SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO NA USŁUGĘ DOTYCZĄCĄ OPRACOWANIA KONCEPCJI I ZORGANIZOWANIA WE WROCŁAWIU ROWEROWEJ GRY MIEJSKIEJ PROMUJĄCEJ PROJEKTY TRANSPORTOWE REALIZOWANE W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO WRAZ Z ZAKUPEM NAGRÓD ORAZ KAMPANIĄ PROMUJĄCĄ CAŁE PRZEDSIĘWZIĘCIE Postępowanie prowadzone dla postępowań o wartości zamówienia poniżej Euro Warszawa, dnia r. Strona 1 z 48 Usługa współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Działanie 15.2

2 I. ZAMAWIAJĄCY Centrum Unijnych Projektów Transportowych Siedziba - Adres: ul. Bonifraterska 17, Warszawa Tel.: (0-22) Fax: (0-22) zampub@cupt.gov.pl Godziny pracy: Strona internetowa: rubryka Ogłoszenia/Zamówienia NIP: II. TRYB POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Przetarg nieograniczony zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwaną dalej Ustawą Pzp. III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa dotycząca opracowania koncepcji i zorganizowania we Wrocławiu rowerowej gry miejskiej, promującej projekty transportowe realizowane w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wraz zakupem nagród oraz kampanią promującą całe przedsięwzięcie. 2. Szczegółowy opis i zakres Przedmiotu zamówienia opisany został w Załączniku nr 1 do SIWZ. 3. Numer referencyjny nadany zamówieniu: Nr 2/2013/ZAM. 4. Zamawiający w okresie trzech lat od udzielenia zamówienia podstawowego nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających dotychczasowemu Wykonawcy na zasadach określonych w art. 67 ust. 1 pkt. 6 Ustawy Pzp. 5. Kod CPV: Usługi w zakresie promocji Usługi w zakresie organizacji imprez IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji Przedmiotu zamówienia w terminie do 5 lipca 2013 r. Strona 2 z 48

3 V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą wszyscy Wykonawcy, którzy: 1) Spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 Ustawy Pzp, dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b) posiadania wiedzy i doświadczenia: - warunek ten będzie spełniony przez Wykonawcę, jeżeli zrealizował w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej dwie (2) usługi polegające na organizacji imprezy plenerowej, o wartości co najmniej ,00 złotych brutto każda. c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: - warunek ten będzie spełniony przez Wykonawcę, który dysponować będzie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub pisemnym zobowiązaniem innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, w szczególności: 1) co najmniej 1 osobą - koordynatorem gry miejskiej posiadającym min. 3 letnie doświadczenie przy organizacji imprez tzw. eventów oraz doświadczeniem w koordynacji, co najmniej 2 gier miejskich dla min. 150 osób, 2) co najmniej 1 osobą z doświadczeniem w koordynacji co najmniej 2 gier miejskich, 3) specjalistą ds. public relations posiadającym min. 2 lata doświadczenia zawodowego w prowadzeniu ogólnopolskich kampanii PR, 4) grafikiem posiadającym min. 2 lata doświadczenia zawodowego, który w ostatnim roku zrealizował min. 2 różne key visuale (wiodące motywy graficzne dla kampanii). Zamawiający dopuszcza, by funkcję koordynatora (z pkt. 1 lub 2) oraz specjalisty ds. public relations (z pkt. 3) pełniła ta sama osoba. d) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2) Nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 Ustawy Pzp. 2. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz nie podleganiu wykluczeniu z postępowania, Zamawiający żąda oświadczeń i dokumentów wymienionych w Rozdziale VI SIWZ. 3. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na podstawie złożonych wraz z ofertą oświadczeń i dokumentów. Wykonawcy nie spełniający warunków zostaną wykluczeni z postępowania. Strona 3 z 48

4 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wykazać, że warunki określone w ust. 1 pkt. 1) lit. a), b) c) i d) musi spełniać co najmniej jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy łącznie, natomiast warunek określony w ust. 1 pkt. 2) winien spełniać każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną. 5. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp określonych w ust. 1 pkt. 1) lit. b) i c) polega na zasobach innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. 6. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp określonych w ust. 1 pkt. 1) lit. b) i c) polega na zasobach innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający żąda przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w Rozdziale VI ust. B pkt. 1 i 2. Postanowienia dotyczące podmiotów, które mają siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej stosuje się odpowiednio. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJA DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZANIA BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA Z POSTEPOWANIA A. W celu potwierdzenia spełniania Warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć następujące dokumenty i oświadczenia: 1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w Rozdziale V ust. 1 pkt 1 SIWZ. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SIWZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie może być złożone wspólnie. 2. Listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, tj. w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. Nr 50, poz. 331 z późn. zm.) albo informację, o tym, że wykonawca nie należy do grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie może być złożone wspólnie. Strona 4 z 48

5 Zamawiający zwróci się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących powiązań, o których mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy, istniejących między przedsiębiorcami, w celu ustalenia czy zachodzą przesłanki wykluczenia wykonawcy. 3. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) potwierdzający spełnienie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale V ust. 1 pkt. 1) lit. b) wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączonymi dowodami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wzór wykazu znajduje się w Załączniku nr 6 do SWIZ. Wykonawca nie może być wystawcą dokumentów potwierdzających należyte wykonanie zamówienia. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie dokument ten składa przynajmniej jeden z Wykonawców. Za usługi główne uznaje się usługi niezbędne do wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w Rozdziale V ust. 1 pkt. 1) lit. b) SIWZ. W przypadku, gdy w przedstawionym wykazie usług wskazane zostaną przez Wykonawcę wartości w walucie innej, niż PLN, Zamawiający dokona przeliczenia na PLN wg kursu średniego NBP na dzień, w którym ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych. Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie są: poświadczenie lub inny dokument potwierdzający należyte wykonanie usługi, oświadczenie Wykonawcy jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej. Jeśli Wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania poświadczenia. W przypadku, gdy Zamawiający (CUPT) jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie usług zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. W razie konieczności, szczególnie gdy wykaz usług lub dowody potwierdzające czy usługi zostały wykonane lub sa wykonywane należycie budzą wątpliwości Zamawiającego, zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu. 4. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji Strona 5 z 48

6 zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Zakres wykazu musi potwierdzać spełnienie warunków określonych w Rozdziale V ust. 1 pkt. 1) lit. c) SIWZ. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 7 do SWIZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie dokument ten składa przynajmniej jeden z Wykonawców. B. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, do oferty należy załączyć następujące dokumenty i oświadczenia: 1. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SIWZ. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie takie składa każdy z Wykonawców. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie dokument ten składa każdy z Wykonawców. C. Dokumenty wymagane od Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: 1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. B pkt. 2 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 2. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. C pkt 1 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub przed notariuszem Terminy określone w ust. C pkt 1 stosuje się odpowiednio. Strona 6 z 48

7 VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI 1. W sprawach dotyczących postępowania, przewiduje się kontakty z Wykonawcami w formie pisemnej, faksem pod nr lub drogą elektroniczną pod adresem mailowym: zampub@cupt.gov.pl. 2. SIWZ została opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego, tj. w rubryce Ogłoszenia/Zamówienia publiczne. 3. Wszelką korespondencję należy kierować na adres wymieniony w Rozdziale I. 4. Pracownikami upoważnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: - w sprawach merytorycznych: Patrycja Drobot, adres pdrobot@cupt.gov.pl, w godz. 8:15-16:15, - w sprawach procedury postępowania o zamówienie publiczne: Anita Bieniakońska, adres abieniakonska@cupt.gov.pl, w godz. 8:15-16:15. VIII. WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. IX.TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. X. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Wykonawca może zgodnie z art. 89 ust. 1 ustawy Pzp złożyć tylko jedną ofertę w jednym egzemplarzu, w zaklejonej i oznakowanej kopercie. 2. Oferta Wykonawcy musi zawierać: 1) Formularz oferty wypełniony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ, 2) Szczegółowy scenariusz przebiegu gry miejskiej, 3) Propozycja przewodniego motywu graficznego dla przedsięwzięcia tzw. key-visual, 4) Media plan z określoną grupą dotarcia (w oparciu o aktualne badania marketingowe, co najmniej z II połowy 2012 r.) oraz z podaniem wszystkich wskaźników, 5) Opis działań PR i kampanii promocyjnej, 6) Ramowy harmonogram działań, 7) Wykaz nagród dla uczestników rowerowej gry miejskiej. Strona 7 z 48

8 3. Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenia i dokumenty, wymienione w Rozdziale VI. Postępowanie się prowadzone jest w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski. 4. Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w Rozdziale VI ust. A pkt 1 i 2 należy złożyć w formie oryginału, zaś dokumenty, o których mowa w Rozdziale VI ust. A pkt 3 i 4, w ust. B pkt 1 i 2 oraz w ust. C należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 5. Ilekroć w SIWZ, a także w załącznikach do SIWZ występuje wymóg podpisywania dokumentów lub oświadczeń lub też potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, należy przez to rozumieć, że oświadczenia i dokumenty te powinny być opatrzone podpisem (podpisami) osoby (osób) uprawnionej (uprawnionych) do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania wykonawcy na podstawie pełnomocnictwa: 1) w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy (przedstawione w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie) nie dotyczy to osób umocowanych do działania w imieniu Wykonawcy na podstawie dokumentów rejestrowych; 2) w przypadku, gdy ofertę składają Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia wymagane jest ustanowienie pełnomocnika i załączenie dokumentu pełnomocnictwa określającego zakres umocowania pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, stosownie do art. 23 ust. 2 Ustawy Pzp. Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie (kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego); nie dotyczy to osób umocowanych do działania w imieniu Wykonawcy na podstawie dokumentów rejestrowych; 6. Podpisy wykonawcy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą. Zaleca się opatrzenie podpisu pieczątką z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej. 7. W przypadku potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, na dokumentach tych muszą się znaleźć podpisy Wykonawcy, według zasad, o których mowa w pkt 5 i 6 oraz klauzula za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów wielostronicowych, należy poświadczyć za zgodność z oryginałem każdą stronę dokumentu, ewentualnie poświadczenie może znaleźć się na jednej ze stron wraz z informacją o liczbie poświadczanych stron. Strona 8 z 48

9 8. Pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 5 w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza należy dołączyć do oferty. 9. Jeżeli Zamawiający będzie wzywał Wykonawcę do złożenia dokumentów, o których mowa w Rozdziale VI SIWZ, działając w trybie art. 26 ust. 3 ustawy, Wykonawca będzie zobowiązany złożyć dokumenty w formie, o której mowa w pkt Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 11. Wszelkie poprawki i zmiany w treści oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 12. Dokumenty składane przez Wykonawców, w odpowiedzi na wezwanie w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, winny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego 13. Zarówno oryginały dokumentów, jak też ich kopie (odpisy, zaświadczenia, oświadczenia) załączone do oferty nie będą zwracane Wykonawcom. 14. Wykonawcy mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Zamawiający udzielając wyjaśnień przekaże je wszystkim Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania. Ponadto, treść zapytań i udzielonych odpowiedzi, Zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której udostępniona jest SIWZ. 15. Wykonawca, przed upływem terminu składania ofert, może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę. Wykonawca nie może wprowadzić zmian do oferty oraz wycofać jej po upływie terminu składania ofert. W przypadku wycofania oferty, Wykonawca składa pisemne oświadczenie, że ofertę swą wycofuje. W przypadku zmiany oferty, Wykonawca składa pisemne oświadczenie, iż ofertę swą zmienia, określając zakres i rodzaj tych zmian, a jeśli oświadczenie o zmianie pociąga za sobą konieczność wymiany czy też przedłożenia nowych dokumentów Wykonawca winien dokumenty te złożyć. Oświadczenie jw. i dokumenty należy zamieścić w zamkniętym opakowaniu oznaczonym jak opisie oznaczenia oferty, z dopiskiem ZMIANA. 16. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane. W przypadku zastrzeżenia informacji Wykonawca ma obowiązek wydzielić z oferty informacje stanowiące tajemnicę jego przedsiębiorstwa i oznaczyć je klauzulą Nie udostępniać. Informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. Strona 9 z 48

10 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z r. Nr 153, poz z późn. zm.). W sytuacji, gdy Wykonawca zastrzeże w ofercie informacje, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa lub są jawne na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub odrębnych przepisów, informacje te będą podlegały udostępnieniu na takich samych zasadach, jak pozostałe niezastrzeżone dokumenty. Uwaga: Wykonawca nie może zastrzec: nazwy (firmy), adresu Wykonawcy, ceny oferty, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności. XI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT Ofertę w zamkniętej kopercie należy złożyć w terminie do dnia roku do godziny 9:30 w Centrum Unijnych Projektów Transportowych w Warszawie, przy ul. Bonifraterskiej 17, w Recepcji CUPT, piętro XXIII. Kopertę z ofertą należy oznaczyć następująco:... Nazwa i adres Wykonawcy, nr telefonu i faksu (ewentualnie czytelną pieczęć firmową) OFERTA NA: USŁUGĘ DOTYCZĄCĄ OPRACOWANIA KONCEPCJI I ZORGANIZOWANIA WE WROCŁAWIU ROWEROWEJ GRY MIEJSKIEJ PROMUJĄCEJ PROJEKTY TRANSPORTOWE REALIZOWANE W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO WRAZ Z ZAKUPEM NAGRÓD ORAZ KAMPANIĄ PROMUJĄCĄ CAŁE PRZEDSIĘWZIĘCIE Znak sprawy: 2/2013/ZAM NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM do godz.10:00 Otwarcie NIE OTWIERAĆ ofert nastąpi PRZED w dniu DNIEM.2012 upływu terminu składania do godz. ofert 9:30 o godz. 10:00, w Sali konferencyjnej na XXIII piętrze w Centrum Unijnych Projektów Transportowych. Wykonawców chcących wziąć udział w otwarciu ofert prosimy o stawienie się do godz. 9:50 w Recepcji CUPT, piętro XXIII. XII. SPOSÓB OBLICZENIA CENY 1. Cena oferty brutto obejmować będzie całkowity koszt realizacji Przedmiotu zamówienia, w szczególności: organizację i przeprowadzenie gry miejskiej, promocję i kampanię PR, reklamę w mediach, materiały promocyjne, nagrody, udzielenie licencji na korzystanie z autorskich praw majątkowych do Utworów wytworzonych w trakcie realizacji Umowy, należne podatki, Strona 10 z 48

11 w tym podatek VAT, zysk oraz ewentualne upusty, a także pozostałe czynniki cenotwórcze związane z realizacją Przedmiotu zamówienia. 2. Cena brutto oferty, wyrażona w złotych powinna być przedstawiona na Formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ, z dokładnością do 2 óch miejsc po przecinku. 3. Ważne dla Wykonawców operujących cenami w obcej walucie. Zamawiający nie dopuszcza oferty cenowej w innych walutach niż złoty. Wykonawca winien skalkulować ceny biorąc pod uwagę możliwe wahania kursu walut obcych na złoty oraz innych składników cenotwórczych. 4. Warunki płatności zostały przedstawione w 4 Załącznika nr 8 do SIWZ (Istotne postanowienia umowy). Wykonawca wystawi fakturę VAT zgodnie z zakresem wskazanym przez Zamawiającego za zrealizowanie Przedmiotu zamówienia. XIII KRYTERIA, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY 1. Ocenie według poniżej wskazanych kryteriów będą podlegać tylko oferty nie podlegające odrzuceniu. 2. Przy ocenie ofert wartość wagowa wyrażona w procentach, będzie wyrażona w punktach (1% = 1 pkt.). Ocena ofert zostanie przeprowadzona wyłącznie w oparciu o przedstawione poniżej kryteria. 3. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Lp. Opis kryteriów ceny Waga % 1. Cena brutto za realizację całości zamówienia Koncepcja realizacji imprezy W kryterium Cena brutto za realizację całości zamówienia ocena zostanie dokonana według następującego wzoru: CB Kryterium Cena brutto = x 100 x 55% CBB Gdzie: CB - najniższa zaoferowana cena brutto wśród złożonych ofert CBB cena brutto oferty badanej 3.2 W kryterium Koncepcja realizacji imprezy ocena zostanie dokonana według następującego wzoru: KR Kryterium Koncepcja realizacji imprezy = x 100 x 45% Strona 11 z 48

12 KR max Gdzie: KR liczba punktów przyznana badanej ofercie KR max najwyższa punktacja osiągnięta dla tego kryterium wśród złożonych ofert Punkty w kryterium Koncepcja realizacji imprezy zostaną przyznane - wg następującej skali punktowej: Scenariusz przebiegu imprezy maks. 13 pkt. - ocenie podlegać będzie: 1) opis przebiegu gry miejskiej - wyjaśniona idea wyboru tematu gry miejskiej (1 pkt), przebieg gry opisany w punktach (1pkt) oraz każde zadanie gry opisane szczegółowo(2pkt), określenie czasu dla każdego zadania (1pkt.) (w sumie maks. 5 pkt.). 2) proponowane zadania na poszczególnych punktach gry miejskiej - zadania nie powielające się (1pkt.), zadania interaktywne (z wykorzystaniem dodatkowego sprzętu, z udziałem osób trzecich) (1pkt.), zadania wymagające od uczestników gry wykazania się sprawnościami zarówno fizycznymi i intelektualnymi (1pkt.), zadania z udziałem osób przygotowujących grę (1pkt), część zadań dotyczy projektów transportowych finansowanych z PO IiŚ (1pkt.) (w sumie maks. 5 pkt.). 3) zastosowane rozwiązania na poszczególnych punktach wykorzystujące nowoczesne technologie/multimedia (np. komputer/tablet/telefon komórkowy) (1pkt.), dodatkowe rekwizyty (1pkt.), elementy scenografii (1pkt.)(w sumie maks. 3 pkt.) Działania promujące imprezę maks. 13 pkt. - ocenie podlegać będzie: 1) szata graficzna propozycja key-visual a (1pkt.); wykorzystanie w projekcie motywów transportowych (1 pkt.); projekt graficzny wizualnie nawiązuje do nazwy i konceptu gry (1pkt.) (w sumie maks. 3 pkt.). 2) media plan szczegółowy: wyszczególnione media (1pkt.), daty emisji (1pkt.) wraz z uzasadnieniem dokonanego wyboru (1pkt.), zwierający przewidywalne wyniki kampanii(1pkt.) (w sumie maks. 4 pkt.). 3) kampania PR rozpisane w punktach wszystkie zaplanowane działania (1pkt.); propozycja patronatów medialnych (1pkt.) określona grupa dotarcia (1pkt.) (w sumie maks. 3 pkt.) 4) elementy kampanii promocyjnej zaplanowane działania rozpisane w punktach (1 pkt.) i rozpisane w czasie (1pkt.), opis działań na portalu społecznościowym (1pkt.) (w sumie maks. 3 pkt.). 4. Za ofertę najkorzystniejszą, uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą sumaryczną liczbę punktów za wszystkie kryteria oceny ofert. 5. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i pozostałych kryteriów Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. Strona 12 z 48

13 XIV. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Po wyborze oferty Zamawiający wykona czynności wynikające z art. 92 i 94 Ustawy Pzp. Ponadto, Zamawiający nie przewiduje dodatkowych formalności. XV. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie przewiduje zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XVI. ISTOTNE POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY Istotne postanowienia umowy, stanowią Załącznik nr 8 do SIWZ. XVII. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ Wykonawcom a także innym podmiotom, jeżeli mają lub mieli interes w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Pzp przysługują środki ochrony prawnej określone szczegółowo w Dziale VI Ustawy Pzp. XVIII. PODWYKONAWSTWO Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie zakresu przedmiotu zamówienia, które zamierza powierzyć podwykonawcom. ZAŁĄCZNIKI: nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia nr 2 - Formularz oferty. nr 3 - Wzór oświadczenia o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. nr 4 - Wzór oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp. nr 5 Wzór oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 2 pkt 5 Ustawy Pzp. nr 6 - Wzór wykazu wykonanych usług. nr 7 - Wzór wykazu osób zdolnych do wykonania zamówienia. nr 8 Istotne postanowienia umowy. Strona 13 z 48

14 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA OBEJMUJE NASTEPUJĄCE CZYNNOŚCI: 1.Opracowanie koncepcji i organizacja rowerowej gry miejskiej: obsługa techniczna, redakcyjna i produkcyjna, organizacja i koordynacja imprezy, wskazanych zgodnie z zakresem zawartym w części III pkt. 1 OPZ. 2. Opracowanie koncepcji, strategii (w tym kampanii PR) oraz hasła akcji promującej rowerową grę miejską całość akcji promocyjnej musi być spójna wizerunkowo dla wszystkich form przekazu. 3. Opracowanie kreacji graficznej i audiowizualnej akcji promocyjnej (z wykorzystaniem rysunków i/lub zdjęć, filmów wykonanych przez Wykonawcę oraz muzyki zakupionej przez Wykonawcę). 4. Opracowanie szczegółowego media planu. 5. Opracowanie ramowego harmonogramu działań. 6. Zakup mediów i nośników. 7. Kompleksowa realizacja akcji promocyjnej wg wytycznych wskazanych w części III ust. 2-4 OPZ: - produkcja materiałów reklamowych, - emisja, ekspozycja i dystrybucja materiałów reklamowych. 8. Przygotowanie raportu z realizacji gry miejskiej oraz przeprowadzenia akcji promocyjnej. 9. Archiwizacja wszystkich treści powstałych w wyniku realizacji umowy na CD/DVD, przygotowanie egz. archiwalnych materiałów typu gadżety; przygotowanie dokumentacji fotograficznej nt. przeprowadzonych działań, np. outdooru oraz realizacja filmu promującego (klipu) z przebiegu imprezy. Każda płyta/opakowanie powinna być prawidłowo oznakowana zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, tj. powinna zawierać: tytuł akcji promocyjnej, informację o tym, co jest nagrane na płycie, termin emisji, logotyp POIiŚ, logo CUPT, flagę UE z napisem Unia Europejska, Fundusz Spójności, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz hasło programu Dla rozwoju infrastruktury i środowiska, informacja o współfinansowaniu gry miejskiej ze środków UE wg. następującego wzoru: Strona 14 z 48

15 Gra miejska współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko i być zgodna Zasadami promocji projektów dla beneficjentów PO IiŚ Zakup oraz uroczyste wręczenie nagród dla uczestników rowerowej gry miejskiej. II - CELE ORAZ KLUCZOWE ZAŁOŻENIA ORGANIZACJI ROWEROWEJ GRY MIEJSKIEJ 1. Cele Do głównych celów przedsięwzięcia należą promocja wybranych projektów transportowych zrealizowanych w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko oraz upowszechnienie wiedzy na temat efektów wdrażania funduszy europejskich wśród mieszkańców Wrocławia. Koncepcja i formuła akcji promocyjnej ma zapewnić skuteczność w dotarciu do możliwie szerokiej rzeszy odbiorców oraz przyczynić się do wzrostu świadomości mieszkańców na temat tego, jak fundusze europejskie przyczyniły się do rozwoju Wrocławia. 2. Założenia Cele przedsięwzięcia mają zostać osiągnięte poprzez zrealizowanie rowerowej gry miejskiej we Wrocławiu. Fabuła gry zostanie oparta na prezentacji wybranych projektów transportowych zrealizowanych w ramach PO IiŚ na terenie Wrocławia, które w ocenie Zamawiającego zasługują na upowszechnienie i rozpropagowanie. Gra miejska ma być promowana poprzez wykorzystanie spotów radiowych, Internetu (dedykowana strona internetowa oraz reklama w Internecie na co najmniej portalach społecznościowych) oraz nośników outdoorowych. Organizacji gry mają też towarzyszyć działania PR (w tym pozyskanie patronatów medialnych) oraz materiały promocyjne z logo akcji promującej grę miejską. 3. Hasło akcji promocyjnej Wykonawca musi opracować element przewodni, który będzie spójny dla wszystkich kanałów i narzędzi promocyjnych oraz odpowiadać specyfice przedsięwzięcia, którego istotą jest organizacja gry miejskiej. Hasło powinno, jak i koncepcja gry miejskiej powinny kojarzyć się ze zmianą, postępem i nowoczesnością. 4. Grupa docelowa Przedsięwzięcie skierowane jest do mieszkańców Wrocławia i okolic, przy czym uczestnikami gry mogą być osoby w wieku 18+. Strona 15 z 48

16 5. Zasięg Miasto Wrocław 6. Czas trwania Gra miejska: 1 dzień. Minimalny czas trwania głównej części akcji promocyjnej w radiu oraz w środkach transportu miejskiego to co najmniej 34 dni (np. od ok. 20 maja do 22 czerwca 2013 r.). Prowadzenie konta na portalu społecznościowym i dedykowanej strony www w terminie co najmniej od 13 maja do 30 czerwca 2013 r. Prowadzenie działań PR w terminie co najmniej od 13 maja do 22 czerwca 2013 roku. Termin przeprowadzenia ewaluacji oraz przekazania wyników ewaluacji, raportu końcowego podsumowującego przeprowadzenie gry miejskiej wraz z promocją i materiałów archiwalnych maksymalnie do 5 lipca 2013 r. III - ZAKRES RZECZOWY 1. KONCEPCJA I ORGANIZACJA ROWEROWEJ GRY MIEJSKIEJ Miejsce i termin rozgrywek Wrocław 22 czerwca 2012 r Szacowany czas i przebieg rozgrywek a) czas gry: impreza całodzienna trwająca co najmniej 5 godzin, obejmująca min. 18 punktów (w tym do uwzględniania w rozgrywce: min. 8 punktów związanych z projektami transportowymi realizowanych w ramach PO IiŚ zgodnych z zał. nr 1 i/lub 6 punktów niewymagających obsługi tzw. bezosobowych i/lub 3 punktów związanych z historią i rozwojem transportu miejskiego we Wrocławiu; b) zakończenie imprezy: po zakończeniu rozgrywek przez co najmniej 30 min. Nastąpi uroczyste ogłoszenie wyników oraz wręczenie nagród o określonej godzinie, w określonym miejscu w centrum Wrocławia Organizacja gry, system motywacyjny dla uczestników Ustalenia dla rozgrywek: - gra z rejestracją uczestników przez stronę WWW; - wiek uczestników: 18+; - uczestnicy tworzą zespoły 3 osobowe, min. 90 zespołów, tj. 270 uczestników; - możliwość wypożyczenia nieodpłatnie przez uczestników rowerów na czas rozgrywek min. 25 sztuk (z czego min. 8 sztuk z tzw. damską ramą); Strona 16 z 48

17 - nagrody w konkursach poprzedzających grę miejską (np. w na portalu społecznościowym) zapewnia Wykonawca; - pakiety powitalne (wg specyfikacji podanej w pkt. 1.4 ust. c) zapewnia Wykonawca; - nagrody w postaci: 3 rowery, 3 urządzenia typu tablet, 3 longboardy ( zgodnie z zakresem opisanym w cz.1 pkt. 1.4 lit. e) zapewnia Wykonawca; - nagrody dla osób biorących udział w konkursach rozgrywanych w ramach punktu lotnego (min. 30 szt.) zapewnia Wykonawca; - uroczyste zakończenie rozgrywek z oprawą zapewnia wykonawca (zgodnie z zakresem opisanym w cz.1 pkt. 1.4 lit. f); - dyplomy dla każdego z graczy wręczane po zakończeniu gry zapewnia Wykonawca Zakres prac Wykonawcy a) Kompleksowe opracowanie koncepcji rowerowej gry miejskiej, w tym: hasło przewodnie, scenariusz gry (z uwzględnieniem wytycznych określonych w cz. III, pkt. 1.2), zaproponowanie rozwiązań dotyczących uczestnictwa i oceny graczy oraz realizacji systemu motywacyjnego (ranking, uszczegółowienie systemu motywacyjnego, wręczanie nagród itp.). b) Zapewnienie obsługi prawnej całego przedsięwzięcia, odpowiadającej m.in. za opracowanie regulaminu gry, zawierającego ustalenia dotyczące: - zakresu odpowiedzialności organizatora cyklu gier; - kwestii odpowiedzialności uczestnika danej gry za bezpieczeństwo własne i bezpieczeństwo innych uczestników gry; - bezpieczeństwa danych uczestników gry; - zapewnienia zgody każdego z uczestników gry na wykorzystanie przez Zamawiającego zdjęć i filmów z jego udziałem w celach promocyjnych dot. samej gry oraz innych działań promujących projekty transportowej realizowanych w ramach PO IiŚ; - systemu punktacji i przyznawania nagród; oraz innych zagadnień, które należy uwzględnić przy organizacji i obsłudze tego rodzaju imprez. c) Koordynacja przebiegu rowerowej gry miejskiej, obejmująca: Przeprowadzenie rejestracji uczestników rejestracja przez Internet. Wykonanie i wręczenie zestawów rejestracyjnych/powitalnych dla każdego z uczestników gry, obejmujących minimum: - mapki z zaznaczonymi lokalizacjami rozgrywek (format A 4, kolor 4+4 CMYK, papier offset min. 150 g) w liczbie zgodnej z planowanej liczby drużyn + 10%; - kamizelki posiadające powierzchnię materiału fluorescencyjnego minimum 0,14m 2 oraz 0,1m 2 materiału odblaskowego (2,0m taśmy o szerokości 5cm) Strona 17 z 48

18 obszycie lamówką, zapięcie na rzep, uniseks) 25 % rozmiar S/M, 40 % - rozmiar L, 35 % rozmiar XL, kolor jednolity do wyboru Zamawiającego, nadruk na jednej stronie 4+0 CMYK), w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 30%; - baton białkowy, masa min. 75 g, 26% białka (+ /- 10g; +/- 2%) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 30%; - napój izotoniczny 0,5 l, w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 30%; - długopis reklamowy promujący grę miejską (nadruk 4+0 CMYK) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn + 10%; - karta konkursowa (Format dowolny, nie mniejszy niż 15 x 15 cm, kolor 4+4 CMYK, papier offset, min. 150 gr) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn +10%. Zapewnienie obsługi w punktach uwzględnionych w grze minimum 12 animatorów oraz 3 koordynatorów, posługujących się językiem polskim i angielskim. Bieżące dokumentowanie przebiegu gry (fotografowanie oraz filmowanie najciekawszych wydarzeń w tym uroczystego ogłoszenia wyników i wręczenia nagród) oraz bieżące zamieszczanie relacji z przebiegu gry na stronie internetowej wskazanej przez Zamawiającego w formie materiału zawierającego opisy i zdjęcia) oraz zmontowanie dwóch filmów: 11- i 3-minutowowego z przebiegu gry (najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od daty relacjonowanej gry). d)zapewnie dodatkowych atrakcji, motywujących do udziału w grze miejskiej: Możliwość wypożyczenia nieodpłatnie przez uczestników sprawnych rowerów na czas rozgrywek min. 25 sztuk (z czego min. 8 sztuk z tzw. damską ramą). Zapewnienie lotnego serwisu rowerowego dla uczestników gry (z możliwością wymiany np. pękniętej dętki, naoliwieniem łańcucha itp.) oraz przegląd roweru przed wystartowaniem gry. e)zapewnienie nagród rzeczowych: Nagrody główne za zajęcie pierwszego miejsca: 3 rowery [rama: karbonowa; koło min. 26, hamulce tarczowe (przód/tył), widelec z blokadą skoku (min. 100 mm), kaseta tył min. 9-rzędowa, kaseta przód min. 3-rzędowa; waga roweru z osprzętem maks. 12,5 kg)] z czego 2 rowery rama o rozm. 20 i jeden rama o rozm. 18. Nagrody za drugie miejsce: 3 tablety z oprogramowaniem (o następujących min. parametrach: przekątna ekranu LCD: 9, rozdzielczość LCD: 1280 x 768 pikseli, system operacyjny nie starszy niż wprowadzony na rynek w 2011 roku, waga: poniżej 0,8 kg, procesor: 2 x 1.0GHz, pamięć wewnętrzna: 32GB, pamięć operacyjna: 1GB, wbudowany modem, kamera, wi-fi) Strona 18 z 48

19 Nagrody za trzecie miejsce: 3 longboardy (sklejka: klon kanadyjski, min. 7-warstwowa, długość min. 36, szerokość maks 8,5, kółka kauczukowe wielkość min. 69 mm, szerokość min. 51mm twardość 78a). Nagrody (gadżety rowerowe) w konkursach w ramach kampanii PR propozycja Wykonawcy. Wydawanie nagród musi być udokumentowane protokołami przekazania/odbioru nagrody, które następnie będą przekazane Zamawiającemu wraz z Raportem przebiegu gry miejskiej i kampanii promującej wraz z kampanią PR. f) Zapewnienie podczas zakończenia gry: sceny o wymiarach min. 5m x 5m, nagłośnienia, co najmniej godzinny występ profesjonalnego dj-a profesjonalnego konferansjera oraz opłaty za ZAiKS. g) Zapewnienie zabezpieczenia imprezy: ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej imprez (OC), ambulans medyczny w liczbie: 1 szt. z obsadą personalną: kierowca (1 osoba), ratownik (1 osoba), lekarz medycyny posiadający odpowiednie uprawnienia do wykonywania czynności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi medycznej masowych imprez plenerowych; uzyskanie zezwoleń niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy; właściwe przygotowanie i oznakowanie punktów rowerowej gry miejskiej, niezbędne do przeprowadzenia imprezy; odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie lub mieniu zaistniałe podczas rowerowej gry miejskiej, wynikające z winy Wykonawcy lub osób obsługujących imprezę; uprzątnięcie zanieczyszczeń spowodowanych w trakcie organizacji i przeprowadzania imprezy przez Wykonawcę. h) Zapewnienie nadzoru przygotowań i samej imprezy przez Zamawiającego: Na min. tydzień przed grą miejską wyjazd organizacyjny z przedstawicielem Wykonawcy do Wrocławia dla 1 przedstawiciela Zamawiającego w celu skontrolowania przygotowań do gry i przebiegu kampanii promocyjnej, w jego ramach przejazd na trasie Warszawa Wrocław Warszawa, nocleg w min. 3-gwiazdkowym hotelu, położonym w centrum miasta. Przejazd na trasie Warszawa Wrocław Warszawa i 2 noclegi w pokojach jednoosobowych lub do pojedynczego wykorzystania wraz z wyżywieniem w min. 3- gwiazdkowym hotelu, położonym w centrum miasta dla 3 przedstawicieli Zamawiającego w dniach czerwca 2013 r. oraz transport po Wrocławiu tj. przejazd przez trasę gry miejskiej z przedstawicielem Wykonawcy dla przedstawicieli Zamawiającego. Uwaga: W ciągu 5 dni roboczych od daty imprezy Wykonawca przekaże Zamawiającemu cały materiał dokumentujący przebieg gry miejskiej, w tym zwłaszcza: Strona 19 z 48

20 - uporządkowane zdjęcia z imprezy na płytach CD/DVD odczytywalnych w formacie JPG lub TIFF, w rozdzielczości min. 300 dpi (co najmniej po 5 z każdego punktu rowerowej gry miejskiej, prezentujące różnych uczestników imprezy); - uporządkowany (zmontowany) materiał filmowy z imprezy na płytach DVD, obejmujący: oudźwiękowiony materiał filmowy w formie dynamicznego reportażu 11 min, oudźwiękowiony dynamiczny 3-minutowy filmik/teledysk; - po minimum 2 egzemplarze archiwalnych: mapek gracza, kamizelek odblaskowych, długopisów i kart kontroli oraz wszystko, co pozostanie po rozgrywkach (napoje, batony, wszystkie gadżety). 2. KREACJA I PRODUKCJA ELEMENTÓW REKLAMOWYCH 2.1.Elementy graficzne a) Wszystkie projekty muszą posiadać spójną kreację, dostosowaną do wymiarów poszczególnych nośników. b) Projekt logotypu akcji promującej rowerową grę miejską, uwzględniający nazwę domeny internetowej, który będzie używany we wszystkich materiałach promocyjnych. c) Projekty graficzne i produkcja materiałów promocyjnych wykorzystywanych w przebiegu gry miejskiej (zgodnie z opisem wskazanym w cz. III, pkt. 1.4, ust. C): - mapki gracza, - kamizelki odblaskowe, - długopisy, - karty gracza. d) Kompleksowe przygotowanie layout u strony internetowej poświęconej całej akcji promującej rowerową grę miejską oraz materiałów graficznych na stronę. e) Kreacja i produkcja plików produkcyjnych materiałów do emisji w Internecie: banner animowany rozmiar minimalny 800 x 250 pikseli o pojemności min. 107 kb, format flash skompilowany do pliku.swf, banner na konto/fanpage. Powyższe projekty graficzne muszą być spójne z pozostałymi materiałami promocyjnymi i muszą być przygotowane w taki sposób, by możliwa była zmiana ich rozmiaru bez utraty jakości oraz czytelności przekazu. f) Propozycje projektów graficznych powinny zostać przekazane do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej: - w terminie do 7 maja 2013 roku Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 3 projektów logotypu oraz layout u strony WWW imprezy do wyboru Zamawiającego; Strona 20 z 48

21 - w terminie do 2 roboczych od daty wyboru i zaakceptowania logotypu i layout u strony www imprezy Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia wzoru bazowego projektu, na podstawie którego będą przygotowane layout y pozostałych materiałów promocyjnych imprezy. 2.2.Spot radiowy a)produkcja przez doświadczone w tym zakresie studio nagrań 1 spotu zapowiadającego o długości 30 sekund (w tym formułka o źródle finansowania) czytanego przez co najmniej 2 profesjonalnych lektorów (głos damski i męski). b)formuła spotu atrakcyjna, interesująca, dynamiczna, zachęcająca do udziału w rowerowej grze miejskiej oraz do odwiedzenia strony internetowej wskazanej przez Zamawiającego, musi budzić pozytywne skojarzenia nt. PO IiŚ oraz Unii Europejskiej. c)przygotowanie spotu uwzględni następujące warunki: -przedstawienie koncepcji realizacyjnej tekst spotu, podkład muzyczny, lektorzy do akceptacji Zamawiającego (do wyboru: 2 różne wersje tekstu bazowego; co najmniej 3 podkłady muzyczne, po 3 głosy lektorów damskich i męskich), -udział przedstawiciela Zamawiającego w trakcie nagrań spotu radiowego wraz z dojazdem do studia nagrań (w przypadku nagrań w studiu zlokalizowanym powyżej 200 km od siedziby Zamawiającego Wykonawca dodatkowo zapewni nocleg w hotelu 3-gwiazdkowym dla 1 przedstawiciela Zamawiającego), -poprawki zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym, -przekazanie kopii nośników Zamawiającemu. d)terminy realizacji spotu: - propozycje tekstu spotu zostaną przekazane Zamawiającemu nie później niż do 9 maja 2013 roku; - propozycje podkładów muzycznych i głosów lektorów zostaną przekazane Zamawiającemu nie później niż do 13 maja 2013 roku; - w terminie do 5 dni roboczych od zaakceptowania przez Zamawiającego lektorów Wykonawca zobowiązany będzie do wyprodukowania spotu radiowego Reklama na rowerach miejskich a)wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru 2 warianty projektów graficznych reklamy dostosowanych do wymiarów nośników. b) Wykonawca zapewni produkcję 200 pól reklamowych (100 prawych i 100 lewych) dla 100 nośników (rowerów miejskich) zgodnych z wymaganiami technicznymi dla tego typu reklamy. c)terminy realizacji reklamy: Strona 21 z 48

22 - propozycje projektów graficznych reklamy zostaną przekazane Zamawiającemu nie później niż do 13 maja 2013 roku; - w terminie do 5 dni roboczych od wyboru i zaakceptowania przez Zamawiającego projektów graficznych Wykonawca zobowiązany będzie do wyprodukowania reklamy. 2.4.Wymagania obligatoryjne dotyczące produkcji wszystkich materiałów reklamowych a) Wszystkie materiały radiowe wyprodukowane w ramach umowy muszą zawierać informację słowną o źródłach finansowania programu: Gra miejska współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. b) Wszystkie materiały filmowe i graficzne muszą uwzględniać odpowiednie wymagania z zakresu informacji i promocji dot. projektów współfinasowanych z funduszy europejskich. Obowiązkowo muszą zawierać logotyp POIiŚ, logo CUPT, flagę UE z napisem Unia Europejska, Fundusz Spójności, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz hasło programu Dla rozwoju infrastruktury i środowiska, informacja o współfinansowaniu gry miejskiej ze środków UE: Gra miejska współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do OPZ. c) Wszystkie materiały promocyjne przez rozpoczęciem emisji, ekspozycji lub druku muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. d) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu kopii wszystkich nośników, na których utrwalono materiały produkcyjne powstałe w trakcie realizacji umowy (materiały dźwiękowe, filmowe, pliki produkcyjne materiałów do druku itp.). Przekazane nośniki muszą zawierać pliki w wersjach umożliwiających ich późniejszą edycję. Materiał, w zależności od rodzaju, musi zostać przekazany na płytach CD/DVD, w terminie nie późniejszym niż data przekazania raportu końcowego. 3.ZAKUP CZASU ANTENOWEGO, ZAKUP NOŚNIKÓW, EMISJA I EKSPOZYCJA ITP Radio Emisja minimum 280 spotów zapowiadających w stacji/stacjach o zasięgu obejmującym cały Wrocław. Rozpoczęcie emisji na minimum 28 dni przed terminem gry miejskiej we Wrocławiu, emisja do dnia gry miejskiej minimum 5 razy dziennie w godzinach największej słuchalności (łącznie 28 dni x 5 spotów dziennie). Spoty muszą dotrzeć do jak największej liczby słuchaczy na terenie Wrocławia (w grupie wiekowej lat) i zbudować jak największy zasięg efektywny. Strona 22 z 48

23 3.2. Ekspozycja reklamy na rowerach miejskich Emisja reklamy na 100 nośnikach (rowerach miejskich) tj. na 200 polach reklamowych (100 lewa i 100 prawa strona) we Wrocławiu przez 28 dni poprzedzających dzień rozgrywek. 4.KAMPANIA PR I PROMOCYJNA 4.1 Dobór i uzasadnienie doboru proponowanych kanałów dotarcia do grup docelowych kampanii i narzędzi, za pomocą których postawione cele zostaną zrealizowane: a) Kreacja ogólnej koncepcji kampanii PR. b) Hasło przewodnie i key visual spójne z pozostałymi elementami kampanii promującej rowerową grę miejską. c) Partnerstwa i patronaty medialne, które wzmocnią oddziaływanie kampanii: 4.2Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania koncepcji i przedstawienia propozycji wyboru patronackich/partnerskich działań w mediach tradycyjnych (TV, radio, prasa) i Internecie. Zadaniem Wykonawcy będzie finalizacja rozmów, koordynacja i nadzór nad działaniami partnerskimi, które polegać będą na bezpłatnym umieszczeniu informacji prasowej na nośnikach lub antenie partnerów. Wykonawca może pozyskać więcej patronatów, po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego. 4.3Wykonawca musi pozyskać minimum 5 patronatów, w tym m.in.: 1 radia lokalnego, 1 portalu internetowego, 1 portalu branżowego transport lub/i rowery, 1 tytułu prasowego (gazeta codzienna, lokalna lub ogólnopolska z lokalnym dodatkiem). 4.4 Wykonawca musi zaplanować minimum 5 konkursów, które przeprowadzi z patronami mediowymi (w tym koncepcja i nagrody). d) Prowadzenie działań w Internecie (social, strona internetowa, zaplanowanie minimum 3 konkursów mających na celu powiększenie ilości fanów, przygotowanie komunikatów kontentu na stronę internetową i social media): 4.5 Nawiązanie i prowadzenie komunikacji z potencjalnymi uczestnikami i fanami cyklu gier poprzez stworzenie oraz prowadzenie konta/fanpage na minimum 1 z najbardziej popularnych portali społecznościowych w języku polskim, przy czym liczba polskich użytkowników portalu nie może być mniejsza niż 5 mln. Portal społecznościowy, na którym odbywać się będzie promocja, musi udostępniać następującą funkcjonalność w dniu składania oferty: -możliwość stworzenia konta rowerowej gry miejskiej, na którym inni użytkownicy serwisu będą mogli wpisywać komentarze oraz wymieniać się opiniami i informacjami; -możliwość zostania fanem na koncie rowerowej gry miejskiej przez użytkownika portalu społecznościowego; Strona 23 z 48

24 -możliwość moderowania przez Wykonawcę wpisów innych użytkowników; -możliwość tworzenia wydarzeń z określeniem miejsca i czasu, na które mogą być zaproszeni inni użytkownicy; -możliwość umieszczania aktualności w postaci wpisów, które będą widoczne po zalogowaniu dla innych użytkowników; -możliwość umieszczania zdjęć, filmów itp. na koncie gry miejskiej. 4.6 Konto służące pozyskiwaniu fanów i budowaniu odpowiedniego wizerunku musi zostać założone najpóźniej 35 dni przed rozpoczęciem gry miejskiej i musi być prowadzone jeszcze przez minimum 10 dni po zakończeniu gry. 4.7 Na koncie na bieżąco muszą być umieszczane zaproszenie informujące o terminie gry oraz relacje z jej przebiegu, aplikacje konkursowe, natomiast po zakończeniu imprezy musi zostać zamieszczone podsumowanie oraz relacja z przebiegu gry (np. filmy, zdjęcia itp.), od dnia uruchomienia konta mi. Jedna informacja dziennie. 4.8 Banner konta musi być zlinkowany ze stroną internetową wskazaną przez Zamawiającego. 4.9Wybór dziennikarzy i wydawców z mediów lokalnych, zintensyfikowanie bezpośredniej współpracy z nimi, opracowanie listy teleadresowej Opracowanie i wykonanie kompletnych materiałów prasowych; wysyłka zaakceptowanych przez Zamawiającego materiałów do dziennikarzy i wydawców w wersjach elektronicznych i/lub papierowych co najmniej cztery razy w czasie trwania kampanii PR Utrzymywanie stałego kontaktu z mediami oraz pośredniczenie w kontakcie pomiędzy Zamawiającym a mediami (umawianie wywiadów, spotkań) Opis planowanych działań wraz z harmonogramem ich realizacji Monitoring mediów obejmujący zakres kampanii public relations, stanowiący element Raportu z przebiegu gry miejskiej i kampanii promującej wraz z kampanią PR. 5.RAPORT Z PRZEBIEGU GRY MIEJSKIEJ I KAMPANII PROMUJACEJ WRAZ Z KAMPANIĄ PR 5.1 Raport musi zawierać opis wszystkich zrealizowanych etapów, a w szczególności: liczbę publikacji, treść publikacji, ocenę rodzaju publikacji, ocenę kontekstu publikacji, skalę dotarcia (czytelnictwo, oglądalność, słuchalność, osiągnięty wskaźnik GRP itp.), ekwiwalent reklamowy każdej publikacji, kopie wycinków prasowych, zrzuty stron internetowych. 5.2 Wszystkie materiały wspierające działania w ramach kampanii PR owej muszą zawierać: Strona 24 z 48

25 logotyp POIiŚ, logo CUPT, flagę UE z napisem Unia Europejska, Fundusz Spójności, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz hasło programu Dla rozwoju infrastruktury i środowiska, informacja o współfinansowaniu gry miejskiej ze środków UE wg. następującego wzoru: Gra miejska współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko Strona 25 z 48

26 Załącznik nr 1 do OPZ PROPOZYCJE WROCŁAWSKICH PROJEKTÓW, KTÓRE BĘDĄ PROMOWANE W RAMACH GRY MIEJSKIEJ (Wrocław, ) 1.Odtworzenie Zabytkowego Historycznego Kompleksu Dworca Wrocław Główny z przebudową kolejowej infrastruktury technicznej 2.Port lotniczy Wrocław rozbudowa i modernizacja infrastruktury lotniskowej i portowej 3.Przebudowa ul. Wyścigowej w ciągu drogi krajowej nr 8 we Wrocławiu 4.Budowa Północnej Obwodnicy Śródmiejskiej we Wrocławiu 5.Modernizacja śluz odrzańskich na odcinku będącym w zarządzie RZGW Wrocław przystosowanie do III kl. drogi wodnej RZGW Wrocław 6.Modernizacja jazów odrzańskich na odcinku w zarządzie RZGW Wrocław województwo dolnośląskie RZGW Wrocław 7.Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap I PROPOZYCJE PROJEKTÓW OGÓLNOPOLSKICH, KTÓRE BĘDĄ PROMOWANE W RAMACH GRY MIEJSKIEJ (Wrocław, ) 1. Kampanie społeczne promujące bezpieczne zachowania wśród uczestników ruchu drogowego 2.Utworzenie Polskiego Obserwatorium Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego 3.Klub Pancernika Klika w Fotelikach 4.Doposażenie jednostek Policji w specjalistyczny sprzęt służący poprawie bezpieczeństwa w ruchu drogowym na obszarze całego kraju 5."Drogi zaufania" program ochrony życia i zdrowia ludzi na drogach krajowych 6.Techniczne wzmocnienie Policji w zakresie poprawy bezpieczeństwa w ruchu drogowym Strona 26 z 48

27 I. Logotyp CUPT 1. wersja podstawowa WZORY OZNACZEŃ I LOGOTYPÓW Załącznik nr 2 do OPZ a) wersja podstawowa - kolor 2. wersja uproszczona - kolor 1. specyfikacja czcionki i kolorów II. Emblemat UE Strona 27 z 48

28 Typ A Typ B Typ C Druk na kolorowym tle W przypadku, gdy jest użyte kolorowe tło, emblemat należy otoczyć białą krawędzią o szerokości równej 1/25 wysokości prostokąta. Analogiczne zasady stosuje się przy pozostałych logo i ciągach znaków. III. Logotyp Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 1. wersja podstawowa a) kolor b) pozytyw Strona 28 z 48

29 c) negatyw 2. wersja uzupełniająca a) kolor b) pozytyw c) negatyw Ciągi znaków na materiałach informacyjno-promocyjnych (dopuszczalne warianty, do stosowania zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia) Strona 29 z 48

30 Ciąg znaków bez nazw funduszy UE (z określeniem proporcji) Ciąg znaków z nazwami funduszy UE w poziomie Ciąg znaków z nazwami funduszy UE w pionie Strona 30 z 48