Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia

Transkrypt

1 Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia Gorzów Wlkp. dn. 20 listopada 2009 r.

2 Plan prezentacji Rola Wojewody Lubuskiego we wdrażaniu Programu PL - BB Cel, przedmiot oraz elementy kontroli pierwszego stopnia Proces weryfikacji wydatków (kontrola administracyjna) - raportowanie. Kontrola na miejscu

3 Rola Wojewody Lubuskiego we wdrażaniu Programu PLBB Porozumienie w sprawie ustanowienia Wojewody Lubuskiego Kontrolerem, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, (DZ. Urz. UE L z r. z późn. zm.) zostało zawarte w dniu 24 października 2008 r.

4 Rola Wojewody Lubuskiego Wojewoda Lubuski przeprowadza kontrolę zgodnie z następującymi dokumentami: Programem Operacyjnym Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia Podręcznikiem Beneficjenta Wiodącego dla Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia

5 Rola Wojewody Lubuskiego Krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczącymi kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach

6 Rola Wojewody Lubuskiego Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczącymi informowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej dla Kontrolerów z art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z r.) oraz Wspólnych Sekretariatów Technicznych

7 Do zadań Kontrolera należy: Szczegółowe zadania Kontrolera 1. weryfikacja kwalifikowalności wydatków, w tym: a) weryfikacja dostarczenia współfinansowanych towarów i usług, b) weryfikacja zgodności zadeklarowanych przez beneficjenta wydatków z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, umową o dofinansowanie i umową partnerską, a) weryfikacja zgodności poniesionych wydatków z przepisami krajowymi i wspólnotowymi, w tym z Prawem zamówień publicznych i regulacjami dotyczącymi pomocy publicznej. Prawidłowość przeprowadzenia zamówienia publicznego weryfikowana jest poprzez kontrolę ex-ante oraz kontrolę ex-post zamówień publicznych,

8 Szczegółowe zadania Kontrolera 2. weryfikacja raportów beneficjentów, 3. wystawianie Certyfikatów kontroli pierwszego stopnia (w tym dla kosztów wspólnych), 4. przekazywanie do WST informacji dotyczących przeprowadzonych kontroli, 5. sporządzanie i aktualizacja rocznych planów kontroli oraz sprawozdawanie z ich wykonania, 6. przekazywanie do IZ informacji o nieprawidłowościach

9 Cel kontroli Celem działań Kontrolera jest upewnienie się, że: - zadeklarowane przez beneficjenta wydatki zostały rzeczywiście poniesione - towary i usługi zostały dostarczone zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie - projekt i wydatki są zgodne z zasadami kwalifikowalności wspólnotowymi i krajowymi

10 Przedmiot kontroli Podstawą do zweryfikowania wydatków poniesionych przez beneficjenta są następujące dokumenty: - zestawienie faktur i dokumentów o równoważnej wartości - poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur i innych dokumentów księgowych potwierdzających dokonanie wydatków - raport beneficjenta

11 Elementy kontroli Kontrola składa się z dwóch elementów: kontrola administracyjna (po każdorazowym złożeniu przez beneficjenta dokumentów do poświadczenia) kontrola na miejscu realizacji projektu i/lub w siedzibie beneficjenta

12 Kontrola administracyjna (1/6) Na podstawie dostarczonego Zestawienia Kontroler dobiera próbę wydatków. Próba obejmuje minimum 25 % wszystkich wydatków i zawiera nie mniej niż 5 pozycji z zestawienia wydatków.

13 Kontrola administracyjna (2/6) Kontrola zostaje przeprowadzona na podstawie informacji zawartych w: umowie o dofinansowanie projektu, wniosku o dofinansowanie, umowie partnerskiej zawartej pomiędzy Beneficjentem Wiodącym i Partnerem w ramach projektu, raporcie beneficjenta wraz z załącznikiem w postaci Zestawienia faktur i dokumentów o równoważnej wartości,

14 Kontrola administracyjna (3/6) Kontrola zostaje przeprowadzona na podstawie informacji zawartych w: dokumentach księgowych, umowach z wykonawcami robót i usług, protokołach odbioru/przyjęcia dostarczonych towarów i usług, oświadczeniu o kwalifikowalności VAT/informacji właściwego organu o tym, iż Beneficjent nie może dokonać odliczeń podatku VAT

15 Kontrola administracyjna (4/6) W trakcie kontroli administracyjnej Kontroler sprawdza prawidłowość dokumentacji w szczególności weryfikuje czy: - Raport beneficjenta rzetelnie przedstawia postęp projektu, w tym czy wskaźniki produktu są osiągane, - Faktury oraz inne dokumenty finansowe potwierdzają dokonane wydatki, - Wydatki są zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie przez Komitet Monitorujący, - Wydatki są zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi (np. z prawem zamówień publicznych).

16 Kontrola administracyjna (5/6) Po dokonaniu weryfikacji dokumentów, Kontroler zatwierdza wydatki, które spełniły powyższe wymagania poprzez wystawienie dwóch egzemplarzy Certyfikatów Kontroli I Stopnia, z których jeden przekazuje do Beneficjenta.

17 Kontrola administracyjna (6/6) wydatków w projektach parasolowych Euroregion weryfikuje kwalifikowalność wszystkich wydatków w małych/sieciowych projektach i przekazuje do Kontrolera: Zestawienie projektów małych i sieciowych, kopię budżetów rozliczanych projektów, Na podstawie zbiorczego Zestawienia projektów małych i sieciowych Kontroler dobiera próbę wydatków do kontroli minimum 5% liczby projektów projektu parasolowego tj. małych/sieciowych

18 TERMINY RAPORTOWANIA Raporty (R, RP) składane są za okres sprawozdawczy obejmujący kolejne 3 miesiące kalendarzowe. Początek okresu sprawozdawczego rozpoczyna się w dniu podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Data zawarcia umowy jest datą złożenia podpisu przez Beneficjenta Wiodącego na ostatniej stronie umowy.

19 Charakter raportów Raport cząstkowy (R, RP, RK) sporządzany jest przez Beneficjenta Wiodącego (BW) oraz Partnerów Projektu (PP) i składany do właściwego Kontrolera I-go Stopnia. Raport całościowy przygotowywany jest przez BW na podstawie scertyfikowanych raportów cząstkowych: - własnego, - partnerów, następnie przedkładany jest do WST.

20 Treść Raportu 1. Część informacyjna 2. Część rzeczowa 3. Zgodność z politykami UE i regionalnymi\lokalnymi strategiami rozwoju 4. Postęp finansowy 5. Wniosek o płatność

21 W przypadku, gdy Beneficjent nie ponosi kosztów finansowych wypełnia część rzeczową raportu za okres, w którym uczestniczy w realizacji projektu. Taki raport nie jest przedkładany kontrolerowi I stopnia

22 POSTĘP FINANSOWY Wszystkie tabele finansowe należy wypełnić w euro W przypadku polskich Beneficjentów przy przeliczaniu wydatków z PLN na EURO należy stosować kurs przeliczeniowy obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego. Kurs jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej guage=en

23 Terminy składania raportów obowiązujące Beneficjentów Raport cząstkowy składany w terminie 5 dni kalendarzowych (20 dni kalendarzowych dla raportu końcowego) po zakończeniu okresu sprawozdawczego do kontrolera I stopnia (LUW), Raport całościowy składany w terminie 7 dni kalendarzowych (20 dni kalendarzowych dla raportu końcowego) od otrzymania od Partnerów zatwierdzonych raportów wraz z certyfikatami do WST, Raport z realizacji projektu składany przez Beneficjentów projektów małych i sieciowych w terminie 30 dni kalendarzowych po zakończeniu okresu sprawozdawczego do kontrolera (Euroregionu),

24 Procedura tworzenia raportu całościowego P1 R cząstkowy pośredni + koszty przygotowawcze R cząstkowy pośredni R cząstkowy końcowy P2 R cząstkowy pośredni + koszty przygotowawcze R cząstkowy pośredni R cząstkowy końcowy BW R cząstkowy pośredni + koszty przygotowawcze R cząstkowy pośredni R cząstkowy końcowy Beneficjent Wiodący Raport całościowy Raport całościowy Raport całościowy końcowy

25 Terminy weryfikacji raportów obowiązujące kontrolerów Kontroler I stopnia weryfikuje wydatki partnerów i BW oraz wystawia certyfikat w terminie 45 dni kalendarzowych Euroregion weryfikuje wydatki w terminie 35 dni projektów małych/sieciowych Kontroler I stopnia weryfikuje raport z postępu realizacji projektów parasolowych i wystawia certyfikat w terminie 25 dni kalendarzowych Do terminów nie wlicza się czasu oczekiwania na przekazania uzupełnień i wyjaśnień.

26 Raporty zawierające część finansową Kontroler I-go stopnia LUW Kontroler I-go stopnia ILB R+C R+C R R+C R R+C R R P2 PL P3 D P4 D BW PL (ponosi koszty finansowe) Partnerzy finansowi P5 D P6 PL P7 D Partnerzy merytoryczni

27 Procedura raportowania WST Raport całościowy + certyfikaty BW PL (ponosi koszty finansowe) Raport (część rzeczowa i finansowa) + certyfikat P2 PL P3 D Partnerzy finansowi Raport (część rzeczowa) P4 D P5 D P6 PL Partnerzy merytoryczni P7 D

28 Schemat poświadczania wydatków Okres sprawozdawczy (kwartały liczone od daty zawarcia umowy o dofinansowanie) Beneficjenci 5 dni na złożenie okresowych raportów cząstkowych do kontrolera Kontrolerzy 45 dni od uzyskania dokumentów na wystawienie certyfikatu i odesłanie go do partnera Beneficjent Wiodący Zebranie certyfikatów od partnerów i przygotowanie raportu całościowego dla WST 7 dni od otrzymania od partnerów zatwierdzonych raportów cząstkowych raz z certyfikatami Czas (miesiące) Przekazanie raportu cząstkowego 57 dni Od zakończenia okresu sprawozdawczego Przekazanie przez BW raportu całościowego wraz z certyfikatami do WST

29 Raport końcowy z postępu realizacji projektu Okres sprawozdawczy (kwartały liczone od daty zawarcia umowy o dofinansowanie) Beneficjenci 20 dni na złożenie okresowych raportów cząstkowych do kontrolera Kontrolerzy 45 dni od uzyskania dokumentów na wystawienie certyfikatu i odesłanie go do partnera Beneficjent Wiodący Zebranie certyfikatów od partnerów i przygotowanie raportu całościowego dla WST 20 dni od otrzymania od partnerów zatwierdzonych raportów cząstkowych wraz z certyfikatami Czas (miesiące) Przekazanie raportu cząstkowego 85 dni Od zakończenia okresu sprawozdawczego Przekazanie przez BW raportu całościowego wraz z certyfikatami do WST

30 Procedura i terminy raportowania na poziomie Beneficjent FMP i PS - Euroregion Okres sprawozdawczy Beneficjenta FMP i PS (trzy kolejne miesiące) Euroregion 35 dni roboczych na weryfikację wydatków w projektach małych/sieciowych i złożenie raportu do kontrolera Czas (trzy kolejne miesiące) Przekazanie raportów przez beneficjentów projektów małych i sieciowych do Euroregionu (zgodnie z terminami ustalonymi przez Euroregion) 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego

31 Ciąg dalszy na poziomie Euroregion- Kontroler I stopnia -WST Okres sprawozdawczy Euroregionu (trzy kolejne miesiące) Euroregion 10 dni przygotowanie zbiorczego raportu z postępu realizacji projektu parasolowego Kontro lerzy 25 dni Beneficjent Wiodący Projektu Parasolowego Przesłanie zatwierdzonego zbiorczego Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego do WST 5 dni od zakończenia certyfikacji Czas (trzy kolejne miesiące) Zatwierdzenie raportów Beneficjentów projektów małych i sieciowych przez Euroregion Przekazanie przez BW raportu z całego projektu parasolowego wraz z certyfikatami do WST

32 Procedura i terminy raportowania na poziomie Beneficjent FMP i PS Euroregion raport końcowy z realizacji projektu Okres sprawozdawczy Beneficjenta FMP i PS (trzy kolejne miesiące) Euroregion 35 dni roboczych na weryfikację wydatków w projektach małych/sieciowych i złożenie raportu do kontrolera Czas (trzy kolejne miesiące) Przekazanie raportów przez beneficjentów projektów małych i sieciowych do Euroregionu (zgodnie z terminami ustalonymi przez Euroregion 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego

33 Ciąg dalszy na poziomie Euroregion Kontroler I stopnia - WST Okres sprawozdawczy Euroregionu (trzy kolejne miesiące) Euroregion 10 dni na przygotowanie zbiorczego Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego Kontrol erzy 25 dni Beneficjent Wiodący Projektu Parasolowego - przesłanie zatwierdzonego zbiorczego Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego do WST 10 dni od zakończenia certyfikacji Czas (trzy kolejne miesiące) Zatwierdzenie raportów Beneficjentów projektów małych i sieciowych przez Euroregion Przekazanie przez BW raportu z całego projektu parasolowego wraz z certyfikatami do WST

34 Kontrola na miejscu (1/2) Kontrola na miejscu obejmuje: kontrolę w trakcie realizacji projektu, kontrolę na zakończenie realizacji projektu, wizytę monitorującą. W trakcie kontroli na miejscu Kontroler sprawdza dokumenty dotyczące projektu oraz dokonuje oględzin dostarczonych towarów/usług.

35 Kontrola na miejscu (2/2) W trakcie kontroli na miejscu weryfikowane są: 1. wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie, 2. osiągnięcie wskaźników, 3. wydatki poniesione na realizację projektu, 4. prowadzenie ewidencji księgowej, 5. udzielenie zamówienia publicznego, 6. wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych, 7. przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans, 8. sposoby archiwizacji.

36 Kontrola w trakcie realizacji projektu Kontrola w trakcie realizacji projektów dotyczy minimum: 5 % projektów dotyczących dostaw i robót budowlanych, 5 % projektów miękkich. Kontrola powinna być przeprowadzona po przedstawieniu przez beneficjenta wydatków do poświadczenia obejmujących łącznie kwotę przynajmniej 25% wydatków przewidzianych do poniesienia przez beneficjenta w ramach projektu.

37 Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu (1/2) Kontrola ma miejscu na zakończenie realizacji projektu dotyczy: 100% projektów obejmujących roboty budowlane i dostawy minimum 5% projektów miękkich.

38 Kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu (2/2) W przypadku gdy : w projekcie uczestniczy więcej niż jeden beneficjent z terenu województwa, każdy z beneficjentów, u którego znajdują się dokumenty finansowe, musi zostać skontrolowany, beneficjent jest zaangażowany w realizację więcej niż jednego projektu w ramach Programu, musi zostać skontrolowany na miejscu przynajmniej raz.

39 Wizyta monitorująca (1/2) Wizyty monitorujące są elementem kontroli projektów miękkich wizytacje szkoleń, warsztatów itp. Termin wizyty monitorującej nie jest powiązany z terminem kontroli na miejscu po zakończeniu realizacji projektu, natomiast jest ściśle uzależniony od harmonogramu realizacji projektu. Beneficjent jest powiadomiony o terminie wizyty monitorującej na minimum 5 dni roboczych przed przeprowadzeniem wizyty.

40 Wizyta monitorująca (2/2) Wizytę monitorującą może przeprowadzić jeden pracownik Kontrolera/Euroregionu. Z wizyty monitorującej sporządzana jest notatka, którą podpisuje Kontroler i beneficjent. Dwustronne podpisanie notatki może nastąpić podczas wizyty monitorującej.

41 Kontrola na miejscu w projekcie parasolowym 1. Euroregion przeprowadza kontrole na miejscu minimum 10% projektów małych i sieciowych rocznie na zakończenie ich realizacji. 2. Kontroler przeprowadza kontrolę na miejscu minimum 10% projektów małych i sieciowych w ramach projektu parasolowego na zakończenie realizacji projektu.

42 Czynności formalne związane z przeprowadzeniem kontroli na miejscu W przypadku gdy w trakcie kontroli na miejscu zostaną wykryte uchybienia i/lub nieprawidłowości, Kontroler wraz z informacją pokontrolną przekazuje do beneficjenta zalecenia pokontrolne. W zaleceniach określany jest także termin, w którym beneficjent jest zobowiązany do pisemnego poinformowania o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń pokontrolnych lub o przyczynach niepodjęcia działań nałożonych na niego w ramach zaleceń pokontrolnych. Kontroler weryfikuje wykonanie zaleceń pokontrolnych poprzez wykonanie kontroli następczej

43 Kontrola zamówień publicznych (1/5) Kontroler ma obowiązek przeprowadzenia Kontroli ex-ante (przed rozpoczęciem procedury zamówienia) i ex-post. Kontrolę ex-ante i ex-post zamówień w przypadku małych projektów i projektów sieciowych przeprowadza Euroregion.

44 Kontrola ex-ante Kontrola zamówień publicznych (2/5) Nie złożenie przez beneficjenta dokumentów do kontroli ex-ante nie powoduje nałożenia sankcji na beneficjenta przez Kontrolera. Kontroler weryfikuje projekty: ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do negocjacji, innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego.

45 Kontrola zamówień publicznych (3/5) Kontroler weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem: zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, prawidłowości wyboru trybu zamówienia, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji.

46 Kontrola zamówień publicznych (4/5) Jeżeli Kontroler ma zastrzeżenia do dokumentacji, w piśmie informuje beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za niekwalifikowalny oraz zobowiązuje beneficjenta do poinformowania Kontrolera o sposobie wykorzystania uwag. Kontroler nie weryfikuje powtórnie dokumentacji poprawionej przez beneficjenta na etapie kontroli exante.

47 Kontrola zamówień publicznych (5/5) Kontrola ex-post co do zasady odbywa się w trakcie kontroli administracyjnej.

48 Kontrola doraźna W przypadku uzyskania informacji o zaistnieniu nieprawidłowości w realizacji projektu Kontroler może przeprowadzić kontrolę doraźną.

49 Kontrola następcza Kontrola następcza polega na weryfikacji wdrożenia zaleceń pokontrolnych. W zależności od przedmiotu zaleceń, kontroler przeprowadza kontrolę następczą dokumentacji zza biurka lub kontrolę następczą na miejscu realizacji projektu. W obu przypadkach kontroler sporządza informację pokontrolną z kontroli następczej.

50 Dziękuję za uwagę Agnieszka Świątek Kierownik Oddziału Programów Współpracy Transgranicznej WZFE LUW Gorzów Wlkp.