Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OA/26/17/1/AB/12. Szanowni Państwo,

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OA/26/17/1/AB/12 Szanowni Państwo, Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty cenowej dotyczącej usługi opracowania koncepcji i zorganizowania w Warszawie rowerowej gry miejskiej promującej projekty transportowe realizowane w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wraz z kampanią promującą to przedsięwzięcie. Przedstawiona wycena posłuży Zamawiającemu do ustalenia szacunkowej wartości zamówienia w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiot zamówienia obejmował będzie: a) Doprecyzowanie koncepcji i organizację rowerowej gry miejskiej, w tym m.in.: obsługa techniczna, redakcyjna i produkcyjna, organizacja i koordynacja imprezy, wg wytycznych wskazanych w części III ust 1, b) Opracowanie koncepcji, strategii (w tym kampanii PR) oraz hasła akcji promującej rowerową grę miejską całość akcji promocyjnej musi być spójna wizerunkowo dla wszystkich form przekazu, c) Opracowanie kreacji graficznej i audiowizualnej akcji promocyjnej (z wykorzystaniem rysunków i/lub zdjęć, filmów wykonanych przez Wykonawcę oraz muzyki zakupionej przez Wykonawcę) d) Opracowanie szczegółowych media planów wraz z rekomendacjami (w oparciu o aktualne badania marketingowe, co najmniej z II połowy 2011 r.) oraz z podaniem wszystkich wskaźników, e) Opracowanie harmonogramu działań,, f) Zakup mediów i nośników, g) Kompleksowa realizacja akcji promocyjnej wg wytycznych wskazanych w części III ust. 2-3: - produkcja materiałów reklamowych, - emisja, ekspozycja i dystrybucja materiałów reklamowych. h) Przygotowanie raportu z realizacji gry miejskiej oraz przeprowadzenia akcji promocyjnej, i) Archiwizacja wszystkich treści powstałych w wyniku realizacji umowy na CD/DVD, przygotowanie egz. archiwalnych materiałów typu gadżety; przygotowanie dokumentacji fotograficznej nt. przeprowadzonych działań, np. outdooru oraz realizacja filmu promującego (klipu) z przebiegu imprezy (Każda płyta/opakowanie powinna być prawidłowo oznakowana zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, tj. powinna zawierać: tytuł akcji promocyjnej, informację o tym, co jest nagrane na płycie, termin emisji, logotyp POIiŚ, logo CUPT, flagę UE z napisem Unia Europejska, Fundusz Spójności, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz hasło programu Dla rozwoju infrastruktury i środowiska, informacja o współfinansowaniu gry miejskiej ze środków UE wg. następującego wzoru:

2 Gra miejska współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko, j) Przekazanie Zamawiającemu majątkowych praw autorskich, praw pokrewnych oraz zależnych do treści powstałych w wyniku realizacji umowy bez ograniczeń i na wszystkich polach eksploatacji. 2. Kluczowe założenia organizacji rowerowej gry miejskiej a) Grupa docelowa Przedsięwzięcie skierowane jest do mieszkańców Miasta St. Warszawy, przy czym uczestnikami gry mogą być osoby w wieku 18+. b) Zasięg Miasto St. Warszawa. c) Czas trwania Gra miejska: 1 dzień, wrzesień 2012 r. Minimalny czas trwania głównej części akcji promocyjnej w radiu oraz w środkach transportu miejskiego -minimum 35 dni. Prowadzenie konta na portalu społecznościowym i dedykowanej strony www od sierpnia do października 2012 r. Prowadzenie działań PR od sierpnia do września 2012 roku. Termin przeprowadzenia ewaluacji oraz przekazania wyników ewaluacji, raportu końcowego podsumowującego przeprowadzenie gry miejskiej wraz z promocją i materiałów archiwalnych maksymalnie do października 2012 r. d) Szacowany czas i przebieg rozgrywek - czas gry: całodzienna ok. 6 godz., obejmująca min. 20 punktów (w tym do uwzględniania w rozgrywce: min. 8 punktów związanych z projektami transportowymi realizowanych w ramach PO IiŚ zgodnych z zał. nr 1 i/lub 6 punktów niewymagających obsługi tzw. bezosobowych i/lub 5 punktów związanych z historią i rozwojem transportu miejskiego w Warszawie i/lub 1 punkt lotny z wykorzystaniem tramwaju typu Swing) - po zakończeniu rozgrywek ok. 30 min. uroczyste ogłoszenie wyników o określonej godzinie, w określonym miejscu w centrum Warszawy. e) Organizacja gry, system motywacyjny dla uczestników Ustalenia dla rozgrywek: - gra z rejestracją uczestników przez stronę WWW, - wiek uczestników: 18+, - zespoły 3 osobowe, min. 330 uczestników - możliwość wypożyczenia przez uczestników darmowych rowerów na czas rozgrywek min. 30 sztuk (z czego min. 10 sztuk z tzw. damską ramą) - przejazdy specjalnie wynajętym na potrzeby imprezy co najmniej 1 tramwajem typu Swing (z możliwością przejazdu z rowerem) - nagrody w konkursach poprzedzających grę miejską (np. w na portalu społecznościowym) zapewnia Wykonawca - pakiety powitalne

3 - nagrody np: 3 rowery, 3 urządzenia typu tablet, 3 longboardy (wg specyfikacji w ust. 2 lit f pkt 5 zapewnia Wykonawca, - nagrody dla osób biorących udział w konkursach rozgrywanych w ramach punktu lotnego(min. 30 szt.) - dyplomy dla każdego z graczy wręczane po zakończeniu gry zapewnia Wykonawca f) Zakres prac Wykonawcy 1. Kompleksowe opracowanie koncepcji rowerowej gry miejskiej. 2. Zapewnienie obsługi prawnej całego przedsięwzięcia. 3. Koordynacja przebiegu rowerowej gry miejskiej, obejmująca: Przeprowadzenie rejestracji uczestników rejestracja przez Internet. Wykonanie i wręczenie zestawów rejestracyjnych/powitalnych dla każdego z uczestników gry, obejmujących minimum: - mapki z zaznaczonymi lokalizacjami rozgrywek format A2 w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 10% - koszulki reklamowe z nadrukiem -koszulki bawełniane, nadruk na jednej stronie 4+0 CMYK), w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 10% - baton energetyczny, w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 50% - napój izotoniczny 0,5 l, w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 50% - długopis reklamowy promujący grę miejską (nadruk 4+0 CMYK) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 10% - karta konkursowa -Format dowolny, Zapewnienie obsługi w punktach uwzględnionych w grze minimum 16 animatorów oraz 3 koordynatorów, posługujących się językiem polskim i angielskim, Bieżące dokumentowanie przebiegu gry (fotografowanie oraz filmowanie najciekawszych wydarzeń) oraz bieżące zamieszczanie relacji z przebiegu gry na stronie internetowej wskazanej przez Zamawiającego w formie materiału zawierającego opisy i zdjęcia) oraz zmontowanie 3-minutowowego filmiku z przebiegu gry (najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od daty relacjonowanej gry). 4. Zapewnie dodatkowych atrakcji, motywujących do udziału w grze miejskiej: możliwość wypożyczenia przez uczestników sprawnych darmowych rowerów na czas rozgrywek min. 30 sztuk (z czego min. 10 sztuk z tzw. damską ramą) zapewnienie lotnego serwisu rowerowego dla uczestników gry (z możliwością wymiany np. pękniętej dętki, naoliwieniem łańcucha itp.) przejazd na trasie rowerowej gry miejskiej co najmniej jednym tramwajem typu Swing dedykowanym dla uczestników imprezy 5. Zapewnienie nagród rzeczowych : Nagrody główne za zajęcie pierwszego miejsca: 3 rowery [rama: karbonowa;, widelec z blokadą skoku (min. 100 mm), kaseta tył min. 9-rzędowa, kaseta przód min. 3- rzędowa; waga roweru z osprzętem maks. 12,5 kg)] Nagrody za drugie miejsce: 3 tablety z oprogramowaniem (o następujących min. parametrach: przekątna ekranu LCD min.: 9,, system operacyjny: Android 3.x lub równoważny, wi-fi, 3G) Nagrody za trzecie miejsce: 3 loangboardy (sklejka: klon kanadyjski, min. 7-warstwowa, kółka kauczukowe)

4 Nagrody w konkursach przeprowadzonych w ramach punktu lotnego propozycja Wykonawcy (min. 30 sztuk) Nagrody w konkursach w ramach kampanii PR propozycja Wykonawcy 6. Zapewnienie zabezpieczenia imprezy: ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej imprez (OC), ambulansu medyczny w liczbie: 1 szt. z obsadą personalną: kierowca (1 osoba), ratownik (1 osoba), lekarz medycyny posiadający odpowiednie uprawnienia do wykonywania czynności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi medycznej masowych imprez plenerowych; uzyskanie zezwoleń niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy; właściwe przygotowanie i oznakowanie punktów rowerowej gry miejskiej, niezbędne do przeprowadzenia imprezy; odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie lub mieniu zaistniałe podczas rowerowej gry miejskiej, wynikające z winy Wykonawcy lub osób obsługujących imprezę; uprzątnięcie zanieczyszczeń spowodowanych w trakcie organizacji i przeprowadzania imprezy przez Wykonawcę 3.Kreacja i produkcja elementów reklamowych 1) Elementy graficzne a) Wszystkie projekty muszą posiadać spójną kreację, dostosowaną do wymiarów poszczególnych nośników, b) Projekt logotypu akcji promującej rowerową grę miejską, uwzględniający nazwę domeny internetowej, który będzie używany we wszystkich materiałach promocyjnych, c) Projekty graficzne i produkcja materiałów promocyjnych wykorzystywanych w przebiegu gry miejskiej - mapki gracza, - koszulki, - długopisy, - karty gracza. d) Kompleksowe przygotowanie layout u strony internetowej poświęconej całej akcji promującej rowerową grę miejską oraz materiałów graficznych na stronę, e) Kreacja i produkcja plików produkcyjnych materiałów do emisji w Internecie: banner animowany rozmiar minimalny 800 x 250 pikseli o pojemności min. 107 kb, format flash skompilowany do pliku.swf, banner na konto/fanpage. Powyższe projekty graficzne muszą być spójne z pozostałymi materiałami promocyjnymi i muszą być przygotowane w taki sposób, by możliwa była zmiana ich rozmiaru bez utraty jakości oraz czytelności przekazu. 2) Spot radiowy a) Produkcja przez doświadczone w tym zakresie studio nagrań (co najmniej 50 spotów reklamowych wyprodukowanych na przestrzeni 2 lat) 1 spotu zapowiadającego o długości 30 sekund (w tym formułka o źródle finansowania) czytanego przez co najmniej 2 doświadczonych profesjonalnych lektorów (głos damski i męski). b) Formuła spotu atrakcyjna, interesująca, dynamiczna, zachęcająca do udziału w rowerowej grze miejskiej oraz do odwiedzenia strony internetowej wskazanej przez Zamawiającego, musi budzić pozytywne skojarzenia nt. PO IiŚ oraz Unii Europejskiej.

5 c) Przygotowanie spotu uwzględni następujące warunki: - opracowanie kosztorysu produkcji wraz z zakupem majątkowych praw autorskich i praw pokrewnych, - przedstawienie koncepcji realizacyjnej tekst spotu, podkład muzyczny, lektorzy do akceptacji Zamawiającego (do wyboru: 2 różne wersje tekstu bazowego; co najmniej 3 podkłady muzyczne, po 3 głosy lektorów damskich i męskich), - możliwość udziału przedstawiciela Zamawiającego w trakcie nagrania spotu, - poprawki zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym, - kosztorys wyłącznych praw do muzyki na określony czas i terytorium, - przekazanie kopii nośników Zamawiającemu. 3) Spot filmowy do emisji na ekranach LCD w środkach komunikacji miejskiej a) Produkcja 1 spotu 10 sekundowego, bez dźwięku. b) Opracowanie planszy startowej i planszy końcowej spotu. c) Spoty muszą mieć formułę atrakcyjną, interesującą, dynamiczną, zachęcającą do udziału w rowerowej grze miejskiej oraz do odwiedzenia strony internetowej wskazanej przez Zamawiającego, musi budzić pozytywne skojarzenia nt. PO IiŚ oraz Unii Europejskiej. d) Przygotowanie spotów uwzględni następujące elementy: - opracowanie kosztorysu produkcji wraz z zakupem majątkowych praw autorskich i praw pokrewnych - rekomendację Wykonawcy (producent filmowy) wraz z uzasadnieniem, - rekomendację doświadczonego reżysera z uzasadnieniem i wskazaniem operatora (może być to jedna osoba tzw. reż.-op. ), ew. scenografa i kostiumologa, wybór reżysera w uzgodnieniu z Zamawiającym, - preprodukcję co najmniej 1 spotkanie przedprodukcyjne z Zamawiającym, - przedstawienie koncepcji realizacyjnej przez reżysera (treatment), - casting aktora/aktorów na podstawie uzgodnionych z Zamawiającym wytycznych castingowych (casting brief), - lokalizacje uzgodnione z Zamawiającym, - zdjęcia filmowe (shoot) z możliwością obecności Zamawiającego na planie, - postprodukcję, montaż off-line, - wersję reżyserską (director s cut), - poprawki zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym, - animację komputerową logotypu słowno-graficznego oraz elementów spotu, - kolaudacje na etapach: off-line, director s cut, zgranie i kolaudacja ostateczna. e) Parametry techniczne spotu: - format: MPEG2, - rozdzielczość: 720 x 576 (16:9), - bitrate: 4906 kbps. 4.Zakup czasu antenowego, zakup nośników, emisja i ekspozycja ITP. 1) Radio Emisja minimum 140 spotów zapowiadających w stacji/stacjach o zasięgu obejmującym całą aglomerację warszawską. Rozpoczęcie emisji na minimum 28 dni przed terminem gry miejskiej w Warszawie, emisja do dnia gry miejskiej minimum 5 razy dziennie w godzinach największej słuchalności (łącznie 28 dni x 5 spotów dziennie). Spoty muszą dotrzeć do jak największej liczby

6 słuchaczy na terenie Warszawy (w grupie wiekowej lat) i zbudować jak największy zasięg efektywny. 2) Emisja spotów na ekranach LCD w środkach komunikacji miejskiej Emisja przez cały czas trwania głównej części akcji promocyjnej, tj. przez min. 35 dni, częstotliwość emisji: 4 spoty w ciągu godziny, na minimum 50 ekranach w środkach komunikacji miejskiej kursujących na terenie Warszawy. 3) Kampania PR Dobór i uzasadnienie doboru proponowanych kanałów dotarcia do grup docelowych kampanii i narzędzi, za pomocą których postawione cele zostaną zrealizowane: a) Kreacja ogólnej koncepcji kampanii PR b) Hasło przewodnie i key visual spójne z pozostałymi elementami kampanii promującej rowerową grę miejską c) Partnerstwa i patronaty medialne, które wzmocnią oddziaływanie kampanii : Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania koncepcji i przedstawienia propozycji wyboru patronackich/partnerskich działań w mediach tradycyjnych (TV, radio, prasa) i Internecie. Zadaniem Wykonawcy będzie finalizacja rozmów, koordynacja i nadzór nad działaniami partnerskimi, które polegać będą na bezpłatnym umieszczeniu banerów/informacji prasowej na nośnikach lub antenie partnerów. Wykonawca może pozyskać więcej patronatów, po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego. Wykonawca musi pozyskać minimum 5 patronatów, w tym: 1 radia lokalnego, 1 portalu internetowego, 1 portalu branżowego transport lub/i rowery, 1 tytułu prasowego (gazeta codzienna, ogólnopolska) 3 patronaty z obszaru: internetu i mediów tradycyjnych, lokalnych. Wykonawca musi zaplanować minimum 5 konkursów, które przeprowadzi z patronami mediowymi (w tym koncepcja i nagrody) Należy podać sumaryczną liczbę roboczogodzin przewidzianych dla obsługi działań opisanych w powyżej oraz stawkę godzinową, a także koszty obsługi wynikające z działań opisanych w tym punkcie. d) Prowadzenie działań w Internecie (social, strona internetowa, zaplanowanie minimum 3 konkursów mających na celu powiększenie ilości fanów, przygotowanie komunikatów kontentu na stronę internetową i social media). e) Opracowanie i wykonanie kompletnych materiałów prasowych; wysyłka materiałów do dziennikarzy i wydawców w wersjach papierowych i elektronicznych. f) Przygotowanie prezentacji wystawy podczas wydarzenia w eksponowanej w wynajętym tramwaju typu Swing (zakupionym przy wsparciu PO IiŚ), który będą kursowały przez centrum Warszawy na trasie zgodnej z trasą gry g) Monitoring mediów obejmujący okres kampanii public relations.

7 Informacje dotyczące warunków składania ofert: 1. Oferta powinna zawierać kalkulację cenową obejmującą całkowity koszt przedmiotu zamówienia: Nazwa Usługa opracowania koncepcji i zorganizowania w Warszawie rowerowej gry miejskiej promującej projekty transportowe realizowane w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wraz z kampanią promującą to przedsięwzięcie. Wartość netto w PLN Stawka podatku VAT 2. Cena powinna być podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wartość brutto w PLN Ofertę należy przesłać na adres mailowy zdz@cupt.gov.pl do dnia do godz W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OK/26/17/1/AB/12. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.