FORUM POSZUKUJĄCEJ ADMINISTRACJI USŁUGI I DOBRE PRAKTYKI DO WZIĘCIA

Transkrypt

1 FORUM POSZUKUJĄCEJ ADMINISTRACJI USŁUGI I DOBRE PRAKTYKI DO WZIĘCIA Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej stan obecny oraz plany rozwojowe systemu EZD PUW Mariusz Madejczyk Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. informatyzacji Magdalena Sawicka Kierownik Oddziału Rozwoju Systemów Teleinformatycznych i Szkoleń BI PUW

2 Naturalny dokument elektroniczny w administracji stał się faktem a mity zostały. Zmienia się postać informacji i dokumentów w systemach EZD gromadzone są akta sprawy w postaci elektronicznej. Ale system EZD, to nie system ZDE!! Służy do zarządzania całą dokumentacją w podmiocie, nie tylko elektroniczną lub co gorsza wyłącznie wpływającą w postaci elektronicznej. Archiwiści muszą przygotować się do nowych wyzwań.

3 Strachy na lachy Skład chronologiczny i co dalej? Przekazywanie akt sprawy do archiwów cyfrowych. Dekretacja elektroniczna i dekretacja zastępcza. Naturalny dokument elektroniczny kopia, czy oryginał Uwierzytelnianie dokumentów i podpisów elektronicznych. Przekazywanie elektronicznych akt sprawy do innych instytucji (sądy) vs paczka archiwalna?? XML, XADES, PADES UFO ;-)!

4 Dlaczego czas na EZD? - ponieważ prawo już nie przeszkadza ale nowa IK to nie wszystko, - ponieważ EZD to praca u podstaw, fundament e-administracji, - bo systemy EZD przynoszą korzyści i oszczędności dla organizacji. na przykładzie przedsięwzięcia wdrażania i rozwoju jednolitego systemu EZD PUW w administracji rządowej.

5 Partnerzy w województwach 1. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie 2. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu 3. Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie 4. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku 5. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach 6. Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach 7. Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim 8. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie 9. Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie 10. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie 11. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu 12. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi oraz administracja zespolona poszczególnych województw wdrażanych samodzielnie przez poszczególne urzędy wojewódzkie

6 Partnerzy centralni aktualna lista na Kancelaria Prezesa Rady Ministrów Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny Uniwersytet w Białymstoku Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Archiwum Państwowe w Olsztynie Komenda Główna Straży Granicznej Główny Urząd Geodezji i Kartografii Rządowe Centrum Legislacji Rzecznik Praw Obywatelskich Uniwersytet Warszawski Archiwum Państwowe w Szczecinie Ministerstwo Edukacji Narodowej Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej Ministerstwo Zdrowia Narodowy Bank Polski Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Główny Urząd Miar Urząd Transportu Kolejowego Archiwum Państwowe w Lublinie Generalna Dyrekcja Lasów Państwowych Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej Uniwersytet Pedagogiczny w Krakowie Rzecznik Praw Dziecka Ministerstwo Skarbu Państwa Szkołą Główna Handlowa Ministerstwo Finansów Kancelaria Prezydenta RP Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju ARiMR w trakcie Centrum Informatyczne Edukacji Urząd ds. Cudzoziemców Rzecznik Praw Pacjenta

7 Garść statystyk za rok 2013 oraz I kwartał 2014 r. Liczba instytucji korzystająca z EZD PUW: 151 Liczba urzędników pracujących w systemie EZD PUW (produkcja): Liczba dokumentów wysłanych z EZD PUW via epuap: Liczba dokumentów wewnętrznych w EZD PUW: Liczba akceptacji w systemie EZD PUW: Liczba dokumentów w składzie chronologicznym:

8 Pryncypia wdrażania jednolitego systemu EZD PUW 1. System jest jednolity, własnością Skarbu Państwa - przekazywany, wdrażany i utrzymywany przez PUW na zasadach niekomercyjnych. 2. PUW nie wdraża systemu w urzędach - urzędy same wdrażają system. 3. System jest narzędziem prostym i szybkim, wygodny dla urzędników - tworzony przez urzędników dla urzędników. 4. Redukcja dokumentacji papierowej wewnątrz jednostki. 5. Procedury nie odzwierciedlają świata papierowego urzędu. 6. Wszystkie dekretacje wykonywane są elektronicznie. 7. Korespondencja pomiędzy urzędami poprzez epuap.

9 Wdrożenie EZD nie jest przedsięwzięciem informatycznym Przedsięwzięcie wymaga: - determinacji i świadomości kierownictwa jednostki wdrażającej system, - monitowania postępu prac, - osobistego zaangażowania w proces wdrożenia i pracy w systemie, - powołania zespołu ds. wdrożenia i utrzymania systemu EZD w jednostce, - uświadamiania i szkoleń pracowników urzędu, - przygotowania refleksyjnych procedur, - przygotowania technicznego i organizacyjnego.

10 Dziękuję za uwagę