Zarządzenie Nr 353/09 Prezydenta Miasta Nowego Sącza Z dnia 16 października 2009r

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 353/09 Prezydenta Miasta Nowego Sącza Z dnia 16 października 2009r W sprawie procedur obowiązujących przy realizacji Partnerskiego Projektu Comeniusa w ramach Programu Uczenie się przez całe Ŝycie finansowanego ze środków Komisji Europejskiej, stosownie do umowy finansowej nr GB1- COM zawartej z Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji Narodową Agencją Programu Uczenie się przez całe Ŝycie. Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tekst jednolity Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz z późn. zm. ) art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), art. 47 oraz art ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005r Nr 249 poz ) Prezydent Miasta Nowego Sącza zarządza: 1 1) Beneficjentem środków finansowych na realizację partnerskiego projektu Comeniusa w ramach Programu Uczenie się przez całe Ŝycie jest Miasto Nowy Sącz. Przedsięwzięcie realizowane będzie w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 1 w Nowym Sączu. 2) Zobowiązuje się Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 1 w Nowym Sączu jednostki budŝetowej miasta, w której projekt będzie realizowany w imieniu Miasta Nowy Sącz (beneficjenta dofinansowania projektu) do bezwzględnego przestrzegania zasad zawartych w umowie finansowej nr GB1-COM Program Uczenie się przez całe Ŝycie Comenius Partnerski Projekt Comeniusa, zawartej w dniu 10 września 2009 r., z uwzględnieniem wszelkich zmian do w/w umowy zaakceptowanych i podpisanych przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji Narodową Agencję Programu Uczenie się przez całe Ŝycie i beneficjenta projektu tj. Miasto Nowy Sącz. 3) Nadzór nad realizacją projektu w imieniu beneficjenta, tj. Miasta Nowy Sącz, powierzam Dyrektorowi Wydziału Architektury, Planowania Przestrzennego i Rozwoju Miasta w Urzędzie Miasta Nowy Sącz. 1

2 2 1. Środki na dofinansowanie projektu będą przekazywane przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji Narodową Agencję Programu Uczenie się przez całe Ŝycie na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy Miasta (beneficjenta dofinansowania) w BOŚ S.A. nr Comenius ZSO nr 1. Księgowanie wpływu środków pozyskanych na dofinansowanie w budŝecie Miasta jako organie finansowym, będzie następujące: Wn Ma Do konta 137 rachunki środków funduszy pomocowych, oraz 907 dochody z funduszy pomocowych, jak równieŝ do kaŝdego pozostałego konta prowadzonego dla potrzeb ewidencyjnych tego projektu, dodaje się dla identyfikacji dodatkowo człon Zobowiązuje się Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 1, jednostki budŝetowej Miasta, do prowadzenia wyodrębnionego pod projekt rachunku bankowego w BOŚ S.A. o nr , na który będą przekazywane środki z budŝetu Miasta na finansowanie wydatków kwalifikowanych podlegających współfinansowaniu ze środków pomocowych zgodnie z warunkami o udzielenie wsparcia finansowego, i z którego będą dokonywane wszystkie płatności wydatków, dotyczące tego projektu realizowanego na podstawie umowy finansowej nr GB1-COM Wyciągi bankowe z wymienionego rachunku bankowego będą stanowić podstawę księgowania na koncie analitycznym utworzonym w jednostce do tego zadania w zakresie środków przekazywanych na ten rachunek przez Miasto (Urząd Miasta), jak i płatności wydatków kwalifikowanych w ramach konta 137 rachunki środków funduszy pomocowych. Księgowania w tym zakresie przedstawiać się będą następująco: a) Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 1 - wpływ środków przekazanych przez Miasto na wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony pod projekt w jednostce Wn 137 Ma 228 (symbolikę analityczną, np. dodatkowy człon, do tych kont zapisaną w swojej polityce rachunkowości nadaje jednostka) - otrzymane rachunki za zrealizowaną usługę, zakup itp. Wn 400 Ma 201 (zapis memoriałowy) - zapłata zobowiązania (będącego wydatkiem kwalifikowanym) Wn 201 Ma okresowe sprawozdanie finansowe z wykonania wydatków ( wzór Rb 28S księgowanie w jednostce) Wn 228 Ma 800 2

3 - zwrot niewykorzystanych środków na dzień ( okresu sprawozdawczego ) na rachunek bankowy funduszu pomocowego prowadzonego przy budŝecie Miasta jako organie finansowym Wn 228 Ma 137 b) BudŜet Miasta organ finansowy Miasto (Urząd Miasta) cz. I - wpływ środków na dofinansowanie projektu od Narodowej Agencji na wyodrębniony rachunek Wn Ma przekazanie środków z wyodrębnionego rachunku bankowego o nr na wydatki projektu do jednostki Wn Ma przekazanie środków do jednostki na finansowanie wydatków projektu z budŝetu Miasta w sytuacji braku wpływu środków na projekt od Narodowej Agencji lub w przypadku braku ujęcia projektu w planie budŝetu miasta Wn Ma zwrot środków na rachunek podstawowy budŝetu Miasta organu finansowego w sytuacji, gdy wydatki sfinansowano wcześniej ze środków własnych Miasta Wn 133 Ma wpływ odsetek na wyodrębniony rachunek prowadzony pod potrzeby projektu Wn Ma przekazanie odsetek na dochody budŝetu Wn 240 Ma zapis równoległy Wn 133 Ma okresowe sprawozdanie finansowe z wykonania wydatków przez jednostkę realizującą projekt ( wzór Rb- 28S księgowanie w organie ) Wn Ma niewykonane wydatki na dzień ( art. 191 ust. 1a ustawy o fin. publ. ) Wn Ma przeksięgowanie wydatków niewykonanych na dzień ( okresu sprawozdawczego ) Wn 961 Ma przeksięgowanie dochodów na fundusze pomocowe pod datą Wn Ma przeksięgowanie wydatków na fundusze Pomocowe pod datą Wn Ma

4 W związku z przekazaniem Beneficjentowi przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji Narodową Agencję środków zaliczki w wysokości 80% całkowitego dofinansowania projektu z funduszy pomocowych, środki niewydatkowane po zakończeniu pierwszego okresu realizacji tj. na dzień r stanowić będą środki przeznaczone na wydatki objęte planem niewygasających wydatków ( stosownie do art. 191 ust. 1a ustawy o finansach publicznych ). Dlatego teŝ Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 1 jednostka realizująca projekt w terminie do okresu sprawozdawczego, środki te zobowiązana jest przekazać ( zwrócić ) na wydzielony rachunek prowadzony do tego projektu przy budŝecie miasta ( organie ), gdzie pozostaną jako wydatki niewygasające wg art. 191 ust. 1a ustawy o finansach publicznych. c) Księgowania w okresie następnym cz. II : - środki przekazywane na wyodrębniony rachunek dla tego projektu, prowadzony w jednostce ( Zespole szkół Ogólnokształcących Nr 1) stanowiące równowartość posiadanych przez jednostkę faktur za wykonawstwo, delegacji itp. ( realizacja wydatków w Organie ) Wn Ma przeniesienie równowartości dokonanych z wyodrębnionego rachunku środków finansowych funduszy pomocowych dla tego projektu, objętych planem niewygasających wydatków na skumulowany wynik na zasobach budŝetu Wn Ma Podstawę powyŝszych księgowań stanowić będzie sprawozdanie ( okresowe ) przedłoŝone przez jednostkę wg wzoru Rb-28S sporządzone dla wydatków objętych planem wydatków niewygasających ) z danych wynikających z prowadzonej przez jednostkę ewidencji do wydzielonego rachunku bankowego dla projektu w ramach konta 137 ( w zakresie realizacji wydatków niewygasających ). - przeksięgowanie wydatków na fundusze pomocowe pod datą Wn Ma przeksięgowanie niedoboru budŝetu na skumulowany wynik pod datą zatwierdzenia sprawozdania Wn 960 Ma Zobowiązuję kierownika jednostki realizującej projekt, Pana Aleksandra Rybskiego, do spowodowania zaprowadzenia odrębnej ewidencji księgowej w jednostce w zakresie realizacji danego projektu. Zasady prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie 4

5 z wymogami wynikającymi z zawartej umowy oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz.U. z 2006 r. Nr 142 poz z późn. zm. ) winny zostać opisane w dokumentacji wewnętrznej przedstawiającej zasady polityki finansowej obowiązującej w jednostce. W zasadach polityki finansowej naleŝy wymienić takŝe osoby odpowiedzialne za sprawdzenie pod względem merytorycznym, dokumentów zakwalifikowanych do sfinansowania ze środków pomocowych, sprawdzenie pod względem formalno-prawnym, jak równieŝ zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych jednostki i do zapłaty. KaŜdy dokument winien zostać opisany, Ŝe wydatek został sfinansowany ze środków pomocowych uzyskanych z Komisji Europejskiej w związku z realizacją partnerskiego projektu Comeniusa w ramach Programu Uczenie się przez całe Ŝycie wg umowy finansowej nr GB1-COM Zapisy księgowe w księgach Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 1, dotyczące danego projektu, winny być prowadzone na bieŝąco, w sposób rzetelny, zachowując zasadę ewidencji memoriałowej oraz kasowej. Dokumenty księgowe, dotyczące powyŝszego projektu, po ujęciu w księgach rachunkowych winny być przechowywane w załoŝonych w tym celu odrębnych segregatorach, oznaczonych logo Funduszu i logo Programu. Odpowiedzialnym za powyŝsze czyni się Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 1. Na podstawie wyodrębnionej ewidencji księgowej jednostka realizująca projekt zobowiązana jest do sporządzania odrębnej sprawozdawczości finansowej, w obowiązującym okresie sprawozdawczym, w zakresie wydatków dotyczących danego projektu, wg wzoru Rb-28S. Sprawozdanie powyŝsze naleŝy sporządzić i przekazać na koniec kaŝdego obowiązującego okresu sprawozdawczego do Wydziału Analiz BudŜetu Miasta, Zespołu ds. Księgowości Miasta ( Organu ), Pani Annie Porębskiej, celem ujęcia w księgach BudŜetu Miasta jako organie finansowym, wydatków realizowanych przez Miasto ze środków pomocowych. PrzedłoŜone sprawozdanie wg wzoru Rb-28S z wykonania planu wydatków budŝetowych jednostki samorządu terytorialnego dla danego projektu stanowi podstawę księgowania w BudŜecie Miasta organie finansowym: Wn wydatki z funduszy pomocowych Ma rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych natomiast w zakresie wydatków dokonywanych w cięŝar rachunku objętego planem wydatków niewygasających: Wn 904 Ma 960 5

6 3 1. Zobowiązuje się Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 1 do wydatkowania środków pomocowych, w ramach realizowanego projektu, zgodnie z przeznaczeniem i z zachowaniem procedur określonych w zawartej umowie o współfinansowanie programu, obowiązujących przy ich uruchamianiu, jak równieŝ rozliczania środków otrzymanych, zachowując równocześnie procedury obowiązujące przy ich przyznawaniu. 2. Zobowiązuje się Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 1 do bezwzględnego wypełniania obowiązków wynikających z zawartej umowy o dofinansowanie projektu w zakresie sporządzania wszelkiej sprawozdawczości oraz danych informacyjnych dotyczących przebiegu realizacji projektu i przedkładania Narodowej Agencji, jak równieŝ przedkładania do Referatu Programowania i WdraŜania Projektów /WPP/ funkcjonującego wewnątrz Wydziału Architektury, Planowania Przestrzennego i Rozwoju Miasta w Urzędzie Miasta, uwierzytelnionych kopii tych informacji oraz sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji projektu. 4 Cała dokumentacja związana z realizacją wymienionego projektu będącego przedmiotem dofinansowania winna być przechowywana przez okres 5 lat od daty otrzymania płatności końcowej. Odpowiedzialnym za powyŝsze czyni się Dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących Nr 1 w Nowym Sączu. 5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem Zarządzenia powierza się Dyrektorowi Wydziału Architektury, Planowania Przestrzennego i Rozwoju Miasta w Urzędzie Miasta 6 Zobowiązuję Wydział Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta do uwzględnienia w planie kontroli finansowej, przeprowadzanej corocznie w jednostkach organizacyjnych Miasta, kontroli wydatków realizowanych przez Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 1, a dotyczących tego projektu objętego współfinansowaniem ze środków funduszy pomocowych. 7 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od początku realizacji projektu. Prezydent Miasta Nowego Sącza (-) Ryszard Nowak 6