Zasady związane z umowami o dofinansowanie oraz promocją projektu. Kraków, 12 marca 2012 r.

Transkrypt

1 Zasady związane z umowami o dofinansowanie oraz promocją projektu Kraków, 12 marca 2012 r.

2 Umowa o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie projektu podpisywana jest w terminie 45 dni od wyboru do dofinansowania. 2

3 Informacje niezbędne do podpisania umowy: 1. Oświadczenie, że dane beneficjenta (punkt C.1. Wniosku) nie uległy zmianie; 2. Informacja dot. osób upoważnionych do podpisania umowy oraz sposób ich reprezentacji; 3. Kopia dokumentu stwierdzającego umocowanie do zawarcia umowy ze strony Beneficjenta; 4. Informacja dot. rachunku bankowego; 5. Informacja dot. uzyskanej pomocy publicznej w okresie od złożenia wniosku o dofinansowanie; 6. Informacja czy Beneficjent należy do sektora finansów publicznych; 7. Informacja czy Beneficjent jest państwową jednostką budżetową; 8. Potwierdzenie gotowości do złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy; 9. Oświadczenie, że dane podmiotu reprezentującego beneficjenta nie uległy zmianie; 10. Informacja dot. innych realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych z funduszy i programów UE a także krajowych środków publicznych w okresie realizacji projektu; 11. Oświadczenie o gotowości podpisania umowy na podstawie wniosku o dofinansowanie lub wypełniony formularz Wykazu zmian (w przypadku wystąpienia zmian w projekcie); 12. Potwierdzenie posiadania statusu MŚP (w przypadku przedsiębiorców z tego sektora). 3

4 Zmiany w projekcie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (projekty z listy rezerwowej) dokonując zmian należy zachować cele projektu oraz funkcje przedmiotu projektu, istnieje możliwość ograniczenia zakresu rzeczowego projektu, można uwzględnić w montażu finansowym uzyskane dotacje celowe, zmiana technologii lub ulepszenie zakupionego sprzętu wymaga uzasadnienia, wprowadzanie nowych elementów na tych samych zasadach, jak przy projektach już realizowanych, zmieniony projekt powinien posiadać zaktualizowaną dokumentację techniczną i decyzje środowiskowe, aktualizacja analizy finansowej przy zmianach wpływających na generowanie dochodu. 4

5 Numer umowy oraz strony umowy Definicje Przedmiot umowy (tytuł projektu, kwoty, poziom wsparcia, źródła finansowania, okres realizacji) Odpowiedzialność Beneficjenta Zasady przekazywania dofinansowania (zaliczka, refundacja, płatność końcowa) Zwrot środków kiedy, na jakie konto, ile, w jaki sposób? Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania pomocy podwójne finansowanie, zobowiązania Beneficjenta Archiwizacja dokumentów Zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie Kara umowna Stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych Kontrola i audyt Obowiązki informacyjne Zmiany w umowie i projekcie Rozwiązanie umowy Postanowienia końcowe Struktura umowy o dofinansowanie 5

6 Zmiany w umowie i projekcie Zmiany należy zgłaszać przed ich wprowadzeniem i nie później niż 30 dni przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu. Formularz zmian dostępny jest na stronie: (Program Regionalny_Realizacja projektów_oś I, III_VIII_Interpretacje, opinie, stanowiska IZ) IZ MRPO może wyrazić sprzeciw w ciągu 30 dni od dnia ich zgłoszenia. 6

7 Zmiany w umowie i projekcie Odnoszą się do wartości wskaźników i głównej kategorii kosztów do 15% - Jednostka ds. Wdrażania MRPO opiniuje proponowane zmiany w Projekcie od 15% do 50% - wymaga się zgody Zarządu WM. Projekt może zostać skierowany do powtórnej oceny merytorycznej. powyżej 50% - projekt podlega powtórnej ocenie merytorycznej. 7

8 Zmiany w umowie i projekcie Podstawowe dokumenty weryfikowane podczas analizy możliwości zmian w projekcie: wniosek studium wykonalności Podstawowe elementy weryfikacji: główne kategorie, pozycje harmonogramu wskaźniki przesunięcia kosztów nadwyżki oszczędności poprzetargowe nowe elementy w projekcie zabezpieczenia 8

9 Rozwiązanie umowy W przypadku stwierdzenia, iż Beneficjent: wykorzystuje dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem, realizował Projekt, bądź jego część, niezgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności nie przestrzegał procedur udzielania zamówień publicznych, złożył fałszywe/ stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania dofinansowania, nie wniósł zabezpieczenia, dokonał naruszenia trwałość projektu, nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie do 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji Projektu określonego w umowie, z przyczyn przez siebie zawinionych, zaprzestał realizacji Projektu; odmówił poddania się kontroli i audytowi uprawnionych instytucji, nie przedłożył, pomimo wezwania, wniosku o płatność dla Projektu IZ MRPO może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie. 9

10 Archiwizacja dokumentów Beneficjent zobowiązuje się do przechowywana dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia r. IZ MRPO może przedłużyć termin archiwizacji informując Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu Beneficjent który otrzymał wsparcie stanowiące pomoc publiczną jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy ale nie krócej niż do r. Beneficjent zobowiązany jest do archiwizowania dokumentacji związanej z jego realizacją przez okres wskazany w umowie również w przypadku rozwiązania umowy 10

11 Obowiązki informacyjno promocyjne Akty prawne Unii Europejskiej Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności - Art. 69 Obowiązek informowania o współfinansowaniu projektów ze środków UE Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności Art. 8 i 9 Obowiązki beneficjentów w zakresie informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie określonych narzędzi i kanałów 11

12 Polskie akty prawne i wytyczne 1. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1658) 2. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007r. 3. Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata Określa podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby NSS oraz wszystkich programów operacyjnych 4. Zasady promocji projektów określone przez Instytucje Zarządzające poszczególnymi Programami Operacyjnymi w perspektywie Określa szczegółowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych przez Beneficjentów 12

13 Główne obowiązki beneficjentów Beneficjent od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu zobowiązuje się do: informowania opinii publicznej o pomocy finansowej otrzymanej z Unii Europejskiej, informowania opinii publicznej o fakcie współfinansowania projektu z Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizacji działań informacyjnych i promocyjnych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu, zgodnie z zasadami przyjętymi w niniejszym dokumencie. Skrajne niedopełnienie w/w obowiązków może skutkować wstrzymaniem dotacji lub koniecznością zwrotu otrzymanych środków. 13

14 Narzędzia i kanały służące informacji i promocji w przypadku inwestycji infrastrukturalnych duża tablica informacyjna / billboard (200x150) średnia tablica informacyjna (90x70) tabliczka informacyjna (30x25) naklejka informacyjna (7x4) tablica pamiątkowa (jak dla tablicy informacyjnej) 14

15 Elementy obowiązkowe przy promocji projektu: a) logo Programu Regionalnego, b) logo Województwa Małopolskiego, c) flaga UE z podpisem, d) tekst dotyczący współfinansowania (nie mniej niż 25% powierzchni tablicy), e) hasło: Fundusze Europejskie dla Małopolski * f) nazwa inwestycji ** g) wartość całkowita projektu, wartość dofinansowanie - fakultatywnie * brak konieczności umieszczenia hasła w przypadku naklejki ** obowiązkowe przy tablicy pamiątkowej 15

16 Materiały i dokumenty związane z realizacją projektu, które szczególnie powinny zawierać elementy informacyjno promocyjne: Korespondencja prowadzona w sprawach projektu z wykonawcami oraz instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Programu Umowy z wykonawcami oraz dokumentacja przetargowa Umowy z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu lub opis stanowiska Ogłoszenia o wyborze wykonawcy Ogłoszenia naboru personelu Ogłoszenia uczestników projektów szkoleniowych 16

17 Materiały i dokumenty związane z realizacją projektu, które szczególnie powinny zawierać elementy informacyjno promocyjne c.d. Listy obecności uczestników projektów szkoleniowych Materiały konferencyjne, szkoleniowe, broszury, materiały multimedialne, ulotki Strony internetowe zawierające informację o projektach realizowanych z funduszy strukturalnych Materiały prasowe oraz inne materiały stosowane przy realizacji projektu 17

18 Elementy obowiązkowe na materiałach i dokumentach Logo Programu Regionalnego (w lewym górnym rogu) Logo Województwa Małopolskiego (z czytelnym napisem Małopolska) Flagę UE z podpisem,,unia Europejska oraz Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (w prawym górnym rogu) Tam, gdzie jest to możliwe, tekst w brzmieniu: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata