3) Jak określić sposób wypłacania diet u danego pracodawcy?

Transkrypt

1 DIETY W TRANSPORCIE DROGOWYM Podstawy prawne: 1. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. 2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. 3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju. 4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju. 1) Czym jest podróŝ słuŝbowa? Zgodnie z art. 7 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców podróŝ słuŝbowa to kaŝde zadanie słuŝbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy: a) przewozu drogowego poza miejscowość, stanowiącą siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub b) wyjazdu poza miejscowość, stanowiącą siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, w celu wykonania przewozu drogowego. Przewóz drogowy oznacza kaŝdą podróŝ odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, uŝywanym do przewozu osób lub rzeczy. W związku z powyŝszym, na początek naleŝy określić miejscowość (nie miejsce) stanowiącą siedzibę pracodawcy. JeŜeli pracodawca posiada filie, przedstawicielstwa lub oddziały to równieŝ naleŝy określić w jakich miejscowościach się znajdują. 2) co się naleŝy za podróŝ słuŝbową? Zgodnie z art. 21a. ustawy o czasie pracy kierowców, kierowcy w podróŝy słuŝbowej, przysługują naleŝności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania słuŝbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. W myśl ww. przepisu kierowca, który wykonuje swoją pracę poza miejscowością, stanowiącą siedzibę pracodawcy, jego filie, przedstawicielstwa lub oddziały jest w podróŝy słuŝbowej, a w związku z tym przysługuje mu naleŝność na pokrycie kosztów, związanych z wykonywaniem tego zadania słuŝbowego (tzw. dieta). Dieta przysługuje takŝe, jeŝeli kierowca otrzymał polecenie wyjazdu poza miejscowość stanowiącą siedzibę pracodawcy, jego filie, przedstawicielstwa lub oddział.

2 3) Jak określić sposób wypłacania diet u danego pracodawcy? Zgodnie z art ustawy Kodeks pracy warunki wypłacania naleŝności z tytułu podróŝy słuŝbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeŝeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niŝszej niŝ dieta z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej. W myśl powyŝszego pracodawca moŝe określić sposób wypłacania diet, np. w umowie o pracę chyba, Ŝe Kodeks pracy nakłada na niego obowiązek tworzenia regulaminu wynagrodzeń. Wysokość diety równieŝ moŝe zostać określona w umowie o pracę, przy czym naleŝy pamiętać, aby jej wysokość nie była niŝsza niŝ dieta dla pracowników sfery budŝetowej. UWAGA: PowyŜszy zapis określa jedynie ile powinna wynosić minimalna stawka diety krajowej i zagranicznej, a nie określa stawki maksymalnej. Niemniej jednak naleŝy pamiętać, iŝ nadwyŝka powyŝej diety minimalnej (określonej dla sfery budŝetowej) podlega opodatkowaniu. 4) Czy moŝna nie określać wysokości i sposobu wypłaty diet? W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o warunkach wypłacania naleŝności z tytułu podróŝy słuŝbowej, pracownikowi przysługują naleŝności na pokrycie kosztów podróŝy słuŝbowej, takie jak dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej. Innymi słowy jeŝeli ktoś nie chce zmieniać umów o pracę lub tworzyć regulaminów wynagrodzeń, moŝe tego nie robić. W takim przypadku wystarczy jedynie stosować się do: 1. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju oraz 2. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju. 5) Ile wynosi dieta krajowa i zwrot innych kosztów? Z tytułu podróŝy odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: 1) przejazdów; 2) noclegów; 3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej; 4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

3 Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyŝywienia w czasie podróŝy i wynosi 23 zł za dobę podróŝy. NaleŜność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróŝy (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób: 1) jeŝeli podróŝ trwa nie dłuŝej niŝ dobę i wynosi: a) od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, b) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2) jeŝeli podróŝ trwa dłuŝej niŝ dobę, za kaŝdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: a) do 8 godzin przysługuje połowa diety, b) ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłoŝył rachunku, przysługuje ryczałt za kaŝdy nocleg w wysokości 150% diety. UWAGA: Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21i 7. 6) Kiedy naleŝy rozliczyć delegację krajową? Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróŝy. Rozliczenie kosztów podróŝy przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróŝy. Do rozliczenia kosztów podróŝy pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. JeŜeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było moŝliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 7) Ile wynosi dieta zagraniczna? Z tytułu podróŝy, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: 1) diety; 2) zwrot kosztów: a) przejazdów i dojazdów, b) noclegów, c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróŝy odbywanej środkami komunikacji lądowej od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

4 W przypadku korzystania z komunikacji morskiej czas liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyŝywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróŝy w poszczególnych państwach jest określona w poniŝszej tabeli:

5

6

7

8 Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróŝy. Dietę oblicza się w następujący sposób: 1) za kaŝdą dobę podróŝy przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2) za niepełna dobę podróŝy: a) do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin przysługuje 1/2 diety, c) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyŝywienie lub gdy wyŝywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z wyŝej wymienionymi kryteriami czasowymi. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyŝywienie, przysługuje odpowiednio na: 1) śniadanie 15% diety; 2) obiad 30% diety; 3) kolację 30% diety; 4) inne wydatki 25% diety. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w powyŝszej tabeli. W razie nieprzedstawienia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa powyŝej. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca moŝe wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Ww. przepisów nie stosuje się, jeŝeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w kaŝdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za kaŝdą rozpoczętą dobę pobytu w podróŝy. Ww. ryczałty nie przysługują, jeŝeli: 1) pracownik odbywa podróŝ pojazdem samochodowym (słuŝbowym lub prywatnym); 2) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy; 3) pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

9 8) Jak i kiedy rozliczyć delegacje zagraniczną? Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróŝy i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka moŝe być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróŝy jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróŝy. Do rozliczenia kosztów podróŝy pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. JeŜeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było moŝliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.