Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Transkrypt

1 Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Pytania ze spotkania w dniu r. 1. Pytanie: Jeśli we wniosku określimy, że jest partner A i B, do tych partnerów będziemy chcieli dołączyd C i D to w porządku? Czy oznacza to, że z systemu niekwalifikowanego rozszerzyliśmy zakres wniosku o dofinansowanie, czy taki partner dołączany może byd łączony kapitałowo z wnioskodawcą? Partner, nie podwykonawca. Dopuszczalne jest występowanie powiązao kapitałowych pomiędzy wnioskodawcą a partnerami lub między jednym a drugim partnerem. Możliwe jest aby w obszarze współpracy, której dotyczy wniosek o dofinansowanie dołączani byli nowi partnerzy, nie wskazani pierwotnie w projekcie. Jednocześnie należy pamiętad, że niektóre kluczowe aspekty opisu projektu jak np. uzasadnienie ponoszenia poszczególnych wydatków, odnoszą się wyłącznie do partnerów, których dotyczy projekt (wskazanych w punkcie 15 wniosku o dofinansowanie). 2. Pytanie: Chodzi o ten słynny trójwarstwowy system z cienkim klientem, który błyskawicznie umożliwia, że loguje się nam do systemu kolejny partner biznesowy i nagle nam się pojawia nie jeden partner biznesowy, ale dwóch, trzech. Możliwe jest, żeby w takim systemie nastąpiło zwiększenie liczby partnerów. Niemniej uznanie całej efektywności systemu musi wynikad z faktu zgłoszenia tych dwóch wskazanych w projekcie. Już tutaj musi nastąpid efektywnośd projektu, a nie w kontekście tego, że kiedyś tam Paostwo pozyskacie kolejnych np. 50 partnerów. 3. Pytanie: Czy wskaźniki dotyczące firm mają dotyczyd przedsiębiorstw, a nie konkretnych procesów biznesowych? Jeżeli np. produkcja płyt generowała mi większe zyski to czy ja muszę pokazad, że z tymi dwoma konkretnymi partnerami produkcja płyt zwiększyła mi koszty, czy muszę pokazad cały proces biznesowy? Wskaźniki rezultatu dotyczące zmiany kosztów i przychodów powinny odseparowywad zjawiska mające związek z realizacją projektu, od zjawisk mających źródła w okolicznościach zewnętrznych względem projektu. Jeśli projekt dotyczy współpracy z dwoma firmami, zaś wnioskodawca posiada jeszcze kilku partnerów biznesowych, nie objętych projektem, to wskaźniki rezultatu powinny odnosid się jedynie do tych dwóch firm. Jeżeli zaś możliwośd dołączenia kolejnych partnerów jest skutkiem uruchomienia systemu B2B (np. obniżenie czasochłonności obsługi dotychczasowych klientów umożliwia przyjmowanie nowych zleceo, które do tej pory nie mogły byd obsłużone), wówczas przychody i koszty związane z obsługą 1

2 tych nowych klientów, mogą byd postrzegane w kategorii rezultatów projektu i wykazywane w ww. wskaźnikach. 4. Pytanie: Pytanie dotyczące tego, że partnerem może byd spółka zależna. Wnioskodawca posiada spółkę córkę polską, w której ma 100% udziału i posiada spółkę córkę na terenie Niemiec, w której też ma 100% udziału. W projekcie bierze udział także spółka, która nie ma w ogóle powiązania. Czy taka sytuacja jest dopuszczalna? Tak, partnerami mogą byd firmy powiązane, również te zagraniczne. 5. Pytanie: I mówił Pan przy wartości wskaźników, że wartości bazowe są liczone do 12 miesięcy do dnia realizacji projektu, jeżeli zakładamy w biznesplanie, że realizację projektu zaczniemy 1 stycznia 2013, rozumiem, że to jest 2012, że prognozujemy sobie te wartości bazowe na cały bieżący rok? W odniesieniu do obligatoryjnych wskaźników rezultatu dotyczących zmiany kosztów i przychodów, jeżeli początek realizacji projektu, przewidziany jest na styczeo 2013 r. to przy wartości bazowej będzie widnied rok 2012 i będzie to wartośd średnia obejmująca cały ten rok. Jeżeli to będzie luty 2013, to wartośd bazowa będzie z datą 2013, a wskaźnik bazowy będzie średnią z okresu od lutego 2012 r. do stycznia 2013 r. 6. Pytanie: Chciałem zapytad o zmiany, o których Pan wspominał, a przede wszystkim chciałbym się zapytad jak to się ma do definicji B2B i jak to się ma do przeglądarki? Jak Paostwo rozumiecie rozwiązania portalowe? Rozwiązania portalowe mogą mied bardzo zróżnicowany charakter. W projektach podlegających dofinansowaniu przed ostatnia nowelizacją Rozporządzenia, portale były często narzędziami integracji systemów wnioskodawcy i jego partnerów. Umożliwiały one zalogowanym użytkownikom uzyskanie dostępu do danych oraz ich modyfikację, jednakże portal pozostawał tu jedynie w roli specyficznego, nowoczesnego i elastycznego interfejsu, podczas gdy w rzeczywistości odpowiednie operacje na danych dokonywane były przez specjalizowane systemy zarówno po stronie wnioskodawcy jak i jego partnerów. Portal i stojące za niż rozwiązania informatyczne odpowiedzialne były za transmisję danych z i do poszczególnych składowych systemu B2B, stanowiły więc interfejs nie tylko dla człowieka logującego się do tego portalu, ale dla poszczególnych programów włączonych w system, które dokonywały wzajemnej wymiany danych za pomocą tych rozwiązao informatycznych. W obecnym kształcie Rozporządzenia dopuszczalne jest aby całośd obsługi procesów biznesowych pomiędzy wnioskodawcą a jego partnerem przejął na siebie system o charakterze portalowym wytworzony przez wnioskodawcę. Partner potrzebuje jedynie takich narzędzi informatycznych, które umożliwią mu skorzystanie z zasobów udostępnionych on-line na portalu wnioskodawcy (w formule tzw. cienkiego klienta). Np. w 2

3 przypadku powiązao producent (wnioskodawca) przedstawiciel handlowy (partner), w obecnym modelu partner nie musi posiadad specjalizowanego oprogramowania do obsługi swojej działalności handlowej rejestrację klientów i ich zamówieo oraz nadzór nad przebiegiem realizacji zamówieo może prowadzid korzystając z odpowiednich funkcjonalności udostępnionych przez wnioskodawcę swoim partnerom na portalu. Udostepnienie tych funkcjonalności jest elementem relacji usługowej, o której mowa w definicji B2B. 7. Pytanie: Jak realizowad umowę B2B jak jeszcze nie ma narzędzia? I kto zawrze taką umowę, jeżeli jeszcze nie ma narzędzia? Koniecznośd rozpoczęcia realizacji umów o współpracy przez momentem udzielenia wsparcia (podpisania umowy o dofinansowanie) wynika wprost z zapisów 9 ust. 2 pkt 3 Rozporządzenia. Zatem jest to warunek wymagany prawem, który musi byd spełniony bezdyskusyjnie i PARP nie ma tu możliwości liberalizacji podejścia do projektów. Umowy o współpracy określają warunki i zakres współpracy w odniesieniu do realizowanych wspólnie procesów biznesowych oraz wzajemne prawa i obowiązki przedsiębiorców. Przedsiębiorca ma prawo rozpocząd realizację projektu (zgodnie z podanym we wniosku Przebiegiem rzeczowo-finansowym) najwcześniej w dniu następnym po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie. Przyjmując, że okres od złożenia wniosku do dnia podpisania umowy o dofinansowanie może wynieśd około pół roku. Istnieje teoretycznie możliwośd zrealizowania części projektu (uruchomienia pierwszych narzędzi informatycznych) umożliwiającej rozpoczęcie realizacji umów o współpracy przynajmniej w jakimś podstawowym zakresie. Wymóg realizacji umów o współpracy oznacza, iż współpraca pomiędzy przedsiębiorcami musi byd podjęta faktycznie a nie jedynie formalnie. Niemniej jednocześnie realizacja umowy, nie musi byd rozumiana jako realizacja pełnego jej zakresu w każdym dowolnym momencie - innymi słowy jeśli w jakimś dniu między wnioskodawcą a jego parterem nie wystąpiło zdarzenie gospodarcze, nie oznacza to automatycznie, że w tym dniu umowa o współpracy nie była realizowana. Konkludując, przywołany zapis może stanowid utrudnienie w realizacji zupełnie nowych inicjatyw gospodarczych, niemniej nie wyklucza możliwości ich realizacji w sposób całkowity. 8. Pytanie: Projekt jest rozwojowy, skąd brad wskaźniki? W zalążku projektu wskaźników nie ma, bądź są bardzo niskie. Pewnym sensie może to stanowid ułatwienie. Jeżeli wartości leżące u podstaw wskaźników są bardzo niskie lub wręcz zerowe, to prawdopodobnie każdy ich przyrost będzie rezultatem wdrożenia projektu. I w takim przypadku określenie wartości wskaźników może okazad się dosyd proste. W trudniejszej sytuacji są przedsiębiorcy, którzy w obrębie szerokiego spektrum obecnej i planowanej aktywności gospodarczej, i inwestycyjnej, muszą odseparowad zmienne pozostające w jednoznacznej relacji z projektem wdrażanym w ramach działania

4 9. Pytanie: Ja się chciałam zapytad o te start upy, bo też mnie interesuje ten temat. Generalnie muszą byd podpisane dwie umowy o współpracę, bo taki jest wymóg. Natomiast czy te umowy mogą mied charakter deklaratywny i warunkowy, że realizacja nastąpi pod warunkiem dotacji z 8.2. oraz czy w trakcie umowy może byd ona aneksowana czyli doprecyzowana, kiedy ta dotacja zostanie utrzymana i współpraca zostanie nawiązana i wtedy byd może potrzebne będzie doprecyzowanie tych warunków współpracy? Czy ta umowa o współpracy może byd w ogóle zmieniona? Zakres współpracy, który ma byd przedmiotem wniosku, powinien byd w umowach o współpracy określony i i musi byd następnie realizowany. Natomiast w kwestiach szczegółowych mogą następowad zmiany, np. na początku jest coś takiego, co się nazywa umową ramową, później jest umowa, która doprecyzuje pewne szczegóły. W kwestii warunków wejścia w życie umowy o współpracy, to ona musi byd już ważnie zawarta kiedy składacie Paostwo wniosek o dofinansowanie. Kiedy chodzi o jej realizację, to tego typu klauzule muszą jasno wskazywad, że będzie ona realizowana przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, więc na pewno nie może byd to uzależnione od momentu podpisania umowy o dofinansowanie, może byd ewentualnie zależne od zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą rekomendacji udzielenia wsparcia w wyniku pozytywnej oceny projektu przez Komisję Konkursową (czyli od otrzymania tzw. decyzji o dofinansowaniu). 10. Pytanie: I jeszcze doprecyzowujące pytanie, tutaj w pewnym elemencie prezentacji pojawiła się taka informacja, że umowa dołączona do wniosku są realizowane co najmniej od roku względem dnia złożenia wniosku. Czy to jest wymóg konieczny czy to jest wymóg konieczny do otrzymania jakiejkolwiek punktacji? Jest to wymóg związany z jednym z kryteriów merytorycznych fakultatywnych, czyli decyduje o możliwości otrzymania punktów w ramach tego kryterium. 11. Pytanie: Pojawił się wpis, że w ramach projektów możliwe jest kwalifikowanie inwestycji polegających na wymianie przestarzałych instalacji lub sprzętu posiadanego przez wnioskodawcę. Co rozumiemy pod pojęciem przestarzałej instalacji? Czy np. w wyniku zakupu sprzętu zachodzi potrzeba wymiany instalacji elektrycznej bądź przebudowania serwerowni i tu mam na myśli np. wyburzenie serwerowni. Czy to może byd kwalifikowane do Działania 8.2.? Nic co będzie częścią nieruchomości nie może byd przedmiotem inwestycji w części wydatków kwalifikowalnych. Dofinansowaniu podlegad mogą niezbędne środki trwałe, które stanowią składniki infrastruktury odrębne (z punktu widzenia prawnego, rachunkowości) względem nieruchomości. 4

5 12. Pytanie: Partnerzy muszą byd przedsiębiorcami i jest to badane na gruncie prawa polskiego? Na gruncie prawa krajowego paostwa, w którym zarejestrowany ten podmiot (gospodarczy). Jeśli mówimy o podmiocie polskim, zagadnienie to rozpatrujemy na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. 13. Pytanie: Pytanie dotyczące standardu EDI, mianowicie przy definiowaniu tych wskaźników, kiedy podaje się, że ileś tam przedsiębiorców jest obsługiwanych standardem EDI, to jak później przedstawid weryfikację tego wskaźnika, czy to musi byd dokument w postaci certyfikatu, przez kogoś potwierdzony, czy to musi byd przedstawiony, że to jest ten standard EDI, nie zawsze jest to ta platforma EDI? Problem się zrobi za dwa lata jak Paostwo pokooczycie projekty, to jest ważne jak to napisad we wniosku? Wydaje się, że standaryzacja nie zawsze musi się wiązad z certyfikacją, czasami można korzystad z jakiegoś standardu bez uzyskania certyfikatu. Oczekujemy posłużenia się w projekcie pewnym standardem, a standard się wiąże z tym, żeby była jakaś instytucja, która odpowiada za ten standard. Odnośnie weryfikacji wdrożenia EDI to oczywiści możemy podad jedynie pewne wskazówki odnośnie sposobu konstruowania opisu wskaźników produktu. Ostatecznie kwestie te leżą w gestii wnioskodawcy i ze względu na ich rangę dla możliwości rozliczenia projektu nie może byd mowy o jedynie słusznym sposobie, który mógłby byd narzucony przedsiębiorcy. Wprowadzenie zmian w obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie związane z wdrożeniem EDI czy podpisu elektronicznego może znaleźd odzwierciedlenie w wewnętrznych procedurach przedsiębiorcy. Nowo wprowadzone procedury będą określały sposób obiegu elektronicznego dokumentów. Natomiast dokumentacja projektowa i wdrożeniowa projektu będą precyzowały rodzaj wdrażanego standardu, wymogi techniczne wynikające z jego zastosowania (listę konkretnych warunków do spełnienia), oraz scenariusze testowe dla weryfikacji poprawności prac programistycznych. Wreszcie, po wdrożeniu systemu, wnioskodawca otrzyma od wykonawcy dokumentację techniczną zawierającą wyniki testów potwierdzających realizację poszczególnych aspektów projektu, w tym potwierdzających wdrożenie określonego standardu EDI. Ponadto wdrożony system może zawierad narzędzia pozwalające na raportowanie obiegu dokumentacji w standardzie EDI, a także możliwe będzie zaprezentowanie dokumentów cyfrowych sporządzonych w takim standardzie. 14. Pytanie: Dziękuje za tą odpowiedź, i jeszcze drugie pytanie dotyczące EDI, bo rozumiem, że model portalowy może również wykluczyd z systemu u wnioskodawcy? Czy tylko u partnerów? Chociaż ciężko widzę zastosowanie, ale mogło by tak byd i czy wtedy ma możliwośd przeprowadzid, zdobyd punkty poprzez EDI, czy to jest możliwe tego uzasadnienia poprzez EDI? Kiedy mamy do czynienia z modelem 5

6 portalowym? Chodzi tu o system na serwerach wnioskodawcy umożliwiający pobieranie danych przez klientów itd. Ja nie wykluczam tego systemu u wnioskodawcy, który już wcześniej działał, tylko ogólnie, przesyłamy dokumenty w standardzie EDI po coś tam, że one mają jakieś tam głębsze zastosowanie, a tutaj jest koocówka w postaci loginu po NIP-ie i wyklikaniu. Wyobrażenie sobie implementacja EDI na systemach o charakterze portalowym może byd trudniejsze, w stosunku do jego zastosowania w modelach klasycznej integracji systemów. Pewna niezwykłośd takiego rozwiązania wynika z faktu, że tworzona dokumentacja powstaje i docelowo pozostaje w zasobach jednego systemu teleinformatycznego. Dokumentacja EDI tworzona jest przez wnioskodawcę i zalogowanych do systemu partnerów (w sposób częściowo lub całkowicie zautomatyzowany), transferowana jest od jednej składowej systemu do drugiej w zależności od przebiegu realnych procesów biznesowych stojących u podstaw wytworzenia danego dokumentu. Wytworzone faktury, dokumenty przewozowe, informacje o przelewach bankowych itp. pozostają w dyspozycji ich wystawców i odbiorców. Ich wytworzenie, nadanie i odbiór, a także możliwośd pobranie w celu przedstawienia podmiotom trzecim nie mającym dostępu do systemu (np. Urzędowi Skarbowemu) są możliwe dla zalogowanych użytkowników dzięki narzędziom udostępnionym on-line. 15. Pytanie: Mam pytanie, jeśli chodzi o zakup systemu, który zastąpi dotychczasowy system wnioskodawcy. Wiem, że w pierwszych naborach wyglądało to w ten sposób, że wnioskodawca mógł sobie zakupid taki system i ten system był kwalifikowany łącznie z modułami, które wykorzystywał bezpośrednio przy integracji, np. moduł faktury i rozliczenia przy kontaktach z partnerami, oprócz tego miał moduł kadry i płace, moduł raportowania. I teraz pytanie, czy w tym wniosku, jeśli wnioskodawca napiszę, że system jest niewydajny i musi go zastąpid nowy system, który będzie się mógł integrowad z platformą B2B, to jeżeli ten system będzie zawierał w sobie również inne moduły to będzie w pełni kwalifikowany czy ta częśd która będzie zawiera moduły niekwalifikowane nie będzie odrzucana? Moduły, nawet jeśli nie podlegają integracji, muszą dotyczyd obsługi tej działalności, która jest przedmiotem projektu. Zgodnie z Rozporządzeniem bowiem, wartości niematerialne i prawne kwalifikują się pod warunkiem wykorzystania wyłącznie na cele projektu objętego wsparciem. Ponadto należy wykazad, że oprogramowanie jest niezbędne do wdrożenia rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B. W przypadku oprogramowania wielomodułowego, które będzie wykorzystywane wyłącznie dla działalności objętej zakresem współpracy przedstawionej we wniosku, dopuszczalne jest aby częśd modułów nie brała udziału w bezpośredniej wymianie danych pomiędzy współpracującymi przedsiębiorcami. Jednocześnie moduły nieaktywne w tej wymianie danych, obsługujące procesy biznesowe związane z działalnością, której dotyczy projekt, nadal będą wykorzystywane do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej. 6

7 Tłumacząc to od drugiej strony, nie mógłby zostad uznany za kwalifikowalny zakup systemu klasy ERP, który to system z definicji obejmuje całośd działalności firmy, w sytuacji gdy projekt dotyczy tylko jednego z typów prowadzonej działalności. W tym przypadku system ERP obsługiwałby również działalnośd, której nie obejmuje projekt, czyli wykraczającą poza cele projektu. 16. Pytanie: Ja bym chciał zapytad o tą nową kategorię kosztów kwalifikowanych, jak rozumiem jest kategorią inwestycyjną? Tak mieści się w kategorii wydatków inwestycyjnych, czyli intensywnośd wsparcia jest ta sama co dla zakupów wartości niematerialnych i prawnych. 17. Pytanie: Jeżeli w realizacji tego samego projektu potrzebuję zlecid napisanie specjalnego, dedykowanego oprogramowania czy to zadanie powinienem wpisad w nową kategorię kosztów kwalifikowanych czy również w wartości niematerialne? Pytanie sugeruje, że będziemy tu mied do czynienia z zakupem wartości niematerialnych i prawnych, jednak proszę pamiętad o tych wszystkich wymogach szczegółowych w Rozporządzeniu, np. odnośnie formy - będzie tu zapewne sprzedana jakaś licencja. Jeśli chodzi o tą nową kategorię to powinna byd ona rozumiana bardziej w kierunku wdrożeniowym - literalnie dotyczy ona czynności technicznych (jak instalacja elementów sieci komputerowej, instalacja stanowisk komputerowych), ale mając na myśli również te czynności techniczne będące elementem działao wdrożeniowych: konfiguracja systemu na różnych komputerach, przeprowadzenie migrację danych Natomiast tam, gdzie mamy do czynienia z wytworzeniem oprogramowania to kierujemy myśli w stronę zakupu wartości niematerialnych i prawnych. 18. Pytanie: Można oprogramowanie i jego wdrożenie rozbid na dwie kategorie, czy zostawid wszystko pod jedną pozycją w tych wartościach niematerialnych i prawnych? Przypuszczam, że w praktyce, większości przypadków będzie to zaprezentowane w jednej kategorii. Niemniej jeżeli czynności mieszczące się w kategorii nabycie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania będą wyspecyfikowane na fakturze lub wyszczególnione jako odrębne usługi w zawartej umowie z wykonawcą, to powinno to znaleźd swoje odzwierciedlenie w wyodrębnieniu odpowiednich kategorii wydatków w Przebiegu rzeczowo-finansowym. W przypadku gdy takie czynności nie będą w żaden formalny sposób możliwe do wyodrębnienia, będą jakby elementem integralnym dokonanego zakupu licencji oprogramowania, wówczas powinno to znaleźd wyraz w opisie projektu, tak by nie pozostawiało to wątpliwości odnośnie kompletności zaplanowanych działao i w konsekwencji wykonalności technicznej projektu. W szczególności należy zadbad, aby wyodrębnione były czynności mieszczące się w kategorii usług doradczych (o charakterze informatycznym, technicznym, wdrożeniowym, prawnym) takie usługi nie stanowią wydatków inwestycyjnych. 7