ZARZĄDZENIE Nr 49/2012 REKTORA POLITECHNIKI RZESZOWSKIEJ im. IGNACEGO ŁUKASIEWICZA z dnia 29 października 2012 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 49/2012 REKTORA POLITECHNIKI RZESZOWSKIEJ im. IGNACEGO ŁUKASIEWICZA z dnia 29 października 2012 r. w sprawie wprowadzenia Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j.: Dz. U. z 2012 r. poz. 572 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 Wprowadza się Zasady delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 System do sporządzania wniosków w sprawie wyjazdu za granicę znajduje się na stronie Dostęp do ww. systemu możliwy jest poprzez hasła i loginy jak do poczty elektronicznej PRz. 3 Nadzór nad prawidłową realizacją zarządzenia powierzam odpowiednio prorektorom zgodnie z zakresem kompetencji. 4 Do niezakończonych przed dniem wejścia w życie zarządzenia wyjazdów stosuje się dotychczasowe zasady. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. Rektor: prof. dr hab. inż. Marek Orkisz Otrzymują: wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni

2 Załącznik do zarządzenia nr 49/2012 Rektora PRz z dnia 29 października 2012 r Zasady delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej I. Zagraniczna podróż służbowa 1 1. Wyjazdy za granicę mogą odbywać pracownicy, doktoranci, studenci i inne osoby niebędące pracownikami Politechniki Rzeszowskiej w ramach skierowań udzielonych w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz w celu realizacji innych zadań Politechniki Rzeszowskiej. 2. Wyjazdy, o których mowa w ust. 1 realizowane są w celu: 1) prowadzenia badań naukowych; 2) prowadzenia działalności dydaktycznej; 3) szkoleniowym na: a) odbycie części studiów pierwszego lub drugiego stopnia albo jednolitych studiów magisterskich, b) studia doktoranckie, podyplomowe, c) staże naukowe, specjalistyczne, d) kursy językowe i inne kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe, e) praktyki zawodowe. 3. Wyjazdy, o których mowa w ust. 2 pkt. 1-2 realizowane są w szczególności w celu udziału w kongresach, konferencjach, sympozjach, warsztatach itp. 4. Decyzje w sprawach wyjazdów na podstawie złożonego wniosku (załącznik nr 1 do niniejszych Zasad) podejmują: 1) rektor w stosunku do prorektorów; 2) odpowiedni prorektorzy, wyznaczeni przez rektora, w stosunku do pozostałych pracowników, w tym nauczycieli akademickich, oraz doktorantów i studentów wyjeżdżających za granicę, o ile przepisy szczególne nie określają wyłącznej kompetencji rektora. 5. Wyjeżdżający składa w Dziale Logistyki i Zamówień Publicznych zaakceptowany przez przełożonego wniosek wyjazdowy w terminie minimum 14 dni przed wyjazdem. 6. W przypadku konieczności dokonania przedpłaty opłaty konferencyjnej należy dołączyć rachunek (INVOICE) lub rachunek proforma (PROFORMA INVOICE) wystawiony na Politechnikę Rzeszowską, al. Powstańców Warszawy 12, Rzeszów, NIP: PL , z którego wynika wysokość opłat lub dokument wzywający do dokonania opłaty z dokładnymi danymi bankowymi i danymi beneficjenta. W ostatnim przypadku pracownik zobowiązany jest po powrocie przedstawić oryginał rachunku pod rygorem obowiązku zwrotu wcześniej przelanej kwoty. II. Dojazdy i przejazdy 2 1. Organizacją przejazdu, zajmuje się Dział Logistyki i Zamówień Publicznych, który dokonuje zakupu biletów zgodnie z zaakceptowanym przez prorektora/rektora wnioskiem

3 pracownika. Istnieje również możliwość dokonania indywidualnej rezerwacji po wcześniejszym uzgodnieniu z Działem Logistyki i Zamówień Publicznych. 2. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą tzw. dieta dojazdowa oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. 3. Pracownikowi nie przysługuje ryczałt określony w ust. 2, gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatne przejazdy, jak również, gdy pracownik nie ponosi tych kosztów dojazdu. III. Diety 3 1. Dieta za czas pobytu w podróży służbowej poza granicami kraju jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i na inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach została określona rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). Informacja o aktualnych stawkach diet jest zamieszczona na stronie internetowej PRz 2. Dietę wylicza się w następujący sposób: 1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2) za niepełną dobę podróży: a) do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety, c) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. 3. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z ust Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednio na: 1) śniadanie 15% diety; 2) obiad 30% diety; 3) kolacje 30% diety; 4) inne wydatki 25% diety. 5. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny za wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. IV. Nocleg 4 1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach limitu ustalonego rozporządzeniem, o którym mowa w 3 ust. 1. Informacja o aktualnych stawkach limitów znajduje się na stronie internetowej PRz Jeżeli pracownik nie

4 przedstawi rachunku, może otrzymać ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu. 2. Ryczałt nie przysługuje, gdy Politechnika Rzeszowska lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. V. Zaliczka 5 1. Pracownik otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu za granicą. 2. Wypłata zaliczki następuje na podstawie jednego z trzech wariantów: 1) PLN równowartość dewiz na rachunek bankowy delegowanego; 2) dewizy pobrane w banku przez delegowanego; 3) dewizy na konto dewizowe delegowanego. 3. Wzór wniosku o zaliczkę zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszych Zasad. 4. Jeżeli pracownik pobiera zaliczkę w PLN, stanowiącą równowartość dewiz, przelicznikiem waluty obcej na walutę polską jest kurs sprzedaży walut banku obsługującego Politechnikę Rzeszowską obowiązujący w dniu wypłaty. 5. Wypłaty zaliczki dokonuje się przelewem na podstawie zlecenia wystawionego przez Dział Logistyki i Zamówień Publicznych według wzoru zgodnego z załącznikiem nr 2 do niniejszych Zasad lub na prośbę pracownika w banku, na podstawie zlecenia wystawionego przez Dział Logistyki i Zamówień Publicznych według wzoru zgodnego z załącznikiem nr 3 niniejszych Zasad. VI. Rozliczenie zaliczki 6 1. Pracownik zobowiązany jest do przedłożenia rozliczenia kosztów podróży w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Wszelkie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, tj.: bilety, faktury, rachunki, należy złożyć osobiście w Dziale Logistyki i Zamówień Publicznych. Rozliczenia należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki albo w walucie polskiej na formularzu rozliczenia zaliczki (załącznik nr 4 do niniejszych Zasad). 2. W przypadku, gdy kwota poniesionych wydatków przekroczy kwotę pobranej zaliczki, pracownik otrzyma zwrot różnicy w PLN. Przelicznikiem waluty, będzie kurs sprzedaży danej waluty, określony przez bank, z którego usług korzysta Politechnika Rzeszowska, na dzień rozliczenia (wypłaty) pracownika z Politechniką Rzeszowską. Ta sama zasada obowiązuje, gdy pracownik nie pobiera zaliczki na zagraniczną podróż służbową, a wydatki pokrywa z własnych środków. 3. Jeżeli pracownik w celu odbycia zagranicznej podróży służbowej pobiera zaliczkę w walucie obcej i zwraca do kasy niewykorzystaną kwotę w PLN, przelicznikiem waluty jest kurs kupna waluty dla banku, z którego usług korzysta Politechnika Rzeszowska, na dzień rozliczenia pracownika (wpłaty) z Politechniką Rzeszowską. 7 System do sporządzania wniosków, znajduje się na stronie Dostęp do ww. systemu możliwy jest poprzez hasła i loginy jak do poczty elektronicznej PRz.

5 Załącznik nr 1 do Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej (zarządzenie nr 49/2012) Rzeszów, dnia..... WNIOSEK SKIEROWANIE NA WYJAZD ZA GRANICĘ 1. Imię i nazwisko:.. 2. Tytuł naukowy, stanowisko: Jednostka organizacyjna: Kraj wyjazdu i miejscowość: Termin wyjazdu:.... (dokładny termin wyjazdu: od dnia wyjazdu do dnia powrotu włącznie) 6. Rodzaj wyjazdu: staż naukowy badawczy... staż naukowy szkoleniowy studia doktoranckie... studia podyplomowe... kurs językowy... praktyki zawodowe... udział w kongresie, konferencji, sympozjum lub seminarium... inne. (należy załączyć zaproszenie, potwierdzenie przyjęcia referatu, egzemplarz referatu, informację o konferencji) 7. Świadczenia dewizowe na wyjazd za granicę: diety pobytowe (ilość dni): po (stawka kraju docelowego) diety hotelowe (ilość nocy): po (limit/ryczałt stawki kraju docelowego) dieta dojazdowa: uczestnictwo w konferencji (gotówka/przelew): inne (wiza, przejazdy wewnętrzne): razem dewizy: równowartość w złotych: koszty podróży (samolot, pociąg, autobus, samochód prywatny): łączny przewidywany koszt pobytu za granicą: 8. Sposób przekazania zaliczki (deklaracja pracownika) : a) PLN równowartość dewiz na rachunek bankowy delegowanego, nr. b) dewizy pobrane w banku przez delegowanego c) dewizy na konto dewizowe delegowanego nr... Finansowanie wyjazdu: Grant MNiSzW - Działalność statutowa DS- Badania własne BW-... Fundusz rektora Limit katedr/zakładów (narzuty z prac badawczych i studiów podyplomowych). Programy UE zgodnie z budżetem.. Inne (wymienić).

6 Akceptuję przyznane świadczenia... Kwestura/Dział Rozliczeń Badań Naukowych/Biuro Europejskich Programów Badawczych i Rozwojowych Zatwierdzam: właściwy prorektor / rektor Podpis osoby kierowanej za granicę. Akceptacja kierownika Jednostki Akceptacja dziekana wydziału/kanclerza/dyrektora Biblioteki

7 (pieczątka zakładu) Załącznik nr 2 do Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej (zarządzenie nr 49/2012) ZLECENIE PRZELANIA ZALICZKI NA ZAGRANICZNĄ PODRÓŻ NR... z dnia ( nazwisko i imię delegowanego; stanowisko służbowe, nr dowodu osobistego ) Zleca się przelanie zaliczki w... na pokrycie wydatków wyjazdu służbowego (rodzaj waluty) do... w dniach... - diety... - noclegi... - koszty dojazdu... - inne wydatki... razem:... słownie:... źródło finansowania/ nr konta na rachunek bankowy numer: (miejscowość, data) (podpis kierownika Działu Logistyki i Zamówień Publicznych) Równowartość w złotych w dniu wypłaty:... Zatwierdzono do wypłaty... (podpis osoby przeliczającej) KWESTOR KANCLERZ

8 Załącznik nr 3 do Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej (zarządzenie nr 49/2012)... (pieczątka zakładu) ZLECENIE KASOWE ZALICZKI NA ZAGRANICZNĄ PODRÓŻ NR... z dnia ( nazwisko i imię delegowanego, stanowisko służbowe, nr dowodu osobistego) Zleca się wypłatę zaliczki w... na pokrycie wydatków wyjazdu służbowego (rodzaj waluty) do... w dniach... - diety... - noclegi... - koszty dojazdu... - inne wydatki... razem:... słownie:... źródło finansowania Dewizy należy pobrać z rachunku bankowego nr (miejscowość, data) (podpis kierownika Działu Logistyki i Zamówień Publicznych) Równowartość w złotych w dniu wypłaty:... Zatwierdzono do wypłaty... (podpis osoby przeliczającej) KWESTOR KANCLERZ Kwituję odbiór zaliczki w kwocie... w dniu podpis osoby pobierającej zaliczkę

9 Załącznik nr 4 do Zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników oraz osób niebędących pracownikami Politechniki Rzeszowskiej (zarządzenie nr 49/2012) ROZLICZENIE ZALICZKI Z ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ NR ZLECENIA Imię i nazwisko.. Tytuł i stopień naukowy... Kraj... Miasto.. Pobyt za granicą trwał od dnia.. godz. do dnia.. godz.... Ogółem dni. Źródło finansowania:..... I OTRZYMAŁEM (AM) Kwota waluty Wyszczególnienie EUR USD Inne (wymienić) II WYDATKOWAŁEM (AM) Kwota waluty Wyszczególnienie EUR USD Inne (wymienić) 1. Diety pobytowe dni x. = Koszty noclegów* 2. noc(e). x. =.. lub ryczałt (25%) 3. Dieta dojazdowa 4. Dieta komunikacyjna (ryczałt 10%/dzień) 5. Opłata konferencyjna* 6. Inne wydatki podlegające zwrotowi (wymienić)* 7. Ogółem wydatkowałem (am) 8. Dysponowałem (am) 9. Pozostało (do zwrotu w banku) 10. Do wypłaty delegowanemu (ej) *należy podać kwoty na podstawie posiadanych rachunków/faktur/paragonów oraz dołączyć stosowne dokumenty celem rozliczenia podróży Uwaga! Rozliczenie z pobranej zaliczki należy dokonać w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.. Sprawdzono pod względem merytorycznym. Podpis składającego rozliczenie.. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym