SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) NR SPRAWY ZE/8/2010

Transkrypt

1 ZAMAWIAJĄCY Przedsiębiorstwo Wodociągowo-Kanalizacyjne Legionowo Sp. z o.o. ul. T. Kościuszki 16A Legionowo SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) NR SPRAWY ZE/8/2010 Przedmiot zamówienia Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI) dla potrzeb Przedsiębiorstwa Wodociągowo-Kanalizacyjnego Legionowo Sp. z o.o. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie Regulaminu Przedsiębiorstwa Wodociągowo- Kanalizacyjnego Legionowo Sp. z o.o. w sprawie udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, będącego Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 21/2010 Prezesa PW-K Legionowo Sp. z o.o. z dnia 12 maja 2010 r. o wartości poniżej EURO. Zatwierdzam: Legionowo, dn r. 1

2 SPIS TREŚCI 1. Nazwa i adres Zamawiającego 2. Tryb udzielenia zamówienia 3. Opis przedmiotu zamówienia 4. Informacje dotyczące Podwykonawców 5. Informacja o dopuszczeniu składania ofert częściowych 6. Oferta wariantowa 7. Termin wykonania zamówienia 8. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków 9. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz pozostałych dokumentów składających się na ofertę 10. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywanie oświadczeń lub dokumentów, wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami 11. Wymagania dotyczące wniesienia wadium 12. Zwrot wadium 13. Termin związania ofertą 14. opis sposobu przygotowania ofert 15. Miejsce i termin składania ofert 16. Otwarcie i ocena ofert 17. Opis sposobu obliczenia ceny 18. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 19. Wykluczenie 20. Unieważnienie postępowania 21. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 22. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy 23. Umowa 24. Pouczenie o środkach ochrony przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia 25. Postanowienia końcowe. 2

3 1 Nazwa i adres Zamawiającego Przedsiębiorstwo Wodociągowo-Kanalizacyjne Legionowo Sp. z o.o. ul. T. Kościuszki 16A Legionowo 2. Tryb udzielenia Zamówienia Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej EURO. Podstawa prawna: 1 i 14 ust. 1 Regulaminu Przedsiębiorstwa Wodociągowo-Kanalizacyjnego Legionowo Sp. z o.o. w sprawie udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, będącego Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 21/2010 Prezesa PW-K Legionowo Sp. z o.o. z dnia 12 maja 2010 roku. 3. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI) dla potrzeb Przedsiębiorstwa Wodociągowo-Kanalizacyjnego Legionowo Sp. z o.o. Specyfikacja wymagań wobec Zintegrowanego Systemu Informatycznego obejmuje: 3.1. Dostawa i wdrożenie obejmuje: 1) Analizę przedwdrożeniową, 2) Dostarczenie, zainstalowanie i uruchomienie oprogramowania aplikacyjnego poszczególnych modułów systemu na dowolnej ilości komputerów Zamawiającego, 3) Dostawa oprogramowania i wszystkich licencji niezbędnych do funkcjonowania systemu, 4) Wykonanie konwersji baz danych z aktualnie użytkowanych przez Zamawiającego programów komputerowych, 5) Dostawę dokumentacji użytkowej oprogramowania aplikacyjnego w języku polskim, 6) Przeprowadzenie instruktażu przeszkolenie pracowników/użytkowników ZSI, 7) Przeszkolenie administratora ZSI w stopniu umożliwiającym samodzielną pracę polegającą na normalnej eksploatacji, konserwacji, konfiguracji, rozpoznawaniu i zapobieganiu drobnym usterkom, szkoleniu ewentualnych nowych użytkowników, 8) Nadzór nad wdrażanym systemem, 9) Określenie warunków i stawek serwisu powdrożeniowego. UWAGA! Przez dostawę oprogramowania i wszystkich licencji niezbędnych do funkcjonowania Systemu należy rozumieć dostawę oprogramowania systemowego i bazodanowego oraz licencji dla wszystkich użytkowników ZSI oraz inkasentów, zapewniającą sprawne funkcjonowanie ZSI u Zamawiającego. 3

4 Ilość licencji dla użytkowników systemu operacyjnego sieciowego oraz bazy danych musi zapewniać możliwość jednoczesnej pracy wszystkich stacji roboczych Zamawiającego. Przedstawiona w ofercie ilość licencji musi również uwzględniać pracowników Oferenta świadczących usługi serwisowe wymagające dostępu do bazy danych. Zamawiający dopuszcza jedynie licencje bezterminowe. Zamawiający oczekuje od Oferentów przedstawienia pełnych kosztów rozwiązania zapewniającego sprawną obsługę wszystkich użytkowników systemu. W okresie nadzoru nad wdrażaniem systemu Zamawiający będzie wymagał od Oferenta w ramach szkoleń, konsultacji i parametryzacji minimum 800 godzin pracy specjalistów w siedzibie Zamawiającego Zakres modułowy oprogramowania aplikacyjnego: ZSI wykonany w jednakowej technologii bazodanowej powinien obejmować następujące obszary funkcjonalne: 1) Księgowość i finanse, 2) Biuro Obsługi Klienta, 3) Sprzedaż usług: a) dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków wraz z gospodarką wodomierzową i systemem inkasenckim, b) pozostała sprzedaż, c) windykacja należności. 4) Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 5) Kadry z ewidencją czasu pracy, 6) Płace, 7) Zestawienia analityczne dla Zarządu i Rady Nadzorczej, 8) Ewidencja pozabilansowego wyposażenia, 9) Rozliczenie kosztów na potrzeby sporządzania wniosku taryfowego. Wyżej określone moduły należy dostosować do możliwości wprowadzenia w przyszłości modułu Zarządzanie obiegiem dokumentów i informacji oraz Zarządzanie infrastrukturą techniczną, muszą posiadać możliwość integracji z Systemem informacji przestrzennej GIS. Wykaz użytkowników ZSI: 22 użytkowników stacjonarnych + 3 użytkowników systemów inkasenckich tj.: 1) Moduł finansowo księgowy (FK) z kasą - 4 stanowiska stacjonarne, 2) Moduł środki trwałe - 2 stanowiska stacjonarne, 3) Kadry i płace -5 stanowisk stacjonarnych, 4) Moduł biuro obsługi klienta - 2 stanowiska stacjonarne, 5) Moduł rozliczenia kosztów - 2 stanowiska stacjonarne, 6) Moduł sprzedaży usług z przenośnymi systemami: - 4 stanowiska stacjonarne + 3 systemy inkasenckie 7) Moduł zestawień analitycznych dla Zarządu - 2 stanowiska, 8) Moduł rozliczania kosztów na potrzeby rozliczeń taryfowych 1 stanowisko. Zamawiający dopuszcza możliwość dokupienia w każdej chwili dowolną ilość licencji Wymagania prawne dla ZSI: Oprogramowanie ZSI ma spełniać wymogi obowiązującego prawa na dzień przekazania wdrożonego systemu Zamawiającemu. W szczególności ZSI powinien spełniać wymogi: 4

5 1) Ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków z dnia 7 czerwca 2001 r. (Dz. U Nr 72, poz. 747) tekst jednolity z dnia 12 czerwca 2006 (Dz. U Nr 123, poz. 858) z późn. zmianami. 2) Rozporządzenie Ministra Budownictwa w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków z dnia 28 czerwca 2006 r. (Dz. U Nr 127, poz. 886). 3) Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U Nr 121, poz. 591) tekst jednolity z dnia 27 marca 2002 r. (Dz. U Nr 76, poz. 694) z późn. zmianami. 4) Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U Nr 249, poz. 2104) z późn. zmianami. 5) Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. (Dz. U Nr 137, poz. 887) tekst jednolity z dnia 8 stycznia 2007 r. (Dz. U Nr 11, poz. 74) z późn. zmianami. 6) Prawo wodne z dnia 18 lipca 2001 r. (Dz. U Nr 115, poz. 1229) tekst jednolity z dnia 18 listopada 2005 r. (Dz. U Nr 239, poz. 2019) z późn. zmianami. 7) Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. U Nr 24, poz. 141) tekst jednolity z dnia 23 grudnia 1997 r. (Dz. U Nr 21, poz. 94) z późn. zmianami. 8) Rozporządzenie MPiPS w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe z dnia 1 grudnia 1998 r. (Dz. U. Nr 148, poz. 973). 9) Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. tekst jednolity (Dz. U Nr 54, poz. 654) z późn. zmianami. 10) Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. tekst jednolity (Dz. U Nr 51, poz. 307) z późn. zmianami. 11) Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. tekst jednolity (Dz. U Nr 54 poz. 535) z późn. zmianami Wymagania podstawowe Oferowany ZSI musi być wdrożony i aktualnie działać w polskich przedsiębiorstwach wodociągowych, w zakresie podobnym do opisanego w niniejszej Specyfikacji Istotnych warunków Zamówienia (opis wymagań i poszczególnych modułów) w tym: 1) moduł FK i moduł sprzedaży usługi w co najmniej 5 polskich przedsiębiorstwach wodociągów i kanalizacji w tym minimum w 3 przedsiębiorstwach wodociągów i kanalizacji o ilości przyłączy nie mniejszej niż 6 tysięcy punktów poboru, 2) Wykonawca nie może ograniczać funkcjonalności i rozwiązań zastosowanych w swoich modułach, ZSI ma być ujednolicony u wszystkich nabywców oprogramowania. 3) w przypadku oferowania modułów ZSI produkowanych przez różnych Dostawców/ firmy współpracujące z Dostawcą, należy załączyć dokumenty poświadczające prawo do oferowania tych właśnie modułów oraz poświadczające kwalifikacje pracowników (zaświadczenia, certyfikaty itp.) oraz oświadczenie producenta o tym, iż Wykonawca jest wiarygodnym partnerem wdrożeniowym mającym odpowiednie kompetencje do wdrażania produkowanych przez niego modułów Wymagania ogólne Oferowany ZSI musi: 5

6 1) być zgodny z obowiązującymi w Polsce aktami prawnymi w szczególności wymienionymi w pkt 3.3 niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, 2) być stworzony do pracy na komputerach personalnych wyposażonych w system operacyjny Windows od wersji NT wzwyż, 3) umożliwić pracę na platformie serwerowej opartej o procesory w architekturze x 86 lub kompatybilne, 4) umożliwiać pracę w ZSI użytkownikowi, którego uprawnienia w systemie Windows ograniczają się do poziomu Użytkownik domeny, 5) posiadać interfejs w języku polskim (wszystkie komunikaty, menu, raporty, pomoc kontekstowa, ekrany do wprowadzania danych, podpowiedzi, zapytania, cała dokumentacja i inne), 6) możliwość wprowadzania danych z polskimi znakami z klawiatury, uwzględnienie we wszystkich możliwościach funkcjonalnych systemu cech języka polskiego, (np. rekordy podlegające uporządkowaniu powinny być sortowane w kolejności alfabetu polskiego), 7) umożliwiać eksport do pliku w formacie xls cvs pdf lub txt, każdej informacji przedstawianej w formie tabelarycznej, 8) udostępniać narzędzia do kreowania własnych raportów, modyfikacji zawartości ekranu, dołączania prostych programów, aplikacji, personalizację obszaru ekranu pod indywidualne potrzeby użytkownika, 9) być przystosowany do pracy w sieci LAN w domenie zakładowej, 10) posiadać możliwość integracji z systemem informacji przestrzennej GIS, 11) zapewniać sprawną archiwizację danych, 12) gromadzić i udostępniać informacje wychodzące ponad wymagania stawiane przez prawo, tak aby umożliwić realizację controlingu w zakresie planowania, kontrolowania, zarządzania oraz sprawozdawczości (1 wspólna baza dla Rachunkowości Finansowej i Zarządczej), 13) być tak zaprojektowany, żeby wszystkie zapisy w księgach pomocniczych były automatycznie przenoszone do księgi głównej oraz na kontach kosztów pomocniczych, 14) być przygotowany do prowadzenia równoczesnych zapisów w walutach EURO, PLN i innych dowolnie definiujących przez użytkownika, 15) umożliwiać drukowanie duplikatu dowolnego dokumentu wstecz a wszelkie dokumenty sprzedaży (w szczególności bilingowe) muszą być przechowywane w postaci binarnej w bazie danych, a nie w postaci załączników, 16) zapewniać możliwość drukowania i wczytywania dokumentów (faktur, blankietów przelewów) z kodem kreskowym, kodem matrycowym, zakładając, iż format kodu kreskowego i matrycowego musi być definiowalny, 17) posiadać wbudowany przyjazny system pomocy oraz opracowaną w języku polskim dokumentację użytkową i projektową, 18) zapewniać możliwość grupowania i sortowania danych według wszystkich pól kluczowych, 19) zapewniać możliwość wyemitowania różnego rodzaju własnoręcznie zaprojektowanych raportów, 20) umożliwiać równoprawne stosowanie zamiennych jednostek miar i wykorzystywanie odpowiednich przeliczników miar, 21) zagwarantować aby wszelkie dokumenty generowane przez ZSI mogły być opatrzone: nazwą przedsiębiorstwa, datą wydruku, nazwą operatora, nazwą i numerem wersji modułu ZSI, godziną wydruku, dla zestawień kont 6

7 księgowych sumami pośrednimi na końcu każdej strony wydruku, numerem strony, dodatkowe parametry zawierające zastosowany warunek selekcji danych, 22) emitować zamiennie, wszystkie wydruki, na drukarkę lub do pliku zgodnie z wyborem użytkownika, (możliwość wyboru z wydruku pojedynczych stron), 23) umożliwiać słownikowanie i swobodne definiowanie przez użytkownika wszelkich kluczy, kodów i indeksów, 24) gwarantować ciągłość pracy, 25) zabezpieczać dane zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, 26) zabezpieczać dane przed przypadkowym lub celowym zniszczeniem, uwzględniać typowe poziomy zabezpieczeń takie jak: a) nadawanie uprawnień w oparciu o bazę użytkowników, b) prowadzenie dziennika systemowego w którym odnotowywane są wszystkie próby dostępu do danych i zasobów systemu, które podlegają ochronie, 27) zapewniać skuteczną ochronę informacji przesyłanych, gromadzonych, przechowywanych, czyli zabezpieczać je przed nieupoważnionym kopiowaniem, drukowaniem, dostępem, 28) umożliwiać administrowanie i zarządzanie ZSI z jednego centralnego miejsca, także z lokalizacji odległej poprzez sieć WAN, 29) automatycznie konfigurować i wyświetlać indywidualne menu użytkownika na podstawie jego praw dostępu, 30) umożliwiać prowadzenie rejestru wykonania funkcji ZSI a zakres zapisu powinien być konfigurowany przez Administratora i obejmować wszystkie funkcje, 31) posiadać możliwość kopiowania i edytowania profili użytkowników, 32) posiadać możliwość kontrolowania aktywności użytkowników, 33) posiadać możliwość wykorzystywania podpisu elektronicznego, 34) zagwarantować aby wszystkie operacje wykonywane przez użytkownika związane z dokumentami finansowymi, dokumentami majątkowymi, danymi osobowymi, parametrami ZSI, zmianą, dodaniem lub usunięciem innych istotnych danych, były sygnowane w bazie danych przez osobę wykonującą transakcję lub autoryzowane przez osobę upoważnioną. Identyfikator osoby, która dokonała ostatniej aktualizacji musi być zapisany w bazie danych wraz z informacją o dokładnym czasie dokonanej zmiany danych, 35) nadzorować prawa użytkowników zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, 36) posiadać możliwość definiowania uprawnień do funkcji ZSI: a) indywidualnie dla użytkownika (profilu), b) grupy użytkowników, c) dla roli w systemie, d) do wybranych obszarów danych tylko do czytania dla konkretnych użytkowników, na czas nieokreślony i bezterminowo Wymagania techniczno-technologiczne dla ZSI oraz poszczególnych modułów: 1. Wymagania technologiczne dla ZSI: 1) system ma być napisany w nowoczesnej technologii otwartych systemów informatycznych zgodnie z tendencjami systemów klasy ERP, 2) system bazodanowy MS SQL Serwer lub ORACLE, 3) system pracuje w technologii klient serwer, 7

8 4) system ma być skalowany, 5) system ma posiadać interfejsy do współpracy z rozpowszechnionymi aplikacjami biurowymi np. MS Office, Open Office. 2. Organizacja danych, zasady przetwarzania i integracja: 1) Integracja systemu na wielu poziomach jego struktury tj. a) wspólna baza danych źródłowych dla wszystkich modułów aplikacyjnych, b) integracja funkcjonalna (przepływ danych przetworzonych pomiędzy wszystkimi modułami systemu (zasada pojedynczego wprowadzania informacji). 2) Przepływ danych natychmiastowy po ich jednokrotnym wprowadzeniu. 3) Dane są zapamiętywane chronologicznie, wprowadzane dane nie zacierają poprzednich, ale ustalają datę obowiązywania, pozostawiając je w bazie. 4) Wspólna baza danych dostępna jest dla wszystkich modułów w zakresie danych o płatnikach, o sprzedaży, o rachunkach, o środkach trwałych, danych potrzebnych do sporządzania analiz techniczno-ekonomicznych (a także wspólne bazy danych słownikowe, takie jak słownik miast, ulic, jednostek miar, banków, itd.). 5) Parametryzacja systemu, możliwość korzystania ze słowników wszędzie tam, gdzie jest to potrzebne. 6) System ma umożliwiać dotarcie do dokumentów źródłowych z dowolnego poziomu (tzw. technika drill-down). 7) System ma posiadać narzędzia do generowania własnych raportów, modyfikacji zawartości ekranu, 8) System ma posiadać generator raportów i zestawień dostępny dla użytkownika końcowego oraz umożliwiać tworzenia według różnych kryteriów, zadanych zakresów i za dowolny okres czasu. 9) Wszystkie moduły systemu powinny generować komunikaty i inne informacje w języku polskim. 10) Możliwość przejścia z jednego modułu do drugiego (w ramach autoryzacji) bez konieczności zmiany aplikacji. 11) System ma umożliwiać elektroniczny przesył danych związanych z przelewami przedsiębiorstwa i płatników (e- banking). 12) System ma automatycznie tworzyć tzw. hurtownię danych. 3. Bezpieczeństwo ZSI. 1) system ma zapewnić ustalenie dostępu użytkowników systemu według ich rzeczywistych kompetencji i uprawnień, 2) System ma nadawać użytkownikom szczegółowe uprawnienia w zakresie wykonywanej operacji między innymi osobne uprawnienia do przeglądania i modyfikowania danych, dodatkowo w przypadku planu kont ma umożliwiać przypisanie zakresami kont uprawnień do ich przeglądania obrotów i księgowania dokumentów. 3) System ma posiadać poziom zabezpieczeń przetwarzanych danych (poufność dostępu, bezpieczeństwo w czasie awarii np. przez dublowanie newralgicznych elementów rozwiązania). 4) System ma rejestrować zmiany każdego rekordu (data, godzina modyfikacji lub utworzenia, nazwa użytkownika, autoryzacja i identyfikacja użytkownika) wprowadzane przez poszczególnych użytkowników). 8

9 5) System ma posiadać mechanizmy automatycznego tworzenia kopii awaryjnych i odtwarzania danych. 6) System musi zawierać mechanizmy kontroli stanu obiektów bazodanowych (pakietów, funkcji, procedur) oraz umożliwiać ich rekompilację z poziomu panelu administratora. 7) Uprawnienia użytkownika mają być definiowane na poziomie bazy danych i mieć możliwość prostego zarządzania z jednego miejsca przez osobę uprawnioną (administratora). Zarządzanie dostępem do funkcji systemu powinno odbywać się w formie zaznaczenia (wyboru) poszczególnych elementów menu i związanych z tymi elementami funkcji dodatkowych. 8) Możliwość uśpienia systemu poprzez naciśnięcie kombinacji klawiszy max 3 i powrót do miejsca pracy po wprowadzeniu hasła. 4. Funkcjonalność ZSI 1) Parametryzacja systemu, w tym: określenie przepływu danych, zawartości słowników, szablonów dokumentów musi być możliwa do wykonania przez przeszkolonych administratorów systemu (lub zaawansowanych użytkowników), w każdym momencie eksploatacji zapisy dotyczą zmiany istniejących elementów i tworzenia nowych elementów. 2) Zestawienia w systemie mają być tworzone w układzie arkusza kalkulacyjnego z możliwością precyzyjnego zdefiniowania każdej kolumny, wiersza lub komórki zestawienia niezależne. 3) Przemieszczanie kursora pomiędzy polami edycji przy pomocy myszy i klawiatury. 4) Dowolny standard kodowania polskich znaków dla zewnętrznego narzędzia, które np. będzie poddawało wynik dalszej obróbce. 5) System ma posiadać mechanizmy szybkiego wyszukiwania danych według różnych kryteriów, w tym według fragmentów nazw i zakresów (dat, numerów). 6) System ma zapewniać możliwość współpracy z oprogramowaniem MS Office lub OpenOffice. Wszystkie dokumenty wynikowe mają mieć możliwość zapisania w formacie doc, lub xls. 7) System ma zapewniać wydruk na wszystkich rodzajach drukarek igłowych, atramentowych i laserowych lokalnych jak i sieciowych. 8) System ma zapewniać możliwość exportu wybranych danych do arkusza kalkulacyjnego oraz formatu PDF. 9) Dostęp do wszystkich dostępnych użytkownikowi zasobów systemu ma być zapewniony poprzez jedną konsolę dostępu po jednokrotnym wpisaniu hasła i nazwy (identyfikatora) użytkownika. 10) System musi zapewniać możliwość ograniczenia ilości logowania dla jednego użytkownika tzn. jeden użytkownik nie może pracować w tym samym czasie na więcej niż jednym stanowisku. 11) System powinien posiadać możliwość szczegółowej rejestracji operacji (dodawanie, zmiana, usuwanie) w zakresie szczególnie istotnych danych wskazanych przez administratora systemu. Jednocześnie powinien zapewniać ergonomiczne narzędzie wyszukiwania i raportowania zarejestrowanych operacji. 12) System powinien umożliwiać podgląd numeru wersji kluczowych komponentów systemu (pakietów, modułów aplikacji, menu, formularzy, raportów). 9

10 13) System musi zawierać mechanizmy weryfikacji kontrahentów nie powiązanych z żadnymi danymi. 14) System może kontrolować by pola PESEL, NIP, REGON były zamiennie wymagalne. 15) Przy danych dotyczących kontrahenta system musi dać możliwość dopisania adresu i zgody na otrzymywanie korespondencji drogą poczty elektronicznej. 16) System musi umożliwiać wpisanie dla kontrahenta adresu korespondencyjnego w postaci zesłownikowanej. Wypełnienie adresu korespondencyjnego powinno skutkować kierowaniem wszelkiej korespondencji na ten adres. System musi posiadać możliwość zaimportowania jednolitego słownika ulic, słownika miejscowości, kodów pocztowych. 17) Administrator systemu musi mieć możliwość: a) wyświetlania aktualnego stanu użytkowników systemu łącznie z możliwością zakończenia sesji dowolnego użytkownika przez administratora, b) raportowania operacji wykonywanych przez użytkowników, c) raportowania wykazu użytkowników systemu, raportowania wykazu grup uprawnień (dot. autoryzacji) użytkowników systemu Szczegółowy zakres modułów I. Moduł Finansowo-Księgowy (FK): Moduł ma obsługiwać księgowość finansową w pełnym zakresie zgodnie z zasadami rachunkowości oraz przepisami prawa. Informacje wypływające z modułu mają umożliwiać wgląd w sytuację finansową firmy. Wymagania funkcjonalne modułu Finansowo-Księgowego (FK): 1) Możliwość prowadzenia wieloletniego systemu ewidencji księgowej. 2) Możliwość zdefiniowania tzw. strukturalnego planu kont i wykorzystanie go przy tworzeniu własnych zestawień, możliwość stosowania oznaczeń alfanumerycznych oraz wzorców kont księgowych. 3) Automatyczne przenoszenia bilansu otwarcia z bilansu zamknięcia roku poprzedniego. 4) Możliwość pracy równoległej w więcej niż jednym roku obrachunkowym bez konieczności zamykania roku poprzedniego. 5) Możliwość blokady (czasowego zamknięcia) i trwałego zamykania okresów rozrachunkowych. 6) Szereg parametryzowanych zestawień w różnych układach. ZSI powinien umożliwiać tworzenie dowolnej ilości zestawień i raportów. 7) Możliwość samodzielnego zakładania tabel automatycznych księgowań dla rejestracji kosztów bezpośrednich. 8) Możliwość zakładania nowych kont analitycznych oraz wprowadzania danych kontrahenta w momencie rejestracji dowodu. 9) Księgowanie dokumentów obrotowych w dowolnych miesiącach tj. bieżącym i przyszłym. 10) Możliwość wstępnego księgowania wybranych dokumentów (tzw. symulacja danych w księdze głównej w rozrachunkach oraz rejestrach VAT) szansa na uzyskanie każdego ze sprawozdań bez konieczności księgowania ostatecznego dokumentu. 11) Księgowanie dowodów z zachowaniem informacji o danych operatora wprowadzającego dokument do systemu. 10

11 12) Automatyczne przejmowanie danych z modułów współpracujących z systemem Finansowo-Księgowym, np.: Sprzedaż Usług, Środki Trwałe, Płace i każdego innego po rozbudowie systemu oraz innych, w sposób wskazany przez użytkownika i pod kontrolą pracownika działu księgowości. 13) Automatyczne rozliczanie kosztów, 14) Automatyczne rozliczanie zapłat z nierozliczonymi fakturami. 15) Szereg mechanizmów ułatwiających i przyspieszających wprowadzanie danych, np.: definicje automatów przeksięgowujących koszty wg zadanego klucza podziału. 16) Możliwość wprowadzania danych przy pomocy czytnika kodów kreskowych i matrycowych. 17) Możliwość automatycznego rozksięgowania kosztów również w trakcie wprowadzania dokumentów w/g dowolnie zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów. 18) Kontrola formalna dokumentów na etapie ich wprowadzania: wartościowa i logiczna na dokumentach związanych z VAT-em, stanu bilansowania się dokumentów w/g różnych założonych przez użytkownika kryteriów, indywidualnie zdefiniowanego kręgu kosztowego. 19) Zabezpieczenia programowe na wypadek sytuacji utraty zasilania, awarii sprzętu lub utraty łączności z komputerem centralnym, uruchamiające automatyczne procedury kontroli stanu wszystkich istotnych danych. 20) Wiele zestawień przedstawiających w różnych układach dokumenty zaksięgowane, tylko wprowadzone lub pobrane z innych systemów współpracujących z systemem Finansowo-Księgowym oraz obroty miesięczne. 21) Automatyczne rozliczanie rozrachunków. 22) Możliwość prowadzenia wielu kont rozrachunkowych dla jednego kontrahenta. 23) Możliwość kształtowania treści i wyglądu wydruków. 24) Zapamiętywanie preferowanych ustawień każdego użytkownika systemu (sposobu wyświetlania danych, kolorów poszczególnych elementów systemu wyświetlanych na ekranie, preferowanych drukarek, standardów kodowania polskich liter itp.). 25) Instalacja i modyfikacja algorytmu ustalania wyniku finansowego, również dla poszczególnych wydziałów lub typów działalności z możliwością tworzenia zestawień na każde żądanie. 26) Tworzenie dekretów automatycznie przeksięgowujących podane salda kont wynikowych na wynik finansowy. 27) Tworzenie automatyczne dekretów na podstawie algorytmów. 28) Możliwość automatycznego przejmowania danych do fakturowania z innych modułów w zakresie wymaganym przez ustawę według daty obowiązku podatkowego przewidzianej przepisami. 29) Prowadzenie dowolnej ilości rejestrów zakupu i sprzedaży zgodnie z potrzebami jednostki. 30) Generowanie rejestrów zakupu i sprzedaży faktur VAT, faktur korygujących, deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT, również w/g stworzonych samodzielnie przez użytkownika standardów wyglądu takich zestawień. 31) Tworzenie zestawień częściowych po zadanych zakresach. 32) Przeglądanie, wyszukiwanie oraz możliwość wprowadzania dokumentów poza dokumentami wprowadzonymi w module głównym. 33) Możliwość korekty nazw rejestrów i wpisywania informacji dodatkowych. 34) Przeksięgowania kalkulacje 11

12 możliwość instalacji algorytmów ustalających: a) jednostki kalkulacyjne, b) sumy zbiorcze na kontach, c) definicje działań, d) definicje dokumentów, e) tworzenie szablonów obsługujących automatycznie przeksięgowania kosztów. 35) Dokumenty: a) generowanie dokumentów księgowych na podstawie zdefiniowanych szablonów, b) zestawienie dowodów nie zaksięgowanych i zaksięgowanych, c) zestawienie obrotów i sald w/g parametrów sumowania. 36) Tworzenie not księgowych (poleceń księgowania) oraz możliwości ich wydruku. 37) Automatyczne nadawanie numeru dokumentu księgowego w zapisach w dzienniku oraz numeru porządkowego w/g rejestrów: a) zakupu, b) płac, c) kasowego, d) bankowego e) pozostałych księgowań, f) sprzedaży. II. Moduł Kasa Moduł Kasa ma być modułem pomocniczym do modułu Finansowo-Księgowego (FK). Jego zadaniem jest bezpośrednia obsługa przepływu gotówki w firmie, a konkretnie od stanowiska kasowego, poprzez zatwierdzenie raportu kasowego oraz powiązanych z nim dokumentów KP, KW. Wymagania funkcjonalne modułu Kasa: 1) Wprowadzanie korekt przed wydaniem i wydrukiem dokumentów KP, KW, 2) Zarządzanie raportami kasowymi w obrębie jednej lub wielu kas (wydruki, przesyłanie dekretów do modułu Księgowo-Finansowego FK). 3) System ma pracować w środowisku danych programu głównego, korzystając ze wszystkich znajdujących się w nim danych. Oznacza to m.in. że mogą być dostępne dla kasjera informacje o stanie wszystkich należności/zobowiązań i inne dane dotyczące np. właśnie obsługiwanej przez niego w okienku osoby. Zamknięcie raportu kasowego zatwierdza trwałe zaksięgowanie dokumentu w module Finansowo-Księgowym. 4) System ma obsługiwać następujące dokumenty: KP, KW, Raporty Kasowe. 5) Raporty kasowe - otwarcie nowego Raportu Kasowego, zamknięcie, stan kasy, wydruk. III. Moduł środków trwałych Moduł ŚRODKI TRWAŁE ma obejmować całość zagadnień związanych z księgowością analityczną środków trwałych. System ma umożliwiać zautoryzowanie wszelkich prac obejmujących obsługę kartoteki środków trwałych, naliczanie umorzenia i amortyzacji metodą liniową i degresywną, wykonanie inwentaryzacji, wyliczanie podatków od nieruchomości oraz sporządzanie różnorodnych zestawień. Dane dotyczące operacji wykonywanych w module mają być automatycznie przekazywane do modułu Finansowo-Księgowego (FK) w postaci dekretów. Wymagania funkcjonalne modułu środków trwałych: 12

13 1) Baza środków trwałych ma zawierać między innymi: numer inwentarzowy, nazwę, datę przyjęcia, datę wykonania, nr fabryczny, klasyfikację rodzajową, dodatkowy podział na grupy, Dostawcę lub Wykonawcę, źródła finansowania, lokalizację, udzielone gwarancje wraz z okresami, polisy ubezpieczeniowe, dane techniczne, wymiary, osoba materialnie odpowiedzialna, dodatkowy opis, uwagi. 2) Możliwość cofania wykonanych operacji w celu anulowania wszelkich pomyłek, lub możliwość korekty wykonanej operacji z archiwizacją operacji podlegającej korekcie. 3) Możliwość sporządzania zestawień wybranych rodzajów zmian, a także podgląd zmian dla każdego środka osobno. Wprowadzane operacje mogą być datowane wstecz w stosunku do bieżącego okresu, program ma uwzględniać konieczne korekty i odzwierciedlać je w zestawieniach i dekretach. 4) Możliwość wykonywania zestawień nie tylko dla bieżącego okresu, ale także dla dowolnego (minionego) okresu wybranego przez użytkownika. Zestawienia zawsze zawierają podsumowania wartości. 5) Ma umożliwiać zautomatyzowanie inwentaryzacji poprzez wprowadzenie oznaczeń środków trwałych kodami kreskowymi lub modułowymi oraz wykonywanie spisów z wykorzystaniem specjalistycznych czytników. 6) Ma umożliwić dostosowanie parametrów pracy systemu do wymagań użytkownika poprzez łatwe zdefiniowania opcji, dotyczącej wyboru rozwiązań przewidzianych ustawą o rachunkowości, ale pozwalającej także dostosować formy zestawień do oczekiwań osób pracujących w systemie. 7) Ma umożliwiać sporządzanie planów amortyzacji za dowolnie określony okres oraz zdefiniowanie dowolnej ilości własnych ścieżek amortyzacji i śledzenie amortyzacji naliczanej od wielu różnych wartości i stawek dla jednego środka. 8) Ma umożliwiać ewidencję elementów sieci wodociągowych i kanalizacyjnych jako środków trwałych: długość sieci, podział na sieci magistralne, rozdzielcze, przyłącza. 9) Ewidencja zmian stopy amortyzacji (współczynniki zmniejszające i zwiększające) sprawozdawczość z ewidencji ST, inwentaryzacji, amortyzacji, porównywanie amortyzacji bilansowej, podatkowej i technicznej. 10) Pełna historia amortyzacji, umorzeń i przeszacowania środków trwałych. 11) Pełna historia o modernizacji i remontach środków trwałych. 12) Prowadzenie kartoteki środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. 13) Różne sposoby amortyzacji (liniowa, degresywna, progresywna, naturalna, sezonowa oraz jednorazowa) oraz rodzaje amortyzacji: bilansowa, podatkowa, techniczna. 14) Tworzenie raportów i wydruków wg stanu bieżącego i za dowolny okres w układzie standardowym i definiowanym przez użytkownika, automatyczna dekretacja i tworzenie noty do modułu Finansowo-Księgowego (FK) przy pomocy rozbudowanych wzorców księgowania. 15) Tworzenie rożnych dekretów w zależności od form finansowania i sposobów pozyskania środków. 16) Dystrybucja kosztów amortyzacji jednego środka trwałego na kilka różnych stanowisk kosztów. 17) Zestawienia kartoteki środków trwałych i kartoteki dokumentów w różnych układach: wg grup, osób materialnie odpowiedzialnych, lokalizacji, stanowisk kosztów, form finansowania. 13

14 18) Rejestracja dokumentów uwzględniających wszystkie operacje dla środka trwałego (OT, LT, WT, MT, AT, PT). 19) Możliwość przeglądania wszystkich dokumentów dla każdego środka. 20) Tabele amortyzacji (bieżąca i historyczne). 21) Generowanie danych statystycznych do zestawień GUS. 22) Możliwość przeliczenia amortyzacji od początku roku. 23) Szybki dostęp do danych za poprzednie lata użytkowania programu, 24) Kompleksowa obsługa inwentaryzacji. 25) Modułu Środków Trwałych ma mieć możliwość pracy z modułem graficznym pozwalającym na identyfikację obiektów w środkach trwałych z poziomu mapy w przypadku rozszerzenia ZSI przez Zamawiającego o inne, min. graficzny, moduły. 26) Tworzenie not księgowych na koniec miesiąca i przesyłanie do modułu Finansowo-Księgowego (FK). IV. Moduł Kadrowo-Płacowy A. Wymagania funkcjonalne modułu kadrowego: 1) Współpraca z modułem Płace i modułem Finansowo-Księgowym (FK). 2) Ewidencja pracowników (kwestionariusz osobowy) z podziałem na grupy (działy) 3) Historia zatrudnienia, ewidencja umów o pracę i angaży. 4) Ewidencja stanu rodziny, ukończonych szkół, kursów i zdobytych specjalności. 5) Ewidencja nagród, kar, wyróżnień i odznaczeń. 6) Ewidencja należności sądowych. 7) Ewidencja zaniechań poboru podatku. 8) Tworzenie kart pracy (m.in. nadzór nad limitem godzin nadliczbowych, 9) Możliwość tworzenia wielu kalendarzy z informacjami o niedzielach, świętach, dniach wolnych od pracy i godzinach pracy w dni robocze. 10) Ewidencja absencji. 11) Ewidencja zasiłków (karta zasiłkowa). 12) Ewidencja umów-zleceń, umów o dzieło. 13) Obliczanie stażu pracy (do urlopu, nagrody jubileuszowej, wysługi i in.). 14) Wyliczanie stanów zatrudnienia (w etatach, osobach, przeciętnego itp.). 15) Automatyczna kontrola limitów urlopu. 16) Prowadzenie KZP i ZFM. 17) Prowadzenie ewidencji z tytułu dobrowolnych lub obowiązkowych potrąceń z wynagrodzeń (z zachowaniem kontroli kwot wolnych od potrąceń zgodnie z regulacjami kodeksu cywilnego). 18) Generowanie dowolnych zestawień. 19) Sporządzanie różnego rodzaju zaświadczeń o zarobkach. 20) Zestaw wydruków, m. in.: umowy i angaże, karty pracy, karty ewidencji obecności w pracy, karty zasiłkowe, podatkowe, zarobkowe, wydruki KZP, ZFM ; historia zatrudnienia, stan rodzinny, dane wojskowe ; kursy i specjalności, kary, nagrody, wyróżnienia i odznaczenia; rozwiązanie umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, wypowiedzenie warunków umowy o pracę, świadectwa pracy. 21) Sprawozdania do GUS obowiązujące jednostkę. 22) Możliwość generowania własnych raportów. 14

15 23) Tworzenie dowolnych list pracowników wg zadanych kryteriów. 24) Praca wielu operatorów systemu, kontrola uprawnień dostępu do odczytu i modyfikacji wybranych danych. 25) Przesyłanie danych pomiędzy modułami: Kadry-Płace i Finansowo- Księgowym (FK). 26) Tworzenie not między modułami Kadry Płace i Finansowo-Księgowym (FK), min. na koniec miesiąca. 27) Generowanie dokumentów do programu PŁATNIK (zarejestrowania, wyrejestrowania pracowników i osób świadczących usługi na podstawie umów cywilno-prawnych) modyfikacja danych w/g dokumentów ZUS. 28) Współpraca z serwerem RCP w najprostszej postaci, rejestracja wejść i wyjść bez rozliczania czasu pracy z uzyskanych danych. B. Wymagania funkcjonalne modułu płacowego: 1) Współpraca z modułem Kadry i modułem Finansowo-Księgowym (FK), 2) Wykonanie list płac dla pracowników na stanowiskach robotniczych i nierobotniczych, wypłaty finansowane z ZFŚS (opodatkowanie lub częściowo opodatkowane) 3) Listy płac dla umów-zleceń, umów o dzieło, 4) Wykonanie list dodatkowych (bez wykonywania algorytmów obliczeniowych dla poszczególnych składników), 5) Listy płac dla rady nadzorczej, 6) Wykonanie list płac typu "Testowe" (chwilowe, tymczasowe), bez uwzględniania ich w pozostałych funkcjach i zestawieniach systemu), 7) Wykonywanie w sposób zautomatyzowany plików z danymi do Programu Płatnik, 8) Ewidencja stałych składników (dodatków i potrąceń), 9) Obliczanie składników płacy, dodatków, zasiłków i potrąceń, 10) Wprowadzanie nowych, własnych składników płac, 11) Modyfikowanie algorytmów obliczeniowych dla poszczególnych składników, 12) Korekta wykonanych list płac, 13) Rozliczanie KZP i ZFM, 14) Ewidencja wykonanych list płac. 15) Drukowanie kopert utajnionych z wypłatami dla pracowników. 16) Generowanie wynagrodzeń do sporządzania rocznej deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych za pracownika i płatnika. V. Moduł sprzedaży usług A. Dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków wraz z z gospodarką wodomierzową i systemem inkasenckim. Wymagania funkcjonalne modułu 1) Fakturowanie i rozliczania opłat za wodę i ścieki, 2) Fakturowanie usług w zakresie wywozu nieczystości płynnych samochodami asenizacyjnymi, fakturowanie usług w zakresie odbioru nieczystości płynnych w punkcie zlewnym, fakturowanie usług w zakresie poboru wody z punktów czerpalnych nie opomiarowanych np. rozliczenia na podstawie pojemności zbiornika na wodę, 3) Gospodarkę wodomierzową (w zakresie przepływu informacji o wymianach wodomierzy, stanach liczników, informacji o usterkach wodomierzy itp.), 4) Tworzenie bazy ewidencyjnej odbiorców zawierającą między innymi.: numer 15

16 ewidencyjny, numer kontrahenta, nazwę, ilość osób, minimum kilka rodzajów podziałów na grupy, podział na trasy inkasenckie, przypisane taryfy, 5) Tworzenie bazy wodomierzy zawierającej: numer fabryczny, producenta, typ wodomierza z dostępem do danych technicznych, datę produkcji, rok i miesiąc legalizacji, lokalizację wodomierza, datę założenia, awarie, numery ewidencyjne plomb na wodomierzach i śrubunkach itp., 6) Rozliczenie poprzez ręczne wprowadzanie odczytów przez operatora lub importowane z zestawów inkasenckich, 7) Kontrolę poprawności wprowadzanych danych oraz informację o nietypowych zmianach (np.: nagłe skoki zużycia, przekręcenie się licznika itp.), 8) Używanie funkcji pomocniczych takich jak: szacowanie odczytu na podstawie średniej, dostęp do historii odczytów, 9) Rozliczanie dowolnych struktur licznik podlicznik z wieloma poziomami liczników pośrednich, liczniki sprzężone podliczniki odejmujące procentowe zużycie od nadlicznika (program stacjonarny jak i system inkasencki, 10) Rozliczania punktu poboru wg wskazania licznika, średniej zużycia (za dowolny okres dla jednego i wielu odbiorców), ryczałtu lub normy (program stacjonarny jak i system inkasencki moduł Inkasent), 11) Możliwość doliczeń do liczników i podliczników wg cen lub zużytej wody i (lub) ścieków wyliczanych proporcjonalnie z różnicy wskazań wodomierzy, 12) Szacowanie proporcjonalne zużycia w przypadku zmiany ceny, 13) Blokowanie użytkownika na stałe lub na czas określony, 14) Eliminacja wpisywania osobno dat odczytów dla każdego odbiorcy zapamiętywanie daty (przez program stacjonarny i system inkasencki) dla każdego następnego odbiorcy, określanie daty dla określonej grupy odbiorców, 15) Stosowanie cen wieloczłonowych, 16) Faktura wystawiona jest natychmiast widoczna w rozrachunkach, w module finansowo-księgowym i w kasie, 17) Doliczanie na fakturze za wodę i odprowadzone ścieki dodatkowych usług stałych i zmiennych, 18) Rozliczania usług jednorazowo lub usług ciągłych, 19) Tworzenie faktur korygujących, 20) Możliwość tworzenia dowolnej szaty graficznej faktury z możliwością uzależnienia postaci graficznej faktury od rodzaju kontrahenta, 21) Druk dokumentów płatniczych do faktur z kodem kreskowym umożliwiającym jednoznaczną identyfikację rachunku, 22) Możliwość automatycznego dołączania do faktur informacji o zaległościach płatniczych i ewentualnych odsetkach, 23) Wyszukiwanie klienta wg: a) dowolnie zadanego kryterium np.: nr ewidencyjnego faktury, NIP, PESEL, ulic, imienia i nazwiska, odczytów, nr wodomierza itp.; b) wodomierza wg zadanego kryterium: średnica, czas założenia, czas legalizacji, nr seryjny, producenta, typ wodomierza, czas awarii, imienia i nazwiska, ulic itp.; c) przy księgowaniu zapłat możliwość wyszukiwania nie tylko po wszystkich danych kontrahenta (płatnika), ale także po wszystkich danych odbiorcy - punkt poboru; d) łatwe wyszukiwanie zobowiązań i należności (wg fragmentów nazw, numerów, miejscowości), 24) Sporządzanie zestawień i raportów: 16

17 a) za dowolny okres dla: interesującego nas zakresu odbiorców wg: kodów płatnika, rejonu, adresu wodomierzy, zużycia wody, produkcji i sprzedaży wody, zrzutu ścieków, produkcji ścieków, terminu płatności, itp.; b) wg dowolnie definiowanych przez użytkownika kryteriów np.: wydruk zestawień ewidencyjnych, wodomierzy z zarejestrowaną usterką, wodomierzy kwalifikujących się do legalizacji w zadanym okresie itp.; c) dotyczących zobowiązań, wydruk według różnych kryteriów np.: wielkości obrotów z klientem, wielkości zadłużenia, czasu który upłynął - upłynie od terminu płatności, zestawienia za dowolny okres zapłaconych faktur i odsetek, ściągniętych należności przeterminowanych, wygranych i przegranych spraw sądowych; 25) Obsługę pełnej ewidencji wodomierzy dostępem do danych: a) adresowych oraz innych danych odbiorcy oraz jego lokalizacji, b) możliwość połączenie z mapą, c) wszystkie dane techniczne wodomierza rok i miesiąc legalizacji, lokalizacja wodomierza i sposób zamontowania, 26) Obsługę zleceń wymiany, zdemontowania, zamontowania wodomierzy wraz z kontrolą ich realizacji oraz generowaniem i drukowaniem wymaganych dokumentów (protokoły, zlecenia itp.) czerpiących dane z systemu, 27) Obsługę danych technicznych wodomierzy i ich kontrola z uwzględnieniem przepływów minimalnych, nominalnych, maksymalnych i progów rozruchu w połączeniu z danymi sprzedaży pozwalającą wykryć sytuacje, w których wodomierze nie pracują w zakresie swoich danych technicznych co może powodować spadek dokładności pomiarów, 28) Monitorowanie różnych sytuacji niestandardowych (w tym: zużycie na podlicznikach większe niż na nadliczniku, zużycie znacznie odbiegające od średniej wynikającej z historii), 29) Wyszukiwanie nierozliczonych punktów za dowolny okres, wyszukiwanie punktów rozliczanych od dłuższego czasu (czasookres zdefiniowany przez użytkownika) w sposób niestandardowy np. wyliczanie ze średniej zużycia gdy jest zamontowany wodomierz, 30) Sygnalizację sytuacji niepewnych (przekręcenie licznika, zużycie poza tolerancją) - szeroka kontrola wprowadzania odczytów (np. sprawdzanie daty nowego odczytu w stosunku do poprzedniego odczytu i okresu rozliczeniowego w programie stacjonarnym, kontrola wpisanego odczytu w stosunku do ilości cyfr licznika), 31) Wgląd w pełną historię ruchów wodomierza wraz ze stanami na liczniku: a) zakupy, b) zamontowania u odbiorcy, c) naprawy i legalizacje, d) historia zmian wodomierzy u konkretnego odbiorcy, e) rejestracja i obsługa awarii wodomierzy, 32) Definiowanie danych słownikowych potrzebnych do sprawnego prowadzenia gospodarki wodomierzowej, 33) Wyszukiwanie wodomierzy kwalifikujących się do legalizacji. 34) Wyszukiwanie wodomierzy kwalifikujących się do wymiany ze względu na źle dobrane parametry techniczne w stosunku do zużycia u odbiorcy. 35) Wprowadzanie dodatkowych danych opisowych dotyczących wodomierzy i ruchów na wodomierzach, 36) Zmiany treści tekstów stałych faktury bez ingerencji w kod modułu, 17

18 37) Współpracę z przenośnymi zestawami inkasenckimi działającymi w oparciu o systemy operacyjne tj. Windows mobile, Windows CE bądź Google android, 38) Wprowadzanie przez inkasenta w trakcie realizacji odczytu dowolnej notatki tekstowej dotyczącej odbiorcy a następnie automatyczne powiadomienie o jej istnieniu podczas przenoszenia danych z zestawu inkasenckiego do ZSI, 39) Rejestrację i automatyczny przepływ danych o usterkach na wodomierzach; wprowadzanie przy użyciu przenośnego zestawu inkasenckiego stwierdzonej w trakcie pobytu usterki, 40) Załączanie dodatkowych informacji tekstowych do faktury, 41) Wydruk zawiadomienia o dowolnej treści, wydruku na fakturze należności, z którymi odbiorca zalega, 42) Bezpieczeństwo danych ograniczenie do minimum możliwość utraty danych, w szczególnie w sytuacjach awaryjnych (wyczerpanie baterii głównych i dodatkowej baterii litowej, w przypadku uszkodzenia przenośnego zestawu inkasenckiego), 43) Przesyłanie danych pomiędzy modułem a zestawami inkasenckimi: do systemu inkasenckiego wysyłane są dane o punktach poboru z danej trasy i stanie rozliczeń, po przejściu całej trasy następuje przesłanie odczytów i wystawionych faktur do modułu sprzedaż usług (dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków), 44) Kontrolowanie pracy inkasentów, sporządzanie statystyk ich pracy, 45) Zautomatyzowanie rejestracji zapłat poprzez użycie czytnika kodów kreskowych oraz matrycowych, 46) Płatność faktury w kasie z automatycznym jej naniesieniem do rozrachunków z klientem, 47) Współpracę z modułem graficznym umożliwiającym wizualizację sieci wod-kan, wodomierze na mapie cyfrowej, dokumentacji fotograficznej, rysunkowej, 48) Samodzielnego tworzenia, modyfikowania, wydruku i modyfikacji formularzy (np. umowy, protokoły, pisma itp.) czerpiących potrzebne dane z systemu, 49) Wydruk faktur przystosowany do składania do kopert z okienkiem. B. Pozostała sprzedaż usług Wymagania funkcjonalne modułu: 1) tworzenie bazy ewidencyjnej odbiorców zawierającą między innymi: numer ewidencyjny, numer kontrahenta, nazwę minimum kilka rodzajów podziałów na grupy, 2) rozliczenie poprzez ręczne wprowadzanie danych przez operatora, 3) kontrolę poprawności wprowadzanych danych oraz informację o nietypowych zmianach, blokowanie użytkownika na stałe lub na czas określony, 4) generowanie faktur na przedpłaty na wykonanie usług, 5) faktura wystawiona jest natychmiast widoczna w rozrachunkach, w module finansowo-księgowym i w kasie. 6) wystawianie faktur na przedpłaty np. wykonanie usługi, 7) rozliczania usług częściowo zafakturowanych jako przedpłaty fakturą rozliczeniową, 8) tworzenie faktur korygujących, 9) możliwość tworzenia dowolnej szaty graficznej faktury z możliwością uzależnienia postaci graficznej faktury od rodzaju świadczonych usług, 10) druk dokumentów płatniczych do faktur z kodem kreskowym umożliwiającym jednoznaczną identyfikację rachunku, 11) wyszukiwanie klienta w/g: dowolnie zadanego kryterium np: numerem 18

19 faktury, numerem NIP, numerem PESEL, numerem ulicy, imienia i nazwiska, itp, 12) przy księgowaniu zapłat możliwość wyszukiwania nie tylko po danych kontrahenta (płatnika), ale także po danych odbiorcy, 13) łatwe wyszukiwanie należności (w/g fragmentów nazw, numerów, miejscowości), 14) sporządzanie zestawień i raportów: a) za dowolny okres dla interesującego nas zakresu odbiorców w/g kodów płatnika, rejonu, adresu, rodzaju usług, terminu płatności itp. b) w/g dowolnie definiowanych przez użytkownika kryteriów np: wydruk zestawień ewidencyjnych dotyczących zobowiązań i należności, wydruk według różnych kryteriów np.: wielkości obrotów z klientem, czasu który upłynął upłynie od terminu płatności, zestawienia za dowolny okres zapłaconych faktur i odsetek, ściągniętych należności przeterminowanych 15) dostęp z poziomu windykacji do danych ewidencyjnych i umów z kontrahentem oraz historii rozliczeń, korespondencji i wprowadzanych uwag dotyczących kontrahenta, 16) zmiany treści tekstów stałych faktury bez ingerencji w kod modułu, 17) płatność faktury w kasie z automatycznym jej naniesieniem do rozrachunków z klientem, 18) moduł ma pobierać informacje o niezapłaconych fakturach lub ewentualnych nadpłatach, 19) samodzielnego tworzenia, modyfikowania, wydruku i modyfikacji formularzy (np. umowy, protokoły, pisma itp.) czerpiących potrzebne dane z systemu. 20) Wydruk faktur przystosowany do składania do kopert z okienkiem. C. Windykacja należności Zadaniem modułu jest sporządzanie zestawień i raportów dotyczących windykacji należności: druk upomnień, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych i w dowolnej szacie graficznej; rozbudowana sprawozdawczość, wydruki na papier, ekran, do pliku w formacie tekstowym. Wymagania funkcjonalne modułu: 1) dostęp z poziomu windykacji do danych ewidencyjnych i umów z kontrahentem oraz historii rozliczeń, korespondencji i wprowadzonych uwag dotyczących kontrahenta, 2) monitorowanie stanu zadłużenia poszczególnych kontrahentów, 3) druk informacji o stanie zadłużenia oraz o wielkości odsetek na konkretny dzień, 4) wyszukiwanie należności przeterminowanych lub ze zbliżającym się terminem płatności, 5) stopniowanie wezwań do zapłaty (pierwsze wezwanie, drugie, ostateczne i sądowe wezwanie do zapłaty), 6) wydruk należności przeterminowanych według: rodzaju kontrahentów, wielkości zadłużenia, czasu trwania zadłużenia, 7) możliwość blokowania, naliczania odsetek, drukowania wezwań do zapłaty i itd. dla dowolnego kontrahenta lub grupy kontrahentów, 8) ustalanie minimalnych kwot na noty odsetkowe i wezwania do zapłaty, 9) selekcjonowanie zadłużeń według różnych kryteriów np. ewidencyjnych lub ze względu na wielkość zadłużenia czy czas trwania zadłużenia, 10) tworzenie grup płatników, którym zbiorczo drukowane mogą być wezwania do 19

20 zapłaty, noty odsetkowe itd. np. w przypadku płatników z jednego budynku wielorodzinnego lub płatników zrzeszonych w jedną instytucję nadrzędną, 11) dynamiczne zestawienia należności na dowolny dzień w kalendarzu (możliwe jest więc uzyskanie informacji o stanie należności, jaki był w firmie w dowolnym momencie w przeszłości), 12) analiza odsetek dla należności zarówno dla faktur zapłaconych jak i niezapłaconych, 13) analiza rozrachunków nierozliczonych w maksymalnie ośmiu zakresach czasu, 14) analiza rozrachunków nieuregulowanych informujące o tym, jakie środki należy przygotować akonto najbliższych zobowiązań oraz jakie są przewidywane wpływy, 15) wgląd w historię wystawionych not odsetkowych i wezwań do zapłaty, 16) naliczanie odsetek od zaległości, 17) wydruk wezwań do zapłaty, potwierdzenia sald oraz not odsetkowych, również w/g samodzielnie zaprojektowanego wzoru. D. Moduł zestawień analitycznych na potrzeby Zarządu. Wymagania funkcjonalne modułu w zakresie definiowania analizy, w tym finansowej: 1) wykorzystanie funkcji finansowych opartych o dane zaksięgowane i wstępnie zaksięgowane w systemie, 2) możliwość korzystania z danych naliczanych w innych analizach np: wskaźniki wyliczone na podstawie Bilansu lub Rachunku zysków i strat, 3) samodzielne tworzenie reguł wykorzystujących działania arytmetyczne i funkcje logiczne, 4) zapamiętywanie i archiwizowanie wszystkich parametrów przygotowanych analiz i zestawień, 5) możliwość porównania wyników z wartościami zadanymi wprost przez użytkownika (kontrola budżetu, realizacja planu, itp.), 6) naliczanie i archiwizowanie wyników analiz dla poszczególnych okresów sprawozdawczych, 7) możliwość powtórnego naliczania analizy dla wskazanego okresu, 8) prezentacja wyników analiz w postaci: a) podglądu naliczanych danych, b) eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego, c) definiowanie raportów, wykresów graficznych. 9) możliwość stosowania dowolnych dostępnych w systemie, w tym założonych przez uprawnionych operatorów, 10) możliwość porównania dowolnych wartości dla słowników i wartości wprowadzonych (plany, budżety), 11) samodzielne tworzenie reguł wykorzystujących działania arytmetyczne i funkcje logiczne na podstawie danych księgowych, zakupu, sprzedaży, 12) możliwość sortowania i sumowania danych po dowolnej kolumnie zdefiniowanej w modelu analizy, 13) możliwość podglądu dokumentów źródłowych dla danej analizy, 14) możliwość ustawienia i zapamiętania rozbudowanych zakresów dla danej analizy, w tym np. zakres lat obrachunkowych, miesięcy, sposobu agregacji, sumowania, 15) zaawansowanie raportowanie szybka i bieżąca informacja na podstawie przygotowanych szablonów. 20