INFORMACJA POKONTROLNA NR 11/1/P/10 Z PRZEPROWADZENIA KONTROLI TRWAŁOŚCI PROJEKTU

Transkrypt

1 ` POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI WYDZIAŁ ZARZĄDZANIA FUNDUSZAMI EUROPEJSKIMI Gdańsk, ul. Okopowa 21/27 tel.: (058) , ; fax: (058) ZFE.I.MB /10 INFORMACJA POKONTROLNA NR 11/1/P/10 Z PRZEPROWADZENIA KONTROLI TRWAŁOŚCI PROJEKTU Projekt realizowany w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 1.CZĘŚĆ OGÓLNA Instytucja kontrolująca Data przeprowadzenia kontroli Numer Umowy o dofinansowanie Pomorski Urząd Wojewódzki, ul. Okopowa 21/27; Gdańsk maja 2010r. Z/2.22/I/1.3.2/264/04/U/1/05 Data podpisania umowy 30 września 2005r. Nazwa Projektu Beneficjent Adres jednostki kontrolowanej Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Rodzaj kontroli Zakup sprzętu medycznego na potrzeby Samodzielnego Publicznego Pogotowia Ratunkowego w Pruszczu Gdańskim Samodzielne Publiczne Pogotowie Ratunkowe w Pruszczu Gdańskim ul. Wojska Polskiego 16, Pruszcz Gdański (83-000) - Art. 30 pkt 4 Rozporządzenia Rady WE nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999r Umowy o dofinansowanie Projektu Nr Z/2.22/III/3.5.1/057/04, z dnia 23 czerwca 2005r. (z późn. zm.) Wizyta monitorująca projektu - dotycząca trwałości projektu Jednostka kontrolowana została poinformowana o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli pismem nr ZFE.I.MB /10 z dnia 27 kwietnia 2010 roku i nr ZFE.I.MB /10 z dnia 6 maja 2010 roku. 1.1 Skład Zespołu Kontrolującego Instytucji Pośredniczącej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego Nr UpowaŜnienia Wojewody Pomorskiego Data wystawienia UpowaŜnienia 1. Monika Bąk Starszy specjalista w Wydziale Zarządzania Funduszami Europejskimi Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Kierownik Zespołu Kontrolującego kwietnia 2010r. 2. Justyna Prass Starszy specjalista w Wydziale Zarządzania Funduszami Europejskimi Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego kwietnia 2010r.

2 1.2 Osoby reprezentujące Beneficjenta 1. Antoni Cywiński Wójt Gminy Kaliska 1.3 Osoby udzielające wyjaśnień 1. Piotr Kossowski z-ca dyrektora ds. medycznych 2. Barbara Łobaczewska główny księgowy SPPR 3. Agnieszka Florkowska specjalista ds. kadrowo-płacowych 4. Katarzyna Karwowska Księgowa 2. WNIOSKI I UWAGI /w przypadku kontroli trwałości, w informacji pokontrolnej zawierana jest opinia, czy projekt jest utrzymywany w sposób zgodny z art. 30 pkt 4 Rozporządzenia Rady WE nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 roku/ 2.1 Występowanie znaczących modyfikacji w rozumieniu art. 30 Rozporządzenia 1260/1999 Rodzaj Projektu: zakup sprzętu medycznego Cel kontroli: potwierdzenie utrzymania warunków trwałości Projektu W trakcie wizji lokalnej w dniu 20 maja 2010 roku, przeprowadzonej w obecności osób reprezentujących Beneficjenta, dokonano przeglądu rzeczowego zakresu zrealizowanego w ramach Projektu nr Z/2.22/I/1.3.2/264/04, pn.: Zakup sprzętu medycznego na potrzeby Samodzielnego Publicznego Pogotowia Ratunkowego w Pruszczu Gdańskim. Zespół Kontrolujący potwierdza zachowanie przedmiotu Projektu w postaci zakupu sprzętu medycznego na potrzeby Samodzielnego Publicznego Pogotowia Ratunkowego w Pruszczu Gdańskim. Zakup sprzętu miał na celu podniesienie jakości świadczonych usług medycznych i ochrony zdrowia. Projekt realizowany był poprzez następujące etapy: Zakup monitorów komputerowych LCD; Zakup defibrylatorów, respiratora, pompy infuzyjnej jedno i dwustrzykawkowej; Zakup deski pediatrycznej, materaca próŝniowego, ssaka elektrycznego, aparatu do szybkiego tłoczenia płynów, noszy zbierakowych, krzesełek kardiologicznych, deski ortopedycznej, maty dziecięcej, rurek intubacyjnych LTS, laryngoskopu światłowodowego; Zakup noszy wielofunkcyjnych i wózka rehabilitacyjnego, szyny wyciągowej z miernikiem siły naciągu; Zakup zestawów komputerowych, połączeń sieciowych okablowania strukturalnego, cyfrowego rejestratora rozmów; WdroŜenie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001; Ponadto na podstawie przedstawionej dokumentacji Kontrolujący potwierdzili, Ŝe Beneficjent realizuje zapisy zawarte we Wniosku aplikacyjnym w części D 10 Trwałość Projektu. Kontrolujący potwierdzili, Ŝe nie uległ zmianie charakter własności sprzętu medycznego stanowi on wyposaŝenie karetek Samodzielnego Publicznego Pogotowia Ratunkowego w Pruszczu Gdańskim, natomiast sprzęt komputerowy i cyfrowy rejestrator rozmów jest wykorzystywany przez personel medyczny i administrację. Oświadczeniem z dnia 02 czerwca 2010r. Beneficjent potwierdził, Ŝe Projekt polegający na zakupie sprzętu medycznego na wyposaŝenie karetek, sprzętu komputerowego oraz wdroŝenia procedury ISO 9001 w celu poprawy jakości usług medycznych, nie wpłynął na poziom cen ww. usług. Samodzielne Publiczne Pogotowie Ratunkowe w Pruszczu Gdańskim nie jest organizacją komercyjną w rozumieniu ustawy o finansach publicznych. 2

3 Beneficjent przedstawił dokumenty OT- przyjęcie środka trwałego na zakupione w ramach projektu wyposaŝenie i sprzęt- 40 sztuk, oraz zapisy księgowe /konto 010 środki trwałe ZPORR, 013 wyposaŝenie ZPORR prowadzone w Samodzielnym Publicznym Pogotowiu Ratunkowym. Przedmiotowe dokumenty znajdują się w dokumentacji z kontroli. W rozumieniu art. 30 pkt. 4 Rozporządzenia Rady(WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 roku, nie wystąpiły znaczące modyfikacje Projektu 2.2 Zgodność projektu z zapisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz postanowieniami umowy o dofinansowanie i wnioskiem aplikacyjnym Zakupiony w ramach projektu sprzęt medyczny został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i sklasyfikowany w grupie 8 narzędzia, przyrządy ruchomości i wyposaŝenie, zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, (Dz.U. nr 112, poz 1317 ze zm.). Rodzaj 802 obejmuje wszelkiego typu i konstrukcji samodzielną aparaturę ( ), uŝytkowaną w placówkach i jednostkach słuŝby zdrowia ze stawką amortyzacyjną 20%. Zarządzeniem nr 4/2006 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Pogotowia Ratunkowego w Pruszczu Gdańskim z roku, w sprawie amortyzacji sprzętu medycznego zakupionego w ramach projektu, zwiększono stawkę amortyzacji o współczynnik 1,5 zgodnie z art. 16 ust 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zatem stawka amortyzacyjna dla sprzętu zakupionego w ramach projektu wynosi 30%. Kontrolujący stwierdzili, iŝ odpisy umorzeniowe dla środków trwałych powstałych w ramach realizowanego projektu dokonywane są metoda liniową, z zastosowaniem stawki 30%. W dokumentacji z kontroli znajduje się wydruk z systemu finansowo księgowego potwierdzający wartość środków trwałych na dzień roku. Zgodnie z zapisami umowy nr Z/2.22/I/1.3.2/264/04/U/1/05 w prowadzonych postępowaniach nie wniesiono zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy w formie pienięŝnej (deklaracja wekslowa złoŝona). Oświadczeniem z dnia 02 czerwca 2010r. Beneficjent potwierdził, Ŝe Projekt Zakup sprzętu medycznego na potrzeby Samodzielnego Publicznego Pogotowia Ratunkowego w Pruszczu Gdańskim nie uzyskuje w związku z eksploatacją sprzętu medycznego nienaleŝnych korzyści. Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta z dnia 21 maja 2010 r. Projekt Z/2.22/I/1.3.2/264/04 po zrealizowaniu zachowuje wytyczne unijne w zakresie polityk horyzontalnych. 2.3 Cel projektu Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta z dnia 21 maja 2010r. wskaźniki produktu i rezultatu określone we wniosku aplikacyjnym na lata zostały osiągnięte. W trakcie kontroli, po wizji lokalnej i kontroli dokumentów (ewidencja sprzętu medycznego), Kontrolujący potwierdzili utrzymanie przedmiotowych wskaźników. Cel projektu, jakim była poprawa jakości usług medycznych świadczonych przez Samodzielne Publiczne Pogotowie Ratunkowe w Pruszczu Gdańskim został osiągnięty i zachowany. 2.4 Promocja projektu Beneficjent zamontował tablicę pamiątkową na budynku Samodzielnego Publicznego Pogotowia Ratunkowego. Wielkość, forma i treść tablic zgodne są z wytycznymi w tym zakresie, wynikającymi z wniosku o dofinansowanie Projektu oraz z ogólnych zapisów Rozporządzenia Komisji Europejskiej (WE) nr 1159/2000 z dnia 30 maja 2000r. w sprawie środków informacyjnych i promocyjnych stosowanych przez Państwa Członkowskie odnośnie pomocy z funduszy strukturalnych 3

4 2.5 System archiwizacji Beneficjent oświadczył, iŝ w związku z planowaną na drugą połowę 2011 roku pełną archiwizacją dokumentów księgowo-finansowych dotyczących Projektu (zawierających logo ZPORR i UE) dokumentacja tymczasowo przechowywana jest w siedzibie jednostki z zachowaniem wszelkich wymogów określonych stosownymi przepisami. Przedmiotowe oświadczenie stanowi dokumentację z kontroli. Zgodnie z ustaleniami 13 umowy o dofinansowanie realizacji Projektu Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji do dnia 31 grudnia 2013 roku z zastrzeŝeniem, Ŝe termin przechowywania moŝe by przedłuŝony przez Instytucję Pośredniczącą. 3.NIEPRAWIDŁOWOŚCI 4.1 Podlegające raportowaniu Brak 4.2 Niepodlegające raportowaniu Brak 5. WNIOSKI I REKOMENDACJE Podsumowanie: Kontrolujący potwierdzają na dzień przeprowadzenia kontroli (20-21 maja 2010r.) zachowanie celów i warunków trwałości Projektu nr Z/2.22/I/1.3.2/264/04, pn.: Zakup sprzętu medycznego na potrzeby Samodzielnego Publicznego Pogotowia Ratunkowego w Pruszczu Gdańskim, zrealizowanego zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie nr Z/2.22/I/1.3.2/264/04/U/1/05, zawartej w dniu 30 września 2005r. NaleŜy niezwłocznie przekazać dokumentację dotyczącą Projektu do archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującą procedurą w tym zakresie i przechowywać dokumentację do dnia 31 grudnia 2013r. (z zastrzeŝeniem, Ŝe termin przechowywania moŝe by przedłuŝony przez Instytucję Pośredniczącą). O wykonaniu rekomendacji naleŝy poinformować pisemnie Instytucję Pośredniczącą. 6. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 - Lista sprawdzająca dotycząca wizji lokalnej Projektu 7. POUCZENIE Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaŝniona moŝe zgłosić w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej zastrzeŝenia do treści zawartych w tej Informacji. ZastrzeŜenia do Informacji pokontrolnej wraz z niezaakceptowaną Informacją pokontrolną kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaŝniona przesyła do jednostki kontrolującej. JeŜeli jednostka kontrolowana nie zgłasza zastrzeŝeń do Informacji pokontrolnej, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaŝniona podpisuje przesłaną Informację pokontrolną i przekazuje ją do jednostki kontrolującej w terminie do 14 dni od dnia doręczenia. W przypadku przekroczenia terminu określonego na złoŝenie zastrzeŝeń kierownik jednostki kontrolującej odmawia rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeŝeń. Jednostka kontrolująca rozpatruje zgłoszone zastrzeŝenia w terminie do 14 dni od dnia ich otrzymania. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeŝeń. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeŝeń Informacja pokontrolna jest przesyłana ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń. W przypadku nieuwzględnienia zapisanych zastrzeŝeń kontrolujący ponownie przekazuje 2 egzemplarze Informacji pokontrolnej do podpisu w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowaŝniona w terminie do 7 dni od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz Informacji pokontrolnej, albo przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolującej wraz jednym egzemplarzem niepodpisanej Informacji pokontrolnej. Odmowa podpisania Informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upowaŝnioną nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych. Kierownik jednostki kontrolującej w uzasadnionych przypadkach w terminie od 14 dni od dnia otrzymania od jednostki kontrolowanej podpisanej Informacji pokontrolnej, formułuje zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i wysyła je kierownikowi 4

5 jednostki kontrolowanej. Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania kierownika jednostki kontrolującej o działaniach podjętych w celu uwzględnienia uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a przypadku niepodjęcia takich działań o przyczynach takiego postępowania. Odmowa podpisania Informacji Pokontrolnej przez Beneficjenta nie wstrzymuje podpisania Informacji Pokontrolnej przez kontrolujących oraz przekazania zaleceń pokontrolnych. Warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta jest potwierdzenie prawidłowej realizacji projektu lub usunięcie nieprawidłowości oraz zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Kontrolę wpisano dnia 20 maja 2010 roku do ksiąŝki kontroli Beneficjenta. Informację pokontrolną sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla kaŝdej ze Stron. Zawarte ustalenia akceptuję z up. Wojewody Pomorskiego / - / Marek Goliński Dyrektor Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi 5