Problematyka związana z Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentacją w Starostwie Powiatowym w Zawierciu oraz funkcjonowanie w systemie SEKAP

Transkrypt

1 Problematyka związana z Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentacją w Starostwie Powiatowym w Zawierciu oraz funkcjonowanie w systemie SEKAP Tomasz Nitecki Naczelnik Wydziału Informatyki STAROSTWO POWIATOWE W ZAWIERCIU ISMS Auditor ISO 27001

2 Czy e-administracja to fakt czy fikcja? Oszczędności w rządzie na materiałach biurowych - informacja w TV W MAC rozpoczęły się prace mające na celu przygotowanie nowej ustawy o wykonywaniu zadań publicznych drogą elektroniczną zastępującej obecną, niezbyt udaną, ustawę o informatyzacji. Jednocześnie w opracowaniu jest nowelizacja obecnej złej ustawy. Pismo z UW o adres skrytki epuap (jednej z JO) nie o adres ESP tylko o adres konkretnego rozwiązania. Co ciekawe prośba ta wysyłana jest przez ! Dlaczego to jest problem bo nie można w prosty sposób zweryfikować podpisu w systemie ZMOKU - sprzęt leży nie wykorzystany do tej pory Jest urząd który po wejściu nowej IK dodaje do JRWA swoje własne numery! Umieszczono dane osobowe w Internecie osób oczekujących na lokal socjalny. Pracownik nie poniósł żadnych konsekwencji burmistrz obiecał, że go przeszkoli (informacja TV).

3 Czy e-administracja to fakt czy fikcja? MAC zapowiada zwiększenie nadzoru nad zarządzaniem dokumentacją w urzędach i przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej. Według resortu bałagan w oznakowaniu aktów nie wynika ze złego systemu znakowania spraw, ale raczej ze sposobu zarządzania dokumentacją w urzędzie. - To nieprawidłowe stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych lub też opór pracowników przed stosowaniem tych przepisów prowadzi do nieprawidłowego zarządzania dokumentacją w urzędzie twierdzi wiceminister administracji Stanisław Huskowski. Jego zdaniem przyczyną tego jest m.in. nieprzestrzeganie lub też nieprawidłowe stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w urzędach. Wiceminister zapowiada jednak zmianę ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która zwiększy kompetencje archiwów państwowych w zakresie kontroli postępowania z dokumentacją. Źródło:

4 Czy e-administracja to fakt czy fikcja? IT w Administracji Średnia liczba informatyków / ilość osób na jednego informatyka

5 Czy e-administracja to fakt czy fikcja? IT w Administracji w 5 urzędach na 62 badanych nie ma informatyka

6 Czy e-administracja to fakt czy fikcja? Kiedy można naprawdę przejść na EZD 1. Uświadomieni pracownicy, znający przepisy ale nie własne branżowe tylko Instrukcję Kancelaryjną, KPA! 2. Posiadający wysokie umiejętności pracy w systemie komputerowym (lub zagwarantowaną pomoc pracownika IT) 3. Musi być osoba, która: pilnuje/czuwa/rozwija/kontroluje/raportuje system EZD 4. Wyżej wymienione w szczególności dotyczą kadry zarządzającej (Dyrektor, Naczelnik, Kierownik)

7 Czy e-administracja to fakt czy fikcja? Brak zainteresowania e-usługami Źródło:

8 Czy e-administracja to fakt czy fikcja? Wzrost liczby e-usług w SEKAP

9 Czy e-administracja to fakt czy fikcja?

10 Praca w środowisku EZD PREZENTACJA PRACY W ŚRODOWISKU EZD CZĘŚĆ W KTÓREJ WSZYSTKO MOŻE SIĘ ZDARZYĆ

11 Praca w środowisku EZD PLAN POKAZU 1. Rejestracja korespondencji 2. Przekazywanie korespondencji 3. Prowadzenie spraw 4. Paczka archiwalna 5. BONUS Korespondencja przez ESP 6. Archiwum Zakładowe 7. Skład chronologiczny

12 Praca w środowisku EZD Rejestracja korespondencji 1. To tu zaczyna się tryb EZD, jeden rejestr wchodzący i jeden wychodzący. Jeżeli jest wiele lokalizacji system musi bezpiecznie obsługiwać takie środowisko (komunikacja przez Internet, łącza własne, system uprawnień) 2. Skład chronologiczny - istnieje jeżeli co najmniej jeden nr JRWA jest w EZD 3. Ustalone zasady skanowania dokumentów zapisane np. w Zarządzeniu 4. Przyjmowanie korespondencji w dużych urzędach to skomplikowany proces. Możliwość oddzielenia wpisywania danych od skanowania dokumentów

13 Praca w środowisku EZD Rejestracja korespondencji 1. Integracja z systemami dziedzinowymi - EZD potrafi np. odpytać Ewidencję Ludności o kontrahenta 2. Możliwość pokazania statystyk top 10 wysyłanych i odbieranych przesyłek 3. Dobra praktyka - automatyczne przełączanie rozmowy telefonicznej do osoby prowadzącej sprawę po podaniu kodu kreskowego z pisma (centrala telefoniczna współpracuje z systemem EZD) 4. Dobra praktyka - wizualne odróżnienie wniosków (formularzy papierowych), które są obsługiwane w EZD (np. poprzez inny kolor), lądują wtedy prosto w składzie.

14 Praca w środowisku EZD Kierownictwo - dekretacja korespondencji, kontrola 1. Regularne i terminowe odbieranie korespondencji (określone w Regulaminie Pracy w EZD) 2. Zastępstwa uruchamiane na czas nieobecności (urlop czy choroba) przez określoną osobę/komórkę w organizacji, ustalone wcześniej (Zakres obowiązków). 3. Kierownictwo - podejście do sprawy, zaangażowanie, przekłada się na pracę całego urzędu

15 Praca w środowisku EZD Prowadzenie spraw w EZD 1. Szybszy, mobilny dostęp do akt sprawy, system pilnuje terminów 2. W trybie EZD kompletność sprawy jest kluczowym zagadnieniem (dokumenty, dekretacje, podpisy) 3. Mechanizmy ochronne systemu - nie można wysłać pisma do ESP (Wysyłanie do PeUP tylko pism przyłączonych do sprawy, Wysyłanie tylko podpisanych dokumentów) 4. Metryka sprawy w EZD jest niewymagana 5. Przekazywanie dokumentacji do innego urzędu w postaci paczki 6. Mechanizm udostępniania akt sprawy innej komórce

16 BONUS 1. Zalogować się na ESP SEKAP 2. Wybrać Jednostkę Organizacyjną Szkołę no bo co to za sztuka z Urzędem 3. Wysłać pismo elektronicznie poprzez formularz 4. Pokazać powiadomienia przekazania (sms, ) 5. Pokazać powiadomienia założenia sprawy (sms, ) 6. Poczekać na odpowiedź

17 Praca w środowisku EZD Archiwum Zakładowe - czynności 1. Dobra praktyka jeden pracownik w komórce odpowiedzialny za przygotowanie dokumentacji do AZ 2. System powinien posiadać mechanizmy zabezpieczające proces przygotowania spisów 3. System umożliwia przekazanie spraw prowadzonych w trybie EZD do AZ oraz blokuje możliwość wykonywania operacji na sprawie po przekazaniu do AZ (Sprawa AK została już przekazana do archiwum. Wprowadzanie jakichkolwiek zmian w metadanych sprawy nie jest możliwe!)

18 Dla kogo tryb EZD 1. Dla tych którzy zmian się nie boją, nowości, dla odważnych! 2. Dla tych którzy nie mają zaufania tylko do celulozy 3. Dla tych którzy posiadają wiedzę z zakresu obowiązujących przepisów 4. Dla tych którzy chcą się rozwijać, iść do przodu z duchem czasu 5. Dla tych którzy mają świetne IT

19 Dziękuję za uwagę Tomasz Nitecki Naczelnik Wydziału Informatyki STAROSTWO POWIATOWE W ZAWIERCIU ISMS Auditor ISO tnitecki@zawiercie.powiat.pl