W.Stachowski Wielkości w analizie kosztowej Strona 1

Transkrypt

1 W.Stachowski Wielkości w analizie kosztowej Strona 1 BKPH Opis Pole BKPH (budżetowy koszt pracy według harmonogramu) zawiera skumulowane okresowe koszty według planu bazowego, poniesione do daty stanu lub daty bieżącej. Sposób obliczania Podczas obliczania BKPH program Microsoft Project dodaje okresowe koszty danego zadania według planu bazowego, liczone do daty stanu. Zalecane zastosowania Dodanie pola BKPH do arkusza zadań umożliwia przeglądanie, jaka część budżetu powinna być wydana na zadanie, na podstawie kosztu według planu bazowego danego zadania. Przykład Koszt według planu bazowego zadania wynosi 500 zł i jest równomiernie rozłożony w czasie jego trwania. Rozpoczęcie zadania według planu bazowego nastąpiło 1 czerwca, a zakończenie według planu bazowego ma nastąpić 1 sierpnia. Jeżeli datą bieżącą jest 1 lipca, BKPH zadania wynosi 250 zł. Zadanie powinno być już w połowie wykonane. Komentarz Istnieje możliwość porównywania pola BKPH z polem BKPW (budżetowy koszt pracy wykonanej) w celu ustalenia, czy koszt zadania jest wyższy czy też niższy od założonego w harmonogramie. Pole OHR (odchylenie wartości wypracowanej od harmonogramu) pokazuje porównanie tych pól w czasie. BKPW Opis Pole BKPW (budżetowy koszt pracy wykonanej) zawiera skumulowaną wartość iloczynu okresowego procentu wykonania zadania i okresowego kosztu według planu bazowego zadania. BKPW jest obliczany do daty oceny stanu lub bieżącej. Wartość ta jest także znana jako wartość wypracowana. Sposób obliczania Podczas tworzenia zadania BKPW wynosi 0 zł. Natychmiast po zapisaniu planu bazowego oraz wprowadzeniu postępu danego zadania (poprzez pracę rzeczywistą, rzeczywisty czas trwania lub Wykonano % pracy), program Microsoft Project oblicza BKPW. Obliczenia te są oparte na wartości procentowej wykonania, porównanej z czasem trwania zadania według planu bazowego. Program Microsoft Project oblicza skumulowany koszt według planu bazowego i udostępnia wartość, jaką powinny osiągnąć rzeczywiste koszty zadania, na podstawie postępu zadania do tego momentu w czasie trwania według planu bazowego. Zalecane zastosowania Dodanie pola BKPW do arkusza zadań umożliwia stwierdzenie przewidywanego obciążenia budżetu danym zadaniem na podstawie ilości wykonanej dotąd pracy i okresowego kosztu danego zadania według planu bazowego. Przykład Czas trwania według planu bazowego danego zadania wynosi 8 dni, a koszt według planu bazowego 400 zł. Wyznaczony zasób wykazał, że zadanie jest obecnie wykonane w 25 procentach, tak samo jak w ubiegły piątek. Jeżeli ubiegły piątek jest datą oceny stanu, BKPW wynosi do tej chwili 100 zł. Gdy zasób wykaże, że zadanie zostało ukończone w 50 procentach, BKPW osiągnie 200 zł. Czas trwania według planu bazowego następnego zadania wynosi 4 dni, a jego Koszt według planu bazowego wynosi 60 zł. Te koszty są rozłożone na 4 dni, po 10 zł, 10 zł, 20 zł i 20 zł. Zadanie jest obecnie ukończone w 50 procentach. BKPW do tej chwili wynosi 20 zł, ponieważ 50 procent czasu trwania według planu bazowego odpowiada dwóm pierwszym dniom, w których Koszt według planu bazowego wynosił po 10 zł. Gdy zadanie jest wykonane w 75 procentach, BKPW wynosi 40 zł, ponieważ na 75 procent składają się pierwsze 3 dni, a koszty się kumulują. Komentarz W celu stwierdzenia, czy koszty poniesione w związku z danym zadaniem odpowiadają założeniom budżetowym, można porównać pole BKPW z polem RKPW (koszt rzeczywisty pracy wykonanej). Pole OKS zawiera różnicę między tymi polami. Można także porównać pole BKPW z polem BKPH (budżetowy koszt pracy według harmonogramu), aby określić, czy dane zadanie jest zgodne z założeniami harmonogramu. Pole ORZ zawiera różnicę między tymi polami. RKPW Opis Pole RKPW (koszt rzeczywisty pracy wykonanej) zawiera koszty poniesione w związku z pracą nad zadaniem do daty stanu projektu lub daty bieżącej. Sposób obliczania Podczas tworzenia zadania pole RKPW zawiera wpis 0 zł. Po wykonaniu rzeczywistej pracy nad zadaniem, program Microsoft Project oblicza RKPW. Zawiera on koszt pracy rzeczywistej i wszelkie koszty stałe poniesione w związku z zadaniem do chwili obecnej. Sposób i czas, za jaki jest obliczany RKPW, zależy od ustawień stawki zasadniczej, stawki za pracę w nadgodzinach, kosztu użycia zasobu i naliczania kosztów, wyznaczonych w oknie dialogowym Informacje o zasobie, a także od wykazanej pracy rzeczywistej, kosztów stałych zadania i daty oceny stanu lub bieżącej.

2 W.Stachowski Wielkości w analizie kosztowej Strona 2 Zalecane zastosowania Dodanie pola RKPW do arkusza zadań umożliwia wyświetlanie poniesionych kosztów, związanych z wykonaniem danego zadania, obliczonych na podstawie pracy rzeczywistej i stawek godzinowych wyznaczonych zasobów, a także innych kosztów poniesionych do daty stanu lub bieżącej. Przeglądanie tych informacji podczas wykonywania przydziału umożliwia sprawdzanie, czy nie przekroczono wyznaczonego budżetu. Po zakończeniu danego przydziału, informacje te można wykorzystywać do planowania kosztów przyszłych projektów. Przykład Należy przedstawić sprawozdanie na temat RKPW do ubiegłego piątku. W tym celu trzeba wprowadzić datę piątkową jako datę stanu, a następnie dokonać przeglądu kosztów związanych z zadaniem o 10-godzinnym czasie trwania. Przydzielony zasób kosztuje 20 zł za godzinę i wykonał 5 godzin rzeczywistej pracy do ubiegłego piątku oraz dodatkowo 5 godzin do dzisiaj. Wykorzystując datę stanu, program Microsoft Project wylicza, że RKPW do ubiegłego piątku wyniósł 100 zł. Jeżeli jako daty stanu użyje się daty bieżącej, RKPW zostanie wyliczony na 200 zł. Komentarz Ponieważ informacje o RKPW są zachowywane okresowo, RKPW jest obliczany od pierwszego wpisu kosztu rzeczywistego do daty oceny stanu lub bieżącej. Program Microsoft Project oblicza koszt RKPW nawet wtedy, gdy nie wyznaczono zasobów do wykonania zadania. W takim przypadku podstawą obliczeń są praca rzeczywista i stałe koszty zadania. OHR Opis Pole OHR (odchylenie od harmonogramu) pokazuje różnicę w kosztach pomiędzy bieżącym wykonaniem a planem bazowym danego zadania, mierzoną do daty oceny stanu lub do daty bieżącej. Można wykorzystać OHR do kontrolowania kosztów i ustalania, czy zadania są wykonywane zgodnie z harmonogramem. Sposób obliczania OHR stanowi różnicę między BKPW (budżetowy koszt pracy wykonanej) a BKPH (budżetowy koszt pracy według harmonogramu). Program Microsoft Project oblicza OHR w następujący sposób: OHR = BKPW BKPH Zalecane zastosowania Dodanie pola OHR do arkusza zadań umożliwia ustalanie, czy koszt danego zadania jest wyższy, czy też niższy od wielkości planowanych w planie bazowym. Przykład Według planu bazowego zadanie Pisanie oferty powinno być wykonane do 1 czerwca po 50 godzinach pracy (której koszt wynosi 500 zł). Jednak do 1 czerwca wartość Wykonano % zadania wynosiła jedynie 80 procent. Koszt BKPW tego zadania wyniósł 400 zł (80 procent kwoty 500 zł). Koszt BKPH wyniósł 500 zł, a odchylenie OHR równało się -100 zł wskazując, o ile koszty zadania są opóźnione wobec kosztów zapisanych w planie bazowym. Komentarz Jeżeli odchylenie OHR jest dodatnie, wykonanie danego zadania w danej chwili wyprzedza założenia harmonogramu w dziedzinie kosztów. W przypadku gdy odchylenie OHR jest liczbą ujemną, zadanie opóźnia się względem założeń harmonogramu w dziedzinie kosztów. Odchylenie OHR jest wyrażane w jednostkach walutowych, takich samych jednostkach jakie są stosowane w polu OKS (odchylenie kosztowe). Ułatwia to wykreślanie OHR i OKS na tym samym wykresie. OKS Opis Pole OKS (wartość wypracowana na odchyleniu kosztu) przedstawia różnicę między kosztem potrzebnym do osiągnięcia bieżącego poziomu wykonania zadania a kosztem, jaki został faktycznie poniesiony do daty stanu lub daty bieżącej w celu osiągnięcia odpowiadającego jej poziomu wykonania zadania. Sposób obliczania Pole OKS stanowi różnicę między BKPW (budżetowym kosztem pracy wykonanej) a RKPW (rzeczywistym kosztem pracy wykonanej). Program Microsoft Project oblicza OKS w następujący sposób: OKS = BKPW - RKPW Zalecane zastosowania Dodanie pola OKS do arkusza zadań umożliwia stwierdzenie, czy koszty zadania są niższe, wyższe czy równe kosztom, jakie zaplanowano w budżecie. W czasie wykonywania projektu ułatwia ono ocenę wykonania budżetu do dnia bieżącego. Przykład BKPW określonego przydziału wynosi 500 zł, a RKPW 400 zł. OKS jest równe 100 zł, co oznacza, że koszt rzeczywisty jest mniejszy od przewidzianego w budżecie o 100 zł. Komentarz Jeżeli odchylenie kosztowe jest dodatnie, koszt zadania jest w danej chwili mniejszy od kosztu założonego w budżecie lub kosztu według planu bazowego, a koszty rzeczywiste są mniejsze od kosztów według planu bazowego, niezbędnych do osiągnięcia obecnego etapu wykonania danego zadania. Jeżeli odchylenie kosztowe jest liczbą ujemną, koszt przydziału w danej chwili przekracza koszt zakładany w budżecie, a rzeczywiste koszty są większe od kosztów według planu bazowego, potrzebnych do osiągnięcia obecnego etapu wykonania zadania.

3 W.Stachowski Wielkości w analizie kosztowej Strona 3 SKK Koszt Opis Pole Koszt przedstawia całkowity koszt zadania według harmonogramu lub zaplanowany, obliczony na podstawie kosztów, poniesionych do tej pory na pracę wykonaną przez wszystkie zasoby przydzielone do danego zadania, wraz z planowanymi kosztami pozostałej pracy nad przydziałem. Jest on też przedstawiany jako szacowany koszt końcowy (SKK). Sposób obliczania W chwili utworzenia zadania jego koszt jest równy kosztowi pozostałemu, czyli wartości pracy pozostałej, pomnożonej przez skumulowane koszty przydzielonych zasobów. Koszt jest obliczany na podstawie ustawień Stawki zasadniczej, Stawki za nadgodziny, Kosztu użycia i Naliczania kosztu dla danego zasobu oraz ilości pracy nad zadaniem, przydzielonej wszystkim zasobom. Do tego pola są również dodawane dowolne koszty stałe zadania. Program Microsoft Project oblicza koszt, dodając Koszt rzeczywisty do Kosztu pozostałego na podstawie Pracy rzeczywistej lub Kosztu rzeczywistego, wykazanych w związku z danym zadaniem. Koszt = Koszt rzeczywisty + Koszt pozostały + Koszt stały Zalecane zastosowania Dodanie pola Koszt do arkusza zadań umożliwia przeglądanie bieżących kosztów całkowitych zadania, na które składają się koszt rzeczywisty i koszt pozostały. Przykład Dwóm zasobom, mającym stawkę godzinową 20 zł, przydzielono 10 godzin pracy nad zadaniem. W chwili rozpoczęcia zadania koszt wynosił więc 200 zł. W związku z wykazaną rzeczywistą pracą zasobów liczba ta jest korygowana. W chwili ukończenia zadania, koszt całkowity jest równy kosztowi rzeczywistemu. Komentarz Oprócz opcji obliczania kosztów przez program Microsoft Project, istnieje możliwość ich samodzielnego wprowadzania lub edytowania. W takim przypadku program Microsoft Project przenosi różnicę między wartością wprowadzoną a wartością poprzednią do pola Koszt stały. BK Koszt według planu Opis Pole Koszt według planu bazowego przedstawia planowany całkowity koszt zadania. Koszt według planu bazowego jest także oznaczany jako budżet końcowy (BK). Sposób obliczania Koszt według planu bazowego jest obliczany jako suma planowanych kosztów wszystkich przydzielonych zasobów, zwiększona o koszty stałe, związane z zadaniem. Jest on równy zawartości pola Koszt w chwili zapisywania planu bazowego. Koszt według planu bazowego = (Praca * Stawka zasadnicza) + (Praca w nadgodzinach * Stawka za pracę w nadgodzinach)+ Koszt użycia zasobu + Koszt stały zadania Zalecane zastosowania Informacje o koszcie według planu bazowego stają się dostępne od chwili ustawienia informacji o kosztach przydzielonych zasobów i sporządzenia planu bazowego zadania. Dodanie pola Koszt według planu bazowego do arkusza zadań umożliwia przeglądanie sumy planowanych kosztów całkowitych zadań. Zapoznawanie się z Kosztem według planu bazowego danego zadania umożliwia ustalenie budżetu zadania oraz projektu. Porównywanie wartości w polach Koszt według planu bazowego i Koszt umożliwia sprawdzanie, czy realizacja zadania przebiega zgodnie z założeniami budżetu. Pole Odchylenie kosztowe zawiera porównanie tych dwóch pól. Przykład Czas trwania zadania wynosi 10 godzin, a koszt przydzielonego do niego zasobu wynosi 20 zł za godzinę. Koszt według planu bazowego zadania wyniesie 200 zł. Po ukończeniu zadania w 50 procentach, w polu Koszt rzeczywisty zostanie wprowadzona wartość 100 zł. Komentarz Pole Koszt według planu bazowego zawiera wpis 0 zł do chwili sporządzenia planu bazowego danego projektu. Można to zrobić nawet po rozpoczęciu projektu. W tym celu należy w menu Narzędzia wskazać polecenie Śledzenie, kliknąć polecenie Zapisz plan bazowy, a następnie zaznaczyć opcję Zapisz plan bazowy. Następuje skopiowanie bieżących kosztów całkowitych zadań do pola Koszt według planu bazowego. Edycja zawartości pola Koszt według planu bazowego nie ma wpływu na żadne obliczenia kosztów zadania według planu bazowego ani na okresowe koszty według planu bazowego zadania. W przypadku zapisania nowego planu bazowego po edycji kosztów według planu bazowego, wprowadzone wpisy zostają zastąpione wartościami, pochodzącymi z nowego planu bazowego. Koszt według planu bazowego nie zmienia się po jego zapisaniu, nawet w przypadku zmiany wartości pracy. OKC Pole OKC (Odchylenie końcowe) pokazuje różnicę pomiędzy BK (Budżet końcowy) lub kosztem według planu bazowego oraz SKK (Szacowany koszt końcowy) lub kosztem całkowitym dla zadania.

4 W.Stachowski Wielkości w analizie kosztowej Strona 4 Sposób obliczania Po ustawieniu planu bazowego pole OKC zadania zawiera 0 zł. Koszt planowany lub całkowity zadania i koszt według planu bazowego zadania są w tym momencie takie same, a więc odchylenie wynosi 0 zł. Wraz ze zmianami planu lub gdy raportowany jest postęp zadania, program Microsoft Project oblicza OKC dla zadania. Brany jest pod uwagę koszt pracy rzeczywistej oraz dowolne dotychczasowe koszty użycia dla zadania. Program Microsoft Project oblicza OKC w następujący sposób: OKC = Budżet końcowy (koszt według planu bazowego) - Szacowany koszt końcowy (koszt całkowity) Zalecane zastosowania Można dodać pole OKC do widoku arkusza zadania, aby zobaczyć, czy się przekracza, nie w pełni wykorzystuje lub mieści dokładnie w budżecie dla danego zadania. Znając swoje położenie w budżecie, warto jest w trakcie projektu ocenić dotychczasowe wykonanie budżetu. Na końcu projektu pole to pomaga w analizie kosztów i planowaniu przyszłych projektów. Przykład Koszt zadania według planu bazowego wynosi 500 zł, ponieważ pierwotnie oszacowano, że przydzielonemu zasobowi kosztującemu 50 zł za godzinę realizacja zadania zajmie 10 godzin. Jeżeli realizacja zadania zajmie zasobowi tylko 5 godzin, to koszt według planu bazowego wynosi 500 zł, a koszt zaktualizowany 250 zł. W związku z tym OKC pokazuje 250 zł, wskazując, że przewidywane jest niewykonanie budżetu w wysokości 250 zł po zakończeniu zadania. Komentarz W programie Microsoft Project 98 funkcję pola OKC spełniało pole Odchylenie kosztowe. Wartość pola Odchylenie kosztowe było obliczane według wzoru SKK - BK. W programie Microsoft Project 2000 OKC jest obliczane według wzoru BK - SKK. Jeżeli wartość OKC jest ujemna, to szacowany koszt zadania przewyższa obecnie sumę z budżetu lub planu bazowego. Jeżeli wartość OKC jest dodatnia, to szacowany koszt zadania jest obecnie niższy niż założono w budżecie. koszty plan bazowy ACWP / AKPW rzeczywiste koszty BCWS / BKPH BCWP /BKPW czas

5 W.Stachowski Wielkości w analizie kosztowej Strona 5 Planowany Koszt Planowanych Prac Rzeczywisty Koszt Wykonanych Prac Odchylenie kosztu ODK Odchylenie harmonogramu ODH Planowany Koszt Wykonanych Prac Wartość zaległych prac= 326,67zł. Wskaźnik wydajności harmonogramu WWH=PKWP/PKPP=560/886,67=0,63 (63%) ale po kosztach większych niż planowano ODK=100zł. i wskaźnik wydajności kosztu WWK=PKWP/RKWP=560/660=0,85 (85%). Prognozowane odchylenie od kosztu całego projektu wynosi 100zł Wskaźnik wydajności kosztu WWK=PKWP/RKWP= (KosztB-RKWP+ODK)/( (KosztB-RKWP.)= ( )/( )=1,18 (118%) Jeżeli różnica między wymaganym a bieżącym wskaźnikiem wynosi więcej niż 20% projektu nie uda się wykonać w terminie z planowanymi kosztami. W przykładzie 118%-85%= 33% PROJEKTU NIE UDA SIĘ WYKONAĆ W TEREMINIE WEDŁUG PLANOWANYCH KOSZTÓW