E-PM Instrukcja Systemu i Warunki Użytkowania

Transkrypt

1 E-PM Instrukcja Systemu i Warunki Użytkowania Warszawa, styczeń 2017

2 Spis treści HELPDESK... 3 HARMONOGRAM PRZEGLĄDÓW I KONSERWACJI... 4 AWIZACJE... 5 MAGAZYN... 6 INSTALACJE I URZĄDZENIA... 7 BAZA NAJEMCÓW I TABLICA OGŁOSZEŃ... 8 ROZLICZENIA ZLECEŃ PRACY... 9 APLIKACJA MOBILNA RAPORTY PODRĘCZNE Strona 2 z 15

3 Helpdesk System E-PM, umożliwia komunikację z użytkownikiem za pomocą przeglądarki WWW, za pomocą aplikacji mobilnej oraz wysyłając wiadomość . Wymienione kanały komunikacji są uruchomione w obydwie strony, tzn. zarówno do programu jak i od programu do użytkownika. Bardzo wygodną metodą i niezwykle często wykorzystywaną jest dodanie zgłoszenia poprzez wysłanie wiadomości na adres budynku nazwa.budynku@e-pm.pl. Wiadomość taka może zawierać zarówno tekst, zdjęcia jak i inne załączniki. Strona 3 z 15

4 Harmonogram przeglądów i konserwacji Harmonogram prac okresowych służy jako narzędzie do planowania, zlecania i kontrolowania wykonania prac kluczowych dla: bezpieczeństwa, zgodnej z prawem eksploatacji i efektywnej realizacji umów firm: Obsługi technicznej Utrzymania czystości Ochrony Harmonogram jest przystosowany do planowania prac na pojedynczych obiektach i sieci obiektów. Plan tworzony jest jednorazowo. Określając cykl powtórzeń system automatycznie zaplanuje prace długoterminowo. Strona 4 z 15

5 Z harmonogramu prac okresowych i dotyczących ich czynności serwisowych jest możliwy wydruk formy papierowej protokołu wykonania. Awizacje System E-PM umożliwia prowadzenie elektronicznego rejestru awizacji prac firm obcych, ich podwykonawców i najemców. Każda zgłoszona awizacja, wymaga akceptacji zgodnie z procedurą konieczną dla prac remontowych, niebezpiecznych i stwarzających zagrożenie pożarowe. Awizacje są klasyfikowane według rodzaju prac, wymogów bezpieczeństwa i archiwizowane. Zgłoszone prace można przeglądać w formie diagramu awizacji: Strona 5 z 15

6 Magazyn Zarządzanie gospodarką magazynową w systemie pozwala użytkownikowi na: ewidencję materiałów i narzędzi używanych do wykonywania prac archiwizację wydań i przesunięć wewnątrzmagazynowych asystę przy tworzeniu zamówień i podczas ewidencji przyjęć (wartość urządzeń i materiałów oraz ich ilość i lokalizacja) rozliczanie magazynów - wartościowe i ilościowe wspomaganie wydań i przesunięć z zastosowaniem metody rozliczania magazynu FIFO zbiorcze fakturowanie zamówień z różnych magazynów wykonywanie podstawowych funkcji magazynowych: inwentaryzacje, przesunięcia międzymagazynowe, kontrola i analiza obrotów i stanów magazynowych wymianę danych z programem księgowym informacje o statusie zużytych materiałów dla danego zlecenia alarmowanie o niskich stanach magazynowych Strona 6 z 15

7 Jednym z wielu zastosowań uporządkowanej formy danych jest kontrolowanie obrotów magazynowych i grupowanie często używanych materiałów umożliwiając skorzystanie z efektu skali w procesie zakupowym. Instalacje i urządzenia Baza instalacji i urządzeń prowadzona w systemie E-PM to szczegółowe informacje z inwentaryzacji i dokumentacji powykonawczej obiektu, oraz historia wszelkich czynności serwisowych przeprowadzonych na danym urządzeniu, zestawienie zaplanowanych, wykonanych i realizowanych przeglądów, napraw, modernizacji lub konserwacjach. Strona 7 z 15

8 Baza najemców i tablica ogłoszeń Wszelkie dane kontaktowe, do osób i firm związanych z budynkiem znajdują się w systemie i są dostępne dla użytkowników: najemcy klienci właściciele zarządcy wykonawcy Strona 8 z 15

9 Rozliczenia zleceń pracy Prace przeprowadzane przez firmy serwisowe mogą być rozliczane za pośrednictwem systemu E-PM. Rozliczanie prac odbywa się w oparciu o zgłoszenia i może odbyć się na kilka sposobów: na podstawie katalogu usług określonych w umowie z właścicielem obiektu, na podstawie oferty wymagającej oddzielnej akceptacji klienta, na podstawie zaangażowania czasowego wykonawcy, zgodnie z stawką i powykonawczym raporcie roboczogodzin. W każdym z przypadków, system może rozliczyć zużycie materiałów, wartość usług i umowne marże. Strona 9 z 15

10 Każde zamknięte zgłoszenie jest opisane dodatkowym podsumowaniem z wyliczeniem rentowności. Raport z zgłoszeń może służyć jako załącznik do faktury okresowej za prace wykonane w obiekcie. Strona 10 z 15

11 Aplikacja mobilna Najważniejsze funkcje systemu E-PM są dostępne także przy wykorzystaniu aplikacji mobilnej uruchomionej obecnie dla systemu Android a w przyszłości także dla ios i Windows Mobile. Strona 11 z 15

12 Raporty podręczne Prawdziwa informacja, czytelna i dostarczona na czas jest niezbędna dla prawidłowego zarządzania każdą nieruchomością. Na jej podstawie zarządca jest w stanie podejmować bieżące i długookresowe decyzje dla działań, poprawnie oceniać i rozliczać podwykonawców oraz pracowników. System E-PM, który ewidencjonuje, generuje i przetwarza dane o zdarzeniach ważnych dla funkcjonowania obiektu udostępnia łatwe w czytaniu i szczegółowe raporty. Strona 12 z 15

13 Strona 13 z 15

14 Bezpieczeństwo użytkowania Regulamin Jedynym warunkiem koniecznym dla pełnego wykorzystania możliwości jakie daje system e-pm jest dostęp do sieci Internet przez pracowników obsługi technicznej, pracowników ochrony, pracowników administracji, najemców i firm współpracujących. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki awarii lub złego działania sieci. Zabronione jest jakiekolwiek udostępnianie swojego login, hasła czy też zawartości usługi osobom trzecim. Złamanie tego punktu regulaminu będzie skutkować poważnym ograniczeniem funkcjonalności systemu. W przypadku niebezpiecznego korzystania z usługi przez użytkownika, w szczególności generowania ponad przeciętnych pobrań plików czy stron z serwera, usługodawca zastrzega sobie prawo natychmiastowego zablokowania dostępu do części lub całej usługi na loginie. Dostęp do stron serwisu jest uzależniony od sprawności łącza i serwera na którym serwis e-pm jest hostowany. Za tego typu awarie usługodawca nie poczuwa się do winy, chodź poczyni wszelkie starania w celu uniknięcia takich zdarzeń. Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za treść i jakość opisów wprowadzanych przez użytkowników. Usługodawca nie gwarantuje spełnienia wszystkich oczekiwań Usługobiorcy w konkretnym zastosowaniu Programu. W Interesie Usługobiorcy leży uprzednie zapoznanie się z możliwościami Programu w trybie demonstracyjnym. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody bezpośrednie i/lub pośrednie związane z użytkowaniem Programu lub związane z brakiem możliwości jego użytkowania Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do niniejszego regulaminu w przyszłości. Strona 14 z 15

15 Bezpieczeństwo Program wykorzystuje rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo danych i systemu. Zastosowane rozwiązania są na bieżąco aktualizowane i zmieniane, tak by system był przygotowany na odparcie ataków w internecie. Dane przechowywane w tabelach systemu e-pm mogą być na żądanie udostępniane klientowi i kasowane z serwera. W przypadku rozwiązania umowy lub po zakończeniu fazy testów, wszystkie dane zostaną zgrane na nośnik zewnętrzny, przekazane klientowi i skasowane z serwera. Niezależnie od przekazywania danych klientowi, dostawca usługi zastrzega sobie możliwość okresowego archiwizowania danych i kasowania części archiwalnej z serwera celem przyspieszenia obsługi bieżących zgłoszeń. Przewidujemy, że okres do pierwszej archiwizacji wyniesie minimum 3 lata. Strona 15 z 15