Człowiek najlepsza inwestycja

Transkrypt

1 Kontrola projektów w ramach działania maja 2012 r.

2 Plan prezentacji rodzaje kontroli, kontrola projektu, zespół kontrolujący, uprawnienia kontrolujących, informacja pokontrolna, zalecenia pokontrolne, weryfikacja zaleceń pokontrolnych, dokumenty weryfikowane podczas kontroli, przykłady stwierdzanych nieprawidłowości.

3 Rodzaje kontroli 1. Kontrolę systemową (IZ, IP) 2. Kontrolę projektów Na system kontroli składa się: 1. Kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie instytucji kontrolującej 2. Kontrola na miejscu: - w siedzibie beneficjenta - wizyta monitoringowa

4 Kontrola dokumentacji projektu Kontrola projektu Weryfikacja wniosku o płatność otrzymanego od Beneficjenta, zawierającego informacje na temat wydatków kwalfikowalnychponiesionych w ramach projektu wraz z opisem postępu rzeczowego (Biuro Wdrażania EFS). Kontrola na miejscu (wizyta monitoringowa) 1. Sprawdzenie, czy świadczona usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie projektu. 2. Sprawdzenie, czy świadczona usługa jest zgodna z harmonogramem projektu. 3. Sprawdzenie, czy zakres tematyczny jest zgodny z wnioskiem o dofinansowanie. 4. Sprawdzenie dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi. 5. Wywiad/ankieta z uczestnikami projektu. 6. Sprawdzenie, czy pomieszczenia są właściwie oznakowane. 7. Sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe.

5 Kontrola projektu Kontrola na miejscu (w siedzibie beneficjenta) 1. Prawidłowość rozliczeń finansowych. 2. Poprawność dokumentacji dotyczącej personelu projektu. 3. Sposób rekrutacji uczestników projektu. 4. Sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu. 5. Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dot. postępu rzeczowego z dokumentacją dot. realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. 6. Poprawność udzielania zamówień publicznych. 7. Poprawność stosowania zasady konkurencyjności. 8. Poprawność udzielenia pomocy publicznej. 9. Sposób realizacji działań promocyjnych. 10.Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.

6 Kontrola projektu Kontrole na miejscu realizacji projektów dzieli się na: 1. Kontrole planowe prowadzone na podstawie RPK. 2. Kontrole doraźne nieujęte w RPK, w szczególności w przypadku: -podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/ uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta, - otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie.

7 Kontrola projektu Realizacja kontroli na miejscu składa się z następujących podstawowych etapów: zaplanowanie czynności kontrolnych; przygotowanie kontroli, przekazanie zawiadomienia o kontroli, przeprowadzenie czynności kontrolnych, sporządzenie informacji pokontrolnej, sformułowanie zaleceń pokontrolnych, raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji w ramach PO KL.

8 Zespół kontrolujący Składa się z co najmniej 2 osób(w tym jedna jest kierownikiem Zespołu). Członkowie Zespołu posiadają pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, w którym znajduje się m.in. termin kontroli, zakres kontroli. Kontrolujący posiadają również legitymacje służbowe lub dowód osobisty. Każdy członek Zespołu przed przystąpieniem do czynności kontrolnych podpisuje Oświadczenie o bezstronności.

9 Uprawnienia kontrolujących Kontrolujący jest uprawniony w granicach upoważnienia, do: swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podlegających ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, żądania od kontrolowanych sporządzania kopii, odpisów i wyciągów z weryfikowanych dokumentów, przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych, żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych oraz pisemnych wyjaśnień, zabezpieczania materiałów dowodowych, sprawdzania przebiegu określonych czynności, przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.

10 Informacja pokontrolna Sporządzana i przekazywana jednostce kontrolowanej w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli. W razie konieczności zasięgnięcia opinii prawnej, termin sporządzenia informacji pokontrolnej ulega przedłużeniu. Wraz z Informacją pokontrolną przekazywana jest lista sprawdzająca, dokumenty te zawierają m.in. zakres kontroli, informacje o sposobie wyboru dokumentów (próbie), ustalenia kontroli, wnioski z kontroli, informacje o wykrytych uchybieniach /nieprawidłowościach. Jednostka kontrolowana ma 14 dni kalendarzowych na podpisanie informacji lub zgłoszenie w formie pisemnej uzasadnionych zastrzeżeń do treści informacji.

11 Informacja pokontrolna W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń: jednostka kontrolująca stwierdza zasadność zastrzeżeń w całości lub części i odpowiednio zmienia informację pokontrolną i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje zmienioną informację do podpisu Beneficjenta. jednostka kontrolująca nie uwzględnia zastrzeżeń i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje niezmienioną informację do podpisu Beneficjenta.

12 Informacja pokontrolna Po otrzymaniu kolejnej informacji pokontrolnej, Beneficjent w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania: przesyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej, przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem nie podpisanej informacji pokontrolnej. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia zaleceń pokontrolnych.

13 Zalecenia pokontrolne Wydawane gdy w wyniku kontroli stwierdzono uchybienia bądź nieprawidłowości. Zawierają uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień/nieprawidłowości oraz termin ich wdrożenia przez jednostkę kontrolowaną. Wydawane są w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania podpisanej informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania.

14 Weryfikacja zaleceń pokontrolnych Jednostka, która otrzymała zalecenia pokontrolne zobowiązana jest do ich wdrożenia oraz przekazania informacji o sposobie wykorzystania uwag w terminie wskazanym w zaleceniach. Organ, który wydał zalecenia weryfikuje ich wykonanie poprzez: sprawdzenie przesłanych dokumentów dotyczących wdrożenia zaleceń, kontrolę sprawdzającą na miejscu.

15 Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli Dokumenty finansowe: umowa rachunku bankowego, polityka rachunkowości, zakładowy plan kont, zaświadczenie podatnika VAT, przelewy i wyciągi bankowe, wydruki obrotów i sald z rachunku projektu, metodologia wyliczenia kosztów pośrednich oraz dokumenty źródłowe (gdy rozliczane są ryczałtem).

16 Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli Dokumenty dot. realizacji projektu: umowy z personelem projektu (dokumentacja dot. wyboru personelu do projektu), ewidencje czasu pracy personelu projektu, dokumenty poświadczające kwalifikowalność uczestników projektu, deklaracje uczestnictwa, listy obecności, umowy najmu pomieszczeń.

17 Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli Dokumenty dot. udzielania zamówień: ogłoszenia o przetargu, SIWZ, dokumentacja komisji przetargowej (powołanie, zakres działania, oświadczenia o bezstronności), protokół z postępowania, Oferty, Umowa, rozeznanie rynku przy zasadzie konkurencyjności.

18 Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli Dokumenty dot. ochrony danych osobowych: rejestr upoważnień do przetwarzania danych osobowych, oświadczenia uczestników o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym, PEFS.

19 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Promocja projektu błędy w przygotowywanych materiałach informacyjnych lub promocyjnych, brak oznaczenia biura projektu, niewłaściwe oznakowanie prowadzonej dokumentacji projektu (np.: brak logotypów, informacji o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej), brak oznaczenia sal, w których odbywają się zajęcia.

20 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Rekrutacja Beneficjentów Ostatecznych niewłaściwie zakwalifikowani uczestnicy projektu brak zgodności z zapisami wniosku o dofinansowanie projektu, brak oświadczeń uczestników projektu, brak oświadczeń potwierdzających kwalifikowalnośćuczestników na dzień rozpoczęcia pierwszej formy wsparcia, brak zgody uczestników projektu na przetwarzanie danych osobowych.

21 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Personel projektu niejasno sformułowane umowy dotyczące zatrudnienia personelu w projekcie, brak rzeczywistego świadczenia pracy na rzecz projektu, brak właściwego nadzoru nad prawidłową realizacją projektu osób do tego powołanych, brak ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy personelu, zawieranie dodatkowych umów cywilno-prawnych z etatowymi pracownikami beneficjenta, brak wskazania w zakresie obowiązków personelu projektu wymiaru czasu pracy na rzecz projektu, realizacja kilku funkcji/tych samych funkcji w kilku projektach.

22 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Realizacja form wsparcia brak list potwierdzających odbiór materiałów szkoleniowych, dzienniki zajęć, listy obecności uzupełnione z wyprzedzeniem, nieprecyzyjne zapisy dokumentacji potwierdzającej realizację usług przeprowadzonych zajęć, brak harmonogramów realizowanych form wsparcia, brak aktualizacji informacji o realizowanych szkoleniach.

23 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Dokumentacja projektu brak Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi, brak Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi, brak spójności pomiędzy formularzami zgłoszeniowymi dla uczestników projektu a informacjami, jakie wymagane są w PEFS, brak aktualizacji ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

24 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zamówienia publiczne zasada efektywnego zarządzania finansami brak zachowania formy pisemnej w kontaktach z wykonawcą, niestosowanie wszystkich założeń zasady efektywnego zarządzania finansami, stosowanie dyskryminacyjnych kryteriów oceny ofert, brak potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku, niewłaściwy wybór trybu zamówienia.

25 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Dokumentacja finansowa projektu rozliczanie znacznie zawyżonych lub nieuzasadnionych wydatków, sfinansowanie zakupu wyposażenia stanowiącego cross-financing, pomimo jego nieuwzględnienia we wniosku o dofinansowanie, brak możliwości przedstawienia dokumentów, na podstawie których przygotowywano metodologię kosztów pośrednich, brak lub niewłaściwie opisana dokumentacja finansowa projektu, nieprawidłowe wartości wynagrodzenia brutto zawarte na listach płac, rachunkach.

26 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Dokumentacja finansowa projektu cd opisy dowodów księgowych nie zawierały zapisów potwierdzających ich weryfikację pod kątem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, brak opisów na dokumentach finansowych partnera potwierdzających związek z realizowanym projektem, nieprawidłowy sposób wystawiania dokumentów finansowych (faktura VAT), brak dekretacji na dokumentach księgowych, mimo ich ujęcia w ewidencji księgowej projektu.

27 Przykłady stwierdzanych nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki PROMOCJA PROJEKTU błędy w przygotowywanych materiałach informacyjnych lub promocyjnych, brak oznaczenia biura projektu, niewłaściwe oznakowanie prowadzonej dokumentacji projektu (np.: brak logotypów, informacji o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej), brak oznaczenia sal szkoleniowych.

28 Człowiek najlepsza inwestycja Dobre praktyki kontrola marzeń przeczytanie i respektowanie zapisów umowy o dofinansowanie, dokładne, kompleksowe i staranne sporządzanie dokumentacji, jasny, czytelny podział obowiązków personelu zatrudnionego w projekcie, terminowe przesyłanie sprawozdań i wniosków o płatność, dokumenty/materiały potwierdzające dokonanie zakupów/wykonanie usług, dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy. rzetelne prowadzenie rekrutacji beneficjentów kwalifikowlność, zachowanie ścieżki audytu, skuteczna ochrona danych osobowych.

29 Dziękuję za uwagę