Polska, a fundusze unijne

Transkrypt

1

2 Polska, a fundusze unijne Po przystąpieniu do UE 1 maja 2004 r. Polska stała się pełnoprawnym beneficjentem środków europejskich przeznaczonych na modernizację i restrukturyzację kraju, zarówno w perspektywie finansowania programu jak i EUROPA W ramach polityki spójności i środków na programy rolne otrzymała najwyższe dofinansowanie. Możliwość wykorzystania środków unijnych przez polskich przedsiębiorców, organizacje pozarządowe, samorządy została osadzona w ramach przepisów prawnych zarówno na szczeblu unijnym jak i krajowym. W perspektywie finansowej zostały wdrożone zasady, które miały na celu przybliżenie systemu audytu oraz kontroli gospodarowania środkami unijnymi. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych wspomniane środki zalicza się do środków publicznych, które zobowiązują przy ich wdrażaniu i rozliczaniu do objęcia ich szczególnym nadzorem w postaci audytów wewnętrznych i zewnętrznych. 1 1 Art 5. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Dz.U nr 157, poz. 1240, z późń.zm.

3 Uregulowania prawne odnoszące się do audytu środków pochodzących z UE 1. Międzynarodowe standardy audytu 2. Przepisy unijne oraz polskie przepisy i wytyczne ( np. wytyczne Ministerstwa Gospodarki i Pracy) 3. Wymogi międzynarodowe standardów rewizji finansowej 4. Postanowienia wydane przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów- normy wykonywania zawodu biegłego rewidenta 5. Rozporządzenie Rady nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, EFS i funduszu spójności 6. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFS oraz EFRR 7. Ustalenia wynikające z umowy o przeprowadzenie audytu z wykorzystania środków unijnych

4 Cel i znaczenia audytu funduszy unijnych Głównym celem audytu, jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Audyt wewnętrzny polega na systematycznej i dokonywanej w uporządkowany sposób ocenie procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego i przyczynia się do poprawy ich działania. Pomaga organizacji osiągnąć cele, dostarcząjąc zapewnienia o skuteczności tych procesów, jak również poprzez doradztwo. Audyt projektów finansowanych z funduszy unijnych jest niezależną i obiektywną działalnością, której celem jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekty finansowane z funduszy unijnych są realizowane zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami, w szczególności procedurą zarządzania projektami, instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych, procedurą udzielania zamówień publicznych oraz oceną funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. Głównym celem jest zebranie dowodów w celu potwierdzenia zgodności realizacji projektu z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu.

5 Podmioty podlegające audytowi w zakresie środków z UE Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju określa podmioty, które podlegają audytowi w zakresie środków z Unii Europejskiej, wskazując na wszystkie instytucje, które uczestniczą w procedurze wykorzystania tych środków, a są to: instytucja płatnicza, tj. minister właściwy ds. finansów publicznych, instytucja zarządzająca, tj. minister właściwy lub organ administracji publicznej odpowiedzialny za program operacyjny, komitet monitorujący, tj. komitet powołany przez instytucję zarządzającą, odpowiedzialny za ocenę efektywności wdrożenia programu operacyjnego, instytucja pośrednicząca, czyli jednostka, której instytucja zarządzająca przekazała część uprawnień, instytucja wdrażająca, czyli jednostka, która jest odpowiedzialna za przekazanie projektu beneficjentowi ostatecznemu, komisja oceny projektów, komisja zajmująca się ustaleniem listy rankingowej projektów rekomendowanych do akceptacji, beneficjent ostateczny, czyli jednostka realizująca projekt.

6 Kto przeprowadza audyt? Audyty projektów unijnych prowadzone są przez niezależne zespoły składające się z audytorów wewnętrznych i biegłych rewidentów o wysokich kwalifikacjach i doświadczeniu w kontroli projektów unijnych, które dokonują audytów pod kątem prawidłowego przebiegu realizacji projektów. Podmioty uprawnione do przeprowadzania audytu: podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych, osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego, osoby posiadające zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego.

7 Od momentu przystąpienia do realizacji projektu najważniejszym dokumentem jest umowa o dofinansowanie, tak samo jest również w trakcie audytu, gdyż to właśnie w umowie zawarte są wszystkie szczegółowe kwestie dotyczące projektu. Sposoby składania, terminy, tryby oraz wzory sprawozdań są ogólnodostępne i określone przez polskie przepisy prawne. Wyróżnić można sprawozdania miesięczne, kwartalne, roczne i końcowe, które składa się w formie pisemnej i elektronicznej, a następnie przedkłada się je odpowiednim wskazanym w umowie instytucjom wdrażającym lub zarządzającym. Przedmiotem audytu w przypadku sprawozdań z projektów współfinansowanych ze środków europejskich jest badanie systemów zarządzania i kontroli oraz kwalifikowalność kosztów. Najważniejszym dokumentem w postępowaniu audytowym jest raport, który powinien być sporządzony jasnym i zwięzłym językiem, musi zawierać podstawowe wnioski z audytu oraz ma za zadanie wskazać działania niezbędne do zniwelowania słabych punktów. Wnioski z audytu powinny być przedyskutowane z przedstawicielem beneficjenta w miejscu audytu w taki sposób, aby odpowiedzi były uwzględnione w raporcie. W raporcie powinna znaleźć się również wzmianka, w jaki sposób audytor będzie kontrolował wykonanie swoich zaleceń.

8 Kryteria przeprowadzania audytu Audyt przeprowadza się według następujących kryteriów: kompletności ewidencji, pozwalającej na sprawdzenie przebiegu operacji, legalności, działania zgodnie z przepisami prawa, rzetelności, zgodności ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji, własności, potwierdzenie własności deklarowanych aktywów beneficjenta, dokładności pomiaru, prawidłowości obliczeń, istnienia, wyceny i jakości nabywanych lub wnoszonych do projektu składników majątku.

9 Zakres audytu wewnętrznego projektów finansowanych ze środków unijnych Zakres audytu projektów finansowanych ze środków unijnych obejmuje między innymi: ocenę gotowości organizacyjnej beneficjenta, audyt finansowy, audyt realizacji projektu, wizytę na miejscu realizacji inwestycji, ocenę prawidłowości i rzetelności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, sprawdzenie zgodności projektu z politykami wspólnotowymi, sprawdzenie wdrożenia zaleceń pokontrolnych, analizę powodzenia projektu.

10 W audycie projektów finansowanych z funduszy strukturalnych badaniom audytowym poddaje się następujące procesy: a) stopień realizacji projektu produkty, rezultaty, cele; b) sposób realizacji projektu zgodność z wnioskiem o dofinansowanie, umową dofinansowania, dokumentami programowymi; c) kompletność dokumentacji projektu; d) poprawność i transparentność wyboru realizatorów robót/usług, dostawców (postępowania przetargowe), beneficjentów ostatecznych; e) fizyczną realizację robót, zakupów, usług (w terenie); f) wysokość wynagrodzenia realizatorów robót/usług, dostawców w stosunku do cen rynkowych; g) sprawozdawczość zgodność zapisów sprawozdań ze stanem rzeczywistym; h) realizację obowiązków z zakresu informacji i promocji.

11 Od strony dokumentacyjnej obszary poddane audytowi wewnętrznemu wiążą się z następującymi dokumentami: a) regulaminy organizacyjne, dokumenty w zakresie polityki kadrowej i szkoleniowej; b) instrukcje obiegu dokumentów księgowych/przepływów finansowych; c) instrukcje kancelaryjne, zasady archiwizacji; d) procedury przetargowe i procedury kontroli; e) procedury związane z informatyzacją; f) opisy systemów zarządzania i kontroli (w tym z zakresu zarządzania projektami i szczegółowe wytyczne odnoszące się do konkretnych projektów); g) inne dokumenty związane z zarządzaniem i funkcjonowaniem jednostki (organizacji). W przypadku programów i projektów finansowanych ze środków unijnych sposobem dokumentowania procesu zarządzania projektem jest ścieżka audytu, która zakłada bardzo wyraźny podział obowiązków i odpowiedzialności. W celu uzyskania zapewnienia, że ścieżka audytu spełni swoje zadanie, powinna ona zawierać następujące elementy: przepływy finansowe, przepływy informacji, przepływy dokumentów, zasady kontroli.

12

13 Na czym powinien skoncentrować się audytor wewnętrzny? Audytor wewnętrzny, przeprowadzając ocenę zgodności umowy o dofinansowanie projektu oraz kwalifikowalności wydatków, powinien skoncentrować się przede wszystkim na: a) ocenie dokumentacji projektowej; b) weryfikacji, czy działania, które zostały uwzględnione we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, zostały rzeczywiście podjęte; c) weryfikacji, czy wskazane w dokumentach wydatki zostały faktycznie poniesione; d) ocenie kwalifikowalności poniesionych wydatków, sposobu ich dokumentowania oraz zgodności kwot, które wynikają z wniosków o płatność; e) analizie wiarygodności przekazywanych sprawozdań z realizacji projektu; f) ocenie sposobu monitorowania projektu, raportowania o postępach wdrażania projektu, dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu oraz zasad, które dotyczą promocji i reklamy projektu; g) weryfikacji sposobu archiwizacji dokumentów w celu oceny zgodności przedłożonego wniosku o płatność do poszczególnych faktur; h) weryfikacji poprawności procedur udzielania pomocy publicznej; i) analizie wdrożenia zaleceń przeprowadzonych kontroli i audytów oraz ocenie zastosowanych zaleceń.

14 Etapy prac audytorskich Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r., określa szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz przekazywania informacji o pracy i wynikach audytu wewnętrznego, a w szczególności: sposób sporządzania oraz elementy rocznego planu audytu wewnętrznego, sposób dokumentowania przebiegu oraz wyników audytu wewnętrznego, sposób sporządzania oraz elementy wyników audytu wewnętrznego, sposób sporządzania oraz elementy sprawozdania z wykonania planu audytu, tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego zleconego, o którym mowa w art. 292 ust. 1 pkt 1i art. 293 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, tryb przeprowadzania oceny prowadzenia audytu wewnętrznego, o której mowa w art. 292 ust. 1 pkt 2 i art. 294 w/w ustawy. Prace audytowe przebiegają w następujących kolejnych fazach: a) planowanie zadania audytowego, b) badanie i ocena określonego zadania audytowego, c) przedstawienie wyników i rekomendacji, d) przeprowadzenie czynności sprawdzających.

15 Po przeprowadzeniu audytu audytor zobowiązany jest do przygotowania opinii i raportu z audytu. Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do tych dokumentów. Opinia wraz z raportem, a także stanowisko jednostki audytowanej są przekazywane przez beneficjenta do instytucji wdrażającej oraz archiwizowane w dokumentacji dotyczącej projektu. Instytucja wdrażająca jest zobowiązana do archiwizacji ww. dokumentów oraz ich udostępnienia upoważnionym organom kontrolnym. Opinia audytora Na podstawie stwierdzonych błędów i uchybień oraz wniosków w sprawie możliwości ich usunięcia audytor powinien wydać opinię o projekcie. Można wyróżnić cztery rodzaje opinii, które audytor może wydać: opinia pozytywna, opinia negatywna, opinia warunkowa, brak opinii.

16 Opinie audytora Wyróżniamy cztery rodzaje opinii, które mogą zostać wydane przez audytora: 1. opinia pozytywna - projekt został zrealizowany zgodnie z zasadami i przepisami prawa, a znalezione błędy są mało istotne, 2. opinia negatywna projekt został zrealizowany niezgodnie z przepisami prawa bądź łamał zasady udzielonej pomocy, a ustalone w nim błędy mówią o niezrealizowaniu projektu, 3. opinia warunkowa - audytor z różnych powodów nie jest w stanie dokonać audytu całego projektu i wydaje opinię warunkową tylko do tego obszaru, który został zbadany bądź gdy powodzenie projektu zależy od spełnienia rekomendacji audytora, 4. brak opinii - wstrzymanie się od wydania opinii o projekcie jest podejmowane w sytuacji gdy audytor nie może przeprowadzić zadania audytowego zgodnie z powszechnie uznanymi standardami.

17 Plan audytu zawiera w szczególności: 1) wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka, 2) wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych, 3) listę obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające, 4) informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań zapewniających, 5) informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych, 6) informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających, 7) informację na temat cyklu audytu. W programie zadania audytowego audytor wewnętrzny określa w szczególności: 8) temat zadania, 9) cele zadania, 10) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania, 11) istotne ryzyka w obszarze ryzyka objętym zadaniem, 12) narzędzia i techniki przeprowadzania zadania, 13) kryteria oceny ustaleń stanu faktycznego, 14) sposób klasyfikowania wyników dla poszczególnych kryteriów.

18 Obszar ryzyka objęty zadaniem audytowym Podczas planowania zadania audytowego należy dążyć do wytypowania w pierwszej kolejności tych obszarów, dla których ryzyko jest ocenione jako najwyższe. Analiza ryzyka powinna mieć indywidualny charakter dla każdego projektu, jednak wyróżnia się pewną grupę czynników ryzyka o charakterze ogólnym, takich jak: zbyt wiele poziomów w strukturze zarządzania projektem, doświadczenie beneficjenta we wdrażaniu projektów, kwalifikacje pracowników (wiedza, doświadczenie, umiejętności), rotacja kadry (odpływ doświadczonych pracowników), potencjał finansowy i płynność finansowa beneficjenta, istnienie wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli u beneficjenta, zmiany w uwarunkowaniach zewnętrznych (prawnych, rynkowych, społecznych), zmiany organizacyjne u beneficjenta, zaplecze sprzętowe (wyposażenie, sprzęt komputerowy), kultura organizacji, udział podmiotów zewnętrznych w realizacji projektu (np. podwykonawcy), wyniki dotychczasowych audytów, kontroli itp.

19 Karta informacyjna podmiotu realizującego projekty unijne

20 Fundusze UE w praktyce O0IFZXc

21 Bibliografia 1. M.E. Karpińska, I. Joachimiak Audyt projektów dofinansowanych z funduszy unijnych 2. Ustawa z dn. 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych. 3. K. Czerwiński Audyt wewnętrzny 4. M. Balcer, A. Rochewicz Specyfika audytu wewnętrznego projektów finansowanych ze środków unijnych 5. P. Łagodzki Audyt projektów finansowanych z funduszy unijnych wybrane zagadnienia 6. G. Voss Rachunkowe problemy audytu środków unijnych w Polsce