INFORMACJA POKONTROLNA

Transkrypt

1 Egzemplarz nr... INFORMACJA POKONTROLNA nr 2/2015 z planowanej kontroli systemu zarządzania i kontroli w Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie w zakresie funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego Rodzaj kontroli: planowana kontrola systemu zarządzania i kontroli Podmiot kontroli: Zachodniopomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie Przedmiot kontroli: funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego Cel kontroli: sprawdzenie skuteczności zastosowanych systemów zarządzania i kontroli Data przeprowadzenia kontroli: r. Kontrolę przeprowadzono na podstawie: 1. art. 51 pkt 2) Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz. 1206, z późn. zm.) ust. 5 pkt 6 Porozumienia w sprawie podziału kompetencji w procesie wdrażania ZPORR w województwie zachodniopomorskim, zawarte w dniu 10 sierpnia 2005 r. pomiędzy Ministrem Gospodarki i Pracy, Samorządem Województwa Zachodniopomorskiego a Wojewodą Zachodniopomorskim. 3. Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 27 kwietnia 2007 roku w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz.U. Nr 90 poz. 602). Kontrola została przeprowadzona w dniu 28 listopada 2014 r. w Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie z siedzibą przy ul. Św. Ducha 2, Szczecin, przez zespół kontrolujący w składzie: 1. Anna Muszak inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie kierownik zespołu kontrolującego, działająca na podstawie upoważnienia do kontroli nr 81/14 z dnia 24 listopada 2014 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego przez p. Donatę Łapko Zastępcę Dyrektora Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW. 2. Samanta Ułybin inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie członek zespołu kontrolującego, działająca na podstawie upoważnienia do kontroli nr 81/14 z dnia 24 listopada 2014 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego przez 1/1

2 p. Donatę Łapko Zastępcę Dyrektora Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW. Zakres kontroli: 1. Struktura organizacyjna jednostki, w tym zdefiniowanie i wyznaczenie jej funkcji w zakresie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. 2. Realizacja zadań związanych ze ZPORR zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, zgodnie z odpowiednimi dokumentami określającymi kompetencje i ich zakres, oraz zgodnie z wytycznymi instytucji zarządzającej ZPORR. 3. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o dokumenty udostępnione przez pracowników Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie oraz przygotowane na potrzeby kontroli oświadczenia i informacje. U S T A L E N I A: Ad. 1. Struktura organizacyjna jednostki, w tym zdefiniowanie i wyznaczenie jej funkcji w zakresie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. Zachodniopomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie na mocy dokumentów programowych ZPORR w systemie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego pełni rolę: Instytucji Wdrażającej/beneficjenta końcowego dla następujących Działań Priorytetu 2 Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach: 2.5 Promocja przedsiębiorczości, 2.6 Regionalne Strategie Innowacyjne i transfer wiedzy, oraz dla Działania Priorytetu 3 Rozwój lokalny: Działanie 3.4 Mikroprzedsiębiorstwa w ramach Priorytetu III. Zdefiniowanie roli Agencji w zakresie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego określają następujące akty prawne oraz dokumenty programowe: 1. Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o Narodowym Planie Rozwoju (Dz.U. Nr 116, poz. 1206, z późn. zm.). Zgodnie z Ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 roku o Narodowym Planie Rozwoju Zarząd Województwa może powierzyć pełnienie roli Instytucji Wdrażającej, dla działań adresowanych do sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Regionalnym Instytucjom Finansującym (RIF) wybranym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Funkcję RIF w województwie zachodniopomorskim pełni Zachodniopomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie. Szczegółowe zadania dla Regionalnej Instytucji Finansującej określa Umowa Ramowa zawarta 4 czerwca 2003 r. w Warszawie pomiędzy Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie a Zachodniopomorską Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie. 2. Uzupełnienie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego stanowiące załącznik do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 25 sierpnia 2004 r. w sprawie przyjęcia Uzupełnienia Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (Dz.U. Nr 200, poz. 2051, z późn. zm.). W myśl zapisów Uzupełnienia ZPORR, beneficjentem końcowym/instytucją Wdrażającą dla Działań 2.5, 2.6 i 3.4 ZPORR jest Samorząd Województwa. Województwo 2/2

3 Zachodniopomorskie, korzystając z przysługujących uprawnień realizację wdrażania wymienionych działań powierzyło Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie. Podstawę wykonywania zadań stanowi Uchwała Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego nr 148/04 z dnia 11 marca 2004 r. 3. Porozumienie w sprawie podziału kompetencji w procesie wdrażania ZPORR w Województwie Zachodniopomorskim, zawarte w dniach: 26 maja 2004 r. 10 sierpnia 2005 r. pomiędzy Ministrem Gospodarki i Pracy, Samorządem Województwa Zachodniopomorskiego a Wojewodą Zachodniopomorskim. Strukturę organizacyjną ZARR S.A., zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz inne zagadnienia związane z organizacją pracy są określone w Regulaminie Organizacyjnym Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. ZARR S.A. w Szczecinie - jako jednostka zaangażowana we wdrażanie Działań 2.5, 2.6 i 3.4 ZPORR stanowi element systemu zarządzania i kontroli. Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta w ZARR S.A. w realizację zadań związanych ze ZPORR zaangażowanych jest 10 osób: - p. Magdalena Kotnis Prezes Zarządu (kierowanie spółką, nadzór i koordynacja zadań oraz projektów realizowanych przez ZARR S.A.), - p. Iwona Jarlaczyńska-Rudziewicz Prokurent/Dyrektor Wydziału Funduszy Europejskich/ Kierownik Regionalnej Instytucji Finansującej, - p. Ewa Nowak Zastępca kierownika Regionalnej Instytucji Finansującej, - p. Katarzyna Rybak Inspektor ds. projektów ZPORR/Inspektor ds. kontroli ZPORR/ Inspektor ds. obsługi finansowej ZPORR/Inspektor ds. monitorowania i raportowania ZPORR oraz Inspektor ds. realizacji i rozliczeń umów POIG, - p. Justyna Piotrowska Inspektor ds. realizacji i rozliczeń projektów, - p. Beata Gal Dyrektor Finansowy/Główny Księgowy, - p. Jolanta Michalska Inspektor ds. obsługi księgowej programów, - p. Grzegorz Knap Specjalista ds. płac i księgowania, - p. Małgorzata Osowska asystent Zarządu/Specjalista ds. administracyjno-kadrowych, - p. Wioletta Osewska Zastępca głównego księgowego. W 2014 roku Wojewoda Zachodniopomorski udzielił ZARR S.A. dotacji w wysokości zł na pokrycie kosztów związanych z zamykaniem ZPORR (Umowa Nr 1/2014 w sprawie udzielenia dotacji na realizację w 2014 roku zadań zleconych Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie związanych z zamykaniem Działań 2.5, 2.6 i 3.4 Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego ZARR S.A. przy piśmie WFK/349/4741/JM/2014 z dnia r. przedłożyła częściowe rozliczenie dotacji wydatki za okres I-VI.2014 r. (koszty zatrudnienia pracowników zaangażowanych w zamykanie Działań 2.5, 2.6 i 3.4 ZPORR, płace podstawowe - podział szczegółowy składników płacowych; rozliczenie kosztów dodatku funkcyjnego; rozliczenie kosztów nagród jubileuszowych). Akta kontroli: Zał. 1. Regulamin Organizacyjny Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego Spółka Akcyjna z 24 sierpnia 2012 roku. Zał. 2. Lista osób zaangażowanych w realizację ZPORR w Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. wraz z zakresami czynności: 3/3

4 - Pani Iwony Jarlaczyńskiej-Rudziewicz, - Pani Ewy Nowak, - Pani Katarzyny Rybak, - Pani Justyny Piotrowskiej, - Pani Beaty Gal, - Pani Jolanty Michalskiej, - Pana Grzegorza Knapa, - Pani Małgorzaty Osowskiej, - Pani Wioletty Osewskiej. Ad 2. Realizacja zadań związanych ze ZPORR zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, zgodnie z odpowiednimi dokumentami określającymi kompetencje i ich zakres, oraz zgodnie z wytycznymi instytucji zarządzającej ZPORR. Jak ustalono podczas kontroli w ZARR S.A. zaangażowanych jest 10 osób w realizację ZPORR. Beneficjent oświadczył, że w ramach ZPORR w 2014 roku wykonywane były zadania: - sporządzanie i przesyłanie do ZUW i UMWZ kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do Komisji Europejskiej po zakończeniu każdego kwartału, - sporządzanie i przesyłanie do ZUW i UMWZ Raportu kwartalnego dotyczącego nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych po zakończeniu każdego kwartału, w tym kwartalne informacje o nieprawidłowościach do czasu zakończenia postępowania egzekucyjnego Beneficjenta Czekolada S.C. Katarzyna Gniadek, Karolina Gniadek, - nadzór nad zwrotem przyznanego dofinansowania przez Beneficjenta Czekolada S.C. Katarzyna Gniadek, Karolina Gniadek (postępowanie egzekucyjne) praca ciągła, - sporządzanie zestawienia dotyczącego Środków odzyskanych od Beneficjentów ZPORR oraz środków przekazanych do Instytucji Pośredniczącej w kolejnych kwartałach zgodnie z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej, - sporządzanie i przesłanie do MRR Sprawozdania z Kontroli Trwałości Projektów Priorytet II i III po zakończeniu II półrocza 2013 r., - korespondencja z Beneficjentami ZPORR, IZ MRR, UMWZ, ZUW (m.in. zmian organizacyjno-prawnych, zmian lokalizacji projektów etc. na bieżąco), - weryfikacja zgłoszonych likwidacji (upadłości) działalności gospodarczej Beneficjentów w razie zgłoszenia, - zwrot weksli in blanco, - archiwizacja dokumentów praca ciągła, - sporządzanie zestawień dotyczących zrealizowanych projektów w ramach ZPORR dla IZ ZPORR, innych instytucji w przypadku wystąpienia, - obsługa przeprowadzanych w ZARR S.A. kontroli, audytów dot. ZPORR w przypadku wystąpienia. - obsługa księgowa oraz sporządzanie miesięcznych wniosków o płatność pośredni za I półrocze 2014 r. oraz końcowy za II półrocze 2014 r., - przechowywanie i zabezpieczanie kopii bezpieczeństwa bazy PEFS praca ciągła. Akta kontroli: Zał. 3. Oświadczenie Beneficjenta z dnia 28 listopada 2014 r. dotyczące realizacji bieżących zadań związanych z zamykaniem ZPORR. 4/4

5 Ad. 3. Archiwizowanie dokumentów. Zgodnie z Oświadczeniem Beneficjenta z dnia 28 listopada 2014 r. dotyczącym sposobu przechowywania dokumentacji związanej ze ZPORR, dokumenty Działań 2.5, 2.6 i 3.4 spraw zakończonych zostały zarchiwizowane w wewnętrznym archiwum Zachodniopomorskiej agencji Rozwoju Regionalnego S.A.: - Ramowe Plany Realizacji Działań, - Podręczniki procedur, - dokumentacje konkursowe, Dokumentacje dotyczące oceny projektów (w tym raporty z posiedzeń Komisji Oceny Projektów, - dokumentacja aplikacyjna Wnioskodawców, - dokumentacja związana z kontraktowaniem środków w ramach ZPORR, - dokumenty dotyczące rozliczania projektów, - dokumenty dotyczące kontroli projektów, - dokumenty sprawozdawcze, - korespondencja z Wnioskodawcami, Beneficjentami, Instytucją Zarządzającą, Instytucją Pośredniczącą, - dokumentacja związana z projektem własnym, - dokumenty dotyczące finansowania poszczególnych działań, - materiały robocze pracowników, w tym pisma, e związane z programem, - dokumentacja dotycząca weryfikacji kwalifikowalności podatku VAT. Dokumenty dotyczące spraw bieżących ZPORR są użytkowane i przechowywane w pokojach osób odpowiedzialnych za nie: - dokumentacja księgowa i płacowa Wydział Finansowo-Księgowy, pok. 113, 114, 121, - nieprawidłowości p. Katarzyna Rybak, pok. 13, - dokumenty związane z zabezpieczeniem umowy p. Justyna Piotrowska, pok. 117, - dokumentacja Beneficjenta p. Justyna Piotrowska, pok. 117, - dokumentacja programowa p. Ewa Nowak, pok. 116, - dokumentacja kadrowa p. Małgorzata Osowska, pok. 110, 121. Beneficjent oświadczył również, że osoby zajmujące się innymi programami nie mają dostępu do dokumentów będących w posiadaniu ww. pracowników. Dokumenty te są przechowywane w szafach każdego odpowiedzialnego za swoje obowiązki pracownika. Podczas kontroli zespołowi kontrolującemu została przedłożona Instrukcja kancelaryjna Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie stanowiąca Załącznik do Zarządzenia Prezesa Zarządu Nr 4/2010 z dnia 23 czerwca 2010 roku oraz Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego w Szczecinie. Kontrolujący w trakcie wizyty monitorującej nie stwierdzili uchybień w zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentacji. Akta kontroli: Zał. 4. Oświadczenie Beneficjenta z dnia 28 listopada 2014 r. dotyczące przechowywania i archiwizowania dokumentacji ZPORR. Zał. 5. Instrukcja kancelaryjna Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A. w Szczecinie. Zał. 6. Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt Zachodniopomorskiej Agencji Rozwoju Regionalnego w Szczecinie. Zał. 7. Dokumentacja fotograficzna w dniu kontroli, zdjęcia /5

6 Informacja pokontrolna została sporządzona w 2 egzemplarzach, po jednym dla stron. Integralną część informacji pokontrolnej stanowią załączniki (tylko egzemplarz nr 2). Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią informacji pokontrolnej, przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem informacji pokontrolnej, kontrolowany może zgłosić umotywowane zastrzeżenia na piśmie co do jej treści w ciągu 14 dni od dnia otrzymania. Zastrzeżenia wraz z niezaakceptowaną informacją pokontrolną kontrolowany przesyła do jednostki kontrolującej. 2. Po rozpatrzeniu zgłoszonych zastrzeżeń kontrolujący przesyłają informację pokontrolną ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej. 3. Kontrolowany w terminie 7 dni od dnia ponownego otrzymania informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz nr 2 albo przekazuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z niepodpisanym egz. nr Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych. Informację pokontrolną sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których: - egzemplarz nr 1 otrzymuje Beneficjent, - egzemplarz nr 2 zostaje włączony do dokumentacji w WCFE. Zespół kontrolujący: Przedstawiciel Jednostki Kontrolowanej: (podpis, pieczęć, data) /6