REKTOR dr hab. inŝ. Zygmunt Bąk, prof. AJD

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr R-0161/8/2011 Rektora Akademii im. Jana Długosza z dnia 20 stycznia 2011 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu zarządzenia Nr R-0161/54/2010 z dnia 24 września 2010 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza Ogłasza się w załączniku do niniejszego zarządzenia jednolity tekst zarządzenia Nr R-0161/54/2010 z dnia 24 września 2010 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza z uwzględnieniem zmian wprowadzonych: -zarządzeniem Nr R-0161/2/2011 z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie zmiany Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza. REKTOR dr hab. inŝ. Zygmunt Bąk, prof. AJD

2 Załącznik do zarządzenia Nr R-0161/8/2011 w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu zarządzenia Nr R-0161/54/2010 z dnia 24 września 2010 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza Zarządzenie Nr R-0161/54/2010 Rektora Akademii im. Jana Długosza z dnia 24 września 2010 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza Na podstawie art. 66 ust.2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyŝszym ( Dz. U. Nr 164, poz z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się Instrukcję gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc: -zarządzenie Nr R0210/12/2004 Rektora z dnia 23 marca 2004 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem w WyŜszej Szkole Pedagogicznej. 3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem 8 października 2010 r. REKTOR dr hab. inŝ. Zygmunt Bąk, prof. AJD

3 Załącznik do zarządzenia Nr R0161/54/2010 Rektora AJD INSTRUKCJA GOSPODARKI WYPOSAśENIEM AKADEMII im. JANA DŁUGOSZA w CZĘSTOCHOWIE Częstochowa 2010

4 I. Postanowienia ogólne 1 Instrukcja określa zasady gospodarowania wyposaŝeniem w Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie, a w szczególności ewidencję, obrót tymi składnikami, dokumentowanie oraz odpowiedzialność. 2 Podstawę regulacji w niniejszej instrukcji stanowią akty prawne: 1) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 152, poz z późn. zm. j. t.); 2) 1 ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 157, poz z późn. zm.). 3) 2 (skreślony) 4) 3 (skreślony) II. Gospodarka wyposaŝeniem zasady ewidencji i wyceny 3 1.Do wyposaŝenia zalicza się składniki majątku Uczelni, nie objęte definicją środka trwałego (art.3 ust.1 pkt 15 ustawy o rachunkowości ), które jednocześnie spełniają, następujące warunki: 1)cena zakupu lub koszt wytworzenia nie przekracza 1 000,00zł i okres uŝytkowania jest dłuŝszy niŝ rok; 2)cena zakupu lub koszt wytworzenia jest większa od 1000,00zł, a mniejsza lub równa 3 500,00 zł. 2.Do wyposaŝenia nie zalicza się przedmiotów o niskiej wartości jednostkowej określonej w zakładowym planie kont lub o bardzo krótkim czasie uŝytkowania. Przedmioty te zalicza się do materiałów. 4 1.WyposaŜenie przyjmuje się do ewidencji w oparciu o zakup na podstawie faktury. 2. UŜytkownik zakupionego wyposaŝenia opisuje fakturę we właściwym miejscu,wskazując pozycje wpisu do księgi inwentarzowej. 5 1.Dla wyposaŝenia naleŝy prowadzić następujące urządzenia ewidencyjne: 1)indeks wyposaŝenia w uŝytkowaniu stanowi podstawę do zakwalifikowania wyposaŝenia oraz prowadzenia ksiąg inwentarzowych 2)ewidencję syntetyczną całości wyposaŝenia znajdującego się w Uczelni; 3)ewidencję wyposaŝenia (analityczną); 4)księgi inwentarzowe. 6 1.Indeks wyposaŝenia jest wykazem wyposaŝenia wg grup i podgrup rodzajowych utworzonych na zasadzie przeznaczenia: 1 pkt 2 ustalony w brzmieniu przez 1 ust. 1 pkt 1 zarządzenia Nr R-0161/2/2011 z dnia 4 stycznia 2011 r. Rektora AJD w sprawie zmiany Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza 2 pkt 3 skreślony przez 1ust.1 pkt 2 zarządzenia Nr R-0161/2/2011 z dnia 4 stycznia 2011 r. Rektora AJD w sprawie zmiany Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza 3 pkt 4 skreślony przez 1ust.1 pkt 2 zarządzenia Nr R-0161/2/2011 z dnia 4 stycznia 2011 r. Rektora AJD w sprawie zmiany Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza

5 Symbol grupy Nazwa grupy 3 - OdzieŜ i bielizna, pościel 4 - Inwentarz szkolny meble 6 - Sprzęt radiotechniczny 7 - Maszyny, urządzenia i pomoce naukowe 8 - Narzędzia, przyrządy 2.Ewidencję syntetyczną i analityczną prowadzi Dział Księgowości. 3.Ewidencję wyposaŝenia poszczególnych jednostek organizacyjnych i administracyjnych (ośrodków odpowiedzialności materialnej) Uczelni prowadzi Dział Księgowości. 4.Księgi inwentarzowe prowadzą poszczególne jednostki organizacyjne i administracyjne Uczelni, będące w myśl postanowień niniejszej Instrukcji ośrodkami odpowiedzialności materialnej. 7 Prowadzenie ewidencji wyposaŝenia. 1. Zapisy w księgach inwentarzowych uzgadnia się z ewidencją syntetyczną raz w roku. 2.Termin uzgodnienia ksiąg określa polityka rachunkowości Uczelni. 3. Po uzgodnieniu naleŝy sporządzić protokół z uzgodnień. Protokół ten podpisuje pracownik księgowości i osoba materialnie odpowiedzialna. 4. Księgi inwentarzowe powinny być prowadzone chronologicznie w systemie narastającym, bieŝąco na podstawie dowodów księgowych z ponumerowanymi stronami i opieczętowane, trwałe, oznaczone nazwą i starannie przechowywane. 5. Księgi inwentarzowe naleŝy prowadzić w podziale na rodzaje wyposaŝenia ustalone w indeksie. 6. Zapisy w księdze inwentarzowej powinny zawierać następujące dane: 1)numer inwentarzowy, 2)numer i symbol indeksowy, 3)nazwę i symbol indeksowy przedmiotu, 4)cenę ewidencyjną (zakupu), 5)ilość, 6)jednostkę miary, 7)numer i datę dowodu księgowego na podstawie którego przedmiot został przekazany do uŝytkowania, 8)numer i datę dowodu Lt - protokołu komisyjnego likwidacji przedmiotu. 8 1.Do księgi inwentarzowej poza wyposaŝeniem zakupionym naleŝy równieŝ wpisać przedmioty wytworzone przez jednostki Uczelni oraz darowizny. 2.W odniesieniu do wyposaŝenia, o którym mowa w ust. 1 sporządza się protokół komisyjnego odbioru. Protokół ten stanowi podstawę do zaewidencjonowania wyposaŝenia w księdze inwentarzowej. 9 1.Po zaewidencjonowaniu wyposaŝenia w księdze inwentarzowej uŝytkownik cechuje go w sposób czytelny i trwały. 2.Przedmiot stanowiący wyposaŝenie winien posiadać: 1) symbol Uczelni AJD 2) symbol jednostki np 013 (Instytut Matematyki i Informatyki) 3) symbol grupy 4) symbol podgrupy 5) numer kolejny w księdze inwentarzowej

6 WZÓR: AJD Przyjęta konstrukcja numeru inwentarzowego wymaga, zmiany numeru przy przesunięciu do innej jednostki odpowiedzialności majątkowej. 10 Księga inwentarzowa dzieli się na następujące działy zgodnie z załącznikiem do niniejszej instrukcji Przedmioty stanowiące stałe wyposaŝenie sal wykładowych, gabinetów naukowych, działów, biur, laboratoriów, pracowni, warsztatów i innych pomieszczeń ujmuje się w wywieszkach spis inwentarza. 2.Wywieszki umieszcza się w pomieszczeniach w których wyposaŝenie się znajduje. Są to urządzenia ewidencyjne, do prowadzenia których zobowiązane są osoby odpowiedzialne materialnie. 3.Na treść wywieszki składa się: 1)nazwa jednostki organizacyjnej i numer pomieszczenia; 2)nazwa i ilość przedmiotów stanowiących stałe wyposaŝenie pomieszczenia z podaniem ich numerów inwentarzowych; 3)pouczenie, Ŝe przemieszczanie do innych pomieszczeń sprzętu objętego wywieszką jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą osoby, której pieczy ten sprzęt powierzono (tu następuje określenie osoby wg stanowiska słuŝbowego); 4)data sporządzenia wywieszki; 5)podpis osoby odpowiedzialnej. 4. Wywieszki aktualizuje się na bieŝąco w miarę następowania zmiany w wyposaŝeniu. 5.Zapisów dokonuje osoba prowadząca księgę inwentarzową. 12 WyposaŜenie wycenia się wg cen zakupu brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT. 13 Wydatki na nabycie wyposaŝenia stanowią koszty uzyskania przychodu jako koszt zuŝycia wyposaŝenia w miesiącu przekazania do uŝytkowania. 14 WyposaŜenie ujmowane jest w ewidencji na koncie pozabilansowym 094 Niskocenne składniki rzeczowe długotrwałego uŝytkowania. III. Obrót wyposaŝeniem 15 1.Przychody ze sprzedaŝy wyposaŝenia powinny być udokumentowane fakturą. 2.Inne rozchody wyposaŝenia powinny być udokumentowane protokołem zdawczo-odbiorczym lub protokołem likwidacji(dokument LT). 16 Przemieszczenie wyposaŝenia we wszystkich jednostkach organizacyjnych (administracyjnych) Uczelni odbywać się moŝe wyłącznie za zgodą pracowników którzy podpisali odpowiedzialność materialną.

7 IV. Odpowiedzialność Nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem wyposaŝeniem sprawuje Kanclerz. Nadzór słuŝy naleŝytej ochronie oraz stworzenia właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych. 2.Pracownicy odpowiedzialnie materialnie za wyposaŝenie poszczególnych jednostek organizacyjnych (administracyjnych) są zobowiązani do zgłaszania Administratorowi Obiektu swoich uwag i zastrzeŝeń dotyczących zapewnienia prawidłowego zabezpieczenia wyposaŝenia. 3 4.Administrator Obiektu niezwłocznie podejmie działania mające na celu stworzenie warunków dla zabezpieczenia wyposaŝenia Pracownicy, o których mowa w 17 ust.2 ponoszą odpowiedzialność zgodnie z przepisami Kodeksu pracy W przypadku stwierdzenia utraty, zniszczenia lub kradzieŝy składnika majątkowego, będącego na wyposaŝeniu jednostki lub powierzonego pracownikowi do uŝytku indywidualnego, pracownik odpowiedzialny materialnie zawiadamia niezwłocznie Kanclerza. 2.Kanclerz zarządza przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia przyczyny lub osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia lub kradzieŝy. 3. W przypadku, o którym mowa w ust.1 naleŝy przeprowadzić inwentaryzację. 20 Odpowiedzialność za naleŝyte i terminowe wystawianie obowiązujących dokumentów dotyczących zmian w stanie posiadania, ponosi pracownik odpowiedzialny materialnie. 21 Pracownicy odpowiedzialni materialnie za wyposaŝenie poszczególnych jednostkach organizacyjnych (administracyjnych) Uczelni odpowiedzialni są za prawidłowe prowadzenie gospodarki wyposaŝeniem, a w szczególności za: 1)właściwe prowadzenie ewidencji; 2)cechowanie przedmiotów numerami inwentarzowymi z chwilą przyjęcia na stan; 3)właściwe uŝytkowanie wyposaŝenia i zapewnienie jego stałej uŝyteczności poprzez odpowiednią organizację napraw i konserwacji; 4)właściwe wydawanie wyposaŝenia, jego przemieszczanie; 5)zgodną z przepisami likwidację zuŝytego wyposaŝenia; 6)właściwe zabezpieczenie wyposaŝenia przed kradzieŝą i zniszczeniem. V. Przepisy końcowe 22 1.Zgodnie z przepisami o rachunkowości wyposaŝenie jednostki podlega inwentaryzacji. 4 ust 3 ustalony w brzmieniu przez 1 ust. 2 zarządzenia Nr R-0161/2/2011 z dnia 4 stycznia 2011 r. Rektora AJD w sprawie zmiany Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza 5 18 ustalony w brzmieniu przez 1 ust. 3 zarządzenia Nr R-0161/2/2011 z dnia 4 stycznia 2011 r. Rektora AJD w sprawie zmiany Instrukcji gospodarki wyposaŝeniem Akademii im. Jana Długosza

8 2.Zasady przeprowadzania i dokumentowania oraz rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębne zarządzenie Rektora. 3.Kierownik Działu Księgowości jest odpowiedzialny za aktualizację niniejszej Instrukcji.