INFORMACJA POKONTROLNA

Transkrypt

1 Egzemplarz nr INFORMACJA POKONTROLNA nr 25/12 z wizyty monitorującej projektu nr Z/2.32/I/1.2/597/05 Modernizacja układu pomp pompowni P-1 w Zakładzie Produkcji Wody Miedwie objętego umową o dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego nr Z/2.32/I/1.2/597/05/U/23/07 z dnia 25 stycznia 2007 r. Kontrola została przeprowadzona w dniu 14 maja 2012 r. przez zespół kontrolujący w składzie: 1. Samanta Ułybin Inspektor Wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, kierownik zespołu kontrolującego, działająca na podstawie upoważnienia do kontroli nr 25/12 z dnia 8 maja 2012 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego przez Dyrektora Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW, 2. Krzysztof Kierczuk Kierownik Oddziału ds. ZPORR i rozwoju regionalnego w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, członek zespołu kontrolującego, działający na podstawie upoważnienia do kontroli nr 25/12 z dnia 8 maja 2012 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego przez Dyrektora Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW. Kontrolę odnotowano w Książce Kontroli Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o w dniu 14 maja 2012 r. W dniu kontroli, tj. 14 maja 2012 r. funkcje j.n. sprawowali: 1. Pan Beniamin Chochulski Prezes Zarządu, Dyrektor Generalny, 2. Pan Stanisław Jankowski Członek Zarządu, Dyrektor ds. Inwestycji i Rozwoju, 3. Pani Agnieszka Burak Główna Księgowa, Prokurent. Załącznik 1. Upoważnienie dla p. Stanisława Jankowskiego Członka Zarządu, Dyrektor ds. Inwestycji i Rozwoju do poświadczenia zgodności z oryginałem kopii dokumentów związanych z wizytą monitorującą projektu, z dnia r. Kontrolę przeprowadzono na podstawie: - 2 i 6 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. nr 90 z 2007 r. poz. 602), - 11 Umowy o dofinansowanie projektu Nr Z/2.32/I/1.2/597/05/U/23/07 z dnia 25 stycznia 2007 r. Rodzaj kontroli: wizyta monitorująca projektu dotycząca trwałości projektu. Celem wizyty monitorującej jest potwierdzenie utrzymania warunków trwałości projektu. Strona 1 z 1

2 Przedmiot kontroli: 1. Sprawdzenie czy nie wystąpiła znacząca modyfikacja Projektu w rozumieniu art. 30 Rozporządzenia (KE) 1260/1999). 2. Sprawdzenie zachowania celu i charakteru Projektu. 3. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku wynikającego z Umowy o dofinansowanie w zakresie zapewnienia informowania społeczeństwa o współfinansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. 4. Sprawdzenie prawidłowości utrzymania przedmiotu Projektu zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. 5. Sprawdzenie zgodności zrealizowanego Projektu ze wspólnotowymi politykami horyzontalnymi, 6. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów. Rodzaj projektu: roboty budowlane. USTALENIA: Kontrolę przeprowadzono analizując oryginalne dokumenty będące w posiadaniu Beneficjenta. Ad. 1 Zgodnie z art. 30 ust. 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, działanie zachowuje wkład z funduszy, jedynie wówczas, gdy to działanie w okresie pięciu lat od daty decyzji właściwych organów krajowych lub instytucji zarządzającej w sprawie wkładu z funduszy, nie podlega znacznym modyfikacjom: a) wpływającym na jej charakter lub warunki jej wykonania lub przyznające formie lub instytucji publicznej nienależne korzyści, oraz b) wynikającym albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej. Zespół kontrolny ustalił, że w projekcie nie wystąpiła zmiana charakteru własności albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności, a także że nie wystąpiła zmiana wpływająca na jego charakter lub warunki wykonania lub przyznająca Beneficjentowi lub innym podmiotom nienależne korzyści. W związku z powyższym Zespół kontrolny potwierdza, że nie nastąpiła znaczna modyfikacja mogąca skutkować zwrotem całości lub części otrzymanego współfinansowania. Beneficjentem projektu zgodnie z Umową o dofinansowanie Projektu nr Z/2.32/I/1.2/597/05/U/23/07 z dnia 25 stycznia 2007 r. jest Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o., który jest właścicielem przedmiotu projektu a także zarządza nim w okresie jego trwałości. W trakcie wizji lokalnej w dniu 14 maja 2012 r., przeprowadzonej przy udziale osób reprezentujących Beneficjenta, potwierdzono zachowanie przedmiotu projektu tj. modernizację układu pomp pompowni wody P-1 ZPW Miedwie. Załącznik 2. Oświadczenie Beneficjenta z dnia r. dotyczące sposobu przechowywania dokumentacji projektowej, wpływu realizacji projektu na wspólnotowe polityki horyzontalne, wskaźników realizacji celów projektu w okresie jego trwałości, własności/sposobu zarządzania zmodernizowaną w ramach realizacji projektu pompownią wraz z załącznikami: wydrukami ilości wodomierzy w latach oraz OT przyjęcie środka trwałego nr: 509/ST/08 535/ST/08. Załącznik 3. Raport podstawowy wydruk z ewidencji środków trwałych ZWiK Sp. z o.o., dnia r. Strona 2 z 2

3 Załącznik 4. Odpis zwykły księgi wieczystej, stan z dnia r. wraz z wydrukiem ze strony internetowej z dnia r. Załącznik 5. Lista osób uczestniczących przy oględzinach inwestycji Z/2.32/I/1.2/597/05 pn. Modernizacja układu pomp pompowni P-1 w Zakładzie Produkcji Wody Miedwie dniu r. Załącznik 6. Dokumentacja fotograficzna, zdjęcia nr Ad. 2 Zespół kontrolny potwierdza zachowanie w okresie trwałości celu i charakteru projektu. Inwestycja stanowi jeden z zasadniczych czynników zrównoważonego rozwoju, przyczyniając się do poprawy warunków życia mieszkańców i podnoszenia atrakcyjności regionów. W wyniku realizacji projektu wyeliminowano awaryjność układu pomp pompowni P-1 w ujęciu wody Miedwie, a poprzez wymianę przestarzałych i wyeksploatowanych urządzeń poprawiła się stabilność ciągu technologicznego uzdatniania wody. Zmniejszyły się straty wody oraz spadła ilość awarii starych i wyeksploatowanych pomp i innych towarzyszących urządzeń. Realizacja przedsięwzięcia eliminuje przerwy w dostawach wody, poprawia jakość dostarczanej wody, zmniejsza zużycie energii elektrycznej, a co za tym idzie obniża koszty eksploatacyjne. Zgodnie ze sprawozdaniem końcowym z realizacji projektu, zatwierdzonym przez Instytucję Pośredniczącą ZPORR (pismo FE.I.AM/3062/234/08 z dnia r.) wskaźniki realizacji celów projektu przedstawiają się następująco: Wskaźniki produktu: - liczba wybudowanych stacji uzdatniania wody 1 szt., - liczba gospodarstw domowych/budynków podłączonych do sieci wodociągowej ,00 szt., - długość sieci wodociągowej na terenie gminy/powiatu 1 100,08 km, Wskaźniki rezultatu: - liczba osób korzystających z wodociągów osób. Beneficjent przedłożył oświadczenie dotyczące wskaźników realizacji celów projektu, z którego wynika, że na dzień kontroli wskaźniki realizacji celów projektu przedstawiają się następująco: Wskaźniki produktu: - liczba wybudowanych stacji uzdatniania wody 1 szt., - liczba gospodarstw domowych/budynków podłączonych do sieci wodociągowej ,00 szt., - długość sieci wodociągowej na terenie gminy/powiatu 1 100,08 km, Wskaźniki rezultatu: - liczba osób korzystających z wodociągów osób. Ad. 3. Beneficjent spełnia obowiązek w zakresie informacji i promocji projektu, poprzez umieszczenie tablicy informującej o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach ZPORR przy zmodernizowanej pompowni. Kontrolujący potwierdzają oznakowanie segregatorów zawierających dokumentację dotyczącą realizowanego projektu logotypem ZPORR oraz flagą UE. Uwagi: Kontrolujący podczas wizji lokalnej stwierdzili przekrzywioną tablicę informacyjną. Konieczne jest dokonanie naprawy a następnie poinformowanie o tym fakcie Instytucji Pośredniczącej ZPORR. Strona 3 z 3

4 Ad. 4. Beneficjent spełnia obowiązek przeprowadzania okresowych kontroli stanu technicznego przedmiotu projektu. Załącznik 7. Książka obiektu budowlanego pompowni I-go stopnia (strony: tytułowa, spis treści, osoba upoważniona do dokonywania wpisu, dane identyfikacyjne obiektu, spis dokumentacji dołączonej do książki obiektu, dane techniczne charakteryzujące obiekt, wykaz protokołów kontroli okresowych stanu technicznej sprawności obiektu, wykaz protokołów kontroli okresowych stanu technicznej sprawności i wartości użytkowej całego obiektu, wykaz opracowań technicznych dotyczących obiektu, wykaz protokołów odbioru robót remontowych i modernizacyjnych w obiekcie). Ad. 5. Polityki horyzontalne Polityka ochrony środowiska Polityka równości szans Polityka społeczeństwa informacyjnego Uwagi Zgodność projektu z określoną we wniosku aplikacyjnym polityką ochrony środowiska projekt o pozytywnym wpływie na politykę ochrony środowiska. Beneficjent oświadczył, że zredukowano zużycie energii elektrycznej dzięki możliwości płynnej regulacji wydajności pompowni, zastosowaniu energooszczędnych systemów automatyki i sterowania. Pompownia przed modernizacją pobierała z jeziora wodę w ilościach znacznie większych niż wynosiło zużycie, nadmiar pobranej wody kierowany był kanałem otwartym z powrotem do jeziora. Zredukowanie czasu pracy pomp oraz zmniejszenie wydajności spowodowało znaczne obniżenie emisji hałasu. Pompownia pracuje bezawaryjnie zapewniając niezawodność dostaw wody. Zgodność projektu z określoną we wniosku aplikacyjnym polityką równych szans projekt o charakterze neutralnym. Zgodność projektu z określoną we wniosku aplikacyjnym polityką społeczeństwa informacyjnego projekt o charakterze neutralnym. Zespól kontrolny potwierdza zadeklarowany we wniosku aplikacyjnym wpływ projektu na wspólnotowe polityki horyzontalne. Ad. 6. Postanowienia 13 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu zobowiązywały Beneficjenta do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2013 r. z zastrzeżeniem, że termin może być przedłużony przez Instytucję Pośredniczącą. Beneficjent oświadczył, że dokumentacja związana z realizacją projektu przechowywana jest w następujący sposób: - dokumentacja finansowa oraz ewidencja środków trwałych Dział Księgowości ZWiK, - dokumentacja związana z zamówieniami publicznymi oraz realizacją projektu Dział Inwestycji i Modernizacji ZWiK. Dostęp do dokumentacji mają upoważnione osoby. Beneficjent działa w oparciu o Instrukcję Archiwalną Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Szczecinie, wprowadzoną Zarządzeniem Nr 16/2011 Dyrektora Generalnego Sp. z o.o. w Szczecinie z dnia 9 listopada 2011 r. Beneficjent został pouczony o obowiązku przechowywania dokumentów (oryginałów) co najmniej do r. Strona 4 z 4

5 Załącznik 8. Zarządzenie Nr 16/2011 Dyrektora Generalnego Zakładu Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Szczecinie z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Archiwalnej ZWiK Sp. z o.o. w Szczecinie. Podsumowanie: W trakcie wizyty monitorującej, kontrolujący stwierdzili, że na dzień kontroli tj. 14 maja 2012 r. w projekcie nie wystąpiła znacząca modyfikacja w rozumieniu art. 30 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych. Kontrolujący potwierdzają zachowanie celów projektu, a także utrzymanie wskaźników produktu na poziomie osiągniętym na zakończenie realizacji projektu. Beneficjent oświadczył, że nie osiągnął dochodu związanego z użytkowaniem przedmiotu projektu a w zakresie kwalifikowalności VAT, że nie zmienił się status podatkowy Beneficjenta w stosunku do ustaleń na zakończenie realizacji projektu. Zespół kontrolny ustalił, że nie zmienił się rodzaj wykonywanej działalności przez Beneficjenta w stosunku do ustaleń z kontroli na zakończenie realizacji projektu. Załącznik 9. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące braku osiągnięcia dochodu związanego z użytkowaniem przedmiotu projektu z dnia r. Załącznik 10. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące statusu podatkowego Beneficjenta z dnia r. Załącznik 11. Lista sprawdzająca. Integralną część informacji pokontrolnej stanowią ww. załączniki, tylko egzemplarz nr 2. Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią informacji pokontrolnej, przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem informacji pokontrolnej, kontrolowany może zgłosić umotywowane zastrzeżenia na piśmie co do jej treści w ciągu 14 dni od dnia otrzymania. Zastrzeżenia wraz z nie zaakceptowaną informacją pokontrolną kontrolowany przesyła do jednostki kontrolującej. 2. Po rozpatrzeniu zgłoszonych zastrzeżeń kontrolujący przesyłają informację pokontrolną ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej. 3. Kontrolowany w terminie 7 dni od dnia ponownego otrzymania informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz nr 2 albo przekazuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z nie podpisanym egzemplarzem nr Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych. Informację pokontrolną sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których: - egzemplarz nr 1 otrzymuje Beneficjent, - egzemplarz nr 2 zostaje włączony do dokumentacji Projektu w WCFE. Szczecin, dnia 4 czerwca 2012 r. Przedstawiciel Beneficjenta:... Strona 5 z 5