Wykaz korespondencji wyłączonej z korespondencji wewnętrznej za pośrednictwem systemu EZD

Transkrypt

1 Załącznik numer 4 do zarządzenia Nr 258/2015 Wojewody Pomorskiego z dnia 24 września 2015 r. Wykaz korespondencji wyłączonej z korespondencji wewnętrznej za pośrednictwem systemu EZD Lp. 1 Rodzaj korespondencji a) dokumentacja oznaczona klauzulą niejawności (zastrzeżone, poufne, tajne, ściśle tajne) b) poświadczenia dostępu do informacji niejawnych c) ankiety bezpieczeństwa osobowego d) oświadczenia o stanie majątkowym i lustracyjne pracowników Urzędu Komórka organizacyjna wnosząca o wyłączenie IN 2 Pisma dotyczące udostępniania danych z bazy CEWIUP/PESEL SO 3 Pisma dotyczące udostępniania dokumentacji archiwalnej znajdującej się w kartotekach paszportowych 4 Korespondencja z Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców dotycząca zwrotu nadpłat paszportowych 5 Korespondencja z Wydziału Nieruchomości i Skarbu Państwa stanowiąca podstawę do wypłaty środków finansowych 6 Inna korespondencja będąca podstawą do zwrotu lub zapłaty środków finansowych 7 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Wniosek o: a) przyznanie bezzwrotnej pomocy finansowej b) dofinansowanie z ZFŚS do imprez sportowo rekreacyjnych c) przyznanie z ZFŚS pożyczki na cele mieszkaniowe d) dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży e) dofinansowanie z ZFŚS w formie ekwiwalentu do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie Umowa o przyznanie pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych prowadzone w systemie SENTE: a) MP - magazyn przyjmie b) MW - magazyn wyda c) Pz - przyjęcie zewnętrze d) Rw - rozchód wewnętrzny Ewidencja środków trwałych i nietrwałych (ewidencja w systemie OPTI-est): a) Zmiana miejsca użytkowania b) Pc - zmniejszenie wartości środka c) Pk - przekazanie środka trwałego SO

2 d) Ot przyjęcie środka trwałego e) Korekta amortyzacji 11 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników 12 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych 13 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, różnice inwentaryzacyjne i inne dokumenty dotyczące inwentaryzacji składników majątkowych PUW w Gdańsku 14 Inwestycje, plany wydatków inwestycyjnych, pisma dot. zmian w planie 15 Karty eksploatacji pojazdów służbowych 16 Miesięczne karty kontroli zużycia paliwa 17 Dokumentacja dot. Pojazdów służbowych (karta pojazdu, dowody rejestracyjne, świadectwo homologacji pojazdu) 18 Nagrody 19 Przygotowanie danych o środkach na nagrody 20 Decyzje o wysokości środków na nagrody 21 Listy przyznanych nagród 22 SIWZ wraz załącznikami i zmianami 23 Ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia oraz o zmianie 24 Umowy z wykonawcami 25 Spisy zdawczo odbiorcze akt przekazywanych przez Wydziały Zasiłki chorobowe: 26 a) druki ZUS ZLA b) wniosek do wypłaty zasiłku opiekuńczego Z-15 c) zaświadczenie Z-3 d) wnioski o świadczenia rehabilitacyjne 27 Listy płac i ich załączniki 28 Rachunki do umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej 29 RMUA 30 Dokumentacja zgłoszeniowa i rozliczeniowa z ZUS 31 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 32 PIT-y

3 33 Dowody księgowe (faktury, noty księgowe, wezwania do zapłaty, potwierdzenie sald, deklaracja VAT 7, polecenia księgowania, dokumenty magazynowe, inne) 34 Wnioski o zaangażowanie środków finansowych 35 Rozliczenie kosztów podróży służbowej wraz z załącznikami 36 Wnioski na zaliczki gotówkowe 37 Dokumentacja dotycząca prowadzenia KZP 38 Wnioski o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa, z rezerwy Wojewody 39 Rozliczanie czasu pracy 40 Dowody obecności w pracy 41 a) prace zlecone bez składek na ubezpieczenia społeczne b) prace zlecone ze składkami na ubezpieczenia społeczne c) wnioski o wypłatę wynagrodzeń członkom komisji a) dane o wynagrodzeniach do rezerw celowych, do sprawozdań b) informacje do prasy c) informacje do badań rynku d) zabezpieczenie środków finansowych do wypłaty e) zestawienie zmian w funduszu nagród 42 f) potwierdzenie środków na PFRON g) miesięczne zestawienia nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych h) potwierdzenie środków na wynagrodzenia nowo zatrudnionych pracowników, przedłużenie umowy i) oświadczenie do rozliczenia należności z tytułu używania samochodu osobowego do celów służbowych 43 Zapotrzebowania, opisy przedmiotów zamówień do postępowań centralnych składanych na platformie informatycznej Centrum Usług Wspólnych i w drodze wymiany owej. 44 Cała dokumentacja dotycząca: FB a) budżetu i jego zmiany b) finansowania inwestycji Powoływanie i odwoływanie organów rządowej administracji zespolonej w województwie, w tym: 45 a) wniosek o powołanie i odwołanie ze stanowiska b) występowanie do organów wyższego stopnia o zgodę na powołanie c) akt powoływania i akt odwoływania 46 Sprawozdawczość statystyczna 47 Dokumentacja dotycząca wszczęcia i przebiegu naboru 48 a) wniosek o ustalenie wysokości wynagrodzenia dla osób nowo powołanych

4 b) wniosek o przyznanie nagrody uznaniowej c) pismo ustalające wysokość wynagrodzenia a) kolejna umowa pracownika b) umowa o pracę 49 c) informacja o warunkach pracy, porozumienie zmieniające, d) wniosek o zmniejszenie wymiaru etatu, pismo dotyczące zmniejszenia wymiaru etatu lub pismo o odmowie zmniejszenia wymiaru etatu e) świadectwa pracy, wnioski o wydanie świadectwa pracy a) pismo informujące o przyznaniu/odmowie przyznania awansu finansowego i/lub stanowiskowego 50 b) wniosek o przyznanie dodatku zadaniowego c) pismo o przyznaniu/odmowie przyznania dodatku specjalnego lub zadaniowego d) pismo informujące o oddelegowaniu pracownika na okres do 3 miesięcy do innej pracy 51 Wniosek o wydanie opinii, opinie o pracowniku, arkusz ocen Pismo informujące o przyznaniu nagrody (jubileuszowej, 52 uznaniowej, z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych) oraz listy gratulacyjne z tym związane a) wniosek o ukaranie 53 b) wyjaśnienia pracownika c) nakładanie kary d) wniesienie sprzeciwu od wymierzenia kary a) pismo kierowane do rzecznika dyscyplinarnego b) pismo kierowane do przewodniczącego komisji dyscyplinarnej 54 c) dokumentowanie postępowania przed komisją dyscyplinarną d) nakładanie kary e) akta osobowe pracowników w tym wszystkie dokumenty dotyczące pracownika, które muszą być złożone do akt osobowych w formie papierowej 55 a) wniosek o wydanie zaświadczenia b) druki bankowe do wypełnienia a) oświadczenie pracownika o świadczeniu pracy w określonych godzinach w tym samym dniu, na który uzyskał zwolnienie lekarskie b) wykaz pracy w godzinach nocnych za dany okres rozliczeniowy c) wykaz pracy w godzinach nadliczbowych (dobowych i średniotygodniowych) d) pismo o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych oraz w godzinach nocnych a) wniosek pracownika o indywidualny czas pracy lub system czasu pracy b) pismo informujące o zgodzie lub braku zgody na indywidualny czas pracy lub system czasu pracy a) pismo zlecające pracę w godzinach nadliczbowych oraz wniosek o rekompensatę za pracę w godzinach nadliczbowych b) urlopy wypoczynkowe, w tym: pismo informujące o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

5 wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego złożony przez pracownika nieobecnego w pracy Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze, w tym: a) wniosek o udzielenie/przerwanie urlopu 59 b) pismo informujące o przyznaniu/przerwaniu urlopu c) oświadczenie drugiego rodzica dziecka o niekorzystaniu z urlopu wychowawczego w tym samym czasie Urlopy bezpłatne, w tym: 60 a) wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego b) pismo o udzieleniu /odmowie udzielenia urlopu 61 Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych, w tym wniosek o wyrażenie zgody na dodatkowe zatrudnienie 62 Emerytury, renty, w tym pismo informujące o przyznaniu odprawy emerytalnej lub rentowej Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy, w tym: 63 a) pismo informujące o konieczności wykonania badania kontrolnego, okresowego b) wniosek o skierowanie pracownika na badania kontrolne, okresowe 64 Wniosek o wypłatę ekwiwalentu m.in. za zakup okularów korekcyjnych, za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, za pranie odzieży roboczej 65 Opinie Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru WIGK Geodezyjnego i Kartograficznego w sprawie refundacji przez Skarb Państwa spółdzielniom mieszkaniowym kosztów prac 66 Karty kontroli PN 67 Wniosek o wypłatę ekwiwalentu za umundurowanie oraz jego pranie i konserwację 68 Dokumentacja związana z komisją egzaminacyjną kandydatów na instruktorów PSŁ WI