Zarządzanie przedsięwzięciami. Instrukcja laboratoryjna do programu Office Project 2000

Transkrypt

1 Politechnika Wrocławska Instytut Organizacji i Zarządzania Zarządzanie przedsięwzięciami Instrukcja laboratoryjna do programu Office Project 2000 Wrocław,

2 Ćwiczenie. Definicja przedsięwzięcia Zagadnienia: System pomocy. Operacje konfigurujące. Definiowanie nowego przedsięwzięcia. Kalendarz.. Korzystanie z systemu pomocy Odpowiedz na pytanie: jakie funkcje programu służą do przekazywania informacji o projekcie innym osobom? (Pomoc\Wprowadzenie\Krótki przegląd) Zapoznaj się z fazami przedsięwzięcia. (Pomoc\Wprowadzenie\ Mapa projektu) Zapoznaj się z zestawem szablonów, skorzystaj z szablonu projektu przedsięwzięcia inżynierskiego. (Pomoc\Spis treści i indeks\odwołanie) Znajdź na czym polega definiowanie celów przedsięwzięcia (Pomoc\Spis treści i indeks oraz kolejne poziomy systemu pomocy (Budowa planu\definiowanie projektu\rozpoczęcie projektu\definiowanie celów). 2. Operacje konfigurujące widok ekranu Otwórz plik przykładowego projektu przedsięwzięcia (Plik\Otwórz), Zapewnij następujące paski narzędzi: Formatowanie, Standardowy (Widok\Paski narzędzi), Włącz\wyłącz zamieszczony wzdłuż lewej krawędzi ekranu pasek zmiany widoków (Widok\Pasek widoków). Określ następujące parametry działania programu (Narzędzia\Opcje\Widok), - widok domyślny: Wykres Gantta - format daty: Pn, wyłącz\włącz pasek stanu, przewijania i wprowadzania, - ustal położenie symbolu waluty: zł - ostatnio używane pliki: 5 (Narzędzia\Opcje\Ogólne). 3. Podstawowe formy wyświetlania informacji o projekcie tabele, które przedstawiają szczegóły o zadaniach lub zasobach (Widok\Tabela\Wprowadzanie), (Widok\Tabela\Harmonogram), arkusze, które przedstawiają dane w kolumnach i wierszach tabeli, np. wykaz zdefiniowanych zasobów (Widok\Arkusz zasobów), formularze, które wyświetlają szczegóły pojedynczego elementu przedsięwzięcia, np. wybranego zadania (Widok\Więcej widoków\formularz zadania), wykresy, które przedstawiają dane w postaci graficznej np. wielkość przydzielonych zasobów (Widok\Więcej widoków\wykres zasobów). dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 2/24

3 4. Definiowanie nowego projektu przedsięwzięcia utwórz nowe przedsięwzięcie (Plik\Nowy\Pusty projekt) ustal harmonogramowanie według daty rozpoczęcia przedsięwzięcia: pierwszy dzień roboczy miesiąca bieżącego w danym roku kalendarzowym, przydziel kalendarz standardowy, wprowadź temat przedsięwzięcia Opracowanie strategii informatyzacji, tytuł, nazwisko autora (własne), nazwisko menedżera i w komentarzu sformułuj cel przedsięwzięcia (Plik\Właściwości i zakładka Podsumowanie). 5. Kalendarz Ustal dni robocze w całym kalendarzu (Narzędzia\Zmień czas pracy), wprowadzając dni wolne w czasie ustawowych świąt (zaznacz opcję Czas wolny). Zmień domyślny czas pracy dla całego przedsięwzięcia od godz. 7:00 do godz. 6:00 (Narzędzia\Opcje\Kalendarz). Zmień ustawienie godzin pracy w każdy poniedziałek, godzina rozpoczęcia 7:30, zakończenia 6:30 (Narzędzia\Zmień czas pracy). Zmień główną i pomocniczą skalę czasu. Ustaw kursor na nagłówku skali czasu i wybierz menu kontekstowe: Skala czasu, najpierw obszar Skala główna, a następnie Skala pomocnicza, skalę główną zmień na tygodniową, sposób wyświetlania w formacie z wyrównaniem do środka, a skalę pomocniczą w formacie jednoliterowych nazw dni tygodnia,. 6. Zapamiętanie projektu Zapamiętaj utworzony plan w pliku o nazwie Strategia na dysku\dyskietce w folderze o nazwie Projekty (Plik/Zapisz jako). Zakończ pracę w programie MS Project (Plik\Zakończ). Informacje dodatkowe Kalendarz bazowy definiuje czas pracy i czas wolny. K. b. dla całego projektu jest nazywany kalendarzem projektu i definiuje czas pracy i czas wolny dla zadań, które nie mają przydzielonych zasobów i dla tych, które mają stały czas trwania. K. b. dla poszczególnych zadań jest nazywany kalendarzem zadania, definiuje czas pracy i czas wolny konkretnego zadania niezależnie od kalendarza projektu. Kalendarz bazowy standardowy z określonymi godzinami pracy od 8 rano do 7 z godzinną przerwą. Kalendarz bazowy 24 - godziny bez określonego czasu wolnego. Kalendarz bazowy zmiana nocna z określonymi nocnymi godzinami pracy od 23 do 8 rano z godzinną przerwą, od poniedziałku do soboty. Przedsięwzięcie - zorganizowane działanie zmierzające do osiągnięcia określonego celu dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 3/24

4 Projekt, plan projektu model przedsięwzięcia, na podstawie którego są sporządzane prognozy jego realizacji. Budowa planu projektu określenie zakresu, określenie sposobu wykonania zadań, ustalenie harmonogramu Fazy projektu niezależnie od złożoności projektu wyróżnia się trzy fazy: budowa planu, śledzenie i zarządzanie oraz zamykanie projektu. Faza grupa powiązanych zadań. Plan bazowy wersja planu projektu uznana za wzorzec i zapisana poleceniem Zachowaj plan bazowy, inaczej nazywany planem pierwotnym, dla danego przedsięwzięcia można zapisać tylko jeden plan bazowy. Należy go zapisać wówczas, gdy plan przedsięwzięcia jest uznany za kompletny, ale przed wprowadzaniem danych o rzeczywistej realizacji przedsięwzięcia, tylko wtedy jest możliwe porównanie aktualnego stanu wykonania z wcześniej zdefiniowanymi założeniami. Plan pośredni zestaw bieżących wartości planu, w którym przechowywane są tylko terminy rozpoczęcia i zakończenia zadań, nie zachowywane są natomiast informacje o zasobach i przydziałach zasobów. Zapisywany poleceniem Zachowaj plan bazowy z opcją Plan Pośredni w celu przechowywania kolejnych etapów prac nad harmonogramem, można zapisać do 0-ciu planów pośrednich przed lub po wprowadzeniu wartości rzeczywistych. Plan bieżący wersja planu uwzględniająca wszystkie aktualne informacje o projekcie. Porównywanie go z planem bazowym stanowi podstawową metodę kontroli realizacji przedsięwzięcia. Wykres Gantta standardowy sposób prezentacji harmonogramu. Zadania są przedstawione za pomocą pasków Gantta, których długość odpowiada czasom trwania zadania. Skala czasu skala na osi czasu w widokach np. Wykres Gantta, Arkusz pracy, zależy od wybranej jednostki czasu, która może być wyświetlana w różnych formatach. Skróty jednostek czasu stosowane w programie miesiąc mie tydzień t dzień d godzina g minuta - m Wartości rzeczywiste informacje o pracy wykonanej. Porównanie wartości planowanych zapisanych w planie bazowym z ich odpowiednikami w planie bieżącym (wartościami rzeczywistymi) pomaga w nadzorowaniu realizacji planu. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 4/24

5 Ćwiczenie 2. Zakres przedsięwzięcia Zagadnienia: Definiowanie zakresu przedsięwzięcia. Identyfikator zadania. Kody konspektu zadania. Struktura hierarchiczna zadań.. Otwarcie wcześniej przygotowanego pliku z planem przedsięwzięcia (Plik/Otwórz) otworzyć plik z planem przedsięwzięcia utworzonym na poprzednich ćwiczeniach, ustal wyświetlanie informacji w domyślnie ustawionym widoku Wykres Gantta 2. Definiowanie zakresu przedsięwzięcia - wprowadzanie zadań wpisz w kolejnych wierszach tabeli Wprowadzanie (lewa część domyślnego widoku Wykres Gantta) w kolumnie Zadanie nazwy z podanej listy zadań (zał. ), zauważ wprowadzane automatycznie identyfikatory zadań. 3. Tworzenie własnego kodu konspektu zadań Definiowanie struktury kodu konspektu. Ustal Widok\Arkusz zadań, następnie otwórz okno ustalania nowego pola Narzędzia\Dostosuj\Pole, zaznacz w obszarze Pola jego rodzaj Zadanie oraz określ typ: Kod konspektu. Zmień nazwę kod konspektu na Symbol. Otwórz okno kreatora kodu, przycisk Definiuj kod konspektu. Ustal następującą maskę kodu: pierwszym znakiem mogą być tylko duże litery, a dwa kolejne znaki to tylko cyfry. W tym celu wykonaj polecenia: w polu Sekwencja wybierz z listy Wielkie litery, w polu Długość wpisz, usuń separator, na poziomie drugim wybierz Cyfry, długość: 2. Sprawdź w oknie podglądu kodu: ma być wzór A. Zaznacz opcję zezwalającą na nowe kody ze wszystkimi poziomami maski. Zakończ definiowanie kodu przyciskiem OK. Wstawianie kodu. Ustaw kursor w kolumnie Zadanie i wstaw nową kolumnę Wstaw\Kolumna, z listy nazw pól wybierz uprzednio zdefiniowaną nazwę kodu konspektu(symbol), ustal tytuł pola na Symbol. Następnie w utworzonym polu Symbol dla każdego zadania wpisz kod struktury ( zał. ). 4. Budowa struktury hierarchicznej zadań Wstaw nowe zadanie S20. Prace wstępne (Wstaw\Nowe zadanie) Zadanie S20 jest zadaniem zbiorczym, obejmuje zadania podrzędne S2 i S22, zaznacz zadania podrzędne i użyj przycisku na pasku formatowania strzałka w prawo - wcięcie Dla wprowadzonych wcześniej zadań S30 i S40, które są zadaniami zbiorczymi, ustal ich poziom przez obniżenie poziomu zadań podrzędnych, korzystając z paska formatowania lub w sposób następujący: ustaw wskaźnik myszy na pierwszej literze nazwy zadania dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 5/24

6 podrzędnego, kiedy kursor zmieni kształt na strzałkę dwustronną przeciągnij kursor w prawo. Podniesienie poziomu zadania uzyskuje się przez przeciągnięcie kursora w lewo umieszczonego na nazwie zadania lub za pomocą strzałki w lewo zmniejsz wcięcie na pasku formatowania. 5. Wyświetlanie\ukrywanie symboli struktury konspektu zadań Posługując się zestawem możliwych opcji wyboru pokaż kolejno (Narzędzia\Opcje\Widok, pole wyboru Opcje konspektu): nazwy zadań podrzędnych z wcięciem, numery poziomów obok nazwy zadań, symbole zadania zbiorczego (+, -), pokaż\ukryj zadania sumaryczne, pokaż\ukryj zadanie sumaryczne dla całego projektu. 6. Ukrywanie\Wyświetlanie zadań podrzędnych W polu Zadanie zaznacz zadanie zbiorcze S30 zawierające zadania podrzędne i kliknij przycisk - (Ukryj) na pasku formatowania w celu ukrycia zadań podrzędnych, Aby pokazać ukryte zadania podrzędne w polu Zadanie zaznacz zadanie zbiorcze zawierające ukryte zadania podrzędne i kliknij przycisk + (Pokaż zadanie)na pasku formatowania. W celu ukrywania/odkrywania zadań podrzędnych można również korzystać z symboli zadania zbiorczego umieszczonych obok nazwy zadania w polu Nazwa zadania, znak + oznacza, że zadania podrzędne są ukryte, znak oznacza wyświetloną listę zadań podrzędnych. 7. Zapamiętanie zmodyfikowanej wersji planu przedsięwzięcia: Zapisz zmodyfikowany pierwotny plan w pliku o tej samej nazwie na dysku\dyskietce w folderze o nazwie Projekt (Plik/Zapisz z opcją Zapisz projekt bez planu bazowego). Informacje dodatkowe Identyfikator zadania unikalny numer przydzielony automatycznie do wpisanej w tabeli nazwy zadania. Struktura hierarchiczna projektu przedstawia model przedsięwzięcia na różnych poziomach szczegółowości opisu za pomocą dekompozycji, inaczej struktura konspektu. Wyróżnia się w niej zadania zbiorcze (sumaryczne) i zadania podrzędne (podzadania). Zadania w tej strukturze mają specjalny styl formatowania. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 6/24

7 Poziom struktury hierarchicznej określa liczbę poziomów obniżenia danego zadania w stosunku do poziomu najwyższego, który ma numer jeden. Symbol struktury hierarchicznej inaczej nazywany symbol konspektu, nadawany automatycznie. Wskazuje, czy zadanie zbiorcze posiada rozwinięcie w postaci zadań podrzędnych. Jest wyświetlany w zależności od ustawienia opcji w polach wyboru okna dialogowego Narzędzia\Opcje\Widok w obszarze Opcje konspektu. Zadanie zbiorcze (sumaryczne) zadanie, w którego skład wchodzą zadania podrzędne (podzadania). dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 7/24

8 Ćwiczenie 3. Definiowanie zadań Zagadnienia: Czas trwania zadania. Zadanie cykliczne. Zadania kontrolne kamienie milowe. Zależności między zadaniami. Czas wyprzedzenia lub zwłoki.. Otwarcie wcześniej przygotowanego pliku z planem Otwórz plik z planem utworzonym na poprzednich ćwiczeniach, Ustal wyświetlanie informacji o projekcie w widoku Wykres Gantta. 2. Wprowadzenie oszacowanych czasów trwania zadań Zmień widok projektu na Arkusz zadań W polu Czas trwania dla każdego zadania wpisz oszacowane wielkości czasów trwania dla każdego z nich (zał.). Zauważ, że program automatycznie zmienia wcześniej ustawione, na podstawie daty rozpoczęcia projektu, terminy zakończenia zadań według podanych czasów trwania. 3. Definiowanie zadania cyklicznego Wprowadź zadanie S0. Kontrola przebiegu procesu i wyników prac jako zadanie cykliczne, odpowiadające cotygodniowym spotkaniom menedżera z zespołem - ustaw kursor w polu Zadanie w pierwszym wierszu, wykonaj polecenie Wstaw\Zadanie cykliczne), - w polu Nazwa zadania wpisz nazwę zadania, w polu Czas trwania wpisz d, - w obszarze Wzorzec cyklu ustal cykl tygodniowy, - określ częstotliwość występowania: w każdy piątek, - ogranicz liczbę wystąpień tych kontroli do 5-ciu, wpisując to ograniczenie w obszarze Zakres cyklu w polu Zakończ po. Pozwól na automatyczną zmianę harmonogramu, która umożliwia wprowadzenie wystąpienia tego zadania 5 razy. Zauważ symbol zadania cyklicznego w kolumnie informacyjnej. Sprawdź liczbę wystąpień zadania cyklicznego, ustawiając kursor na symbolu odpowiadającym rodzajowi tego zadania, znajdującym się w polu i obok nazwy zadania. Zmień widok na Wykres Gantta, sprawdź występowanie zadania cyklicznego oraz zapoznaj się z informacjami o zadaniu cyklicznym (Projekt\Informacje o zadaniu cyklicznym...). dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 8/24

9 4. Definiowanie kamieni milowych Zmień widok na Arkusz zadań. Zadanie S37 ustal zadaniem kontrolnym dla tego procesu, gdyż wymaga ono specjalnego wyróżnienia ze względu na otrzymanie, w wyniku zakończenia zadania S36, produktu kluczowego, jakim jest model firmy (Projekt\Informacje o zadaniu, wybierz zakładkę Zaawansowane i w polu Oznacz zadanie jako punkt kontrolny.) Wstaw drugie zadanie kontrolne S23 o nazwie Plan studium (Wstaw\Nowe zadanie), wskazujące na otrzymanie kolejnego produktu, jakim jest zakończenie fazy prac wstępnych i wykonanie planu dla studium strategicznego, oznaczając to zadanie jako punkt kontrolny za pomocą ustawienia czasu jego realizacji, w polu Czas trwania wpisz 0 dni. Poprzednikiem typu ZR dla tego zadania jest zadanie S22. Zmień wygląd projektu na Wykres Gantta. Zauważ specjalne oznaczenie zadań kontrolnych na obszarze harmonogramu. 5. Ustalanie zależności między zadaniami Do tej pory wszystkie zadania w planie mają ten sam termin rozpoczęcia, ponieważ nie ustalono kolejności ich wykonywania. Wprowadź właściwą kolejność realizacji zadań za pomocą wstawienia połączeń między nimi, na podstawie danych z załącznika nr - dla każdego zadania podano symbol zadania, które stanowi jego poprzednik. - Korzystając z konspektu zadań, zaznacz kolejno każde dwa zależne zadania i wykonaj polecenie Edycja\Połącz zadania lub użyj przycisku na pasku standardowym w postaci ogniwa łańcucha - Połącz zadania. - Dokonaj zmiany standardowo przydzielonego przez program zależności typu ZR na zamieszczony w załączniku za pomocą wywołania okna Współzależność zadań, ustaw wskaźnik myszki na Wykresie Gantta na wstawionym przez program połączeniu między zadaniami i naciśnij dwukrotnie przycisk myszki. 6. Wprowadzenie czasu wyprzedzenia i zwłoki Na konspekcie zadań zaznacz wskaźnikiem Zadanie o symbolu S45, wykonaj polecenie Projekt\Informacje o zadaniu\poprzedniki i ustal w polu Zwłoka czas wyprzedzenia (wartość ujemna) do zadania poprzedzającego S42 o wartość ujemną 50%, co oznacza, że zadanie może rozpocząć się po upływie 50% czasu trwania zadania poprzedzającego, Wprowadź czas odstępu (opóźnienia) 5 d dla zadania S3 wobec zakończenia zadania jego poprzednika, którym jest S23. Posługując się myszką: dwukrotnie kliknij na linię łączącą to dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 9/24

10 zadanie z poprzednikiem na Wykresie Gantta i w oknie dialogowym Współzależność zadań wpisz (wartość dodatnia) wartość w polu Zwłoka 5 d. 7. Zapamiętanie zmodyfikowanej wersji planu przedsięwzięcia Zapisz zmodyfikowany plan w pliku o tej samej nazwie na dysku\dyskietce w folderze o nazwie Projekt (Plik/Zapisz) z opcją Zapisz Strategia bez planu bazowego). Informacje dodatkowe Czas trwania zadania oszacowany czas na wykonanie zadania, który po przydzieleniu dodatkowych zasobów lub zmniejszeniu może ulec zmianie według wzoru: czas trwania = praca/jednostki zasobów praca/pracochłonność liczba roboczogodzin potrzebna do wykonania zadania przez zasoby. zasoby w wyrażeniu na wyliczenie czasu trwania pojęcie zasobu jest rozumiane jako liczba jednostek zasobów przypisanych do zadania. Typy zależności między zadaniami ZR jako Zakończenie - Rozpoczęcie, RZ jako Rozpoczęcie - Zakończenie, RR jako Rozpoczęcie - Rozpoczęcie, ZZ jako Zakończenie Zakończenie Program domyślnie tworzy połączenie ZR. Zmiana typu zależności: podwójnie naciśnięcie lewego przycisku myszki na łuku zależności na widoku wykresu Gantta wywołuje okno zależności zadań, w polu Typ możliwa jest zamiana rodzaju zależności lub jej usunięcie. Zadanie cykliczne zadanie powtarzające się w regularnych odstępach, np. cotygodniowe spotkania kierownictwa zespołu projektu z zarządem Zadanie kontrolne stosowane do wyróżnienia ważnych zdarzeń w projekcie, np. zakończenie fazy projektu. Wymaga specjalnego oznaczenia i przeważnie posiada zerowy czas trwania, pokazywane na wykresie Gantta w postaci specjalnego symbolu, inaczej nazywane kamieniem milowym. Czas opóźnienia/zwłoki okres przerwy liczony od zakończenia poprzednika do rozpoczęcia następnika, oznaczany przez wartość dodatnią. Czas wyprzedzenia - okres nałożenia się dwóch zadań, między którymi istnieje zależność, określa okres wcześniejszego rozpoczęcia następnika przed zakończeniem poprzednika, oznaczany przez wartość ujemną. Czasy zwłoki i wyprzedzenia są wyrażane w jednostkach dziesiętnych, albo jako procent czasu trwania zadania poprzedzającego. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 0/24

11 Ćwiczenie 4. Zasoby i plan bazowy Zagadnienia: Tworzenie listy zasobów. Przydzielanie zasobów. Zmniejszanie czasu trwania zadania. Zapamiętanie planu bazowego.. Tworzenie listy zasobów (Widok\Arkusz zasobów) W polu Nazwa zasobu wpisz nazwy zasobów ( zał. 2). Zapewnij widok arkusza w formacie tabeli Wprowadzanie. Wprowadź w polu Typ odpowiedni typ zasobu, wybierając z listy możliwych wartości (Praca lub Materiał) Wpisz odpowiedni skrót nazwy grupy zasobów: R robocizna, U dostawca (zał. 2). W polu Max. liczba jednostek podaj maksymalną liczbę jednostek zasobu dostępnego dla realizacji przedsięwzięcia, limit jednostek podaj w formacie dziesiętnym lub procentowo. 2. Ustalanie dostępności zasobów Wprowadź datę dostępności dla każdego zasobu równą zaplanowanej dacie rozpoczęcia przedsięwzięcia (Projekt\Informacje o zasobie\ogólne). 3. Przydzielanie stawki wynagrodzeń (Widok\Arkusz zasobów\) Ustal stawki godzinowe wynagrodzenia zasadniczego: menedżer 50 zł, analityk 40 zł, ekspert 00 zł, technik 20 zł (Projekt\Informacje o zasobie\koszty). Ustal stawki godzinowe wynagrodzenia pracy w nadgodzinach w wysokości 200% stawki zasadniczej dla poszczególnych grup pracowników (Projekt\Informacje o zasobie\koszty). Ustal zasadę proporcjonalnego naliczania w trakcie realizacji zadania kosztów dla każdego zasobu (Projekt\Informacje o zasobie\koszty\naliczanie kosztów). 4. Definiowanie indywidualnego kalendarza zasobu Za pomocą polecenia Projekt\Informacje o zasobie na karcie Czas pracy zmień czas pracy na krótszy o jedną godzinę w każdy piątek roku dla Menedżera zaznacz dzień tygodnia, a następnie w polu Do wpisz godz Przydzielanie zasobów Zmień widok na Wykres Gantta, do tabeli Wprowadzanie dodaj kolumnę Praca. Ustaw kursor w polu Zadanie i przydziel do każdego z zadań zasoby (zał. 3 liczba jednostek bez nawiasów): dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura /24

12 - Otwórz okno przydzielania zasobów (przycisk na pasku standardowym Przydział zasobów, albo polecenie Narzędzia/Zasoby/Przydziel zasoby). - W polu Nazwa zaznacz zasób, który chcesz przydzielić do zadania. - Aby przydzielić zasób w niepełnym etacie wpisz w polu Jednostki liczbę <0, np. 0,75 albo 75%, - Aby przydzielić równocześnie więcej niż jeden zasób, naciśnij SHIFT i zaznacz zasoby przylegające do siebie lub CTRL i zaznacz kolejne zasoby, - Aby przydzielić więcej niż jedną jednostkę zasobu, wpisz w polu Jednostki odpowiednią liczbę, np. 2 dla przydzielenia dwóch analityków pracujących w zadaniu na pełnym etacie, - Po wprowadzeniu właściwej liczby jednostek wybierz przycisk Przydziel, parafka po lewej stronie nazwy zasobu wskazuje, że dany zasób został przydzielony do danego zadania, przycisk Usuń pozwala zrezygnować z przydziału danego zasobu, przycisk Zamień zamienić dany zasób na inny. 6. Wyświetlanie zadań przydzielonych zasobom (Widok\Alokacja zasobów) W polu Zasób obejrzyj informacje o przydziałach danego zasobu do zadań (pracochłonność), Obejrzyj szczegółowy rozkład kosztów (Format\Szczegóły arkusza pracy\pola) 7. Zmiana dokonanego przydziału zasobów (Widok\Wykres Gantta) Zapewnij wyświetlenie na ekranie poniżej Wykresu Gantta informacji o zadaniu w widoku Formularz zadania, korzystając z polecenia Podziel w menu Okno..Zwiększ lub zmniejsz liczbę jednostek przydzielonych wcześniej zasobów (zał 3 liczby jednostek w nawiasach). Zaobserwuj zmianę czasu trwania zadania i nie zmieniającą się pracochłonność, którą zapewnia włączenie trybu harmonogramowania zadań według nakładu pracy. 8. Zapamiętanie bazowego planu przedsięwzięcia Zapisz pierwotny plan realizacji przedsięwzięcia (Plik\Zachowaj jako wybierając opcję razem z planem bazowym albo przez wykonanie polecenia Narzędzia\Śledzenie\Zapisz plan bazowy, wybierając opcję Plan bazowy). Informacje dodatkowe Czas pracy (praca/pracochłonność zadania) suma nakładów mierzonych w godzinach roboczych, wymaganych do wykonania zadania, w programie obliczany według wzoru praca = czas trwania * liczba jednostek zasobu. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 2/24

13 Harmonogram zbiór najwcześniejszych i najpóźniejszych terminów rozpoczęcia i zakończenia wszystkich zadań projektu z informacjami o całkowitych i swobodnych zapasach czasu, z wyróżnieniem zadań krytycznych. Metoda harmonogramowania zadania według nakładu pracy zmiana zasobów polegająca na dodawaniu nowych zasobów do wykonania zadania lub usuwaniu wcześniej przydzielonych nie zmienia globalnej pracochłonności zadania (czas pracy), lecz zmienia jego czas trwania. Metoda jest włączona w programie domyślnie i można z niej zrezygnować. Harmonogramowanie może być prowadzone w dwóch trybach: od daty startu projektu (harmonogramowanie w przód) lub od daty zakończenia projektu (harmonogramowanie wstecz). Zasoby elementy określane jako niezbędne do realizacji zadań projektu, zaliczane są do nich: siła robocza, środki pracy (maszyny, urządzenia), materiały, środki finansowe. Typ zasobów zasoby odnawialne, do których zalicza się ludzi i sprzęt są określane jako praca, natomiast zasoby nieodnawialne zużywane, np. materiały czy środki finansowe są określane mianem materiał. Grupa nazwa grupy zasobów wprowadzana przez użytkownika, stosowana do wyświetlania informacji o zasobach według wybranych grup. Naliczanie kosztów zasobu w programie można wybrać jedną z trzech zasad: Proporcjonalnie koszty są rozkładane równomiernie w trakcie realizacji zadania, Start na początku zadania, Koniec po zakończeniu zadania dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 3/24

14 Ćwiczenie 5. Formatowanie i filtry Zagadnienia: Formatowanie informacji o przedsięwzięciu. Wyświetlanie informacji w wybranym układzie.. Kreator wykresu Gantta Otwórz zapamiętany plan z poprzedniego ćwiczenia. Ustal widok Wykres Gantta. Sformatuj paski zadań na wykresie w formacie standardowym ustalając wyświetlanie zasobów i dat oraz połączeń między zadaniami zależnymi (Format\Kreator Wykresu Gantta). 2. Formatowanie pasków zadań W polu Nazwa zadania wybierz zadanie kontrolne, ustal parametry początku paska: kształt jako diament, typ pełny i kolor czarny (Format\Pasek na karcie Kształt paska). Ustal wyświetlanie daty zadania kontrolnego: w polu Nazwa zadania wybierz zadanie kontrolne, ustal tekst na Rozp. (Format\Pasek na karcie Tekst paska). Ustal wyświetlanie paska Podsumowanie w części środkowej na kolor żółty (Format\Style pasków na karcie Paski). 3. Formatowanie konspektu zadań Ustal styl napisów tekstowych dla listy zadań: czcionka pogrubiona dla zadań sumarycznych projektu, czcionka pochyła dla punktów kontrolnych i kolor zielony (Format\Style tekstu). 4. Filtrowanie wyświetlanych informacji Wyświetl tylko informacje o zadaniach sumarycznych, tylko punkty kontrolne, następnie wszystkie zadania (Projekt\Filtrowanie według...). Wyświetl tylko informacje o zadaniach przydzielonych do analityka (Projekt\Filtrowanie według\obciążone zasoby). Przywróć wyświetlanie wszystkich zadań (Projekt\Filtrowanie według\wszystkie zadania). 5. Wyświetlanie zadań pogrupowanych ze względu na wybrany aspekt Wyświetl zadania pogrupowane ze względu na czas ich trwania (Projekt\Grupuj według\czas trwania). dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 4/24

15 Wyświetl zadania pogrupowane ze względu na zasoby (Projekt\Grupuj według\dostosuj grupowanie, wybierz z listy Inicjały zasobów ). Wyświetl wszystkie zadania bez grupowania (Projekt\Grupuj według\bez grupowania). 6. Wyświetlanie wykresu Gantta w wybranej skali czasu Wyświetl na ekranie cały projekt (Widok\Powiększenie\Cały projekt). Wyświetl projekt w układzie miesięcznym (Widok\Powiększenie\Miesiąc). dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 5/24

16 Ćwiczenie 6. Ścieżka krytyczna i zmiany w planie bazowym Zagadnienia: Ścieżka krytyczna. Modyfikacja zależności między zadaniami. Zmniejszanie czasu trwania zadania. Podział zadania. Zapisywanie zmian w planie bazowym.. Identyfikacja ścieżki krytycznej W widoku Wykres Gantta sformatuj wykres wyróżniający zadania krytyczne w konspekcie zadań za pomocą czcionki z podkreśleniem (Format\Style tekstu) oraz paska na wykresie Gantta w kolorze czerwonym (Format\Kreator wykresu Gantta), wyświetl tylko zadania krytyczne (Projekt\Filtrowanie według\krytyczne), wyświetl ponownie wszystkie zadania (Projekt\Filtrowanie według\wszystkie zadania). 2. Identyfikacja zapasów czasu Sprawdź ustalony styl paska wyświetlającego zapas czasu (Format\Style pasków). Wybierz z menu Widok\Więcej widoków\wykres Gantta szczegóły podaną opcję i Zastosuj. Sprawdź, czy istnieją zadania o ujemnej wartości zapasu, która to sygnalizuje niezgodności w harmonogramie (sprzeczne ograniczenia). Wyszukaj zadania na wykresie, które mają zapas całkowity >0. Naciśnij lewy przycisk myszki na początku linii zapasu uzyskasz informację o wielkości zapasu całkowitego. Przeciągając myszką wskaźnik strzałki w prawo zmień termin zakończenia zadania, zmniejszając czas zapasu. 3. Modyfikacja zależności między zadaniami za pomocą czasu odstępu lub wyprzedzenia Zmień zależność między zadaniami typu ZR, wprowadzając czas odstępu (kursor myszki ustaw na połączeniu zadań S23 i S3, naciśnij podwójnie lewy przycisk w celu wywołania okna Współzależność zadań ), w polu Zwłoka wpisz 7 d. Zmień zależność między zadaniami typu ZR, wprowadzając czas wyprzedzenia (kursor myszki ustaw na połączeniu zadań S38 i S4, naciśnij podwójnie lewy przycisk w celu wywołania okna Współzależność zadań ), w polu Zwłoka wpisz 3 dni. Zmień zależność między zadaniami typu RR, wprowadzając czas wyprzedzenia (kursor myszki ustaw na połączeniu zadań S42 i S45) w oknie Współzależność zadań w polu Zwłoka wpisz 35%. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 6/24

17 4. Zmniejszanie czasu trwania zadania przez dodatkowe zasoby (Widok\Wykres Gantta) Wyszukaj zadanie S44 i zaznacz je w polu Zadanie, zapamiętaj czas jego trwania. Kliknij przycisk Zasoby, w polu Nazwa zasobu wybierz Menedżer i przydziel go do realizacji tego zadania. Sprawdź ponownie czas trwania tego zadania i porównaj z poprzednim. 5. Podział zadania na segmenty ze względu na przerwę w jego realizacji Ustal wyświetlanie projektu w widoku Wykres Gantta, Zadanie S38 podziel na dwa segmenty, które pozwolą na zawieszenie wykonywania tego zadania w celu oczekiwania na zakończenie weryfikacji całego modelu. Należy zatem przerwać jego wykonywania w terminie rozpoczęcia zadania S36, a wznowić po wykonaniu punktu kontrolnego S37. Użyj przycisku na pasku standardowym Podziel zadanie, wskaż myszką zadanie S38 i naciśnij lewy przycisk myszki w miejscu podziału zadania. Dłuższy lub krótszy okres zawieszenia zadania można uzyskać przeciągając segment zadania w lewo lub w prawo. 6. Zapamiętanie dokonywanych zmian w planie bazowym. Zapisz plan bazowy (Narzędzia\Śledzenie\Zapisz plan bazowy). 7. Zaapamiętanie planu pośredniego Zapisz wprowadzone zmiany do planu bazowego również tworząc pierwszą wersję planu pośredniego dla całego projektu (Narzędzia\Śledzenie\Zapisz blan bazowy), wybierz opcję Zapisz plan pośredni. Informacje dodatkowe Ścieżka krytyczna zbiór tych zadań projektu, które muszą być zrealizowane zgodnie z harmonogramem w celu dotrzymania zaplanowanego terminu zakończenia całego projektu. Jest wynikiem zastosowania metody CPM (Critical Path Method metoda planowania sieciowego oparta na zależnościach miedzy zadaniami projektu i przewidywanym czasie trwania ich realizacji). Zapas czasu czas, o który zadanie może być opóźnione bez opóźnienia rozpoczęcia następnika lub bez opóźnienia zakończenia całego projektu, na wykresie Gantta przedstawiany w postaci cienkiego paska linii. Stosowany do bilansowania np. zasobów. Zapas czasu całkowity - to czas, o który zakończenie zadania może zostać opóźnione bez opóźnienia zakończenia całego projektu. Zapas czasu swobodny - to czas, o który zakończenie zadania może zostać opóźnione bez opóźnienia następnego zadania. Ujemna wartość zapasu sygnalizacja niezgodności w harmonogramie, np. nałożono sprzeczne ograniczenia na zadania. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 7/24

18 Zadanie krytyczne zadanie, którego zakończenie nie może być opóźnione, gdyż spowoduje ono opóźnienie terminu zakończenie całego projektu (zerowy zapas czasu). Zadanie niekrytyczne zadanie, które ma zapas czasu. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 8/24

19 Ćwiczenie 7. Realizacja planu Zagadnienia: Linia daty bieżącej. Wprowadzanie danych o realizacji planu. Plan bieżący.. Ustalanie linii daty bieżącej Otwórz zapamiętany plan przedsięwzięcia. Ustal wyświetlanie planu w postaci Wykresu Gantta. Zapewnij aktualność daty bieżącej w programie w celu wprowadzania danych o realizacji przedsięwzięcia (Projekt\Informacje o projekcie). Odszukaj na wykresie linię bieżącą. 2. Wprowadzanie danych o realizacji pojedynczego zadania zgodnych z harmonogramem Wprowadzanie rzeczywistych terminów rozpoczęcia i zakończenia zadania (Widok\Wykres Gantta, Narzędzia\Śledzenie\Atualizuj zadanie) - w polu Zadanie wskaż zadanie S2, wprowadź w polu Rzeczywiste rzeczywisty termin rozpoczęcia i zakończenia zgodny z harmonogramem (tak, jak pokazano w polu Bieżące ), zakończ przyciskiem OK. 3. Wprowadzanie danych o realizacji pojedynczego zadania niezgodnych z harmonogramem Wwprowadź dla zadania S22 rzeczywisty termin rozpoczęcia jako termin z jednodniowym opóźnieniem względem czasu planowanego i termin zakończenia jako termin dłuższy o jeden dzień niż planowano (skorzystaj z pola Bieżące ) - wskaż podane wyżej zadanie w polu Zadanie, - otwórz okno Aktualizowanie zadań (Narzędzia\Śledzenie\Aktualizuj zadanie), w polu Rozpoczęcie wpisz rzeczywisty czas trwania zadania, w polu Zakończenie wpisz rzeczywisty termin zakończenia. 4. Wprowadzanie danych o realizacji części lub całego przedsięwzięcia zgodnie z datą bieżącą Wprowadź w sposób uproszczony rzeczywiste zaawansowanie w realizacji zadań przedsięwzięcia, korzystając z założenia, że wszystkie zadania znajdujące się na wykresie Gantta po lewej stronie od daty bieżącej zostały rozpoczęte, zakończone lub znajdują się w trakcie realizacji zgodnie z przyjętym harmonogramem (Narzędzia\Śledzenie\Aktualizuj projekt), zaznacz Aktualizuj jako pracę wykonaną do. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 9/24

20 UWAGA! Przed wykonaniem ćwiczenia nr 3 sprawdź datę rozpoczęcia przedsięwzięcia datę bieżącą, gdyż dla wprowadzenia rzeczywistych danych o realizacji zadań planowany termin rozpoczęcia powinien być wcześniejszy niż data bieżąca. 5. Zapisz na dyskietce plan bieżący (Plik\Zapisz). Informacje dodatkowe Data bieżąca data odczytywana z zegara systemowego lub wprowadzona przez użytkownika w oknie dialogowym Informacje o projekcie\data bieżąca Linia daty bieżącej wskazuje datę bieżącą w postaci pionowej, kropkowanej linii na wykresie Gantta lub na wykresie zasobów. Plan bieżący plan zawierający wszystkie aktualne informacje o projekcie. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 20/24

21 Ćwiczenie 8. Kontrola realizacji planu Zagadnienia: Ocena postępu w realizacji zadań za pomocą linii postępu. Porównanie planu bieżącego z planem bazowym. Statystyki przedsięwzięcia. Raporty.. Definiowanie linii postępu Ustal widok Wykresu Gantta. Ustal styl linii postępu (Narzędzia\Śledzenie\Linie postępu na karcie Style linii). 2. Ocena postępu w realizacji zadań w odniesieniu do planu bazowego na wybrany dzień (data oceny stanu) Ustal datę oceny stanu przedsięwzięcia, (Narzędzia\Śledzenie\Linie postępu, na karcie Daty i interwały zaznacz pole wyboru Wyświetl wybrane linie postępu, w obszarze Daty linii postępu wpisz datę oceny stanu przedsięwzięcia, dla której ma być wyświetlona linia postępu (data oceny jako data wcześniejsza od bieżącej). Zdefiniuj odniesienie dla linii postępu (Narzędzia\Śledzenie\Linie postępu, na karcie Daty i interwały zaznacz pole wyboru Wyświetl wybrane linie postępu, w obszarze Wyświetlanie linii postępu w odniesieniu do zaznacz opcję Plan bazowy). Zaobserwuj poziom wykonanych zadań na dany dzień w odniesieniu do planu bazowego za pomocą wykreślonej linii postępu. 3. Ocena postępu w realizacji zadań w odniesieniu do planu bazowego na dzień bieżący Ustal datę oceny postępu na dzień bieżący (Narzędzia\Śledzenie\Linie postępu, na karcie Daty i interwały zaznacz pole wyboru Zawsze wyświetlaj linie bieżącego postępu, zaznacz opcję Bieżącego dnia. Zdefiniuj odniesienie dla linii postępu (Narzędzia\Śledzenie\Linie postępu, na karcie Daty i interwały zaznacz w obszarze Wyświetlanie linii postępu w odniesieniu do opcję Plan bazowy). Zaobserwuj poziom wykonanych zadań na dzień bieżący w odniesieniu do planu bazowego za pomocą wykreślonej linii postępu. 4. Graficzne porównanie planu bazowego z planem bieżącym na wykresie Gantta Ustal format wyświetlania w postaci Widok\Wykres Gantta-śledzenie, Porównaj przedstawienie graficzne postępu w realizacji poszczególnych zadań, zauważ różnice w stylu pasków zadań krytycznych i pozostałych. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 2/24

22 5. Porównanie planu bazowego z planem bieżącym w formacie tabel Wyświetl na ekranie szczegóły o planie bazowym z perspektywy zadań (Widok\Arkusz zadań), a następnie zasobów (Widok\Arkusz zasobów ), korzystając z tabel (Widok\Tabela), dla zadań z listy wybierz Plan bazowy, dla zasobów Praca. Porównaj oszacowania z planu bazowego z wartościami w planie bieżącym (Widok\Arkusz zadań lub Widok\Arkusz zasobów), najpierw z perspektywy zadań a następnie zasobów, za pomocą analizy wartości odchyleń przedstawionych w tabeli (Widok\Tabela\Odchylenia). 6. Wyświetl statystyki całego przedsięwzięcia (Projekt\Informacje o projekcie) Zapoznaj się z ogólnymi statystykami dla całego planu (Statystyki). 7. Analiza szczegółowa lub sumaryczna na podstawie automatycznych raportów (Widok\Raporty) Ogólne zestawienie dotyczące zadań krytycznych kategoria Omówienia Zestawienie dotyczące tylko zadań wykonanych kategoria Działania bieżące Szczegóły o terminach i wykonawcach zadań (Kto wykonuje co i kiedy) kategoria Przydziały Zestawienie o obciążeniu zasobów kategoria Obciążenie pracą Informacje dodatkowe Metoda kontroli realizacji projektu porównanie planu bieżącego z planem bazowym Linia postępu na wykresie Gantta linia ta łączy zadania w toku oraz wskazuje procentowy stopień odchyleń od harmonogramu: w przypadku pracy pozostającej w tyle za harmonogramem punkt ekstremalny skierowany w lewo, w przypadku wyprzedzenia harmonogramu punkt ekstremalny skierowany w prawo. dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 22/24

23 Załącznik : Lista zadań Kod Nazwa Czas trwania Poprzednik Rodzaj zależności S2 Ustalenie zakresu badań 5 dni S22 Opracowanie planu studium strategicznego 8 dni S2 ZR S30 Opracowanie modelu wymagań S3 Przygotowanie i przeprowadzenie wywiadów 4 dni S23 ZR S32 Dostarczenie narzędzi CASE 2 dni S22 RR S33 Budowa modelu firmy 25 dni S3, S32 ZR S34 Przygotowanie sesji weryfikacyjnej 3 dni S33 ZR S35 Przeprowadzenie sesji weryfikacyjnej 4 dni S34 ZR S36 Weryfikacja modelu firmy 5 dni S35 RR S37 Przegląd przeprowadzonej weryfikacji dzień S36 ZR S38 Kompletowanie pełnej dokumentacji modelu firmy 0 dni S33 ZR S40 Opracowanie planu informatyzacji firmy S4 Określenie wstępnego planu informatyzacji 4 dni S38 ZR S42 Przygotowanie ustnej prezentacji planu 0 dni S4 ZR informatyzacji S43 Przeprowadzenie prezentacji opracowanego planu 2 dni S42 ZR S44 Modyfikacja planu z uwzględnieniem ustalonych 5 dni S43 ZR zmian S45 Wykonanie dokumentacji strategii informatyzacji 4 dni S42 RR Załącznik 2: Lista zasobów Nazwa Grupa Max. liczba jednostek Menedżer W Analitycy W 3 Ekspert U Technik U Dostawca U dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 23/24

24 Załącznik nr 3: Przydział zasobów Zadanie Zasoby Liczba jednost ek S0. Kontrola przebiegu procesu i wyników prac Menedżer S2. Ustalenie zakresu badań Menedżer Analityk S22. Opracowanie planu studium strategicznego Menedżer S3. Przygotowanie i przeprowadzenie wywiadów Analityk Technik (3) S32. Dostarczenie narzędzi CASE Dostawca S33. Budowa modelu firmy Analityk 3 S34. Przygotowanie sesji weryfikacyjnej Menedżer Technik S35. Przeprowadzenie sesji weryfikacyjnej Menedżer Analityk Ekspert 3(2) 0,5 S36. Weryfikacja modelu firmy Analityk 2(3) S37. Przegląd przeprowadzonej weryfikacji Menedżer S38. Kompletowanie pełnej dokumentacji modelu firmy Analityk (2) Technik S4. Określenie wstępnego planu informatyzacji Menedżer Analityk Ekspert S42. Przygotowanie ustnej prezentacji planu informatyzacji Analityk Technik 3(2) S43. Przeprowadzenie prezentacji opracowanego planu Menedżer Analityk S44. Modyfikacja planu z uwzględnieniem ustalonych zmian Analityk 3(2) S45. Wykonanie dokumentacji strategii informatyzacji Analityk Technik (3) Literatura Chatfield C., Johnson T., Microsoft Project 2000, Krok po kroku 0,5 dr inż.grażyna Hołodnik-Janczura 24/24