UMOWA O DOFINANSOWANIE UNIJNE

Transkrypt

1 UMOWA O DOFINANSOWANIE UNIJNE Sprawdź, co musisz wiedzieć, zanim ją podpiszesz

2 Umowa o dofinansowanie unijne Sprawdź, co musisz o niej wiedzieć, zanim ją podpiszesz 1

3 2

4 SPIS TREŚCI Wstęp Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków, którym musisz sprostać (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Umowę podpiszesz, tylko gdy masz umocowanie do reprezentacji danej jednostki (Marek Dominik Peda) Jako kierownik projektu unijnego m.in. nadzorujesz realizację umowy (Anna Nejfeld) Chcesz zmienić personel projektu w trakcie jego realizacji, upewnij się, że umowa Ci na to pozwala (Marek Dominik Peda) Z dokumentacją projektu postępuj zgodnie z wytycznymi, a unikniesz nieprzyjemności (Weronika Burman) Kontrolerzy muszą sprawdzić, czy projekt realizujesz zgodnie z umową (Małgorzata Nejfeld) Poznaj zadania systemu SL2014, a ułatwisz sobie realizację umowy (Paulina Sawicka) Pamiętaj o wskaźnikach rezultatu bez nich dotacja jest nieważna (Magdalena Pokrzycka-Walczak) Naruszysz trwałość projektu, zwracasz dotację (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek) Reguła proporcjonalności kiedy nie możesz o niej zapomnieć (Małgorzata Aleksander) Aby bez problemu realizować umowę przez konsorcjum, zaangażuj w nią partnerów (Magdalena Pokrzycka-Walczak) Informuj i promuj to tak samo ważne jak rozliczenie (Magdalena Pokrzycka-Walczak)

5 WSTĘP Jeśli chcesz zobaczyć, jak będzie wyglądać podstawowy zakres umowy o dofinansowanie, uważnie zapoznaj się w warunkami udziału w postępowaniu o udzielenie dotacji. Już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie można poznać wzór umowy o dofinansowanie. To ważne i praktyczne rozwiązanie. Zanim ostatecznie jako wnioskodawca złożysz wniosek wraz z dokumentacją, możesz zapoznać się z prawami i obowiązkami, które będą Cię dotyczyć podczas realizacji i po zakończeniu projektu. Każda instytucja zarządzająca danym programem operacyjnym opracowuje wzory umów i udostępnia je beneficjentom. Wzory te określają zakres minimum podpisywanej umowy o dofinansowanie. Wzór taki stanowi zwykle załącznik do ogólnych zasad finansowania danego programu operacyjnego i jest dostępny w chwili rozpoczęcia konkretnego naboru wniosków o dofinansowanie projektów. Jednak umowy mogą różnić się między sobą w zależności od konkursu i jego grupy docelowej. Instytucje pośredniczące mogą dostosowywać wzory umów do danego programu operacyjnego oraz realizowanego priorytetu. Wówczas uwzględniają w odpowiednim wzorze umowy warunki danego konkursu oraz cechy charakterystyczne beneficjenta i specyfikę jego działalności. Zmiany w zapisach umów nie mogą w żadnym przypadku zawierać postanowień sprzecznych z postanowieniami zawartymi we wzorze o minimalnym zakresie umowy. To z jednej strony ochrona projektodawców i donatorów. Z drugiej strony możliwość poznania warunków realizacji umowy przed złożenie wniosku, a to może przyczynić się do bardziej świadomego udziału wnioskodawców w wyścigu po granty. 4

6 Dlatego pamiętaj o tym, że minimalny wzór umowy o dofinansowanie zwykle zawiera: numer wniosku o dofinansowanie projektu i termin realizacji projektu, szczegółowy opis przedsięwzięcia, harmonogram płatności, wysokość przyznanych środków i tryb ich przekazywania, zobowiązanie do poddania się kontroli i tryb kontroli realizacji projektu lub zadania, termin i sposób rozliczenia projektu oraz ewentualnych zaliczek, formy zabezpieczeń należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy, możliwość i tryb dokonywania zmian w projekcie, warunki rozwiązania umowy ze względu na nieprawidłowości występujące w trakcie realizacji projektu, warunki i terminy zwrotu środków nieprawidłowo wykorzystanych lub pobranych w nadmiernej wysokości lub w sposób nienależny, inne postanowienia wynikające z przepisów wspólnotowych lub krajowych bądź wytycznych przyjętych przez instytucje: zarządzającą lub pośredniczącą, lub wdrażającą (instytucja pośredniczącą II stopnia). Załączniki do umowy stanowią integralną część umowy o dofinansowanie i również opierają się na opracowanych wzorach. Jednak i wśród załączników mogą pojawić się różne wymagania. Należy sprawdzać dokładnie, jakiego typu załączniki są wymagane i czy w formie oryginałów, czy tylko kopii. Dlatego gdy interesujesz się konkretnym konkursem, sprawdź zarówno warunki udziału w nim, jak i zapoznaj się z towarzyszącymi ogłoszeniu o naborze dodatkowymi dokumentami. Zweryfikuj, czy wzór umowy o dofinansowanie zawiera niezbędne minimum. Jeśli jakiś zapis wzbudzi Twoją wątpliwość, dopytuj instytucję organizującą konkurs, jak go rozumieć. Upewnij się przed złożeniem wniosku, że będziesz w stanie sprostać wymaganiom umowy o dofinansowanie. W ten sposób możesz zapobiec wielu problemom. 5

7 W publikacji, którą oddajemy w Twoje ręce, znajdziesz dobre praktyki menedżerów projektów unijnych. Zawierają one użyteczne wskazówki, na co zwracać uwagę w umowie o dofinansowanie, aby projekt zrealizować bez problemów, a z sukcesem. Podpowiadają Ci, jak wywiązać się z obowiązków, a jak korzystać z przysługujących Ci praw na poszczególnych etapach procesu naboru i realizacji projektu. Prezentują typowe błędy i wyjaśniają, jak ich uniknąć. Przedstawiają skuteczne metody sprawnej i efektywnej realizacji projektu unijnego. Na przykładach wyjaśniają zawiłości związane z regułami, które rządzą funduszami europejskimi i wskazują, jak je zrealizować w projekcie, aby postępować zgodnie z zapisami w umowie. Życzymy przyjemnej lektury! Redakcja 6

8 UMOWA O DOFINANSOWANIE NAKŁADA WIELE OBOWIĄZKÓW, KTÓRYM MUSISZ SPROSTAĆ (AGNIESZKA SZUSZAKIEWICZ-IDZIASZEK) 1. Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków... Jeśli zależy Ci na sprawnej realizacji projektu: Krok 1. Dokładnie zapoznaj się z zapisami umowy. Krok 2. Zapoznaj się z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Krok 3. Przygotuj się do kontroli projektu. Krok 4. Zadbaj o trwałość projektu. Krok 5. Pamiętaj o sprawozdaniu z postępów w realizacji projektu. Krok 6. Poinformuj opinię publiczną o korzystaniu ze wsparcia unijnego. Ubiegając się o fundusze unijne, musisz zapoznać się z wieloma procedurami oraz obowiązkami. To z pewnością przyczyni się również do właściwego prowadzenia projektu. Nie lekceważ podstawy dofinansowania projektu. Jest nią umowa o dofinansowanie lub decyzja o dofinansowaniu. To z nich wynikają Twoje obowiązki. Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków, którym będziesz musiał sprostać. Zapoznając się szczegółowo ze swoimi zobowiązaniami, ale także i uprawnieniami, zwiększysz prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu. Sprawdź, czego dotyczy umowa Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie zapoznaj się ze wzorem umowy, który stanowi załącznik do dokumentacji konkursowej. 7