od Zamówienia do Płatności

Transkrypt

1 od Zamówienia do Płatności AUTOMATYZACJA FAKTUR I ZAMÓWIEŃ

2 Księga główna Zobowiązania Zapłata O nas RR Donnelley jest światowym liderem w dostarczaniu outsourcingowych usług biznesowych. Od 148 lat wspomagamy i zarządzamy złożonymi procesami komunikacji przedsiębiorstw z klientami. AUTOMATYZAcJA ZAMÓWIEŃ Koszty Poziom automatyzacji Ścisłe przestrzeganie najlepszych praktyk w procesie zarządzania zakupami od Zamówienia do Płatności Rozwiązanie Bazując na naszej wiedzy i znajomości zaawansowanych technologii naszego partnera, firmy Basware, oferujemy innowacyjne rozwiązanie z zakresu zarządzania dokumentami i automatyzacji procesów w obszarze finansów i zaopatrzenia przedsiębiorstw. System od Zamówienia do Płatności składa się z dwóch aplikacji: D Automatyzacja Zamówień D Automatyzacja Faktur Każda z nich może być użytkowana niezależnie, np. Automatyzacja Faktur może się integrować z istniejącym systemem do zamówień lub Automatyzacja Zamówień może współpracować z funkcjonującym systemem obiegu. Wdrażając obie aplikacje uzyskujemy synergię wynikającą z faktu, iż zamówienia są sporządzane w tym samym systemie, w którym przebiega proces weryfikacji i akceptowania do księgowania i płatności. Dzięki integracji naszego rozwiązania z ponad 200 systemami ERP i systemami obsługi zobowiązań organizacje mogą w znaczącym stopniu zredukować koszty, poprawić kontrolę, przejrzystość i elastyczność finansową w całym procesie dokonywania kluczowych transakcji. Rozwiązanie od Zamówienia do Płatności wdrożyło już ponad 1600 firm na całym świecie. AUTOMATYZACJA FAKTUR Płynne i kontrolowane przejście na pełną automatyzację przetwarzania Moduł Automatyzacja Zamówień usprawnia cały proces zakupów w organizacji, począwszy od zapotrzebowania wewnętrznego, system autoryzacji i zatwierdzania, poprzez zarządzanie umowami i dostawcami, zamawianie, potwierdzanie odbioru, aż do raportowania i integracji z systemem finansowo-księgowym. Pozwala to usprawnić pracę, obniżyć koszty i efektywnie zarządzać dostawcami. Moduł Automatyzacja Faktur umożliwia zautomatyzowanie całego procesu obsługi zakupowych. Narzędzie to wspiera procesy obiegu, akceptacji, księgowania oraz ich uzgadnianie z umowami i zamówieniami (matching). System pozwala obniżyć koszty, znacząco zredukować czas wykonywanych zadań związanych z obsługą, a także efektywnie zarządzać wyjątkami. System Automatyzacji Faktur jest gotowy do przyjmowania elektronicznych od dostawców. W przypadku tradycyjnych papierowych konieczne jest ich przetworzenie do postaci cyfrowej. Faktury są skanowane i poddawane inteligentnemu rozpoznawaniu danych. Usługę tę dostarcza RR Donnelley (digitalizacja ). Dane są automatycznie zapisywane w postaci tabelarycznej i trafiają do elektronicznego repozytorium, w celu ich dalszego przetwarzania. Faktury powiązane z zamówieniami są automatycznie zatwierdzane do księgowania na podstawie potwierdzeń odbiorów, a y cykliczne są automatycznie uzgadniane z umowami. Uzgodnione i potwierdzone dane przekazywane są odpowiednio zdefiniowanym interfejsem do systemu finansowo-księgowego lub ERP. Merytoryczni pracownicy rachunkowości dokonują klasyfikacji zdarzeń gospodarczych zgodnie z prawem bilansowym i podatkowym. Efekty prac terminowo ujmowane są w księgach rachunkowych zgodnie z założeniami polityki rachunkowości każdej jednostki. Rozwiązanie integruje się z innymi systemami IT w celu aktualizacji danych, co pozwala uniknąć czasochłonnego wprowadzania danych. Służy do tego gotowy moduł, który posiada już zdefiniowane i gotowe do użycia interfejsy do praktycznie każdego systemu finansowo- -księgowego lub ERP. 2 Edokumenty-rrd.pl od ZAmówieNIA Zamówienia do PŁATNOŚCI Płatności 3

3 POPRAWA WYDAJNOŚCI OBNIŻENIE KOSZTÓW Od Zamówienia do Płatności jest kompleksowym rozwiązaniem do automatyzacji i zamówień w przedsiębiorstwie Automatyzacja ZAMÓWIEŃ korzyści: D Realizacja strategii zakupowych D Wykorzystanie siły nabywczej poprzez konsolidację D Umowy długoterminowe są negocjowane i przedłużane na czas D Spójna i przestrzegana polityka zakupowa D Maksimum wartości dla klientów wewnętrznych D Budowanie obustronnie korzystnych relacji z dostawcami D Wyższy wskaźnik zakupów na bazie umów D Dostępność elektronicznych katalogów dostawców D Dotrzymywanie krytycznych terminów D Monitorowanie jakości dostawców D Zapobieganie nietrafionym zakupom D Zwiększanie transparentności procesu zakupów e-katalogi e-kolaboracja AUTOMATYZACJA ZAMÓWIEŃ Zarządzanie dostawcami Zarządzanie umowami Zapotrzebowania wewnętrzne Zatwierdzanie Zamówienie Odbiór towarów Uzgadnianie danych do zamówień Zamówienie e-zamówienie TWOI DOSTAWCY Dane o zamówieniach e-faktura Dane o zamówieniach UNIWERSALNY INTERFEJS Inne systemy wewnętrzne i zewnętrzne Faktura AUTOMATYZACJA FAKTUR Automatyczna dekretacja Matching Workflow i akceptowanie Zarządzanie wyjątkami Raporty cash flow Analizy i prognozowanie DIGITALIZACJA e-faktura Dane do automatycznego księgowania Twój system finansowo-księgowy Automatyzacja korzyści: D Niższe koszty księgowania D Szybsze zamykanie okresów rozliczeniowych D Łatwy dostęp do danych historycznych D Precyzyjne planowanie cash flow D Podejmowanie optymalnych decyzji D Szybsze przetwarzanie wyjątków D Wykorzystanie upustów za przyśpieszoną płatność D Unikanie podwójnych lub opóźnionych płatności D Minimalizacja błędów ludzkich D Usprawnianie prowadzonych audytów D Skrócenie czasu przetwarzania D Pełna przejrzystość procesów korzyści rozwiązania od Zamówienia do płatności: D Redukcja kosztów procesowania i księgowania zakupowych D Redukcja kosztów zaopatrzenia i procesu zakupowego D Wgląd w czasie rzeczywistym w przepływy pieniężne, w tym w zobowiązania D Aktywne zarządzanie kapitałem obrotowym D Skuteczne zarządzanie gotówką D Ochrona marży D Zmniejszenie wykorzystania kapitału obcego D Elastyczność we wprowadzaniu zmian wynikających z wymogów legislacyjnych bądź biznesowych D Dodatkowe zyski z wykorzystania wolnych środków D Wiarygodne i precyzyjne prognozowanie D Przestrzeganie procedur D Pełna przejrzystość procesów 4 Edokumenty-rrd.pl od Zamówienia do Płatności 5

4 USŁUGI RR DONNELLEY D Digitalizacja - skanowanie i pozyskiwanie danych z D Elektroniczna archiwizacja D Elektroniczne repozytoria D Systemy obiegu workflow D Systemy ECM Powierzając nam usługę digitalizacji w modelu outsourcingowym zyskują Państwo, dzięki skali naszych operacji, bezkonkurencyjne ceny, konkretne oszczędności operacyjne, a także możliwość rozpoczęcia świadczenia usługi już w kilka dni. INTEGRACJA Rozwiązanie integruje się i tym samym zapewnia transfer danych do automatycznego księgowania w dowolnym systemie finansowo-księgowym i ERP, włączając wiodące na naszym rynku aplikacje np. SAP. MODEL DOSTARCZANIA Zarówno aplikacje Automatyzacja Zamówień i Automatyzacja Faktur jak też system od Zamówienia do Płatności może być wdrożony jako instalacja lokalna lub być dostarczany jako usługa w modelu SaaS z utrzymywaniem pełnej infrastruktury technicznej dla aplikacji w RR Donnelley - usługa hostingu, z wszystkimi tego zaletami, jak np. opłaty transakcyjne oraz możliwość szybkiego rozpoczęcia świadczenia usługi. BEZPIECZEŃSTWO W procesie przetwarzania (digitalizacja) oraz hostowania aplikacji w modelu SaaS zapewniamy pełne bezpieczeństwo danych działając w Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą PN-ISO/IEC 27001:2005. KLIENCI Rozwiązanie od Zamówienia do Płatności wdrożyło już ponad 1600 firm na całym świecie, m.in.: D Heineken D Toshiba D Panasonic D Ritter Sport D HSBC D Takeda (Nycomed) D Sanitec Europe Group D Ernst & Young D Metsä Group D Bank of America Klienci RR Donnelley, którzy wdrożyli rozwiązanie od Zamówienia do Płatności: D PwC D Ringier D Charles Vögele D Swiss International Air Lines D Würth Austria i Szwajcaria D Romande Energie D Swisscanto D Österreichsische Volksbanken D Espace Real Estate D Hiestand Polska, Szwajcaria i Niemcy wdrożenia Klienci, którzy skorzystali z oferowanych rozwiązań to m.in.: Heineken, Toshiba, Panasonic, Ritter Sport, HSBC, Takeda (Nycomed), Sanitec Europe Group, Ernst & Young HEINEKEN Jeden z wiodących światowych producentów piwa, Heineken Holandia, podjął decyzję o konsolidacji działów IT, HR, Zarządzania nieruchomościami i Finansów w jedno centrum usług wspólnych. Celem wdrożenia była redukcja czasu i zasobów potrzebnych do obsługi manualnego procesu. Firma wdrożyła moduł Automatyzacja Faktur. Kluczowe wyzwania: D Poprawa procesu obsługi zobowiązań, aby móc przetwarzać kosztowych rocznie; D Integracja procesu obsługi w środowisku IT, włączając w to 5 niezależnych instancji ERP; D Automatyzacja procesu uzgadniania, w celu znaczącej redukcji czasu i zasobów potrzebnych do zatwierdzania i księgowania. Rozwiązanie: Heineken wybrał rozwiązanie Automatyzacja Faktur dla zapewnienia kontroli i wysokiej efektywności w departamencie zobowiązań. Istotnym zadaniem była bardzo łatwa integracja z wieloma systemami ERP oraz zapewnienie dokładności i szybkości w procesowaniu. D 75% (pierwotnie papierowych) powiązanych z zamówieniami procesowanych jest automatycznie, D osiągnięto pełną integrację z wieloma systemami ERP w krótkim czasie. Rozwiązanie wdrożyło już ponad 1600 firm na całym świecie, a wśród nich: HEINEKEN 90% TOSHIBA niższe koszty przetwarzania 75% zakupowych Panasonic 60% zakupowych księgowane automatycznie redukcji kosztów w dziale księgowości RITTER SPORT niższe koszty 10% zaopatrzenia LOOMIS SAYLES płatności w terminie 7-10 dni z upustami 85% Rezultaty: Wdrożony system w firmie Heineken pozwolił osiągnąć imponujące wyniki: D 93% elektronicznych powiązanych z zamówieniami procesowanych jest automatycznie, D o 95% został zredukowany czas przetwarzania elektronicznych powiązanych z zamówieniami, SONIC America s Drive-In 97% elektronicznych 6 Edokumenty-rrd.pl od Zamówienia do Płatności 7

5 RR Donnelley jest autoryzowanym partnerem firmy Basware w Polsce. Dostarczamy systemy i usługi w zakresie zarządzania ami, zamówieniami i dokumentami biorącymi udział w procesach biznesowych. Pomagamy efektywnie zarządzać firmą świadcząc usługi wdrażania dokumentów elektronicznych oraz oprogramowania dla biznesu, włączając w to digitalizację, archiwizację, obiegi dokumentów oraz systemy Zarządzania Treścią w Przedsiębiorstwie - ECM. RR Donnelley Polska należy do założonej ponad 148 lat temu grupy RR Donnelley, która zatrudnia ponad pracowników w ponad 600 biurach na całym świecie. Więcej informacji: tel kontakt.gds@rrd.com Ref: RRD/SC/P2P/12/0612. Copyright 2012 R.R. Donnelley & Sons Company. All rights reserved.