Zasady związane z umowami o dofinansowanie oraz promocją projektu. Kraków, luty 2011 r.

Transkrypt

1 Zasady związane z umowami o dofinansowanie oraz promocją projektu Kraków, luty 2011 r.

2 Umowa o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie projektu podpisywana jest w terminie 45 dni od wybrania do dofinansowania.

3 Informacje niezbędne do podpisania umowy 1. Oświadczenie, Ŝe dane beneficjenta (punkt C.1. Wniosku) nie uległy zmianie; 2. Informacja dot. osób upowaŝnionych do podpisania umowy oraz sposób ich reprezentacji; 3. Kopia dokumentu stwierdzającego umocowanie do zawarcia umowy ze strony Beneficjenta; 4. Informacja dot. rachunku bankowego; 5. Informacja dot. uzyskanej pomocy publicznej w okresie od złoŝenia wniosku o dofinansowanie; 6. Informacja czy Beneficjent naleŝy do sektora finansów publicznych; 7. Informacja czy Beneficjent jest państwową jednostką budŝetową; 8. Potwierdzenie gotowości do złoŝenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy; 9. Oświadczenie,Ŝe dane podmiotu reprezentującego beneficjenta nie uległy zmianie; 10. Informacja dot. wszystkich realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych z funduszy i programów UE a takŝe krajowych środków publicznych w okresie realizacji przedmiotowego projektu; 11. Oświadczenie o gotowości podpisania umowy na podstawie wniosku o dofinansowanie lub wypełniony formularz Wykazu zmian (w przypadku wystąpienia zmian w projekcie); 12. Potwierdzenie posiadania statusu MŚP (w przypadku przedsiębiorców z tego sektora).

4 Numer umowy oraz strony umowy Definicje Przedmiot umowy (tytuł projektu, kwoty, poziom wsparcia,źródła finansowania, okres realizacji) Odpowiedzialność Beneficjenta Zasady przekazywania dofinansowania (zaliczka, refundacja, płatność końcowa) Zwrot środków kiedy, na jakie konto, ile, w jaki sposób? Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania pomocy podwójne finansowanie, zobowiązania Beneficjenta Archiwizacja dokumentów Zabezpieczenie naleŝytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie Kara umowna Stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych Kontrola i audyt Obowiązki informacyjne Zmiany w umowie i projekcie Rozwiązanie umowy Postanowienia końcowe Struktura umowy o dofinansowanie

5 Zasady dot. rozliczania projektów Wypłata środków w ramach dofinansowania oraz rozliczenie poniesionych wydatków następuje poprzez wniosek o płatność. Wniosek o płatność naleŝy składać nie rzadziej niŝ raz na 3 miesiące i nie częściej niŝ raz w miesiącu. Wniosek o płatność końcową naleŝy złoŝyć w terminie do 25 dni od zakończenia realizacji projektu.

6 Zaliczki Zaliczki mogą stanowić max 90% przyznanej kwoty dofinansowania. Pierwsza transza dofinansowania w formie zaliczki wypłacana jest po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia (jeŝeli dotyczy). Przekazanie kolejnej transzy zaliczki uzaleŝnione jest od rozliczenia poprzedniej w przynajmniej 70%.

7 Zmiany w umowie i projekcie Zmiany zgłaszane są przed ich wprowadzeniem i nie później niŝ 30 dni przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu. Formularz zmian dostępny jest na stronie: zakładka: Informacja nr 2 dla Beneficjentów MRPO dotycząca zmian w projekcie (nie dotyczy II Osi Priorytetowej MRPO - Gospodarka regionalnej szansy). IZ MRPO moŝe wyrazić sprzeciw w ciągu 30 dni od dnia ich zgłoszenia.

8 Zmiany w umowie i projekcie Odnoszą się do wartości wskaźników i głównej kategorii kosztów do 15% - Jednostka ds. WdraŜania MRPO opiniuje proponowane zmiany w Projekcie od 15% do 50% - wymaga się zgody ZWM. Projekt moŝe zostać skierowany do powtórnej oceny merytorycznej. powyŝej 50% - Projekt podlega powtórnej ocenie merytorycznej.

9 Zmiany w umowie i projekcie Podstawowe dokumenty weryfikowane podczas analizy zmiany wniosek, studium wykonalności Przedmiot weryfikacji - główne kategorie, pozycje harmonogramu Wskaźniki Przesunięcia kosztów NadwyŜki Oszczędności poprzetargowe Nowe elementy w projekcie Zabezpieczenia

10 Rozwiązanie umowy W przypadku stwierdzenia, iŝ Beneficjent: wykorzystuje dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem; realizował Projekt, bądź jego część, niezgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności nie przestrzegał procedur udzielania zamówień publicznych; złoŝył podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania dofinansowania; nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie do 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji Projektu określonego w umowie, z przyczyn przez siebie zawinionych; zaprzestał realizacji Projektu; odmówił poddania się kontroli i audytowi uprawnionych instytucji; nie przedłoŝył, pomimo wezwania, wniosku o płatność dla Projektu nie wniósł zabezpieczenia upadłość / likwidacja / zarząd komisaryczny naruszenie trwałości projektu IZ MRPO moŝe podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie

11 Archiwizacja dokumentów Beneficjent zobowiązuje się do przechowywana dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia r. IZ MRPO moŝe przedłuŝyć termin archiwizacji informując Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu Beneficjent który otrzymał wsparcie stanowiące pomoc publiczną jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy ale nie krócej niŝ do r. Beneficjent zobowiązany jest do archiwizowania dokumentacji związanej z jego realizacją przez okres wskazany w umowie równieŝ w przypadku rozwiązania umowy

12 Kontrola projektów w ramach MRPO Kontrola projektów ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się: Poddać kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu; Zapewnić prawo wglądu we wszystkie dokumenty, w tym w wersje elektroniczne, Udostępnić do oględzin miejsce realizacji projektu. Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli trwałości projektu.

13 Kontrola projektów - zasady Kontrola projektów przeprowadzana jest na zakończenie realizacji projektu, po przedstawieniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez Instytucję Zarządzającą MRPO. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się moŝliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ MRPO Kontrola przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego na podstawie pisemnego upowaŝnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych.

14 Kontrola projektów - zasady Zakres kontroli: kontrola merytoryczna projektu kontrola zamówień publicznych kontrola finansowa projektu kontrola trwałości

15 Kontrola projektów - zasady 1. Powiadomienie o kontroli: w przypadku kontroli planowanej powiadomienie pisemne na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli; w przypadku kontroli doraźnej - powiadomienie pisemne na co najmniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli 2. Prowadzenie kontroli: kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku kontroli dowodów; Beneficjent powinien przedstawić na Ŝądanie kontrolującego oryginały dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz udzielić wyjaśnień;

16 Kontrola projektów - zasady 3. Informacja pokontrolna: w terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli Zespół kontrolujący sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję informacji pokontrolnej i wysyła do Beneficjenta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach; jeŝeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeŝeń podpisuje informację pokontrolną i przesyła 1 egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych od dnia jej otrzymania; Beneficjent moŝe zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej zastrzeŝenia; kontrolujący analizują zastrzeŝenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania.

17 Kontrola projektów - zasady 3. Informacja pokontrolna c.d.: w przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeŝeń kontrolujący zmieniają / uzupełniają część informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeŝenia a następnie przesyłają poprawioną informacją pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. beneficjent w terminie do 10 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz lub przysyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji; odmowa jej podpisania nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych.

18 Kontrola projektów - zasady 4. Zalecenia pokontrolne: IZ w terminie do 15 dni roboczych od dnia otrzymania od Beneficjenta podpisanej informacji pokontrolnej lub odmowy jej podpisania formułuje zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je Beneficjentowi; zalecenia zawierają: o podstawę prawną sformułowania zaleceń, o informację o kontroli do której się odnoszą, o uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości, Beneficjent jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w Zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania o działaniach podjętych w celu uwzględnienia uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych.

19 Kontrola projektów - zasady 5. Wyniki kontroli: Wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizacją projektu lub usunięcie uchybień i nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta.

20 Obowiązki informacyjno promocyjne Beneficjentów PODRĘCZNIK DLA BENEFICJENTA

21 Akty prawne Unii Europejskiej Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności - Art. 69 Obowiązek informowania o współfinansowaniu projektów ze środków Unii Europejskiej Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności Art. 8 i 9 Obowiązki beneficjentów w zakresie informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie określonych narzędzi i kanałów

22 Polskie akty prawne i wytyczne 1. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2006 r. nr 227, poz. 1658) 2. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007r. 3. Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata Określa podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby NSS oraz wszystkich programów operacyjnych 4. Zasady promocji projektów określone przez Instytucje Zarządzające poszczególnymi Programami Operacyjnymi w perspektywie Określa szczegółowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych przez Beneficjentów

23 Główne obowiązki beneficjentów Beneficjent od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu jest związany zapisami umowy, zobowiązuje się do: informowania opinii publicznej o pomocy finansowej otrzymanej z Unii Europejskiej informowania opinii publicznej o fakcie współfinansowania projektu z Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego realizacji działań informacyjnych i promocyjnych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu, zgodnie z zasadami przyjętymi w niniejszym dokumencie

24 Narzędzia i kanały słuŝące informacji i promocji w przypadku inwestycji infrastrukturalnych duŝa tablica informacyjna / billboard (200x150) średnia tablica informacyjna (90x70) tabliczka informacyjna (30x25) naklejka informacyjna (7x4) tablica pamiątkowa (jak dla tablicy informacyjnej)

25 Elementy obowiązkowe przy promocji projektu: a) logo Programu Regionalnego, b) logo Województwa Małopolskiego, c) flaga UE z podpisem, d) tekst dotyczący współfinansowania (nie mniej niŝ 25% powierzchni tablicy), e) hasło: Fundusze Europejskie dla Małopolski * f) nazwa inwestycji ** g) Wartość całkowita projektu, wartość dofinansowanie - fakultatywnie * brak konieczności umieszczenia hasła w przypadku naklejki ** obowiązkowe przy tablicy pamiątkowej

26 Materiały i dokumenty stosowane podczas realizacji projektu Korespondencja prowadzona w sprawach projektu z wykonawcami oraz instytucjami zaangaŝowanymi we wdraŝanie Programu. Umowy z wykonawcami oraz dokumentacja przetargowa Umowy z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu lub opis stanowiska Ogłoszenia o wyborze wykonawcy Ogłoszenia naboru personelu Ogłoszenia uczestników projektów szkoleniowych

27 Materiały i dokumenty stosowane podczas realizacji projektu c.d. Listy obecności uczestników projektów szkoleniowych Materiały konferencyjne, szkoleniowe, broszury, materiały multimedialne, ulotki Strony internetowe zawierające informację o projektach realizowanych z funduszy strukturalnych Materiały prasowe oraz inne materiały stosowane przy realizacji projektu

28 Elementy obowiązkowe na materiałach i dokumentach Logo Programu Regionalnego (w lewym górnym rogu) Logo Województwa Małopolskiego (z czytelnym napisem Województwo Małopolskie) Flagę UE z podpisem,,unia Europejska oraz Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (w prawym górnym rogu) Tam, gdzie jest to moŝliwe, tekst o brzmieniu: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata

29 Nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących promocji Instytucja Zarządzająca Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata będzie egzekwowała przestrzeganie przez beneficjentów zasad stosowania środków informacyjnych i promocyjnych na podstawie umów o dofinansowanie projektów zawartych pomiędzy beneficjentów a Instytucja Zarządzającą MRPO. W razie niedopełnienia przez beneficjenta obowiązków w zakresie informacji i promocji moŝe nastąpić wstrzymanie dotacji lub konieczność zwrotu otrzymanych środków

30 Dziękuję za uwagę