SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego Usługa przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej dotyczącej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (RPO WM) I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Zamówienie obejmuje: 1) opracowanie harmonogramu prac dla wszystkich działań prowadzonych w trakcie realizacji kampanii od dnia podpisania umowy do jej zakończenia, 2) opracowanie i wdrożenie strategii mediowej oraz media planu uwzględniającego planowane terminy przeprowadzenia kampanii, zgodnie z założeniami przedstawionymi w ofercie, 3) realizację kampanii zgodnie z założeniami, w tym zwłaszcza: a) opracowanie kreacji kampanii, opracowanie graficzne i merytoryczne oraz produkcja materiałów reklamowych, w tym m.in.: a. banerów i spotów internetowych, b. artykułów sponsorowanych publikowanych na stronach internetowych tygodników posiadających także wydania drukowane oraz insertu w drukowanej wersji regionalnej wybranego tygodnika, c. reklamy outdoorowej: billboardów, ramek w metrze, b) zakup mediów oraz emisja/publikacja/ekspozycja materiałów reklamowych w poszczególnych mediach, c) bieżące monitorowanie realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych, 4) zakończenie i podsumowanie realizacji zamówienia, w tym: przekazanie raportu końcowego oraz przekazanie wersji archiwalnych wszystkich materiałów reklamowych wyprodukowanych w ramach kampanii. UWAGA 1: Media plan musi zakładać elastyczność i możliwości bieżącego dostosowywania do terminów ogłaszania poszczególnych naborów, ponieważ ogłoszenie każdego z naborów jest uzależnione od decyzji Zarządu Województwa Mazowieckiego. Dodatkowo na terminy oraz okoliczności dotyczące ogłaszania poszczególnych naborów mają wpływ m.in. wyniki poprzednich konkursów w ramach danego Działania (obszaru tematycznego, w którym udzielane jest wsparcie dla projektów podobnego rodzaju), wyniki procesu renegocjacji RPO WM z Komisją Europejską lub inne okoliczności, na których wystąpienie i przebieg Zamawiający nie ma wpływu. II. RAMY CZASOWE ZAMÓWIENIA 1. Realizacja zamówienia (wraz z przekazaniem materiałów archiwalnych i raportu końcowego) musi być zakończona do 14 grudnia 2018 r. Strona 1 z 11

2 2. Zamówienie będzie realizowane w ramach 4 fal 14-dniowych (z wyjątkiem billboardów fala 28-dniowa). 3. Terminy poszczególnych fal: 1) I fala sierpień 2018 r., 2) II fala wrzesień 2018 r., 3) III fala październik 2018 r., 3) IV fala listopad 2018 r., III. CELE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Cele realizacji zamówienia: 1) aktywizacja mieszkańców województwa mazowieckiego do ubiegania się o wsparcie z Funduszy Europejskich w ramach RPO WM, 2) informowanie potencjalnych beneficjentów o wybranych naborach do konkursów ogłaszanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU). 2. Planowane, długoterminowe rezultaty działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych przez MJWPU: 1) zwiększenie statystyk dotyczących wejść na stronę internetową 2) zwiększenie wskaźnika wykorzystania alokacji dostępnej w konkursach ogłaszanych w 2018 i 2019 roku. IV. GRUPA DOCELOWA CAŁEJ KAMPANII 1. Profil demograficzny: K + M, lat. 2. Profil społeczny: 1) wykształcenie: minimum średnie, wyższe. 2) aktywni zawodowo, zwłaszcza z obszarów: samorząd terytorialny, przedsiębiorcy z terenu województwa mazowieckiego (mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa), przedsiębiorcy typu spin off i spin out oraz start up, jednostki naukowo-badawcze oraz centra transferu technologii, fundacje, stowarzyszenia, instytucje kultury itp., partnerzy społeczno-gospodarczy, instytucje otoczenia biznesu oraz organizacje pozarządowe. 3) decydenci osoby, które obecnie inwestują lub prowadzą swoją działalność w województwie mazowieckim, w tym zwłaszcza prezesi i właściciele prywatnych firm z sektora MŚP. 4) top management kadra zarządzająca na szczeblu zarządów, dyrektorzy, prezesi; urzędnicy samorządowi wysokiego szczebla; kadra zarządzająca wyższych uczelni i instytutów badawczorozwojowych; kadra zarządzająca w służbie zdrowia i edukacji; specjaliści, pracownicy umysłowi i wolne zawody. 3. Profil psychologiczny: osoby z inicjatywą aktywne, przedsiębiorcze, kreatywne, pomysłowe, otwarte, odważne, optymistyczne, nastawione na sukces, budujące swoją pozycję, zaangażowane w pracę zawodową Strona 2 z 11

3 i życie społeczne; liderzy zmian, wizjonerzy; osoby pragmatyczne, konsekwentne i wymagające (oczekują konkretnych informacji), osoby, które: zbierają i analizują informacje, podejmują świadome i racjonalne decyzje; są elastyczni i gotowi na zmiany, nie boją się ryzyka; interesują się światem, ekonomią, inwestowaniem; są świadomymi obywatelami, lokalnymi patriotami; są otwarci na dialog i współpracę; wykorzystują różne kanały zdobywania informacji, korzystają z nowych technologii (w tym technologii mobilnych); spędzają aktywnie wolny czas (kultura, sport, turystyka). V. ZASIĘG TERYTORIALNY Zasięg kampanii musi być budowany z wykorzystaniem narzędzi pozwalających na geotargetowanie na województwo mazowieckie oraz w oparciu o media regionalne/lokalne lub ogólnopolskie, posiadające wydania/mutacje regionalne. VI. OPIS KAMPANII 1. Główny komunikat Dotacje na w Twoim zasięgu! UWAGA 2: Główny komunikat nie jest równoznaczny z hasłem kampanii, ponieważ stworzenie hasła będzie jednym z elementów opracowywanej przez Wykonawcę kreacji kampanii. 2. Główne założenia 1) kampania informująca o wybranych, aktualnie prowadzonych naborach w ramach RPO WM , 2) przekaz kampanii ma być sprofilowany dla poszczególnych segmentów odbiorców (podział na obszary zawodowe, zainteresowania) w kontekście przewidzianych dla nich konkursów w 2018 r., 3) komunikacja kampanii ma zawierać jednoznaczny call to action kierowanie do strony internetowej lub innych stron wskazanych przez Zamawiającego, 4) kampania ma być przeprowadzona w oparciu o 3 media: Internet, prasa i outdoor, z wykorzystaniem takich narzędzi jak: a) banery i spoty internetowe, b) artykuły sponsorowane na stronach internetowych tygodników posiadających także wydania drukowane oraz insertu w drukowanej wersji regionalnej wybranego tygodnika, c) billboardy, plakaty w ramkach w metrze, 5) kampania będzie realizowana w ramach minimalnie 4 fal 14-dniowych (w z wyjątkiem billboardów fala 28- dniowa). W ramach każdej fali będzie promowany inny nabór (lub kilka naborów, jeśli będą skierowane do tej samej grupy odbiorców). Poszczególne fale mogą się na siebie nakładać, ponieważ ich terminy będą uzależnione od terminów ogłaszania poszczególnych naborów. UWAGA 3: Kampania będzie wzmocniona i połączona z prowadzoną bezkosztowo (działania MJWPU) kampanią kontent marketingową, polegającą na: publikowaniu artykułów na stronie publikowaniu treści Strona 3 z 11

4 w newsletterze i w mediach społecznościowych MJWPU oraz na mailingu bezpośrednim. VII. SZCZEGÓŁOWY WYKAZ PRAC WYKONAWCY 1. KREACJA KAMPANII Zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie kreacji kampanii na podstawie Key Visualu (przekazanego przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy) poprzednich kampanii prowadzonych przez Zamawiającego oraz na podstawie wskazówek Zamawiającego, w tym m.in.: - hasło kampanii, - kreacja dostosowana do wszystkich narzędzi i rodzajów materiałów reklamowych wykorzystywanych w ramach kampanii. UWAGA 4: Zamawiający oczekuje jedynie odświeżenia Key Visualu, tak aby kreacja aktualnie realizowanej kampanii nawiązywała do kreacji poprzednich kampanii i mogła być z nimi identyfikowana wizualnie. 2. INTERNET 2a. Banery internetowe 1. Zadaniem Wykonawcy będzie: 1) opracowanie kreacji i produkcja 1 pakietu banerów do każdej z 4 fal kampanii, w tym: m.in. format Double Billboard 750x200 pixeli, pozostałe banery w formatach dostosowanych do wskazanych w ofercie mediów w tym portali i mediów społecznościowych. UWAGA 5: Pakiet oznacza maksymalnie 10 mutacji tego samego wzoru banneru, przeformatowywanego pod kątem wymagań reklamodawców poszczególnych portali, na których będzie emitowana kampania. Wszystkie banery mają być animowane, minimum 3-odsłonowe. W przypadku banerów poziomych niedopuszczalne są formaty w rozmiarach poniżej 250 pikseli którejkolwiek ze ścian (z wyjątkiem double billboard), w przypadku banerów pionowych poniżej 150 pikseli dla podstawy. 2) zaplanowanie i dobór mediów i narzędzi pod kątem grup docelowych określonych dla każdej fali, przy czym podczas planowania kampanii należy uwzględnić następujące wymagania Zamawiającego: a) dobór mediów: do akceptacji Zamawiającego portale i serwisy o tematyce ogólnej oraz portale biznesowe, specjalistyczne, społecznościowe, w których Wykonawca emitować będzie banery, b) kampanie typu: display, remarketing, retargeting, c) kampanie przy użyciu narzędzi/systemów reklamowych oferujących możliwości wielopoziomowego i różnorodnego profilowania kampanii, w tym zwłaszcza stosowania reklam kontekstowych, d) targetowanie dla poszczególnych fal: a. I fala: osoby wskazane w cz. IV, w tym zwłaszcza osoby zainteresowane tematyką przedsiębiorczości, rozwojem firmy, innowacjami, transferem technologii, B+R, b. II fala: osoby wskazane w cz. IV, w tym zwłaszcza osoby zainteresowane tematyką przedsiębiorczości, rozwojem firmy, innowacjami, transferem technologii, B+R, Strona 4 z 11

5 c. III fala: osoby wskazane w cz. IV, w tym zwłaszcza osoby zainteresowane tematyką edukacji i szkoleń, d. IV fala: osoby wskazane w cz. IV, w tym zwłaszcza osoby zainteresowane tematyką projektów społecznych. 3) emisja banerów internetowych, przy czym: a) w całej kampanii zakładana jest emisja 4 pakietów banerów w ramach 4 fal 14-dniowych, po jednym pakiecie dla każdej fali, b) minimum 10% banerów musi być wyświetlana w mediach społecznościowych, z uwzględnieniem targetowania geograficznego oraz targetowania dotyczącego zainteresowań odbiorców, c) emisja banerów według planu mediowego i harmonogramu realizacji zamówienia 4 fale po 14 dni, d) obligatoryjne jest podlinkowanie banerów do dokumentacji dotyczącej promowanego naboru, umieszczonej na stronie internetowej Zamawiającego (inny link dla każdej fali), e) minimalne wskaźniki do osiągnięcia dla wszystkich formatów banerów łącznie w ramach jednej fali: minimum kliknięć przy minimum odsłon (w tym 50% podanych wartości musi osiągnąć emisja banerów w formacie Double Billboard, a 10% w mediach społecznościowych), f) capping 3x w ramach pojedynczej fali, geotargetowanie na województwo mazowieckie, g) targetowanie tematyczne/kontekstowe wybór słów kluczy oraz wybór portali i serwisów, w których będą się pojawiać reklamy do akceptacji Zamawiającego. UWAGA 6: Jeżeli zakładane w media planie wskaźniki nie zostaną osiągnięte, Wykonawca musi przedłużyć czas emisji reklam i/lub zwiększyć liczbę portali/ serwisów/ pakietów internetowych, na których będą emitowane reklamy. UWAGA 7: Wykluczone jest stosowanie narzędzi, które nie pozwalają na weryfikację tego, gdzie emitowane będą treści reklamowe Zamawiającego, jak również wykluczony jest wybór portali i serwisów (także wchodzących w skład pakietów internetowych), zawierających treści niestosowne w odniesieniu do treści kampanii oraz wizerunku publicznego Zamawiającego. 2.b Spoty 1. Zadaniem Zamawiającego będzie: 1) opracowanie koncepcji i scenariusza oraz produkcja 4 spotów 30-sekundowych (produkcja w technice 2D, z dźwiękiem), w tym: a) wykupienie podkładu muzycznego (w tym praw autorskich/licencji umożliwiających Zamawiającemu korzystanie z utworów do 31 grudnia 2023 r.), b) dobór lektora, c) zaprojektowanie tablic końcowych (1. tablica w formie banera reklamującego wydarzenia aktualnie organizowane przez Zamawiającego, 2. tablica zawierająca wymagane oznaczenia dotyczące źródła finansowania zamówienia), 2) do każdej produkcji filmowej Wykonawca musi opracować (i umieścić w filmie) napisy w języku polskim. Strona 5 z 11

6 UWAGA 8: W przypadku wyboru ścieżki dźwiękowej Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu minimum 10 ścieżek dźwiękowych do wyboru, w przypadku lektora głosy minimum 3 osób. 3) emisja 4 spotów w ramach 4 fal, zgodnie z poniższymi wymaganiami: a) emisja spotów według planu mediowego i harmonogramu realizacji zamówienia 4 fale po 14 dni każda, b) emisja spotów według planu mediowego i harmonogramu realizacji zamówienia oraz zgodnie ze strategią komunikacji, zakładającą bardzo ścisłe targetowanie kampanii i docieranie do konkretnych grup odbiorców, c) każdy spot emitowany w ramach kampanii musi być podlinkowany do strony internetowej Zamawiającego d) wskaźniki do osiągnięcia dla 14 dni emisji pojedynczego spotu 30 w jednej fali minimum pełnych obejrzeń, e) geotargetowanie na województwo mazowieckie, f) targetowanie tematyczne/kontekstowe wybór słów kluczy do akceptacji Zamawiającego. 2. Dodatkowo, oprócz wyprodukowania 4 spotów z dźwiękiem, Wykonawca zobowiązuje się do produkcji i przekazania Zamawiającemu wersji niemej każdego spotu z napisami, bez dźwięku oraz wersji spełniających standardy dostępności (z audiodeskrypcją patrz pkt. VIII, 3). 3. PRASA 3a. Artykuły sponsorowane na stronach internetowych tygodników 1) Zadaniem Wykonawcy będzie: a) wybór dwóch tygodników opinii posiadających zarówno wydania papierowe, jak i internetowe, przy czym: - dopuszczalne są tylko tytuły o miesięcznych (za styczeń 2018 r.) wynikach sprzedaży wersji drukowanej tygodnika w całej Polsce (bez podziału na wydania regionalne) nie niższych niż 50 tys. egz., - informacje dotyczące wyników sprzedaży każdego z tytułów muszą być udokumentowane wydrukiem ze strony lub mailem od wydawcy danego tytułu, w którym wymagane dane zostaną przedstawione w sposób nie budzący wątpliwości. b) opracowanie merytoryczne i graficzne 8 artykułów sponsorowanych (po 2 do każdej fali, każdy z artykułów sprofilowany pod kątem tygodnika, na stronie którego będzie publikowany), przy czym: - artykuły do opracowania na podstawie informacji i wskazówek przekazanych przez Zamawiającego, - każdy z artykułów dotyczący innego naboru/tematu, - każdy artykuł o długości 6-8 tys. znaków ze spacjami, z tytułem i wyodrębnionymi śródtytułami, c) zaprojektowanie i umieszczenie w treści każdego z artykułów minimum 1 infografiki na podstawie treści artykułu koncepcja i projekt Wykonawcy, do akceptacji Zamawiającego, Strona 6 z 11

7 d) zaprojektowanie i umieszczenie w treści każdego z artykułów minimum 1 banera zawierającego zaproszenie na wydarzenia aktualnie organizowane przez Zamawiającego (zawartość minimalna logo wydarzenia, przykładowa treść: dowiedz się więcej, przyjdź na. ) do akceptacji Zamawiającego, e) dobór i wykupienie zdjęć ilustrujących tematykę danego artykułu minimum 1 zdjęcie do każdego z artykułów (do akceptacji Zamawiającego na podstawie przedstawionych propozycji każdorazowo minimum 3 zdjęcia do wyboru), f) publikacja artykułów sponsorowanych w wersjach elektronicznych tygodników (na stronach internetowych tygodników), każdorazowo: - publikacja w sekcjach Biznes/Finanse/Rynek, - artykuł sponsorowany poprzedzony zapowiedzią, np. box zapowiadający, - czas wyświetlania artykułu na stronie: minimum 14 dni, - targetowanie na województwo mazowieckie. - obligatoryjnie jest podlinkowane artykułu i/lub wybranych elementów banerów do dokumentacji dotyczącej promowanego naboru, umieszczonej na stronie internetowej Zamawiającego (inny link dla każdej fali) lub do innych stron wskazanych przez Zamawiającego. UWAGA 9: Każdy artykuł umieszczany w Internecie oprócz zdjęcia i infografiki musi być opatrzony grafiką zawierającą wymagane oznaczenie logotypami oraz formułką na temat źródła finansowania kampanii (patrz cz. VIII, pkt. 1) którego zaprojektowanie leży także po stronie Wykonawcy. 3b. Kolorowy insert w drukowanej wersji tygodnika 1) Zadaniem Wykonawcy będzie: a) wybór 1 tygodnika opinii posiadającego zarówno wydanie papierowe, jak i internetowe, przy czym: - dopuszczalne są tylko tytuły o miesięcznych (za styczeń 2018 r.) wynikach sprzedaży wersji drukowanej tygodnika w całej Polsce (bez podziału na wydania regionalne) nie niższych niż 50 tys. egz., - informacje dotyczące wyników sprzedaży każdego z tytułów muszą być udokumentowane wydrukiem ze strony lub mailem od wydawcy danego tytułu, w którym wymagane dane zostaną przedstawione w sposób nie budzący wątpliwości, - możliwa jest publikacja insertu w jednym z tytułów, na stronie których będą ukazywać się artykuły sponsorowane patrz pkt. 3a, o ile tytuł ten posiada wydanie/dodatek regionalny mazowiecki). b) opracowanie merytoryczne tekstów oraz opracowanie graficzne projektu do 1 insertu minimum 4- stronicowy, w formacie tygodnika, c) dobór i wykupienie zdjęć do projektu (minimum 2 na stronie), zaprojektowanie tabel/infografik zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, c) druk i publikacja opracowanego materiału, jako dodatku regionalnego do tygodnika województwo mazowieckie, przy czym wysokość nakładu insertu musi pokrywać się z wysokością nakładu tygodnika w wydaniu regionalnym mazowieckim, Strona 7 z 11

8 d) planowany termin publikacji ostatni tydzień września lub pierwszy tydzień października do decyzji Zamawiającego na etapie realizacji umowy. 4. OUTDOOR 4a. Billboardy 18 1) Zadaniem Wykonawcy będzie: a) wybór lokalizacji poszczególnych tablic billboardowych łącznie minimum 10 billboardów w ramach jednej odsłony, w tym: a. 2 tablice (nr 1 i 2) w jak najbliższej odległości od adresu ul. Jagiellońska 74 w Warszawie, b. 2 tablice (nr 3 i 4) w jak najbliższej odległości od adresu ul. Targowa 72 w Warszawie, c. 2 tablice (nr 5 i 6) w jak najbliższej odległości od adresu Plac Bankowy 3/5 w Warszawie, d. 2 tablice (nr 7 i 8) w jak najbliższej odległości od adresu ul. Słomińskiego 6 w Warszawie, e. 2 tablice (nr 9 i 10) w jak najbliższej od adresu ul. Zamoyskiego 20 w Warszawie, przy czym maksymalna odległość każdej z tablic od wskazanego punktu nie może być większa niż 2000 m. b) rezerwacja i zakup powierzchni reklamowej: - stacjonarne, wolnostojące tablice billboardowe posiadające oświetlenie zewnętrzne, o powierzchni ekspozycyjnej 18 m 2 (format 6,00 x 3,00 m), - czas ekspozycji plakatu w ramach pojedynczej fali: minimum 28 dni, 5) opracowanie projektu graficznego, druk i klejenie 4 wzorów plakatów na wszystkich nośnikach, w ramach 4 odsłon. UWAGA 10: W przypadku braku możliwości zmiany terminu rezerwacji nośników w odniesieniu terminów zaproponowanych przez Wykonawcę w media planie składanym wraz z ofertą, Zamawiający dopuszcza możliwość wyboru nośników o identycznych parametrach, ale w innych lokalizacjach (pod warunkiem zachowania maksymalnej odległości 2000 m od adresów wskazanych w pkt. 1) a.). Zaproponowanie przez Wykonawcę nowych lokalizacji nośników nie będzie powodować zmiany Umowy i konieczności zawierania aneksu, będzie jednak każdorazowo wymagać akceptacji Zamawiającego. 4b. Ramki w metrze 1. Zadaniem Zamawiającego będzie: a) rezerwacja i zakup powierzchni reklamowej: - 4 x minimum 100 ramek o wymiarach 89,5 x 30 cm, zlokalizowanych w wagonach I linii metra, - czas ekspozycji plakatów w ramkach: 14 dni, b) opracowanie projektu graficznego 4 wzorów plakatów do ramek w metrze, b) druk i montaż plakatów (dopasowanych do wymiarów ramek) oraz demontaż po zakończeniu każdej z fal kampanii (4 x minimum 100 szt.). VIII. DODATKOWE WYTYCZNE Strona 8 z 11

9 1. Wytyczne dotyczące produkcji i emisji/publikacji/ekspozycji materiałów reklamowych 1) wszystkie materiały mają być przygotowywane zgodnie z koncepcją i szczegółowymi wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego, 2) Wykonawca może zaproponować wykorzystanie innych materiałów graficznych, ale w takim przypadku po jego stronie będzie leżało pokrycie kosztów zakupu tych materiałów (z uwzględnieniem kosztów licencji/przeniesienia własności praw autorskich na Zamawiającego), 3) w trakcie przygotowywania projektów wymagane jest stosowanie wytycznych z zakresu informacji i promocji dotyczących projektów współfinansowanych z funduszy europejskich: 4) Projekty wszystkich materiałów muszą uwzględniać wymagania z zakresu informacji i promocji dot. projektów współfinansowanych z funduszy europejskich: oraz formułkę dotyczącą źródła finansowania: Kampania współfinansowana z Europejskiego Funduszu Społecznego, UWAGA 11: Wymagania dotyczące oznakowania projektów mogą ulec zmianie. 5) Zamawiający rości sobie prawo do zgłaszania poprawek na każdym etapie produkcji materiałów, a w przypadku wystąpienia zmian, których nie dało się przewidzieć wcześniej (np. wynikających ze zmian przepisów i regulacji związanych z wdrażaniem RPO WM), także w trakcie trwania kampanii, 6) akceptacja Zamawiającego jest niezbędnym warunkiem do rozpoczęcia emisji/ publikacji wszystkich materiałów reklamowych, 7) przez cały czas realizacji zamówienia ostateczna decyzja na temat podejmowanych działań leży po stronie Zamawiającego, 8) Wykonawca odpowiada za wartość merytoryczną, graficzną i techniczną wykonanych materiałów, 9) Wykonawca jest zobowiązany do nadzoru nad całością prac zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem produkcji i emisji, 10) Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego o wszelkich mogących wystąpić odstępstwach od harmonogramu produkcji i emisji materiałów reklamowych, gdyby takie zdarzenia mogły wystąpić, 11) zgodnie z zasadą równego dostępu do informacji spoty muszą uwzględniać potrzeby osób z różnymi niepełnosprawnościami (np. materiały filmowe z napisami dla osób niesłyszących, odpowiedni dobór czcionek czytelnych dla osób słabo- i niedowidzących). 12) materiały publikowane w Internecie muszą być dostępne dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie ze standardami WCAG 2.0 (Web Content Accessibility Guidelines) na poziomie AA. Przykładowa strona zawierająca zasady stosowania standardów WCAG Strona 9 z 11

10 2. Wytyczne dotyczące raportowania i archiwizacji materiałów reklamowych 1) wykonawca zobowiązuje się do bieżącego przekazywania Zamawiającemu drogą mailową informacji o rozpoczęciu emisji/ekspozycji/publikacji poszczególnych materiałów w poszczególnych mediach, 2) przed rozpoczęciem kampanii Wykonawca ma przedstawić propozycję, w jaki sposób będzie na bieżąco monitorował osiąganie zakładanych wskaźników mediowych. W przypadku wykorzystania do tego celu zewnętrznego systemu/oprogramowania Wykonawca ma na życzenie Zamawiającego zapewnić mu dostęp do ww. systemu/oprogramowania, 3) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wersji archiwalnych wszystkich materiałów reklamowych wyprodukowanych w ramach zamówienia, w tym: a) materiałów graficznych (banery, wykupione zdjęcia, inforgrafiki) pliki źródłowe PSD oraz pliki poglądowe w formacie JPG, b) w przypadku treści artykułów sponsorowanych ostateczna wersja artykułu w programie Word, 4) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu (najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zakończenia emisji w ramach ostatniej odsłony) raportu końcowego zawierającego podsumowanie realizacji zamówienia (podpisanego przez osobę upoważnioną ze strony Wykonawcy), obejmującego m.in.: a) szczegółowe zestawienie wskaźników osiągniętych w ramach kampanii zbiorczo, z podziałem na poszczególne fale oraz osobno dla każdego z rodzajów narzędzi (banery, artykuły sponsorowane, reklama natywna), b) oryginały lub potwierdzone za zgodność z oryginałem potwierdzenia emisji banerów, artykułów na poszczególnych portalach, serwisach, lub wydruki maili/screenów/potwierdzeń z elektronicznych systemów służących do obsługi systemu reklamowego poszczególnych mediów (potwierdzone za zgodność z oryginałem). 3. Wytyczne dotyczące obowiązku stosowania standardów dostępności 1) Wszystkie materiały reklamowe projektowane i produkowane w ramach kampanii powinny być przygotowane zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata : funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-realizacji-zasady-rownosci-szans-i-niedyskryminacji-oraz- zasady-rownosci-szans/. 2) Minimalne wymagania dotyczące poszczególnych materiałów, w tym zwłaszcza materiałów przygotowywanych pod kątem dla osób słabo- i niedowidzących: 2.1) Internet a) banery internetowe wymagane zastosowanie przynajmniej takich rozwiązań, które będą możliwe ze względów technicznych, np. kontrast, bezszeryfowe czcionki, opisy alternatywne, b) spoty wymagane przygotowanie dodatkowej wersji spotu z audiodeskrypcją. 2.2) Prasa Strona 10 z 11

11 a) artykuły sponsorowane na stronach internetowych tygodników teksty pisane prostym językiem i podzielone na akapity; dodatkowo muszą zawierać opisy alternatywne, b) insert drukowany teksty pisane prostym językiem i podzielone na akapity; odpowiedni kontrast pomiędzy tłem a napisami, bezszeryfowe czcionki; tabele i infografiki dostosowane do standardów. 2.3) Outdoor a) billboardy wymagane zastosowanie bezszeryfowych czcionek, odpowiedniego kontrastu oraz wielkości napisów, a) ramki w metrze wymagane zastosowanie bezszeryfowych czcionek, odpowiedniego kontrastu oraz wielkości napisów. 3) Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się i stosowania Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata W przypadku wejścia w życie innych wytycznych dotyczących standardów dostępności w trakcie trwania umowy, także do zapoznania się i stosowania nowych zasad. 4. Inne wytyczne i informacje 1) Zamawiający wyraża zgodę na wykorzystanie przez Wykonawcę informacji o projekcie dotyczących: zakresu projektu, przebiegu projektu, użytych metod i narzędzi oraz rezultatu działań Wykonawcy. Informacje będą mogły być użyte w komunikacji Wykonawcy podczas prezentacji oraz wystąpień, jak też na stronie internetowej i w mediach społecznościowych, 2) Wykonawca wyraża zgodę, aby wszystkie projekty tworzone w ramach kampanii były wykorzystywane w ramach bieżących działań promocyjnych prowadzonych bezkosztowo przez Zamawiającego (patrz: Uwaga 3). Strona 11 z 11