ZARZĄDZENIE Nr 176 /2017 WÓJTA GMINY WIELISZEW. z dnia 29 grudnia 2017 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 176 /2017 WÓJTA GMINY WIELISZEW z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Wieliszew Na podstawie art. 33 ust.1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r., poz z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadza się Instrukcję gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Wieliszew, w brzmieniu załącznika do zarządzenia. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Wieliszew Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 roku. Wójt Gminy Wieliszew Paweł Andrzej Kownacki

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 176/2017 Wójta Gminy Wieliszew z dnia 29 grudnia 2017 r. Instrukcja gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Wieliszew Część I Podstawy prawne Podstawy regulacji przyjętych w niniejszej instrukcji stanowią poniższe akty prawne: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j Dz. U. z 2017 r., poz. 2342). 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U r., poz. 2077) 3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666). 4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1864). 5. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (tj. Dz. U. z 2016 r., poz ze zm.) 6. Zarządzenie Nr 187/2015 Wójta Gminy Wieliszew z dnia 31 grudnia 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości oraz zakładowego planu kont w Urzędzie Gminy Wieliszew. Część II Zasady gospodarki majątkie trwałym 2. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) urzędzie oznacza to Urząd Gminy Wieliszew, 2) jednostce oznacza to gminną jednostkę organizacyjną, 3) wójcie oznacza to Wójta Gminy Wieliszew, 4) kierowniku jednostki oznacza to kierownika jednostki organizacyjnej gminy, 5) skarbniku - oznacza to Skarbnika Gminy Wieliszew, 6) głównym księgowym oznacza to głównego księgowego jednostki organizacyjnej gminy, 7) kierowniku - oznacza to kierownika referatu, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, pracownika na samodzielnym stanowisku w Urzędzie Gminy Wieliszew, 8) komórce organizacyjnej oznacza to referat, samodzielne stanowisko.

3 3. 1. Majątek gminy stanowią : 1) środki trwałe, 2) pozostałe środki trwałe (wyposażenie), 3) wartości niematerialne i prawne, 2. Ewidencję ilościowo wartościową środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych urzędu prowadzi podinspektor ds. środków trwałych 3. Ewidencję ilościowo wartościową pozostałych środków trwałych (wyposażenia) urzędu prowadzi podinspektor ds. środków trwałych 4. Ewidencję środków trwałych i ich zaksięgowania na kontach syntetycznych dokonuje Referat Budżetu i Finansów 5. Ewidencja ilościowo wartościowa środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych jednostek, prowadzona jest w tych jednostkach Nabycie majątku trwałego następuje w drodze: 1) kupna, 2) budowy (inwestycja), 3) przyjęcia darowizny, 4) decyzji komunalizacyjnej, 5) przyjęcia w drodze przekazania z innej jednostki lub przez dotychczasowego właściciela, 6) ujawnienia w wyniku inwentaryzacji. 7) przejęcie z mocy prawa 8) wywłaszczenie 2. Zbycie majątku trwałego następuje w drodze: 1) sprzedaży, 2) wniesienia aportu do spółki prawa handlowego, 3) darowizny, 4) przekazania w użytkowanie wieczyste, 5) przekazania do innej jednostki, przekazania w zarząd, w administrowanie, 6) przekazania osobie prawnej lub fizycznej. 7) stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji Nabycie składnika majątku trwałego wymaga sporządzenia dokumentu OT. Wzór dokumentu OT oraz zasady i terminy jego sporządzania zawiera załącznik nr 1 do instrukcji. 2. Zbycie składnika majątku trwałego lub jego likwidacja wymagają sporządzenia dokumentu LT/LC. Wzór dokumentu LT/LC oraz zasady i terminy jego sporządzania zawiera załącznik nr 2 do instrukcji. 3. Przekazanie przejęcie składników majątku trwałego (aport, darowizna, przekazanie w zarząd lub administrowanie) wymagają sporządzenia dokumentu PT. Wzór dokumentu PT oraz zasady i terminy jego sporządzania zawiera załącznik nr 3 do instrukcji.

4 4. Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego w obrębie urzędu wymaga sporządzenia dokumentu MT. Wzór dokumentu MT oraz zasady i terminy jego sporządzania zawiera załącznik nr 4 do instrukcji. 5. Zmiana wartości środka trwałego zmniejszenie lub zwiększenie wymaga sporządzenia odpowiednio dokumentów OT lub LT/LC, na zasadach określonych w ust. 1 i Gospodarkę środkami trwałymi nadzoruje i koordynuje podinspektor ds. środków trwałych. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych, w których dokonuje się operacji gospodarczych w zakresie środków trwałych, określonych w 4 niniejszej instrukcji są zobowiązani do uzgadniania projektów dokumentów uchwał, umów, protokołów przyjęcia - przekazania, protokołów negocjacji, aktów notarialnych itp., powodujących nabycie lub zbycie majątku z podinspektorem ds. środków trwałych 3. Dokumenty określone w 5 kierownicy przekazują (wraz z fakturami zakupu lub wytworzenia, decyzją komunalizacyjną, aktem notarialnym itp. ) podinspektorowi ds. środków trwałych, w terminach określonych w niniejszej instrukcji. Część III Odpowiedzialność za składniki mienia Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku gminy ponosi pracownik wyznaczony przez Wójta, na którym również ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem. 2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem. 3. Odpowiedzialność za majątek jednostki używany przez jednostki organizacyjne gminy ponoszą kierownicy poszczególnych jednostek, a nadzór prowadzi Wójt Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo wartościową, stanowiące wyposażenie biurowe winny być przypisane do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie inwentarzowym. 2. Spis inwentarzowy, oprócz numeru pomieszczenia, powinien określać rodzaj składników wyposażenia, ich numer inwentarzowy oraz nazwiska i imiona pracowników, których pieczy składniki te powierzono. Spis taki, opatrzony pieczęcią jednostki i podpisami osób odpowiedzialnych umieszcza się w widocznym miejscu w każdym pomieszczeniu.

5 3. Wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego wyposażenia mogą nastąpić za wiedzą podinspektora ds. środków trwałych i pracowników odpowiedzialnych za jego eksploatację i ochronę. Zmiany te każdorazowo powinny być odnotowane w spisie inwentarzowym. 4. Podinspektor ds. środków trwałych zobowiązany jest aktualizować spis inwentarzowy, w tym również podpisy pracowników w razie zmian personalnych na stanowiskach pracy usytuowanych w danym pomieszczeniu. 9. Pracownikom urzędu może być powierzony, na podstawie dowodu MT sprzęt biurowy do użytku indywidualnego. Przyjmując taki sprzęt pracownik winien podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie i zobowiązać się do jego zwrotu, gdy ustanie potrzeba jego użytkowania (wzór oświadczenia zawiera Załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji). Oświadczenie powyższe przechowuje się w teczce akt osobowych Główny specjalista ds. środków trwałych zobowiązany jest zorganizować taką formę nadzoru, która skutecznie służy należytej ochronie składników majątkowych przed zniszczeniem lub kradzieżą. 2. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników majątkowych, główny specjalista występuje z wnioskiem do Wójta o spowodowanie wykonania koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia. 3. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych, powierzonych pracownikowi do indywidualnego użytku, zainteresowany pracownik obowiązany jest zgłosić ten fakt Wójtowi Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia, przeznaczonego do użytku indywidualnego przed utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono. 2. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątku, będącego na wyposażeniu urzędu powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, Główny Specjalista ds. Środków trwałych zobowiązany jest ustalić okoliczności tego faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia przyczyny, osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić Wójtowi wnioski w przedmiocie wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej, w myśl przepisów kodeksu pracy.

6 Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia urzędu, powstałe wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. 2. Odpowiedzialność pracownika z tego tytułu wiąże się z obowiązkiem wyrównania powstałej szkody, przy czym regres zakładu pracy ogranicza się do trzykrotnych poborów zgodnie z kodeksem pracy. 3. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości, jeżeli przekracza ona wartość trzykrotnych poborów w sytuacji, gdy pracownik: 1) dopuścił się zagarnięcia mienia albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę Urzędowi, 2) nie dopełnił obowiązku zwrotu albo rozliczenia się z powierzonych mu środków trwałych. 4. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia między pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej nie jest dozwolone. Skutki związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień takich dokonali. 13. Podinspektor ds. środków trwałych ponosi odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawianie obowiązujących dokumentów, dotyczących zmian w stanie posiadania (OT, LT/LC, PT I MT).

7 Załącznik nr 1 do Instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Wieliszew /WZÓR/ Pieczęć zakładu pracy Przyjęcie środka trwałego Numer Data OT Nazwa Charakterystyka Dostawca-Wykonawca Nr i data dowodu dostawy Miejsce użytkowania lub przeznaczenia I. Wartość z rozliczenia 1. Wartość nabycia lub wytworzenia... zł...gr Koszty...zł...gr Koszty...zł....gr RAZEM II Wartość szacunkowa... zł...gr...

8 Podpis zespołu przyjmującego Uwagi Podpis osoby, której powierza się pieczę nad przyjętym środkiem trwałym Ilość załączn. Polecenie księgowania Numer Data Stopa % umorzenia Konto Winien Kwota Konto Ma Symbol układu klasyfikacyjnego Numer inwentarzowy Stanowisko kosztów Podpis Zaksięgowano data

9 Przyjęcie środka trwałego - OT 1. Dowód OT wystawia się dla udokumentowania przyjęcia środka trwałego do użytkowania i wprowadzenia go do ewidencji. Dowód przyjęcia środka trwałego OT powinien zawierać: a) kolejny numer dowodu (liczbę porządkową ), b) nazwę środka trwałego, c) jego charakterystykę (parametry techniczne, rok budowy, nr fabryczny), d) dostawcę lub wykonawcę, e) nr i datę dowodu nabycia, f) miejsce użytkowania, g) symbol układu klasyfikacyjnego wg klasyfikacji środka trwałego, h) nr inwentarzowy, i) stawkę amortyzacji, j) wartość netto + koszt zakupu (wartość początkowa) k) podpisy strony przekazującej i przyjmującej, l) datę przyjęcia do użytkowania środka trwałego, ł) datę księgowania. Obieg dokumentu OT: - dowód OT wystawia Główny Specjalista ds. środków trwałych, niezwłocznie po uzyskaniu dokumentów potrzebnych do wprowadzenia do ewidencji środków trwałych ( m.in. kopia protokołu zdawczo-odbiorczego oraz kompeltu faktur VAT, protokołu przekazania do użytkowania, kopia aktu notarialnego, kopia decyzji administracyjnej itp.), nie później niż 30 dni od dokonania zakupu i 30 dni od odbioru końcowego robot budowlanych, w pozostałych przypadkach na bieżąco, po podpisaniu umów, aktów notarialnych itp. - Główny specjalista dokonuje kontroli merytorycznej z dokumentami towarzyszącymi, nadaje numer inwentarzowy, kwalifikuje do właściwej grupy środków trwałych, ustala stawkę amortyzacji I przekazuje do referatu Budżetu I Finansów. - Dowód OT wystawia się w 2 egzemplarzach, po jednym dla: Referatu Budżetu i Finansów (oryginał) Głównego Specjalisty (kopia) - Referat Budżetu I finasów dokonuje kontroli formalno-rachunkowej a w szczególności bada prawidłowość wydatkowania środków finansowych zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz dokonuje zaksięgowania na kontach syntetycznych i przyjęcia na ewidencję środków trwałych.

10 Załącznik nr 2 do Instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Wieliszew /WZÓR/ Dział Wydział Symbol kosztów LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO LT/LC Nr PRZEDMIOTU NIETRWAŁEGO LN Nazwa środka trwałego przedmiotu nietrwałego Nr inwentarzowy Ilość sztuk Orzeczenie Komisji Likwidacyjnej Data rozpoczęcia likwidacji Komisja Likwidacyjna Decyzję Komisji zatwierdzam data podpisy data dyrektor

11 Księgowość Wpłynęło dnia...podpis dotyczy: Polecenie księgowania Nr Treść KONTO SUMA Winien Ma Uwagi: Księgowano: Główny Księgowy

12 Likwidacja środka trwałego LT/LC 1. Dowód LT/LC wystawia się dla udokumentowania zdjęcia środka trwałego z ewidencji i powinien zawierać: a) nr kolejny (liczbę porządkową), b) nr inwentarzowy środka trwałego, c) nazwę danego środka trwałego, d) miejsce jego użytkowania, e) wartość inwentarzową, f) datę zakupu, g) datę sprzedaży, zbycia, likwidacji, h) orzeczenie komisji uzasadniające likwidację (zużycie techniczne, przydatność do dalszej eksploatacji), i) inny dokument stanowiący podstawę do zdjęcia z ewidencji środka trwałego. 2. Dowód LT/LC wystawia główny specjalista na podstawie zatwierdzonego protokołu klasyfikacyjnego likwidacji środka trwałego, sporządzonego przez powołaną komisję likwidacyjną,umowy spzredaży, aktu notarialnego, decyzji administracyjnej itp. niezwłocznie po ich otrzymaniu. Dowód LT/LCwystawia się w 2 egzemplarzach, po jednym dla: a) Podinspektora ds. środków trwałych (oryginał), b) Referatu Budżetu i Finansów (kopia) 3. Obieg dokumentu LT/LC w przypadku likwidacji fizycznej środka trwałego: - wniosek o likwidację środka trwałego do Głównego Specjalisty składa komórka merytoryczna/bezpośredni użytkownik, - powołana zarządzeniem wójta komisja likwidacyjna przeprowadza klasyfikację likwidacji środka trwałego i sporządza z niej protokół klasyfikacyjny likwidacji środka trwałego, który stanowi podstawę wystawienia dowodu LT/LC przez Głównego Specjalistę. - Podinspektor ds. Środków trwałych przekazuje LT/LC do referatu Budżetu I Finansów celem wyksięgowania z kont syntetycznych I zdjęcia z ewidencji środków trwałych. 4. Protokół klasyfikacyjny likwidacji środka trwałego powinien zawierać w szczególności: a) Miejsce i datę sporządzenia b) Numer kolejny protokołu c) Nazwę likwidowanego środka trwałego d) Imiona i nazwiska osób sporządzajacych protokół e) Numer inwentarzowy środka trwałego f) Sposób likwidacji środka trwałego g) Nazwę i adres jednostki h) Podpisy osób uczestniczących w likwidacji i) Załączniki

13 Załącznik nr 3 do Instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Wieliszew /WZÓR/ pieczęć Protokół przekazania przejęcia środka trwałego PT Na podstawie... znak...z dnia... roku przekazuje się... środek trwały o niżej określonych cechach Nazwa Symbol klasyfikacji rodzajowej Wartość początkowa...zł...gr... Numer inwentarzowy Umorzenie Przekazujący (pieczęć, podpisy) Ilość załączników Przejmujący (pieczęć, podpisy) Data

14 Protokół przekazania przejęcia środka trwałego PT 1. Dowód PT wystawia się dla udokumentowania przychodu lub rozchodu środka trwałego. Dowód przejęcia - przekazania środka trwałego winien zawierać: a) podstawę (decyzję przyjęcia lub przekazania środka trwałego), b) kolejny nr dowodu (liczbę porządkową), c) datę przejęcia, d) nazwę środka trwałego, e) jego charakterystykę ( rok budowy, nr fabryczny ), wyposażenie, rozmiar, wykonawcę, f) wartość środka trwałego. 2. Dowód PT w przypadku otrzymania środka trwałego sporządza jednostka przekazująca dany środek i przesyła do podpisania stronie przejmującej (podpis wójta i skarbnika). Po podpisaniu przez przejmującego zwraca on jednostce przekazującej 2 egzemplarze kopii, a oryginał i kopię otrzymuje użytkownik. Dowód PT sporządzany jest w 4 egzemplarzach, w tym: a) oryginał i kopię dla przejmującego, b) dwie kopie dla przekazującego. 3. Obieg dokumentu PT w przypadku otrzymania środka trwałego: - kontroli merytorycznej przesłanego przez stronę przekazującą dowodu dokonuje kierownik komórki przyjmującej do bezpośredniego użytkowania i przedstawia do podpisu Wójtowi i Skarbnikowi, następnie przekazuje oryginał i kopię do Głównego Specjalisty oraz 2 kopie przekazującemu. - Podinspektor ds. środków trwałych nadaje numer inwentarzowy, ustala stawkę amortyzacji i przekazuje jedną kopię do Referatu Budżetu i Finansów. 4. Dowód PT w przypadku przekazania środka trwałego sporządza Główny Specjalista, będąca bezpośrednim użytkownikiem, w terminie do 30 dni od podjętej decyzji o przejęciu przekazaniu środka trwałego. Dowód PT sporządza się w 4 egzemplarzach, w tym: a) oryginał i kopię dla przejmującego, b) dwie kopie dla przekazującego. 5. Obieg dokumentu PT w przypadku przekazania środka trwałego - Komórka merytoryczna/bezpośredni użytkownik wnioskuje o sporządzenie dowodu PT do Głównego Specjalisty, a następnie po wpisaniu przez Głównego Specjalistę danych z zakresu ewidencji wartościowo-ilościowej przedstawia do podpisu Wójtowi i Skarbnikowi oraz przesyła 4 egzemplarze do podpisu przez przejmującego środek trwały. - jednostka przejmująca, po podpisaniu dowodu zwraca 2 egzemplarze kopii podinspektorowi ds. środków trwałych który jeden egzemplarz przekazuje do referatu Budżetu i Finansów.

15 Załącznik nr 4 do Instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Wieliszew /WZÓR/ Referat Zmiana Miejsca Użytkowania środka trwałego MT przedmiotu nietrwałego MN Dnia przeniesiono Nr inwentarzowy (nazwa i charakterystyka) Uzasadnienie Jedn. miary Ilość Cena Wartość szt. Przeniesiono skąd doką d rzekazał Przyjął Zlecił Podpis Data Podpis Rodzaj ewid. Data Podpis P Data Podpis Data

16 Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego MT 1. Dowód MT wystawia się dla udokumentowania zmiany miejsca użytkowania (przesunięcia pomiędzy użytkownikami) środków trwałych, będących w posiadaniu jednostki. Dowód zmiany miejsca użytkowania środka trwałego MT powinien zawierać: a) nr kolejny ( liczbę porządkową ), b) datę wystawienia, c) nazwę danego środka trwałego, d) nr inwentarzowy, e) miejsce jego obecnego użytkowania (skąd), f) miejsce jego przesunięcia (dokąd), g) wartość inwentarzową brutto i netto, h) podpisy strony przekazującej i przyjmującej, i) datę i przyczynę przemieszczenia. 2. Dowód MT sporządza Główny Specjalista, na podstawie wniosków zainteresowanych stron, w terminie 14 dni od daty wystąpienia zdarzenia będącego przyczyną przesunięcia. Dowód MT sporządza się w 3 egzemplarzach, po jednym dla: a) oryginał dla podinspektora ds. środków trwałych, b) kopia dla nowego użytkownika, c) kopia dla poprzedniego użytkownika.

17 /WZÓR/ Załącznik nr 5 do Instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Wieliszew. (imię i nazwisko) (stanowisko) OŚWIADCZENIE Oświadczam niniejszym, że znane mi są obowiązki oraz świadomy (a) jestem odpowiedzialności materialnej na podstawie art. 114 kodeksu pracy z tytułu zajmowanego stanowiska pracy w.. w... Równocześnie oświadczam, iż przyjmuję odpowiedzialność materialną za mienie powierzone mi bezpośrednio, tj.: 1. 2., jak również za mienie, nad którym powierzono mi nadzór w związku z pełnioną funkcją stosownie do treści przypisów art. 124 kodeksu pracy. Zobowiązuję się jednocześnie do zwrotu ww. mienia lub rozliczenia się w wypadku ( podpis osoby przyjmującej oświadczenie ) (data i podpis pracownika)