Opis funkcji oprogramowania.

Transkrypt

1 Opis funkcji oprogramowania. Zał. Nr 4 do zapytania I. WARUNKI OGÓLNE Lp Minimalna funkcjonalność Parametry proponowane 1 Termin realizacji zamówienia 31 grudzień 2016r, 2 System ma być zintegrowany pod względem przepływu informacji, to znaczy, że raz wprowadzona informacja, musi być dostępna w innych obszarach funkcjonalnych. 3 Wszystkie moduły proponowanego rozwiązania powinny pochodzić od jednego producenta i wykorzystywać do pracy jedną bazę danych. 4 Proponowane rozwiązanie musi zapewniać zgodność z obowiązującymi przepisami prawa zarówno na dzień złożenia oferty jak i przez cały okres gwarancji na system w tym system powinien mieć możliwość generowania plików JPK lub być gotowy do wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego. 5 Komunikacja systemu z użytkownikiem odbywa się w języku polskim z uwzględnieniem polskich znaków diakrytycznych. 6 proponowane rozwiązanie jest gotowe i zgodne z wymaganiami na moment składania oferty. 7 Zastosowany mechanizm wydruków umożliwia definiowanie nagłówków i stopek dedykowanych dla Placówki. 8 Dane rozliczeniowe w zakresie usług medycznych zostaną połączone i zintegrowane do nowego systemu w taki sposób, aby faktury wystawiane w aplikacji medycznej (system SOMED produkcji Kamsoft) były elektronicznie przenoszone do modułu księgowość. 9 System gwarantuje niezakłóconą, jednoczesną pracę min. 10 użytkowników bez spadku wydajności. 10 Dostęp do systemu zabezpieczony jest za pomocą mechanizmów uwierzytelnienia, tzn. każdemu użytkownikowi przypisuje się jednoznaczny, unikalny identyfikator oraz dane służące uwierzytelnieniu w postaci hasła wpisywanego na klawiaturze. 11 Logowanie do systemu zabezpieczone hasłem o zdefiniowanej długości. Możliwość wymuszenia zmiany hasła do systemu co 30 dni. Możliwość integracji uwierzytelniania z serwerem LDAP, lub Active Directory. 12 System umożliwia automatyczne wylogowanie użytkownika po zdefiniowanym okresie nieaktywności. 13 System tworzy i utrzymuje log systemu, rejestrujący wszystkich użytkowników systemu i wykonane przez nich czynności, z możliwością analizy historii

2 zmienianych wartości danych. 14 System umożliwia administratorowi z poziomu aplikacji definiowanie i zmianę praw dostępu dla poszczególnych użytkowników i grup użytkowników z możliwością tworzenia profili użytkownika. 15 Pola do obligatoryjnego wypełnienia muszą być jednoznacznie wyróżnione przez System. System musi generować komunikat o konieczności uzupełnienia pól obligatoryjnych. Administrator ma możliwość definiowania pól obligatoryjnych. II. ZAKRESY FUNKCJONALNE OBJĘTE ZAMÓWIENIEM 1. System informatyczny, moduł finansowo-księgowy, 5 stanowisk Lp Minimalna funkcjonalność Parametry proponowane 1 Automatyczne nadawanie numeru pozycji dziennika. 2 Prowadzenie rejestru faktur. 3 Prowadzenie księgi głównej (konta syntetyczne), ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ewidencji pozabilansowej (konta pozabilansowe): 1. możliwość określenia sposobu budowy kodów kont analitycznych (budowy segmentów kont) dla poszczególnych kont syntetycznych, analitycznych (budowy segmentów kont) dla poszczególnych kont syntetycznych 2. definiowanie liczby i długości segmentów kont analitycznych 3. możliwość ręcznego kodowania segmentów kont analitycznych 4. możliwość automatycznego kodowania segmentów kont analitycznych na podstawie zdefiniowanego przez użytkownika zestawu grup analitycznych: a) kartoteki kontrahentów, b) kartoteki pracowników, c) katalogu ośrodków powstawania kosztów, d) katalogu źródeł finansowania działalności (typów płatników), e) stawek VAT 4 Bieżąca informacja o obrotach i stanie konta, w tym o obrotach niezaksięgowanych 5 Praca jednocześnie w dwóch otwartych latach podatkowych, księgowanie w nowym roku bez konieczności zamknięcia starego 6 Bezpośredni dostęp do danych historycznych z poprzednich lat podatkowych 7 Automatyczne przenoszenie i aktualizacja bilansu otwarcia kont księgi głównej nowego roku obrotowego na podstawie bilansu zamknięcia poprzedniego roku

3 8 Możliwość definiowania grup kont dla potrzeb sprawozdawczości 9 Miesięczne prowadzenie dziennika obrotów z możliwością prowadzenia dzienników cząstkowych (rejestrów dokumentów) 10 Możliwość wprowadzania dokumentów z ręcznym określeniem wariantu dekretacji 11 Możliwość wprowadzania dokumentów z automatyczną dekretacją poprzez zdefiniowane przez użytkownika schematy księgowania dla określonych rodzajów operacji gospodarczych 12 Kontrola spełnienia przez wprowadzone dokumenty zasady podwójnego zapisu 13 Mechanizmy ułatwiające wprowadzanie dokumentów: 1. automatyczne przeksięgowanie obrotów wybranych kont 2. automatyczne przeksięgowanie kosztów na wybrane konta ośrodków powstawania kosztów, zgodnie z indywidualnie określonym kluczem podziału 3. automatyczne przeksięgowanie kosztów z kont układu kalkulacyjnego na konta sprzedaży zgodnie ze zdefiniowanym sposobem rozdziału kosztów 4. wspomaganie tworzenia dokumentów związanych z międzyokresowymi rozliczeniami kosztów 14 Księgowanie dokumentów uprzednio wprowadzonych (zadekretowanych) 15 Identyfikacja i wyszukanie dokumentu wg dowolnych kryteriów (min.: numer dokumentu, data wystawienia, kwota w rejestrze, kwota dekretacji, kontrahent, opis na dokumencie) 16 Uproszczona obsługa kasowa: 1. wyodrębnienie dziennika cząstkowego do prowadzenia obsługi kasowej 2. ewidencja operacji kasowych (w tym dekretacja) 3. wydruk raportu kasowego 17 Gromadzenie informacji o stanie rozrachunków z kontrahentami i ich obsługa: 1. mechanizm transakcji (szczegółowej identyfikacji rozrachunków z kontrahentem) 2. gromadzenie informacji dotyczących kontrahentów (kartoteka kontrahentów) 3. możliwość syntetycznej i analitycznej informacji o stanie transakcji z kontrahentem (kartoteka kontrahenta) 4. możliwość przeglądu stanu poszczególnych

4 transakcji z kontrahentem oraz wydruk ich historii 5. wprowadzenie kontrahenta jednorazowego dla rozrachunków z kontrahentami incydentalnymi bez konieczności przechowywania ich danych 6. wprowadzenie kontraktu (umowy) z kontrahentem z podaniem informacji o usługach, cenach, ilościach, okresie ważności 7. wydruk dokumentu potwierdzenia sald dla kontrahenta 8. możliwość naliczenia odsetek i wydruku dokumentu noty odsetkowej dla wybranych należności od kontrahenta 9. możliwość automatycznego tworzenia dokumentu naliczenia odsetek 10. możliwość wydruku dokumentu wezwania do zapłaty 11. możliwość przeksięgowania wierzytelności z jednego kontrahenta na drugiego 12. możliwość zmiany terminu płatności transakcji 13. zestawienie należności i zobowiązań przeterminowanych z podsumowaniem na podane przedziały czasowe 18 Przechowywanie informacji o stanie rozrachunków z pracownikami i ich obsługa: 1. mechanizm szczegółowej identyfikacji rozrachunków z pracownikiem) 2. gromadzenie informacji identyfikacyjnych pracowników (kartoteka pracowników) 3. możliwość syntetycznej i analitycznej informacji o stanie rozrachunków z pracownikiem (kartoteka pracownika) 4. możliwość przeglądu stanu i wydruku historii poszczególnych rozrachunków z pracownikiem 5. możliwość zmiany terminu płatności rozrachunku 19 Ewidencja informacji kosztowych na potrzeby rachunku kosztów w układzie porównawczym i kalkulacyjnym: 1. przechowywanie danych o strukturze organizacyjnej zakładu - ośrodkach powstawania kosztów 2. możliwość ewidencji kosztów na kontach syntetycznych i analitycznych w układzie rodzajowym 3. możliwość ewidencji kosztów na kontach syntetycznych i analitycznych w układzie kalkulacyjnym 20 Możliwość tworzenia zestawień i sprawozdań

5 określonych w ustawie o rachunkowości, sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych zgodnie z rozporządzeniami Ministra Finansów, sprawozdania MZ oraz zestawień i sprawozdań dla potrzeb Zamawiającego: 1. wydruk dziennika obrotów lub dzienników cząstkowych 2. wydruk księgi głównej (zestawienie stanu kont) 3. wydruk zestawienia obrotów i sald księgi głównej 4. wydruk zestawienia obrotów i sald ksiąg pomocniczych 5. możliwość wydruku sprawozdań rocznych: a) bilansu, b) sprawozdania z przepływu środków pieniężnych, c) rachunku zysków i strat (metoda kalkulacyjna i porównawcza), d) zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym 6. wydruk rozrachunków za wybrany okres 21 Współpraca z innymi modułami systemu zintegrowanego, które realizują poniższe funkcjonalności (na poziomie dekretów do księgi głównej): 1. fakturowanie, 2. obsługa kasy gotówkowej, 3. obsługa środków trwałych (moduł środków trwałych), 4. obsługa wynagrodzeń (moduł Kadry/ Płace) 5. gospodarka materiałowa 22 Obsługa rejestrów i deklaracji VAT: 1. możliwość zdefiniowania dzienników cząstkowych (rejestrów dokumentów) dla dokumentów VAT 2. możliwość zdefiniowania wariantu dekretacji dla poszczególnych stawek VAT 3. budowanie rejestrów sprzedaży VAT wraz z automatycznym przypisaniem pozycji do odpowiednich m-cy i rejestrów z możliwością korekty 4. wydruk rejestru zakupów VAT oraz sprzedaży VAT 5. wydruk zestawienia danych do deklaracji VAT dla sprzedaży oraz dla zakupów 23 Obsługa bankowa: 1. możliwość tworzenia (wydruku) przelewów w formie papierowej 2. możliwość wyboru przed wydrukiem konta bankowego zleceniodawcy (możliwość obsługi

6 wielu kont Zamawiającego) 3. możliwość wydruku przelewów zbiorczych dla kontrahenta i pracownika 4. możliwość eksportu przelewów w formie elektronicznej poprzez system bankowości elektronicznej 5. możliwość wyboru przed eksportem konta bankowego zleceniodawcy (możliwość obsługi wielu kont zakładu) 6. możliwość określenia formatu przelewu dla kont użytkownika (wybór spośród obowiązujących w Polsce) 7. możliwość ręcznego wprowadzania wyciągów bankowych do dziennika FK 8. możliwość importowania wyciągów bankowych w formie elektronicznej celem obsługi należności kontrahentów i pracowników 9. opcja generowania zestawień wykonanych przelewów dla kontrahentów i pracowników 24 Naliczanie w ramach rejestru dokumentów podsumowania obrotów, zestawienia dekretacji dokumentów 25 Możliwość obsługi wielu rejestrów sprzedaży 26 Prowadzenie katalogów (cenników) sprzedawanych składników: 1. materiałów przeznaczonych do odsprzedaży 2. świadczonych usług 27 Definiowanie sposobu numeracji dokumentów sprzedaży 28 Wprowadzanie dokumentów sprzedaży z możliwością obsługi VAT: 1. określenie formy płatności 2. określenie typu wystawianego dokumentu 3. określenie nabywcy (płatnika) 4. określenie odbiorcy 5. określenie pozycji szczegółowych faktury, wybór z cennika sprzedawanych składników 29 Określenie rozdziału wpływów ze sprzedaży na ośrodki powstawania kosztów 30 Wydruk dokumentu sprzedaży zgodnie z określonym typem wystawianego dokumentu (faktura, faktura korygująca, paragon)

7 31 Generowanie zestawień na podstawie dokumentów sprzedaży: 1. rejestru sprzedaży 2. zestawienia dokumentów sprzedaży 3. zestawienia w podziale na sprzedane usługi 4. zestawienia przychodów wg ośrodków powstawania kosztów i wg usług 5. zestawienia według nabywców 32 Księgowanie dokumentów: 1. możliwość rozdzielenia obszarów roboczych z właściwym zbiorem ksiąg rachunkowych (rozdzielenie uprawnień: dla osób mogących tylko wprowadzać dokumenty i dekretować oraz dla osób uprawnionych do sprawdzenia dekretów i księgowania.) 2. rozdzielenie uprawnień osób wprowadzających dokumenty do obszarów roboczych i osób uprawnionych do przenoszenia dokumentów z tych obszarów. 3. możliwość sprawdzenia osoby, która dokonała zapisu 4. możliwość zastosowania definiowalnych wzorców dekretacji 5. nieodwracalne zamknięcie ksiąg, brak możliwość dokonywania zapisów w zbiorach tworzących zamknięte księgi 6. automatyczna kontrola ciągłości zapisów przenoszenia obrotów i sald lub sald 33 Fakturowanie musi odpowiadać poniższym wymaganiom: 1. sporządzanie faktur VAT zgodne z obowiązującymi przepisami 2. oddzielenie obszarów roboczych od właściwych zbiorów ksiąg rachunkowych (możliwość rozdzielenia dokumentów zaksięgowanych i niezaksięgowanych) 34 Wydruki stanowiące księgi rachunkowe: 1. każda strona wydruku musi być trwale oznaczona pełną nazwą podmiotu, nazwą danego rodzaju księgi oraz programu komputerowego 2. na każdej stronie wydruku musi znajdować się wyraźnie oznaczony rok obrotowy, okres sprawozdawczy oraz data i godzina sporządzenia 3. wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły

8 35 Ustalenie wzorca, umożliwienie dopisania kont wg wcześniej ustalonego wzorca, automatyczne zakładanie kont rozrachunkowych oraz zmiana w dowolnie wybranym momencie przez uprawnionych do tego pracowników bez konieczności korzystania ze wsparcia producenta oprogramowania. 36 Możliwość podglądu dokumentu podczas przeglądania obrotów konta. 37 Opis dekretu min. 60 znaków, automatyczne generowanie nr dokumentu oraz skróconej nazwy kontrahenta. 38 Możliwość automatycznego aktualizowania Bilansu Otwarcia do momentu zamknięcia roku. 39 Automatyczne przeksięgowanie obrotów wybranych kont. 40 Automatyczne księgowanie zaimportowanych list płac: zapisy na kontach rozrachunkowych, księgowane zbiorczo jedną kwotą, na kontach kosztów z podziałem na miejsca powstawania, z uwzględnieniem Nr listy, na podstawie której powstał dekret. 41 Możliwość sprawdzenia poprawności i zmiany dekretów przed zaksięgowaniem. 42 Możliwość definiowania nowych i modyfikacja istniejących kluczy podziałowych przez osoby księgujące. 43 Dekretacja i księgowanie raportów kasowych z wydrukiem raportu kasowego. 44 Możliwość wydruku potwierdzenia sald na dowolny dzień. 45 Możliwość zmiany daty płatności faktury. 46 Możliwość wygenerowania kompensaty dla danego kontrahenta oraz transakcji. 47 Transakcje korygujące poprzedzone znakiem Automatyczne księgowanie kosztów na konto 490 przy księgowaniu wg miejsc powstawania kosztów. 49 Elektroniczna wymiana danych z bankiem zarówno

9 poprzez eksport przelewów do pliku jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank, 50 Seryjne rozliczenia dokumentów dla jednego lub wielu podmiotów z listy dokumentów nierozliczonych, 51 Wykonanie zbiorczego zestawienia wpływów i wydatków na poszczególne dni, już wprowadzonych zapisów i planowanych zdarzeń 52 Prowadzenie dowolnej ilości kas i rachunków bankowych 53 Możliwość wystawiania not odsetkowych, ponagleń zapłaty oraz potwierdzeń sald 2. System informatyczny, moduł Kadry, 2 stanowiska Lp Minimalna funkcjonalność Parametry proponowane 1 Gromadzenie, przechowywanie i edycja danych personalnych pracowników w zakresie: 1. danych identyfikacyjnych zawierających identyfikatory określone przepisami prawa podatkowego i ubezpieczeniowego, 2. informacji o zameldowaniu i zamieszkaniu oraz o adresie korespondencyjnym pracownika w oparciu o aktualny podział terytorialny kraju, 3. informacji o wykształceniu pracownika. 2 Kontrola poprawności wprowadzenia numerów tj: PESEL, NIP, rachunku bankowego 3 Gromadzenie informacji o kwalifikacjach pracowników w zakresie: 1. trwających i zakończonych specjalizacji i tytułów zawodowych, 2. posiadanych uprawnień do wykonywania czynności zawodowych, 3. praw do wykonywania zawodu przyznanych na mocy odrębnych przepisów 4. informacji o podnoszeniu kwalifikacji przez pracownika: ukończonych kursach i studiach dokształcających 5. znajomości języków wraz z informacją o stopniu zaawansowania i biegłości w posługiwaniu się nimi 6. ukończonych szkoleń, wstępnych stanowiskowych,okresowych 7. numerów telefonów służbowych i prywatnych pracownika 8. kod zawodów, 9. data ważności polisy OCL oraz daty ich nabycia.

10 4 Gromadzenie informacji dotyczących ubezpieczenia pracownika w zakresie: 1. nabytych praw do świadczeń emerytalnorentowych 2. tytułu i zakresu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego pokrywającego się z zakresem danych wymaganych do sporządzenia dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dla potrzeb ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego 5 Gromadzenie danych o świadczeniach socjalnych przyznanych pracownikom 6 Możliwość zdefiniowania na liście płac wypłaty świadczeń socjalnych przyznanych pracownikom 7 Gromadzenie pozostałych informacji o pracownikach w zakresie: 1. wykonanych przez pracowników obowiązkowych badaniach lekarskich 2. stosunku do służby wojskowej pracownika 8 Gromadzenie informacji o członkach rodziny pracownika w zakresie: 1. danych identyfikacyjnych członków rodziny pracownika, 2. informacji o zameldowaniu i aktualnym zamieszkaniu członków rodziny pracownika, 3. tytułu i zakresu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego pokrywającego się z zakresem danych wymaganych do sporządzenia dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dla potrzeb ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego członków rodziny pracownika 9 Gromadzenie informacji o historii zatrudnienia pracownika w innych zakładach pracy z uwzględnieniem: 1. okresu i trybu rozwiązania stosunku pracy w poprzednich zakładach 2. danych odnośnie zaliczenia danej pozycji historii zatrudnienia do stażu pracy 10 Gromadzenie informacji o karach pracownika, 11 Gromadzenie informacji o nagrodach przyznanych pracownikowi 12 Gromadzenie informacji o zatrudnieniu pracownika w aktualnym zakładzie z uwzględnieniem: 1. ewidencji informacji o zatrudnieniu na podstawie różnych form zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa godzinowa, kontrakty) 2. informacji o historii każdej formy zatrudnienia 3. danych o pracy w szczególnych warunkach dla potrzeb ubezpieczenia 4. obowiązku i zakresu ubezpieczenia dla każdej formy zatrudnienia pokrywającego się z zakresem danych wymaganych do

11 sporządzenia dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dla potrzeb ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego członków rodziny pracownika 5. stażu pracy na dzień rozpoczęcia stosunku pracy 6. możliwości ręcznego uzupełnienia stażu na dzień rozpoczęcia stosunku pracy 13 Automatyczna aktualizacja danych o nieobecności pracownika po zmianach w zakresie wymiaru zatrudnienia lub dobowej normy czasu pracy 14 Informacje o okresach nieobecności pracownika w ramach stosunku pracy 15 Przechowywanie informacji w zakresie zwolnień chorobowych określonych w przepisach o świadczeniach z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, 16 Informacje o dodatkach stażowych w zakresie: 1. aktualnego procentu dodatku stażowego i przewidywanym terminie podwyższenia tego procentu zgodnie z przyjętym regulaminem 2. definiowania zindywidualizowanych regulaminów obliczania procentu dodatku stażowego dla poszczególnych grup pracowników 17 Gromadzenie i przetwarzanie informacji o: 1. szczegółach miejsca wykonywania pracy (ośrodka powstawania kosztów) przez pracownika w ramach stosunku pracy dla potrzeb rachunku kosztów (etaty pracownika) 2. miejscu zatrudnienia w ramach etatu 3. stanowisku i zawodzie wykonywanym w ramach etatu 4. zaszeregowaniu pracownika w ramach etatu 18 Obsługa miesięcznej ewidencji czasu pracy dla poszczególnych stosunków pracy zgodnie z obowiązującym prawem pracy 19 Elastyczne i zindywidualizowane generowanie wykazów i zestawień w oparciu o dane pracowników oraz ich stosunki pracy, w tym: 1. tworzenie szablonów wykazów, 2. eksport wykazów do formatu arkusza XLS, HTML, CSV 3. generowanie dokumentów kadrowych zawierających dane pracowników 4. generowanie i eksport dokumentów zgłoszeniowych i sprawozdawczych ZUS dla pracowników 5. generowanie i wydruk sprawozdań (minimalnie dla GUS, MZ, PFRON) 20 Gromadzenie danych podatkowych dotyczących pracownika z uwzględnieniem informacji o: 1. urzędzie skarbowym właściwym dla pracownika

12 2. stopie podatku, 3. kosztach uzyskania przychodu dla pracownika, 4. ulgach podatkowych przysługujących pracownikowi. 21 Przechowywanie w układzie rocznym danych sumarycznych w zakresie naliczonych podstaw składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla pracownika na podstawie jego stosunków pracy. 3. System informatyczny, moduł Płace, 1 stanowisko Lp Minimalna funkcjonalność Parametry proponowane 1 Comiesięczna generacja podstawowych list płac 2 Generacja dodatkowych list płac w trakcie miesiąca 3 Definiowanie algorytmów składników płacowych, elastyczne definiowanie sposobu naliczania składników płacowych 4 Możliwość współpracy z modułem ewidencji czasu pracy w zakresie pobierania danych o rozliczeniach dotyczących liczby godzin dyżurów i nadgodzin 5 Generowanie korekt wypłat powiększających i pomniejszających wynagrodzenia za dyżury i nadgodziny wypłacone w poprzednich miesiącach 6 Informacja o przyznanych pracownikowi premiach i nagrodach pieniężnych 7 Możliwość przepisania list premiowych z poprzedniego miesiąca 8 Obsługa i rozliczanie nieobecności pracownika dla potrzeb list płac w zakresie: 1. określenia sposobu rozliczenia dla poszczególnych typów nieobecności 2. automatycznego wyliczenia kwot należnych z tytułu nieobecności w oparciu o aktualne przepisy o świadczeniach z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, przepisy prawa pracy i przepisy wewnątrzzakładowe 3. automatycznej aktualizacji kwot należnych z tytułu nieobecności w przypadku przeliczania tych kwot wynikającego ze zmiany wynagrodzenia 4. obsługi rozliczania zwolnień od umów-zleceń. 9 Obsługa zajęć sądowych wynagrodzenia pracowników 10 Obsługa wyrównań i potrąceń 11 Tworzenie list płac z uwzględnieniem stosunków pracy 12 Przepisanie do aktualnej listy płac składników płacowych z miesiąca poprzedniego 13 Automatyczne naliczenie wynagrodzeń pracowników na podstawie danych podatkowych oraz danych wcześniej przygotowanych w innych modułach

13 14 Naliczenie przychodów 15 Naliczenie potrąceń 16 Naliczenie składek na ubezpieczenie społeczne 17 Naliczenie składek na ubezpieczenie zdrowotne 18 Naliczenie podatków 19 Ręczna modyfikacja automatycznych naliczeń 20 Potwierdzenie poprawności naliczeń - zatwierdzenie listy płac 21 Wydruk przelewów w formie papierowej 22 Wydruk przelewów zbiorczych, 23 Współpraca z systemami bankowości elektronicznej w zakresie emisji przelewów w formie elektronicznej. Eksport przygotowywanych przelewów do pliku tekstowego w formatach wymaganych przez popularne aplikacje bankowości elektronicznej 24 Emisja przelewu na więcej niż jedno konto bankowe pracownika 25 Obsługa przekazywania składek do izb i związków zawodowych 26 Wydruki zestawień: 1. Lista płac 2. Dowolnie definiowane paski wynagrodzeń dla pracowników 3. Karta wynagrodzeń pracownika 4. Karta zasiłkowa pracownika 5. Formularze rozliczeniowe PIT 6. Zestawienia nominałów dla list płac 27 Zamknięcie miesiąca płacowego: 1. kontrola rozliczenia na listach płacowych wszystkich przygotowanych składników wypłat 2. kontrola przekroczenia przez pracowników progów podatkowych 28 Możliwość elastycznego tworzenia wykazów i zestawień na podstawie danych o naliczonych wynagrodzeniach: 1. Szablonów wykazów (biblioteka wykazów) 2. Eksport wykazów do formatu arkusza XLS, HTML,CSV 29 Generowanie dokumentów płacowych, pism, zaświadczeń na podstawie danych o naliczonych wynagrodzeniach z uwzględnieniem: 1. definiowania szablonów pism 2. wydruku pism 3. grupowego wydruku dokumentów płacowych. 30 Gromadzenie danych o dochodach pracowników: 1. Przegląd danych o dochodach pracownika naliczonych na listach płac w układzie miesięcznym 2. Automatyczne uzupełnianie rejestru

14 dochodów podczas tworzenia list płac 31 Współpraca z systemem finanse-księgowość: 1. Automatyczny eksport informacji wartościowych o wynagrodzeniach pracowników na konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych modułu finansowoksięgowego 2. Elastyczne definiowanie sposobu zapisu wynagrodzeń w module finansowoksięgowym 32 Funkcjonalności w zakresie obsługi kas pożyczkowych: 1. Przygotowanie informacji o spłacie pożyczek 2. Obsługa wielu kas pożyczkowych 3. Ewidencja gromadzonych składek 4. Ewidencja udzielonych pożyczek 5. Tworzenie list płac dla wypłacanych pożyczek 6. Tworzenie planu spłaty rat pożyczki 7. Informacja o bieżącym stanie zadłużenia 8. Historia spłaty pożyczki 9. Generowanie zestawień dla kas pożyczkowych 10. Bilans kasy 11. Raport o zadłużeniu i spłacie 33 Definiowanie grafików w podziale na ośrodki kosztów, umowy oraz grupy zawodowe 34 Możliwość definiowania kalendarza, dni świątecznych, wolnych oraz rozkładu standardowego pięciodniowego tygodnia pracy. 35 Elastycznie definiowalne symbole dla poszczególnych pozycji czasu pracy na grafiku (dyżur dzienny, nocny, urlop, oddelegowanie, zwolnienie lekarskie) 36 Definicja czasu trwania tzw. pory nocnej, ilości godzin w tygodniu pracy 37 Godzinowe planowanie i ewidencja czasu pracy w danym dniu współpracujące z określoną informacją o ilości godzin do przepracowania, ilością godzin nocnych i świątecznych 38 Wyświetlenia informacji o liczbie godzin świątecznych, roboczych, nocnych, dziennych 39 Filtrowanie grafików wg grup personelu, działu, grup umów itp. 40 Równoległe prowadzenie grafika planowanego i wykonanego. Ewidencja faktycznego czasu pracy pracowników po zakończeniu miesiąca 41 Funkcja zatwierdzania zarówno grafika planowanego, jak i wykonanego przez uprawnione do tego osoby, 42 Przegląd liczby przepracowanych godzin dla każdego pracownika po zatwierdzeniu grafika 43 Możliwość porównania grafika planowanego z wykonanym 44 Wyświetlenie informacji o nadgodzinach oraz niedogodzinach

15 45 Możliwość tworzenia raportów w oparciu o dane wprowadzone dla pracowników. 46 Rozliczenia godzin pracy dla potrzeb naliczenia wynagrodzeń z uwzględnieniem: 1. automatycznego obliczania liczby przepracowanych godzin świątecznych, nocnych w oparciu o faktyczny czas pracy pracownika 2. możliwości modyfikacji przygotowanego rozliczenia godzin (z uwzględnieniem podziału na miejsca zatrudnienia), 3. możliwość automatycznego przekazania przygotowanego rozliczenia do modułu realizującego obsługę wynagrodzeń. 4. System informatyczny, moduł Środki trwałe, 1 stanowisko Lp Minimalna funkcjonalność Parametry proponowane 1 Zgodność modułu Ewidencji Środków Trwałych z następującymi aktami prawnymi: 1. ustawa z dnia r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r.nr76, poz.694 z późn. zm.). 2. ustawa z dnia r. o podatku dochodowym od osób prawnych, rozporządzenie w sprawie amortyzacji środków trwałych. (Dz. U Nr 54 poz. 654 z późn. zm.). 2 Prowadzenie ilościowo-wartościowych kartotek składników majątku trwałego, zawierających informacje dotyczące: 1. przyjęcia środka trwałego wraz z jego numerem fabrycznym 2. miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialnej 3. ewidencji według klasyfikacji GUS (KŚT) 4. metody i stawki amortyzacji. Automatyczne naliczanie odpisów amortyzacyjnych z określeniem wybranej metody (liniowa, liniowa przyspieszona i spowolniona, jednorazowa, degresywna). Wyznaczenie amortyzacji na cały okres użytkowania środka 5. aktualnego stopnia umorzenia 6. połączenia elementu majątku trwałego z ośrodkami powstawania kosztów, w których środki trwałe są wykorzystywane. 3 Ewidencja komponentów poszczególnych środków trwałych. 4 Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych. 5 Tworzenie planów amortyzacji w zależności od wybranych parametrów umorzenia z możliwością ręcznej korekty. 6 Naliczanie amortyzacji podatkowej i bilansowej. 7 Udostępnienie informacji o aktualnym stanie składników majątku trwałego. 8 Budowanie i prowadzenie tabel amortyzacyjnych dla każdego składnika majątku trwałego,

16 uwzględniających: 1. informacje dotyczące zaplanowanych w danym roku odpisów umorzeniowych wynikających z planów amortyzacji 2. dane o zrealizowaniu planu amortyzacji, faktycznie dokonanych odpisach umorzeniowych 9 Wprowadzenie bilansu otwarcia stanu ilościowowartościowego poszczególnych elementów majątku trwałego na dzień rozpoczęcia pracy systemu 10 Ewidencja zmian w kartotekach składników majątku trwałego na podstawie dokumentu pierwotnego: 1. przyjęcie środka trwałego 2. ulepszenie lub zmiana wartości składnika majątku trwałego 3. wycofanie składnika majątku trwałego z ewidencji bilansowej następującymi metodami: likwidacja środka trwałego, nieodpłatne przekazania środka trwałego, sprzedaż środka trwałego 4. zmiana informacji ewidencyjnych znajdujących się w kartotece składnika majątku trwałego 5. naliczenie odpisów umorzeniowych środków trwałych 6. aktualizacja wartości środka trwałego (na podstawie rozporządzenia Ministerstwa Finansów) 7. zmiana miejsca użytkowania: środków trwałych, części składowych elementów majątku trwałego 11 Wykonanie wydruku miesięcznego naliczonej amortyzacji, w tym z podziałem na ośrodki powstawania kosztów 12 Ułatwienie obsługi inwentaryzacji składników majątku trwałego: 1. utworzenie i wydruk arkuszy spisu z natury 2. wprowadzenie faktycznych ilości składników majątku trwałego na podstawie spisu z natury i porównanie ich z zapisami księgowymi 3. rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, wykonanie protokołu różnic inwentaryzacyjnych. 13 Ewidencja źródeł finansowania z informacją w kartotece o stanie umorzenia z danego źródła finansowania oraz możliwość powiązania kont ze źródłami finansowania 14 Wymiana danych w ramach systemu: 1. automatyczny eksport wartości comiesięcznej kwoty umorzenia na konta analityczne księgi głównej systemu Finansowo-Księgowego, 2. elastyczne budowanie wzorców eksportu do systemu Finansowo-Księgowego.

17 15 Możliwość eksportowania siatki danych do innych programów (np. arkusza kalkulacyjnego). 16 Nadawanie indywidualnego numeru inwentarzowego. 17 Przegląd historii zmian od momentu przyjęcia do momentu wycofania (miejsc użytkowania, osób odpowiedzialnych, kolejnych odpisów, zwiększeń i zmniejszeń). 18 Sprzedaż i likwidacja (całkowita i częściowa) majątku z automatyczną zmianą wartości i planu oraz aktualizacją liczby sztuk w odpowiednich miejscach użytkowania. 19 Możliwość tworzenia dowolnej, wielopoziomowej struktury miejsc użytkowania. 20 Dowolny wybór sposobów wyszukiwania i przeglądania środków trwałych (min.: wg miejsc użytkowania, osób odpowiedzialnych, ośrodków kosztów, klasyfikacji rodzajowej lub kont ewidencji rodzaju umorzeń). 21 Ewidencjonowanie dodatkowych informacji (min.: atest i typ produktu, rok produkcji, dodatkowa charakterystyka). 22 Rozróżnienie majątku dzierżawionego i będącego w dzierżawie. 23 Rozdzielenie majątku na sprzęt medyczny i nie medyczny. 24 Definiowanie i wydruk dowolnych typów dokumentów (LT, OT, sprzedaż, inwentaryzacja, zmiany miejsc użytkowania, zmiany osób odpowiedzialnych, dokumenty zakupu i wytworzenia). 25 Prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej wyposażenia i sprzętu. 26 Tworzenie zestawień majątku trwałego na dany okres czasu oraz według miejsc użytkowania. 27 Ewidencja osób odpowiedzialnych. 28 Wyszukiwanie sprzętu ze względu na określony rodzaj. 29 Generowanie kodów kreskowych. 30 Współpraca z drukarką kodów kreskowych 31 Możliwość wydruku pełnej, bieżącej kartoteki majątku trwałego. 32 Zgodność wartości wg klasyfikacji GUS z systemem Finansowo-Księgowym dla środków trwałych. 33 Tworzenie zestawień wyposażenia na dany okres czasu oraz według miejsc użytkowania. 5.System informatyczny, gospodarka materiałowa ( magazynowa) 1 stanowisko Lp Minimalna funkcjonalność Parametry proponowane 1. Użycie skrótów klawiaturowych zapewnia możliwość używania systemu bez konieczności posiadania myszki.

18 2. System zapewnia możliwość kontroli dostępu poszczególnych operatorów do systemu. 3. System umożliwia pracę w tzw. okresach rozliczeniowych, które ułatwiają zarządzanie i kontrole modyfikacji dokumentów, kontrolę ich poprawności oraz generowanie statystyk. 4. Wymiana danych w ramach systemu: Wykorzystanie wspólnych słowników (kontrahenci, jednostki miar, magazyny) przez system magazynowy i finansowoksięgowy Przepływ dokumentów pomiędzy systemem magazynowym a finansowo- księgowym Wymiana danych pomiędzy aplikacjami odbywa się w sposób automatyczny i nie zachodzi konieczność dwukrotnego wprowadzania tych samych informacji. 5. System posiada możliwość dodawania dodatkowych pól, które przechowują dowolne dane wprowadzone z poziomu interfejsu użytkownika. 6. System posiada możliwość sumowania po dowolnych kolumnach, które są wartościami liczbowymi. 7. Mechanizm tworzenia zamówienia na podstawie zamówień wcześniej zrealizowanych od danego dostawcy (zamówienie z wzorca). 8. Możliwość przeglądu dokumentów zakupu od dostawcy. 9. Możliwość archiwizacji wszystkich zamówień do dostawcy 10. Wprowadzanie zamówień do dostawcy 11. Wprowadzanie zamówień wewnętrznych tzw. zapotrzebowania. 12. Mechanizm automatycznej generacji zamówień, na podstawie zapotrzebowań. 13. Mechanizm scalania wielu zamówień w jedno zamówienie do dostawcy. 14. Tworzenie zamówień do dostawcy. Na podstawie pełnej listy asortymentowej 15. Możliwość wysłania zamówienia do dostawców (FAX, , Internet, elektroniczna wymiana danych). 16. Automatyczne wyliczanie wartości zamówienia 17. Możliwość przeglądu umów z dostawcami. 18. Możliwość przeglądu zestawień towarów, które zostały już zamówione. 19. Mechanizm podglądu wydruków. 20. Możliwość ręcznego wprowadzania dokumentów zakupu 21. Mechanizm weryfikacji poprawności cen zakupu 22. Możliwość tworzenia kartotek towarowych

19 bezpośrednio podczas wprowadzaniu dokumentów zakupu. 23. Możliwość wycofania do bufora dokumentu zakupu 24. Możliwość zapłaty za dokument zakupu. 25 Możliwość podglądu dokumentu przed jego wydrukowaniem 26. Możliwość wprowadzania korekt do dokumentów zakupu. 27. Mechanizm obsługi umów z dostawcami. 28. Zawartość umowy: Możliwość definiowania dowolnych wzorów druków dokumentów zamówień. Możliwość wprowadzania aneksów do umowy, modyfikacji może ulegać cena produktów, ilość towaru która została zakontraktowana, progi procentowe obrotu. Możliwość weryfikacji dokumentów przychodowych z podpisanymi umowami z dostawcą (kontrola cen, stopnia realizacji umowy). Możliwość podania warunków ogólnych umowy z dostawcą: data podpisania umowy, data ważności, kontrahent, numer, typ (kategoria). Możliwość analizy stanu realizacji umowy. Weryfikacja stopnia realizacji pozycji umowy oraz stopień realizacji całej umowy. Możliwość przeglądu listy pozycji towarowych umowy, zakontraktowanych ilości, warunków handlowych, gratyfikacji. 29. Możliwość wprowadzania reklamacji na towar otrzymany od dostawców. 30. Mechanizm podglądu wydruków 31. Zestawienia rozchodów: Zestawienia dokumentów rozchodu, Zestawienia rozchodu według odbiorców, grup odbiorców, towarów, grup towarów, Zestawienia rozchodu według odbiorców, Rejestr rozchodów. 32. Zestawienia przychodów: Zestawienia przychodów według dostawców, Rejestr przychodów, Zestawienie przychodów wybranego towaru, Zestawienie przychodów od wybranego dostawcy, Zestawienie dokumentów przychodu 33. Rozchody: na ośrodki kosztów (konta zespołu 5): towaru, lub grup towarów (np. śr,opatrunkowe, leki itp.), według rodzajów kosztów (konta zespołu 4),

20 do odbiorcy. 34. Możliwość wprowadzenia informacji o towarze: Indeks, Nazwa pełna, Nazwa skrócona, Podstawowa stawka VAT, Cena, Jednostka miary, Indywidualne przeliczniki miary, Możliwość definiowania własnych pól na karcie towarowej. 35. Możliwość tworzenia dowolnego indeksu materiałowego 36. Przyporządkowywanie towaru do rodzaju kosztów (konta zespołu 4). 37. Możliwość przypisania kodów klasyfikacyjnych PKWiU