Harmonogramowanie czynności MS Project instrukcja (wersja II)

Transkrypt

1 Opis posługiwania się programem MS Project 2013 w zakresie przydatnym do wykonania ćwiczenia: Planowanie przedsięwzięć dr inż. I. Żółtowska I.Zoltowska@ia.pw.edu.pl Uruchomienie programu Program działa pod kontrolą systemu Windows. Do posługiwania się nim jest przydatna umiejętność korzystania z tego systemu, przede wszystkim otwierania, uaktywniania, zamykania i zwijania okien, przesuwania ich i zmiany rozmiarów oraz posługiwania się różnymi elementami sterującymi (suwakami, przyciskami itp.). Program można uruchomić poprzez menu Start-> Microsoft Office -> Project. Rozpoczynanie tworzenia projektu Po uruchomieniu programu (a także po wybraniu w menu Plik tworzenia projektu od nowa Nowy) pojawia się na ekranie widok Wykres Gantta przeznaczony na wpisywanie danych w tabeli (lewa część ekranu) oraz na przedstawianie graficzne projektu w czasie (prawa część) Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.. Interfejs programu składa się z następujących kart umieszczonych na wstążce: Plik operacje na pliku (zapisywanie, otwieranie, itp.), drukowanie oraz definiowanie opcji dla projektu; Zadanie operacje związane z zadaniami, np. definiowanie właściowości, poprzedników, określenie sposobu harmonogramowania; Zasób operacje związane z zasobami w projekcie, m.in. bilansowanie; Raport narzędzia raportowania; Projekt definiowanie podstawowych informacji o projekcie, jak np. data rozpoczęcia czy kalendarz; Widok przełączanie się pomiędzy widokami, ustawianie skali czasu; Formatowanie narzędzia formatowania dla wybranego narzędzia widoku, np. dla Wykres Gantta (widok domyślny) ustawianie widoczności zadań krytycznych. Rysunek 1 Okno Project 2013 zaraz po uruchomieniu Tworzenie projektu warto rozpocząć wprowadzeniem informacji opisowych, jak tytuł, temat, nazwisko. Przejdź do karty Plik i kliknij sekcję Informacje, następnie wybierz polecenie Informacje o projekcie i Właściwości zaawansowane Rysunek 2. Wpisz siebie jako autora. - 1/8 -

2 Rysunek 2 Właściwości projektu Następnie należy podać podstawowe informacje, jak: Data rozpoczęcia w Plik->Informacje->Data rozpoczęcia;standardowo jest to dzień bieżący, wpisz dzień następny lub najbliższy poniedziałek, najlepiej korzystając z kalendarza dostępnego po kliknięciu strzałek umiejscowionych na końcu odpowiednich pól tekstowych. Kalendarz projektu w Plik->Informacje->Kalendarz projektu ; Zostawiamy kalendarz Standardowy definiuje on godziny pracy od 9:00 do 18:00 z godzinną przerwą (od 13 do 14) oraz wolne weekendy. Wprowadzenie danych dotyczących czasu trwania operacji Wprowadzanie danych (w widoku Wykres Gantta) odbywa się podobnie jak w arkuszach kalkulacyjnych lub bazach danych. Każdy wiersz tabeli odpowiada odrębnemu zadaniu, czyli operacji w naszym przedsięwzięciu. Należy podać nazwy operacji w kolumnie Nazwa zadania, a następnie czasy ich trwania (Czas trwania). Czasy trwania standardowo wyrażane są w dniach (d) - wystarczy wówczas wpisywać same liczby bez symbolu jednostki. Po wprowadzeniu czasu trwania zmienia się odpowiednio długość prostokąta w prawej części ekranu. Zauważ, że w kolumnie Tryb zadania automatycznie ustawia się planowanie ręczne (Zaplanuj ręcznie). W tym trybie Project nie wylicza dat rozpoczęcia i zakończenia zadań na podstawie relacji z innymi zadaniami, dlatego należy przestawić się na tryb Zaplanowane automatycznie. Najprościej to zrobić klikając w lewym dolnym rogu okna Project na napisie Nowe zadania: zaplanowane ręcznie Rysunek 3. Można to też zdefiniować w karcie Plik->Opcje->Harmonogram->Opcje harmonogramu->nowe zadania. Rysunek 3 Ustawianie trybu zadań W trybie planowania automatycznego Project domyślnie szacuje czas trwania operacji na 1 dzień. Należy wpisać ręcznie odpowiednie wartości i usunąć znak zapytania (lub odznaczyć pole Szacowany w okienku ukazującym informacje o zadaniu po dwukrotnym kliknięciu) Rysunek /8 -

3 Rysunek 4 Wprowadzanie czasu trwania operacji Wprowadzanie powiązań między operacjami Wprowadzanie relacji poprzedzania między operacjami obywa się poprzez łączenie zadań. Można je przeprowadzić na kilka sposobów, np. używając ikony (Połącz zadania) znajdującej się w sekcji Harmonogram najpierw należy w tabeli wskazać myszą jedną z łączonych operacji, a następnie przy naciśniętym klawiszu Ctrl drugą; po zaznaczeniu obu operacji należy nacisnąć przycisk Połącz zadania (lub nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl-F2). Bezpośrednio po naciśnięciu go zmienia się odpowiednio obraz przedsięwzięcia w prawej części ekranu: operacja poprzedzana jest odpowiednio przesuwana oraz pojawia się linia ze strzałką łącząca operacje. (Uwaga, program zakłada, że z dwóch zaznaczonych operacji ta, która została zaznaczona jako pierwsza, jest wcześniejsza w relacji poprzedzania.). Innym wygodnym sposobem jest wpisanie w kolumnie Poprzedniki numerycznych identyfikatorów operacji, które są poprzednikami danej operacji - Rysunek 5. Rysunek 5 Operacje z wprowadzonymi relacjami poprzedzania - 3/8 -

4 Odczytywanie i ocena planu przedsięwzięcia Standardowy sposób planowania terminów operacji zakłada wykonywanie ich w najwcześniejszym możliwym terminie. Tym samym, jeżeli w problemie planowania nie występują dodatkowe ograniczenia (lub się ich nie uwzględnia), to termin zakończenia przedsięwzięcia jest najwcześniejszy z możliwych. Termin ten można odczytać z wykresu Gantta. Jest on także dostępny w Projekt->Informacje o projekcie->statystyka ->Czas trwania. Wygodnym sposobem odczytania czasu trwania przedsięwzięcia jest pokazanie zadania sumarycznego projektu. Aby je wyświetlić należy przejść do karty Plik->Opcje->Zaawansowane i w sekcji Opcje wyświetlania dla tego projektu należy zaznaczyć opcję Pokaż zadanie sumaryczne projektu. Wskazanie ścieżki krytycznej Ścieżka krytyczna jest tworzona przez zadania krytyczne, czyli takie, które mają zerowy zapas czasu, a ich wydłużenie powoduje wydłużenie czasu trwania przedsięwzięcia. Wyświetlenie ścieżki krytycznej na wykresie Gantta (widok Wykres Gantta) poprzez oznaczenie zadań krytycznych na czerwono osiągamy zaznaczając na karcie Formatowanie opcji Zadania krytyczne. Ścieżkę krytyczną tworzy ciąg operacji krytycznych. Ścieżka krytyczna jest też wyświetlana domyślnie w widoku Wykres Gantta śledzenie. Aby ograniczyć wykres Gantta do operacji krytycznych należy w karcie Widok wybrać Filtr: Krytyczne. Wybranie Filtr: [Bez filtrowania] przywraca przedstawianie wszystkich operacji. Odczytanie zapasów terminów rozpoczęcia operacji Będąc w widoku Wykres Gantta (np. poprzez kartę Widok) należy przeciągnąć myszą w prawo pionową linię rozdzielającą część tablicową ekranu od wykresu Gantta, tak aby odsłonić kolumny: Dodaj nową kolumnę. Po kliknięciu dodajemy Swobodny zapas czasu oraz w kolejnej kolumnie Całkowity zapas czasu i odczytujemy zapasy czasu poszczególnych operacji. Oprócz podstawowej opcji przewidującej planowanie operacji w najwcześniejszym możliwym terminie, program umożliwia wprowadzanie ograniczeń w rodzaju "jak najpóźniej", "rozpocznij nie później niż", "zakończ dokładnie dnia" itp. Opcje te nie muszą być wykorzystywane w ćwiczeniu, ale można je znaleźć w parametrach poszczególnych operacji (np. podwójnie klikając na operacji i wybierając Zaawansowane) lub dodając kolumnę Typ ograniczenia. Uwaga. Jeżeli na ekranie nie mieści się wykres całego przedsięwzięcia, to można w karcie Widok zmienić skalę, lub w szczególności kliknąć na lupę Cały projekt. Odczytanie pełnej informacji o poszczególnych operacjach Po podwójnym szybkim naciśnięciu przycisku myszy na wybranej operacji w tablicy obok wykresu Gantta otwiera się okno Informacje o zadaniu ze szczegółową informacją o operacji rozłożoną na kilku zakładkach (np. informacja o jej poprzednikach znajduje się na zakładce Poprzedniki). Wprowadzenie zasobów Zasobami w projekcie mogą być ludzie, materiały i sprzęt niezbędny do wykonania zadania. Odpowiadają im typy zasobów: Praca, Materiał i Koszt. Aby zdefiniować zasoby należy w karcie Zasób wybrać widok Formularz Zasobu (w sekcji Widok). Dla zasobu typu Praca wypełniamy następujące pola Rysunek 6 : - Nazwa: podajemy tu nazwę zasobu, czyli Pracownik w naszym przykładzie. - Maks. Jedn.: domyślnie ilość zasobów jest wyrażana w procentach, czyli 100% oznacza jednego pracownika. W polu należy podać liczbę zgodną z danymi przedsięwzięcia, przemnożoną przez 100%. - Stawka zasadnicza: określa ile kosztuje godzina pracy danego zasobu, należy wprowadzić kwotę zgodnie z danymi przedsięwzięcia. - Stawka za nadgodziny: określa ile kosztuje praca zasobu w nadgodzinach. - 4/8 -

5 Rysunek 6 Widok formularza zasobów Przydzielanie zasobów Dla każdej operacji można przypisać zasoby, podając ich nazwę i ilość. Należy w tym celu dwukrotnie kliknąć na wybranej operacji (pole Nazwa zadania w tabeli) i wybrać zakładkę Zasoby, po czym rozwinąć opcje w kolumnie Nazwa zasobu, gdzie możemy wybrać zdefiniowanego wcześniej Pracownika. W kolumnie Jednostki podajemy wartość zgodnie z danymi zadania dla danej operacji. Możemy też posłużyć się ikoną Przydziel zasoby (karta Zasób, sekcja Przydziały), gdzie po ukazaniu się okna dialogowego podamy liczbę w kolumnie Jednostki i klikniemy Przydziel. Uwaga! Odradzamy przydzielanie zasobów poprzez kolumnę Nazwy zasobów, gdyż wtedy domyślnie program przyjmuje że czas trwania jest podany dla jednego pracownika, a wpisanie większej liczby spowoduje skrócenie czasu trwania zadania! Warto zwrócić uwagę, że pracochłonność poszczególnych operacji jest wyrażona w roboczogodzinach, czli czas trwania operacji jest określony dla danego przydziału zasobu kolumna Pracownicy w danych do ćwiczenia. Oznacza to, że przykładowo dla operacji a, której Czas nominalny wynosi 3 dni przy 3 pracownikach, pracochłonność wynosi 3x3x8 = 72 roboczogodziny. Rysunek 7 Przydzielanie zasobów - 5/8 -

6 Zasoby przeciążone Przekroczenie dostępności zasobów po przydzieleniu ich do zadań jest sygnalizowane przez program w kolumnie informacyjnej czerwoną ikoną człowieka, przy zadaniach w których zasoby są przeciążone por. Rysunek 7. Odczytanie rozkładu obciążeń w czasie Program umożliwia przedstawianie projektu w rozmaitych formach (dostępnych w sekcji Widok w karcie Zadanie). Do zidentyfikowania miejsca w czasie, w którym zasób jest przeciążony wybierz widok Wykres zasobów. Zwróć uwagę, aby przedstawić wykres dla odpowiedniego zasobu (Pracownik w naszym przykładzie). Rysunek 8 Obciążenie zasobów w czasie Możesz także posłużyć się jego odmianą tabelaryczną o nazwie Użycie zasobu. Zauważ, że w tabeli Użycie zasobu obciążenie podaje się w roboczogodzinach. Uwaga. Ekran można podzielić w pionie na dwa okna. Służy do tego opcja Szczegóły na karcie Widok (sekcja Powiększenie). Obok opcji Szczegóły wybieramy z menu rozwijanego co ma być pokazywane w dolnym oknie, np. Wykres Gantta. Zwróć uwagę, iż w dolnej części pojawiają się dane tylko dla zaznaczonych w częsci górnej zadań. Rysunek 9 Jednoczesne śledzenie użycia zasobów i wykresu Gantta - 6/8 -

7 Ręczne wyrównywanie nadmiernych obciążeń Jeżeli nie można zmienić czasu trwania danej operacji ani ilości zasobów wymaganych do jej wykonania (czyli zmniejszyć jej pracochłonności) ani nie dysponuje się dodatkowymi zasobami dla całego przedsięwzięcia, to pozostaje przesuwanie operacji w czasie. Możesz to czynić na wykresie Gantta za pomocą myszy. Możesz także wpisywać terminy rozpoczęcia do tabeli. Uwaga. Przed rozpoczęciem tej czynności zapisz pod zmienioną nazwą Twój projekt z najwcześniejszymi terminami rozpoczynania wszystkich operacji. Ręczne przesuwanie zadań oznacza wprowadzenie ograniczenia dla operacji na: Rozpocznij nie wcześniej niż (widać to np. w kolumnie Typ ograniczenia). Gdy program zapyta się Ciebie, czy chcesz zapisania projektu razem z planem bazowym, to wybierz tę opcję. Automatyczne wyrównywanie nadmiernych obciążeń Program MS Project dysponuje opcją Bilansowanie zasobów dostępną w karcie Zasób. W sekcji Bilansowanie należy ustawić Opcje bilansowania: Obliczenia bilansowania na Automatyczne, oraz odpowiednio zaznaczyć/odznaczyć Bilansowanie może powodować podziały pracy pozostałej; następnie kliknąć Bilansuj wszystko Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.. Zastosuj bilansowanie do zapamiętanej wersji projektu z najwcześniejszymi terminami rozpoczynania operacji; upewnij się, czy wprowadziłeś właściwą ilość zasobu dostępnego w przedsięwzięciu. Rysunek 10 Okno widoczne po kliknięciu na Opcje bilansowania Efekt bilansowania najlepiej obejrzeć w widoku Wykres Gantta bilansowanie (widoczny po wyborze opcji Więcej widoków). Korygowanie planu za pomocą dodatkowych nakładów pracy Dodatkowe nakłady pracy przy nie zmienionych zasobach mają postać nadgodzin. Odpowiada temu praca w wymiarze np. 10 lub 12 godzin dziennie zamiast standardowych 8. Jeżeli na przykład zasób ma pracować nad operacją 96 godzin w ciągu 3 dni (pracochłonność przy 4 pracownikach), to przyznanie 32 nadgodzin zmniejszy pracochłonność do 64 godzin, tym samym skróci czas pracy o 1 dzień (pracochłonność = czas pracy x liczba jednostek zasobu). - 7/8 -

8 Program Project nie przydziela automatycznie pracy w nadgodzinach, jedynie po ręcznym przydzieleniu nadgodzin oblicza koszty takiej organizacji pracy. Godziny nadliczbowe przydziela się poszczególnym operacjom. W tym celu można np. w karcie Widok z menu Szczegóły wybrać Więcej widoków i następnie Wprowadzanie zadań. W górnej części wybierasz myszą poszczególne operacje, a w dolnej wpisujesz nadgodziny po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu dolnego widoku i wybraniu opcji Praca. Liczbę nadgodzin wpisujemy w kolumnie Praca w nadgodzinach. Po wprowadzeniu i zatwierdzeniu nowych danych w dolnej części ekranu, odpowiednio modyfikowany jest wykres (i dane) w górnej części okna. Rysunek 11 Przydzielanie pracy w nadgodzinach Wyświetlanie kosztów Koszty przypisywane operacjom Project wyznacza sumując trzy składniki: koszty godziny pracy, koszyt godziny pracy dodatkowej (nadliczbowej) oraz koszt stały, zgodnie z podanymi stawkami (Stawka zasadnicza, Stawka za nadgodziny oraz Za użycie/koszt każdego wyk./koszt użycia), które można zdefiniować i obejrzeć np. w widoku Arkusz zasobów lub Formularz Zasobu. Koszty mogą być rozłożone w czasie (naliczanie) w taki sposób, że są ponoszone w całości w chwili rozpoczynania operacji (Rozp.), przy jej zakończeniu (Na końcu), bądź są rozłożone proporcjonalnie w czasie (Proporcjonalnie). Wygodny dostęp do informacji o rozłożeniu kosztów w czasie udostępnia widok Użycie zasobu lub Obciążenie zadaniami. Aby oprócz godzin pracy wyświetlić koszty, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać Koszt Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.. Rysunek 12 Wyświetlanie rozłożenia kosztów w czasie - 8/8 -

9 Plan bazowy Ostateczna wersja zaplanowanego harmonogramu przedsięwzięcia powinna zostać zapamiętana jako Plan bazowy plan służący jako punkt odniesienia dla weryfikacji oczekiwań i rzeczywistej realizacji. W zakładce Projekt, w obszarze Harmonogram wybieramy ikonę Ustaw plan bazowy. Warto zwrócić uwagę, że w rozwijanej liście możemy wybrać do 10 wersji pomocniczych planu bazowego, przy czym jako właściwy plan bazowy jest traktowany ten bez żadnego numeru. Różne wersje planów bazowych można obejrzeć w widoku Wykres Gantta wiele planów bazowych (widoczny po wyborze opcji Więcej widoków). Porównanie realizacji z planem bazowym jest możliwe np. w Informacje o projekcie (Statystyka), czy w widoku Wykres Gantta śledzenie. Aktualizacja projektu Po zaplanowaniu projektu następuje okres kontroli przebiegu projektu. Aktualizacja może przebiegać odrębnie dla poszczególnych zadań: zakładka Zadanie, obszar Harmonogram, ikona Oznacz jako zgodne z harmonogramem, Aktualizuj zadania. W oknie, które się otworzy możemy ustawiać procent ukończenia czy rzeczywisty czas rozpoczęcia. Procent ukończenia (0, 25, 50, 100%) można też ustawić w skrócony sposób, klikając na ikony obok Oznacz jako zgodne z harmonogramem. Aktualizację w stosunku do całego projektu ustawiamy w zakładce Projekt, obszar Stan, ikona Aktualizuj projekt. Tworzenie raportów Różne typy raportów generujemy poprzez zakładkę Raport. Oprócz predefiniowanych typów można stworzyć odpowiadający własnym potrzebom raport poprzez ikonę Nowy Raport. Załóżmy, że chcemy przygotować raport dla zadań rozpoczynających się w tym tygodniu. W tym celu zaczniemy od stworzenia Filtra, wybierającego odpowiednie zadania. W zakładce Widok rozwijamy pole Filtr, klikamy Więcej filtrów i wybieramy Nowy filtr. Nadajemy mu nazwę i wprowadzamy warunki dla nowego filtru zgodnie z tabelką Rysunek 13. Warto zwrócić uwagę, że tekst, który podajemy w cudzysłowiu MS Project wyświetli, gdy spróbujemy zastosować filtr. Rysunek 13 Okno dialogowe edycji filtrów Przy wykorzystaniu utworzonego filtru stworzymy przykładowy raport opisujący zadania w bieżącym tygodniu. Wybieramy zakładkę Raport->Nowy Raport-> Tabela. Po wpisaniu nazwy raportu i kliknięciu Ok pojawi się pusta strona z domyślnymi polami: wprowadzonym przez nas tytułem i tabelą z kilkoma polami zadań. Po kliknięciu na tytuł raportu zakładka Formatowanie udostępni narzędzia projektowania (Projektowanie). Dopsauj wygląd tytułu do swoich potrzeb. Dodaj pole tekstowe Data stworzenia raportu:. Po kliknięciu na tabelę zobaczymy narzędzia formatowania tabeli: u góry w zakładce Narzędzia tabel oraz w pasku po prawej stronie (Lista pól). Używając filtra w Lista pól możemy wybrać dla których zadań sporządzamy raport, np. można wybrać ZADANIA_W_TYM_TYGODNIU. W polu Poziom konspektu wybierzmy Wszystkie podzadania. Górna część panelu Lista pól pozwala na wybór elementów w kolumnach wybierzmy, oprócz standardowych Rozpoczęcia i Zakończenia, przykładowo Czas trwania (podpunkt Czas trwania), Krytyczne (podpunkt Flaga) i Następniki (podpunkt Inne pola) tak by otrzymać raport zgodny z rysunkiem /8 -

10 Wstawianie aktualnej daty: Narzędzia raportów->projektowanie->wstawianie wstaw Tabelę, a następnie z panelu Lista pól wybieramy pole Data->Niestandardowe->Data1. Odznacz pozostałe, domyślne pola. W sekcji Projektowanie dla Narzędzi tabeli odznacz wiersz nagłówka i wierszy naprzemiennych. Aby MS Project automatycznie wstawiał dzisiejszą datę (zamiast domyślnego Brak ) wybieramy obszar Narzędzia raportów->projektowanie i klikamy na wykres Gantta. Przechodzimy do zakładki Projekt i w obszarze Właściwości klikamy na Pola niestandardowe. W oknie dialogowym wybieramy pole Data1 i w obszarze Atrybuty niestandardowe klikamy na Formuła. Wpisujemy w formułę [Bieżąca data]. Dodatkowo klikamy i wybieramy opcję Użyj formuły w sekcji Obliczenia dla wierszy sumarycznych zadań i grup. Zamykamy okno dialogowe, przechodzimy do zakładki Raport-> Ostatnie-> Zadania w bieżącym tygodniu. Wstawiona tabela powinna teraz wyświetlać datę. Rysunek 14 Fragmentu raportu prezentującego zadania wykonywane w aktualnym tygodniu - 10/8 -