Instrukcja obsługi PPO online.

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi PPO online. W celu prawidłowego działania systemu, naleŝy korzystać z przeglądarki Internet Explorer z obsługą skryptów JavaScript oraz naleŝy WYŁĄCZYĆ blokowanie wyskakujących okienek. NaleŜy takŝe ustawić Rozmiar tekstu na Średni (menu: Widok/Rozmiar tekstu/średnia). I. Logowanie Aby zalogować się do systemu wchodzimy na stronę i klikamy na link. Pojawi się okno do wpisania hasła. NaleŜy wpisać Po zatwierdzeniu tego hasła zostaniesz przeniesiony na podstawową stronę obsługi agencji. Rys.1 II. Logowanie do sytemu online PPO W tym celu na stronie rys.1 naleŝy kliknąć na przycisk zostaniesz przeniesiony do strony logowania: i Rys.3

2 Hasło i klucz zostało Tobie przesłane po podpisaniu umowy. Wpisujemy NIP, HASŁO oraz wskazujemy miejsce na dysku komputera gdzie jest przechowywany KLUCZ (np. C:/PPO/kluczPPO.dat). Po zatwierdzeniu zostaniesz przeniesiony do programu PPO. Rys.4 TERAZ MOśESZ ZACZĄĆ PRACĘ! III. Praca z programem. Tu masz parametry Twojego PPO: 1. Wprowadzanie danych Program automatycznie sprawdza poprawność numerów: a. KONTA b. NIP c. PESEL d. REGON e. DOWÓD OSOBISTY Okno wpisywania jest z trzema zakładkami (STANDARD, ZUS i US). ZaleŜnie od rodzaju wpłaty naleŝy wybrać jedna z nich. Układ okna jest podobny do układu dowodów wpłaty i wprowadzanie danych polega na przepisaniu informacji z dowodu wpłaty do odpowiednich okienek. Główna zasada przyjmowania wpłat!!! Przyjęty dowód wpłaty naleŝy ostemplować, wpisać opłatę kasową i parafować. Klientowi wydajemy tylko 1 odcinek a resztę zatrzymujemy w kasie.

3 STANDARD Rys.5 Okienko Opłata zostanie automatycznie wypełnione odpowiednią kwotą opłaty kasowej. W razie potrzeby (np. dla wpłat na RTV moŝna zmienić ta opłatę). ZUS Rys.5a

4 Okno odbiorcy jest zablokowane dla edycji gdyŝ dla całego kraju jest to jeden odbiorca (ZUS). Konto wybieramy z trzech moŝliwych a obok pokaŝe się opis tego konta (społeczne, zdrowotne, Fundusz pracy) Przy wprowadzaniu wpłaty na ZUS okno tytułu wpłaty składa się z kilku pozycji. Numery przy opisie tych pozycji odpowiadają numeracji na dowodzie wpłaty i naleŝy dokładnie wszystkie wypełnić. Pozycja 12 jest wypełniana warunkowo tylko, gdy i na dowodzie wpłaty jest wypełniona. US Podobnie jak przy wpłacie na ZUS takŝe w US tytuł wpłaty składa się z kilku pól, które naleŝy właściwie wypełnić zgodnie z dowodem wpłaty i zasadami określonymi przepisami. Wpłata na RTV ksiąŝeczki W przypadku wpłaty na abonament RTV w tytule wpłaty naleŝy wpisać np.: RTV za 10/2009 lub RTV za 10/ /2009 Po wypełnieniu pól naleŝy kliknąć na Dodaj do sesji i wpłata zostanie zaksięgowana przejściowo w tak zwanej SESJI. Sesja to praca z jednym klientem. Jeśli klient ma jedna wpłatę to sesja będzie się składać tylko z jednej pozycji a jeśli klient ma np. 5 wpłat to do sesji dodajemy kolejno te wpłaty. Po dodaniu do sesji w oknie po prawej stronie ukaŝe się ta operacja (rys.6) Rys.6 W razie błędnego zatwierdzenia operacji moŝna ją usunąć z sesji klikając na napis USUŃ. Okienko Do zapłaty pokazuje ile klient ma zapłacić. Wpisując w okienko Gotówka kwotę, jaką klient nam wręczył i klikając na okienko Do wydania ukaŝe się kwota, jaką mamy klientowi wydać. Po skasowaniu i wydaniu gotówki naleŝy kliknąć na Zapis SESJI i sesja zostanie dodana do RAPORTU. Po dodaniu sesji do raportu automatycznie ukaŝe się okienko wyboru drukarki i naleŝy wydrukować potwierdzenie dokonanych transakcji. Potwierdzenie to składa się z 2 części (górna i dolna). Górna część

5 jest dla klienta a dolna pozostaje w kasie. Wydruk naleŝy ostemplować, rozdzielić i górną część wydać klientowi. 2. Okna RAPORTU Po zapisaniu SESJI operacje trafiają do RAPORTU, który moŝemy podejrzeć klikając na przycisk RAPORT. W razie potrzeby moŝemy usunąć z RAPORTU błędnie zapisaną operację i ponownie ją wprowadzić poprawnie. po wpisaniu odpowiedniej daty pokazuje raport ze wskazanego dnia. pokazuje BANKOWE potwierdzenie zrealizowanych wpłat. Tu teŝ znajdują się dane o niezrealizowanych zleceniach i o cofniętych wpłatach. Rys.9 NaleŜy tu zwrócić uwagę, Ŝe w przypadku odrzucenia przez BANK zlecenia (np., gdy dla płatności do US numer rachunku nie będzie pasował do typu formularza) to takie zlecenie nie będzie widoczne w zestawieniu jako zrealizowane tylko będzie w dolnej części jako odrzucone. Rys.2 Z tej strony moŝesz wydrukować dodatkowe potwierdzenie zrealizowanej przez BANK płatności klikając na link PokaŜ przelew. Na tej stronie prowadzi się takŝe rozliczenia ewentualnych zwrotów. O sposobie zwrotów traktuje inna instrukcja wysyłana kaŝdorazowo w przypadku wystąpienia takowych.

6 3. Baza klientów Pod oknem odbiorcy i nadawcy znajdują się przyciski umoŝliwiające przeniesienie danych do bazy klientów. Dzięki temu moŝemy sobie w bazie zapisać dane klientów najczęściej wprowadzanych do sytemu. Zaleca się nie przesadzać z rozszerzaniem bazy gdyŝ mija się to z celem i zamiast ułatwiać to utrudnia pracę. Sensownym jest umieszczenie w tej bazie klientów, którzy często i duŝo dokonują wpłat oraz odbiorców, którzy mają jeden numer konta dla wszystkich swoich klientów. Aby pobrać klienta z BAZY naleŝy kliknąć na zakładkę BAZA KLIENT i odszukać klienta (baza ułoŝona jest alfabetycznie). ZaleŜnie od tego czy chcemy go wstawić do ODBIORCY czy NADAWCY klikamy na odpowiedni link z prawej strony. 4. Rozliczenia Pod tym przyciskiem znajduje się informacja o rozliczeniach finansowych Agencji. 5. KASA Dla prawidłowego rozliczenia Agencji, niezbędnym jest prawidłowe rozliczanie kasy. Do rozliczania kasy słuŝy przycisk Przy pierwszym uruchomieniu programu naleŝy wpierw wejść do okna KASA i wpisać tam wartości pienięŝne posiadane w kasie. Rys.7

7 W pola szt. wpisujemy ilości sztuk banknotów i bilonu w poszczególnych nominałach, jakie posiadamy w kasie na początku pierwszego dnia pracy. Pozycja inne(zł) słuŝy do wprowadzania wartości wliczanej do stanu kasy, ale przechowywanej poza nią (np. uszkodzone banknoty) i w tej pozycji wpisujemy ich ewentualną wartość w złotych. Następnie kwotę z pozycji Stan kasy naleŝy przepisać do pozycji Stan kasy na rano. Po tej czynności pozycja RóŜnica powinna wykazać stan Kliknij na przycisk ZAPISZ. UWAGA: Czynność przepisania pozycji Stan kasy do pozycji Stan kasy na rano wykonujemy tylko 1 raz przy pierwszym uruchomieniu programu. W kolejne dni pracy operacja przenoszenia tych wartości jest wykonywana automatycznie. Do ponownego uzgodnienia stanu kasy przechodzimy przynajmniej raz na koniec dnia pracy, przed wysłaniem RAPORTU. Zalecane jest uzgadnianie kasy kilka razy dziennie po około operacjach. KaŜdorazowo po wpisaniu posiadanych wartości w poszczególnych nominałach po lewej stronie powinien widnieć napis stan kasy.. Zawsze klikaj na przycisk ZAPISZ, aby zapisać Przed wysłaniem RAPORTU uzgodnij stan kasy i wydrukuj. W przypadku, gdy kasa nie zostanie uzgodniona, program nie pozwoli wysłać raportu. W razie KASY NIEZGODNA przejdź do RAPORTU i sprawdź wpisy z dowodami wpłaty. Ewentualne pomyłki moŝesz skorygować poprzez usunięcie wpisu i ponowne poprawne wprowadzenie. Gdy mimo poprawnych wpisów kasa nadal jest niezgodna to oznacza, Ŝe źle wydałeś klientowi i naleŝy rozwaŝyć gdzie został popełniony błąd i wyrównać go przez zwrócenie klientowi nadpłaty lub dopłacenie do kasy baraków. Dobrym rozwiązaniem jest pisać sobie na odwrocie dowodów wpłaty rozliczenia z kaŝdym klientem, to znaczy wpisać ile powinien zapłacić, ile dał gotówki i ile zostało mu wydane. Takie zapiski ułatwiają odszukanie ewentualnych błędów. Po uzgodnieniu kasy i wydrukowaniu jej, moŝna wysłać raport klikając na przycisk Raport zostaje wysłany do MHD a na ekranie powinny pojawić się 2 okienka drukarki. UWAGA: Jeśli pojawi się tylko 1 okienko drukowania i nie będzie widoczne okno dowodu wpłaty do MHD to oznacza, Ŝe masz zablokowane wyskakujące okienka i naleŝy je odblokować. Jedno okienko drukuje raport a drugie dowód wpłaty do MHD. Raport kasowy wraz z kasa i przyjętymi dowodami wpłat, naleŝy wpiąć w teczkę i przechowywać przez minimum 3 lata. Dowód wpłaty do MHD moŝna teŝ wydrukować klikając na przycisk Drukuj DW przy pozycji Wpłata na konto MHD rys.8 IV. Informacje uzupełniające. W oknie programu znajdują się teŝ informacje o aktualnych wartościach z RAPORTU Rys.8 Niekiedy, aby zaktualizować te dane trzeba kliknąć zakładkę SESJA.

8 pozwala wydrukować dowód wpłaty klientowi, który nie posiada dowodu wpłaty a chce dokonać wpłatę. Po wprowadzeniu danych w oknie po lewej PRZED dopisaniem do sesji klikamy na ten właśnie przycisk i drukujemy dowód wpłaty. Taki wydrukowany dowód wpłaty naleŝy dać klientowi do sprawdzenia i podpisania. Podpis zabezpieczy Agenta przed ewentualnymi roszczeniami ze strony klienta. słuŝy do szybkiego sumowania wpłat bez potrzeby wprowadzania ich na bieŝąco do systemu. MoŜna w ten sposób szybko podsumować klienta a dowody wpłaty wprowadzić do sytemu, gdy klient wyjdzie. Sposób ten moŝna stosować dla dowodów wpłaty drukowanych. Dla dowodów wpłaty pisanych ręcznie BEZWZGLĘDNIE zalecamy wprowadzanie ich bezpośrednio do systemu, aby sprawdzić poprawność numeru konta. pozwala wystawić fakturę. Wszystkie faktury naleŝy wystawiać raz w miesiącu po jego zakończeniu do 10tego dnia miesiąca. Faktura wystawiona w systemie jest automatycznie wysyłana do centrali MHD a na ekranie komputera pojawi się okno faktury w PDF i naleŝy ja sobie wydrukować. Jeśli okno z fakturą nie pojawi się automatycznie to oznacza, Ŝe masz zablokowane wyskakujące okienka i naleŝy je odblokować. MoŜna teŝ kliknąć na link Twoja faktura i otworzy się strona z fakturą Gdy przycisk zostanie zaznaczony kolorem czerwonym, będzie to oznaczać, Ŝe odbiorca wpłaty dokonał zwrotu i ten zwrot naleŝy rozliczyć z klientem. Instrukcję dokonania zwrotu klientowi znajdziesz w okienku po kliknięciu na przycisk. włącza podgląd z podliczeń sesji i pełni tylko funkcję pomocniczą przy ewentualnym poszukiwaniu błędu. O ewentualnych zmianach będziemy informować na bieŝąco. Pytania i sugestie proszę kierować na: mhd1@o2.pl Tel Fax