REGULAMIN KONTROLI I MONITOROWANIA. Uczestników projektu pt. Małe jest piękne tworzę własną firmę

Transkrypt

1 REGULAMIN KONTROLI I MONITOROWANIA Uczestników projektu pt. Małe jest piękne tworzę własną firmę realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Działanie 6.2 Wsparcie i promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia stron: 1/6

2 Postanowienia ogólne 1 Regulamin określa sposób kontroli i monitorowania prowadzenia działalności gospodarczej przez Uczestników projektu Małe jest piękne tworzę własną firmę realizowanego w ramach Działania 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2 Beneficjent Projektu tj. Gmina Strzelce Krajeńskie przeprowadza minimum 2 wizyty monitorujące i 1 kontrolę prowadzonej przez Uczestnika projektu działalności gospodarczej przez okres 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, jak również ma prawo do jej przeprowadzenia w uzasadnionych przypadkach przed podpisaniem Umowy o przyznanie środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości tj. w szczególności ustala: - czy zakres rzeczowy i koszty związane z inwestycją są określone prawidłowo, w oparciu o obowiązujące prawo i wytyczne ( w tym kosztorysy w przypadku robót budowlanych, pozwolenia na budowę, projekty budowlane itp.); - wykonalność techniczną inwestycji; - czy Uczestnik projektu faktycznie prowadzi działalność gospodarczą, - czy działalność gospodarcza prowadzona jest zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w umowie na otrzymanie wsparcia finansowego oraz w umowie o przyznanie podstawowego wsparcia pomostowego. 3 1.Kontrola i monitoring przeprowadzane są przez Beneficjenta na podstawie Zarządzania Burmistrza Strzelec Krajeńskich w sprawie powołania Komisji Monitorującej. Zarządzenie określa skład Komisji i termin oraz miejsce przeprowadzenia wizyty. 2. Wizyty monitorujące/kontrole przeprowadzane są w okresie 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej co najmniej jeden raz w kwartale. Z każdej kontroli oraz wizyty monitorującej zostanie sporządzony protokół zawierający podstawowe wnioski i spostrzeżenia wynikające z wizyty w terminie 30 dni roboczych od dnia przeprowadzenia wizyty/kontroli, a następnie przesłany do podmiotu kontrolowanego. 4 Kontrola/wizyta i monitoring przeprowadzane są przez minimalnie trzy osoby (w uzasadnionych przypadkach więcej osób) zaangażowane w realizację projektu, tj. specjalistę ds. monitoringu i ewaluacji, kierownika projektu, specjalistę ds. administracji. stron: 2/6

3 Kontrola/wizyta monitorująca Uczestnika projektu 5 Uczestnik projektu jest zobowiązany poddać się kontroli/wizycie przeprowadzanej przez Gminę Strzelce Krajeńskie oraz inne uprawnione podmioty w zakresie wskazanym m.in. w 2 niniejszego Regulaminu. Zobowiązany jest on również do zapewnienia prawa do wglądu oraz możliwości sporządzenia kopii przez podmioty wszystkich dokumentów związanych z otrzymanym wsparciem finansowym w ramach projektu oraz dokumentacją techniczną i projektową związaną z zadaniem i inną. 6 Kontrola/wizyta monitorująca prowadzonej przez Uczestnika projektu działalności gospodarczej przeprowadzana jest w siedzibie firmy Uczestnika projektu oraz miejscu jej prowadzenia. Uczestnik projektu jest informowany pisemnie o przewidywanej kontroli/wizycie monitorującej w terminie min. 3 dni kalendarzowych przed planowaną datą wizyty. 7 Podczas kontroli/wizyty u Uczestnika projektu przeprowadzona zostanie: - weryfikacja dokumentacji technicznej inwestycji ( w przypadku robót budowlanych) - weryfikacji dokumentacji pod kątem dokonanych zakupów; - weryfikacja pod kątem zgodności z biznes planem złożonym jako załącznik do wniosku na otrzymanie wsparcia finansowego takich elementów jak: miejsce prowadzenia działalności/siedziba, przedmiot/zakres prowadzonej działalności, osiągnięte przychody/zrealizowane usługi w aspekcie zgodności z biznes planem; - Weryfikacją spełniania zapisów Promocji zgodnie z wytycznymi ( właściwe logowanie biura, zakupionego sprzętu itp.) 8 1. Z każdej kontroli/wizyty zostanie sporządzony protokół zawierający podstawowe wnioski i spostrzeżenia wynikające z kontroli/wizyty, w szczególności: miejsce, czas, osoby uczestniczące w kontroli (osoby przeprowadzające kontrolę/wizytę oraz Uczestnik projektu), przebieg kontroli/wizyty, stwierdzone fakty, zalecenia pokontrolne. Protokół zostanie sporządzony w terminie 30 dni roboczych od dnia przeprowadzenia kontroli i zostanie podpisany przez wszystkie osoby w niej uczestniczące. 2. Uczestnik Projektu może odmówić podpisania protokołu, składając w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienie co do przyczyn tej odmowy. stron: 3/6

4 Zastrzeżenia wraz z niezaakceptowanym Protokołem Uczestnik Projektu lub osoba przez niego upoważniona przesyła do Beneficjenta. 3. Odmowę podpisania protokołu i złożenie wyjaśnień, o których mowa wyżej, Przewodniczący Komisji Monitorującej odnotowuje w Protokole. 4. Odmowa podpisania Protokołu kontroli/wizyty przez Uczestnika Projektu nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez Kierownika i Członków Komisji Monitorującej i realizacji ustaleń kontroli/wizyty. 5. W przypadku przekroczenia terminu określonego w ust. 2, Beneficjent odmawia rozpatrzonych zastrzeżeń. 5. Na podstawie wyników kontroli/wizyty Członkowie Komisji Monitorującej kierują do kontrolowanego uczestnika wystąpienie pokontrolne, wskazując źródła i przyczyny nieprawidłowości, ich rozmiary, osoby odpowiedzialne oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. Wystąpienie pokontrolne przekazuje się kontrolowanemu uczestnikowi nie później niż w terminie 30 dni roboczych od dnia podpisania protokołu kontroli. 6. Uczestnik lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego zastrzeżenia do treści w nim zawartych. 7. Zastrzeżenia wraz z niezaakceptowanym wystąpieniem pokontrolnym Uczestnik Projektu lub osoba przez niego upoważniona przesyła do Beneficjenta. 9. Jeżeli Uczestnik nie zgłasza zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, Uczestnik bądź osoba przez niego upoważniona podpisuje przesłane wystąpienie pokontrolne i przekazuje je w terminie 14 dni kalendarzowych do Beneficjenta. 10. W przypadku przekroczenia terminu określonego w ust. 9, Beneficjent odmawia rozpatrzonych zastrzeżeń. 11. Beneficjent rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia w terminie 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania. Beneficjent może w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeżeń. 12. W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń Beneficjent zmienia lub uzupełnia część wystąpienia pokontrolnego, którego dotyczyły zastrzeżenia, a następnie w terminie 14 dni roboczych przesyła ponownie do akceptacji Uczestnika. 13. W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub części, Beneficjent przekazuje wystąpienie wraz z uzasadnieniem do Uczestnika w dwóch egzemplarzach w terminie 14 roboczych od dnia otrzymania zastrzeżeń. stron: 4/6

5 Monitoring działalności gospodarczej Uczestnika projektu 9 Monitoring prowadzonej przez Uczestnika projektu działalności gospodarczej przeprowadzany jest w siedzibie firmy Uczestnika projektu, miejscu jej prowadzenia. Uczestnik projektu jest informowany telefonicznie o planowanym monitoringu najpóźniej na 3 godziny przed zaplanowanym monitoringiem. 10 Podczas monitoringu u Uczestnika projektu przeprowadzona zostanie weryfikacja pod kątem zgodności z biznes planem złożonym jako załącznik do wniosku na otrzymanie wsparcia finansowego takich elementów jak: miejsce prowadzenia działalności/siedziba, przedmiot/zakres prowadzonej działalności, osiągnięte przychody/zrealizowane usługi w aspekcie zgodności z biznes planem. 11 Z każdego monitoringu zostanie sporządzony protokół zawierający podstawowe wnioski i spostrzeżenia wynikające z wizyty, w szczególności: miejsce, czas, osoby uczestniczące w monitoringu (osoby przeprowadzające monitoring oraz Uczestnik projektu), przebieg monitoringu, stwierdzone fakty. Protokół zostanie sporządzony w terminie 30 dni roboczych i zostanie podpisany przez wszystkie osoby w nim uczestniczące. Postanowienia końcowe 12 Uczestnik projektu, na żądanie Gminy Strzelce Krajeńskie, zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów poświadczających prowadzenie działalności, również po upływie 12 miesięcy od momentu jej rozpoczęcia. Ma to na celu potwierdzenie wywiązania się z obowiązku prowadzenia działalności gospodarczej przez wymagany okres tj. minimum 12 miesięcy. 13 Jeżeli Uczestnik projektu wykorzystał całość lub część przyznanego wsparcia finansowego niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania odpowiednich procedur lub pobrał całość lub część przyznanego wsparcia finansowego w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, zobowiązany jest on do zwrotu tych środków odpowiednio w całości lub w części wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie i na rachunek wskazany przez Gminę Strzelce Krajeńskie. 14 Odsetki od przyznanego wsparcia finansowego wykorzystanego niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania odpowiednich procedur lub pobranego w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, są naliczane od dnia przekazania nieprawidłowo wykorzystanego lub pobranego wsparcia finansowego. stron: 5/6

6 15 Uczestnik projektu zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Gminę Strzelce Krajeńskie o wszelkich okolicznościach, mogących zakłócić lub opóźnić prawidłowe prowadzenie działalności gospodarczej i wydatkowanie środków na rozwój przedsiębiorczości. 16 W przypadku likwidacji działalności gospodarczej w okresie 12 miesięcy od rozpoczęcia działalności gospodarczej, Uczestnik projektu zobowiązany jest powiadomić Gminę Strzelce Krajeńskie o tym fakcie w terminie 7 dni. W stosunku do uczestnika projektu zastosowana zostanie procedura opisana w Regulamin wchodzi w życie z dniem 4 maja 2010 roku r. Joanna Rogoza - Chojnacka... data i podpis Kierownika projektu stron: 6/6