Zarządzanie projektami. dr Oskar Szumski

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami dr Oskar Szumski

2 Literatura Wilczewski S, MS Project 2010 i MS Project Server Efektywne zarządzanie projektem i portfelem projektów, Helion, Warszawa, 2011 Microsoft Office Project 2010 Microsoft Official Academic Course MS DreamSparkPremium Egzaminy certyfikacyjne firmy Microsoft Managing Projects with Microsoft Project 2010

3 Tematyka zajęć Wprowadzenie do zarządzania projektami Określanie projektu Zarządzanie zadaniami Zarządzanie zasobami Przydzielanie zasobów do zadań Tworzenie kalendarza w projekcie Koszty projektu Optymalizacja projektu Kontrola realizacji projektu Tworzenie raportów Praca zespołowa nad projektem

4 Interfejs użytkownika arkusz zadań i wykres Gantta Arkusz zadań Wykres Gantta

5 Widoki danych w MS Project widok arkusza widok wykresu widok formularza

6 Widok arkusza zadań

7 Widok arkusza zasobów

8 Widok wykresu Gantta

9 Widok formularza zadań

10 Tworzenie nowego projektu Wykorzystanie szablonu Wykorzystanie MS Project Server Stworzenie wszystkich elementów projektu samodzielnie

11 Korzystanie z szablonów z witryny Office.com &av=zpj&axinstalled=1&c=0

12 Definiowanie właściwości projektu

13 Wybór sposobu tworzenia harmonogramu projektu Od daty rozpoczęcia projektu Od daty zakończenia projektu

14 Zadanie typu punkt kontrolny (PK) Zadanie typu punkt kontrolny to zdarzenie, które oznacza kluczowy moment realizacji projektu i ma rolę zarządczą. Zadanie będzie punktem kontrolnym, gdy jego czas trwania zostanie ustawiony na 0. Przykłady: zakończenie etapu planowania rozpoczęcie prac budowlanych zakończenie prac remontowych

15 Zadania sumaryczne c.d. Tworząc strukturę projektu należy podzielić zadania na odpowiednie etapy, nazywane zadaniami sumarycznymi. W ich skład wchodzą zadania podrzędne, które określają daty rozpoczęcia i zakończenia zadania sumarycznego Struktura hierarchiczna projektu zadanie sumaryczne 1 zadanie sumaryczne 2 - zadanie podrzędne 1 - zadanie podrzędne 2 (zadanie) -- zadanie podrzędne 1 (podzadanie) -- zadanie podrzędne 2 (podzadanie) - zadanie podrzędne 3 - zadanie podrzędne 1 - zadanie podrzędne 2

16 Typy poprzedników (relacji) Zakończenie Rozpoczęcie (ZR) Rozpoczęcie Rozpoczęcie (RR) Zakończenie Zakończenie (ZZ) Rozpoczęcie Zakończenie (RZ)

17 Typ relacji: Zakończenie Rozpoczęcie (ZR) Jest to domyślna relacja występująca przy łączeniu zadań Połączone zadania wykonywane są w sekwencji jedno po drugim Przykład: zburzenie muru wywiezienie gruzu

18 Typ relacji: Rozpoczęcie Rozpoczęcie (RR) połączone zadania rozpoczną się równolegle lub zadanie drugie w kolejności rozpocznie się przed zakończeniem poprzedniego Przykład: Definiowanie wymagań użytkowników Definiowanie wymagań technicznych systemu

19 Typy relacji: Zakończenie Zakończenie (ZZ) drugie zadanie nie może się zakończyć, dopóki nie dobiegnie kresu pierwsze, ale zawsze może zakończyć się później Tego typu relacji używa się, kiedy zakończenie dwóch zadań powinno nastąpić w tym samym czasie. Przykład: kładzenie kafelków - fugowanie

20 Typy relacji: Rozpoczęcie Zakończenie (RZ) W tej relacji zostaje zamieniona kolejność zadań, wynikająca z arkusza zadań jedno zadanie nie może się zakończyć, dopóki inne się nie rozpocznie Zwykle ten typ relacji jest stosowany pomiędzy zadaniami z różnych etapów projektu

21 Rodzaje zasobów Do zasobów zalicza się: pracowników, sprzęt, materiały i zasoby finansowe niezbędne do realizacji zadań. W MS Project wyróżniamy zasoby typu: Materiał, Praca, Koszt. Dodatkowo w zasobach typu praca wyróżniamy Zasób ogólny (rodzajowy) jest to konstrukcja ideowa przydatna w początkowych fazach tworzenia projektu.

22 Definiowanie zasobów Nazwa zasobu powinna jednoznacznie opisywać sam zasób. Np. kierownik, firma doradcza. Typ zasobu Praca lub Materiał. Typ Praca należy wybierać dla tych zasobów, które są odnawialne, to znaczy można z nich korzystać wielokrotnie w trakcie projektu, np. brygadzista, komputer. Typ Materiał należy wybierać dla tych zasobów, które mogą być wykorzystane jednokrotnie, np. kafelki, cement.

23 Definiowanie zasobów c.d. Etykieta materiału pole dostępne tylko dla zasobu typu Materiał. Określa jednostkę materiał, np. kilogramy, sztuki, litry. Inicjały zawartość tego pola generowana jest automatycznie z pierwszych liter wyrazów nazwy zasobu; może być modyfikowana przez użytkownika

24 Definiowanie zasobów c.d. Grupa umożliwia przypisanie zasobu do jednej ze zdefiniowanych samodzielnie grup, np. marketing, podwykonawcy, kierownictwo. Maks. Jednostek pole dostępne tylko dla zasobów typu Praca. Określa maksymalną dostępność danego zasobu w projekcie, np. 50% brygadzista, 200% malarz.

25 Definiowanie zasobów c.d. Stawka zasadnicza: Dla zasobów typu Pracaokreśla koszt godziny pracy danego zasobu. Dla zasobów typu Materiałokreśla koszt jednostki miary danego materiału, np. litr, metr, sztuka.

26 Definiowanie zasobów c.d. Stawka za nadgodziny: Można ją definiować tylko dla zasobu typu Praca. Koszt godziny pracy danego zasobu w czasie ponadwymiarowym

27 Definiowanie zasobów c.d. (koszt każdego wykorzystania) Koszt każdego wyk.: Dla zasobu typu Pracajest on naliczany za każdym razem, gdy dany zasób jest wykorzystywany. Przykład: skorzystanie z porady prawnika (w kancelarii, nieetatowego pracownika). Każda porada 100 zł. Dwie czynności (zadania) wymagające porady prawnika 2 x 100 zł. Płacimy, za każde jedno użycie jednostki tego zasobu.

28 Definiowanie zasobów c.d. (koszt każdego wykorzystania) c.d. Koszt każdego wyk.: Dla zasobu typu Materiał koszt każdego wykorzystania jest naliczany tylko raz bez względu na to ile jednostek zasobu zostanie zużytych w danej czynności. Przykład: jeżeli koszt wykorzystania zasobu Kafelki wynosi 1000 zł, a do jednej czynności przydzielono 10 m2 kafelków (przyjmijmy, że koszt 1 m2 kafelków wynosi 30 zł), to koszty związane z kafelkami w tej czynności będą wynosiły 1000 zł + 10 x 30 zł = 1300 zł. Jeżeli ta sama ilość kafelków będzie wykorzystywana w pięciu różnych czynnościach, to koszt całkowity związany z kafelkami wynosi 5 x (1000 zł + 10 x 30 zł) = 6500 zł (porównaj do kwoty 2500 zł, przy jednokrotnym zakupie)

29 Definiowanie zasobów c.d. Naliczanie określa sposób naliczania kosztów związanych z wykorzystaniem zasobu. Mogą one być naliczane na początku lub na końcu trwania zadania bądź proporcjonalnie do czasu jego trwania. Kalendarz bazowy określa, w jakich godzinach i dniach pracuje dany zasób. Cecha określana jest dla zasobów typu Praca. Dla zasobów typu materiał cecha ta przyjmuje domyślną wartość 24h na dobę. Kod dodatkowy parametr, który później może być używany do filtrowania i sortowania zasobów.

30 Zasób ogólny (rodzajowy) Podczas tworzenia projektu może zdarzyć się, że danego zadania nie będzie można przyporządkować do określonego zasobu (Praca). W takim przypadku tworzy się zasób ogólny (rodzajowy),a w dalszych pracach nad projektem przyporządkowuje się to zadanie konkretnej osobie. Przykład: malowanie ścian. Na początku możemy nie wiedzieć komu konkretnie przydzielić zadanie pomalowania więc tworzymy zasób ogólny malowanie ścian.

31 Dodawanie zasobu ogólnego (rodzajowego) W oknie Informacje o zasobie, w zakładce Ogólne, po prawej stronie należy zaznaczyć typ Ogólne.

32 Dostępność zasobów w czasie Istnieje możliwość zdefiniowana maksymalnej liczby jednostek danego zasobu dla danego projektu, która w czasie trwania projektu może ulegać zmianom Przykład: malarz przebywa na urlopie

33 Zmienność stawek zasobów w czasie W przypadku długotrwałych projektów może wystąpić zmiana (wzrost lub spadek) kosztów zasobów. Przykład: spadek ceny paliwa, wzrost stawki godzinowej grafika, spadek wynagrodzenia prezesa.

34 Określanie zmienności stawek zasobów w czasie

35 Typy rezerwacji zasobów Typy rezerwacji: Przydzielony (domyślny), Proponowany. Ustanowienie tej cechy ma charakter informacyjny. Rezerwacja Przydzielony informuje, iż zasób (np. osoba) będzie na pewno zaangażowana w realizację projektu. Rezerwacja Proponowanyoznacza, że chcemy by zasób (np. osoba) był zaangażowany w projekt, ale jeszcze nie zostało to zaakceptowane. Po otrzymaniu potwierdzenia odnośnie przydzielenia danego zasobu do projektu zmieniamy typ rezerwacji z Proponowany na Przydzielony.

36 Definiowanie typu rezerwacji zasobu

37 Przydzielanie zasobów Można skorzystać prawego klawisza myszy (po zaznaczeniu zadania) a następnie wybrać Informacje o zadaniu, a następnie zakładkę Zasoby

38 Przydzielanie zasobów Zasoby do zadań można przydzielać z wykorzystaniem menu Zasób/Przydziel zasoby (Alt + F10)

39 Przydzielanie zasobów Definiując zasoby określamy (dla zasobów typu praca) maksymalną ilość jednostek zasobu jaka może być wykorzystana w projekcie. Domyślnie jest to 100 %. Należy o tym pamiętać przydzielając zasoby do zadań.

40 Filtrowanie typów zasobów w oknie Przydzielanie zasobów W dużych projektach, w tracie przydzielania zasobów do zadań możemy napotkać problem wyszukania właściwego zasobu na liście zasobów. Pomocnym rozwiązaniem jest ustawnie filtru typów zasobów.

41 Filtrowanie typów zasobów w oknie Przydzielanie zasobów - realizacja

42 Pracochłonność zadań Pracochłonność zadań jest wyrażona w roboczogodzinach i określa, jak długo musiałby pracować pojedynczy zasób (osoba) nad wybranym zadaniem, aby mogło ono być ukończone. Praca = liczba jednostek zasobu x czas trwania zadania Przykład: zadanie sprzątanie, wykonawcy: 1 sprzątaczka, 2 osoby pomagające. Czas trwania zadania 4h. 1 x 4h + 2x4h = 12h. Pracochłonność wynosi 12 roboczogodzin.

43 Typy zadań MS Project wyróżnia: Zadania o stałej pracy, Zadania o stałej liczbie jednostek, Zadania o stałym czasie trwania. Typ zadań określa, co stanie się, jeżeli jedne z trzech parametrów wzoru na pracochłonność zadania(praca, czas trwania bądź ilość zasobów) zostanie zmieniony

44 Typy zadań korekty jednostek, czasu, pracy Zadanie Korekta jednostek Korekta czasu trwania Korekta pracy Zadanie o stałej liczbie jednostek Czas trwania jest obliczany ponownie Praca jest obliczana ponownie Czas trwania jest obliczany ponownie Zadanie o stałej pracy Czas trwania jest obliczany ponownie Jednostki są obliczane ponownie Czas trwania jest obliczany ponownie Zadanie o stałym czasie trwania Praca jest obliczana ponownie Praca jest obliczana ponownie Jednostki są obliczane ponownie

45 Zmiana typu zadania c.d.

46 Zadania cykliczne Wstawianie zadania cyklicznego

47 Typy kalendarzy w MS Project MS Project daje możliwość zdefiniowania następujących kalendarzy: kalendarz projektu kalendarz zadania kalendarz zasobu Każdy z utworzonych projektów ma domyślnie przypisany kalendarz standardowy, wg którego odbywa się praca zasobów i realizacja zadań

48 Hierarchia kalendarzy Hierarchia kalendarzy przy tworzeniu harmonogramu: 1) kalendarz zasobu(jeśli jest zmieniony w stosunku do standardowego), 2) kalendarz zadania(jeśli jest przypisany), 3) kalendarz projektu Jeżeli do zadania został przypisany kalendarz, możliwe jest zignorowanie kalendarza zasobu. Dzięki temu kalendarz zadania będzie jako pierwszy wzięty pod uwagę przy tworzeniu harmonogramu

49 Ignorowanie kalendarza zasobu

50 Domyślne kalendarze W MS Project dostępne są trzy domyślne kalendarze: Zmiana nocna Standardowy 24 godzinny (praca wykonywana jest 24 / 7

51 Kalendarz zadania Kalendarz zadanie określa, kiedy dane zadanie może być wykonywane. Domyślnie, do żadnego zadania nie jest przypisany konkretny kalendarz. Zadania wykonywane są według kalendarza projektu. Jeżeli do zadania przydzielony jest konkretny zasób, to zadnie wykonywane jest według kalendarza tego zasobu.

52 Typy kosztów Koszt całkowity projektu = koszty zmienne zadań + koszty stałe przypisane do zadań W MS Project: koszty zmienne są wyliczane na podstawie czasu trwania zadań i stawek zasobów, koszty stałe są przypisywane do zadań przez menedżera.

53 Koszty stałe i koszty zadań Koszty stałe (KS) są ustalane przez użytkownika (menedżera) indywidualnie dla każdego zadania. Koszty stałe (KS) mogą być przypisane zarówno do zadania sumarycznego jak i do zadań podrzędnych. Koszty zmienne zadania sumarycznego (KZS) są sumą kosztów zmiennych zadań podrzędnych (KZ) Koszty stałe zadania sumarycznego (KSS) nie są sumą kosztów stałych zadań podrzędnych (KS) Koszty całkowite zadania sumarycznego (KCS) są sumą kosztów całkowitych zadań podrzędnych (KC) oraz kosztów stałych zadania sumarycznego (KSS).

54 Koszty stałe w zadaniu sumarycznym oraz w zadaniu podrzędnym W celu dodawania kosztów stałych do zadań dodaj kolumnę Koszt stały

55 Koszty zadań vs koszty zasobów MS Project koszty projektu można przedstawić z punku widzenia zadań lub zasobów W przypadku prezentacji kosztów z punku widzenia zadań mówimy o kosztach wykonania poszczególnych zadań W przypadku prezentacji kosztów z punktu widzenia zasobów mówimy o kosztach wykorzystania zasobu w projekcie

56 Widok kosztów w arkuszu zadań i arkuszu zasobów W widoku arkusza zadań wybierz Widok > Tabele > Koszt

57 Sposoby naliczania kosztów W MS Project można ustawić jeden z powyższych sposobów naliczania kosztów : Rozp. (rozpoczęcie) - płatność z góry, w momencie rozpoczęcia zadania. Proporcjonalnie - koszt rozłożony jest równomiernie na wszystkie dni wykonywania zadania. Na końcu - płatność z dołu, w momencie zakończenia zadania.

58 Rozkład kosztów w czasie Widoki Obciążenie zasobów i Obciążenie zadaniami pozwalają na przedstawienie informacji o rozłożeniu kosztów w czasie. W ten sposób można zauważyć jak wysokie koszty będą ponoszone w poszczególnych: dniach, tygodniach lub latach. W widoku Obciążenie zasobów zaprezentowane są zasoby oraz zadania do których zostały przydzielone. W widoku Obciążenie zadaniamiprzedstawiono zadania oraz przydzielone do nich zasoby.

59 Raporty projektu MS Project na podstawie wprowadzonych danych umożliwia tworzenie raportów Wyświetlanie raportu: Projekt > Raporty Raporty zostały podzielone na 6 grup: Omówienie, Działania Koszty, Przydziały, Obciążenie Niestandardowe

60 Identyfikacja przeciążonych zasobów Widok Wykres Gantta (do tego zadania są przydzielone zasoby z nadmierną alokacją) Widok Arkusz zasobów (zasób ma nadmierną alokację) Widok Obciążenie zadaniami (do tego zadania są przydzielone zasoby z nadmierną alokacją) Widok Obciążenie zasobami (zasób ma nadmierną alokację) Wykres zasobów (zasób z nadmierną alokacją) Raport Zasoby z nadmierną alokacją

61 Sposoby rozwiązywania przeciążenia zasobów Opcje Zwiększenie czasu trwania Zaplanowanie ponownie dla dostępnej daty Zmniejszenie pracy Zmiany w harmonogramie wprowadzane przez użytkownika: Zwiększenie ilości danego zasobu Zmiana data rozpoczęcia / zakończenia zadania Wykorzystanie innych dostępnych zasobów do wykonania pracy przeciążonego zasobu

62 Praca w nadgodzinach Kolejnym sposobem radzenia sobie z przeciążeniem zasobu jest zlecanie pracy w nadgodzinach. Stosowana jest wtedy zdefiniowana stawka zasobu za pracę w nadgodzinach Praca (całkowita) = praca zwykła + praca w nadgodzinach Nadgodziny można przypisywać w widoku Wprowadzanie zadań

63 Bilansowanie zasobów Rozwiązaniem problemu przeciążenia zasobów może być przenoszenie nakładających się zadań automatyczne, lub też manualne W MS Project nazywa się to bilansowaniem zasobów Bilansowanie może spowodować przesunięcie zadań (poprzez dodanie opóźnienia bilansującego), lub ich podział

64 Skracanie czasu trwania projektu Ścieżka krytyczna to powiązane ze sobą zadania o zerowym zapasie czasu (zadania krytyczne) Jakiekolwiek opóźnienie na ścieżce krytycznej przełoży się na opóźnienie całego projektu, zaś skrócenie czasu trwania zadań ze ścieżki krytycznej przełoży się na szybsze zakończenie projektu MS Project pozwala pokazywać ścieżkę krytyczną w różnych widokach (Diagram sieciowy, Wykres Gantta śledzenie, Wykres Gantta)

65 Plan bazowy Realistyczny, ustalony i zaakceptowany przez osoby zaangażowane w realizację projektu plan, który ma być wykonany Podstawa do rozliczania osób odpowiedzialnych Podstawa do wyszukiwania odchyleń Tworzymy po zakończeniu planowania, ale zanim zaczniemy realizację MS Project pozwala na zapis 11 planów bazowych

66 Dane zapisywane w planie bazowym_1 Dla zadania Daty zakończenia i rozpoczęcia Czas trwania Praca do wykonania (aby było zakończone) Koszty do poniesienia (aby było zakończone) Informacje o podziale zadania Rozkład pracy i kosztów w czasie

67 Dane zapisywane w planie bazowym_2 Dla zasobu Praca do wykonania w projekcie Koszty poniesione w związku z zasobem Rozkład pracy i kosztów w czasie Dla przydziału Rozpoczęcie i zakończenie przydziału zasobu do zadania Praca do wykonania w zadaniu przez konkretne zasoby Koszty wynikające z przydziału zasobów do zadań Rozkład pracy i kosztów w czasie

68 Plany pośrednie Analogicznie jak w przypadku planów bazowych można zapisywać plany pośrednie Są one mniej szczegółowe, gdyż zawierają tylko informacje o datach rozpoczęcia i zakończenia zadań, bez uwzględniania kosztów i przydziałów

69 Wartości rzeczywiste Aby móc się uczyć w oparciu o doświadczenia realizowanych projektów ważne jest porównywanie planów z rzeczywistą realizacją W tym celu potrzebujemy gromadzić dane rzeczywiste

70 Analiza odchyleń Odchyleniami nazywamy różnice między planem a wykonaniem Odchylenia mogą polegać na przekroczeniu zaplanowanych terminów, modyfikacji czasu trwania zadań, czy też przekroczeniu kosztów Ustalenie przyczyn odchyleń jest istotne na potrzeby kolejnych realizowanych projektów ( lessons learned )

71 Raport wartość wypracowana BKPH (budżetowy koszt pracy według harmonogramu) zawierają skumulowane okresowe koszty według planu bazowego, poniesione do daty stanu lub daty bieżącej. Wersja okresowa tych pól pokazuje wartości rozłożone w czasie BKPW (budżetowy koszt pracy wykonanej) OHR (odchylenie od harmonogramu) RKPW (koszt rzeczywisty pracy wykonanej) zawiera koszty poniesione w związku z pracą nad zadaniem do daty stanu projektu lub daty bieżącej. OKS (wartość wypracowana na odchyleniu kosztu) SKK (szacowany koszt końcowy)

72 Projekt techniczny / wykonawczy Typy projektów: projekt techniczny projekt konstrukcyjny

73 Fazy projektu objęte zaliczeniem

74 Dziękuję za uwagę