PROTOKÓŁ. EZD RP elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej

Transkrypt

1 Warszawa, 20 października 2017 r. PROTOKÓŁ z publicznej prezentacji założeń projektu: EZD RP elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej Projekt przygotowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową Państwowy Instytut Badawczy w partnerstwie z Wojewodą m w odpowiedzi na konkurs na dofinansowanie projektów w ramach Działania 2.2 Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Termin prezentacji: 20 października 2017 r. Organizator prezentacji: Miejsce prezentacji: Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa Państwowy Instytut Badawczy ul. Kolska 12, Warszawa Centrum Projektów Polska Cyfrowa ul. Spokojna 13a, Warszawa Sposób udostępnienia informacji o możliwości zgłoszenia udziału w prezentacji: Ogłoszenie o publicznej prezentacji założeń projektu wraz z informacją o możliwości zgłoszenia udziału w prezentacji zostało opublikowane na stronie internetowej Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej: oraz 6 października 2017 r. na stronie internetowej Centrum Projektów Polska Cyfrowa: Prezentację projektu rozpoczęto o godz. 9:00. Przebieg prezentacji utrwalono za pomocą urządzenia rejestrującego obraz i dźwięk. W spotkaniu uczestniczyli po stronie prezentującego projekt: przedstawiciele Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej Państwowego Instytutu Badawczego (dalej NASK): Wojciech Racięcki Dyrektor Pionu Sieci Edukacyjnych i eadministracji Joanna Dudzińska pracownik Zespołu Wsparcia Projektów Marek Sowala pracownik Działu Inwestycji Strona 1 z 11

2 przedstawiciele ego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (dalej PUW): Mariusz Madejczyk Pełnomocnik Wojewody ego ds. Informatyzacji, Dyrektor Biura Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych, Magdalena Sawicka Kierownik w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych, Kinga Stajniak pracownik Biura Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych. Prezentacji wysłuchało 20 osób, których udział w spotkaniu został odnotowany na liście uczestników ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz nazwy instytucji, którą dany uczestnik reprezentował. Lista uczestników prezentacji stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Agenda spotkania: 1. Powitanie obecnych oraz informacja o celu i przebiegu spotkania. 2. Prezentacja założeń projektu. 3. Dyskusja pytania i uwagi uczestników. Prezentację projektu rozpoczął przedstawiciel NASK Pan Wojciech Racięcki, który powitał wszystkich zgromadzonych uczestników. Następnie w imieniu PUW głos zabrał Pełnomocnik Wojewody ego ds. Informatyzacji Pan Mariusz Madejczyk, który przedstawił genezę projektu, zasady współpracy NASK i PUW, kluczowe założenia i cele przedsięwzięcia. Następnie zaprezentowane zostały przyczyny realizacji projektu, w tym zdiagnozowane potrzeby klientów administracji rządowej RP Partnerów EZD PUW, w które wpisuje się projekt. W dalszej części Pan Mariusz Madejczyk omówił m.in.: główne filary i produkty projektu, harmonogram działań i przyczyny realizacji przedsięwzięcia, a także wskaźniki produktu i rezultatu. Ponadto, omówione zostały zagadnienia związane z usprawnianiem procesów w administracji rządowej RP oraz komplementarnością projektu w stosunku do trwających i zakończonych projektów. Prezentację założeń projektu zamknęło przedstawienie harmonogramu planowanych zamówień publicznych oraz wskazanie potencjału przedsięwzięcia. Podczas prezentacji zostały przedstawione następujące kwestie: 1) założenia projektu, 2) okres i koszt realizacji projektu, 3) odbiorcy produktów i usług wytworzonych w ramach projektu, 4) cel główny i cele szczegółowe projektu, 5) produkty projektu, 6) harmonogram realizacji projektu, 7) przyczyny realizacji projektu, 8) usprawnianie procesów w administracji publicznej RP, 9) komplementarność projektu do zakończonych i trwających projektu, 10) harmonogram zamówień publicznych, 11) potencjał przedsięwzięcia. Treść prezentacji stanowi załącznik nr 2 do protokołu. Po przedstawieniu prezentacji, rozpoczął się panel dyskusyjny, podczas którego uczestnicy mieli możliwość zadawania pytań dotyczących omawianego projektu. Strona 2 z 11

3 Dyskusja pytania i uwagi uczestników: Dyskusję moderował i na pytania odpowiadał Pan Mariusz Madejczyk. Poniżej pytania uczestników zabierających głos w dyskusji i udzielone odpowiedzi. PYT. 1 Arkadiusz Koperski, Urząd Zamówień Publicznych: Pytanie: Jak zrozumiałem projekt będzie komplementarny z projektem Platforma e-zamówienia. Stwierdził pan, że razem będzie to komplet usług związanych z zamówieniami publicznymi, rozumiem co nie zostało powiedziane także w zakresie przekazywania pewnych danych do centralnego repozytorium danych, które ta platforma będzie miała. Czyli dobrze zrozumiałem? Odpowiedź: Tak, bardzo dobrze pan zrozumiał, ale jeśli pan pociągnąłby to pytanie dalej, czyli jakie elementy będą po stronie EZD, a jakie po stronie platformy, to panu odpowiem, że nie wiem. Nie znam tego SIWZ [dotyczącego zamówienia na zaprojektowanie, budowę i wdrożenie Platformy e- Zamówienia wraz z usługą hostingu, ogłoszonego 18 października br.], nie zdążyłem się z nim jeszcze zapoznać. Natomiast jesteśmy umówieni i to pisemnie, formalnie z Urzędem Zamówień Publicznych na rozmowy i podzielenie się biznesowo na te zadania, które mają być realizowane w EZD, a te które mają być realizowane w platformie. Pytanie: Obowiązek elektronizacji, czyli de facto to co państwo będą robili dla zamawiających, procesy zamówień publicznych, ta data to 18 październik Z tego co tutaj pan przedstawiał harmonogram, to dopiero wtedy de facto rozpoczyna się państwa projekt, czyli zostawiamy zamawiającym taką lukę roczną co najmniej. Jak długo ona będzie trwała? Odpowiedź: Już odpowiadam na to pytanie, jest to opisane także w fiszce projektowej. Zauważyliśmy tę lukę, nietrudno było ją zauważyć. Moduł zamówień publicznych będzie dostępny wcześniej. Problem tylko polega na tym, że będzie działał w EZD PUW, bo nie ma innego systemu dla nas, więc będziemy go udostępniali naszym Partnerom, a ci inni, pozostali, którzy będą chcieli z niego skorzystać będą mogli dopiero przy EZD RP, więc ma pan rację. Dlatego też w tym projekcie Partnerzy EZD PUW są w pewien sposób uprzywilejowani. My usiądziemy do stołu z UZP, zastanowimy się nad rozwiązaniem tego problemu tak, żeby tej luki dla pozostałych nie pozostawić. Ma pan rację: ona jest, my ją zauważyliśmy, opisaliśmy ją w fiszce projektowej. PYT. 2 Andrzej Bednarek, Politechnika Łódzka: Pytanie: Co z urzędami jakimi są uczelnie wyższe? Tu [w projekcie finansowanym z POPC] jest niestety inna specyfika w zakresie wydania pieniądza? Odpowiedź: Tak, jak pan wie trwają rozmowy, prace już od wielu miesięcy w zakresie powołania centrów kompetencyjnych. Nie chciałbym teraz, przy okazji tej prezentacji publicznej EZD RP, dokładnie opowiadać o tym wątku, ale jednak skoro wywołał pan do tablicy ten temat to powiem, a dla państwa wszystkich, żebyście wiedzieli o co chodzi. Przy przedsięwzięciu EZD PUW pojawiły się takie ścieżki podmiotowe poza administracją rządową jak: szpitale, sądy powszechne samorządy i właśnie szkoły wyższe. Wojewoda podpisał porozumienia, umowy jako Skarb Państwa z kilkunastoma uczelniami wyższymi i na tym skończył ponieważ jest ich aż 130. Pozostałe uczelnie mają być wdrażane już za pomocą tzw. centrów kompetencyjnych są tworzone dwa: przy Szkole Głównej Handlowej w Warszawie i przy Uniwersytecie Gdańskim, czyli tak naprawdę przy MUCI [przy Międzyuniwersyteckim Centrum Informatyzacji] przy Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, ale scedowane zostało to zadanie na Uniwersytet Gdański, bo to są dwaj nasi partnerzy (SGH jako pierwsza szkoła wyższa, która wdrożyła EZD i Uniwersytet Gdański jako kolejny). Tak naprawdę odpowiadając na to pytanie wszystko teraz w rękach tych centrów kompetencyjnych, czyli tam należy szukać wsparcia wdrożeniowego, Strona 3 z 11

4 ale nie tylko. W centrach kompetencyjnych nie chodzi wyłącznie o wdrożenie i utrzymanie systemu na rzecz uczelni wyższych EZD PUW, a później EZD RP, bo to będzie naturalna konsekwencja tylko przede wszystkim chodzi o rozwój. Państwo od nas oczekiwaliście, żebyśmy budowali moduły dla uczelni wyższych, a nas na to po prostu nie stać, dlatego że one się nie mieszczą w tej uniwersalności EZD jako systemu dla całej polskiej administracji np. moduł rekrutacji studentów nie jest potrzebny Ministrowi Finansów. W związku z tym elementem budowy centrów kompetencyjnych jest także budowa tych dodatkowych elementów, które będą usprawniały szkoły wyższe. Jestem przekonany, nie chcąc zdradzać pewnych rozmów, które się toczą, że w tym roku te centra powstaną formalnie i będzie można z ich usług korzystać. Pytanie: Czy nie ma przeszkód formalnych korzystania z państwa projektu w uczelniach wyższych? Odpowiedź: Nie, dlatego że artykuł 13a ustawy o informatyzacji, a musimy działać przecież z literą prawa przede wszystkim, rozszerzył katalog podmiotów, którym Skarb Państwa może udzielać licencji i szkoły wyższe są takimi podmiotami. Od maja 2014 roku ten przywilej dotyczy również uczelni wyższych. PYT. 3 Jakub Madej, WASKO S.A.: Pytanie: Czy nie obawiają się państwo integracji tych systemów dziedzinowych z EZD PUW w kontekście ponoszenia kosztów ze strony urzędów na rzecz integracji właśnie systemu dziedzinowego z waszym darmowym systemem do obiegu dokumentów? Odpowiedź: Wręcz przeciwnie. Okazało się, że po pierwsze my tej integracji nie wymuszamy. Ta integracja wychodzi z potrzeby danego urzędu i też oczywiście nie wskazując żadnych z naszych partnerów, urzędów jako lepsze i gorsze widać taką tendencję, że te urzędy, które są dłużej w systemie, dłużej pracują, które mają wysoką kulturę organizacyjną, mają więcej zintegrowanych systemów i w swojej architekturze ustanawiają system EZD właśnie jako krwiobieg, traktując pozostałe systemy jako zasilające informacyjnie. Jest taka prosta zasada, że w EZD wszystko się zaczyna i kończy, ale nie wszystko się tam dzieje czyli jak mamy wpływ nawet do jakiegoś systemu dziedzinowego to rejestrujemy najpierw wpływ w EZD, a potem przekazujemy go do systemu dziedzinowego. Ma pan rację, że to są koszty, ale one są ponoszone tylko wtedy, gdy organizacja widzi z tego zysk. Z naszej strony nie ma chyba innego wyjścia. Z resztą pewnie pan jako przedstawiciel firmy komercyjnej a od wielu lat rozmawiamy z państwem jako firmami komercyjnymi o tym, jak pozycjonować w tym przedsięwzięciu firmy komercyjne największy interes powinniście właśnie widzieć w usprawnianiu tych organizacji poprzez to, że możecie integrować systemy i dawać dobre usługi i jeszcze lepsze w EZD. My nie chcemy przekraczać pewnej cienkiej czerwonej linii w tym przedsięwzięciu, nie chcemy budować ERP. Nie chcemy budować systemów, w których komercja jest po prostu lepsza od nas, bo spełnia dokładne oczekiwania naszych Partnerów. Więc oczekujemy, że ta część integracyjna spowoduje, że tak jak u niektórych naszych partnerów, gdzie system EZD jest sercem całego podmiotu, będzie także w przypadku EZD RP. Uspokajając te firmy, które zbudowały wiele rozwiązań a przede wszystkim to się dzieje w urzędach centralnych i ministerstwach, bo tam są ERP-y pierwszym wymaganiem jest żeby EZD PUW, a teraz EZD RP, było zintegrowane z tymi systemami. My od razu w umowach między Wojewodą a Partnerami mówimy, że się tym nie zajmujemy to znaczy nie oczekujcie od nas, że będziemy się integrowali z waszym ERP-em, a jeżeli wam jest za mało API to wystawimy kolejną metodę. Na dzień dzisiejszy EZD PUW ma ponad 50 metod, a dwa lata temu miało ich 4 i żadnej z tych 46 nie wymyśliliśmy sami, to firmy komercyjne na nas je wymusiły. I tak samo chcemy budować dalej. Kończąc ten wątek, chcemy budować także integrację wsteczną. Nie zepsujemy poprzez EZD RP tych integracji, które się wydarzyły. Strona 4 z 11

5 PYT. 4 Tomasz Skwarka, Ministerstwo Środowiska: Pytanie: Czy wejście EZD RP oznacza, że automatycznie te urzędy, które obecnie funkcjonują i użytkują EZD PUW automatycznie wyewoluują do EZD RP? Czy wydarzy się taka sytuacja, że np. ktoś w dalszym ciągu pomimo wdrożenia EZD RP będzie pracował i funkcjonował na EZD PUW, więc będziemy mieć dwa systemy? Odpowiedź: Bardzo mądre pytanie dziękuję, bo nie powiedziałem o tym. Po pierwsze, nie będzie przymusu, po drugie: jestem przekonany, że [Ministerstwo Środowiska] jako nasz stary Partner będziecie jednym z ostatnich, którzy będą chcieli wejść do EZD RP. To znaczy, proszę zauważyć, że EZD PUW jest systemem, który był budowany przez 7 lat i jest efektem wielu oczekiwań wykraczających poza instrukcję kancelaryjną, KPA, ordynację podatkową pan najlepiej o tym wie. W związku z tym nie wierzę w to i nie mam takich ambitnych założeń, żeby EZD RP zaadresował wszystkie funkcjonalności i moduły EZD PUW od razu w okresie realizacji tego projektu. To jest niemożliwe. Zbudowanie tego systemu, na tak dużą skalę, w usłudze chmurowej będzie dla nas olbrzymim obciążeniem. W związku z tym wejście Partnerów PUW do EZD RP będzie dla nich decyzją biznesową w momencie, kiedy będą widzieli, że już np. przynajmniej 90% ich oczekiwań jest spełnionych, a te 10% jest dzięki innym funkcjonalnościom w jakiś sposób zagospodarowane. Więc uspokajam, nie będzie takiego przymusu. A jeśli chodzi o pierwszą część pytania marzymy o tym, żeby 1 stycznia 2023 r. nie musiał pan nic robić z EZD w Ministerstwie Środowiska, tylko po prostu pojawi się nowe logo i nowy interfejs. Nie jest to jednak możliwe to marzenie w cudzysłowie, bo na pewno trzeba najpierw przejść szkolenia, poinformować, pokazać nowy interfejs. To nie będzie taki sam interfejs jak teraz. Jak pan zobaczy ten prototyp w przyszłym roku to będzie pan, mam nadzieje, mile zaskoczony, ale on odbiega zupełnie od interfejsu, który jest teraz. To zresztą naturalne, bo tamten jest sprzed 9 lat. Pytanie: Czyli od samego początku widzieliście tę możliwość rozdwojenia jaźni? Odpowiedź: Tak, zresztą w fiszce projektowej opisujemy partnerów, którzy będą w EZD PUW i w EZD RP szacujemy, że aż do roku 2023, a może nawet 2024 pokazujemy to jak ta ścieżka będzie wyglądała. Pytanie: Przy czym będziecie oczywiście wspierać Partnerów w procesie ewolucji z jednego do drugiego systemu? Odpowiedz: Zdecydowanie tak i zachęcać [do przejścia na EZD RP]. Myślę że ci których koszty utrzymania systemu w organizacji są duże będą szybko przechodzili na EZD RP na chmurę, jeśli stracą tylko jakiś niewielkie funkcjonalności. Podam przykład: moduł e-kontroli nie będziemy się skupiali na module e-kontroli w EZD RP, ponieważ jest on wykorzystywany przez kilka maksymalnie kilkaset urzędów, ale nie przez wszystkich, nie interesuje się nim np. Szkoła Główna Handlowa. PYT. 5 Arkadiusz Koperski, Urząd Zamówień Publicznych: Pytanie: W harmonogramie zamówień publicznych jest postępowanie na wyłonienie dostawcy oprogramowania niezbędnego do wytworzenia systemu nie ma pozycji, kto będzie wytwarzał EZD RP. Kto będzie de facto wytwarzał EZD RP w oparciu o to oprogramowanie, które zostanie kupione w tych postępowaniach? Odpowiedź: My, tak jak do tej pory, to znaczy Białystok [PUW] z NASK. To też dobre pytanie, chyba o tym nie powiedziałem, choć na slajdzie takie hasło było. Ta koalicja polega na tym, że w Białymstoku utworzony zostanie Oddział programistyczny NASK, który będzie zajmował się wytwarzaniem oprogramowania na rzecz polskiej administracji i z biegiem lat tak naprawdę wchłonie zespół EZD PUW, które do tej pory [realizuje] i jeszcze przez jakiś czas będzie realizował Strona 5 z 11

6 te zadania jako statutowe zadania Wojewody ego więc robimy to jako Państwo. System EZD RP będziemy budowali podobnie jak EZD PUW, tym samym zespołem wzmocnionym organizacyjnie przez NASK. Pytanie: A ten zespół będzie finansowany też z POPC jako działanie? Odpowiedź: Tak, koszty wytwórcze EZD to są przede wszystkim koszty zespołu. PYT. 6 Artur Krycki, Uniwersytet Przyrodniczo -Humanistyczny w Siedlcach: Pytanie: Ja chciałem zapytać, co państwo rozumiecie pod pojęciem otwartości tego systemu, na jakich licencjach ewentualnie jest przewidziany i czy będzie dostęp do kodu źródłowego? Odpowiedź: Do kodu źródłowego dostępu publicznego nie przewidujemy. Chcemy zamknąć core systemu w rękach Skarbu Państwa po to, żeby zabezpieczać jego jednolitość, bezpieczeństwo. Natomiast ta otwartość będzie przejawiała się przede wszystkim tą częścią integracyjną mikro serwisów i takich możliwości, które dadzą państwu [Partnerom] możliwość samodzielnej wymiany modułów i rozbudowywania systemu o dodatkowe elementy. Tak też opisujemy to w fiszce. Czyli idziemy tą ścieżką, którą podążał od początku Wojewoda i Zespół EZD PUW, a mianowicie mimo dużych czasami nacisków, żeby przekazać kody źródłowe np. szkołom wyższym albo sądom powszechnym. Gdyby tak się stało kilka lat temu to teraz mieli byśmy wiele mutacji EZD PUW i przedsięwzięcie by się rozsypało, nie było by tej jednolitości. Ja nie prezentowałem tu architektury ale jestem przekonany, że na pierwszych warsztatach, które będziemy organizowali [w ramach projektu] tę architekturę Państwu przedstawimy ona opiera się na tym, żebyście wy za pomocą własnych sił albo swoich dostawców mogli system rozbudowywać, nie dotykając core, nie dotykając tego za co będzie odpowiedzialne Państwo. To jest dla was wygodne zmienia się przepis prawa, zmienia się KPA, zmienia się ordynacja podatkowa, zmienia się profil zaufany, zmienia się skrzynka podawcza albo standard dokumentu elektronicznego was to nie interesuje, dostajecie to w pakiecie. Interesuje was to, jeżeli zmieniają się wasze przepisy i musicie swoje moduły dostosować do systemu. Taką idee przyjęliśmy w tym przedsięwzięciu. PYT. 7 Tomasz Skwarka, Ministerstwo Środowiska: Pytanie: Wspomniał pan króciutko o szynie. Czy faktycznie będzie taka możliwość? Bo w tej chwili najczęściej się zdarza w ten sposób, że jeżeli dwa urzędy posiadają systemy klasy EZD to komunikują się ze sobą za pośrednictwem kanału epuap. Czy to znaczy, że EZD jednego urzędu będzie rozmawiał z EZD drugiego urzędu bezpośrednio? Odpowiedź: Tak można powiedzieć oczywiście w granicach przepisów prawa. Na dzień dzisiejszy jest to prawnie niemożliwe dlatego, że podmioty realizujące zadania publiczne wymienione w ustawie o informatyzacji muszą posiadać skrzynki podawcze, choć nie wszystkie. W związku z tym i artykuł 16 ustawy o informatyzacji mówi wyraźnie, że jeżeli pan chce przekazać z Ministerstwa Środowiska nawet do podmiotu, który jest podległy panu, a jest oddzielnym podmiotem, musi pan wysłać dokument na skrzynkę podawczą. Ale np. straż graniczna to pierwszy nasz partner, który wymusił taką funkcjonalność, Odział Straży Granicznej w Białymstoku Komendant Główny nie musi przesyłać do Komendanta ego dokumentów przez skrzynkę podawczą, może to robić w ramach EZD, traktując Oddział jako strukturę organizacyjną własnego urzędu, chociaż są to dwa rożne podmioty. To wyglądać będzie tak, choć już to też jest możliwe w systemie EZD PUW w ograniczonym zakresie, że może pan w strukturze organizacyjnej komendy głównej (pozostańmy na przykładzie straży granicznej) może pan umieścić wybraną w danej instancji EZD osobę czy też komórkę z ego Oddziału, czyli z innej instancji EZD, i wtedy ten dokument trafia tak jak dekretacja [czy do Kancelarii Ogólnej] to jest wybieralne po stronie tamtego urzędu, do którego wpada i tak się będzie pojawiało w strukturze Strona 6 z 11

7 organizacyjnej. To jest trochę za słabe jeszcze narzędzie, ale przede wszystkim z dużą ostrożnością trzeba się nim obsługiwać. Myślimy o dostosowaniu tego rozwiązania do przepisów prawa, bo całe e-doręczenie ma być przebudowane prawnie. Myślimy, że tam także trochę zostaną uwolnione te dosyć mocne granice przekazywania skrzynka podawcza bardzo często występuje. Dlaczego trzeba być ostrożnym? Dlatego, że mówimy często o postępowaniu administracyjnym i ordynacji podatkowej, które może być narażone na zaskarżenie w przypadku, gdyby nie było np. UPO przy wydaniu danego dokumentu. Pytanie: Jak to się będzie miało jeżeli chodzi o współpracę np. z Najwyższą Izbą Kontroli albo innymi organami kontrolnymi? Teraz mamy może nie problem, ale mamy takie pytanie, bo inaczej trochę wygląda kontrola w przypadku dokumentów prowadzonych w systemie tradycyjnym czy w systemie papierowym, natomiast kiedy kontroler NIK przychodzi zaczyna kontrolować sprawę prowadzoną wybitnie w sposób elektroniczny? Odpowiedź: To jest nasza może nie systemu EZD PUW ani EZD RP, ale administracji pięta achillesowa, ponieważ faktycznie kontrolerzy żądają dokumentów w postaci papierowej, mimo iż są prowadzone w postaci elektronicznej. Całe szczęście Najwyższa Izba Kontroli wprowadza system EZD u siebie, nawet byli u nas kilka lat temu, żeby się dogadać jak moglibyśmy się komunikować. Docelowo, bo to jeszcze nie funkcjonuje i faktycznie jesteśmy nękani tymi wydrukami, choć są urzędy bardzo odważne, które w systemie EZD zakładają konto dla kontrolera i po prostu mówią będziemy pan przekazywali dokumenty, których pan będzie żądał. Ale to wymaga odwagi, bo taki kontroler może nieprzychylnie patrzeć na taki urząd. Oszczędność i tak jest, dlatego, że ten kontroler sam wtedy decyduje o tym, co wydrukować, a nie drukuje mu się w czambuł (przepraszam za kolokwializm) wszystko. Brak standardu powoduje, że urzędy muszą sobie radzić. Niektórzy po prostu karnie drukują wszystko i przynoszą jest to w absolutnej sprzeczności z e-administracją. Dlatego też nasze porozumienie z NSA. Wiem, że to dwa inne organy, ale tutaj mieliśmy ten sam problem: nagrywanie na płytkach dokumentacji, karanie podmiotów za to, że nie przekazują im oryginałów w postaci papierowej, ciężko było wytłumaczyć, że dokument papierowy nie jest oryginałem, że jest to kopia naturalnego dokumentu elektronicznego, który jest oryginałem. Te standardy w wielu obszarach są niezbędne, a brakuje nam fundamentalnego: dokumentu elektronicznego, akt sprawy i pójdziemy dalej. Proszę zobaczyć, że jeżeli będziemy mieli standard akt sprawy, to również w tym standardzie będzie mógł pan przekazywać taką paczkę nie archiwalną, bo to co innego, czemu innemu służy takiemu kontrolerowi. A skoro on będzie w prawie to kontroler powinien mieć narzędzie do odczytywania paczki administracyjnej tak ją roboczo nazywamy. PYT. 8 Zbigniew Jasiak, BIUMER Usługi Informatyczne: Pytanie: Ja mam pytanie w związku z organizacją całego tego przedsięwzięcia, a konkretnie chodzi mi o instytucje, które mają że tak powiem dwóch panów, jak na przykład inspektoraty weterynarii, inspektoraty ochrony roślin, które z jednej strony stanowią całą sieć organizacyjną, mają swoje jednostki terenowe, wojewódzkie itd. i pod pewnymi względami te jednostki podlegają instytucjom centralnymi, czyli inspektoratom, a pod innymi, jak np. kwestie finansowe wojewodom. Jak wtedy będzie ten system działał? Czy w ramach systemu będą połączone czy wspólne magazyny dokumentów z jednej i drugiej strony? Odpowiedź: Nie wiem, czy dobrze rozumiem pana pytanie, bo ja je rozumiem także z innego punktu widzenia problemu licencjonowania systemu. Mało tego niektóre inspektoraty podlegają pod starostwa powiatowe, ale nadzorowane są przez wojewodę. To jest jeszcze odrębny wątek. Ale rozumiem, że pana pytanie jest inne, to znaczy: jak organ w organie funkcjonuje w strukturze organizacyjnej czy tak? Strona 7 z 11

8 Pytanie: Mało tego, jak taka jednostka terenowa, która z jednej strony podlega wojewodzie, a z drugiej strony głównemu inspektoratowi czy będzie jakaś separacja chociażby dokumentów, pochodzących z różnych źródeł? Odpowiedź: Jeżeli dobrze rozumiemy pana pytanie to trzeba [takim podmiotom] zakładać odrębne instancje, a jeżeli można pomiędzy instancjami przekazywać dokumentny bez skrzynki podawczej, to chyba rozwiązuje ten problem. [Jeśli chodzi o archiwizację dokumentów pochodzących z innych źródeł], to zdecydowanie musimy to oddzielić. Nie możemy tego zasobu traktować jako jednego zasobu archiwalnego. To są oddzielne podmioty. Pytanie: Tutaj w harmonogramie przewidziany był udział firm komercyjnych w zakresie budowy systemów dziedzinowych, które mogą być później integrowane z EZD RP. Natomiast samo to przedsięwzięcie jest ogromne, będzie się składać z wielu etapów. Czy przy budowie tego systemu na poszczególnych etapach też jest możliwy jakiś udział firm komercyjnych? Odpowiedź: Ten zakres integracyjny, o którym pan wspomina, dotyczy systemów dziedzinowych, które istnieją w organizacjach. W projekcie nie przewidujemy udziału firm komercyjnych, które będą budowały jakieś dodatkowe rozwiązania dofinansowane z projektu. Więc odpowiedź brzmi: nie. Natomiast na pewno rolą naszą we współpracy z naszymi partnerami i ich podmiotami komercyjnymi, będzie doprowadzenie do takiej warstwy integracyjnej, która będzie państwu umożliwiała integrację i budowanie dodatkowych modułów. Dlatego, że system EZD RP będzie miał nie tylko miał część integracyjną do integracji z istniejącymi systemami dziedzinowymi, ale możliwe będzie także budowanie modułów do systemu EZD, tak, żeby można było traktować system EZD jako zbiór pewnych systemów, które są dostarczane podmiotom. W samym projekcie nie przewidujemy udziału firm komercyjnych przy budowie systemu EZD RP. Pytanie: Żeby budować coś, co może być później zintegrowane z tym systemem, trzeba posiadać oczywiście określone informacje. Na jakim etapie można się spodziewać uzyskania tego typu informacji niezbędnych dla przygotowania czegoś dziedzinowego? Odpowiedź: Jak patrzę sobie z głowy na harmonogram, to architekturę systemu musimy mieć skończoną (my już ją mamy w pewnym zakresie przygotowaną, bo budowaliśmy architekturę w poprzednim projekcie, a teraz ją uzupełniamy o nowe technologie, nowe możliwości), ale żeby nie obiecać zbyt wiele to 1 lipca 2018 roku to jest data, kiedy zaczniemy produkcję systemu na pewno, być może wcześniej, a to oznacza, że będziemy mieli już pełne założenia architektoniczne łącznie z warstwą integracyjną ponieważ nie da się produkować, jeżeli nie będziemy znali funkcjonalności systemu, łącznie z tą warstwą integracyjną. Myślę więc, że wakacje przyszłego roku to jest czas, kiedy możemy zadeklarować publikację takiej dokumentacji, o której pan mówi. PYT. 9 Waldemar Krukowski, Polski Koncern Naftowy ORLEN: Pytanie: Czy zastanawiali się państwo nad modelem licencjonowania dla firm komercyjnych, szczególnie w przypadku grup kapitałowych, gdzie jest jedna instancja systemu i wiele firm? Odpowiedź: Nie, nie rozważaliśmy tego. Przede wszystkim dlatego, że założenia POPC mówią, iż produkty [projektu] muszą być dedykowane administracji rządowej. PYT. 10 Andrzej Bednarek, Politechnika Łódzka: Pytanie: Czy będzie wykaz procedur bazowych, które będzie obsługiwał system, ten core? Odpowiedź: Tak i to na pewno przed 1 lipca [2018 r.]. Zamierzamy przeprowadzić cykl warsztatów, ograniczony niestety w pierwszym okresie, w tym pierwszym półroczu, co nas bardzo martwi, ponieważ dopóty, dopóki nie dostaniemy dofinansowania, mamy ograniczone możliwości finansowe, żeby budować takie warsztaty, spotkania, ale na pewno je zorganizujemy. Taka była Strona 8 z 11

9 idea EZD PUW i tak będzie kontynuowana. Chcemy żebyście państwo od początku czuli się współwłaścicielami tego produktu, żebyście nam mówili czego potrzebujecie. Nie da się pogodzić wszystkich interesów i to dobrze wiemy, dlatego też system jako uniwersalny jest zawsze mniejszy niż potrzeby danej organizacji. Stąd ta rola tych systemów dziedzinowych i integracyjna systemu. Zapraszam więc już Pana na takie warsztaty nie wiem kiedy będą, ale myślę, że po feriach mazowieckich i podlaskich, czyli w drugiej połowie lutego [2018 roku]. PYT. 11 Dariusz Gąsiorowski, Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Łodzi: Pytanie: Tutaj pan powiedział, że w zasadzie te urzędy, które korzystają z EZD PUW w tej chwili, to jak gdyby będą w ostatnim momencie, jak będzie system gotowy EZD RP, przechodzić do tego systemu jest to spowodowane jakimś zbiegiem różnych elementów. Czy to nie jest tak, że te firmy są wyłączone z tego momentu projektowania i uczestnictwa w tym? Bo tak to zrozumiałem. Odpowiedź: Nie, wręcz przeciwnie. Dementuję swój sposób wypowiedzi w tym zakresie. Absolutnie nie. Partnerzy EZD PUW to są w pierwszej kolejności nasi partnerzy przy konsultacjach nad systemem. Natomiast, jeżeli chodzi o Lasy Państwowe, to domyślam się o czym pan mówi Wy jako organizacja duża jesteście w pierwszej kolejności zainteresowani usługą chmurową. Będziecie musieli zdecydować, czy ta usługa chmurowa ta chmura prywatna oczywiście, bo domyślam się, że nie będziecie korzystali z usługi NASK, tylko będziecie korzystali z własnej infrastruktury, którą już zbudowaliście i świadczycie taką usługę w EZD PUW. Będziecie musieli podjąć decyzję biznesową, czy te funkcjonalności, które zostaną wam udostępnione w pierwszym miesiącu funkcjonowania usługi chmurowej, w drugim, w trzecim w którym momencie opłaca Wam się przejść na usługę chmurową. Myślę, że trzeba tak hybrydowo do tego podejść (tzn. nadleśnictwa, dyrekcje regionalne, które są w EZD PUW zostawić w spokoju, a tych nowych, którzy nie będą wymagający, włączać w EZD RP), ale musimy indywidualnie o tym porozmawiać. Jestem przekonany, że usiądziemy do stołu przed 1 lipca, jak będziemy budowali architekturę. Lasy Państwowe, Straż Graniczna, Ministerstwo Finansów, Urząd Patentowy RP, Wody Polskie (budowane teraz), to są nasi strategiczni Partnerzy, którzy mają najwięcej wymagań co do nas, jeżeli chodzi o usługę chmurową, ale w warstwie prywatnej. Pytanie: Czy na dzisiaj, czy ewentualnie na ten moment, kiedy będzie to spotkanie w jakiś sposób zorganizowane przez państwa, czy będzie znana pełna funkcjonalność, jaką będzie miał przenosić system EZD RP, nie mówię o EZD PUW, tylko to, co będzie fizycznie w tym systemie zawarte czy będzie to opisane dokładnie? Odpowiedź: Tak, już to robimy. W zasadzie mamy to już opisane, jednak nie będziemy tego upubliczniali dopóty, dopóki nie będziemy mieli uruchomionego projektu, w sensie takim, że przejdziemy przez KRMC, że będzie to już formalny projekt. Ta lista funkcjonalności już jest i ma ponad tysiąc pozycji. Pewnie jak budowaliśmy EZD PUW i uruchomiliśmy go w 2011 roku byłoby ich sto. Z tego tysiąca trzeba będzie zdecydować, które muszą być w corze. Naszą ambicją jest zbudowanie w pierwszej kolejności systemu kancelaryjno-archiwalnego, a dopiero później tego, czym jest EZD PUW i czym miało stać się EZD PUW w naszym partnerstwie (z Wami i z innymi podmiotami). Tutaj będzie pewnie też przeciąganie liny pomiędzy podmiotami (jedne będą chciały takie funkcje, drugie inne). Jestem pewien, że co do systemu kancelaryjno-archiwalnego nie będziemy mieli kontrowersji, to jest jasno w przepisach prawa określone. Musimy dokument zarejestrować, opisać metadanymi, przygotować go już na etapie rejestracji do archiwizacji, zadekretować, zeskanować, wyszukać, wysłać dokument elektroniczny lub papierowy, zakończyć sprawę, przekazać do archiwum zakładowego, archiwum państwowego to jest core. Do tego dołożony silnik procesów, silnik BI, podpis elektroniczny zintegrowany z węzłem krajowym Strona 9 z 11

10 i węzłem transgranicznym (który już niebawem od 2018 roku). To są fundamenty. Integracja z portalem gov.pl, po to żeby te usługi zaciągać bezpośrednio. Pozostałe wartości dodane systemu, będziemy musieli odłożyć na później, ale też będziemy je sobie priorytetyzowali, które są bardziej ważne, a które mniej. Myślę, że nie będziemy głosować, ale będziemy o tym rozmawiać. Na tym dyskusję zakończono. Mając na uwadze fakt, iż uczestnicy nie wnieśli uwag do koncepcji projektu i przedstawionych zagadnień, zespół projektowy nie otrzymał wniosków, które powinien uwzględnić w dalszych pracach nad projektem. Prezentację zakończono o godz. 10:20. Załączniki: Załącznik 1 Lista uczestników prezentacji Załącznik 2 Prezentacja (w formacie MS PowerPoint) Strona 10 z 11

11 Załącznik 1. Lista uczestników w publicznej prezentacji Lp. Nazwisko Imię Instytucja 1 Bednarek Andrzej Politechnika Łódzka, Centrum Komputerowe 2 Borkowski Rafał Lasy Państwowe, Zakład Informatyk 3 Brychczyński Piotr Fujitsu Technology Solutions Sp. z o. o. 4 Cichal Mariusz Comarch S.A. 5 Dudzińska Joanna NASK-PIB 6 Gąsiorowski Darek Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Łodzi 7 Jasiak Zbigniew BIUMER Usługi Informatyczne 8 Koperski Arkadiusz Urząd Zamówień Publicznych 9 Krukowski Waldemar Polski Koncern Naftowy ORLEN 10 Krycki Artur Uniwersytet Przyrodniczo-Humanistyczny w Siedlcach 11 Madej Jakub WASKO S.A. 12 Madejczyk Mariusz Urząd Wojewódzki 13 Pasieczny Karol WASKO S.A. 14 Pogoda Paweł Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych 15 Racięcki Wojciech NASK-PIB 16 Roszczypała Alicja Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi 17 Sawicka Magdalena Urząd Wojewódzki 18 Skwarka Tomasz Ministerstwo Środowiska 19 Słowikowski Marek Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi 20 Stajniak Kinga Urząd Wojewódzki 21 Sowala Marek NASK-PIB 22 Świech Bartłomiej Szkoła Główna Handlowa, Centrum Technologii Informatycznych 23 Truchel-Kozłowska Anna Urząd Zamówień Publicznych 24 Wang Stanisław Huawei Enterprise Poland 25 Wirowski Marek Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych 26 Zerhau Piotr Narodowe Centrum Badań i Rozwoju Strona 11 z 11