższy niż termin składania wniosków o dofinansowanie w ramach danego konkursu. UWAGA 5: Wykluczone jest stosowanie narzędzi, które nie pozwalają na weryfikację tego, gdzie emitowane będą treści reklamowe Zamawiającego, jak również wykluczony jest wybór portali i serwisów (także wchodzących w skład pakietów internetowych), zawierających treści niestosowne w odniesieniu do treści kampanii oraz wizerunku publicznego Zamawiającego. 1.b Spoty 1. Zadaniem Zamawiającego będzie: 1) opracowanie koncepcji, scenariusza oraz produkcja 4 spotów 30-sekundowych (produkcja w technice 2D, z dźwiękiem), w tym: a) wykupienie podkładu muzycznego (w tym praw autorskich/licencji umożliwiających Zamawiającemu korzystanie z utworów do 31 grudnia 2023 r.), b) dobór lektora. UWAGA 6: W przypadku wyboru ścieżki dźwiękowej Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu minimum 10 ścieżek dźwiękowych do wyboru, w przypadku lektora głosy minimum 3 osób. 2) emisja 4 spotów w ramach 4 fal, zgodnie z poniższymi wymaganiami: a) emisja spotów według planu mediowego i harmonogramu realizacji zamówienia 4 fale po 7 dni każda, b) emisja spotów według planu mediowego i harmonogramu realizacji zamówienia oraz zgodnie ze strategią komunikacji, zakładającą bardzo ścisłe targetowanie kampanii i docieranie do konkretnych grup odbiorców, c) każdy spot emitowany w ramach kampanii musi być podlinkowany do strony internetowej Zamawiającego d) wskaźniki do osiągnięcia dla 7 dni emisji pojedynczego spotu 30 w jednej fali minimum pełnych obejrzeń, e) geotargetowanie na województwo mazowieckie, f) targetowanie tematyczne/kontekstowe wybór słów kluczy do akceptacji Zamawiającego. 2. Dodatkowo, oprócz wyprodukowania 4 spotów z dźwiękiem, Wykonawca zobowiązuje się do produkcji i przekazania Zamawiającemu wersji niemej każdego spotu z napisami, bez dźwięku. 2. PRASA 2a. Artykuły sponsorowane na stronach internetowych tygodników Strona 5 z 9

6 1) Zadaniem Wykonawcy będzie: a) wybór 2 renomowanych, opiniotwórczych tygodników posiadających zarówno wydania papierowe, jak i internetowe (wykluczona prasa o charakterze tabloidowym), b) opracowanie merytoryczne (tekst 6-8 tys. znaków ze spacjami, tytuł, śródtytuły) i graficzne 4 artykułów sponsorowanych, po 1 do każdej fali (na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego), przy czym każdy z artykułów będzie dotyczył innego naboru, c) zaprojektowanie minimum 1 infografiki do każdego z 4 artykułów, d) dobór i wykupienie zdjęć ilustrujących tematykę danego artykułu minimum 1 zdjęcie do jednego artykułu (do akceptacji Zamawiającego na podstawie przedstawionych propozycji każdorazowo minimum 3 zdjęcia do wyboru), e) publikacja artykułów sponsorowanych w wersjach elektronicznych tygodników (na stronach internetowych tygodników), każdorazowo: - publikacja w sekcjach Biznes/Finanse/Rynek, - artykuł sponsorowany poprzedzony zapowiedzią, np. box zapowiadający, - czas wyświetlania artykułu na stronie: minimum 7 dni, - targetowanie na województwo mazowieckie. - obligatoryjnie jest podlinkowane infografik/artykułów banerów do dokumentacji dotyczącej promowanego naboru, umieszczonej na stronie internetowej Zamawiającego (inny link dla każdej fali), UWAGA 7: Każdy artykuł umieszczany w Internecie oprócz zdjęcia i infografiki musi być opatrzony grafiką zawierającą wymagane oznaczenie logotypami oraz formułką na temat źródła finansowania kampanii patrz cz. VIII, pkt. 1. ppkt.4) którego zaprojektowanie leży także po stronie Wykonawcy. 2b. Kolorowy insert wszywany/wszywka w drukowanej wersji tygodnika 1) Zadaniem Wykonawcy będzie: a) wybór 1 renomowanego, opiniotwórczego tygodnika posiadającego zarówno wydanie papierowe, jak i internetowe (wykluczona prasa o charakterze tabloidowym, możliwa publikacja w jednym z tytułów, w których będą ukazywać się artykuły sponsorowane), b) opracowanie merytoryczne tekstów oraz opracowanie graficzne projektu do 1 insertu wszywanego/wszywki minimum 4-strony, w formacie tygodnika, c) dobór i wykupienie zdjęć do projektu (minimum 2 na stronie), zaprojektowanie tabel/infografik zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, c) druk i publikacja opracowanego materiału, jako dodatku regionalnego do tygodnika województwo mazowieckie, d) planowany termin publikacji pierwsza połowa października. 3. OUTDOOR 3a. Billboardy 18 Strona 6 z 9

7 1) Zadaniem Wykonawcy będzie: a) wybór lokalizacji poszczególnych tablic billboardowych łącznie minimum 10 billboardów w ramach jednej odsłony, w tym: a. 2 tablice (nr 1 i 2) w jak najbliższej odległości od adresu ul. Jagiellońska 74 w Warszawie, b. 2 tablice (nr 3 i 4) w jak najbliższej odległości od adresu ul. Targowa 72 w Warszawie, c. 2 tablice (nr 5 i 6) w jak najbliższej odległości od adresu Plac Bankowy 3/5 w Warszawie, d. 2 tablice (nr 7 i 8) w jak najbliższej odległości od adresu ul. Słomińskiego 6 w Warszawie, e. 2 tablice (nr 9 i 10) w jak najbliższej od adresu ul. Zamoyskiego 20 w Warszawie, przy czym maksymalna odległość każdej z tablic od wskazanego punktu nie może być większa niż 2000 m. b) rezerwacja i zakup powierzchni reklamowej: - stacjonarne, wolnostojące tablice billboardowe posiadające oświetlenie zewnętrzne, o powierzchni ekspozycyjnej 18 m 2 (format 6,00 x 3,00 m), - czas ekspozycji plakatu w ramach pojedynczej fali: 14 dni, 5) opracowanie projektu graficznego, druk i klejenie 4 wzorów plakatów na wszystkich nośnikach, w ramach 4 odsłon. 3b. Ramki w metrze 1. Zadaniem Zamawiającego będzie: a) rezerwacja i zakup powierzchni reklamowej: - 4 x 100 ramek w wagonach I linii metra, - czas ekspozycji plakatów w ramkach: 7 dni, b) opracowanie projektu graficznego 4 wzorów plakatów do ramek w metrze, b) druk, montaż i demontaż po zakończeniu każdej z fal kampanii (4 x 100 szt.). VIII. DODATKOWE WYTYCZNE 1. Wytyczne dotyczące produkcji i emisji/publikacji/ekspozycji materiałów reklamowych 1) wszystkie materiały mają być przygotowywane zgodnie z koncepcją i szczegółowymi wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego, 2) Wykonawca może zaproponować wykorzystanie innych materiałów graficznych, ale w takim przypadku po jego stronie będzie leżało pokrycie kosztów zakupu tych materiałów (z uwzględnieniem kosztów licencji/przeniesienia własności praw autorskich na Zamawiającego), 3) w trakcie przygotowywania projektów wymagane jest stosowanie wytycznych z zakresu informacji i promocji dotyczących projektów współfinansowanych z funduszy europejskich: 4) Projekty wszystkich materiałów muszą uwzględniać wymagania z zakresu informacji i promocji dot. projektów współfinansowanych z funduszy europejskich: Strona 7 z 9

8 oraz formułkę dotyczącą źródła finansowania: Kampania współfinansowana z Europejskiego Funduszu Społecznego, UWAGA 8: Wymagania dotyczące oznakowania projektów mogą ulec zmianie. 5) Zamawiający rości sobie prawo do zgłaszania poprawek na każdym etapie produkcji materiałów, a w przypadku wystąpienia zmian, których nie dało się przewidzieć wcześniej (np. wynikających ze zmian przepisów i regulacji związanych z wdrażaniem RPO WM), także w trakcie trwania kampanii, 6) akceptacja Zamawiającego jest niezbędnym warunkiem do rozpoczęcia emisji/ publikacji wszystkich materiałów reklamowych, 7) przez cały czas realizacji zamówienia ostateczna decyzja na temat podejmowanych działań leży po stronie Zamawiającego, 8) Wykonawca odpowiada za wartość merytoryczną, graficzną i techniczną wykonanych materiałów, 9) Wykonawca jest zobowiązany do nadzoru nad całością prac zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem produkcji i emisji, 10) Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego o wszelkich mogących wystąpić odstępstwach od harmonogramu produkcji i emisji materiałów reklamowych, gdyby takie zdarzenia mogły wystąpić. 2. Wytyczne dotyczące raportowania i archiwizacji materiałów reklamowych 1) wykonawca zobowiązuje się do bieżącego przekazywania Zamawiającemu drogą mailową informacji o rozpoczęciu emisji/ekspozycji/publikacji poszczególnych materiałów w poszczególnych mediach, 2) przed rozpoczęciem kampanii Wykonawca ma przedstawić propozycję, w jaki sposób będzie na bieżąco monitorował osiąganie zakładanych wskaźników mediowych. W przypadku wykorzystania do tego celu zewnętrznego systemu/oprogramowania Wykonawca ma na życzenie Zamawiającego zapewnić mu dostęp do ww. systemu/oprogramowania, 3) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wersji archiwalnych wszystkich materiałów reklamowych wyprodukowanych w ramach zamówienia, w tym: a) materiałów graficznych (banery, wykupione zdjęcia, inforgrafiki) pliki źródłowe PSD oraz pliki poglądowe w formacie JPG, b) w przypadku treści artykułów sponsorowanych ostateczna wersja artykułu w programie Word, 4) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu (najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zakończenia emisji w ramach ostatniej odsłony) raportu końcowego zawierającego podsumowanie realizacji zamówienia (podpisanego przez osobę upoważnioną ze strony Wykonawcy), obejmującego m.in.: Strona 8 z 9

9 a) szczegółowe zestawienie wskaźników osiągniętych w ramach kampanii zbiorczo, z podziałem na poszczególne fale oraz osobno dla każdego z rodzajów narzędzi (banery, artykuły sponsorowane, reklama natywna), b) oryginały lub potwierdzone za zgodność z oryginałem potwierdzenia emisji banerów, artykułów na poszczególnych portalach, serwisach, lub wydruki maili/screenów/potwierdzeń z elektronicznych systemów służących do obsługi systemu reklamowego poszczególnych mediów (potwierdzone za zgodność z oryginałem). 3. Inne wytyczne i informacje 1) Zamawiający wyraża zgodę na wykorzystanie przez Wykonawcę informacji o projekcie dotyczących: zakresu projektu, przebiegu projektu, użytych metod i narzędzi oraz rezultatu działań Wykonawcy. Informacje będą mogły być użyte w komunikacji Wykonawcy podczas prezentacji oraz wystąpień, jak też na stronie internetowej i w mediach społecznościowych, 3) Wykonawca wyraża zgodę, aby wszystkie projekty tworzone w ramach kampanii były wykorzystywane w ramach bieżących działań prowadzonych przez Zamawiającego (dodatkowe, wzmacniające efekt oddziaływania kampanii działania promocyjne prowadzone bezkosztowo przez Zamawiającego, np. publikacja artykułów na stronie internetowej publikacja infografik na fanpage ach Zamawiającego w mediach społecznościowych, wysyłka mailingów czy newslettera, 2) Wykonawca przekaże Zamawiającemu majątkowe prawa autorskie, prawa pokrewne oraz prawa zależne do wszystkich treści powstałych w wyniku realizacji umowy oraz przekaże Zamawiającemu metryczki z wykazem elementów objętych prawami autorskimi dla tych materiałów, do których mają one zastosowanie. Minimalny zakres czasowy, na jaki mają być przekazane powyższe prawa: 31 grudnia 2023 r., 3) zamówienie będzie realizowane na podstawie umowy. Strona 9 z 9