Doręczenie i odebranie dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym

Transkrypt

1 Jakub Rzymowski - 1- Doręczenie i odebranie dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym Jakub Rzymowski dr. n. prawnych rzym@prawokomputerowe.pl

2 Jakub Rzymowski - 2- Zasada oficjalności czyli DLACZEGO PRAWO W PODMIOCIE PUBLICZNYM NALEŻY TRAKTOWAĆ POWAŻNIE.

3 Jakub Rzymowski - 3- Art. 6. (KPA) Organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa. Art. 7. (Konstytucja) Organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa.

4 Jakub Rzymowski - 4- Zasada załatwiania spraw w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego. czyli CZY DOPUSZCZALNY JEST ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW W PODMIOCIE PUBLICZNYM.

5 Jakub Rzymowski - 5- Zasada załatwiania spraw w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego Art Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. 2. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1960 r. Nr 30, poz. 168, ze zm. (dalej: KPA))

6 Jakub Rzymowski - 6- Umożliwienie wnoszenia pism w formie dokumentu elektronicznego czyli W JAKI SPOSÓB PODANIA WNIEŚĆ SIĘ NIE UDA

7 Jakub Rzymowski - 7- Umożliwienie wnoszenia pism w formie dokumentu elektronicznego Art Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. KPA

8 Jakub Rzymowski - 8- Dziennik Ustaw Nr 14 Poz. 67 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych WSTĘPNA SELEKCJA Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. SYSTEM TRADYCYJNY

9 Jakub Rzymowski Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, c) pozostałe. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. 5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy. SYSTEM TRADYCYJNY

10 Jakub Rzymowski (...) 2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę. 4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających. 5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy. SYSTEM EZD

11 Jakub Rzymowski Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone. SYSTEM EZD

12 Jakub Rzymowski ROZPORZĄDZENIE Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego lub w art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. 2. W przypadku gdy: 1) w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny, 2) w centralnym lub lokalnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwiania danej sprawy inny niż ogólny, o którym mowa w 19 przesyłki złożone w sposób, o którym mowa w ust. 1, uważa się za wniesione nieskutecznie. 3. Podmioty publiczne informują w BIP o maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do przesłania za pomocą poczty elektronicznej oraz o adresie poczty elektronicznej, jeżeli taki sposób przesyłania pism został udostępniony.

13 Jakub Rzymowski Art.7. W toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. zasada uwzględnienia interesu społecznego i słusznego interesu obywateli Art.8. Organy administracji publicznej prowadzą postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej. zasada pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa Art.9. Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. zasada obowiązku organów udzielania informacji faktycznej i prawnej (Brzmienie zasad za: B. Adamiak, J. Borkowski. Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. 9 wydanie. Warszawa 2008)

14 Jakub Rzymowski Wezwanie do uzupełnienie braków pisma w formie dokumentu elektronicznego czyli CZY MOŻNA JEDNAK PRZYJĄC PODANIE ZŁOŻONE POCZTA ELEKTRONICZNĄ

15 Jakub Rzymowski Wezwanie do uzupełnienie braków pisma w formie dokumentu elektronicznego Art KPA Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. 2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

16 Jakub Rzymowski Doręczenie decyzji środkami komunikacji elektronicznej. czyli DLACZEGO MUSIMY DORĘCZAĆ ZGODNIE Z ŻYCZENIEM UCZESTNIKA POSTĘPOWANIA

17 Jakub Rzymowski Doręczenie decyzji środkami komunikacji elektronicznej. Art KPA 1. Decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Art Postanowienia, od których służy stronom zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, doręcza się na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. środki komunikacji elektronicznej - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną, Na podstawie art. 2 ust. 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz.U. Nr 144, poz ze zm.)

18 Jakub Rzymowski Doręczenie decyzji środkami komunikacji elektronicznej. Art Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Art Doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: 1) wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2) wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.

19 Jakub Rzymowski DORĘCZENIE ELEKTRONICZNE KPA Art Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. 2. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. 3. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób określony w przepisach niniejszego rozdziału dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego. 4. W celu doręczenia dokumentu w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej, z zastrzeżeniem 6, przesyła na adres elektroniczny adresata informację zawierającą: 1) wskazanie, że adresat może odebrać dokument w formie dokumentu elektronicznego, 2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać dokument i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia dokumentu, 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru dokumentu, a w szczególności sposobu

20 Jakub Rzymowski identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 5. Warunki techniczne i organizacyjne doręczenia dokumentu w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w 4 pkt Doręczenie dokumentu w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w 4 pkt 3, następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, w sposób określony w tej ustawie.

21 Jakub Rzymowski ROZPORZĄDZENIE Poświadczenie doręczenia jest udostępniane przez system informatyczny podmiotu publicznego w celu umożliwienia podpisania tego poświadczenia przez adresata dokumentu elektronicznego i zawiera: 1) pełną nazwę podmiotu publicznego, który doręcza dokument elektroniczny; 2) pełną nazwę podmiotu, któremu podmiot publiczny doręcza dokument elektroniczny; 3) oznaczenie sprawy; 4) jednoznaczne oznaczenie pisma, którego dotyczy; 5) w przypadku podpisania poświadczenia doręczenia datę i czas podpisania rozumiane jako data i czas doręczenia dokumentu elektronicznego.

22 Jakub Rzymowski ROZPORZĄDZENIE Adresat dokumentu elektronicznego potwierdza jego odebranie przez opatrzenie poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym umożliwiającym identyfikację podpisującego w sposób określony w art. 20a ust. 1 lub 2 ustawy.

23 Jakub Rzymowski ROZPORZĄDZENIE Po opatrzeniu poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń bezpośrednio po zakończeniu procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata: 1) udostępnia adresatowi do pobrania doręczany dokument elektroniczny wraz z podpisanym przez niego poświadczeniem doręczenia; 2) udostępnia organowi doręczającemu podpisane poświadczenie doręczenia.

24 Jakub Rzymowski ROZPORZĄDZENIE System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń automatycznie generuje informację wskazującą, że nie wpłynęło w terminie potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) i w art. 152a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.), zwane dalej poświadczeniem doręczenia.

25 Jakub Rzymowski ROZPORZĄDZENIE ) kopia dokumentu elektronicznego każde, niezależnie od sposobu utrwalenia, powielenie całości treści dokumentu elektronicznego niezapewniające integralności (niezmienności) z pierwowzorem;

26 Jakub Rzymowski ROZPORZĄDZENIE Dokumenty elektroniczne udostępnia się z zachowaniem ich integralności, o ile zostały podpisane podpisem elektronicznym, którego ważność w chwili złożenia podpisu może być zweryfikowana przez odbiorcę. 2. Jeżeli nie jest możliwe sprawdzenie przez odbiorcę ważności podpisu w chwili jego złożenia, w celu udostępnienia dokumentu elektronicznego sporządza się jego kopię podpisaną podpisem elektronicznym osoby, która może być zidentyfikowana w sposób określony w art. 20a ustawy. 3. Kopia, o której mowa w ust. 2, składa się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej sporządzającego i podpisującego kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę i adres podmiotu, w którym kopia została sporządzona. Art. 20a. 1. Identyfikacja użytkownika systemów teleinformatycznych udostępnianych przez podmioty określone w art. 2 następuje przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm. ), lub profilu zaufanego epuap. 2. Podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemów teleinformatycznych, może umożliwiać użytkownikom identyfikację w tym systemie przez zastosowanie innych technologii, chyba że przepisy odrębne przewidują obowiązek dokonania czynności w siedzibie podmiotu publicznego.

27 Jakub Rzymowski ROZPORZĄDZENIE Kopia dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego pisma, zawierającego w szczególności: 1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym; 2) datę wykonania wydruku.

28 Jakub Rzymowski Dziękuję proszę o pytania Jakub Rzymowski rzym@prawokomputerowe.pl