Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe Ŝycie Program Leonardo da Vinci

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe Ŝycie Program Leonardo da Vinci Zarządzanie finansami w projekcie UMOWY 2011

2 KOSZTY UPRAWNIONE OGÓLNE ZASADY FINANSOWE poniesione w okresie określonym w umowie, poniesione w krajach uczestniczących w danym projekcie (i będącymi oficjalnymi uczestnikami programu LdV), ściśle związane z realizowanym projektem, uzasadnione i rozsądnie skalkulowane, udokumentowane, ujęte w ewidencji jednostki.

3 KOSZTY NIEUPRAWNIONE koszty nie związane z realizowanym projektem koszty długów, kredytów, poŝyczek koszty otwarcia i obsługi rachunku bankowego koszty zajęć turystycznych i rozrywkowych, jeśli nie łączą się z przygotowaniem kulturowym koszty nieudokumentowane VAT jeśli instytucja Beneficjenta moŝe go odliczyć koszty poniesione przed rozpoczęciem i po zakończeniu okresu uprawnienia określonym w umowie koszty wcześniej sfinansowane z innego źródła, a zwłaszcza z innego programu wspólnotowego wydatki nadmierne i nierozwaŝne UWAGA straty związane z róŝnicami kursowymi nie są kosztem uprawnionym projektu

4 POLITYKA KURSOWA Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyraŝone w euro. Prosimy o zapoznanie się z zasadami polityki kursowej, którą naleŝy stosować przy przeliczaniu wydatków poniesionych w trakcie realizacji działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych np. koszty podróŝy przy staŝach/wymianach krótszych niŝ 12 tygodni. Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach: zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla skali kosztów jednostkowych poniŝsze wytyczne nie mają zastosowania; beneficjent moŝe jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych.

5 POLITYKA KURSOWA Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane przez NA w PLN lub EUR w zaleŝności od waluty konta wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej. Sposób przeliczenia wszelkich wydatków w innej walucie na EUR uzaleŝniony jest od waluty w jakim prowadzony jest rachunek, na który zostały przekazane zaliczki. UWAGA: Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu.

6 POLITYKA KURSOWA c.d. I. Zaliczka/zaliczki przekazywane na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w PLN do przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR naleŝy stosować rzeczywisty kurs banku Narodowej Agencji z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta. Narodowa Agencja wystosuje do beneficjenta pismo z informacją o wysokości tego kursu oraz z datą przekazania płatności juŝ po przekazaniu zaliczki. W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia pierwszej płatności zaliczkowej do dnia następnej. W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niŝ PLN i EUR do przeliczeń na EUR naleŝy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta.

7 POLITYKA KURSOWA c.d. I. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN c.d. Ta sama forma kalkulacji powinna być przyjęta do przeliczenia wydatków poniesionych przez Beneficjenta i refundowanych przez NA w wyniku końcowego rozliczenia projektu. NaleŜy pamiętać, Ŝe straty spowodowane wahaniami kursów walut nie są traktowane jako uprawnione koszty.

8 POLITYKA KURSOWA c.d. II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR Zaleca się by beneficjenci, zwłaszcza ci otrzymujący wysokie kwoty dofinansowania, otworzyli konta bankowe denominowane w euro i tym samym mogli otrzymywać płatności od Narodowej Agencji w euro. Na potrzeby rozliczenia projektu z NA wszystkie kwoty w raporcie końcowym powinny zostać wyraŝone w euro. W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niŝ EUR naleŝy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o wysokości tego kursu oraz o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki.

9 POLITYKA KURSOWA c.d. II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d. Dla potrzeb przeliczenia wydatków poniesionych ze środków własnych, a podlegających zwrotowi na rzecz Beneficjenta w wyniku końcowego rozliczenia działania (płatność końcowa - maksymalnie do 20% przyznanych środków finansowych )proszę zastosować: miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta.

10 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI: Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce: podczas realizacji projektu tzw. on-the-spot w siedzibie beneficjenta po zakończeniu działania tzw. desk check - w siedzibie Narodowej Agencji

11 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: Kontrola na miejscu podczas realizacji projektu on-the-spot cel: zapewnienie, Ŝe samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi, takimi jak instrukcje dla uczestników, zaproszenie do składania wniosków, itd.

12 TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI c.d.: Kontrola po zakończeniu działania desk check cel: określenie końcowej kwoty dofinansowania oraz upewnienie się, Ŝe udzielone i wypłacone dofinansowanie nie jest obarczone powaŝnymi lub powtarzającymi się błędami.

13 KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze wzorem, moŝe wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej potwierdzającej fakt poniesienia kosztów. Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli typu desk check - w siedzibie NA):

14 DOKUMENTACJA PROJEKTU 1. Rzeczywiste koszty podróŝy naleŝy udokumentować w następujący sposób: podróŝ samolotem wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeŝeli na biletach nie ma widocznej ceny; podróŝ autobusem wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie informacji na temat trasy podróŝy, daty podróŝy, uczestników jeŝeli nie wynika to z faktury; podróŝ koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeŝeli na biletach nie ma widocznej ceny;

15 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. podróŝ samochodem prywatnym lub firmowy w zaleŝności od tego, który wariant jest najtańszy: - przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie moŝe być wyŝsza niŝ kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyŝsza niŝ 0,22 EUR - wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR. - lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezaleŝnie od tego, ile osób podróŝuje w tym samym pojeździe. Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podróŝy samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do PKP występuje sam beneficjent.

16 DOKUMENTACJA PROJEKTU c.d. 2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą. 3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez uczestników. 4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).

17 Załączniki - Dowody księgowe Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, opis jaka kwota została rozliczona ze środków LdV w ramach projektu nr oraz w ramach jakiej linii budŝetowej, krótki opis czego dotyczy, dekrety, oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.), ułoŝone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy),

18 Załączniki - Dowody księgowe c.d. do kaŝdego dowodu księgowego dotyczącego kosztów rzeczywistych (koszty podróŝy) powinien zostać dołączony wyciąg bankowy dokumentujący poniesiony wydatek. W przypadku dokumentów płaconych z transzy powinien to być wyciąg z konta Leonardo da Vinci, utworzonego na potrzeby projektu. W pozostałych przypadkach (wkład własny, do refundacji) wystarczy dołączyć wyciąg z dowolnego konta. Na wyciągu powinna zostać zaznaczona kwota, która odnosi się do określonego dokumentu księgowego. W przypadku kosztów pokrywanych z transzy, ale płaconych z innego konta obok wyciągu dokumentującego opłacenie np. faktury powinien znaleźć się wyciąg bankowy z konta LdV, potwierdzający przelew środków na konto, z którego dana faktura została opłacona. W przypadku płatności gotówką w ramach transzy naleŝy dodatkowo dołączyć wyciąg bankowy dokumentujący podjęcie kwoty z konta LdV.

19 Najczęstsze wady raportów: niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku, brak wymaganych załączników (raport końcowy z realizacji projektu część VI Załączone dokumenty ) nieuporządkowana dokumentacja, błędy rachunkowe, zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut, niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych.

20 Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe śycie dla kontraktu 2011: Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu Uczenie się przez całe Ŝycie Leonardo da Vinci nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe Ŝycie Leonardo da Vinci.

21 Kontakt Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, Warszawa tel.: (22) , fax: (22) Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV: Izabela Lubiak tel. (22) , Inez Cisak tel. (22) , Anna Myrcha tel. (22)