Zarządzania Projektami Monitorowanie i kontrola

Transkrypt

1 Zarządzania Projektami Monitorowanie i kontrola TOMAS Z ŁUKASZEWS KI I N S T Y T U T I N F O R M AT Y K I W Z A R Z Ą D Z A N I U 3. Kontrola czasu w projekcie 2 Pojęcie kontroli Kontrola a ocena Kontrola jest procesem polegającym na zapewnianiu, że działania w projekcie są wykonywane zgodne z planem (preliminarzem, budżetem, harmonogramem, itp.) Proces kontroli jest realizowany w całym okresie trwania projektu, a jej przedmiotem mogą być zasoby i zadania (ich parametry). Kontrola mierzy postęp w realizacji celów, umożliwia wykrycie odchyleń od planu i podjęcie odpowiednich działań korygujących. Różnice pomiędzy kontrolą a oceną: kontrola to ciągłe nadzorowaniu postępu projektu, ocena to okresowe sprawdzanie sytuacji; kontrola skupia się na szczegółach elementów składowych projektu, podczas gdy ocena dotyczy w większej mierze danych ogólnych; za działania związane z kontrolą odpowiedzialny jest menedżer zarządzający projektem, podczas gdy ocenę przeprowadza zwykle osoba lub grupa osób niezajmujących się bezpośrednio realizacją danego projektu. 3 4 Kontrola w projekcie 1

2 Kontrola w projekcie Normy i metody kontroli Ustalenie norm Pomiar wyników Co będzie kontrolowane? Jakie normy wyznaczyć? Proces kontroli W jakich jednostek mierzyć? Porównanie wyników z normami Ocena i działanie Normy: stanowią kryteria, przez porównanie z którymi można mierzyć wyniki uzyskiwane w projekcie. określane są na podstawie planów, standardów, danych o rynku i konkurencji oraz własnych doświadczeń organizacji. dotyczą kosztu, czasu, pracy, jakości, etc. 5 6 Ustalanie norm Kontrola w projekcie Przedmiot kontroli Parametry Normy Zadanie Data rozpoczęcia Data zakończenia Koszt Praca Data Data Kwota zł Przedmiot kontroli Parametry Normy Stworzenie koncepcji systemu Data rozpoczęcia Data zakończenia Koszt Praca Przykład Ilość roboczogodzin 6490 zł 352 roboczogodziny Ustalenie norm Pomiar wyników Proces kontroli Porównanie wyników z normami Jak mierzyć stopień osiągnięcia wyników? Co brać pod uwagę przy pomiarze? Ocena i działanie 7 8 Kontrola w projekcie 2

3 Pomiar wyników Pomiar wyników Pomiar ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu projektu w badanym obszarze. Pomiar wyników powinien cechować się: aktualnością zebranych informacji, zgodnością informacji z założonymi normami, pojemnością zebranych informacji, czyli czy wszystkie informacje prezentują całość badanej sytuacji, wysokim stopniem ważności zebranych informacji, elastycznością otrzymywanych informacji informacje muszą być takie, aby można je było stosować w warunkach zmienionych planów, zmian w otoczeniu itp. obiektywizmem Przedmiot kontroli Data pomiaru Parametry Wyniki Zadanie Data Postęp prac Czas Koszt Praca Przedmiot kontroli Data pomiaru Parametry Wyniki Stworzenie koncepcji systemu Przykład Postęp prac 30% Stopień wykonania Daty realizacji Suma kosztów Wielkość nakładu Data rozpoczęcia Koszt Praca 2500 zł 105,6 roboczogodziny 9 10 Kontrola w projekcie Porównanie z normami Ustalenie norm Pomiar wyników Proces kontroli Porównanie wyników z normami Jakie uzyskano informacje o wynikach projektu? Jak korzystać z uzyskanych informacji? Ocena i działanie Uzyskane w projekcie rzeczywiste wartości mierzonych czynników można porównywać do: ich wartości planowanych, wartości rzeczywistych innych czynników, wartości planowanych innych czynników. Np. pomiar kosztów poniesionych w projekcie może być dokonywany w odniesieniu do: zaplanowanych kosztów zadań, do wartości zrealizowanych zadań, wartości zaplanowanych zadań Kontrola w projekcie 3

4 Porównanie wyników z normami Kontrola w projekcie koszt bazowy 1947 Proces kontroli koszt rzeczywisty 2500 Ustalenie norm Pomiar wyników Porównanie wyników z normami Ocena i działanie Zadanie Stworzenie koncepcji systemu Parametry Normy/Wyniki Bazowe Aktualne Rzeczywiste Postęp 45% 30% 30% Data rozpoczęcia Koszt 1947 zł 2500 zł 2500 zł Praca 158,4 rh 105,6rh 105,6 rh Jaki jest stan projektu? Jakie są prognozy rozwoju sytuacji? Jakie działania podjąć? Ocena i prognoza Działania w procesie kontroli Ocena stanu Zadanie Parametry Odchylenia Stworzenie koncepcji systemu Czas Koszt Praca Rozpoczęcie zadania opóźnione 6 dni Koszt zadania przekroczony o 553 zł Praca opóźniona 52,8 roboczogodziny Ocena i działanie Prognoza Stworzenie koncepcji systemu Data zakończenia Koszt całkowity 7043 zł Pozostała praca 246,4 roboczogodziny Utrzymanie stanu Korekta odchyleń Zmiana norm Kontrola w projekcie 4

5 Działania korygujące Zwiększenie ilość zasobów: przydzielenie dodatkowych wykonawców, modyfikacja kalendarzy zasobów lub projektu, 3. Kontrola czasu w projekcie przydzielenie nadgodzin do zasobów. Zmiana relacji między zadaniami Zmiana rozkładu pracy zasobów Monitorowanie postępu prac w projekcie Plan bazowy Monitorowanie postępu prac Plan bazowy Sposoby rejestrowania postępu pracy Metody określania wielkości postępu prac Aktualizacja postępu prac Odchylenia i ich analiza Plan bazowy to zatwierdzony, finalny plan przedsięwzięcia zawierający informacje o zadaniach, zasobach i ich przydziałach. Plan bazowy stanowi wzorzec porównywany ze stanem faktycznym w celu monitorowania i kontroli postępu prac. Węższy zakres posiada plan pośredni: różni się on od bazowego tym, że zawiera tylko informacje o datach, nie określa natomiast danych o zasobach i ich zużyciu Kontrola w projekcie 5

6 Zapisywanie planu bazowego Rejestrowanie postępu prac w MS Project W programie MS Project postęp prac może być rejestrowany za pomocą: Okna Aktualizuj zadanie/projekt Paska narzędziowego Śledzenie Tabeli Śledzenie na Wykresie Gantta Okno Aktualizuj zadanie/projekt Okno aktualizacja projektu project Data aktualizacji Sposób aktualizacji projektu Kontrola w projekcie 6

7 Okno aktualizowanie zadania Pasek narzędziowy Śledzenie Stan zaawansowania zadania wyrażony w % statystyka projektu aktualizuj wg harmonogramu zmień harmonogram pracy wykonano % dodaj linię postępu aktualizuj zadania ustaw przypomnienie pasek narzędzi współpraca Tabela Śledzenie Metody określania wielkości postępu prac Metoda szacowania pracy wykonanej i pozostałej Metoda szacowania procentowego wykonania pracy Metoda przybliżenia procentowego Jak oszacować w jakim stopniu zadanie zostało wykonane? Kontrola w projekcie 7

8 Metoda szacowania pracy wykonanej i pozostałej Metoda szacowania procentowego wykonania pracy Jest najprostszą i najdokładniejszą metodą szacowania postępu w projekcie. Polega na raportowaniu przez uczestników wykonanej przez nich pracy. Metoda ta nie sprawdza się kiedy wykonawcy nie potrafią ocenić pracy, oraz kiedy zadania są niedokładnie zdefiniowane. Polega na oszacowaniu przez uczestnika projektu lub kierownika projektu i wyrażeniu w procentach stopnia wykonania zadania. Jest dość często stosowana ze względu na pozorną prostotę zapisu postępu, ale powoduje takie błędy jak: różnice w rozumieniu wartości, nie raportowanie wzrostu kosztów pracy pozostałej, uwarunkowania kolejnego szacowania poprzednim, relatywność wartości procentowej Metoda przybliżenia procentowego Aktualizacja projektu Polega na przypisywaniu każdemu zadaniu ustalonej wartości procentowej zależnej od stopnia zaawansowania jej wykonania lub dostarczenia wyniku. Zazwyczaj przyjmuje się kilka skrajnych wartości procentowych: 0% - dla zadania nierozpoczętego lub nieuzgodnionego; 25% - dla zadania zaraportowanego jako rozpoczęte; 50% - dla zadania zweryfikowanego i odrzuconego, jako wykonane błędnie i wymagające dalszych poprawek; 75% - dla zadania zaraportowanego, jako wykonane; 100% - dla zadania zweryfikowanego i zaakceptowanego jako wykonane poprawnie. Aktualizacja projektu polega na wprowadzania do planu bazowego danych o rzeczywistym (faktycznym) stanie realizacji zadań. Aktualizacja projektu może być dokonana poprzez wprowadzenie rzeczywistych wartości: postępu prac, czasu trwania zadań, kosztu zadań, wielkości pracy w zadaniach Kontrola w projekcie 8

9 Rodzaje danych Dane bieżące a dane bazowe Wyróżniamy następujące rodzaje parametrów opisujących postęp prac w projekcie: bazowe określone w momencie definiowania planu bazowego; aktualne bieżące, mogą się różnić od bazowych jeśli zostały wprowadzone zmiany; rzeczywiste parametry projektu po zrealizowaniu - dane rzeczywiste. Bieżący czas trwania Bazowy czas trwania Aktualizacja za pomocą Wykresu Gantta śledzenie Widok Wykres Gantta śledzenie Wykres Ganta śledzenie umożliwia porównywanie planu bazowego z rzeczywistym stanem realizacji. W tym widoku zobrazowane są zadania planu bazowego oraz zadania planu aktualnego i stopień ich realizacji; Procentowy wskaźnik realizacji poszczególnych zadań Zadanie planu aktualnego i jego zaawansowanie Warstwa górna (kolor czerwony dla zadań krytycznych i niebieski dla pozostałych ) reprezentuje rzeczywisty harmonogram projektu. Warstwa dolna (kolor szary) reprezentuje harmonogram bazowy Zadanie planu bazowego Kontrola w projekcie 9

10 Pojęcie odchylenia Tabela Odchylenia Odchylenie to różnica między bieżącymi (lub rzeczywistymi) parametrami zadania lub zasobu, a parametrami zapisanymi w planie bazowym. Odchylenia mogą pojawić się po utworzeniu planu bazowego i wprowadzaniu do harmonogramu rzeczywistych informacji. Pole Wykonano fizycznie % umożliwia aktualizację zadań, których wykonanie nie jest uzależnione od czasu trwania zadania Śledzenie i kontrola terminów w projekcie Kontrola terminów w projekcie Rodzaje terminów zadań w harmonogramie Sposoby aktualizacji projektu Wyszukiwanie i analiza odchyleń terminów Korygowanie i modyfikacja harmonogramu Kontrola w projekcie 10

11 Harmonogram Terminy w planie bazowym Harmonogramto wykres przedstawiający rozłożenie w czasie zadań lub zasobów projektowych. Określa szacowany czas oraz terminy realizacji poszczególnych zadań oraz zaangażowania zasobów. Harmonogram zapisany w planie bazowym stanowi wzorzec porównywany ze stanem faktycznym w celu monitorowania i kontroli terminowości realizacji projektu. Do harmonogramu projektu wprowadzane są informacje o: Planowanych datach rozpoczęcia i zakończenia zadań; Rzeczywistych datach rozpoczęcia i zakończenia zadań; Planowanym czasie trwania zadań; Rzeczywistym czasie trwania zadań Pozostałym czasie trwania zadania Aktualizacja czasu i terminów w projekcie Aktualizacja pozost. czasu trwania zadania Rzeczywisty czas trwania zadania Daty rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia zadania Pozostały czas realizacji zadania Aktualny czas realizacji zadania Kontrola w projekcie 11

12 Aktualizacja terminów realizacji zadania Wprowadzenie terminów rzeczywistej realizacji Terminy rzeczywistej realizacji zadania Terminy i czas rzeczywistej realizacji zadania Wyszukiwanie i analiza odchyleń terminów Sposoby modyfikacji harmonogramu Do wyszukiwania odchyleń terminów można wykorzystać tabelę Odchylenia na Wykresie Gantta. Zmiana czasu trwania zadań Weryfikacja i zmiana połączeń między zadaniami Zmiana dat oraz ograniczeń terminów realizacji zadań Opóźnianie lub nałożenie na siebie zadań Modyfikacja kalendarza projektu Odchylenia terminów rozpoczęcia i zakończenia zadania Kontrola w projekcie 12

13 Ocena wyników zmiany harmonogramu Po wprowadzeniu zmian do planu należy się upewnić, że nie będą one miały ujemnego wpływu na harmonogramy innych projektów zawierających współzależności z danym projektem. O wprowadzonych zmianach należy poinformować członków zespołu oraz inne osoby biorące udział w projekcie. 3. Kontrola czasu w projekcie Śledzenie i kontrola terminów w projekcie Budżet w planie bazowym Kontrola kosztów w projekcie Budżet i koszty w projekcie Aktualizacja kosztów w projekcie Wyszukiwanie i analiza odchyleń kosztowych Korygowanie i modyfikacja budżetu Budżet to zestawienie środków finansowych wydawanych na realizację wszystkich zaplanowanych zadań w projekcie. Budżet w planie bazowym zawiera informacje o wartościach planowanych. Śledzenie i kontrola realizacji budżetu ma zapewnić płynność finansową projektu, tak aby nakłady na jego realizację nie przekroczyły przyjętych wartości Kontrola w projekcie 13

14 Koszty w projekcie Aktualizacja kosztów W projekcie występują następujące rodzaje kosztów: Koszty rzeczywiste Koszty według harmonogramu Koszty według planu bazowego Aktualizacja kosztów w projekcie polega na wprowadzeniu do budżetu wielkości środków finansowych rzeczywiście wydatkowanych w związku z realizacją określonych zadań. Pomiar rzeczywistych kosztów poniesionych w projekcie może być dokonywany w odniesieniu do: zaplanowanych kosztów zadań, wartości zrealizowanych zadań. Aktualizacja może być wykonana automatycznie przez program lub ręcznie przez użytkownika Tabela koszt zadań Aktualizacja ręczna - tabela śledzenie kosztów Wprowadzenie rzeczywistej wartości kosztu zadania Przed wprowadzeniem rzeczywistego kosztu zadania Kontrola w projekcie 14

15 Wyszukiwanie odchyleń Analiza odchyleń Do analizy kosztów można wykorzystać odchylenia między kosztami według harmonogramu i kosztami według planu bazowego. Jeżeli na przykład planowany koszt zadania wynosi 50 zł, ale zadanie wykonano w połowie i koszt już osiągnął 35 zł, to: koszt według harmonogramu wynosi 60 zł (koszt rzeczywisty na bieżącą datę 35 zł, plus 25 zł oczekiwanych kosztów pracy pozostałej nad zadaniem). odchylenie kosztowe wynosi 10 zł (koszt rzeczywisty 60 zł minus koszt budżetowy 50 zł) Sposoby modyfikacji budżetu Usuwanie lub zmienianie przydziału zasobu Zmniejszanie stawek zasobów oraz stałych kosztów zasobów Zmiany czasów trwania zadań Modyfikowanie (zakresu/jakości) w projekcie 3. Kontrola czasu w projekcie Kontrola w projekcie 15

16 Metoda wartości wypracowanej Metoda wartości wypracowanej - zmienne Metoda wartości wypracowanej (Earned Value Metod EVM) służy do oceny zgodności i odchyleń kosztów w projekcie. Jej założeniem jest odzwierciedlenie czasu w pieniądzu. Odpowiada na pytanie co zostało zrobione w ramach poniesionych kosztów i jak ma się to do wartości planowanych. Pozwala prognozować czas oraz koszty ukończenia projektu. Metoda wartości wypracowanej opiera się na trzech zmiennych: PV (planned value) określa koszt prac zaplanowanych EV (earned value) wartość wypracowana. Określa wartość prac zrealizowanych. AC (actual cost) faktycznie poniesione wydatki. SKK (Szacowany koszt końcowy) przedstawia oczekiwany koszt całkowity określony na podstawie wydajności do daty stanu. OKC (Odchylenie końcowe) pokazują różnicę między budżetem końcowym, a szacowanym kosztem końcowym Metoda wartości wypracowanej - terminy Metoda wartości wypracowanej - rysunek Skrót Pełna nazwa polski angielski EV Budżetowy koszt pracy wykonanej BKPW BCWP PV Budżetowy koszt pracy zaplanowanej BKPH BCWS AC Rzeczywisty koszt wykonanej pracy RKPW ACWP SV Odchylenie od harmonogramu OHR SV SPI Wskaźnik realizacji harmonogramu WWH SPI CV Odchylenie kosztowe OKS CV CPI Wskaźnik realizacji kosztów WKK CPI Szacowany koszt końcowy SKK Odchylenie końcowe OKC odchylenie kosztów NData bieżąca koszty rzeczywiste AC PV EV odchylenie harmonogramu planowany budżet Wartość wypracowana Planowany termin zakończenia projektu Kontrola w projekcie 16

17 Metoda wartości wypracowanej - miary Metoda wartości wypracowanej - wskaźniki Bazując na tych zmiennych można określić: CV (cost variance) odchylenie kosztowe. CV = EV AC. Wartość CV > 0 oznacza, że wartość zrealizowanych prac przekracza poniesione na ten cel wydatki. SV (schedule variance) odchylenie harmonogramu. SV = EV PV. Wartość tego wskaźnika niższa niż 0 wskazuje na opóźnienia w realizacji projektu. CPI (cost performance index) wskaźnik realizacji kosztów CPI = EV / AC. Jeżeli jego wartość jest większa od 1, to oznacza, że wartość wykonanych prac jest większa niż poziom wydatkowanych środków. Więc w projekcie są oszczędności. SPI (schedule performance index) wskaźnik realizacji harmonogramu. SPI = EV/PV. Wartość tego wskaźnika większa niż 1 oznacza, że wykonano więcej pracy niż planowano w harmonogramie Przykład zastosowania metody EVM Przykład zastosowania metody EVM PLAN na 24 dni 6 zadań po 100 zł za każde POWINNO BYĆ 3 zadania za 300 zł WYKONANIE po 12 dniach JEST 2 zadania na które wydano 250 zł PLAN na 24 dni 6 zadań po 100 zł za każde PV 3 zadania za 100 zł PV = 300 WYKONANIE po 12 dniach EV 2 zadania EV = 200 AC 2 zadania AC = Analiza finansowa projektu Kontrola w projekcie 17

18 Metoda wartości wypracowanej - rysunek Wskaźnik realizacji kosztów CPI budżet CPI= EV / AC CPI = 200 / 250 = 0,8 300 zł 250 zł 200 zł CV odchylenie kosztów CV= EV AC = 50 PV AC EV SV odchylenie harmonogramu SV= EV PV = 100 Szacowany koszt na zakończenie projektu wynosi: Planowany koszt projektu / CPI = 600 / 0,8 = 750 zł lub dni * 125 = 750 zł Wskaźnik realizacji harmonogramu SPI TOMASZ ŁUKAS ZEWSKI I N S T Y T U T I N F O R M AT Y K I W Z A R Z Ą D Z A N I U SPI= EV / PV SPI = 200 / 300 = 0,67 Prognozowany czas zakończenia projektu wynosi: Planowany czas projektu / SPI = 24 / 0,67 = 36,36 dnia Dziękuję za uwagę 71 Kontrola w projekcie 18