Rozwiązanie dla sieci sklepów. PC-Market 7 w centrali, Mini-Market w sklepach. Mini-Market. Instrukcja użytkownika i serwisanta Redakcja

Transkrypt

1 Rozwiązanie dla sieci sklepów PC-Market 7 w centrali, Mini-Market w sklepach Mini-Market Instrukcja użytkownika i serwisanta Redakcja Insoft sp. z o.o Kraków ul. Jasna 3a tel.(012) market@insoft.com.pl

2 - 2 - Spis treści Jak czytać instrukcję?... 3 Więcej informacji?... 3 Dlaczego Mini-Market?... 4 Schemat rozwiązania dla sieci sklepów... 5 Dla jakiego typu i rozmiaru sieci polecamy takie rozwiązanie?... 8 Instalacja systemu Przygotowanie centrali PC-Market 7 do pracy w sieci Dodawanie nowego sklepu Schemat postępowania Instalacja i konfiguracja serwera wymiany Instalacja serwera wymiany Konfiguracja serwera wymiany Instalacja programu Mini-Market Konfiguracja zakładek i lokalnych parametrów Mini-Marketa Uprawnienia Pierwsze uruchomienie i obsługa dokumentów Sposób obsługi dokumentów w Mini-markecie Moduły centralne Moduł zdalnego zarządzania cenami na kasach Centralny generator zamówień Harmonogram zmian cen Raportowanie Współpraca z programami finansowo-księgowymi... 54

3 - 3 - Jak czytać instrukcję? Instrukcja została podzielona na dwie części. W pierwszej opisano proces instalacji i konfiguracji elementów systemu sieci sklepów opartej na centrali PC-Market 7. W drugiej zawarty jest opis obsługi programu na przykładzie wybranych dokumentów. Mini-Market pod względem infrastruktury, może pracować w różnej konfiguracji, w instrukcji zostanie omówiona najczęściej wykorzystywana konfiguracja systemu: Mini-Market w zestawieniu z centralą opartą na PC-Market7. Więcej informacji? Ponieważ Mini-Market jest programem bazującym na systemie kasowym PC-POS 7 instrukcja ta stanowi dodatek do instrukcji PC-POS 7. Fragmenty dotyczące konfiguracji i obsługi programu zawierają te elementy które stanowią wyłączną część systemu Mini-Market pozostałe możliwości programu zostały szczegółowo omówione w instrukcji PC-POS 7. Instrukcja jest jedynie fragmentem dokumentacji technicznej systemu. Zachęcamy do odwiedzenia strony w celu uzyskania dodatkowych informacji.

4 - 4 - Dlaczego Mini-Market? Mini-Market to prosty i intuicyjny w obsłudze program do prowadzenia sprzedaży w sklepach sieciowych. To produkt, który na sklepie pełni rolę stanowiska sprzedaży, umożliwiając jednocześnie obsługę zaplecza magazynowego. Mini-Market pozwala skupić całą uwagę personelu sklepu na prowadzeniu sprzedaży i obsłudze klienta; wszystkie inne procedury są uproszczone i zautomatyzowane, np. zamawianie i przyjmowanie towaru do sklepu. Został zaprojektowany tak, aby praca personelu była jeszcze prostsza i wydajniejsza. Dzięki funkcjonalności jaką odziedziczył po PC-POS 7 jest niezastąpiony w trybie sprzedaży, a jednocześnie moduł zaplecza w prosty i szybki sposób umożliwia wprowadzenie dokumentów i obsługę magazynu. Jest to przejrzysty i funkcjonalny system za pomocą którego możemy obsłużyć niewielki sklep, a w przypadku połączenia z modułem centralnego zarządzania, umożliwia stworzenie niezwykle prostej w obsłudze, a jednocześnie funkcjonalnej sieci niewielkich sklepów. Mini-Market obsługuje urządzenia, które są niezbędne do pracy sklepu: - Drukarki fiskalne - Drukarki Etykiet - Drukarki zamówień - Inwentaryzatory - Sprawdzarki cen - Wagi etykietujące - Wagi przykasowe - Wyświetlacze klienta - inne

5 - 5 - W omawianym w instrukcji modelu, rolę centrali dla programów Mini-Market sprawuje program PC-Market 7. Dzięki takiemu rozwiązaniu w centrali automatycznie możemy skorzystać z wszystkich funkcjonalności i modułów jakie oferuje PC-Market 7. Centrala umożliwia personelowi centrali sieci sklepów prowadzenie kartotek towarowych, ustalanie cen sprzedaży, organizowanie promocji, zarządzanie zakupami oraz szeroki zakres raportowania i analiz. Schemat rozwiązania dla sieci sklepów Specyfika tego modelu zarządzania siecią zakłada pracę w taki sposób, aby działania personelu na sklepie zminimalizować do niezbędnego minimum. Przy pomocy uprawnień istnieje możliwość określenia zakresu możliwości danego operatora lub grupy operatorów oraz zarządzania funkcjonalnością sklepu.

6 - 6 - Dokumenty tworzone w centrali są błyskawicznie przesyłane do sklepu poprzez serwer wymiany (SCserver), który został zaprojektowany tak, aby dane pomiędzy punktami a centralą przesyłały się automatycznie bez zbędnej zwłoki. W sklepie wystarczy potwierdzić przyjęcie dokumentu, co automatycznie wygeneruje odpowiednie dokumenty zwrotne dla centrali lub innego sklepu w sieci. W celu usprawnienia pracy tego modelu został opracowany specjalny mechanizm powiadomień, dzięki któremu obsługa na sklepie jest natychmiastowo informowana o nowych dokumentach oczekujących na akceptację. Dzięki temu w szybki i prosty sposób możemy wykonać dostawę, sprawdzić stan towaru na innym sklepie i wykonać przesunięcie czy złożyć zamówienie do centrali. Za pomocą uprawnień decydujemy, które dokumenty mają być przesyłane z centrali, a dla których dopuszczamy możliwość tworzenia w sklepie.

7 - 7 - Centrala PC-Market 7 oprócz możliwości generowania zamówień dla poszczególnych sklepów na podstawie rotacji towarów, umożliwia prowadzenie indywidualnej polityki cenowej dla wybranych sklepów. Raporty które są dostępne w PC-Market 7, odpowiednio będą realizować swoje zadania w pracy centralnej. Każdemu sklepowi w takim modelu odpowiada jeden magazyn, przy czym dzięki pracy modułu do zdalnego zarządzania cenami na sklepach możliwe jest ustalenie innej ceny towaru na każdym ze sklepów.

8 - 8 - Dla jakiego typu i rozmiaru sieci polecamy takie rozwiązanie? Rozwiązanie oparte na Mini-Market w sklepie i PC-Market 7 w centrali zostało zaprojektowane do obsługi sieci niewielkich sklepów. Liczba stanowisk z Mini-Marketem w takiej sieci ściśle zależy od branży w jakiej sklep pracuje. W przypadku sklepów gdzie asortyment produktów nie jest mocno rozbudowany (np. branża odzieżowa, obuwnicza, piekarnie, cukiernie), a ruch klientów stosunkowo niewielki, system może obejmować 200 i więcej stanowisk sprzedaży Mini-Market. W przypadku branży ogólnospożywczej gdzie asortyment jest szeroki, a ruch klientów na sklepie jest dość intensywny, ilość danych znacząco wzrośnie. Automatycznie przekłada się to na obciążenie i wydajność systemu - dla takich instalacji ilość 50 do 100 punktów sprzedaży Mini-Market jest optymalna. Wydajność centrali opartej na PC-Market 7 zależy bezpośrednio od parametrów serwera na jakim została ona zainstalowana.

9 - 9 - System Mini-Market jako element centralnego systemu zarządzania sklepami składa się z następujących elementów: - Komputerowych stanowisk Mini-Market oprogramowanie przeznaczone dla stanowisk pracujących w środowisku MS Windows lub Linux - Centrali PC-Market 7 - programu spełniającego funkcje centralnego systemu zarządzania sklepami. - Serwera wymiany danych - umożliwiającego wymianę danych pomiędzy Mini-Marketem a programem centralnym W dalszej części instrukcji zostanie przedstawiona instalacja i konfiguracja poszczególnych elementów tego systemu.

10 Instalacja systemu w oparciu o centralę PC-Market 7 Przygotowanie centrali PC-Market 7 do pracy w sieci z Mini-Marketami. Chcąc poprawnie zainstalować program Mini-Market do pracy w sieci sklepów, w pierwszej kolejności należy przygotować centralę. Dlatego instalację całego systemu zaczniemy od konfiguracji PC-Market 7. Pierwszą czynnością w centrali jest zdefiniowanie magazynu centralnego, który będzie przechowywał centralne stany towarów. PC-Market 7 domyślnie posiada magazyn podstawowy. Możemy przyjąć, że będzie on spełniał funkcję magazynu centralnego. Aby podczas pracy uniknąć pomyłki najbezpieczniej nadać mu odpowiednią nazwę np. Magazyn Centralny Na rysunkach przedstawiono sposób postępowania:

11 Aby PC-Market 7 mógł pracować jako centrala dla Mini-Marketów należy w jego konfiguracji wskazać kontrahenta, który będzie pełnił funkcję Centrali Mini-Market. Krok ten jest niezbędną czynnością gdyż odpowiada za poprawną wymianę dokumentów pomiędzy sklepami a centralą. Czynność tą wykonujemy w menu konfiguracji PC-Market 7: Kontrola -> konfiguracja -> parametry -> przeglądanie edycja: Na zakładce Firma w pozycji Centrala dla Minimarketa wskazujemy tego kontrahenta. Po kliknięciu w pole [ ] wyświetli nam się okno z kontrahentami. Ponieważ w bazie nie mamy jeszcze kontrahenta Centrala dla MiniMarketa dodajemy go poprzez przycisk [ins] Dodaj

12 Nasz nowy kontrahent będzie spełniał funkcję centrali dla Mini-Marketów, dlatego dobrze aby jego nazwa jednoznacznie na to wskazywała. W kartotece zaznaczamy trzy typy kontrahenta: Dostawca/Odbiorca/Sklep w naszej sieci. O ile pola z zakładek dostawcy i odbiorcy nie są znacząco istotne, o tyle dane z zakładki Sklep w naszej sieci muszą być uzupełnione poprawnie. Musimy poprawnie uzupełnić trzy pola: Numer sklepu w sieci: może być dowolny jednak warto zwrócić uwagę, aby jego numer w przyszłości nie kolidował z kolejnymi numerami sklepów. W przykładzie ustawiono 999. Magazyn dla kopii dokumentów: Wskazujemy magazyn centralny. Rola sklepu w sieci: Jak typ wybieramy magazyn centralny. Na zdjęciu zaznaczono na czerwono pola które powinny zostać uzupełnione.

13 Po zapisaniu kartoteki kontrahent pojawi się na liście. Klikając F2, Enter OK ostatecznie przydzielimy naszego nowego kontrahenta do parametru Centrala dla Minimarketa Na tym etapie centrala została skonfigurowana do pracy z Mini-Marketami. Teraz możemy przejść do konfigurowania sklepów.

14 Dodawanie nowego sklepu Ponieważ w sieci sklepów opartych na Mini-Market każdy sklep ma przypisany własny magazyn, kolejnym krokiem jest zdefiniowanie nowego magazynu i przypisanie go do kontrahenta, będącego sklepem w naszej sieci. Magazyn dodajemy w pozycji menu Magazyny

15 Następnie tworzymy nowego Kontrahenta i definiujemy go jako Sklep w naszej sieci Oprócz informacji ogólnych (F5) należy pamiętać aby zaznaczyć opcję Sklep w naszej sieci, wypełnić pole numer w sieci oraz wskazać właściwy magazyn dla kopii dokumentów. Mini-Market oprócz obsługi dokumentów magazynowych może jednocześnie prowadzić sprzedaż paragonową, dlatego konieczne jest zdefiniowanie stanowiska sprzedaży detalicznej. Wykonujemy to w Odbiorcy- > Sprzedaż detaliczna ->Konfiguracja ->Lista drukarek fiskalnych

16 Jako typ urządzenia wybieramy PC-POS 7 Online ( w nowszych wersjach PC-Market 7 będzie to Mini-Market Online ) oraz definiujemy numer kasy, który będzie wykorzystany podczas instalacji i konfiguracji Mini-Marketa. Numery stanowiska nadajemy kolejno zaczynając od 1. Ważne aby numer ten nie przekroczył wartości, która jest określona w licencji jako ilość stanowisk sprzedaży. Należy zwrócić uwagę aby w tym oknie wskazać właściwy magazyn dokumentów stworzony dla definiowanego sklepu. Istnieje możliwość przydzielania asortymentów, które mają być wysłane na sklep. Pole komunikacja ze stanowiska w tej konfiguracji nie ma znaczenia. Zakładając, że wszystkie dane wykazowe definiowane są w centrali należy pamiętać aby założyć odpowiednich użytkowników, którzy po zaznaczeniu pola Obsługa na kasach będą wysłani do sklepów. Użytkowników dodajemy w menu: Kontrola -> Użytkownicy -> Nowy użytkownik Zdefiniowany w ten sposób nowy sklep w centrali umożliwi właściwą konfigurację podczas instalacji Mini-Market

17 Schemat postępowania Konfiguracja centrali: 1. Definicja magazynu centralnego 2. Dodanie kontrahenta będącego centralą dla Mini-Marketa - ustawienie kontrahenta jako Sklep w naszej sieci - nadanie numeru sklepu w naszej sieci - przypisanie magazynu centralnego - ustawienie typu sklepu magazyn centralny 3. Wskazanie Kontrahenta centralnego w parametrach konfiguracyjnych Dodanie nowego sklepu: 1. Dodanie nowego magazynu dla sklepu 2. Dodanie nowego kontrahenta będącego sklepem w naszej sieci 3. Konfiguracja stanowiska kasowego do którego podłączany jest sklep 4. Definicja kasjerów (lub innych typów użytkowników np. manager, nadzór)

18 Instalacja i konfiguracja serwera wymiany Przed przystąpieniem do instalacji sklepu należy wcześniej zainstalować serwer wymiany program odpowiedzialny za wymianę danych pomiędzy sklepami a centralą. Program ten może być instalowany na oddzielnym komputerze umieszczonym w sieci Internet, jednak najwygodniejszym i najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest instalowanie go na komputerze na którym zainstalowana jest centrala. Ponieważ program ten zbiera bezpośrednio dane ze sklepów, niezbędne jest aby komputer na którym zostanie zainstalowany posiadał zewnętrzne ip wystarczy, że będzie przyjmował połączenia na jednym porcie, który jest konfigurowalny w aplikacji. Program scserver dostępny jest na stronie wraz z wersjami instalacyjnymi Mini-Marketa. Należy koniecznie przestrzegać aby wersja serwera wymiany (scserver) była zgodna z wersją Mini-Marketa. Serwer wymiany danych nie wymaga instalacji silnika bazy danych może być także instalowany na komputerze z Linuxem. Instalacja Do instalacji przystępujemy przez uruchomienie instalatora.

19 Aby kontynuować instalację należy zaakceptować umowę licencyjną. Definiujemy docelowy katalog instalacji.

20 Ponieważ serwer wymiany może wymieniać dane z różnymi systemami, instalator posiada opcje wyboru systemu docelowego. W naszym przykładzie centralą jest system PC-Market 7. Dalsza instalacja przebiega automatycznie, kończąc się oknem informacyjnym potwierdzającym zakończenie instalacji.

21 Konfiguracja serwera wymiany Przy pierwszym uruchomieniu serwera wymiany aplikacja wystartuje w trybie konfiguracji. Przechodzimy do menu parametry

22 Parametry serwera wymiany decydują w jakim trybie będzie pracował program oraz w jakim zakresie ma wymieniać dane pomiędzy sklepami a centralą. Typ bazy danych: ustawiamy tryb PCM720 Sklep który odpowiada naszej konfiguracji ( PC-Market 7 jako centrala) Port do komunikacji z kasami PC-POS: jest to port na którym program będzie nasłuchiwał połączenia przychodzące. Zapis kopii dokumentu do tablicy paragon oraz zapis informacji o stanach magazynowych należy ustawić na nie ponieważ parametry te używane są do nietypowych rozwiązań. Parametr Zarządzanie cenami sprzedaży na kasie umożliwia prowadzenie indywidualnej polityki cenowej na każdym ze sklepów ceny indywidualne na sklep jak i ceny promocyjne definiowane są w centrali. Parametr ten wymaga wykupienia dodatkowego modułu centralne zarządzanie cenami na kasach. Pytanie o zakończenie programu: przed każdą próbą wyłączenia aplikacji program będzie dodatkowo wyświetlał komunikat wymagający potwierdzenia wyłączenia aplikacji. Używać zasobnika systemowego: W zależności od tego parametru program może pracować na pasku zadań lub będzie zminimalizowany w zasobniku systemowym.

23 Po zapisaniu konfiguracji musimy zdefiniować połączenie z bazą centrali Otwieramy menu: Konfiguracja -> Baza Pc Market Uzupełniamy poniższe dane: Typ bazy danych: wybieramy rodzaj silnika bazy danych Adres serwera: adres IP komputera na którym zainstalowana jest baza Nr portu: numer portu silnika bazy danych Nazwa bazy: nazwa bazy Nazwa użytkownika: jest taka sama jak nazwa bazy Numer seryjny: numer licencji PC-Market 7 Max Ilość kursorów: domyślnie należy przyjąć 40

24 Jeśli konfiguracja wykonana jest poprawnie należy sprawdzić test połączenia. Po zakończeniu należy ponownie uruchomić aplikację. Jeśli konfiguracja przebiegła pomyślnie program powinien uruchomić się w trybie pracy zielone okno: Tak przygotowana centrala (PC-Market 7 + Scserver ) umożliwi nam instalację sklepu opartego na Mini-Market.

25 Instalacja programu Mini-Market Mini-Market został napisany w javie dzięki czemu można uruchamiać go na komputerze pracującym w środowisku Windows lub Linux. W instrukcji zostanie omówiony sposób instalacji w systemie operacyjnym Windows. Do instalacji możemy wybrać instalator z załączonym silnikiem bazy danych lub bez niego zakładając, że silnik bazy danych jest już zainstalowany na komputerze. Po uruchomieniu programu instalacyjnego zobaczymy poniższe okienko. Wybieramy Naprzód.

26 Po zaakceptowaniu umowy licencyjnej, kolejne okno daje możliwość zdefiniowania katalogu w którym zostanie zainstalowany program. Podczas instalacji musimy wybrać silnik bazy danych na którym będzie pracował Mini-Market. Istnieje możliwość instalacji programu na dwóch typach silników Microsoft SQL Server oraz PostgreSQL.

27 Następnie decydujemy o instalacji naszej bazy danych programu Mini-Market. W okienku Serwer Wybieramy silnik bazy danych na którym będzie zainstalowana lokalna baza danych programu Mini-Market. W zależności od konfiguracji serwera instalator poinformuje nas czy silnik pracuje na porcie statycznym czy dynamicznym pomimo, że instalator dopuszcza możliwość dokończenia instalacji na portach dynamicznych, zalecamy przekonfigurowanie silnika bazy danych na port statyczny. Należy zwrócić uwagę aby wprowadzić właściwy numer kasy jest to numer który wcześniej został zdefiniowany w centrali PC-Market 7 ( str. 15, drugi obrazek) W przypadku pomyłki istnieje możliwość ponownego skonfigurowania tego numeru. Na tym etapie instalacji wskazujemy klucz serializacyjny. Instalator domyślnie zakłada bazę lokalną o nazwie minimarket, jednak istnieje możliwość nadania dowolnej nazwy. W przypadku powtórzenia nazwy z bazą, która istnieje już na serwerze, instalator automatycznie zmieni nazwę bazy dodając do niej kolejne numery przykładowo minimarket1, minimarket2, minimarket3 itd...,

28 Po wprowadzeniu wymaganych danych akceptujemy Dalej co spowoduje założenie bazy danych. Możemy rozpocząć instalację samego programu akceptując Naprzód. Kolejne okno umożliwia na etapie instalacji konfigurację drukarki fiskalnej. Wybieramy model drukarki i port COM na którym pracuje urządzenie.

29 Pozostała część przebiega automatycznie po której otrzymamy okienko informujące o zakończeniu procesu instalacji. Należy zaakceptować Zakończ. Program poinformuje o konieczności konfiguracji użytkowników i kas w programie PC-Market 7. Jeśli nie mamy jeszcze skonfigurowanych użytkowników i kas w PC-Market 7 należy postępować zgodnie ze wskazówkami ze strony 8.

30 Konfiguracja zakładek Mini-Marketa i lokalnych parametrów programu. Po zaakceptowaniu OK ukaże się okno lokalnej konfiguracji połączeń baz danych, w którym możemy sprawdzić lub edytować lokalne ustawienia. Okno to w każdej chwili możemy wywołać z menu Program Files -> Insoft -> Mini-Market -> Diagnostyka połączenia z bazą danych. Jak widać na zdjęciu konfiguracja z bazą lokalną jest zgodna z danymi, które podaliśmy podczas instalacji. Jeśli w polu Adres serwera lub nazwa ODBC podany jest adres IP serwera\nazwa_instancji, a pole Nr portu jest nieaktywne oznacza to, że konfiguracja ustawiona jest na połączenia poprzez nazwę instancji. Należy ustawienie to przekonfigurować tak aby aplikacja łączyła się po numerze IP komputera na port silnika SQL. Należy w miejscu Adres serwera lub nazwa ODBC wprowadzić sam numer ip serwera spowoduje to, że okienko Nr. portu stanie się aktywne umożliwiając wpisanie numeru portu silnika

31 SQL. Silnik bazy danych koniecznie musi być ustawiony na połączenia po TCP/IP. Jeśli konfiguracja jest poprawna test połączenia powinien potwierdzić uzyskanie połączenia. Na zakładce stanowisko możemy poprawić numer który podawaliśmy podczas instalacji.

32 Zakładka wymiana danych służy do konfiguracji połączenia z bazą zdalną centrali z której będą pobierane i gdzie będą wysyłane wszystkie dane. Jako format wymiany danych należy ustawić Pcm72 jest to tryb wymiany danych z PC-Market 7. Ponieważ dane do bazy centrali będziemy wysyłać poprzez serwer wymiany, ustawiamy na tak parametr : Czy wymiana poprzez serwer. Opcja ta automatyczni uaktywni nam parametry serwera wymiany. Zdalny odczyt stanów na sklepach dzięki temu parametrowi będziemy mogli sprawdzać stan wybranego towaru na innym sklepie. Czy pokazywać tylko stany magazynowe dodatnie: Czy podczas sprawdzania stanu program będzie pomijał stany zerowe i ujemne. Następnie podajemy adres IP komputera na którym pracuje serwer wymiany oraz port na którym nasłuchuje.

33 Po tak przeprowadzonej konfiguracji można uruchomić aplikację. Pierwsze uruchomienie zacznie pobierać dane z centrali co będzie widoczne na pierwszym oknie: Po zakończonym imporcie danych należy zalogować się na użytkownika z identyfikatorem 999 oraz hasłem 999. Jest to domyślnie użytkownik serwisowy dzięki któremu dokończymy konfigurację programu.

34 Po zalogowaniu w pierwszej kolejności należy uzupełnić dane sklepowe. Konfiguracja - > Edycja danych sklepowych. W oknie tym wystarczy wprowadzić właściwy numer dla tego sklepu (skonfigurowany wcześniej w PC-Market7 str. 15, pierwszy obrazek) oraz nazwę sklepu. Jeśli wszystko zostało poprawnie skonfigurowane przy kolejnym uruchomieniu program automatycznie pobierze i zaktualizuje dane sklepu z bazy centralnej. Przykład na kolejnym obrazku. Dane zostały automatycznie pobrane z centrali na podstawie numeru sklepu.

35 Ostatnią czynnością jest nadanie uprawnień danym grupom użytkowników do poszczególnych czynności w zakresie przeglądania i edycji dokumentów obsługiwanych w Mini-Markecie. Wykonujemy to w menu Wykazy -> wykaz profili użytkowników gdzie wybieramy dany profil grupę i w jej zakresie nadajemy lub zabraniamy dostępu do operacji. Istnieje możliwość nadania uprawnienia, ograniczenia dostępu lub dostępu po autoryzacji. Konfiguracja uprawnień określonej grupy użytkowników do wykonywania poszczególnych czynności jest bardzo elastyczna, umożliwia dowolną konfigurację według wymagań właściciela sklepu.

36 W zakresie nadawania uprawnień do dyspozycji mamy poniższe możliwości: Zakładka z dokumentami Mini-Marketa Parametry związane z Dostawą Zewnętrzną Tworzenie dokumentu dostawy zewnętrznej Podgląd dokumentów dostawy zewnętrznej Akceptacja dokumentów dostawy zewnętrznej Podgląd dokumentów akceptacji dostawy zewnętrznej Potwierdzenie dokumentów akceptacji dostawy zewnętrznej Czy pokazywać/edytować pola cenowe na dokumencie Tworzenie dokumentu zwrotu do dostawcy Podgląd dokumentów zwrotu do dostawcy Możliwość edycji zakontraktowanej ceny Możliwość wprowadzania towarów spoza kontraktu Parametry związane z Dostawą Wewnętrzną Tworzenie dokumentu dostawy wewnętrznej Podgląd dokumentów dostawy wewnętrznej Akceptacja dokumentów dostawy wewnętrznej Podgląd dokumentów akceptacji dostawy wewnętrznej Parametry związane z Zamówieniem wewnętrznym Tworzenie dokumentu zamówienia wewnętrznego Podgląd dokumentów zamówień wewnętrznych Parametry związane z Zamówieniem zewnętrznym Tworzenie dokumentu zamówienia zewnętrznego Podgląd dokumentów zamówień zewnętrznych Możliwość edycji zakontraktowanej ceny Możliwość zamawiania towarów spoza kontraktu Parametry związane z Dokumentem Reklamacji Tworzenie dokumentu reklamacji Podgląd dokumentów reklamacji

37 Parametry związane z Dokumentem Straty Tworzenie dokumentu straty Podgląd dokumentów straty Zatwierdzanie dokumentów strat z PC-Market Parametry związane z Remanentem Tworzenie dokumentu remanentu Podgląd dokumentów remanentu Zatwierdzanie remanentów z PC-Marketa Parametry związane z Posem Faktura do paragonu Zwrot do paragonu Parametry związane z Raportami Raport ilości towarów Raport sprzedaży Parametry związane z Wydaniem Wewnętrznym Tworzenie dokumentu wydania wewnętrznego Podgląd dokumentów wydania wewnętrznego Parametry związane z Recepturami Tworzenie dokumentu receptury Podgląd dokumentów receptury Parametry związane z przesunięciem towarów przecenionych Tworzenie dokumentu przesunięcia towarów przecenionych Podgląd dokumentu przesunięcia towarów przecenionych Inne parametry Podgląd Harmonogramu zmian cen Podgląd dokumentów kontraktu Dla przykładu, chcąc by kasjerzy mieli dostęp do wszystkich operacji należy dla profilu Kasjerzy włączyć wszystkie uprawnienia dostępne. Aby wszystkie zmiany zostały odczytane z bazy, należy ponownie uruchomić aplikację.

38 Pierwsze uruchomienie i obsługa dokumentów w Mini-Markecie. Po zalogowaniu, pojawia się interfejs który znany jest z programu kasowego PC-POS 7. Wszystkie możliwości jakie posiada PC-POS 7, dostępne są także w Mini-Markecie. Dopiero po wybraniu zakładki z dokumentami pojawiają się dodatkowe składniki jakie oferuje Mini-Market.

39 Sposób obsługi dokumentów w Mini-markecie Dokumenty obsługiwane w Mini-Market. Dostawa Zewnętrzna Dostawa Wewnętrzna Wydanie Wewnętrzne Zamówienie Wewnętrzne ( możliwością generowania zamówienia) Zamówienie Zewnętrzne ( możliwością generowania zamówienia) Remanent Reklamacje Dokument Straty Receptury Kontrakty Przesunięcie towarów (przecena) Lista ta jest aktualna do wersji Mini-Marketa jednak aplikacja jest cały czas rozwijana, dlatego w kolejnych wersjach można spodziewać się poszerzenia tej listy o kolejne dokumenty. Zasada obsługi dokumentów w zestawieniu z centralą PC-Market 7 zostanie przedstawiona na przykładzie wybranych dokumentów. Menu danego dokumentu oraz jego edycję uzyskujemy wchodząc na wybrany dokument.

40 Za przykład wybierzemy Dostawę Zewnętrzną. Po wejściu na dokument dostawy zewnętrznej pojawiają się opcje związane z obsługą tego dokumentu. Chcąc stworzyć nowy dokument wybieramy Nowa dostawa zewnętrzna Uzyskujemy okno edycji dokumentu. Warto zwrócić uwagę na menu po prawej stronie które zmienia się dynamicznie w zależności od wykonywanej w danym momencie operacji. Ułatwia to pracę udostępniając tylko te opcje które są do dyspozycji w ramach danej operacji. Podczas edycji dokumentu pola które możemy uzupełniać są aktywne np. Dostawca, Data wystawienia, Data dostawy.

41 Zaczytując kod skanerem lub wybierając z listy wprowadzamy pozycję na dokument. Po zatwierdzeniu dokumentu zablokowały się okna, które wcześnie były dostępne do edycji. Na poniższym obrazku widać, że menu po prawej stronie znowu automatycznie zmieniło swój wykaz dając inne możliwości na tym etapie pracy z dokumentem.

42 W tym samym momencie, dokument ten zostaje przesłany do centrali. W zależności od polityki zarządzania, dokumenty dostaw mogą być tworzone tylko w centrali, a następnie przesłane na sklep. W takiej konfiguracji sklep ma zablokowaną opcję tworzenia dostaw zewnętrznych, a może jedynie akceptować je po otrzymaniu z centrali i skorygować ilości gdyby te nie zgadzały się z faktyczną dostawą. Poniżej przykład takiej operacji.

43 Tworzymy dostawę w centrali wybierając dostawcę, oraz jako odbiorcę magazyn sklepu. Po wprowadzeniu pozycji zapisujemy dokument. Za chwilę na sklepie pojawia się ikonka informująca o nowym dokumencie przesłanym do naszego punktu.

44 Klikając w ikonę informacyjną pojawia nam się lista dokumentów do zaakceptowania. Wybierając dokument automatycznie otworzy się okno edycji tego dokumentu. Teraz mamy możliwość zweryfikowania i wprowadzenia ilości jaka fizycznie dotarła do sklepu. Pozycje na których ilości będą niezgodne, zostaną wyszczególnione kolorem. W przypadku pojawienia się rozbieżności, podczas zapisu zostanie automatycznie wygenerowany dokument Rozbieżności z dostawy i przesłany do centrali.

45 Dokument Rozbieżności z dostawy przesłany ze sklepu. Powyższe przykłady dotyczyły dostaw zewnętrznych. Podobnie wyglądają operacje podczas tworzenia dokumentu wydania/przyjęcia wewnętrznego. Ponieważ dotyczy to dostaw wewnętrznych a więc w ramach naszej sieci - dokumenty te będą głównie przemieszczały się pomiędzy sklepem a centralą lub pomiędzy sklepami. Przykładowo sklep generuje zamówienie wewnętrzne. Zamówienie wewnętrzne automatycznie wysyłane jest do centrali.

46 Centrala otrzymuje zlecenie od sklepu: Rozpoczynamy realizację zamówienia: Ponieważ wydajemy towar do własnego sklepu wybieramy dokument MW w cenach zakupu.

47 Po zatwierdzeniu został automatycznie stworzony dokument MW dla właściwego odbiorcy: Po zatwierdzeniu dokument zostanie automatycznie przesłany do sklepu. Po chwili sklep otrzymuje informację o dostawie:

48 Po wybraniu odpowiedniego dokumentu automatycznie zostaje stworzona dostawa w której wprowadzając ilości weryfikujemy zgodność dostawy z dokumentem. Pozycje podświetlone na czerwone są brakami, a kolor zielony oznacza nadwyżkę w dostawie. Po zapisaniu dokumentu zakończyliśmy dostawę. Jeśli powstała jakaś rozbieżność pomiędzy dokumentem dostawy a ilością faktyczną zostanie automatycznie wygenerowany dokument rozbieżności i przesłany do centrali.

49 Cały proces od zamówienia do dostawy przebiegł całkowicie automatycznie jedyna ingerencja polegała na zweryfikowaniu faktycznej ilości na dostawie. Taki sposób działania realnie pomaga usprawnić pracę sklepu jednocześnie umożliwiając całkowita kontrolę nad siecią sklepów. Sprawdzanie stanów towarów w innych sklepach: Istnieje możliwość natychmiastowego sprawdzenia stanów na pozostałych sklepach. Dzięki temu możliwe będzie zamówienie towaru w sklepie, który znajduje się najbliżej. Sklepy mogą wykonywać przesunięcia towarów pomiędzy swoimi magazynami korzystając z dokumentów wydania wewnętrznego.

50 Moduły centralne Moduł zdalnego zarządzania cenami na kasach Dzięki tej funkcjonalności w szybki i prosty sposób możemy ustalić indywidualne ceny na wybrane sklepy. Opcja ustalania cen na sklepy, będzie dostępna po wykupieniu modułu zdalnego zarządzania cenami na kasach. Zarządzanie cenami znajduje się w menu: Towary -> Narzędzia centrali na modemach -> Zarządzanie cenami sprzedaży. Korzystając z tego okna możemy zmieniać ceny grupowo dla wszystkich bądź wybranych sklepów jak również indywidualnie ustalać ceny na każdy sklep z osobna.

51 Centralny generator zamówień Korzystając z możliwości filtrowania danych po magazynach możemy wykorzystać generator w centrali do prowadzenia analiz rotacji towarów. Dzięki temu zawsze będziemy na bieżąco, ile towaru należy zamówić dla danego sklepu.

52 Harmonogram zmian cen zmiana cen/przeceny/promocje Harmonogram zmian cen w PC-Market 7 umożliwia grupowe tworzenie jednorazowych zmian cen lub promocji na sklepy. Ceny można ustalać ręcznie lub skorzystać z dostępnego automatu.

53 Raportowanie Raporty które są dostępne w PC-Market 7, będą realizować swoje zadania w pracy centralnej.

54 Współpraca z programami finansowo-księgowymi PC-Market 7 obsługuje szeroki asortyment interfejsów finansowo-księgowych dzięki czemu klient może skorzystać z gotowych rozwiązań. Wiele innych modułów, które dostępne są w programie PC-Market 7 można wykorzystywać w pracy centralnej. PC-Market 7 to sprawdzony przez wiele lat i ceniony przez tysiące klientów produkt. Wykorzystanie go jako centrali dla Mini-Marketów gwarantuje niezawodność i stabilność pracy. Jednocześnie jego ciągły i dynamiczny rozwój sprawił, że jego niewątpliwą zaletą jest elastyczność w dostosowaniu się do potrzeb rynku i klienta. Za ten sam cel stawiamy kierunek rozwoju Mini-Marketa. Dlatego połączenie tych dwóch elementów tworzy przejrzysty i funkcjonalny, a zarazem prosty w zarządzaniu system obsługi sieci sklepów.

55 Insoft sp. z o.o Kraków ul. Jasna 3a tel.(012) market@insoft.com.pl