Przygotowanie raportu z wyników badań z użyciem programu MS-Excel

Transkrypt

1 Karol Karasiewicz Uniwersytet Gdański Przygotowanie raportu z wyników badań z użyciem programu MS-Excel Materiały dla studentów nauk społecznych Spis treści 2 Jak wykonać wykres wyników w programie Excel? Wykres kołowy dla zestawienia częstości różnych odpowiedzi na jedno pytanie Wykres słupkowy dla rankingu odpowiedzi... 22

2 2 Jak wykonać wykres wyników w programie Excel? Najbardziej popularnym programem do tworzenia wykresów jest prawdopodobnie MS- Excel. W sumie trudno się temu dziwić wykres zrobić jest niezwykle łatwo, a ponadto są one całkiem ładne i łatwo się dają edytować. Wykres dla różnych typów danych powinien być nieco inny. W tej części opowiemy, jak zrobić wykresy dla następujących typów danych: Zestawienie odsetków dla różnych odpowiedzi na jedno pytanie wykres kołowy, Ranking popularności poszczególnych odpowiedzi, Zestawienie odsetków dla różnych odpowiedzi na jedno pytanie w dwóch lub więcej różnych grupach, Zestawienie odsetków dla różnych odpowiedzi w różnych pytaniach dla jednej grupy, Zestawienie dwóch lub więcej średnich w jednej grupie, Zestawienie dwóch lub więcej średnich w dwóh lub więcej grupach, 2.1 Wykres kołowy dla zestawienia częstości różnych odpowiedzi na jedno pytanie Tego typu wykresy najczęściej stosuje się w analizie częstości odpowiedzi na pytania o dane demograficzne płeć, miejsce pochodzenia, wykształcenie itd. lub też w pytaniach sondażowych typu Co Pan/i preferuje gdzie wyszczególnione są a priori pewne kategorie alternatywnych odpowiedzi, gdzie istnieje możliwość wybrania jedynie jednej z nich. Innymi słowy mówiąc suma wszystkich odpowiedzi razem z brakami danych jest równa 100% liczebności uczestników badania lub (rzadziej) 100% liczebności udzielonych odpowiedzi choć wówczas dopuszczalne jest, wybieranie więcej niż jedna opcja odpowiedzi. Przypuśćmy, że interesuje nas analiza rozkładu liczby osób według wielkości miejsca ich zamieszkania. Przykładowe dane mogłyby w tym przypadku wyglądać następująco: Kategoria Miejsce zamieszkania Wieś 25% Małe miasto 37% Średnie miasto 19% Duże miasto 11% Aglomeracja 8% Schemat 1: Przykładowe dane dotyczące rozkładu częstości różnych odpowiedzi na jedno pytanie Witać, że w tabeli danych znajdują się dwie kolumny kolumna z wyszczególnionymi kategoriami odpowiedzi oraz kategoria z częstościami tych odpowiedzi. Nie jest szczególnie 13

3 ważne, czy częstości zostały wyliczone w postaci liczebności bezwzględnych, czy też względnych Excel robiąc wykres i tak wszystko przedstawi w postaci odpowiednich procentów. Jak więc zrobić ten wykres? Wystarczy przepisać te dane z tak przedstawionej tabeli do Excela. Może to mniej więcej wyglądać tak, jak poniżej. Schemat 2: Przykład wprowadzania danych dla wykresu do Excela Teraz właściwie wystarczy zrobić jedynie dwie czynności: (a) zaznaczyć przeciągając myszą z przyciśniętym prawym klawiszem odpowiedni obszar z danymi tutaj kolumnę z nazwami kategorii i liczbą odpowiedzi w danej kategorii, (b) a następnie nacisnąć przycisk F11. 14

4 Schemat 3: Schemat zaznaczenia danych dla wykresu kołowego Pamiętaj, żeby zaznaczyć jedynie te dane, które powinny się znaleźć na wykresie. Np. w tym przypadku na wykresie nie powinny się znaleźć dane dotyczące łącznej liczby udzielonych odpowiedzi. Tego wiersza więc nie zaznaczaj. Po naciśnięciu przycisku F11 na klawiaturze Excel stworzy dla ciebie nowy wykres w nowym arkuszu. Będzie on wyglądał mniej więcej tak, jak poniżej. Schemat 4: Domyślny wykres programu MS-Excel 15

5 Taki wykres jednak nas nie interesuje. Chcesz narysować wykres całkowicie innego typu typu kołowego. Wystarczy jedynie kliknąć gdzieś z boku (na białym) wykresu prawym klawiszem myszy i z otwartego menu wybrać opcję Typ wykresu. Schemat 5: Schemat zmiany typu wykresu Gdy wybierzesz to polecenie, otworzy się okno z dostępnymi domyślnymi i niestandardowymi typami wykresów danych. Po lewej stronie okna jest lista z głównymi kategoriami typów wykresów, po stronie prawej są szczegółowe rodzaje tych wykresów. Schemat 6: Schemat okna dialogowego zmiany typu wykresu Wybierzmy typ wykresu kołowy tak, jak to pokazano na powyższym schemacie. Po prawej stronie możemy wybrać różne szczegółowe wykresy dla tego typu. Dodatkowo po naciśnięciu przycisku Naciśnij i przytrzymaj, aby zobaczyć przykład możesz zobaczyć, jak mniej więcej ten szczegółowy typ wykresu może wyglądać. 16

6 Schemat 7: Przykład wyglądu wybranego typu wykresu Jeśli jesteś zadowolony z wyglądu tego wykresu, to możesz po prostu kliknąć przycisk OK., a typ wykresu zostanie automatycznie zmieniony. Tutaj pozwolę sobie na pewną sugestię dla każdego głównego typu wykresów jest co najmniej dwa lub trzy szczegółowe typy. Najczęściej te najbardziej kolorowe i z największą liczbą fajerwerków, 3-wymiaru i innych efektów są wykresami najmniej pożytecznymi. Po pierwsze trudno na nich zamieścić dodatkowe informacje, a po drugie dość trudno się w szumie barw i głębi zorientować we właściwych proporcjach odpowiednich słupków i innych elementów. Dlatego gorąco polecam najprostsze i najbardziej prymitywne podtypy wykresów. Dla fachowca będą one bardziej cenne niż te fajerwerki, a laik No cóż, chyba na ocenie laika ci nie zależy? Dlatego w naszym przykładzie wybierz domyślny typ wykresu kołowego, wykres bez żadnych 3-wymiarów i fajerwerków. Powinien on mniej więcej wyglądać tak, jak poniżej. Schemat 8: Przykład domyślnego wykresu kołowego dla danych demograficznych 17

7 Właściwie wykres ten zawiera wszystkie konieczne dane i jednocześnie łatwo się połapać w proporcjach poszczególnych elementów. Można go jednak trochę jeszcze poprawić w zaledwie kilka chwil. Po pierwsze usuńmy to szare tło na którym wykres jest narysowany. Wystarczy na nie kliknąć dwukrotnie lewym klawiszem myszy, a otworzy się okno dialogowe opcji dla obszaru kreślenia wykresu. Schemat 9: Obszar kreślenia wykresu Wybierzmy w tym oknie opcje BRAK dla obramowania i AUTOMATYCZNE dla obszaru. Wówczas pozbędziesz się zupełnie zbędnego dla czytelności wykresu tła dla rysowanego wykresu. Pole to jednak będzie zaznaczone takim nie-drukowanym obramowaniem. Wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy na czarny punkt oznaczający narożnik tego obszaru, a będziesz mógł go powiększyć jednocześnie powiększając sam wykres. Klikając prawym klawiszem myszy na dowolne inne miejsce w tej ramce pola kreślenia będziesz mógł przesunąć w dowolnym kierunku narysowany wykres. Rozciąganie i przeciąganie wykresu jest dość ważną sprawą i często pozwala ładniej i czytelniej przedstawić zebrane dane. 18

8 Schemat 10: Ramka pola obszaru kreślenia wykresu Poza powiększeniem i przesunięciem wykresu można i warto również podpisać odpowiednie jego cząstki. Najbardziej potrzebną etykietą dla tych cząstek jest ich wielkość wyrażona w procentach. Żeby ją zapisać w wykresie należy dwukrotnie kliknąć na dowolną cząstkę wykresu. Wówczas zostanie otwarte okno dialogowe Formatuj serie danych. Schemat 11: Pole dialogowe opcji formatowania cząstek wykresu kołowego W zależności od typu wykresu, w oknie tym będziesz mógł zdefiniować w różnych zakładkach różne elementy. Przede wszystkim będą to desenie i obramowania cząstki lub słupka. Polecam zostawiać tutaj wartości domyślne, najwyżej zaznaczając opcję cienia, który delikatnie podkreśli strukturę wykresu. Najbardziej w tym momencie zależy nam na zakładce Etykiety danych przedstawionego poniżej. W oknie tym można ustawić, jaki typ etykiety należy wyświetlać na wykresie. Domyślnie jest to brak etykiety, jednak można wybrać opcję pokazuj wartość aby wykres zawierał informacje o bezwzględnej wartości (np. liczebności) danej 19

9 cząstki, opcję pokazuj procenty, aby dodać do wykresu informację o względnej wielkości cząstki (np. procent liczebności) lub opcję pokazuj etykiety, która pokaże po prostu podpisy dla cząstek takie same, jak w legendzie. Dlatego z tej opcji rzadko korzysta się łącznie z legendą. Schemat 12: Przykład okna dialogowego Etykiety danych Pokażmy przykładowy wygląd wykresu z etykietami procentowymi. Wybieramy na karcie Etykiety danych opcję Pokaż procenty i klikamy OK. Schemat 13: Wykres kołowy z procentowymi etykietami danych Te etykiety dalej można jeszcze ładniej przedstawić, jako elementy w środku wykresu, z obramowaniem itd. Wystarczy jedynie dwukrotnie kliknąć na którąkolwiek etykietę, aby otworzyć okno dialogowe Formatuj etykiety danych. 20

10 Schemat 14: Formatowanie etykiety danych Wystarczy jedynie na karcie Desenie wybrać opcję Automatyczne w sekcji Obramowanie i Obszar, a także na karcie Wyrównanie wybrać opcję ŚRODEK na liście Pozycja etykiety. Schemat 15: Wybór opcji dla umieszczenia etykiety danych na środku cząstki lub słupka danych To są jednak detale. Znacznie ważniejsze jest, aby dwukrotnie kliknąć gdzieś na białym marginesie wykresu, zwanym obszarem wykresu i otworzyć okno formatowania obszaru. W oknie tym należy wybrać kartę Czcionka i odznaczyć opcję Automatyczne skalowanie w lewym dolnym rogu. Opcja ta sprawia, że zmniejszanie lub zwiększanie wykresu jednocześnie zmniejsza lub zwiększa czcionkę, co potem może nieładnie i nieprofesjonalnie wyglądać, dlatego warto ją odznaczyć. 21

11 Schemat 16: Formatowanie obszaru wykresu Poprawnie przygotowany wykres kołowy dla tych przykładowych danych mógłby wyglądać mniej więcej tak. Po pierwsze, wszystko na nim widać, po drugie zawiera on niezbędne informacje, a jednocześnie nie ma na nim przesytu i zbędnych fajerwerków. Miejsce zamieszkania 8% 11% 17% 38% 26% Wieś Małe miasto Średnie miasto Duże miasto Aglomeracja Schemat 17: Schemat wykresu kołowego dla danych demograficznych itp. Podobny wykres można zrobić dla szeregu danych pod warunkiem, że dotyczą one jednego pytania, jednej grupy i liczebności (lub częstości) kilku opcji odpowiedzi. 2.2 Wykres słupkowy dla rankingu odpowiedzi Czasem mamy do czynienia z tego typu danymi, że interesuje nas, jak często były udzielane różne odpowiedzi na jakieś pytanie. Np. Ile osób w badanej grupie kupuje napoje różnego typu, ile osób odda swoje głosy na poszczególne partie polityczne itd. Przedstawienie takiego rankingu najczęściej można zrobić w bardzo prosty sposób. Weźmy na warsztat przykładowe dane dotyczące liczby osób kupujących różne gatunki napojów chłodzących. 22

12 Schemat 18: Przykład danych z rankingu Kategoria Kupuję Coca Cola 210 PEPSI 182 Fanta 31 Sprite 59 7up 81 Bonaqua 79 Aqua 113 Sposób wpisania danych do Excela jest dokładnie taki sam, jak przy wykresie powyżej. Należy stworzyć dwie kolumny z danymi. Jedna będzie nazywać się KATEGORIA, druga KUPUJĘ. W kolejnych wierszach należy wpisać informację o liczbie kupujących w danej grupie osób dany gatunek napoju. Warto jednocześnie obliczyć względne częstości wskazań na poszczególne kategorie napojów. Względne częstości mniej więcej tyle samo, co procent liczebności można obliczyć względem całkowitej liczby udzielonych odpowiedzi i wówczas można by również wykonać wykres kołowy (jak powyżej). Można jednak chcieć obliczyć względne częstości wskazań na poszczególne kategorie w odniesieniu do liczby respondentów. Tę metodę nawet polecam przy pytaniach z wielokrotnym wyborem, jak np. wskaż wszystkie napoje, które kupujesz. Odniesienie częstości do całkowitej liczby udzielonych odpowiedzi pozwoli jedynie na zauważenie, o ile częściej jedna odpowiedź jest wybierana niż inna. Natomiast odniesienie względnej liczby wskazań na daną kategorię do liczby uczestników badania pozwoli dodatkowo pokazać, ile osób średnio wskazało tę odpowiedź. Czasem dane pochodzą z programów, które generalnie potrafią wyliczyć jeden i drugi procent i podają go w gotowej postaci, Ale gdy ten procent nie jest podany, można go wyliczyć samodzielnie. Sposób wyliczania odsetka odpowiedzi względem całkowitej liczności próby jest niezwykle prosty wystarczy liczbę wskazań na daną kategorię podzielić przez liczebność próby. Można to zrobić w odpowiedniej komórce wpisując formułę, jak na poniższym przykładzie. 23

13 Schemat 19: Formuła obliczania procentu liczebności odpowiedzi względem liczebności próby Spójrz, że B2 w niniejszym przykładzie oznacza komórkę z liczebnością wskazań na daną kategorię Coca Cola. Następnie wystarczy jedynie wcisnąć klawisz ENTER zatwierdzając wprowadzoną formułę. A potem można tę formułę rozciągnąć na wszystkie konieczne wiersze. I są na to dwa sposoby. Sposób pierwszy polega na tym, że musimy niejako chwycić myszką dolny prawy róg komórki, w której wpisaliśmy formułę. Następnie pociągnąć w dół rozciągając tę formułę dla odpowiedniej liczby wierszy. Druga metoda jest równie prosta. Wystarczy jedynie zaznaczyć odpowiedni obszar w arkuszu np. zjeżdżając kursorem (przy użyciu klawisza ) z jednocześnie przytrzymanym klawiszem SHIFT. Gdy już zaznaczymy odpowiedni obszar, wystarczy jedynie nacisnąć kombinację klawiszy CTRL+D, a wpisana formuła zostanie skopiowana dla wszystkich kolejnych wierszy. Zauważ, że dla kolejnych wierszy zamiast B2 oznaczającej liczbę wskazań na Coca Cola jest odpowiednia inna wartość wskazująca na odpowiednią kategorię napojów. 24

14 Schemat 20: Przykład zaznaczenia i rozciągnięcia Aby teraz wykonać wykres rankingu popularności poszczególnych napojów musisz jedynie wskazać obszar danych dla wykresu zaznaczyć wszystkie dane w kolumnie zawierającej kategorie oraz kolumnie zawierającej częstości kupowania (względne lub bezwzględne), a następnie wciśnij klawisz F11. Otrzymasz następujący wykres. Schemat 21: Domyślny wykres dla serii danych 25

15 Kilka informacji jest na nim kompletnie niepotrzebnych tytuł u góry wykresu, legenda z nazwą serii po prawej, szare tło wykresu (źle wygląda na czarno-białych wydrukach). Trzeba je więc usunąć. Jeśli chodzi o tytuł wykresu i legendę wystarczy jedynie kliknąć na nie lewym klawiszem myszy (niejako zaznaczyć) i usunąć przy użyciu klawisza DEL na klawiaturze.\ Schemat 22: Zaznaczenie myszą (lewym klawiszem) tytułu wykresu Aby usunąć szare tło z wykresu wystarczy albo dwukrotnie kliknąć lewym klawiszem myszy na tę szarość lub jednokrotnie kliknąć klawiszem prawym i wybrać opcję Formatuj obszar wykresu z otwartego podręcznego menu skrótów. 26

16 Schemat 23: Podręczne menu skrótów dla formatowania obszaru wykresu Wówczas otworzysz okno dialogowe formatowania obszaru wykresu i możesz ustawić opcje obramowania jak również desenu na Automatyczną. Schemat 24: Okno dialogowe formatowania obszaru wykresu Podobnie zmodyfikuj wygląd słupków wykresu, dodaj cienie i etykiety danych (np. z wartościami procentowymi), koniecznie podpisz osie wykresu. Aby to zrobić, kliknij prawym klawiszem na dowolne miejsce na białym marginesie wykresu i otwórz podręczne menu skrótów, z którego wybierz polecenie Opcje wykresu. 27

17 Schemat 25: Menu podręczne dla uruchamiania opcji wykresu Otworzysz okno dialogowe opcji wykresu. Na pierwszej zakładce możesz zdefiniować zarówno tytuły wykresu, jak i osi. O ile tytuł wykresu jest w zasadzie niepotrzebny (wykresy podpisujemy poniżej w podpisie), o tyle tytuły osi mogą być przydatne. Np. w naszym przykładzie oś kategorii, to Napoje, natomiast oś wartości, to Popularność lub Liczba wskazań. Schemat 26: Wypełnienie tytułów osi Dużo ładniej wykres będzie wyglądał, co się często spotyka, gdy słupki będą uporządkowane w kolejności rosnącej lub malejącej. Aby to wykonać, trzeba wrócić do arkusza danych, domyślnie Arkusz1. Dane (już wcześniej zaznaczone) trzeba posortować używając polecenia Dane-->Sortuj 28

18 Schemat 27: Sortowanie danych Zostanie otwarte okno dialogowe sortowania danych. Możesz wskazać, w jaki sposób dane mają być sortowane według której kolumny. Wskażmy Liczebność, jako klucz sortowania. Schemat 28: Okno dialogowe sortowania danych Gdy zatwierdzisz polecenie sortowania, wróć do wykresu, a wszystkie kategorie będą ułożone w odpowiedniej (rosnącej lub malejącej) kolejności. 29

19 Schemat 29: Posortowane kategorie rankingu Można jeszcze dodać etykiety danych i ustawić różne kolory kategorii klikając dwukrotnie na dowolny słupek wykresu i otwierając okno formatowania słupków danych. Schemat 30: Trzy kroki formatowania słupków danych (dodawanie cienia, etykiet danych, różnych kolorów) I otóż i efekt końcowy. Wyraźnie ma strukturę rankingu, można łatwo wykazać hierarchię preferencji napojów różnego typu. 30

20 Schemat 31: Wykres rankingu popularności Podobny wykres często przedstawia się również w postaci słupków poziomych. Tak jest wygodniej, gdy masz wiele kategorii, jednak sam wykres jest niezwykle podobny. Aby go uzyskać wystarczy jedynie prawym klawiszem myszy kliknąć w dowolnym białym marginesie wykresu i wybrać opcję Typ wykresu. Schemat 32: Zmiana typu wykresu 31

21 W otwartym oknie wyboru typu wykresu wskaż słupkowy, ze wskazanymi słupkami biegnącymi poziomo (najczęściej drugi od góry). Schemat 33: Okno wyboru typu wykresu No i wykres natychmiast zostanie zmieniony, choć prawdopodobnie będzie wymagał jeszcze klika kliknięć i modyfikacji np. ustawienie kierunku podpisów osi. Schemat 34: Wygląd domyślnego wykresu słupkowego 32

22 Jakkolwiek jednak, czy chcesz uzyskać wykres tego, czy tamtego typu, nie zapomnij o formatowaniu obszaru kreślenia i odznaczeniu opcji autoskalowania czcionki wykresu. Schemat 35: Odznaczenie autoskalowania czcionki wykresu 33