Na podstawie: MS Project 2010 i MS Project Server Efektywne zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S.

Transkrypt

1

2 Praca z planami bazowymi, Wizualizacja planów bazowych, Plany pośrednie, Wprowadzanie wartości rzeczywistych, Przedstawianie informacji o postępie prac, Analiza odchyleń. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 2

3 Realistyczny, ustalony i zaakceptowany przez osoby zaangażowane w realizację projektu plan, który ma być wykonany. Podstawa do rozliczania osób odpowiedzialnych. Podstawa do wyszukiwania odchyleń. Tworzymy po zakończeniu planowania, ale zanim zaczniemy realizację. MS Project pozwala na zapis 11 planów bazowych. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 3

4 Projekt > Ustaw plan bazowy Sugerowany jest wybór opcji Cały projekt Po zapisaniu plan bazowy oprócz nazwy ma timestamp zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 4

5 Dla zadania: Daty zakończenia i rozpoczęcia, Czas trwania, Praca do wykonania (aby było zakończone), Koszty do poniesienia (aby było zakończone), Informacje o podziale zadania, Rozkład pracy i kosztów w czasie. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 5

6 Dla zasobu: Praca do wykonania w projekcie, Koszty poniesione w związku z zasobem, Rozkład pracy i kosztów w czasie. Dla przydziału: Rozpoczęcie i zakończenie przydziału zasobu do zadania, Praca do wykonania w zadaniu przez konkretne zasoby, Koszty wynikające z przydziału zasobów do zadań, Rozkład pracy i kosztów w czasie. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 6

7 Domyślnie wykres Gantta przedstawia informacje o planie bieżącym. Można jednak przedstawić informacje o planie bazowym, w celu identyfikacji różnic. Korzystamy w tym celu z opcji: Formatowanie > Plan bazowy zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 7

8 zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 8

9 Aby usunąć plan bazowy należy skorzystać z opcji Projekt > Wyczyść plan bazowy. Aby skopiować plan bazowy należy skorzystać z Ustaw plan bazowy i użyć opcji Ustaw plan pośredni. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 9

10 Analogicznie jak w przypadku planów bazowych można zapisywać plany pośrednie. Są one mniej szczegółowe, gdyż zawierają tylko informacje o datach rozpoczęcia i zakończenia zadań, bez uwzględniania kosztów i przydziałów zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 10

11 Aby móc się uczyć w oparciu o doświadczenia realizowanych projektów ważne jest porównywanie planów z rzeczywistą ich realizacją. W tym celu potrzebujemy gromadzić dane rzeczywiste. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 11

12 Stosujemy tę opcję, gdy wszystko przebiega zgodnie z planem i nie ma odchyleń w zakresie kosztów i terminów. Można to zastosować zarówno dla całego projektu, jak i dla wybranych zadań Korzystamy z opcji Projekt > Aktualizuj projekt zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 12

13 Opcja Ustaw jako wykonane 0%-100% ustawia wykonanie zadań proporcjonalnie w oparciu o plan na podany dzień Opcja Ustaw jako wykonane w 0% lub 100% ustawia jako wykonane tylko te zadania, które powinny się zakończyć przed podaną datą zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 13

14 Opcja Zmień harmonogram pracy niewykonanej, aby zaczynała się po: pozwala przesunąć pozostałe do wykonania zadania, Czynności wykonane oznaczone są w odpowiedni sposób. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 14

15 Poprzednie rozwiązanie pozwala radzić sobie z zadaniami, które zostały wykonane zgodnie z planem. To rozwiązanie pozwala dokumentować odchylenia od planu Do aktualizacji zadania lub zadań służy opcja Zadanie > Aktualizuj zadania zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 15

16 Wykonano % - w jakim stopniu zadanie zostało wykonane. Uwaga jeśli podamy 100%, a nie ma podanej rzeczywistej daty zakończenia, to zostanie wykorzystana data bieżąca. Jeśli nie podamy rzeczywistego czasu trwania, to zostanie on wyliczony jako iloczyn Wykonano % i Czas trwania Rzeczywisty czas trwania ile czasu pracowaliśmy faktycznie nad zadaniem Pozost. Czas trwania ile zostało do zrobienia. Może być wyliczone automatycznie Rozpoczęcie, Zakończenie faktyczne daty zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 16

17 Do podawania informacji odnośnie wykonania zadań można również wykorzystać tabelę Śledzenie (Widok>Tabele) dla widoku Arkusz zadań (Więcej widoków) zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 17

18 Otwórz plik 9_5.mpp. Wprowadź dane rzeczywiste o postępie prac nad zadaniami: Odebranie lokalu oraz Wynoszenie wyposażenia rozpoczęcie i zakończenie zgodnie z harmonogramem Pakowanie wyposażenia 1,5 dnia Załadunek 1,5h Transport 1h zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 18

19 zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 19

20 Do obserwacji postępu prac służy nam widok Wykres Gantta śledzenie Są tam widoczne m.in. informacje o % wykonania oraz o planie bazowym zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 20

21 Kolejnym sposobem pomagającym ocenić przebieg prac są linie postępu Pokazują one stopień zaawansowania prac na konkretną datę oraz (poprzez załamania) odstępstwa od planu zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 21

22 Aby włączyć linie postępu należy skorzystać z opcji Formatowanie > Linie postępu i podać dla jakich dni mają być wykreślone zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 22

23 Koszty rzeczywiste są ustalane w oparciu o rzeczywiste czasy trwania czynności oraz stawki zasobów Śledzić koszty można w widoku Wykres Gantta lub Arkusz zadań, po wyświetleniu tabeli Koszty zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 23

24 Po zakończeniu zadania można zweryfikować, czy faktycznie takie koszty poniesiono i w razie potrzeby poprawić wartości zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 24

25 Otwórz plik 9_7.mpp. Podaj koszty rzeczywiste zgodnie z tabelą: zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 25

26 Start 0 Określenie potrzeb 1200 Przygotowanie ogłoszenia 252 Emisja ogłoszenia 500 Definiowanie kryteriów oceny 500 Wpisywanie zgłoszonych ofert 210 Wizyty w lokalach 750 Przypisywanie ocen 280 Spisanie i zebranie ocen 120 Wybór lokalu 0 Wysłanie powiadomień o decyzji 68 zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 26

27 Opiniowanie umowy 130 Podpisanie umowy 240 Wypowiedzenie umowy 120 Zdanie lokalu 0 Ustalenie terminu przeprowadzki 200 Aranżacja wnętrz ,72 Poszukiwanie środka transportu 200 Odebranie lokalu 920 Pakowanie wyposażenia 306 Wynoszenie wyposażenia 48 Załadunek 180 Transport zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 27

28 Odchyleniami nazywamy różnice między planem a wykonaniem Odchylenia mogą polegać na przekroczeniu zaplanowanych terminów, modyfikacji czasu trwania zadań, czy też przekroczeniu kosztów Ustalenie przyczyn odchyleń jest istotne na potrzeby kolejnych realizowanych projektów ( lessons learned ) zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 28

29 Odchylenia terminów można śledzić w widoku Wykres Gantta lub Arkusz zadań, po wyświetleniu tabeli Odchylenie zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 29

30 Aby śledzić również odchylenia czasu trwania czynności należy wstawić kolumnę Odchylenia czasu trwania zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 30

31 Otwórz plik 9_9.mpp. Przedstaw informacje o odchyleniach terminów oraz czasów trwania zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 31

32 Do monitorowania odchyleń można również wykorzystać raporty. Przykładowo do ustalenie zadań, które nie rozpoczęły się zgodnie z planem można wykorzystać raport Zadania nierozpoczęte o czasie (Projekt > Raporty > Niestandardowe) zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 32

33 Odchylenia kosztów dla zadań można śledzić w widoku Wykres Gantta lub Arkusz zadań, po wyświetleniu tabeli Koszt zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 33

34 W opisywanej tabeli można zastosować filtr Koszt ponadbudżetowy Do identyfikacji zadań, które przekroczyły zakładany budżet można również wykorzystać raport Zadania ponadbudżetowe (Projekt > Raporty > Koszty) zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 34

35 Odchylenia kosztów dla zasobów można śledzić w widoku Arkusz zasobów, po wyświetleniu tabeli Koszt zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 35

36 Odchylenia pracy dla zadań i zasobów można śledzić odpowiednio w widoku Wykres Gantta lub Arkusz zadań oraz Arkusz zasobów, po wyświetleniu tabeli Praca zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 36

37 Aby móc porównać wersje projektu zapisane w różnych plikach należy skorzystać z opcji Porównaj projekty. W wyniku porównania dwóch projektów powstaje Raport porównawczy. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 37

38 Zmień nazwę pobranego pliku 9_7.mpp na 9_7_nowy.mpp. Z zasobu sieciowego, pobierz ponownie plik 9_7.mpp. Otwórz 9_7.mpp. Z wykorzystaniem funkcjonalności Porównywania projektów wczytaj plik 9_7_nowy.mpp. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 38

39 Koniec Bibliografia: MS Project Zarządzanie projektami, Sebastian Wilczewski zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 39