Warszawa, 17/10/2017. Dotyczy: Przetarg COMM/IO-PL_WAW/AWD/2017/840. Szanowni Państwo,

Transkrypt

1 Warszawa, 17/10/2017 Dotyczy: Przetarg COMM/IO-PL_WAW/AWD/2017/840 Szanowni Państwo, Dziękujemy za zainteresowanie udziałem w przetargu i nadesłane pytania. Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na pytania, które otrzymaliśmy od kandydatów biorących udział w niniejszym przetargu. PYTANIE 1: W cz. 1, pkt. 3.1 Opis zadań oferenta zawarty jest następujący zapis: Celem filmu promocyjnego jest podnoszenie świadomości o Parlamencie Europejskim i jego wartościach wśród Polaków. Zamierzamy stworzyć kreatywny i oryginalny produkt video, który przyczyni się do podniesienia świadomości Polaków o Parlamencie Europejskim, jego działalności i wartościach którymi się kieruje. Główne przesłania filmu mogłyby być następujące: - Parlament Europejski jest bliski obywatelom i pracuje dla nich - Różne sposoby, w jakie UE, a w szczególności Parlament Europejski pozytywnie wpływa na życie Europejczyków. Taki zapis celu jest dosyć ogólny Parlament Europejski ma różnorodne działania, a w filmie reklamowym ograniczonym do 30 sekund (max 60 sekund) nie ma możliwości przedstawienia tak wielu zakresów pozytywnego wpływania PE na życie Polaków i Europejczyków. Państwo znają zapewne, jakie aspekty działania PE są kluczowe w poprawie świadomości i pozytywnego odbioru dla Polaków. Dodatkowo zwracamy uwagę, że w powyżej sprecyzowanych głównych przesłaniach mieszają się wymagania dotyczące budowania świadomości i pozytywnego działania PE u Polaków z wpływem na życie Europejczyków. Zadaniem oferentów jest przygotowanie projektu scenariusza filmu, zatem w celu przygotowania jak najlepszej jakościowo propozycji i spełniającej oczekiwania Zamawiającego prosimy o odpowiedź na następujące pytania: a) Jaki jest główny przekaz filmu? Na podstawie jakich najważniejszych zadań PE, zakresu jakich działań należy oprzeć komunikaty w filmie, żeby były przekonywające dla Polaków? b) Jakie są bariery w Polsce w budowaniu pozytywnego wizerunku PE? Jaki jest poziom wiedzy o działaniu PE wśród Polaków? Jeżeli mają Państwo jakieś ciekawe badania na ten temat, prosimy o ich udostępnienie. c) Czy cały film ma mówić o korzyściach działania PE dla Polaków oraz jednocześnie odwoływać się do skali szerszego oddziaływania - na życie innych obywateli Europy? Czy jednak film powinien skupiać się w przekazie na korzyściach ogólnie dla Polaków biorąc pod uwagę grupę docelową, mieszkańców miast poniżej 100 tys. mieszkańców?

2 ODPOWIEDŹ a) Celem filmu jest, z jednej strony budowanie pozytywnego wizerunku Parlamentu Europejskiego, a z drugiej - zaistnienie PE w świadomości obywateli. Specyfikacja nie definiuje jednego przekazu, aby nie zawężać tematów, które mogą być wykorzystane w filmie. Świadomość na temat istnienia Parlamentu Europejskiego jest niewystarczająca i cały czas pracujemy nad budowaniem tej świadomości w Polsce wśród różnych grup społecznych. W komunikacji z obywatelami podkreślamy, że mają oni bezpośredni wpływ na skład PE, ponieważ jest to jedyna instytucja UE, której członkowie wybierani są w wyborach powszechnych. Poprzez sieć kin, planujemy dotrzeć do mieszkańców mniejszych miast. Wobec ograniczeń, jakie niesie tak krótki czas trwania filmu, przekaz powinien dążyć do budowania pozytywnych emocji, a nie na eksponowaniu szczegółowych informacji na temat zadań i osiągnięć PE. Parlament Europejski pracuje w zgodzie z takimi wartościami jak demokracja, prawa człowieka, pokój oraz wartościami wynikającymi z Karty Praw Podstawowych UE. Wartości te (lub jedna z nich) mogą zostać wykorzystane w filmie. Streszczenie dokonań PE dla obywateli w trzydziestosekundowym filmie nie jest możliwe, ponadto BIPE (Biuro Informacyjne PE) regularnie informuje o konkretnych działaniach, głównie legislacyjnych w mediach społecznościowych i na stronie internetowej. b) PE nie dysponuje profesjonalnie przeprowadzonymi badaniami poziomu wiedzy Polaków o PE. Doświadczenie pracowników Biura Informacyjnego PE w Polsce wskazuje na ograniczoną wiedzę Polaków dotyczącą różnic pomiędzy poszczególnymi instytucjami UE oraz ich kompetencjami, w tym Parlamentu Europejskiego. c) Film skierowany jest do polskiej publiczności i w miarę możliwości należy uwzględnić ten aspekt. PYTANIE 2 W cz. 1, pkt 3.2 mamy następujące wymagania do oferty: Oferta powinna zawierać następujące elementy: Produkcja Filmu: - projekt przykładowego scenariusza z informacją o aktorach (jeżeli jest przewidziane ich uczestnictwo) oraz ilość dni zdjęciowych; - koncepcja filmu; - czas trwania filmu; - animacje, jeżeli są przewidziane; - dźwięk oraz muzyczne prawa autorskie; - zakup gotowych materiałów filmowych, jeżeli jest przewidziany; - postprodukcja i przygotowanie materiału filmowego w formacie i jakości odpowiedniej do projekcji w kinach: DCP oraz, jeżeli będzie to wskazane, w innym formacie. Przygotowanie materiału filmowego do zamieszczenia na stronie internetowej oraz 2

3 w mediach społecznościowych. a) Jak należałoby rozumieć zawarcie w ofercie: animacji, dźwięku wraz z prawami, zakup materiałów filmowych i postprodukcji? Produkcja filmu nastąpi po wyborze wykonawcy, zatem nie możemy na etapie oferty przedstawić, oprócz scenariusza, opisu koncepcji filmu i podania czasu trwania filmu, takich elementów, jak: konkretna animacja, dźwięk, postprodukcja itp. Czy dobrze domyślamy się, że zapis ten oznacza, że takie są wymagania docelowe od wybranego wykonawcy, czyli nie są to elementy wymagane do etapu złożenia oferty? ODPOWIEDŹ Oferta powinna uwzględniać koszt wszystkich elementów koniecznych do wyprodukowania gotowego filmu, czyli m.in. dźwięku (muzyki), animacji, praw autorskich i postprodukcji. Nie są to elementy wymagane na etapie składania ofert, natomiast mogą Państwo przedstawić w ofercie zakładany kosztorys tych elementów. PYTANIE 3 3.a Czy jest jakaś wskazówka, jaki procent widowni powinien być zrealizowany w miastach poniżej mieszkańców? ODPOWIEDŹ: Większy procent widowni uzyska większą ilość punktów. 3.b. Czy obowiązuje pozycja w bloku reklamowym? (ceny mogą się różnić jeśli spot miałby być emitowany bezpośrednio przed filmem) ODPOWIEDŹ: Pozycja w bloku reklamowym nie ma wpływu na ocenę oferty. 3.c. Czy obowiązuje wybór filmów (np. bez dziecięcych i horrorów)? Nie wykluczamy żadnej kategorii tematycznej na etapie składania ofert, jednak zastrzegamy sobie prawo do wycofania emisji spotu przed filmem, który byłby sprzeczny z wartościami promowanymi przez PE lub godziłby w naszej ocenie w wizerunek PE. 3.d. Czy kampania miałaby być realizowana 1 ciągiem czy podzielona na 2-3 odsłony? Czy bardziej chodzi o nasze plany i rekomendacje? ODPOWIEDŹ: Zakładamy ciągłą kampanię w określonym przedziale czasowym, jednak ostateczna decyzja zależy od efektywności wykorzystania budżetu tzn. jeśli bardziej efektywne byłoby rozbicie kampanii na dwie części, wówczas zaakceptujemy taką ofertę. 3

4 PYTANIE 4 4a. Kto jest grupą docelową do której ma być skierowany spot reklamowy? (wiek, płeć, wykształcenie, pochodzenie, zainteresowanie, etc.) ODPOWIEDŹ: Film jest skierowany do tzw. szerokiej publiczności bez ograniczeń wiekowych, szczególnie zależy nam na dotarciu do mieszkańców mniejszych miast (poniżej mieszkańców) ponieważ kampania jest do nich skierowana. 4b. Jakie wartości Parlament Europejski chce zakomunikować odbiorcom? Czy bardziej mamy promować instytucję jako taką czy efekty działań Parlamentu? Przykładowe wartości określiliśmy w odpowiedzi na pytanie nr 1. Film powinien promować PE jako instytucję i można w tym celu wykorzystać wybrane osiągnięcie lub osiągnięcia. PYTANIE 5 5a. Nasza firma prowadzi działalność od 2010 roku, jako [...] jednoosobowa działalność gospodarcza - zamknięta w 2016, a od 19 stycznia 2016 r. jako [...]. Czy spełniamy kryterium formalne długości istnienia firmy i możemy wziąć udział w tym konkursie ofert? ODPOWIEDŹ: Tak, uznajemy ciągłość, prosimy wobec tego o załączenie dokumentu potwierdzającego istnienie działalności jednoosobowej w w/wymienionym okresie. 5b. Robiłam rozeznanie w sprawie kosztów kampanii w sieci kin studyjnych. Okazuje się, że zamawiając jednorazowo dotarcie do są dużo niższe koszty (jednorazowo z rozłożeniem czasu kampanii na dwa lata). Czy zatem można składać ofertę na kampanie dwuletnią i dotarcie do zamiast na roczną kampanię i dotarcie do ? (poniżej mieszkańców). ODPOWIEDŹ: W chwili obecnej nie możemy zagwarantować przedłużenia umowy na drugi rok, a zatem nie możemy podjąć zobowiązania na dwa lata. PYTANIE 6 6a ODPOWIEDŹ: Maksymalna wartość umowy w pierwszym roku (produkcja jednego filmu i kampania w kinach) wynosi EUR bez VAT. Umowa może zostać przedłużona na drugi rok i wówczas zakładamy również kwotę bez VAT. Łączna maksymalna kwota zamówienia wynosi zatem EUR w ciągu dwóch lat. Jest to maksymalna kwota przetargu, jednak Parlament nie ma obowiązku podpisać zamówienia na taką kwotę. 4

5 6b ODPOWIEDŹ: Kwota EUR bez VAT zawiera zarówno koszt wsparcia organizacji emisji jak i koszt samej emisji w kinach (koszt projekcji filmu). 6c ODPOWIEDŹ: W przypadku zamówień długoterminowych i przy większych kwotach umów, stosujemy zasadę, że Parlament płaci po wykonaniu jakiegoś zakresu prac związanych z zamówieniem. Ponieważ umowa składa się zasadniczo z dwóch elementów: produkcji filmu i projekcji w kinach, zakładamy dwie płatności; pierwszą po zatwierdzeniu przez Biuro Informacyjne PE gotowego filmu i drugą płatność po zrealizowaniu całego zamówienia. Istnieje możliwość negocjacji warunków płatności, o ile uwzględnione zostanie ryzyko PE. Z pozdrowieniami Biuro Informacyjne Parlamentu Informacyjnego w Polsce 5