Wersja dokumentacji: 1.2. Ostatnia aktualizacja: SETUP XL

Transkrypt

1 Wersja dokumentacji: 1.2 Ostatnia aktualizacja: SETUP XL biuro@e-setup.pl

2 Spis treści Spis treści Spis treści Wymagania systemowe Instalacja Normatywy Ustawienia Funkcje programu Informowanie o stanie towarów Obsługa funkcjonalności Prace wdrożeniowe

3 Wymagania systemowe 1. Wymagania systemowe Minimalne wymagania System Comarch ERP XL Połączenie z internetem Windows 7 i nowsze Wersja i nowsze Sprawdzana jest legalność programu do prawidłowej pracy potrzebne jest połączenie z internetem 3

4 Instalacja 2. Instalacja Należy mieć na uwadze, że program działa we współpracy z COMARCH ERP XL, który jest wymagany do prawidłowego działania aplikacji. Pobrany plik należy rozpakować do katalogu, a następnie uruchomić instalator SetupERPXL.exe i przejść przez konfigurator instalacji. Na pulpicie jak i w programach powinien się pojawić skrót do programu, który należy uruchomić, następnie w wybrać bazę i zalogować się na swój login z XL a. W pojawiającym się oknie Brak uprawnień należy uzupełnić dane do logowania do serwera MSSQL, aby możliwy był zapis informacji do bazy danych, jeśli nie są one znane proszę skontaktować się z dostawcą programu lub administratorem sieci. Obraz 2.1 W wersji DEMO nie ma potrzeby uzupełniania tych danych i należy zamknąć okno. Można zaznaczyć, aby więcej się ono nie wyświetlało przy otwarciu systemu. Informacje te można uzupełnić później w ustawieniach konfiguracyjnych Sprawdź uprawnienia bazodanowe : Obraz 2.2 Obraz 2.3 4

5 Normatywy 3. Normatywy 3.1. Ustawienia Obraz 3.1 W ustawieniach można skonfigurować standardowe opcje dla wyznaczania rotacji i normatywów. Wyznaczniki dla normatywów jest to procent od wyliczonej rotacji dla konkretnego towaru, jaki będzie obliczony dla minimalnego i maksymalnego normatywu. Uwzględniaj typy dokumentów lista dokumentów jakie będą brane pod uwagę przy wyliczaniu rotacji towarów. Uwzględniaj dokumenty w buforze zaznaczenie opcji przy wyliczaniu rotacji również uwzględni dokumenty w buforze. 5

6 Normatywy 3.2. Funkcje programu Po otwarciu programu mamy dostęp do wyliczenia rotacji towaru. Główne okno aplikacji: Obraz 3.2 W filtrach należy wyselekcjonować towary jakie chcemy poddać wyliczeniu: Dostawca wyfiltruje towary tylko te, które mają w kartotece towarowej wpisanego wybranego dostawcę Grupa towarowa wyfiltruje towary z konkretnej grupy towarowej Magazyn brak wybrania magazynu skutkuje wyliczeniem rotacji dla wszystkich magazynów, zatwierdzenie zmian wpisze w normatywie min i max stan bez magazynu. Jeśli wybierzemy magazyn/ kilka magazynów program wyliczy dla nich rotację i po zatwierdzeniu zmian zapisze w normatywach wartości na konkretne magazyny. Filtr filtry niestandardowe Po wybraniu filtrowania należy kliknąć Zastosuj, aby pokazały się wyselekcjonowane towary. Po prawej stronie w opcjach możemy zmienić sposób wyliczania rotacji oraz wyznaczyć okres od do. 6

7 Normatywy Następnie należy wyznaczyć rotację towarów. Magazyn wyznaczony magazyn, jeśli nie wybraliśmy standardowo program bierze wszystkie magazyny, jeśli wybraliśmy kilka magazynów program podzieli dane na kilka wierszy w zależności od ilości wybranych magazynów. Rotacja wyliczona rotacja w danym okresie czasu MIN obecna minimalna ilość aktualna w COMARCH ERP XL MAX obecna maksymalna ilość aktualna w COMARCH ERP XL MIN wyliczona rotacja * procent MIN MAX wyliczona rotacja * procent MAX Obraz 3.3 Ilość zamawiana zamawiana ilość aktualna w COMARCH ERP XL, którą możemy ręcznie edytować MIN do zatwierdzenia wyliczony normatyw rotacja * procent MIN, który można ręcznie wyedytować MAX do zatwierdzenia wyliczony normatyw rotacja * procent MAX, który można ręcznie wyedytować 7

8 Normatywy Po wyliczeniu rotacji można przejrzeć całą listę towarów, zaznaczyć te, które chce się zaktualizować, ewentualnie zmienić ręcznie normatywy, jeśli towar powinien mieć inne wartości niż te wynikające z rotacji, a następnie zatwierdzić zmiany. Po tej akcji towary zostaną zaktualizowane w programie COMARCH ERP XL. Obraz 3.4 Trzy ostatnie kolumny (ilość zamawiana, MIN do zatwierdzenia, MAX do zatwierdzenia) zostaną przeniesione do COMARCH ERP XL po zatwierdzeniu zmian. Obraz 3.5 8

9 4. Informowanie o stanie towarów Funkcjonalność daje użytkownikowi możliwość wysyłania powiadomień mailowych odnośnie stanu towarów na określonych magazynach. Dzięki czemu możliwe jest reagowanie w odpowiednim czasie na zapotrzebowania na towary w kontekście wybranych magazynów. UWAGA! Do prawidłowego działania funkcjonalności potrzebna jest ingerencja wdrożeniowa opisana w punkcie Obsługa funkcjonalności wybrać opcję: Aby skorzystać z systemu powiadamiania o stanie towarów należy w głównym oknie programu Ukaże nam się okno z listą zdefiniowanych powiadomień: 9

10 Z poziomu listy powiadomień można dokonywać akcji z nimi związanych. Poniżej przedstawiono możliwe do wyboru funkcjonalności oraz ich opis: OPCJA OPIS Dodanie nowego typu powiadomienia do systemu. System automatycznie otworzy dokument oraz otworzy go w trybie edycji. Edycja aktualnie wybranego powiadomienia z listy. Otwiera powiadomienie do edycji. Usunięcie z systemu wybranej definicji powiadomienia. Akcji nie można odwrócić. Usuwane jest powiadomienie oraz powiązane z nim towary, magazyny oraz adresy mailowe. Funkcja umożliwiająca wysłanie w danej chwili powiadomienia z systemu. Pomijany jest planowany czas wykonania powiadomienia, zostanie one przekazane do wskazanych adresatów tak szybko jak to możliwe, również w przypadku gdy jego treść miałaby być pusta. Edycja powiadomienia o stanie towarów Po wybraniu opcji dodania lub edycji powiadomienia ukaże się okno modalne: W ramach powiadomienia zostały wypisane następujące grupy: 10

11 Interwał czasowy Właściwości ogólne Warunek Towary i magazyny Dodatkowe warunki Powiadomienia Dynamiczna treść Testowa wiadomość Brak tworzenia dokumentu Tworzenie dokumentów Dokument ZW Dokument ZZ (w realizacji) Poniżej przedstawiono opis poszczególnych opcji w ramach powiadomienia: WŁAŚCIWOŚCI OGÓLNE ID unikalny numer powiadomienia, określa ono miejsce w bazie powiadomienia Aktywny określa czy dane powiadomienie zostało aktywne, czyli czy zdefiniowane adresy mailowe mają otrzymywać powiadomienia o zaistnieniu stanu towarowego Nazwa określa nazwę powiadomienia, informacja dla operatora zarządzającego powiadomieniami w systemie INTERWAŁ CZASOWY Data początkowa określa od kiedy dane powiadomienie ma być aktywne w systemie Godzina określa godzinę, o której ma być wysyłane powiadomienie do wybranych w nim osób 11

12 Data końcowa jeżeli checkbox zostanie zaznaczony, określa iż dane powiadomienie ma swoje ograniczenie w czasie i ostatnim dniem jego trwania będzie dzień wskazany przez użytkownika Interwał określa częstotliwość wysyłania wiadomości o stanie towarowym. W obecnej wersji programu zaimplementowano powiadamianie: - dzienne - tygodniowe (dzień tygodnia zgodnie z ustawieniem Daty początkowej) - miesięczne (dzień miesiąca zgodnie z ustawieniem Daty początkowej, z tą różnicą, że jeżeli nastąpi sytuacja, iż dany dzień (np. 31 dzień miesiąca) nie będzie występował w danym miesiącu to powiadomienie przyjdzie ostatniego dnia miesiąca, w innym przypadku użytkownik systemu otrzyma je tego samego dnia, od kiedy jest ustawiona Data początkowa); WARUNEK Istnieją trzy rodzaje warunków: Którykolwiek z towarów posiada mniejszy zasób na magazynie niż jego stan minimalny oznacza to, iż w przypadku gdy którykolwiek z towarów ujętych w grupie Towary objęte analizą będzie posiadał mniejszy bądź równy stan danego towaru na wybranym magazynie niż zdefiniowany stan towaru w normatywach na kartotece towarowej towaru zostanie wysłane powiadomienie o tym stanie rzeczy; Wszystkie towary mają mniejszy zasób na magazynie od swoich stanów minimalnych wybranie tej opcji oznacza, iż w przypadku gdy wszystkie towary ujęte w grupie Towary objęte analizą będą posiadały zasób magazynowy mniejszy niż ich normatywy na kartotekach towarowych zostanie wysłane powiadomienie o tym stanie rzeczy; SQL zaawansowane określenie warunku zaawansowana funkcjonalność pozwalająca definiując stan towarowy bez względu na normatywy. Po wybraniu opcji użytkownik ujrzy na ekranie opcje pozwalającą wprowadzić kod SQL odpowiedzialny za zwrócenie wyniku: 12

13 Wszystkie informacje niezbędne programiście baz danych znajdują się pod opisem Kod pomocniczy do tworzenia zapytania. Kodu pomocniczego nie należy umieszczać w polu Właściwy kod, służy on jedynie do posłużenia się danymi z definicji programiście SQL. DODATKOWE WARUNKI Uwzględniaj towary z zerowym normatywem minimalnym - definiuje czy w wyliczeniach powinno brać się pod uwagę towary z normatywem minimalnym ustawionym na 0. W przypadku nie wybrania tej flagi towary z zerowym normatywem minimalnym będą brane w programie pod uwagę przy informowaniu o stanie towarów. Uwzględniaj zamienniki towarów przy wyliczeniach w przypadku zaznaczenia tej flagi zamienniki towarów będą brane pod analizę przy wyliczeniach. Nie zostanie wyświetlone powiadomienie/wygenerowany dokument na pozycję, która wraz z stanem zamiennika osiąga określone kryterium dostępności towaru. TOWARY OBJĘTE ANALIZĄ W tym miejscu określone zostają towary, które mają podlegać analizie zasobowej. Opcje: odpowiadają odpowiednio: - dodaniu pojedynczego towaru do analizy - usunięciu zaznaczonych towarów z analizy - dodaniu towarów z wybranej grupy towarowej - usunięciu towarów z wybranej grupy towarowej - podgląd towaru oraz umożliwienie zmiany normatywów dla danej kartoteki towarowej 13

14 MAGAZYNY OBJĘTE ANALIZĄ Określenie magazynów, na których stan towarów ma być analizowany. Opcje: odpowiadają odpowiednio: - dodanie magazynu/wybranych magazynów do analizy - usuniecie zaznaczonych magazynów z analizy - zduplikowanie wpisanych adresów mailowych w zaznaczonej pozycji na wszystkie pozycje magazynowe W kontekście każdego magazynu istnieje możliwość podania innych adresów mailowych aby wiadomości trafiały tylko i wyłącznie do osób odpowiedzialnych za dany magazyn. POWIADOMIENIE W tym miejscu dokonuje się definicji wiadomości mailowej powiadomienia. Temat temat wiadomości (zostanie poprzedzony numerem ID danego zamówienia, przykładowo: [10] Brak materiałów konstrukcyjnych ) Treść HTML treść wiadomości jako HTML, w kodzie należy umieścić dynamiczny atrybut {ResultTable}, w jego miejsce zostanie wstawiona tabela wynikowa, przykładowa tabela: 14

15 Ilości z kartoteki towarowej Kod towaru Nazwa towaru Kod magazynu Ilość obecna Minimalna Maksymalna Zamawiana 0001 Towar 0001 MG Towar 0002 MG Towar 0003 MG Opcja wstawienia {ResultTable} znajduje się również w menu contextowym treści HTML Adres wysyłający skrzynka nadawcza skonfigurowana na SQL Server, opis jej konfiguracji znajduje się w rozdziale 4.2. TESTOWA WIADOMOŚĆ Z poziomu definicji możliwe jest wysłanie wiadomości testowej do jednej osoby aby sprawdzić czy układ wiadomości nam odpowiada. 15

16 TWORZENIE DOKUMENTÓW Program umożliwia automatyzację procesu tworzenia zamówień na towary. W chwili obecnej dostępne są następujące opcje: Nie twórz dokumentu nie zostanie utworzony żaden dokument. Wysłane zostanie jedynie powiadomienie o stanie towarów. ZW Zamówienie Wewnętrzne utworzony zostanie dokument ZW na podstawie definicji zdefiniowanej przez użytkownika: Magazyn Źródłowy określanie magazynu źródłowego, z którego nastąpi ZW; Opis opis na dokumencie Dane autoryzacyjne do Comarch ERP XL za automatyczne utworzenie dokumentu odpowiada osobna usługa aby możliwe było utworzenie dokumentu ZW występuje potrzeba wykorzystania tych informacji. Sposób uzupełnienia umożliwiamy możliwość tworzenia zamówienia w zależności od podłogi lub sufitu ilości Maksymalnej normatywu. W przypadku wybrania naliczania od podłogi: ilość zamawianego towaru na wskazanym dokumencie nie przekroczy ilości Maksymalnej normatywu, zostanie zamówiona ilość towaru, której wielokrotność ilości zamawianej nie przekroczy normatywu Maksymalnego; W przypadku wybrania naliczania od sufitu: ilość zamawianego towaru będzie wynosiła co najmniej tyle ile wynosi definicja normatywu Maksymalnego. Możliwe jest przekroczenie normatywu maksymalnego; ZZ Zamówienie Zakupu ten tryb zamówienia nie jest jeszcze wspierany przez program 16

17 W przypadku zdecydowania się na tworzenie dokumentów w powiadomieniu mailowym w kolumnie Utworzono dokument znajdzie się informacja o numerze dokumentu, który posiada wskazaną pozycję towarową. 17

18 4.2 Prace wdrożeniowe W celu poprawnego działania funkcjonalności Powiadomień o stanie towarów niezbędne jest wykonanie dwóch prac wdrożeniowych. Ustawienia konta pocztowego w SQL Server oraz dodanie Usługi systemu Windows. USTAWIENIE KONTA POCZTOWEGO W SQL SERVER Należy skonfigurować skrzynkę nadawczą w SQL Server a następnie wykonać kod SQL: use msdb; GRANT EXECUTE TO guest; DODANIE USŁUGI SYSTEMU WINDOWS W archiwum ZIP wraz z instalatorem narzędzia SQL Server znajdują się w katalogu Services\SetupERPXLWindowsService pliki: Należy wypakować je w lokalizację dostępną administratorowi, może to być przykładowo: C:\Services\SetupERPXLWindowsService (Zaleca się instalowanie usługi na serwerze). Następnie należy zmodyfikować plik service.config uzupełniając dane połączeniowe do bazy danych SQL Server. Ważne aby podać login i hasło do użytkownika, który ma dostęp do bazy równy co najmniej użytkownikowi CDNSTDADO. W XML-u definicji Node o nazwie MinutesToRefreshList określa ilość minut co jaką nastąpi sprawdzenie czy definicje powiadomień uległy zmianie, nie zaleca się ustawiania tej wartości poniżej 5 minut. Wartość musi być liczbą całkowitą dodatnią. Należy teraz dodać serwis systemu Windows, jeżeli katalog ustawiliśmy zgodnie ze wskazanym wzorcowym katalogu, można posłużyć się poleceniem w konsoli, uruchamiając ją jako administrator: sc create SETUPERPXLWindowsService binpath= "C:\Services\SetupERPXLWindowsService\SETUPERPXLWindowsService.exe" start= auto 18

19 o poprawnym dodaniu usługi do systemu zostaniemy poinformowaniu komunikatem jak na poniższym screenie: Należy teraz przejść do usług systemu Windows i wystartować usługę SETUPERPXLWindowsService. Jeżeli konfiguracja przebiegła prawidłowo w dzienniku zdarzeń powinna pojawić się informacja: Usługa została uruchomiona pomyślnie. 19